Få mere at vide om kunde migreringer i Power BI

  • Artikel

Denne artikel, der afslutter serien om migrering til Power BI, deler vigtige erfaringer fra to kunder, der har migreret til Power BI.

International virksomhed med forbrugsgoder

En international virksomhed med forbrugsgoder, der sælger hundredvis af produkter, traf i 2017 beslutningen om at forfølge en cloudbaseret strategi. En af de vigtigste faktorer til valg af Power BI som sin BI-platform (Business Intelligence) er den dybe integration med Azure og Microsoft 365.

Udfør en faseinddelt migrering

I 2017 begyndte virksomheden at bruge Power BI. Det oprindelige organisatoriske mål var at introducere Power BI som et ekstra BI-værktøj. Beslutningen gav indholdsforfattere, forbrugere og it-brugere tid til at tilpasse sig nye måder at levere BI på. Det gav dem også mulighed for at opbygge ekspertise i Power BI.

I anden halvdel af 2018 blev der udsendt en formel meddelelse om, at Power BI var det godkendte BI-værktøj for organisationen. Og derfor bør alt nyt BI-udviklingsarbejde foregå i Power BI. Tilgængeligheden af Power BI Premium var en vigtig faktor til at træffe denne beslutning. På nuværende tidspunkt frarådede organisationen brugen af den tidligere BI-platform, og planlægningen af overgangen begyndte.

Mod slutningen af 2019 begyndte arbejdet med at overføre eksisterende indhold fra den ældre BI-platform til Power BI. Nogle af de tidlige brugere migrerede deres indhold hurtigt. Det hjalp med at skabe endnu mere momentum med Power BI i hele organisationen. Indholdsejere og -forfattere blev derefter bedt om at begynde forberedelserne til fuldt ud at migrere til Power BI inden udgangen af 2020. Organisationen står stadig over for udfordringer relateret til færdigheder, tid og finansiering – selvom ingen af deres udfordringer er relateret til selve teknologiplatformen.

Vigtigt

Power BI var allerede blevet en succes og forankret i organisationen, før forretningsenhederne blev bedt om at gennemgå en formel migreringsindsats væk fra den tidligere BI-platform.

Forbered håndtering af forskellige svar

I denne store decentraliserede organisation var der forskellige niveauer af modtagelighed og villighed til at flytte til Power BI. Ud over bekymringer vedrørende tid og budget var der medarbejdere, der havde foretaget betydelige investeringer i at opbygge deres færdigheder i den tidligere BI-platform. Så meddelelsen om standardisering af Power BI blev ikke budt velkommen af alle. Da hver forretningsenhed har sit eget budget, kan individuelle forretningsenheder udfordre beslutninger som denne. Da beslutninger om it-værktøjer blev truffet centralt, resulterede det i nogle udfordringer for chefsponsoren og BI-lederne at håndtere.

Vigtigt

Kommunikation med ledelsesteams i hele forretningsenhederne var afgørende for at sikre, at de alle forstod de organisatoriske fordele ved at standardisere på Power BI på højt niveau. Effektiv kommunikation blev endnu vigtigere, efterhånden som migreringen skrider frem, og datoen for nedlukning af den ældre BI-platform nærmede sig.

Fokuser på det større billede

Virksomheden fandt ud af, at selvom nogle migrerede rapporter kunne replikere det oprindelige design nøje, kunne ikke hver enkelt rapport replikeres trofast i Power BI. Selvom det kan forventes – da alle BI-platforme er forskellige. Det gjorde bringe lys, at en anden design tankegang var påkrævet.

Der blev givet vejledning til indholdsforfattere: Fokuser på at oprette rapporter, der passer til formålet, i Power BI i stedet for at forsøge en nøjagtig replika af den ældre rapport. Derfor skal eksperter inden for emnet være aktivt tilgængelige under migreringsprocessen med henblik på konsultation og validering. Der blev gjort en indsats for at overveje formålet med rapportens design og forbedre den, når det var relevant.

Vigtigt

Nogle gange er den bedste tilgang at tage på forbedringer under migreringen. På andre tidspunkter er det bedste valg at levere præcis den samme værdi som før – uden væsentlige forbedringer – for ikke at bringe migreringstidslinjen i fare.

