Vorbereiten der Migration zu Power BI

In diesem Artikel werden Aktionen beschrieben, die Sie vor der Migration zu Power BI in Erwägung ziehen sollten.

Diagram shows the stages of a Power BI migration. The pre-migration steps are emphasized for this article.

Hinweis

Eine ausführliche Erläuterung der obigen Grafik finden Sie unter Übersicht über die Power BI-Migration.

Bei den Schritten vor der Migration steht die Planung im Vordergrund, d. h. die für die Durchführung der weiteren fünf Migrationsphasen erforderliche Vorbereitung. Die meisten Schritte vor der Migration werden nur einmal ausgeführt. In größeren Organisationen sind bestimmte Abläufe jedoch unter Umständen für die einzelnen Unternehmenseinheiten oder Abteilungen iterativ.

Zu den Ergebnissen dieser vorab ausgeführten Schritte zählen ein erstes Governancemodell, ein erster allgemeiner Bereitstellungsplan sowie der Bestand der zu migrierenden Berichte und Daten. Sie benötigen zusätzliche Informationen aus den Aktivitäten in den Phasen 1, 2 und 3, um den für die einzelnen Lösungen erforderlichen Migrationsaufwand korrekt einschätzen zu können.

Tipp

Die meisten in diesem Artikel erläuterten Themen gelten auch für ein Power BI-Standardimplementierungsprojekt.

Erstellen einer Kosten-Nutzen-Analyse und -Auswertung

Im Rahmen der ersten Auswertung sollten Sie:

  • Klarheit über das Geschäftsszenario und die BI-Strategie erlangen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen
  • Klarheit darüber erlangen, was Erfolg bedeutet und wie Sie den Fortschritt und Erfolg der Migration messen können
  • Kostenschätzungen einholen und die Rendite (Return On Investment, ROI) berechnen lassen
  • erfolgreiche Ergebnisse für mehrere produktive Power BI-Migrationen erzielen, die einen kleineren Umfang sowie eine geringere Komplexität aufweisen

Ermitteln der Beteiligten und des operativen Supports

Beim Identifizieren der Beteiligten sollten Sie:

  • Sicherstellen, dass ein Sponsorship durch Führungskräfte eingerichtet ist
  • die Übereinstimmung mit den Beteiligten hinsichtlich des Geschäftsszenarios und der BI-Strategie sicherstellen
  • Vertreter aller Unternehmenseinheiten einbeziehen (selbst wenn ihre Inhalte erst später für die Migration vorgesehen sind), um ihre Motivation und Bedenken zu verstehen
  • Power BI-Champions frühzeitig involvieren
  • einen Plan für die Kommunikation mit den Beteiligten erstellen und diesen befolgen

Tipp

Wenn Sie befürchten, dass Sie zu viel kommunizieren, ist die Frequenz wahrscheinlich genau richtig.

Generieren eines ersten Governancemodells

Bei einer Power BI-Implementierung sollten z. B. die folgenden wichtigen Punkte unbedingt frühzeitig beachtet werden:

  • Bestimmte Ziele für die Einführung sowie die Frage, wie Microsoft Fabric und Power BI die allgemeine BI-Strategie der Organisation ergänzen.
  • So gehen Sie mit der Fabric-Administratorrolle um, insbesondere in dezentralen Organisationen.
  • Richtlinien für die Gewährleistung von vertrauenswürdigen Daten: Verwendung von autoritativen Datenquellen, Behebung von Problemen mit der Datenqualität sowie Verwendung konsistenter Terminologie und gemeinsamer Definitionen
  • Eine Sicherheits- und Datenschutzstrategie für Datenquellen, Datenmodelle, Berichte und Content Delivery an interne und externe Benutzer
  • Wie interne und externe Compliance-, Gesetzes- und Auditanforderungen erfüllt werden

Wichtig

Das effektivste Governancemodell versucht, die zahlreicheren Möglichkeiten für Benutzer durch das erforderliche Maß an Kontrolle auszugleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Disziplin am Kern und Flexibilität am Edge.

Durchführen der ersten Bereitstellungsplanung

Im Rahmen der ersten Bereitstellungsplanung werden die Standards, Richtlinien und Prioritäten der Power BI-Implementierung einer Organisation definiert.

Beachten Sie, dass in Phase 2 die Bereitstellungsplanung auf Lösungsebene erfolgt. In Phase 2 sollten die für die Organisationsebene getroffenen Entscheidungen, sofern möglich, immer beachtet werden.

Bei einer Power BI-Implementierung sollten z. B. die folgenden wesentlichen Punkte unbedingt frühzeitig beachtet werden:

  • Entscheidungen zu den Power BI-Mandanteneinstellungen, die dokumentiert werden sollten
  • Entscheidungen zur Arbeitsbereichsverwaltung, die dokumentiert werden sollten
  • Überlegungen und Prioritäten in Bezug auf Daten und die Methoden für die Inhaltsverteilung, z. B. Apps, Arbeitsbereiche, Freigabe, Abonnements und Einbettung von Inhalten
  • Einstellungen im Zusammenhang mit Modi des semantischen Modellszuvor als Datasetmodi bezeichnet, z. B. Verwendung des Importmodus, DirectQuery-Modus oder Kombinieren der beiden Modi in einem zusammengesetzten Modell.
  • Sichern der Daten und des Zugriffs
  • Arbeiten mit gemeinsam genutzten semantischen Modellen zur Wiederverwendbarkeit.
  • Verwenden von Datenzertifikaten, um die Verwendung von autoritativen und vertrauenswürdigen Daten zu fördern
  • Verwendung von verschiedenen Berichtstypen, einschließlich Power BI-Berichten, Excel-Berichten oder paginierten Berichten für verschiedene Anwendungsfälle oder Unternehmenseinheiten
  • Change-Management-Ansätze für die Verwaltung von zentralisierten sowie vom Unternehmen verwalteten BI-Elementen
  • Schulungspläne für Benutzer, Datenmodellierer, Berichtsautoren und Administratoren
  • Support für Inhaltsautoren durch Power BI Desktop-Vorlagen, benutzerdefinierte Visuals und dokumentierte Standards für den Berichtsentwurf
  • Abläufe und Prozesse für die Verwaltung der Benutzeranforderungen, z. B. neue Lizenzen, das Hinzufügen neuer Gatewaydatenquellen, das Erhalten von Berechtigungen für neue Gatewaydatenquellen, das Anfordern von neuen Arbeitsbereichen, Änderungen der Berechtigungen für Arbeitsbereiche sowie weitere übliche Anforderungen, die häufig auftreten.

Wichtig

Die Bereitstellungsplanung ist ein iterativer Vorgang. Bereitstellungsentscheidungen werden im Laufe der Zeit viele Male optimiert und mit Daten angereichert, da der Datenbestand Ihrer Organisation in Power BI wächst und Power BI weiterentwickelt wird. Die während dieses Vorgangs getroffenen Entscheidungen finden während der Bereitstellungsplanung auf Lösungsebene Anwendung, die in Phase 2 des Migrationsprozesses besprochen wird.

Erarbeiten einer ersten Architektur

Die Architektur Ihrer BI-Lösung wird mit der Zeit weiterentwickelt und verbessert. Zu den Power BI-Einrichtungsschritten, die umgehend ausgeführt werden müssen, gehören beispielsweise:

Definieren der Erfolgskriterien für die Migration

Nun müssen Sie festlegen, wann Sie die Migration einer einzelnen Lösung als erfolgreich erachten. Hierzu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

  • Welche Motivation und welche Ziele liegen dieser Migration zugrunde? Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Power BI-Migration (Beachten der Migrationsgründe). In diesem Artikel werden die häufigsten Gründe für eine Migration zu Power BI vorgestellt. Außerdem sollten Sie unbedingt Ihre Ziele auf Organisationsebene definieren. Abgesehen davon kann die Migration einer Legacy-BI-Lösung beträchtliche Kosteneinsparungen ermöglichen, während die Migration einer anderen Legacy-BI-Lösung zu Workflowoptimierungen führen kann.
  • Wie fällt die Kosten-Nutzen-Analyse aus bzw. wie hoch ist der erwartete ROI für diese Migration? Eine genaue Vorstellung der eigenen Erwartungen im Zusammenhang mit den Kosten, den zusätzlichen Funktionen, der geringeren Komplexität oder der erhöhten Agilität ist sehr hilfreich, um den Erfolg einer Migration zu messen. Dies gibt Anhaltspunkte bei der Entscheidungsfindung während der Migration.
  • Mit welchen Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) wird der Erfolg gemessen? In der folgenden Liste werden einige Beispiele für KPIs aufgeführt:
    • Anzahl der Berichte, die über Legacy-BI-Plattformen gerendert wurden, in abnehmender Reihenfolge im Monatsvergleich
    • Anzahl der Berichte, die aus Power BI gerendert wurden, in aufsteigender Reihenfolge im Monatsvergleich
    • Anzahl der Benutzer von Power BI-Berichten, in aufsteigender Reihenfolge im Vierteljahresvergleich
    • Prozentanteil der Berichte, die in eine Produktionsumgebung migriert wurden, nach Zieldatum
    • Senkung der Lizenzierungskosten im Jahresvergleich

