Tallennustilan hallinta Dataversessa sekä talous- ja toimintosovelluksissa

Kun organisaatiot nopeuttavat digitaalista muutosmatkaansa, kyvystä hallita tietoja tehokkaasti tulee strateginen liiketoiminnan välttämättömyys. Tekoälypohjaisten sovellusten ja Copilot-pohjaisten työnkulkujen yleistyessä yritykset tuottavat ja kuluttavat dataa ennennäkemättömällä nopeudella. Nämä tiedot ruokkivat innovaatioita, mahdollistavat mukautetut kokemukset ja tukevat kriittistä päätöksentekoa – mutta vain, jos niitä hallitaan ja tallennetaan älykkäästi.

Näiden kehittyvien liiketoimintatarpeiden tukemiseksi organisaatioiden on otettava käyttöön ennakoiva tallennustilanhallintastrategia. Tämä varmistaa, että tietoja, joita ei enää tarvita päivittäiseen toimintaan, käsitellään vastuullisesti, mikä vapauttaa kapasiteettia arvokkaille työkuormille, vähentää toiminnan kitkaa ja vastaa vaatimustenmukaisuus- ja auditointivaatimuksia.

Teknisestä näkökulmasta tehokas tallennustilan hallinta Dataverse ja Dynamics 365 parantavat järjestelmän suorituskykyä, kustannustehokkuutta ja varmistavat pitkän aikavälin säilytyskäytäntöjen noudattamisen. Molemmat alustat tarjoavat työkaluja ja automaatio-ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat hallita tallennustilaa.

Toteuttamalla tässä artikkelissa kuvatut strategiat yritykset voivat vähentää tuen yleiskustannuksia, virtaviivaistaa vaatimustenmukaisuutta ja vapauttaa enemmän arvoa liiketoimintasovelluksistaan – muuttamalla tallennustilan rajoituksesta kilpailueduksi.

Keskeiset edut

Tehokas tallennustilan hallinta Dataverse ja Dynamics 365 tarjoavat useita keskeisiä etuja, jotka korjaavat asiakkaiden yleisiä kipupisteitä ja parantavat yleistä toiminnan tehokkuutta.

  • Parempi LTR-yhteensopivuus: Tehokas tallennustilan hallinta varmistaa, että tiedot tallennetaan LTR-käytäntöjen mukaisesti. Tämä ei ainoastaan auta täyttämään lakisääteisiä vaatimuksia, vaan myös varmistaa, että kriittiset tiedot säilyvät ja ovat käytettävissä tarvittaessa.

  • Parempi suorituskyky: Optimoimalla tallennustilan hallinnan organisaatiot voivat parantaa merkittävästi järjestelmiensä suorituskykyä. Tehokas tallennustilan allokointi ja hallinta vähentävät viivettä ja nopeuttavat tiedonhakua, mikä johtaa sujuvampaan ja nopeampaan toimintaan.

  • Kustannustehokkuuden edistäminen: Tehokas tallennustilan hallinta antaa organisaatioille mahdollisuuden keskittyä arvokkaisiin tietoihin virtaviivaistamalla ja tyhjentämällä tallennusympäristöään. Säilyttämällä vain sen, mikä on tarpeen, yritykset voivat optimoida tallennusjalanjälkensä, mikä johtaa älykkäämpään resurssien käyttöön ja kustannustehokkaaseen skaalautuvuuteen.

taustalla

Kun organisaatiot kasvavat ja digitalisoivat toimintojaan, Dynamics 365:n kaltaisiin Dataverse järjestelmiin tallennettujen liiketoimintatietojen määrä kasvaa tasaisesti. Tämä sisältää aktiivisten tapahtumatietojen lisäksi myös historialliset tietueet, jotka on säilytettävä tarkastus-, sääntely- tai liiketoiminnan jatkuvuussyistä. Ajan myötä tämä kertyminen voi johtaa suorituskyvyn heikkenemiseen, lisääntyneisiin käyttökustannuksiin ja nouseviin tallennuskustannuksiin – erityisesti silloin, kun tiedot, joita ei enää käytetä aktiivisesti, pysyvät tehokkailla tallennustasoilla.

Hyvin määritelty tallennustilan hallintastrategia auttaa organisaatioita vastaamaan näihin haasteisiin tunnistamalla tiedot, jotka voidaan arkistoida, puhdistaa tai siirtää edullisempaan, lukuoptimoituun tallennustilaan. Tämä on tärkeää yhteensopivuusskenaarioissa, joissa tietojen on pysyttävä muuttumattomina, vähän käytettävissä ja vain luku -tilassa, kuten taloustietueiden, auditointilokien tai lakisääteisten ilmoitusten, on pysyttävä muuttumattomina. Sen varmistaminen, että tällaiset tiedot säilytetään vaatimustenmukaisella tavalla vaikuttamatta reaaliaikaisten järjestelmien suorituskykyyn, on monien yritysten keskeinen vaatimus.

Käyttämällä molemmilla alustoilla saatavilla olevia työkaluja ja strategioita organisaatiot voivat saada paremman näkyvyyden tallennusjalanjälkeensä, vähentää tarpeetonta kulutusta ja varmistaa, että vaatimustenmukaisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään asianmukaisesti.

Tässä artikkelissa esitellään käytännön lähestymistapoja tallennustilan hallintaan, jotka auttavat asiakkaita mukauttamaan tietojen säilytyskäytäntönsä liiketoiminnan ja sääntelyn tarpeisiin. Tämä parantaa järjestelmän suorituskykyä, vähentää operatiivisia yleiskustannuksia ja varmistaa, että vaatimustenmukaisuusvelvoitteet täytetään ilman kompromisseja.

Miksi tallennamme tietoja

Jotta voit valita ja optimoida oikean tietojen säilytysmallin tiedoillesi, on hyödyllistä pohtia syitä ja käyttötarkoituksia, joita varten tallennamme tietoja.

Operatiiviset tiedot

Liiketoimintasovelluksessa operatiivisia tietoja käytetään myynnin tai talous- tai toimitusketjun toimien seuraamiseen.

Näitä tietoja on käytettävä reaaliajassa, mikä tukee asiakkaan ja sisäisiä toimintaprosesseja, jotka tallentavat yksityiskohtaisia toimintoja, kuten vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, tilauksia tai varastotoimintoja.

