Workflows für Kreditorenrechnung einrichten

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

In diesem Thema wird erläutert, wie Sie eine oder mehrere Workflowkonfigurationen für Kreditorenrechnungen und Kreditorenrechnungspositionen einrichten. Sie könnten beispielsweise einen Workflow für Kreditorenrechnungen einrichten, die keiner Bestellung zugeordnet sind, oder um automatisch einen Rechnungsabgleich für Rechnungen auszuführen, die einer Bestellung zugeordnet sind. Ist für Kreditorenrechnungen die Genehmigung per Workflow eingerichtet, werden am oberen Rand des Formulars Kreditorenrechnung zusätzliche Steuerelemente angezeigt. Zu diesen gehören unter anderem auch eine gelbe Informationsleiste und die Schaltfläche Absenden oder das Menü Aktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Übermitteln eines Dokuments sowie unter Workflowaktivitäten.

Einige Schaltflächen im Formular Kreditorenrechnung sind nicht verfügbar, wenn eine Rechnung für den Workflowerfassungsablauf übermittelt wurde. Wurde die Rechnung genehmigt, sind die Optionen in der Gruppe Buchen im Aktivitätsbereiche verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder des Formulars nicht verfügbar sind. Bei einer Änderung einer genehmigten Rechnung durch einen Benutzer wird der Workflowstatus zurückgesetzt, und die Optionen in der Gruppe Buchen sind nicht verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder wieder verfügbar sind. Der Benutzer muss die geänderte Rechnung zur Genehmigung erneut einreichen.

Die folgende Abbildung zeigt, wie ein Workflow für Kreditorenrechnungen eingerichtet wird. Die Zahlen entsprechen den Verfahren weiter unten in diesem Thema.

Beispiel

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Kreditorenrechnungsworkflow an, der die folgenden Workflowelemente enthält:

• Ein automatisierte Aufgabe, Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten

• Eine manuelle Aufgabe, Kreditorenrechnungsabgleich prüfen

• Eine bedingte Entscheidung, Liegt der Gesamtbetrag unter 10.000?

• Eine Genehmigungsaufgabe Kreditorenrechnung genehmigen

• Ein automatisierte Aufgabe, Kreditorenrechnungen buchen

Erforderliche Komponenten

In der folgenden Tabelle werden die Voraussetzungen angezeigt, die vorhanden sein müssen, bevor Sie beginnen können.

Kategorie	Voraussetzung
Zugehörige Konfigurationsaufgaben	Einrichten des Kreditorenrechnungsabgleichs Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien
Kreditorenkontenparameter	Um Workflow zusammen mit Kreditorenrechnungsrichtlinien zu verwenden, überprüfen Sie, ob das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen im Formular Kreditorenkontenparameter festgelegt ist.

1. Optional: Einrichten von Aufwendungsprüfern für Kreditorenrechnungen

Sie können Konfigurationen für Aufwendungsprüfer einrichten, damit zu prüfende Aufwendungen basierend auf dem Benutzer weitergeleitet werden, der einer Projektrolle oder einer Finanzdimension zugewiesen ist, der die Aufwendung zugeschlagen wird. Im Workflowprozess wird der angegebene Besitzer der Projektrolle oder Finanzdimension verwendet, um zu bestimmen, an wen die Aufwendungen weitergeleitet werden sollen.

Sie müssen keine Konfiguration für Aufwendungsprüfer einrichten. Sie können beim Definieren des Workflows einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe als Prüfer zuordnen. In einer komplexen Organisation kann durch Angeben von Aufwendungsprüfern jedoch die Effizienz des Genehmigungsprozesses gesteigert werden. Außerdem müssen die Workflowüberprüfer-Zuweisungen jedes Mal geändert werden, wenn sich der Tätigkeitsbereich eines Prüfers ändert.

Um Aufwendungsprüfer für Kreditorenrechnungen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Einstellungen > Richtlinien > Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfer.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.

