Planen von Freigabe- und Zusammenarbeitsoptionen in SharePoint und OneDrive

Artikel
03/21/2024

SharePoint und OneDrive bieten eine Plattform für die Zusammenarbeit durch Speichern und Freigeben von Dateien und Ordnern.

Bei der Planung Ihres SharePoint- und OneDrive-Rollouts sind dies die wichtigsten Entscheidungsbereiche für die Zusammenarbeit:

Websiteerstellung : Möchten Sie Es Ihren Benutzern ermöglichen, SharePoint-Websites zu erstellen, oder möchten Sie dies über die IT oder einen Geschäftsprozess verwalten?
Externe Freigabe : Möchten Sie Benutzern erlauben, Dateien, Ordner oder Websites für Personen außerhalb Ihrer organization freizugeben?
Standardeinstellungen für die Datei- und Ordnerfreigabe : Welche Freigabestandardeinstellungen möchten Sie verwenden, um die Freigabe zu vereinfachen und gleichzeitig vertrauliche Informationen zu schützen?

Ausführliche Informationen zur Governance für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 finden Sie unter Was ist Governance für die Zusammenarbeit?.

Einen ausführlichen Einblick in die Dateizusammenarbeit in SharePoint finden Sie unter Einführung in die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365, unterstützt von SharePoint und Dateizusammenarbeit in SharePoint mit Microsoft 365.

Beachten Sie, dass sich die Einstellungen, die Sie für die Zusammenarbeit in SharePoint auswählen, auch auf Teams auswirken können. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Microsoft Teams- und SharePoint-Integration.

Websiteerstellung und Lebenszyklus

Standardmäßig können Benutzer neue Teamwebsites und Kommunikationswebsites in SharePoint und freigegebene Bibliotheken in OneDrive erstellen. Es wird empfohlen, diese Einstellung beizubehalten und Ablaufrichtlinien zu verwenden, um die Anzahl nicht verwendeter Websites zu verwalten.

Wenn Sie Benutzern das direkte Erstellen von Websites nicht erlauben möchten, können Sie die Erstellung von Benutzerwebsites deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Websiteerstellung in SharePoint.

Auch wenn Sie die Erstellung von Websites für Benutzer in SharePoint deaktivieren, können diese weiterhin mit Microsoft 365-Gruppen verbundene Teamwebsites erstellen, indem sie eine Microsoft 365-Gruppe oder einen der zugehörigen Dienste erstellen, z. B. ein Team in Microsoft Teams. Wenn Sie Benutzern das Erstellen Microsoft 365-Gruppen oder verwandter Dienste, einschließlich gruppenverbundener Teamwebsites, nicht erlauben möchten, lesen Sie Verwalten, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen kann.

Im Rahmen Ihres SharePoint-Rollouts empfiehlt es sich, eigene benutzerdefinierte Anleitungen für SharePoint-Websitebesitzer zu erstellen, wie Websites in Ihrem organization eingerichtet und verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Richtlinien für die Websitenutzung .

Die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive verwendet Microsoft Entra B2B-Zusammenarbeit, um Gastkonten für Personen außerhalb des organization zu erstellen. Gästen kann Zugriff auf SharePoint-Websites oder einzelne Dateien und Ordner in SharePoint und OneDrive gewährt werden.

Die externe Freigabe ist in Microsoft 365 standardmäßig aktiviert, einschließlich SharePoint und OneDrive. Es wird empfohlen, die externe Freigabe aktiviert zu lassen. Die externen Freigabeoptionen von Microsoft 365 können eine sicherere und governanceablere Freigabeumgebung bieten als das Senden von Anlagen per E-Mail oder die Verwendung von Consumerfreigabediensten.

Verwenden Sie die Seite Freigabe im SharePoint Admin Center , um Ihre Freigabeoptionen zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Freigabeeinstellungen.

Ausführliche Informationen zum Konfigurieren der Gastzusammenarbeit auf SharePoint-Websites finden Sie unter Zusammenarbeit mit Gästen auf einer Website.

Die organization Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive stellen eine Standardeinstellung für Websites und OneDrive-Bibliotheken bereit. Einzelne Websites können weiter gesperrt werden, können aber nicht mehr als die Organisationseinstellungen festgelegt werden.

Eine wichtige Entscheidung für Ihren SharePoint- und OneDrive-Rollout ist, für wen Inhalte freigegeben werden können:

Jeder : Benutzer können Dateien und Ordner über Links freigeben, für die keine Anmeldung erforderlich ist.
Neue und vorhandene Gäste : Gäste werden dem Verzeichnis hinzugefügt, wenn ein Element freigegeben ist, und müssen sich anmelden oder einen Prüfcode angeben, um auf den Inhalt zuzugreifen.
Vorhandene Gäste: Benutzer können nur für Gäste freigeben, die sich bereits im Verzeichnis Ihres organization befinden. (Diese Einstellung wird nicht empfohlen, da Gäste dem Verzeichnis auf verschiedene Arten außerhalb von SharePoint und OneDrive hinzugefügt werden können.)
Nur Personen in Ihrem organization: Es ist keine externe Freigabe zulässig.

