Ostamisen analyysi

Yritykset sieppaavat paljon tietoa päivittäisten toimintojen aikana, ja ne tukevat ostopäälliköille arvokkaita liiketoimintatietoja:

• Ostotarjoukset
• Ostotilaukset
• Ostolaskut

Business Central tarjoaa monia toimintoja, joiden avulla voidaan kerätä, analysoida ja jakaa yrityksen ostotietoja:

• Tapauskohtainen luetteloissa tapahtuma analyysi
• Excelin tietojen tapauskohtainen analyysi (Avaa Excelissä -toiminnon avulla)
• Valmiit myyntiraportit

Kullakin näistä ominaisuuksista on etunsa ja haittapuolensa tietojen analyysityypin ja käyttäjän roolin mukaan. Lisätietoja on kohdassa Analytiikan, liiketoimintatietojen ja raportoinnin yleiskatsaus.

Tässä artikkelissa esitellään, kuinka voit käyttää näitä analyyttisiä ominaisuuksia saadaksesi tietoa ostoksista.

Ostojen analyysitarpeet

Myynnin analyysitarpeita pohdittaessa kannattaa käyttää persoonapohjaista mallia, joka kuvaa korkealla tasolla erilaisia analytiikkatarpeita.

Eri tehtävissä toimivilla henkilöillä voi olla erilaisia tietoja koskevia tarpeita, minkä lisäksi he käyttävät tietoja eri tavoin. Esimerkiksi resurssinhallinnassa ja taloushallinnossa työskentelevät käyttävät tietoja eri tavalla kuin myynnissä työskentelevät.

Rooli	Tietojen koostaminen	Tyypilliset tietojen käyttötavat
COO / CSO / CFO / CEO	Suoritustiedot	Tunnusluvut Koontinäytöt Talousraportit
ostopäällikkö.	Trendit, yhteenvedot	Valmiit johdon raportit Tapahtumakohtainen analyysi
Hankintavastaava/ostaja	Eritellyt tiedot	Valmiit operatiiviset raportit Näytöllä näkyvät tehtävän tiedot

Financial Reportingin käyttö tilinpäätösten ja KPI:iden tuottamiseen (ostoihin liittyvä)

Financial Reporting -ominaisuus antaa merkityksellisiä tietoja tilikartassa näkyvistä taloudellisesta tiedoista. Talousraportit voidaan määrittää analysoimaan kirjanpitotilien lukuja ja vertaamaan pääkirjanpidon tapahtumia budjettitapahtumiin. Erityisesti ostoja varten voidaan määrittää talousraportteja pääkirjanpidon (KP-) tileille, joita käytetään ostokirjausten seurantaan.

Dimensioilla on tärkeä tehtävä liiketoimintatiedoissa. Dimensio on tieto, joka voidaan lisätä tapahtumaan parametriksi. Dimensioiden avulla voidaan ryhmitellä samankaltaisia ominaisuuksia, kuten asiakkaita, alueita ja tuotteita ja noutaa nämä ryhmät helposti analyysia varten. Dimensioita voi käyttää esimerkiksi analyysinäkymien määrityksessä sekä talousraporttien luonnissa. Lisätietoja on kohdassa Dimensioiden käsitteleminen.

Lisätietoja talousraporteista on kohdassa Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla.

Taloushallinnon raportointi liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä (ostoihin liittyvät)

Jotkin organisaatiot käyttävät Business Central -ohjelmaa useassa liiketoimintayksikössä tai yrityksessä. Muut käyttävät Business Central -ohjelmaa tytäryhtiöissä, jotka raportoivat pääorganisaatioille. Business Central antaa kirjanpitäjille työkalut, jotka auttavat heitä siirtämään pääkirjanpidon tapahtumia kahdesta tai useammasta yrityksestä (tytäryrityksistä) konsolidoituun yritykseen. Erityisesti ostojenhallintaa varten pääkirjanpidon tapahtumat voidaan haluta konsolidoida ostotilien osalta, jotta ostojen KPI:iä voitaisiin seurata liiketoimintayksiköissä tai oikeushenkilöissä.

Lisätietoja on kohdassa Yrityksen konsolidointi.