3. Geben Sie einen Namen für die Aufwendungsprüferdefinition ein.

4. Markieren Sie auf dem Inforegister Projektverteilungen das Kontrollkästchen für die Projektrolle, die dafür verantwortlich ist, die einem Projekt zugeordneten Kreditorenrechnungen zu prüfen. Sie können Projektmanager, Projektcontroller oder Projektverkaufsleiter auswählen. Aufwendungen werden an den Benutzer weitergeleitet, der dieser Rolle zugewiesen ist. Sie können auch die Aufwendungen an den Besitzer der Finanzdimension weiterleiten, indem Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Finanzdimension aktivieren.

5. Aktivieren Sie auf dem Inforegister Organisationsverteilungen das Kontrollkästchen für die Finanzdimensionen, die zum Weiterleiten von Kreditorenrechnungen verwendet werden sollen, die keinem Projekt zugeordnet sind. Kreditorenrechnungen werden an den Benutzer weitergeleitet, der Besitzer der Finanzdimensionen ist.

2. Bei Bedarf: Richten Sie die Rollen für Projektverteilungen ein.

Schließen Sie diesen Vorgang ab, wenn Sie einen Aufwendungsprüfer einrichten und eine der Optionen in der Feldgruppe Projektautorität im Formular Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfer ausgewählt haben.

Sie können Personen zu Rollen für Projektverteilungen zuweisen.

Um die Rollen für Projektverteilungen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Projektverwaltung und -verrechnung > Häufig > Projekte > Alle Projekte.

2. Wählen Sie ein Projekt aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten im Aktivitätsbereich.

3. Verwenden Sie im Formular Projekte die Felder in der Feldgruppe Verantwortlich, um Arbeitskräfte zu Rollen zuzuweisen, die für Ihre Geschäftspraktiken erforderlich sind. Verwenden Sie die Informationen in der folgenden Tabelle, um zu entscheiden, welchen Rollen die Arbeitskräfte zugewiesen werden sollen.

   Feld	Beschreibung
   Verkaufsleiter	Diese Rolle entspricht der Rolle Projektverkaufsleiter, die für den Teilnehmer an der Aufwendungsprüfung angegeben ist.
   Projektmanager	Diese Rolle entspricht der Rolle Projektmanager, die für den Teilnehmer an der Aufwendungsprüfung angegeben ist.
   Projektcontroller	Diese Rolle entspricht der Rolle Projektcontroller, die für den Teilnehmer an der Aufwendungsprüfung angegeben ist.

3. Bei Bedarf: Richten Sie die Eigentümer für Finanzdimensionen ein.

Schließen Sie diesen Vorgang ab, wenn Sie einen Aufwendungsprüfer einrichten und eine der Optionen in einer der Feldgruppen Finanzdimensionen im Formular Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfer ausgewählt haben.

Sie können Personen als Eigentümer einer Finanzdimension zuweisen. Dies ermöglicht die Einrichtung von Workflowgenehmigungen nach Finanzdimensionen, beispielsweise nach Abteilung oder Kostenstelle. Sie können auch verlangen, dass Genehmigungen für eine Kreditorenrechnung an die Besitzer aller Verteilungen für einen Positionsartikel gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise eine Kreditorenrechnung für Mietausgaben eingeben und den Positionsartikel auf drei unterschiedlichen Abteilungen verteilen, geht der Workflowgenehmigungsschritt zu den Besitzern aller drei Abteilungen.

Um die Eigentümer für Finanzdimensionen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Finanzdimensionen > Finanzdimensionen.

2. Wählen Sie eine Finanzdimension aus, und klicken Sie anschließend auf Finanzdimensionswerte.

3. Wählen Sie eine Dimension aus.

4. Wählen Sie im Inforegister Allgemeines im Feld Eigentümer die Benutzerkennung der Person aus, die Eigentümer dieser Dimension ist.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für die verbleibenden Finanzdimensionen.