Diese Einstellungen können für SharePoint und OneDrive separat festgelegt werden, obwohl die OneDrive-Einstellung nicht freizügiger als die SharePoint-Einstellung sein kann.

Wichtige Entscheidungen:

Möchten Sie die externe Freigabe zulassen? Wenn nicht, wählen Sie die Option Nur Personen in Ihrem organization aus.
Möchten Sie Benutzern das Erstellen von Freigabelinks ermöglichen, die nicht authentifizierten (anonymen) Personen den Zugriff auf Dateien oder Ordner ermöglichen? Wenn ja, wählen Sie Jeder aus.

Sie können die externe Freigabe mit den folgenden Optionen einschränken:

Schränken Sie ein, für welche Domänen Benutzer freigeben können.
Beschränken Sie die externe Freigabe auf Personen in einer bestimmten Sicherheitsgruppe.
Ablauf des Gastzugriffs nach einem angegebenen Zeitraum.
Für Benutzer, die einen Überprüfungscode verwenden, ist eine erneute Authentifizierung nach einem angegebenen Zeitraum erforderlich.

Wenn Sie einschränken möchten, für welche Domänen Benutzer freigeben können, können Sie die Einstellung Externe Freigabe nach Domäne einschränken auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränken der Freigabe von SharePoint- und OneDrive-Inhalten nach Domäne. Beachten Sie, dass sich diese Einstellung nur auf SharePoint und OneDrive auswirkt. Wenn Sie dies für alle Dienste in Microsoft 365 festlegen möchten, können Sie die Einschränkung in Microsoft Entra ID konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zulassen oder Blockieren von Einladungen an B2B-Benutzer aus bestimmten Organisationen .

Wenn Sie nicht möchten, dass alle Ihre Benutzer extern freigeben können, können Sie die externe Freigabe auf bestimmte Sicherheitsgruppen beschränken. Wählen Sie die Option Nur Benutzer in bestimmten Sicherheitsgruppen dürfen extern freigeben aus, und wählen Sie die Gruppen aus, die Sie zulassen möchten.

Wenn sie möchten, dass der Gastzugriff nach einem bestimmten Zeitraum abläuft, verwenden Sie den Gastzugriff auf eine Website. Andernfalls läuft OneDrive nach dieser Anzahl von Tagen automatisch ab . Die Benutzer, die den Inhalt freigegeben haben, haben die Möglichkeit, den Ablauf um den von Ihnen angegebenen Zeitraum zu verlängern, bevor Gäste den Zugriff verlieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Gastablaufs für eine Website.

Gäste mit Nicht-Microsoft-E-Mail-Adressen, z. B. Gmail, erhalten einen Prüfcode, wenn sie versuchen, auf freigegebene Inhalte zuzugreifen. Sie können verlangen, dass sich diese Gäste nach einem bestimmten Zeitraum erneut authentifizieren. Verwenden Sie die Personen, die einen Überprüfungscode verwenden, muss sich nach dieser Einstellung erneut authentifizieren, um dies zu konfigurieren.

Um eine einfache Freigabeerfahrung für Ihre Benutzer zu schaffen und gleichzeitig das Risiko einer übermäßigen Freigabe zu verringern, können Sie aus den folgenden Optionen für Datei- und Ordnerfreigabelinks wählen:

Wählen Sie den Standardlinktyp aus, der Benutzern angezeigt wird, wenn sie eine Datei oder einen Ordner freigeben.
Wählen Sie aus, ob der Standardfreigabelink empfängern erlaubt, die Dateien zu bearbeiten.
Wählen Sie aus, ob Jeder-Links nach einem bestimmten Zeitraum ablaufen.
Wählen Sie aus, ob Jeder-Links Empfängern erlauben, die Dateien zu bearbeiten.

Wenn Benutzer eine Datei oder einen Ordner freigeben, können sie aus verschiedenen Arten von Freigabelinks auswählen, die unterschiedliche Berechtigungsebenen bieten. Sie können auswählen, welcher Linktyp standardmäßig angezeigt wird:

Bestimmte Personenlinks erfordern, dass der Benutzer eine Liste von Personen angeben muss, die Zugriff auf die Datei oder den Ordner haben.
Nur Personen in Ihrem organization-Links bieten Zugriff auf die Datei oder den Ordner für alle Personen in Ihrer organization, die über den Link verfügt.
Jeder Link (wenn Sie sie in Ihren organization-Freigabeeinstellungen aktiviert haben) bieten anonymen Zugriff für alle Personen, die über den Link verfügen, einschließlich Personen außerhalb Ihrer organization.

Sie können auch die Standardberechtigungsstufe (Anzeigen oder Bearbeiten) für Freigabelinks auswählen.

Diese Optionen können auch für einzelne Standorte konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Freigabeeinstellungen für eine Website .

Wenn Sie Anyone-Links aktiviert haben, können Sie auswählen, ob diese Links nach einem bestimmten Zeitraum ablaufen sollen und ob sie den Bearbeitungszugriff oder nur den Zugriff auf die Ansicht zulassen sollen.