Vurder prioriteringer forsigtigt

En analyse af den tidligere BI-platform blev udført for fuldt ud at forstå dens brug. Den tidligere BI-platform havde tusindvis af publicerede rapporter, hvoraf ca. halvdelen var blevet åbnet i det foregående år. Dette antal kan halveres igen, når det vurderes, hvilke rapporter der anses for at give organisationen betydelig værdi. Disse rapporter blev prioriteret først i forbindelse med migreringen.

Vigtigt

Det er meget nemt at overvurdere, hvor vigtig en rapport faktisk er. I forbindelse med rapporter, der ikke bruges ofte, skal du evaluere, om de kan tages helt ud af drift. Nogle gange er den billigste og nemmeste ting at gøre ingenting.

Vurder kompleksiteten forsigtigt

Af de første prioriterede rapporter blev tidsestimater kompileret på baggrund af estimerede indsatsniveauer: enkel, mellem eller kompleks. Selvom det lyder som en forholdsvis enkel proces, skal du ikke forvente, at tidsestimater er nøjagtige på individuel rapportbasis. Du kan opleve, at et estimat kan være meget unøjagtigt. Virksomheden havde f.eks. en rapport, som den anså for yderst kompleks. Konsulenterne modtog et konverteringsestimat på 50 dage. Den redesignede rapport i Power BI blev dog fuldført på ca. 50 timer.

Vigtigt

Selvom tidsestimater ofte er nødvendige for at opnå finansiering og personaleopgaver, er de sandsynligvis mest værdifulde i aggregeringen.

Beslut, hvordan ændringsstyring skal håndteres

Med så stor en mængde BI-aktiver udgjorde ændringsstyring for de virksomhedsejede rapporter en udfordring. It-administrerede rapporter blev håndteret i henhold til standardpraksis for administration af ændringer. På grund af den store mængde var det dog ikke muligt at skabe ændringer centralt for virksomhedsejet indhold.

Vigtigt

Forretningsenhederne har et ekstra ansvar, når det er upraktisk at administrere ændringer fra ét centralt team.

Opret et internt community

Virksomheden etablerede et COE (Center of Excellence) for at levere interne kurser og ressourcer. COE fungerer også som en intern konsulentgruppe, der er klar til at hjælpe indholdsforfattere med tekniske problemer, løsning af vejspærringer og vejledning til bedste praksis.

Der er også et internt Power BI-community, som har været en massiv succes med over 1.600 medlemmer. Community'et administreres i Yammer. Medlemmer kan stille internt relevante spørgsmål og modtage svar, der overholder bedste praksis og er indrammet i organisatoriske begrænsninger. Denne type bruger-til-bruger-interaktion letter en stor del af coe-supportbyrden. COE overvåger dog spørgsmål og svar, og det bliver involveret i samtaler, når det er relevant.

En udvidelse af det interne community er det nyere Power BI-ekspertnetværk. Den indeholder et lille antal forudvalgte Power BI-mestre fra organisationen. De er meget dygtige Power BI-praktikere fra forretningsenhederne, som er entusiastiske mestre, og som aktivt ønsker at løse udfordringer i virksomheden. Medlemmer af Power BI-ekspertnetværket forventes at overholde de bedste fremgangsmåder og retningslinjer, der er fastlagt af COE, og hjælpe det bredere interne Power BI-community med at forstå og implementere dem. Selvom Power BI-ekspertnetværket samarbejder med COE og kan modtage dedikeret træning, arbejder Power BI-eksperter uafhængigt af COE. Hver Power BI-ekspert kan definere parametrene for, hvordan de fungerer, under hensyntagen til at de har andre ansvarsområder og prioriteter i deres officielle rolle.

Vigtigt

Har et meget veldefineret omfang for, hvad COE gør, f.eks.: indførelse, styring, vejledning, bedste praksis, uddannelse, support og måske endda praktisk udvikling. Selvom et COE er utroligt værdifuldt, kan det være svært at måle investeringsafkastet.

Overvåg status og succes for migrering

KPI'er (Key Performance Indicators) overvåges løbende under migreringen til Power BI. De hjælper virksomheden med at forstå tendenser for målepunkter, f.eks. antallet af rapportbesøg, antallet af aktive rapporter og særskilte brugere pr. måned. Øget brug af Power BI måles sammen med reduceret brug af den tidligere BI-platform med det mål at opnå en omvendt relation. Mål opdateres hver måned for at tilpasse sig ændringerne. Hvis brugen ikke sker i det ønskede tempo, identificeres flaskehalse, så der kan udføres passende handlinger.

Vigtigt

Opret et overførselsscorecard med business intelligence, der kan handles på, for at overvåge, om overførselsindsatsen lykkes.

Stor transport- og logistikvirksomhed

En stor Nordamerika n transport- og logistikvirksomhed investerer aktivt i moderniseringen af sin datainfrastruktur og sine analysesystemer.

Tillad en periode med gradvis vækst

Virksomheden begyndte at bruge Power BI i 2018. I midten af 2019 blev Power BI den foretrukne platform til alle nye BI-use cases. Derefter fokuserede virksomheden i 2020 på at udfase deres eksisterende BI-platform ud over en række brugerdefinerede ASP.NET BI-løsninger.

Vigtigt

Power BI havde mange aktive brugere på tværs af organisationen, før udfasningen af deres ældre BI-platform og -løsninger blev påbegyndt.

Afbalancer centraliserede og distribuerede grupper

I virksomheden er der to typer BI-teams: et centralt BI-team og analysegrupper, der distribueres i hele organisationen. Det centrale BI-team har ejerskabsansvaret for Power BI som en platform, men det ejer ikke noget af indholdet. På denne måde er det centrale BI-team en teknisk aktiveringshub, der understøtter de distribuerede analysegrupper.

Hver af analysegrupperne er dedikeret til en bestemt forretningsenhed eller en delt tjenestefunktion. En lille gruppe kan indeholde en enkelt analytiker, mens en større gruppe kan have 10-15 analytikere.

Vigtigt

De distribuerede analysegrupper består af eksperter inden for emnet, som kender de daglige forretningsmæssige behov. Denne adskillelse gør det muligt for det centrale BI-team primært at fokusere på teknisk aktivering og support af BI-tjenesterne og -værktøjerne.

Fokuser på genbrug af semantiske modeller

At stole på brugerdefinerede ASP.NET BI-løsninger var en barriere for udvikling af nye BI-løsninger. Det krævede færdighedssæt betød, at antallet af indholdsforfattere til selvbetjening var lille. Da Power BI er et langt mere tilgængeligt værktøj – specielt udviklet til selvbetjenings-BI – spredes det hurtigt i hele organisationen, når det blev udgivet.

Bemyndigelsen af dataanalytikere i virksomheden resulterede i øjeblikkelige positive resultater. Det første fokus med Power BI-udvikling var dog på visualisering. Selvom det resulterede i værdifulde BI-løsninger, resulterede dette fokus i et stort antal Power BI Desktop-filer, der hver især har en en til en-relation mellem rapporten og dens semantiske model (tidligere kendt som et datasæt). Det resulterede i mange semantiske modeller og duplikering af data og forretningslogik. For at reducere duplikering af data, logik og indsats leverede virksomheden oplæring og support til indholdsforfattere.

Vigtigt

Medtag oplysninger om vigtigheden af genbrug af data i din interne oplæringsindsats. Tage fat på vigtige begreber, så tidligt som det er praktisk.

Test dataadgang på flere måder

Virksomhedens data warehouse-platform er DB2. Baseret på det aktuelle data warehouse-design fandt virksomheden ud af, at DirectQuery-modeller – i stedet for Importmodeller – fungerede bedst til deres behov.

Vigtigt

Udfør en teknisk blåstempling for at evaluere den modellagringstilstand, der fungerer bedst. Lær også dataudformere om lagringstilstande for modeller, og hvordan de kan vælge en passende tilstand til deres projekt.

Oplær forfattere om Premium-licenser

Da det var nemmere at komme i gang med Power BI (sammenlignet med deres ældre BI-platform), var mange af de tidlige brugere personer, der ikke havde en licens til det forrige BI-værktøj. Som forventet steg antallet af indholdsforfattere betydeligt. Disse indholdsforfattere ønskede forståeligt nok at dele deres indhold med andre, hvilket resulterede i et vedvarende behov for yderligere Power BI Pro-licenser.

Virksomheden foretog en stor investering i Premium-arbejdsområder, især for at distribuere Power BI-indhold til mange brugere med gratis Fabric-licenser. Supportteamet arbejder sammen med indholdsforfattere for at sikre, at de bruger Premium-arbejdsområder, når det er relevant. Det undgår unødigt at tildele Power BI Pro-licenser, når en bruger kun har brug for at forbruge indhold.

Vigtigt

Der opstår ofte spørgsmål om licensering. Vær forberedt på at uddanne og hjælpe indholdsforfattere med at håndtere licensspørgsmål. Valider, at brugeranmodninger om Power BI Pro-licenser er berettiget.

Vigtigt

Denne artikel henviser til tider Power BI Premium eller dens kapacitetsabonnementer (P-SKU'er). Vær opmærksom på, at Microsoft i øjeblikket konsoliderer købsmuligheder og udfaser Power BI Premium pr. kapacitets-SKU'er. Nye og eksisterende kunder bør overveje at købe Fabric-kapacitetsabonnementer (F SKU'er) i stedet.

Du kan få flere oplysninger under Vigtige opdateringer, der kommer til Power BI Premium-licenser og Ofte stillede spørgsmål om Power BI Premium.

Forstå datagateways

Tidligt havde virksomheden mange personlige gateways. Når du bruger en datagatewayklynge i det lokale miljø, flyttes administrationsindsatsen til det centrale BI-team, hvilket gør det muligt for indholdsforfatter-community'et at fokusere på at producere indhold. Det centrale BI-team arbejdede sammen med det interne Power BI-bruger community for at reducere antallet af personlige gateways.

Vigtigt

Hav en plan for oprettelse og administration af datagateways i det lokale miljø. Beslut, hvem der har tilladelse til at installere og bruge en personlig gateway, og gennemtving den med gatewaypolitikker. Du kan få flere oplysninger under Administrer gateways.

Formaliser din supportplan

I takt med at indførelsen af Power BI voksede i organisationen, fandt virksomheden ud af, at en supporttilgang på flere niveauer fungerede godt:

  • Lag 1: Intra-team: Mennesker lære af og undervise, hinanden på en dag-til-dag basis.
  • Lag 2: Power BI-community: Mennesker stille spørgsmål til det interne Teams-community for at lære af hinanden og kommunikere vigtige oplysninger.
  • Lag 3: Det centrale BI-team og COE: Mennesker sende mailanmodninger for at få hjælp. Office-timesessioner afholdes to gange om ugen for samlet at diskutere problemer og dele ideer.

Vigtigt

Selvom de første to lag er mindre formelle, er de lige så vigtige som det tredje supportlag. Erfarne brugere er ofte afhængige af personer, de kender, mens nyere brugere (eller dem, der er en enkelt dataanalytiker for en forretningsenhed eller en delt tjeneste), har en tendens til at være mere afhængige af formel support.

Invester i uddannelse og styring

I løbet af det seneste år har virksomheden forbedret sine interne uddannelsestilbud og forbedret sit program for datastyring . Styringsudvalget omfatter nøglemedlemmer fra hver af de distribuerede analysegrupper samt COE.

Der er nu seks interne Power BI-kurser i deres interne katalog. Kurset Dashboard på en dag er stadig et populært kursus for begyndere. For at hjælpe brugerne med at udbygge deres færdigheder leverer de en serie af tre Power BI-kurser og to DAX-kurser.

En af deres vigtigste beslutninger om datastyring i forbindelse med administration af Premium-kapaciteter. Virksomheden har valgt at tilpasse deres kapacitet til vigtige analyseområder i forretningsenheder og delte tjenester. Hvis der derfor er ineffektivitet, kan virkningen kun mærkes inden for dette ene område, og administratorer af de decentraliserede kapaciteter kan administrere kapaciteten efter behov.

Vigtigt

Vær opmærksom på, hvordan Premium-kapaciteter bruges, og hvordan arbejdsområder tildeles til dem.

Relateret indhold

Andre nyttige ressourcer omfatter:

Erfarne Power BI-partnere er tilgængelige for at hjælpe din organisation med at lykkes med migreringsprocessen. Hvis du vil engagere en Power BI-partner, skal du gå til Power BI-partnerportalen.