4. Erstellen eines Workflows für Kreditorenrechnungen

Sie können mehrere Workflows für Kreditorenrechnungen erstellen.

Um einen Workflow für Kreditorenrechnungen erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Einstellungen > Kreditorenworkflows.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.

3. Wählen Sie den zu erstellenden Workflowtyp aus, und klicken Sie dann auf Workflow erstellen.

   Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

   Typ	Verwendungszweck
   Kreditorenrechnung	Erstellung von Workflows für Kreditorenrechnungsköpfe. Die Rechnungen können im Formular Kreditorenrechnung angezeigt werden. Um Workflow zusammen mit Kreditorenrechnungsrichtlinien zu verwenden, überprüfen Sie, ob das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen im Formular Kreditorenkontenparameter festgelegt ist.
   Kreditorenrechnungsposition	Erstellung von Workflows für Kreditorenrechnungspositionen. Sie können einen Kreditorenrechnungspositionsworkflow nicht allein ausführen. Sie müssen ihn einem Workflow für Kreditorenrechnungen hinzufügen. Die Rechnungen können im Formular Kreditorenrechnung angezeigt werden. Um Workflow zusammen mit Kreditorenrechnungsrichtlinien zu verwenden, überprüfen Sie, ob das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen im Formular Kreditorenkontenparameter festgelegt ist.

4. Konfigurieren Sie jedes Element des Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Workflowelementen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um weitere Workflows für Kreditorenrechnungen zu erstellen.

5. Optional: Konfigurieren Sie automatisierte und manuelle Aufgaben für Workflows für Kreditorenrechnungen.

Führen Sie diesen Vorgang durch, wenn Ihre Geschäftspraktiken eines der folgenden Elemente erfordern:

• Eine Person, um eine Kreditorenrechnung zu prüfen

• Eine Person, um die Ergebnisse des Rechnungsabgleichs zu überprüfen

• Einen automatisierten Prozess, um Richtlinienregeln für Rechnungen bewerten

• Einen automatisierten Prozess, um die Rechnungen zu buchen

Sie können eine Kombination von automatisierten und manuellen Aufgaben im gleichen Workflow verwenden.

Jede der folgenden Workflowaufgaben kann eine Aktivität für eine Kreditorenrechnung ausführen. Verwenden Sie die Informationen in der folgenden Tabelle, um zu entscheiden, welche Workflowaufgaben verwendet werden sollen.

Aufgabe	Typ	Beschreibung
Kreditorenrechnungen buchen	Automatisiert	Kreditorenrechnungen automatisch buchen. Diese Aufgabe kann mit anderen Aufgaben verwendet werden, sollte jedoch das letzte Aufgabenelement in der Workflowkonfiguration sein. Wenn ein Prüf- oder ein Genehmigungsprozess verwendet wird, sollte dieser Prozess vor dieser automatisierten Aufgabe auftreten. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Kreditorenrechnungen buchen verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung. Diese automatisierte Aufgabe funktioniert nicht bei Kreditorenrechnungen, die aus einer Genehmigungserfassung stammen. Genehmigungserfassungen manuell buchen.
Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten	Automatisiert	Überprüfen von Richtlinienverletzungen auf Kreditorenrechnungen. Informationen darüber, wie Workflows und Richtlinien zusammen verwendet werden, finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien. Wenn eine oder mehrere Richtlinienregeln auf Kopfebene für eine Rechnung verletzt wird/werden, werden die Verstöße im Formular Richtlinienverletzungen für diese Rechnung angezeigt. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung.
Kreditorenrechnung prüfen	Manuell	Weisen Sie diese Aufgabe einem Benutzer zu, der zur Überprüfung der Kreditorenrechnungspositionen berechtigt ist, die sich in der Kreditorenrechnung befinden. Sie definieren die Schritte für die Prüfung im Beschreibungsabschnitt, wenn Sie den Workflow erstellen. Der Unterschied zwischen einer manuellen Prüfaufgabe und einem Genehmigungsworkflowelement: Wenn die manuelle Prüfaufgabe mehreren Benutzern zugewiesen ist, kann der Workflow fortgesetzt werden, nachdem einer dieser Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Wenn Sie ein Genehmigungsworkflowelement mehreren Benutzern zuweisen, müssen alle diese Benutzer das Dokument genehmigen, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow mit mehreren Benutzern in einer Aufgabe.
Kreditorenrechnungsabgleich prüfen	Manuell	Gleichen Sie Produktzugänge automatisch mit Kreditorenrechnungen ab, indem Sie eine Batchaufgabe erstellen, die in einen Batchauftrag ausgeführt werden. Klicken Sie auf Systemverwaltung > Abfragen > Stapelverarbeitungsaufträge > Stapelverarbeitungsaufträge. Klicken Sie im Formular Stapelverarbeitungsauftrag auf die Schaltfläche Aufgaben anzeigen. Wählen Sie im Formular Stapelverarbeitungsaufgaben im Feld Klassenname die Option VendInvoiceMatch aus. Dieser Stapelverarbeitungsvorgang gleicht Produktzugänge mit ihren entsprechenden Rechnungen ab. Die Stapelverarbeitungsvorgang gilt für Kreditorenrechnungen, die in einem Kreditorenportal eingegeben oder über einen Dienst empfangen wurden.   Weitere Informationen finden Sie unter Create a batch job.

Um die automatisierten und manuellen Aufgaben für einen Workflow für Kreditorenrechnungen zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Für automatisierte Aufgaben vgl. Konfigurieren einer automatisierten Aufgabe.

• Für manuelle Aufgaben vgl. Konfigurieren einer manuellen Aufgabe.

6. Optional: Konfigurieren automatisierter und manueller Aufgaben für Workflows für Kreditorenrechnungspositionen.

Führen Sie diesen Vorgang durch, wenn Ihre Geschäftspraktiken eines der folgenden Elemente erfordern:

• Eine Person, um die Ergebnisse des Rechnungsabgleichs zu überprüfen

• Einen automatisierten Prozess zur Prüfung von Richtlinienregeln für eine Kreditorenrechnungsposition

Sie können eine Kombination von automatisierten und manuellen Aufgaben im gleichen Workflow verwenden.

Jede der folgenden Workflowaufgaben kann eine Aktivität für eine Kreditorenrechnungsposition ausführen. Verwenden Sie die Informationen in der folgenden Tabelle, um zu entscheiden, welche Workflowaufgaben verwendet werden sollen.

Aufgabe	Typ	Beschreibung
Richtlinienregeln für Rechnungspositionen auswerten	Automatisiert	Überprüfen von Richtlinienverletzungen auf Kreditorenrechnunspositionen. Diese automatisierte Aufgabe unterscheidet sich von der Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungen auswerten, da sie ausschließlich Richtlinien bewertet, die einen Regeltyp verwenden, der auf dem Abfragenamen Kreditorenrechnungspositionen basiert. Informationen darüber, wie Workflows und Richtlinien zusammen verwendet werden, finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien. Wenn eine Kreditorenrechnung gegen eine oder mehrere Richtlinienregeln auf Positionsebene verstößt, meldet diese Aufgabe die Verstöße im Formular Richtlinienverletzungen für diese Rechnung. Ein Beispiel dafür, wie die automatische Aufgabe Richtlinienregeln für Rechnungspositionen auswerten verwendet wird, finden Sie unter Workflow mit einer bedingten Entscheidung.
Kreditorenrechnungsposition prüfen	Manuell	Weisen Sie diese Aufgabe einem Benutzer zu, der eine Überprüfung von Kreditorenrechnungspositionen ausführen kann, die in der Kreditorenrechnung sind. Sie definieren die Schritte für die Prüfung im Beschreibungsabschnitt, wenn Sie den Workflow erstellen. Der Unterschied zwischen einer manuellen Prüfaufgabe und einem Genehmigungsworkflowelement: Wenn die manuelle Prüfaufgabe mehreren Benutzern zugewiesen ist, kann der Workflow fortgesetzt werden, nachdem einer dieser Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Wenn Sie ein Genehmigungsworkflowelement mehreren Benutzern zuweisen, müssen alle diese Benutzer das Dokument genehmigen, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow mit mehreren Benutzern in einer Aufgabe.