Ajan myötä operatiiviset tiedot voivat siirtyä aktiivisesta käytöstä harvoin käytettäväksi. Tietojen on ehkä oltava käytettävissä lähes reaaliajassa, jotta asiakasta voidaan auttaa tilauksen tekemisessä tai tukitapauksessa. Tutustu seuraaviin esimerkkiskenaarioihin:

  • Asiakas tekee tilauksen, kun taas toinen asiakas, joka ei ole ollut vuorovaikutuksessa yrityksen kanssa vähään aikaan, tekee tilauksen.
  • Jokaista tehtyä ja lähetettävää tilausta käytetään jatkuvasti. On myös tilauksia, joiden takuuaika on kolme vuotta ja joihin on ehkä viitattava tuen saamiseksi ja jotka mahdollisesti vaativat hyvityksen.

Tämä voi johtaa operatiivisen datan saatavuuden vaiheisiin, kuten:

  • Alle vuoden aktiivisesti käytetty data.
  • Alle kolme vuotta harvoin käytettyjä tietoja.
  • Yli kolme vuotta, jos tietoihin ei enää ole pääsyä operatiivisesti.

Operatiivisen tallennuksen reaaliaikainen luonne tekee siitä suhteellisen kallista verrattuna muuhun tallennustilaan, joten säilytysstrategioiden määrittelyssä on tärkeää tunnistaa, milloin tietoja on käytettävä operatiivisesti ja milloin ei.

Toiminnallinen integrointi

Operatiivisen käytön erityisluokana voidaan vaatia tietojen replikointia useiden operatiivisten järjestelmien välillä, mukaan lukien seuraavat mallit:

  • Pankkitoiminta: Asiakassuhteiden hallinta etulinjan asiakasvuorovaikutusta ja replikointia varten useisiin pankkijärjestelmiin. Sinulla on esimerkiksi käyttötilit, luottokortit, asuntolaina- ja luottotarkistusjärjestelmät.
  • Valmistus: Asiakassuhteiden hallinta etulinjan tilausten vastaanottamiseen ja yrityksen resurssien hallintajärjestelmä toimitusketjun hallintaan.
  • Poliisin hätätilanteiden käsittely: Asiakassuhteiden hallinta kansalaisvuorovaikutukseen ja poliisilaitosten lähetysjärjestelmät tarjoavat käyttöönoton hallinnan.

Näissä tapauksissa, vaikka jokaisella järjestelmällä voi olla yksilöllisiä tietoja, joita se seuraa, on usein yhteisiä perustietoja, jotka on jaettava järjestelmien välillä ja pidettävä synkronoituina, mikä johtaa integrointitarpeisiin.

Auditoinnin tiedot

Yrityksellä on tyypillisesti lakisääteinen vastuu säilyttää tietoja pitkiä aikoja, esimerkiksi keskimäärin seitsemän vuotta, sisäisiä tai ulkoisia tilintarkastustarkoituksia varten, kuten tilintarkastuksen, lakisääteisten tietojen julkistamisen tai petosten tarkastelun tukemiseksi.

Nämä tiedot kattavat tyypillisesti sekä operatiivisiin tarkoituksiin tarvittavat tiedot että tiedot, joita ei enää tarvita, koska ne mahdollistavat koko tietojoukon tarkastelun yhdestä paikasta.

Analytiikkatiedot

Organisaatioilla on tarve tarkastella ja analysoida liiketoimintansa tilaa. Niiden on mitattava ja verrattava tilastoja ajan mittaan ja kattava useita tai kaikkia liiketoiminnan osia.

Laajat ajanjaksot ja tietojen laajuus, joiden aikana tämä analyysi voi tapahtua, johtavat tarpeeseen replikoida operatiiviset tiedot erikoistuneisiin analytiikkatyökaluihin. Näin vältetään monimutkaisen analytiikan vaikutus operatiivisten järjestelmien suorituskykyyn, mutta se mahdollistaa myös analyysin tietojoukoista, jotka ylittävät ajanjakson, jonka aikana tietoja tarvitaan operatiivisesti. Saatat esimerkiksi joutua vertaamaan tietoja seitsemän vuoden ajalta yhden tai kahden vuoden sijaan. Erilaiset analytiikkatarpeet voivat kuitenkin vaatia täydelliset tietojen säilytysajat tai kattaa vain operatiivisissa järjestelmissä säilytettävän datan.

Analytiikkadata mahdollistaa tyypillisesti tietojen yhdistämisen useista liiketoiminnan osa-alueista ja yhdistää dataa useista järjestelmistä.

Tiedonkulku

Tämäntyyppiset tiedot kulkevat yleensä ajan myötä operatiivisista tiedoista ja sitten tapahtuma- tai historiatietoihin, kuten seuraavassa kuvassa näkyy.

Tiedonkulku.

Erilaisia säilytystyyppejä

Dataverse Säilytystyypit

Dataverse Järjestää tallennustilan kolmeen pääluokkaan, joista jokaisella on erilaiset käyttötavat ja laskutusvaikutukset.

Tallennustilan tyyppi Description Yleiset käyttötapaukset
Tietokannan tallennus Tallentaa strukturoidun datan taulukoihin – vakio- ja mukautettuihin. Liiketoimintatietueet, metatiedot, suhteet ja määritykset
Tiedostotallennustila Tallentaa liitteet ja binääritiedot. Sähköpostin liitteet, kuvat, asiakirjat, jotka on ladattu Power Apps
Lokien tallennus Tallentaa valvontalokit ja laajennusten jäljityslokit. Muutosten seuranta, valvonta, diagnostiikka ja vaatimustenmukaisuus

Finance and Operations -ympäristön tallennustyypit

Talous- ja toimintotallennustilaa hallitaan erikseen, mutta sitä integroidaan yhä enemmän ekosysteemiin Power Platform . Se sisältää seuraavat tallennustyypit.

Tallennustilan tyyppi Description Yleiset käyttötapaukset
Toiminnallinen tietokannan tallennus Keskeiset tapahtumatiedot rahoitukselle, toimitusketjulle, henkilöstöresursseille ja muille Kirjaukset, varasto, asiakastilaukset
Dokumenttien hallinnan tallennus Azure Blob -säilöön tallennetut suuret binaariobjektit (blobit) Laskut, kuitit, skannatut asiakirjat
Telemetria- ja diagnostiikkalokit Järjestelmälokit ja telemetriatiedot Suorituskyvyn seuranta, ongelmadiagnostiikka.