Tipp

Das Power BI-Aktivitätsprotokoll kann als Quelle für die Messung des KPI-Fortschritts verwendet werden.

Vorbereiten eines Inventars der bestehenden Berichte

Die Vorbereitung eines Inventars von vorhandenen Berichten in der Legacy-BI-Plattform ist ein wesentlicher Schritt zur Erfassung der bereits bestehenden Ressourcen. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine Unterstützung, um den Migrationsaufwand besser einzuschätzen. Zu den Aktivitäten im Zusammenhang mit der Erstellung eines Inventars zählen z. B.:

  1. Berichtsinventar: Stellen Sie eine Liste der Berichte und Dashboards zusammen, die für die Migration infrage kommen.
  2. Inventar der Datenquellen: Stellen Sie eine Liste aller Datenquellen zusammen, auf die über bestehende Berichte zugegriffen wird. Diese sollte die Datenquellen des Unternehmens, die Datenquellen von Abteilungen sowie persönliche Datenquellen enthalten. Bei diesem Vorgang können Datenquellen aufgedeckt werden, die der IT-Abteilung bisher noch nicht bekannt waren. Solche Datenquellen werden oft als Schatten-IT bezeichnet.
  3. Überwachungsprotokoll: Rufen Sie Daten aus dem Überwachungsprotokoll der Legacy-BI-Plattform ab, um die Nutzungsmuster zu verstehen und die Priorisierung zu unterstützen. Wichtige Informationen aus dem Überwachungsprotokoll sind beispielsweise:
    • Durchschnittliche Anzahl von Malen, die jeder Bericht pro Woche/Monat/Vierteljahr ausgeführt wurde
    • Durchschnittliche Anzahl von Benutzern pro Bericht pro Woche/Monat/Vierteljahr
    • Die Benutzer der einzelnen Berichte, insbesondere von Berichten, die von Führungskräften verwendet werden
    • Letztes Datum, an dem ein Bericht ausgeführt wurde

Hinweis

Oftmals werden Inhalte nicht unverändert zu Power BI migriert. Die Migration stellt eine Gelegenheit dar, um die Datenarchitektur neu zu gestalten und/oder die Berichtsauslieferung zu verbessern. Die Erstellung eines Berichtsinventars ist unerlässlich, um zu verstehen, über welche Ressourcen Sie derzeit verfügen. Dies ist wiederum die Voraussetzung dafür, den Umfang des erforderlichen Refactorings einzuschätzen. In den weiteren Artikel in dieser Reihe werden mögliche Verbesserungen ausführlicher beschrieben.

Automatisierungsoptionen

Es ist nicht möglich, eine Power BI-Konvertierung vollständig zu automatisieren.

Die Erstellung eines Inventars der vorhandenen Daten und Berichte lässt sich unter Umständen automatisieren, wenn Sie über ein entsprechendes Tool verfügen. Der Umfang, in dem sich verschiedene Abschnitte des Migrationsprozesses automatisieren lassen, z. B. die Erstellung des Inventars, hängt sehr stark von Ihren vorhandenen Automatisierungstools ab.

Im nächsten Artikel in dieser Power BI-Migrationsreihe erfahren Sie mehr über Phase 1. In dieser Phase geht es um das Zusammenstellen und Priorisieren von Anforderungen bei der Migration zu Power BI.

Weitere hilfreiche Ressourcen sind:

Erfahrene Power BI-Partner stehen zur Verfügung, um Ihrem Unternehmen zu einer erfolgreichen Migration zu verhelfen. Wenn Sie einen Power BI-Partner hinzuziehen möchten, besuchen Sie das Power BI-Partnerportal.