Um die automatisierten und manuellen Aufgaben für einen Workflow für Kreditorenrechnungspositionen zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Für automatisierte Aufgaben vgl. Konfigurieren einer automatisierten Aufgabe.

• Für manuelle Aufgaben vgl. Konfigurieren einer manuellen Aufgabe.

7. Optional: Erstellen bedingter Entscheidungen

Führen Sie diesen Vorgang durch, wenn Ihre Geschäftsprozesse verschiedene Workflowprozesse je nach dem Betrag der Rechnung oder anderen Beträgen, wie Mehrwertsteuer oder Zuschläge, erfordern.

Das Feld Rechnungsbetrag wird mit Kreditorenrechnungs- und Kreditorenrechnungspositionsworkflows verwendet. Für jeden Workflow können Bedingungen eingerichtet werden, die dieses Feld beinhalten. So können Sie etwa festlegen, dass Rechnungsbeträge, die größer sind als 5.000, einen Genehmiger benötigen, und das Rechnungsbeträge, die größer sind als 20.000, zwei genehmigende Personen erfordern.

Berechnetes Feld	Beschreibung
Rechnungsbetrag	Der Gesamtrechnungsbetrag der Kreditorenrechnung.

Vgl. für das Erstellen von Bedingungen das folgende Thema:

• Konfigurieren einer bedingten Entscheidung

8. Zuweisen von Teilnehmern zu Workflowelementen

Sie können folgenden Teilnehmergruppen ein Workflowelement zuweisen.

Benutzergruppe	Beschreibung
Sicherheitsrollenteilnehmer	Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Sicherheitsrolle zu. Sie können diese Option verwenden, wenn eine Gruppe von Arbeitskräften Rechnungen genehmigen kann, und es dabei nicht wichtig ist, welche Person eine bestimmte Rechnung genehmigt.
Benutzergruppenteilnehmer	Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Benutzergruppe zu. Sie können diese Option verwenden, wenn eine Gruppe von Arbeitskräften Rechnungen genehmigen kann, und es dabei nicht wichtig ist, welche Person eine bestimmte Rechnung genehmigt.
Aufwendungsteilnehmer für Kreditorenrechnungen	Weisen Sie das Workflowelement Aufwendungsbeteiligten zu. Zu Aufwendungsteilnehmern können Benutzer gehören, die bestimmten Projekten zugeordnet sind, oder die Eigentümer bestimmter Finanzdimensionen, wie etwa von Abteilungen oder Kostenstellen, sind. Diese Option bietet die meiste Kontrolle und Flexibilität für Kreditorenrechnungen- und Kreditorenrechnungspositionenworkflows.

• Anweisungen dazu, wie Teilnehmer zu einem Workflow zugewiesen werden, finden Sie unter Konfigurieren von Workflowelementen.

Verwandte Aufgaben

Einrichten des Kreditorenrechnungsabgleichs

Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungsrichtlinien

Einrichten von Kreditorenworkflows

Technische Informationen für Systemadministratoren

Wenn Sie keinen Zugriff auf die Seiten für die Durchführung dieser Aufgabe haben, wenden Sie sich mit den Informationen aus der folgenden Tabelle an Ihren Systemadministrator.

Kategorie	Voraussetzung
Konfigurationsschlüssel	Kein Konfigurationsschlüssel ist für diese Aufgabe erforderlich.
Sicherheitsrollen und Aufgaben	Zum Ausführen dieser Aufgabe müssen Sie Mitglied der - SYSADMIN-Sicherheitsrolle sein.