Jaetut ja integroidut tallennusskenaariot

  • Kaksoiskirjoituksen tallennus

    • Mahdollistaa reaaliaikaisen synkronoinnin talous- ja toimintosovellusten välillä Dataverse .
    • Vaatii huolellista roolien ja kapasiteetin hallintaa päällekkäisyyksien tai liikakäytön välttämiseksi.

  • Pitkäaikainen säilyttäminen (LTR)

    • Siirtää historialliset tiedot hallittuun Data Lake (MDL) -tallennustilaan.
    • Vähentää ensisijaisen tallennustilan käyttöä säilyttäen samalla vaatimustenmukaisuuden ja analytiikan käyttöoikeudet.
    • Integroituu:
      • Pikahaku (Dataverse-natiivihaku)
      • OneLake (Fabric-pohjainen analytiikka)
      • Synapse Link (mukautettu järvianalytiikka)

Miten tietosi kasvavat ajan myötä

Kun organisaatiot laajentavat Dynamics Dataverse 365:n talous- ja toimintoympäristön käyttöä, tietojen kasvusta tulee sekä menestyksen merkki että strateginen haaste. Se, mikä alkaa kevyenä, transaktiopohjaisena tietokokonaisuutena, voi nopeasti kehittyä monimutkaiseksi, monikerroksiseksi tietokokonaisuudeksi. Tässä osiossa tarkastellaan viittä keskeistä datan kasvun tekijää ja niiden vaikutuksia tallennustilaan, suorituskykyyn ja hallintoon.

Tietovarastoinnin käyttö operatiivisessa datassa

Monet organisaatiot käyttävät Azure Synapse Link-, OneLake- tai tietojen vientiä Linkin, OneLaken tai tietojen viennin avulla tietojen Dataverse replikointiin talous- ja toimintosovelluksista analyyttiseen järjestelmään. Vaikka tämä tukee edistynyttä raportointia ja tekoälykuormia, se sisältää myös seuraavat:

  • Redundantti tallennus toiminnallisilla ja analyyttisillä tasoilla

    Tiedot ovat usein päällekkäisiä operatiivisten ja analyyttisten ympäristöjen välillä. Tämä redundanssi lisää tallennustilan kokonaiskulutusta ja voi johtaa korkeampiin kustannuksiin, varsinkin jos historiatietoja säilytetään toistaiseksi molemmissa järjestelmissä.

  • Skeeman päällekkäisyys ja versiointi

    Järjestelmien välisen yhdenmukaisuuden ylläpitämiseksi organisaatioiden on replikoitava rakenteen muutokset – esimerkiksi uudet kentät ja uudelleen nimetyt sarakkeet – sekä toiminnallisilla että analyyttisillä tasoilla. Tämä monimutkaistaa tiedonhallintaa ja lisää rakenteen ajautumisen riskiä, mikä voi rikkoa loppupään raportteja tai malleja.

  • Aiempien tietojen lisääntynyt säilyttäminen trendianalyysiä varten

    Analyyttiset järjestelmät säilyttävät tietoja tyypillisesti pidempään trendianalyysin, ennustamisen ja viranomaisraportoinnin tueksi. Vaikka tämä pitkäaikainen säilytys on arvokasta, se voi johtaa paisuneisiin tietojoukkoihin, jos sitä ei hallita asianmukaisilla arkistointi- ja porrastusstrategioilla.

Tietovarastointi on analytiikan kannalta välttämätöntä, mutta ilman elinkaarikäytäntöjä se voi kaksin- tai kolminkertaistaa tallennustilan jalanjäljen.

Datahaun käyttäminen

Ominaisuudet, kuten Dataverse haku, Copilot-indeksointi ja osuvuushaku, edellyttävät suurten määrien jäsennellyn ja jäsentämättömän datan indeksointia. Nämä indeksit usein:

  • Käytä loki- ja tietokantatallennustilaa

    Hakuindeksit tallennetaan sekä loki- että tietokantatallennustilaan. Mitä enemmän taulukoita ja kenttiä merkitään haetaviksi, indeksin koko kasvaa samassa suhteessa. Tämä voi vaikuttaa merkittävästi tallennustilan yleiseen käyttöön erityisesti ympäristöissä, joissa on paljon tietueita tai usein rakennemuutoksia.

  • Säilytä myös käyttämättömille tai vanhentuneille taulukoille

    Vaikka tietyt taulukot olisivat vanhentuneita tai niitä ei enää käytetä aktiivisesti, niihin liittyvät hakuindeksit voivat säilyä, ellei niitä erikseen poisteta. Tämä johtaa tarpeettomaan varaston kulutukseen ja voi vaikeuttaa kapasiteetin suunnittelua.

  • Ne ovat usein päällekkäisiä eri ympäristöissä, kuten kehitys-, testaus- ja tuotantoympäristöissä

    Hakuindeksit replikoidaan yleensä kehitys-, testi- ja tuotantoympäristöissä. Vaikka tämä varmistaa yhdenmukaisen hakutoiminnan, se myös moninkertaistaa tallennustilan jalanjäljen, erityisesti silloin, kun ympäristöjä kloonataan tai päivitetään usein.

Haku parantaa käytettävyyttä ja tekoälyvalmiutta, mutta indeksin paisuminen on hiljainen tekijä tallennustilan ylityksissä.

Tietojen kirjaamisen mahdollistaminen

Valvontalokit, laajennuksen jäljityslokit ja telemetria ovat tärkeitä vaatimustenmukaisuuden, virheenkorjauksen ja valvonnan kannalta. Huomaa kuitenkin seuraavat seikat:

  • Lokien tallennustila kasvaa lineaarisesti käytön ja käyttäjämäärän mukaan.

    Lokitiedot kasvavat samassa suhteessa:

    • Käyttäjien määrä ja heidän aktiivisuustasonsa
    • Transaktioiden ja integraatioiden määrä
    • Liiketoimintalogiikan, kuten laajennusten ja työnkulkujen, monimutkaisuus

    Paljon käytössä olevissa ympäristöissä tämä voi johtaa lokitaulukoiden nopeaan laajentumiseen, mikä kuluttaa sekä tietokanta- että lokitallennuskiintiöitä.