Ostotietojen ad-hoc-analyysi

Joskus on tarkistettava nopeasti, täsmäävätkö luvut, tai vahvistettava luku. Seuraavat ominaisuudet sopivat erinomaisesti tapauskohtaisiin analyyseihin:

• Tietojen analyysi tapahtumaluettelosivuilla
• Avaa Excelissä

Tietoanalyysi-ominaisuuden avulla voit avata melkein minkä tahansa luettelosivun, kuten Ostotilaukset, Kirjatut ostolaskut, Toimittajan kirjanpidon merkinnät tai Pääkirjanpidon merkinnät, siirry analyysitilaan ja ryhmittele, suodata ja pivot-tiedot parhaaksi katsomallasi tavalla.

Vastaavasti Avaa Excelissä -toiminnolla voi avata luettelosivun, suodattaa luettelon mahdollisesti tietojen alijoukoksi ja käsitellä sitten tietoja Excelissä. Se voidaan tehdä esimerkiksi käyttämällä tietojen analysoinnin, entä jos -analyysin ja ennustetaulukon kaltaisia ominaisuuksia.

Vihje

Jos järjestelmän ominaisuudet määritetään OneDriveen, Excel-työkirja avautuu selaimeen.

Lisätietoja ostotietojen tapauskohtaisen analyysin tekemisestä on ostotietojen ad hoc -analyysissä.

Valmiit ostoraportit

Business Central sisältää useita sisäisiä raportteja, jäljitystoimintoja ja työkaluja, joiden avulla osto-organisaatiot voivat raportoida tiedoistaan.

Saatavana olevien raporttien yleiskuvan saa valitsemalla Kaikki raportit aloitussivun yläosassa. Tämä toiminto avaa roolienhallinta-sivun, joka on suodatettu näyttämään Raportti ja analyysi -vaihtoehdon ominaisuudet. Lisätietoja on kohdassa Raporttien etsiminen roolienhallinnan avulla.

Jos haluat lisätietoja ostoihin liittyvistä raporteista, siirry kohtaan Sisäiset ostoraportit.

Ostojen analytiikka näytöllä

Business Centralissa on useita sivuja, joista saadaan ostojen yleiskatsauksia ja tehtäviä töitä. Seuraavassa on esimerkki siitä, miten pääset aloittamaan:

• Nimikkeiden saatavuuden tarkasteleminen
• Ostojen päivämäärien laskeminen
• Ostojen nimiketapahtumien tarkasteleminen

Ostoihin liittyvän pääkirjanpidon tapahtumien ja saldojen näyttäminen Tilikartta-sivulta

Tilikartta-sivulla on näkyvissä kaikki kirjanpitotilit ja kootut luvut pääkirjanpitoon tehdyistä kirjauksista. Seuraavat ovat mahdollisia tällä sivulla:

• Voit tarkastella pääkirjanpitotapahtumat- ja saldot näyttäviä raportteja.
• Voit tarkastella luetteloa kyseisen tilin kirjausryhmistä.
• Yhden tilin erillisten debet- ja kreditsaldojen näyttäminen.

Erityisesti ostoja varten Tilikartta-sivulla voidaan luoda näkymä, jossa näkyvät vain ostotapahtumien kirjaamiseen käytettävät tilit.

Lisätietoja on kohdassa Tilikartan ymmärtäminen.

Analysoi tiedot dimensioiden mukaan (liittyvät ostoihin)

Dimensiot ovat tapahtumia luokittelevia arvoja, jotta voit seurata ja analysoida tapahtumia asiakirjoissa, kuten ostotilauksissa. Dimensioiden avulla voit esimerkiksi ilmaista, mistä projektista tai osastosta tapahtuma on lähtöisin.

Sen sijaan että kullekin osastolle ja sijainnille määritettäisiin erilliset kirjanpitotilit, dimensioita voidaan käyttää analyysin perustana ja välttää monimutkaisen tilikarttarakenteen luominen.

Lue lisätietoja kohdasta Analysoi tietoja dimensioiden mukaan.

Katso myös

Yrityksen konsolidointi
Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla
Taloushallinnon raportoinnin käsitteleminen liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä
Ostotietojen ad-hoc-analyysi
Valmiit ostoraportit
Tilikartan ymmärtäminen
Tietojen analysoiminen dimensioiden mukaan
Analytiikan, liiketoimintatietojen ja raportoinnin yleiskatsaus
Käsittele kohdetta Business Central

Käynnistä maksuton kokeiluversio!

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen