Configurar cuentas bancarias

Utilice cuentas bancarias en Business Central para hacer un seguimiento de las transacciones bancarias. Los bancos pueden expresarse en la divisa local (DL) o en una extranjera. Cuando haya configurado las cuentas bancarias también podrá imprimir cheques. Las cuentas bancarias también ofrecen características para conciliación de pagos, conciliación bancaria y la importación y exportación de archivos bancarios.

Puede incluir cuentas bancarias en las transacciones del diario general. Cada cuenta bancaria está vinculada a una cuenta en el plan de cuentas a través del grupo contable de la cuenta bancaria asignada. El uso de una cuenta bancaria en una transacción de pago crea automáticamente una entrada tanto en la cuenta bancaria como en la cuenta de contabilidad (G/L) conectada.

Las cuentas bancarias funcionan de manera diferente dependiendo de si se especifica un código de divisa:

• Si no se especifica un código de moneda, todas las transacciones en la cuenta bancaria se realizan en la divisa local (DL) de la empresa actual. Si realiza una transacción para la cuenta en otra divisa, los importes se contabilizan en la cuenta en DL según el tipo de cambio de la divisa correspondiente. Cualquier cheque que se emita desde esta cuenta debe estar en ML. Si la cuenta bancaria se utiliza en un diario, la línea del diario usa automáticamente el código de divisa en blanco.

• Si se especifica un código de divisa, todas las transacciones realizadas a esta cuenta, y todos los cheques emitidos desde ella, deberán utilizar la misma moneda que la cuenta.

Puede ahorrar tiempo en la introducción de datos haciendo que una cuenta bancaria sea la cuenta predeterminada que se utilizará para la divisa especificada para la cuenta. Si lo hace, la cuenta se asigna a documentos de ventas y servicios que utilicen la divisa. Para hacer que la cuenta sea la predeterminada para documentos de ventas y servicios, en la página Ficha banco, active el botón de alternancia Usar como predeterminada para divisa. Si es necesario, puede elegir una cuenta diferente cuando esté trabajando en un documento.

Una cuenta bancaria es una parte integral de Business Central y juega un papel en muchas otras capacidades. La siguiente ilustración muestra las relaciones más importantes:

La creación de una cuenta bancaria hace que esté disponible en todos los lugares que se muestran en la ilustración, y se reflejan en la cuenta de mayor y en la página Información empresa.

Las cuentas bancarias suelen controlarse diariamente para garantizar que los nuevos pagos de los clientes se registran lo antes posible. Registrar los pagos con rapidez ayuda a garantizar que el estado real de un cliente se refleje en Business Central. Mantener al día el estado de los pagos de los clientes ayuda a los comerciales, contables y otros empleados a realizar llamadas innecesarias sobre facturas vencidas o retrasos en los envíos.

Otra tarea es importar los pagos en divisa del proveedor con los tipos de cambio realizados para asegurarse de que el estado real de los proveedores esté actualizado. Usar la capacidad de conciliación de pagos es la forma más fácil de hacerlo. En el Diario de conciliación de pagos puede importar transacciones bancarias directamente desde una aplicación bancaria en línea y publicarlas de forma más o menos automática. El diario identifica y publica automáticamente las siguientes transacciones:

• Pagos de adeudo directo de clientes.
• Pagos de clientes de facturas únicas.
• Pagos de suma total de clientes.
• Pagos de clientes en divisas extranjeras.
• Pagos a proveedores.
• Pagos a proveedores en divisa extranjera.
• Pagos a proveedores y suscripciones que son periódicos.
• Gastos e intereses bancarios.

La conciliación de pagos proporciona un ahorro significativo de tiempo en la contabilización de pagos entrantes y salientes. Sin embargo, las transacciones en la cuenta bancaria en Business Central no se consideran 100% correctas hasta que ejecute una conciliación bancaria.

La conciliación bancaria es la forma de asegurarse de que la cuenta bancaria en Business Central coincide con la cuenta externa en el banco.

En la ilustración, el lado izquierdo representa la cuenta bancaria en Business Central, y el lado de más a la derecha representa las transacciones importadas del banco a través de la aplicación bancaria en línea. El diagrama del medio muestra las transacciones de ambos lados, que conforman la conciliación bancaria.

De la cuenta bancaria en Business Central, la mayoría de las transacciones deben ser conocidas por el banco físico. Las pocas excepciones incluyen los siguientes casos:

• Correcciones publicadas en Business Central.
• Cheques emitidos que no se cobran.
• Pagos a proveedores que no han sido aprobados por el banco.

Desde la cuenta física en el banco, llegan todo el tiempo transacciones que no fueron identificadas en el diario de conciliación de pagos, como las siguientes transacciones:

• Nuevas suscripciones a proveedores
• Pagos de clientes sin descripción
• Intereses bancarios
• Gastos bancarios
• Cargos de tarjeta de crédito aún no informados

Cuanta mejor información de asignación realice en el diario de conciliación de pagos, más transacciones se registrarán automáticamente y más fácil será la conciliación bancaria periódica.

El siguiente vídeo muestra los pasos básicos para configurar una cuenta bancaria en Business Central.

Advertencia

Algunos campos pueden contener datos confidenciales, como los campos Cód. sucursal banco, N.º cuenta bancaria, Código SWIFT, y Código IBAN. Más información en Supervisar campos confidenciales.

Para configurar bancos

1. Elija el icono , escriba Cuentas bancarias y luego elija el vínculo relacionado.

2. En la página Cuentas bancarias, elija la acción Nuevo.

3. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

   Un ejemplo sería el campo Grupo de contabilización de cuenta bancaria, que conecta la cuenta bancaria con la cuenta de mayor subyacente en el balance. Obtenga más información en Configurar grupos contables.

Sugerencia

Algunos campos están ocultos hasta que elige la acción Mostrar más, normalmente porque se utilizan raramente. Otros deben agregarse mediante personalización. Obtenga más información en Personalizar el área de trabajo.

Puede crear tantas cuentas bancarias como necesite para su negocio. Para cada cuenta bancaria, debe especificar información que haga que la cuenta bancaria sea identificable de forma única. Esta información incluye la dirección geográfica del banco, series de números para diferentes tipos de transacciones, como adeudo directo y transferencias de crédito, la divisa en la que se especifican los importes y la información que se utiliza para importar extractos bancarios. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Para introducir un saldo inicial

Para completar el campo Saldo con un saldo inicial, debe publicar un movimiento de cuenta bancaria con el importe en cuestión. La entrada se contabiliza mediante una conciliación de cuentas bancarias. Obtenga más información en Conciliar cuentas bancarias.

De forma alternativa, puede implementar el saldo inicial como parte de la creación de datos generales en nuevas compañías mediante la guía de configuración asistida Migrar datos empresariales. Obtenga más información en Preparación para hacer negocios.

Importante

No registre el saldo de apertura directamente en la contabilidad general. Los asientos en la cuenta de contabilidad que se contabilizaron directamente en ella suelen impedirle conciliar la cuenta bancaria. Con las cuentas bancarias en moneda extranjera, el registro directo genera diferencias que se acumulan a medida que contabiliza más conciliaciones bancarias. Normalmente, contabiliza el saldo bancario inicial directamente en la cuenta bancaria y el importe termina en la cuenta del L/M. Como alternativa, más tarde, puede revertirlo contra una cuenta de contabilidad que utilice para equilibrar el saldo inicial del libro mayor. En cualquier caso, debe equilibrar cualquier registro directo en la cuenta de contabilidad antes de iniciar su primera conciliación bancaria, especialmente si la cuenta bancaria está en una divisa extranjera.

Para configurar la cuenta para la importación o exportación de archivos bancarios

Los campos relacionados con la importación y la exportación de archivos o fuentes de banco se encuentran en la ficha desplegable Transferencia en la página Ficha banco. Más información en Usar la extensión AMC Banking 365 Fundamentals y Configurar el servicio Envestnet Yodlee Bank Feeds.

1. Elija el icono , escriba Cuentas bancarias y luego elija el vínculo relacionado.
2. Abra la ficha de un banco del que exportará archivos de banco, o al que los importará.
3. En la ficha desplegable Transferencia, rellene los campos como sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Nota

Distintos servicios de exportación de archivos y sus formatos requieren valores de configuración diferentes en la página Ficha banco. Estará informado sobre valores de configuración incorrectos o que faltan cuando exporte el archivo. Lea las descripciones breves de los campos atentamente o consulte los temas relacionados del procedimiento. Por ejemplo, exportar un archivo de pago para la transferencia electrónica de fondos (EFT) de Norteamérica requiere que tanto el campo Nº último aviso pago como el campo Nº tránsito estén rellenados. Más información en Exportar pagos a un archivo bancario.

Los campos de la ficha desplegable Tránsito de la cuenta bancaria tienen diferentes propósitos, dependiendo de si el pago es entrante o saliente.

La siguiente ilustración muestra la ruta de los pagos entrantes. Los números de la descripción corresponden con los números de la ilustración.

1. Las transacciones se exportan desde la cuenta bancaria en un formato .csv legible por humanos o en el propio formato del banco.
2. La definición de intercambio de datos asigna la información del archivo a los campos en Business Central. Más información en Configurar intercambio de datos
3. La configuración de exportación/importación de datos define la exportación o la importación y se vincula a la definición de intercambio de datos.
4. El formato de importación de extractos bancarios vincula la configuración de importación a la cuenta bancaria.
5. Los pagos se importan a través del Diario de conciliación de pagos o la página Conciliación de cuentas bancarias.

Los pagos entrantes se importan siempre a través del Diario de conciliación de pagos o directamente en la página Conciliación de cuentas bancarias. Por el contrario, los pagos efectuados pueden originarse en cualquier diario de pagos. El único requisito previo es que se debe seleccionar el campo Permitir exportación de pagos en la sección del diario de pagos correspondiente.

La siguiente ilustración muestra la ruta de los pagos salientes. Los números de la descripción corresponden con los números de la ilustración.

6. Las transacciones rellenan un diario de pagos que se ha preparado para exportar pagos al archivo.
7. El formato de importación de extractos bancarios vincula la configuración de importación a la cuenta bancaria.
8. La configuración de exportación/importación de datos define la exportación o la importación y se vincula a la definición de intercambio de datos.
9. La definición de intercambio de datos asigna la información del archivo a los campos en Business Central. Más información en Configurar intercambio de datos
10. Los pagos se exportan desde el diario de pagos y se importan en la cuenta bancaria.

Para configurar cuentas bancarias de proveedor para exportar archivos bancarios

Los campos de la ficha desplegable Transferencia en la página Ficha banco proveedor están relacionados con la exportación de archivos o fuentes de banco. Más información en Usar la extensión AMC Banking 365 Fundamentals y Exportar pagos a un archivo bancario.

1. Elija la , escriba Proveedores y luego elija el enlace relacionado.
2. Abre la ficha del proveedor.
3. Elija la acción Cuentas bancarias.
4. En la Lista de cuentas bancarias de proveedores, elija la cuenta bancaria relevante o agregue una nueva cuenta bancaria eligiendo Nuevo.
5. En la página Ficha de cuenta bancaria de proveedor, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Sugerencia

Algunos campos están ocultos hasta que elige la acción Mostrar más, normalmente porque se utilizan raramente. Otros deben agregarse mediante personalización. Para obtener más información, consulte Personalizar el área de trabajo.

Advertencia

Algunos campos de la cuenta bancaria del proveedor pueden contener datos empresariales confidenciales, como Cód. sucursal banco, N.º cuenta bancaria, Código SWIFT y Código IBAN. Para obtener más información sobre cómo supervisar y recibir notificaciones cuando alguien cambia un valor en esos campos, consulte Supervisar campos sensibles.

Cambiar su cuenta bancaria

Para utilizar una cuenta bancaria diferente para su negocio, debe crear la nueva cuenta bancaria en Business Central. Le recomendamos que no reemplace simplemente la información sobre la cuenta que está utilizando actualmente porque puede causar datos incorrectos. Por ejemplo, es posible que su saldo inicial sea incorrecto o que la fuente de su banco deje de funcionar correctamente. Es importante que mantenga separadas las cuentas actual y nueva.

Después de crear la nueva cuenta bancaria, también debe crear un nuevo grupo contable de banco y asignarlo a una nueva cuenta de contabilidad. Puede reutilizar un grupo contable de banco existente y las transacciones bancarias se contabilizan en las mismas cuentas de contabilidad que las otras cuentas bancarias que comparten el grupo contable de banco. Sin embargo, le recomendamos crear un nuevo grupo contable de banco y una cuenta de contabilidad para que las conciliaciones sean más fáciles de realizar.

Nota

Recuerde que la información de cuentas bancarias en las facturas de venta abiertas todavía muestra la cuenta bancaria original. En consecuencia, es probable que los pagos se sigan contabilizando en esa cuenta. Le recomendamos que mantenga activas ambas cuentas durante un período de tiempo después del cambio.

Para obtener una vista más condensada de sus cuentas de caja en los informes financieros, utilice las cuentas Principio-Total y Fin-Total en su plan de cuentas, las filas Sumatorio en informes financieros o categorías de cuentas de contabilidad. Más información en Inteligencia empresarial y Financial Reporting.

Consulte también .

Configurar banca
Configurar los grupos contables
Conciliar bancos
Configurar el servicio Envestnet Yodlee Bank Feeds
Adeudo directo SEPA en Business Central
Para configurar su cuenta bancaria para adeudo directo SEPA
Para configurar una cuenta bancaria para transferencia de crédito SEPA
Efectúe pagos con la extensión AMC Banking 365 Fundamentals o transferencia de crédito SEPA
Conciliación de pagos
Descripción de contabilidad y plan de cuentas
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