  • Säilytysmaksut ovat usein liian anteliaita, kuten 90 päivää tai enemmän.

    Oletusarvoisesti monet kirjausominaisuudet säilyttävät tietoja pitkiä aikoja, kuten 90 päivää tai kauemmin. Vaikka tämä tukee pitkän aikavälin jäljitettävyyttä, se voi johtaa tarpeettomaan tallennustilan kulutukseen, varsinkin kun lokeja ei tarkisteta tai viedä aktiivisesti.

  • Järjestelmän luomat lokit laskutetaan asiakkaalta Dataverse.

    Järjestelmän Dataverse luomat lokit, mukaan lukien valvontalokit ja laajennuksen jäljityslokit, lasketaan asiakkaan tallennusoikeuteen. Tämä tarkoittaa, että ilman asianmukaisia puhdistus- tai vientistrategioita kirjaaminen voi suoraan vaikuttaa varastoinnin ylityksiin ja lisääntyneisiin lisenssikustannuksiin.

Kirjaaminen ei ole neuvoteltavissa säännellyillä toimialoilla, mutta se on yhdistettävä säilytys- ja vientistrategioihin, kuten Azure Monitoriin tai Log Analyticsiin.

Tuotantoympäristöstä on useita kopioita

Kehityksen, testauksen, koulutuksen ja vianmäärityksen tukemiseksi asiakkaat luovat usein eristysympäristöjä tai kloonattuja ympäristöjä. Jokainen kopio:

  • Kopioi koko datan ja indeksin jalanjäljen.
  • Voi sisältää ei-ilmeisiä riippuvuuksia, kuten hakuindeksejä, valvontalokeja ja metatietoja.
  • Puhdistetaan harvoin käytön jälkeen.

Ympäristön leviäminen on merkittävä varastointikustannuksia ja monimutkaisuutta aiheuttava tekijä. Hallintokäytännöt ja automaatio ovat avainasemassa hillitsemisessä.

Datan kyselyjen optimointi

Kun tietomäärät kasvavat ja sovellusten reagointikyvystä tulee kriittistä, asiakkaat ja riippumattomat ohjelmistotoimittajat ottavat usein käyttöön erilaisia kyselyjen optimointitekniikoita suorituskyvyn parantamiseksi Dataverse Dynamics 365:ssä. Nämä strategiat ovat erityisen yleisiä raportoinnissa, analytiikassa ja integraatiopainotteisissa skenaarioissa.

Suorituskyvyn parantamiseksi asiakkaat ja ISV:t luovat usein:

  • Mukautetut indeksit ja toteutuneet näkymät

    Näitä käytetään nopeuttamaan kyselyn suorittamista esilaskemalla liitoksia tai koosteita. Niistä on hyötyä skenaarioissa, joissa käytetään monimutkaisia suodattimia tai suuria tietojoukkoja.

  • Denormalisoidut taulukot raportointia varten

    Raportoinnin yksinkertaistamiseksi ja kyselyjen monimutkaisuuden vähentämiseksi kehittäjät luovat usein litistettyjä versioita relaatiotiedoista. Nämä taulukot vähentävät suorituksenaikaisten liitosten tarvetta ja parantavat koontinäytön suorituskykyä.

  • Tasojen tai aggregaattien tallentaminen välimuistiin

    Usein käytetyt tiedot kootaan joskus valmiiksi tai tallennetaan välimuistiin välitaulukoihin tai ulkoisiin säilöihin ensisijaisen tietokannan kuormituksen vähentämiseksi.

Vaikka nämä parantavat reagointikykyä, ne myös:

  • Lisää tallennustilan käyttöä

    Jokainen optimointikerros tuo lisää tietorakenteita, olipa kyseessä kopio olemassa olevista tiedoista denormalisoidussa muodossa, valmiiksi laskettu näkymä tai välimuistitaulukko. Nämä rakenteet kopioivat usein muualle jo tallennettuja tietoja, mikä johtaa suurempaan kokonaistallennustilaan. Ympäristöissä, joissa Dataverse on tiukat tallennuskiintiöt tai kustannusperusteiset käyttöoikeusmallit, tämä voi nopeasti eskaloitua vältettävissä oleviksi ylityksiksi.

  • Voi jäädä orvoiksi sovellusten kehittyessä

    Sovellusten kehittyessä aktiivisissa raporteissa, koontinäytöissä tai integroinneissa ei ehkä enää viitata joihinkin optimointiartefakteihin. Nämä orvot objektit kuluttavat edelleen tallennustilaa ja voivat jopa hidastaa järjestelmän toimintoja esimerkiksi varmuuskopioinnin tai indeksoinnin aikana, jos niitä ei tunnisteta ja poisteta. Ilman säännöllisiä tarkastuksia ne voivat kasaantua huomaamatta, mikä heikentää juuri niitä suorituskykyetuja, joita ne on luotu tukemaan.

Kyselyn optimointi on välttämätöntä skaalautumisen kannalta, mutta se on tasapainotettava tallennushygienian ja telemetriapohjaisen virityksen kanssa.

Indeksit ja niiden vaikutus tallennustilaan

Indeksit ovat välttämättömiä kyselyjen suorituskyvyn parantamiseksi ja nopean tiedonhaun käyttämiseksi suurissa tietojoukoissa. Sekä Dataverse Dynamics 365:n talous- ja toimintosovelluksissa luodaan automaattisesti indeksit perusavaimille ja usein kysyttäville kentille, ja muita mukautettuja indeksejä voidaan määrittää tukemaan tiettyjä liiketoimintaskenaarioita.

Vaikka indeksit ovat kriittisiä suorituskyvyn kannalta, niillä on myös suora vaikutus tallennustilan kulutukseen, jota usein aliarvioidaan ratkaisun suunnittelun aikana.

Miten indeksit kuluttavat tallennustilaa

  • Tietojen fyysinen päällekkäisyys: Kukin indeksi tallentaa kopion indeksoiduista sarakkeista sekä osoittimet vastaaville riveille. Mitä enemmän sarakkeita ja rivejä on indeksoitu, sitä suurempi indeksin koko.

  • Kasvu datamäärän myötä: Kun pohjana oleva taulukko kasvaa, myös indeksi kasvaa. Korkean tapahtuman ympäristöissä indeksit voivat kasvaa nopeasti, erityisesti suurissa, denormalisoiduissa taulukoissa tai taulukoissa, joissa on usein lisäyksiä ja päivityksiä.

  • Useita indeksejä taulukkoa kohden: On tavallista, että yhdessä taulukossa on useita indeksejä esimerkiksi hakua, suodatusta, lajittelua ja liitoksia varten. Jokainen toinen indeksi lisää kumulatiivista tallennustilan jalanjälkeä.

  • Hae indeksejä: Dataverse Ominaisuudet, kuten Dataverse haku ja Copilot-indeksointi, luovat erikoistuneita indeksejä, jotka kattavat useita kenttiä ja taulukoita. Ne tallennetaan DataverseSearch-taulukkoon , ja ne voivat viedä paljon tilaa, varsinkin kun niitä käytetään useissa ympäristöissä, kuten kehitys-, testi- ja tuotantoympäristöissä.

  • Järjestelmän luomat indeksit: Ympäristö luo jotkin indeksit automaattisesti, kuten hakukentille tai suhteille. Nämä voivat säilyä, vaikka liittyvät taulukot olisivat vanhentuneita, ellei niitä erikseen poisteta.

Vaikutukset säilytykseen

  • Lisääntynyt tietokanta- ja lokitallennustila: Indeksit vaikuttavat sekä tietokannan että lokin tallennustilan käyttöön, mikä voi vaikuttaa käyttöoikeuskustannuksiin Dataverse.
  • Ympäristön päällekkäisyys: Kun ympäristöjä kopioidaan tai päivitetään, kaikki indeksit monistetaan, mikä vahvistaa tallennustilan käyttöä kehitys-, testi- ja tuotantoympäristöissä.
  • Ylläpidon yleiskustannukset: Indeksit on päivitettävä tietojen muuttuessa, mikä voi lisätä kirjoitusviivettä ja resurssien kulutusta.

Palvelinpään synkronoinnin vaikutus tallennustilaan

Palvelinpään synkronointi Dataverse mahdollistaa sähköpostien, tapaamisten ja tehtävien saumattoman integroinnin ja Microsoft Exchange Dataverse. Vaikka se parantaa tuottavuutta ja automaatiota, se myös edistää tallennustilan kulutusta seuraavilla tavoilla.

  • Aktiviteettitietueen luonti: Jokainen synkronoitu sähköpostiviesti tai tapaaminen luo aktiviteettitietueen Dataverse, joka sisältää metatiedot, leipätekstin sisällön ja mahdollisesti liitteet.
  • Liitteiden tallennustila: Jos liitteitä ei suodateta tai ladata pois, ne tallennetaan suoraan tallennustilaan Dataverse, mikä lisää tallennustilan käyttöä.
  • Vaatimustenmukaisuus ja säilyttäminen: Organisaatiot, jotka käyttävät palvelinpään synkronointia vaatimustenmukaisuuden seurantaan, voivat säilyttää enemmän tietoja kuin on tarpeen, mikä lisää tallennustilaa entisestään.
  • Suojattu sisältö: Jopa Purview-suojatut sähköpostiviestit, vaikka sisällön näkyvyys on rajoitettua, luovat silti tilaa vieviä paikkamerkkitietueita.

Tämän vaikutuksen hallitsemiseksi yritysten tulisi ottaa käyttöön säilytyskäytäntöjä, harkita liitteiden purkamista ja seurata toimintatietueiden määrää säännöllisesti.

Miten voin hallita jatkuvasti kasvavaa tallennustilaa?

Riippumatta siitä, kohtaatko jo tallennustilan ylityksiä vai pyritkö pysymään niiden edellä, tietojen kasvun Dataverse hallinta Dynamics 365:n talous- ja toimintoympäristössä edellyttää harkittua, käytäntöihin perustuvaa lähestymistapaa. Tässä osiossa hahmotellaan kaksi strategista lähtökohtaa: reaktiivinen korjaus ja ennakoiva hallinto.

Mahdollisia skenaarioita on kaksi:

  1. Haluat ennakoivasti soveltaa parhaita käytäntöjä tallennustilan hallintaan ja välttää korkeita kustannuksia tulevaisuudessa.
  2. Olet jo tilanteessa, jossa tallennustilan koon ja kustannusten pienentäminen on välttämätöntä.

Parhaiden käytäntöjen soveltaminen tallennustilan koon ja kustannusten hallintaan

Skenaario 1: Haluat ennakoivasti soveltaa parhaita käytäntöjä tallennustilan hallintaan

Jos et ole vielä kriisitilassa, nyt on aika käyttää työkaluja ja tekniikoita tallennustilan ennakoivaan hallintaan.

Datan analytiikan määrittäminen

Organisaatioiden kasvaessa kasvaa myös tarve poimia merkityksellisiä tietoja operatiivisista tiedoista vaikuttamatta ydinliiketoimintasovellusten suorituskykyyn. Microsoft tarjoaa useita tapoja sallia Dynamics 365:n talous- ja toimintotietojen analysointi Dataverse integroimalla ne omaan Data Lake -tallennustilaan tai varastoon.

Tässä on kaksi tehokasta vaihtoehtoa, joita kannattaa harkita:

Vaihtoehto 1. Käytä Azure Synapse linkkiä – tuo oma järvi

Azure Synapse Linkin avulla voit muodostaa yhteyden Dataverse suoraan omaan Azure Data Lake- tai Synapse-työtilaasi. Tämä mahdollistaa operatiivisten tietojen lähes reaaliaikaisen replikoinnin analyyttiseen ympäristöön kirjoittamatta monimutkaisia ETL-putkia.

Etuja:

  • Suorita kehittyneitä analytiikka- ja tekoälymalleja reaaliaikaisissa tai lähes reaaliaikaisissa tiedoissa.
  • Vältä tuotantojärjestelmiesi suorituskykyvaikutuksia.
  • Käytä tuttuja työkaluja, kuten T-SQL, Spark tai Power BI raportointi.

Esimerkki käyttötapauksesta: Vähittäiskauppayritys analysoi Synapse Linkin avulla asiakkaiden ostokäyttäytymistä eri alueilla yhdistämällä Dataverse asiakassuhteen hallintatiedot ulkoisiin markkinatietoihin omassa järvessään.

Vaihtoehto 2. Käytä OneLakea – yhtenäinen analytiikka Microsoft Fabric

OneLake Microsoft Fabric tarjoaa yhtenäisen Data Lake -kokemuksen, jossa voit tallentaa ja analysoida tietoja useista lähteistä, mukaan lukien Dataverse talous- ja toimintosovellukset, ilman päällekkäisyyksiä.

Etuja:

  • Keskitetty tallennustila kaikille analyyttisille työkuormille.
  • Natiivi integrointi Power BI Synapse- ja AI-palveluihin.
  • Yksinkertaistettu hallinta ja suojaus eri tietoalueilla.

Esimerkki käyttötapauksesta: Rahoituspalveluyritys käyttää OneLakea konsolidoidakseen operatiivisia tietoja talous- ja toimintasovelluksista sekä Dataverse ulkoisista taloudellisista indikaattoreista, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen, riskimallinnuksen ja johdon kojelaudat. Näin voit irrottaa operatiiviset tiedot ydinjärjestelmistäsi ja mahdollistaa skaalautuvan, kustannustehokkaan analytiikan viemällä tiedot omiin analyyttisiin ympäristöihinsä ilman, että työkuormia toistetaan tai suorituskykyyn vaikuttaa.

Työkalut ja tekniikat varastoinnin vähentämiseksi

Dataverse tarjoaa useita sisäänrakennettuja työkaluja ja strategioita, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat hallita tallennustilaa tehokkaasti ja ylläpitää järjestelmän suorituskykyä.

Dataverse

Ympäristö ja tietojen siivous

  • Poista käyttämättömät ympäristöt: Voit palauttaa tallennustilaa ja poistaa henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja poistamalla ympäristön poistamalla ympäristön.
  • Joukkopoistotyöt: Voit poistaa seuraavat tiedot joukkona:
    • Vanhentuneet tiedot tai tiedot, joilla ei ole merkitystä yrityksen kannalta.
    • Tarpeeton testi tai näyte.
    • Tiedot, jotka on tuotu virheellisesti muista järjestelmistä.

Tiedostojen ja taulukoiden optimointi

  • Vähennä tiedostojen tallennustilaa ennakkohaun avulla: Tässä artikkelissa kerrotaan 15 tapaa hallita tallennustilaa paremmin. Näillä tavoilla voit valvoa tallennustilan kokonaiskäyttöä. Voit poistaa tietoluokkia tarpeen mukaan tai määrittää joukkopoistotöitä suoritettavaksi määritetyin väliajoin. Voit esimerkiksi poistaa muistiinpanoja, liitteitä, tuontihistoriaa ja muita tietoja.
  • Tietueiden puhdistaminen järjestelmätyön (AsyncOperationBase) ja prosessilokin (WorkflowLogBase) taulukoista: Jos organisaatiosi käyttää paljon työnkulkuja tai liiketoimintaprosesseja, nämä taulukot (AsyncOperationBase, WorkflowLogBase) kasvavat ajan myötä ja kasvavat lopulta riittävän suuriksi, jotta ne aiheuttavat suorituskykyongelmia ja kuluttavat liikaa tallennustilaa organisaation tietokannassa. WorkflowLogBasessa voit määrittää poistamaan valmiit taustatyönkulkutyöt automaattisesti.

Pitkäaikainen säilytys (LTR) ja arkistointi

Hakuindeksin optimointi

  • Pienennä Dataverse hakua: Voit pienentää tallennustilan kokoa suorittamalla kaikki kapasiteettiin perustuvien tallennustilatietojen Dataverse vaiheet.
  • DataverseSearch-taulukon koon pienentäminen: DataverseSearch-taulukko on hakuindeksin Dataverse käyttämä kumulatiivinen tallennustila. Se sisältää kaikki tiedot hakukelpoisista, palautuskelpoisista ja suodatuskelpoisista kentistä tauluissa, jotka on indeksoitu ympäristössä. Voit pienentää taulukon kokoa poistamalla yhden tai useamman taulukon hakusarakkeet, näytä sarakkeet ja suodatusehdot. Voit poistaa kaikki indeksoidut tiedot poistamalla Dataverse-haun käytöstä.
Taloushallinnon ja toimintojen sovellukset

Finance and Operations -sovellukset tarjoavat joustavia vaihtoehtoja tallennustilan hallintaan tuotanto- ja eristysympäristöissä.

Ympäristön hallinta

  • Rajoita kokonaisten tuotantokopioiden määrää: Voit vähentää talous- ja toimintosovellusten tallennustilan kokonaiskulutusta poistamalla täydet tuotantokopiot eristysympäristöistä. Jos sinulla on esimerkiksi viisi kopiota tuotantoympäristöistä eristysympäristössä, tallennustilan kulutus on tuotannon ja viiden tuotantoympäristön kopion summa eristysympäristössä.
  • Tietojen leikkaaminen eristysympäristöissä: Leikkaamalla tietoja eristysympäristössä voit pienentää tallennustilan kokonaisjalanjälkeä. Voit puhdistaa hiekkalaatikon tiedot noudattamalla alla olevia menetelmiä.
    • Palautusprosessi tarjoaa avaus- ja trimmaussuorituksen
    • Kirjoita T-SQL
    • Kirjoita X++
  • Suorita tapahtumaton kopiointi ympäristöjen välillä: Talous- ja toimintosovellusten ympäristön kopiointi on perinteisesti sisältänyt täydellisen tietokannan päällekkäisyyden, mukaan lukien määritykset, päätiedot ja tapahtumat, mikä on hyödyllistä virheenkorjauksessa, mutta lisää merkittävästi tallennustilan kulutusta sekä talous- että toimintotoiminnoissa Dataverse.

Mukautettu siivous ja lokien hallinta

  • Kirjoita mukautettuja puhdistusrutiineja tarpeen mukaan: Voit kirjoittaa mukautettuja puhdistusrutiineja yrityksesi tarpeen mukaan ei-toivottujen tietojen puhdistamiseksi.
  • Vältä lokien tallentamista: Voit siirtää SysDatabaseLogin vähemmän tapahtumapohjaiseen tietokantaan vähentääksesi tallennustilan kokonaisjalanjälkeä.

Arkistointi ja pitkäaikainen säilytys

Sisäänrakennetut siivousrutiinit

  • Puhdistusrutiinit: Dynamics 365 Financessa ja Dynamics 365 Supply Chain Management puhdistusrutiinit ovat käytettävissä eri moduuleissa. Siivousrutiinit antaa yleiskatsauksen tällä hetkellä käytettävissä olevista rutiineista. Kun olet kopioinut eristystietokannan, suorita nämä puhdistusrutiinit ennakoivasti poistaaksesi tarpeettomat taulukot, kuten erähistorian, lokit ja vähittäiskaupan tapahtumahistorian. Poista vanhentuneet tai epäolennaiset tiedot.
  • Arkistoi luottokorttitapahtumatiedot: Kuvaa arkistointityötä Dynamics 365 Commerce , joka voi auttaa vapauttamaan tilaa tietokannassa arkistoimalla luottokorttimaksutunnuksia.

Pienennä tallennustilan kokoa ja kustannuksia

Skenaario 2: Olet jo tilanteessa, jossa tallennustilan koon ja kustannusten pienentäminen on välttämätöntä

Arvioi, mikä kuluttaa tallennustilaa

  • Hallintakeskuksen ja talous- ja toimintovarastoraporttien avulla Power Platform voit tunnistaa eniten kuluttavat taulukot, tiedostotyypit ja lokit.
  • Käytä telemetriaa, jos mahdollista, määrittääksesi käytön tietyille sovelluksille, käyttäjille tai liiketoimintayksiköille.

Priorisoi siivousehdokkaat

  • Keskity seuraaviin aiheisiin:
    • Valmistelu- ja integrointitaulukot, kuten kaksoiskirjoituspuskurit
    • Valvontalokit: Säilytä se omassa tallennustilassasi
    • Käyttämättömät ympäristöt tai hiekkalaatikot
    • Orvot metatiedot ja hakuindeksit
    • Tarpeettomien asioiden poistaminen, esimerkiksi joukkopoisto

Synapse Linkin ja OneLaken käyttäminen analyyttiseen raportointiin

  • Vie analyyttiset tiedot Synapse Linkiin.
  • OneLaken avulla voit käyttää säilytettyjä tietoja ja liiketoimintatietoja raportointi- ja analyysitarkoituksiin.

Käytä pitkäaikaista säilyttämistä (LTR)

  • Siirrä historialliset tiedot hallittuun tietoaltaaseen (MDL) LTR-käytäntöjen avulla.
  • Ylläpidä haku- ja analytiikkakäyttöoikeuksia Quick Findin, Synapse Linkin tai OneLaken kautta.

Käyttötapaukset

Tallennustilan hallinnan Dataverse käyttötapaukset talous- ja toimintoympäristöissä ovat kriittisiä tietokantatilan optimoinnissa, järjestelmän suorituskyvyn parantamisessa ja lakisääteisten vaatimusten täyttämisessä. Alla on joitain tyypillisiä skenaarioita, jotka osoittavat, miten näitä strategioita voidaan soveltaa:

  • Historiallisen datan kasvun hallinta

    • Skenaario: Yritys on ollut käytössä Dynamics 365:ssä useita vuosia ja siihen on kertynyt suuria määriä historiallisia tapahtumia ja liitteitä.
    • Toimenpide: Ota käyttöön pitkän aikavälin säilytysstrategioita passiivisten tietojen säilyttämiseksi, ensisijaisen tietokannan koon pienentämiseksi ja valvontavaatimusten noudattamiseksi.

  • Vaatimustenmukaisuuteen perustuva tietojen säilyttäminen

    • Skenaario: Säännellyn toimialan asiakkaan on säilytettävä talous- tai asiakastiedot seitsemästä kymmeneen vuotta väärentämiseltä suojatussa muodossa.
    • Toiminto: Säilytä LTR:n avulla muuttumattomat, vain luku -tiedot lakisääteisten vaatimusten mukaisesti ja pidä samalla liiketoimintatiedot kevyinä analytiikasta ja raportoinnista tinkimättä.

  • Haku- ja Copilot-indeksin optimointi

    • Skenaario: Dataverse Haku ja Copilot-indeksointi ovat käytössä kaikissa ympäristöissä, myös käyttämättömät taulukot.
    • Toiminto: Valvo haettavia kenttiä ja poista käytöstä vähäarvoisten tai vanhentuneiden taulukoiden indeksointi. Valvo DataverseSearch-taulukon kokoa ja optimoi määritykset lokien ja tietokannan tallennustilan vähentämiseksi.

  • Auditointi ja telemetrian hallinta

    • Skenaario: Laajennuksen jäljityslokit ja valvontalokit kasvavat nopeasti, kuluttavat tallennustilaa ja vaikuttavat suorituskykyyn.
    • Toiminto: Vie lokit ulkoisiin järjestelmiin, kuten Azure Monitoriin, ja automatisoi vanhojen merkintöjen puhdistus näkyvyyden ylläpitämiseksi ilman, että tallennustila paisuu.

  • Tietovarastoinnin ja analytiikan integrointi

    • Skenaario: Organisaatio replikoi operatiiviset tiedot Azure Synapse tai OneLakeen analytiikkaa varten, mikä johtaa päällekkäiseen tallennustilaan.
    • Toiminto: Käytä lisäävää vientiä, käytä suodattimia ja vältä tietojoukon täydellistä replikointia redundanssin minimoimiseksi ja monipuolisten merkityksellisten tietojen mahdollistamiseksi.

  • Tallennustilan ylijäämien vähentäminen

    • Skenaario: Asiakas saa ilmoituksen tallennuskiintiön ylittämisestä Dataverse , mikä johtaa odottamattomiin kustannuksiin.
    • Toiminto: Kapasiteettiraporttien avulla voit tunnistaa eniten kuluttavat taulukot, puhdistaa vanhentuneet ympäristöt ja poistaa käyttämättömät liitteet tai lokit. Harkitse kylmien tietojen – yleensä historiallisten tai harvoin käytettyjen tietueiden – siirtämistä edullisemmille tallennustasoille.

  • Suorituskyvyn optimointi suurissa taulukoissa

    • Skenaario: Liiketoiminnan kannalta kriittiset prosessit hidastuvat suurten taulukoiden vuoksi.
    • Toiminto: Arkistoi vanhat tietueet, siivoa järjestelmätyöt, esimerkiksi AsyncOperationBase ja WorkflowLogBase.

  • Ympäristön elinkaaren hallinta

    • Skenaario: Kehitys- ja testiympäristöt kloonataan tuotannosta, jolloin kaikki tiedot ja indeksit monistetaan.
    • Toiminto: Leikkaa eristysympäristöjä päivityksen jälkeen, poista tarpeeton hakuindeksointi käytöstä ja poista testitiedot tarpeettoman tallennustilan kulutuksen vähentämiseksi. Poista käyttämättömät eristysympäristöt tallennustilan säästämiseksi.

Tapaustutkimuksia

Tapaustutkimus 1: Varaston ylijäämien vähentäminen indeksin puhdistuksen avulla

Asiakasprofiili: Maailmanlaajuinen tuotantoyritys, joka käyttää Dynamics 365 for Supply Chainia ja talous- ja toimintosovelluksia.

Haaste: Asiakas koki odottamattomia varastoylityksiä ja suorituskyvyn heikkenemistä tuotantoympäristössään. Tutkimus paljasti, että useat varhaisen toteutuksen aikana luodut mukautetut indeksit ja toteutuneet näkymät eivät olleet enää käytössä, mutta kuluttivat edelleen paljon tallennustilaa.

Ratkaisu: Tiimi suoritti neljännesvuosittaisen tarkastuksen kaikille mukautetuille indekseille ja poisti ne, joihin aktiiviset kyselyt tai raportit eivät viittaa. He ottivat myös käyttöön hallintokäytännön uusien indeksipyyntöjen tarkistamiseksi ennen käyttöönottoa.

Tulos:

  • Vähensi tietokannan tallennustilaa 28 %.
  • Parannettu kyselyn suorituskykyä 15 %.
  • Vältettiin ennustettu $12,000 vuodessa muissa varastointikustannuksissa.

Tapaustutkimus 2: Historiatietojen arkistointi vaatimustenmukaisuus- ja suorituskykytavoitteiden saavuttamiseksi

Asiakasprofiili: Talouspalveluyritys, joka käyttää Dataverse Dynamics 365 for Customer Onboarding and Case Management -toimintoa.

Haaste: Yrityksen oli säilytettävä asiakastietoja yli seitsemän vuotta täyttääkseen lakisääteiset vaatimukset, mutta passiivisten tietojen kasvava määrä hidasti aktiivisia työnkulkuja ja kasvatti tallennuskustannuksia.

Ratkaisu: Asiakas toteutti pitkän aikavälin säilytysstrategian hyödyntäen Dataverse arkistointivalmiuksiaan. Passiiviset tietueet siirrettiin vain luku -muotoon, kustannusoptimoituun tallennustasoon, kun taas aktiiviset tiedot säilyivät tehokkaassa tallennustilassa.

Lopputulos:

  • Arkistoi yli 1,2 miljoonaa tietuetta.
  • Pienensi ensisijaisen tietokannan kokoa 40 %.
  • Säilytti täyden tarkastettavuuden ja säilytyskäytäntöjen noudattamisen.

Tapaustutkimus 3: Hakuindeksien virtaviivaistaminen eri ympäristöissä

Asiakasprofiili: Vähittäismyyntiorganisaatio, jossa on useita Dataverse ympäristöjä, mukaan lukien kehitys-, testaus- ja tuotantoympäristöt, jotka tukevat Copilot-yhteensopivaa asiakassuhteiden hallintaratkaisua.

Haaste: Hakuindeksejä käytettiin kaikissa ympäristöissä, mukaan lukien käyttämättömät taulukot ja testitiedot. Tämä johti DataverseSearch-taulukoiden paisumiseen ja tarpeettomaan tallennustilan kulutukseen.

Ratkaisu: Tiimi tarkisti haettavat kentät ja lopetti indeksoinnin käytön ei-kriittisissä taulukoissa kehitys- ja testiympäristöissä. He myös automatisoivat indeksin puhdistuksen ympäristön päivitysten aikana.

Lopputulos:

  • Vähensi hakuindeksin tallennustilaa 35 %.
  • Ympäristön päivitysaikoja on parannettu 20 %.
  • Vähentynyt lokien ja tietokantojen tallennustilan kokonaiskäyttö.

Tapaustutkimus 4: Tietojen viennin käyttäminen analytiikkaan ilman tallennustilan päällekkäisyyttä

Asiakasprofiili: Terveydenhuollon tarjoaja, joka käyttää Dynamics 365:tä potilaiden Dataverse sitouttamiseen ja laskutukseen.

Haaste: Analytiikkatiimi tarvitsi pääsyn operatiivisiin tietoihin trendianalyysiä ja tekoälymallintamista varten, mutta tietojen kopioiminen erilliseen varastoon lisäsi varastointikustannuksia ja monimutkaisuutta.

Ratkaisu: Asiakas käytti Azure Synapse Linkiä, jossa oli inkrementaalinen vienti ja porrastettu tallennustila OneLakessa. He säilyttivät vain olennaiset analyyttiset tiedot ja sovelsivat säilytyskäytäntöjä historiallisen syvyyden hallintaan.

Lopputulos:

  • Mahdollisti reaaliaikaisen analytiikan vaikuttamatta käyttöjärjestelmiin.
  • Vähensi turhaa tallennustilaa 45 %.
  • Analyyttisten tietojen elinkaaren parempi hallinta.

Yhteenveto

Tehokas tallennustilan hallinta on ratkaisevan tärkeää järjestelmän suorituskyvyn ylläpitämiseksi ja resurssien käytön optimoimiseksi Dynamics 365 -ympäristöissä. Tässä artikkelissa kuvatut siivousrutiinit ja arkistointityöt tarjoavat vankkoja ratkaisuja arvokkaan tietokantatilan vapauttamiseen ja toimintojen virtaviivaistamiseen. Käyttämällä näitä työkaluja, kuten LTR:ää ja vastaavia tekniikoita, asiakkaat voivat vastata yleisiin tallennushaasteisiin ja luoda kestäviä tiedonhallintakäytäntöjä. Lisäksi tosielämän tapaustutkimukset osoittavat näiden lähestymistapojen tehokkuuden ja tarjoavat näkemyksiä niiden käytännön sovelluksista. Näiden strategioiden käyttöönotto antaa organisaatioille mahdollisuuden hallita ennakoivasti tallennustarpeitaan ja parantaa yleistä tehokkuutta.

Viitteet

Varaston puhdistus: Dataverse

Tallennustilan puhdistus taloushallinnossa:

Varastointikapasiteetti:

  • Last updated on