Munkarendelések kezelése a Field Service segítségével az Outlook programban (frontvonalbeli vezetők)

Dynamics 365 Field Service Outlook-bővítményt biztosít az élvonalbeli vezetők számára, amellyel közvetlenül az e-mailjükből hozhatnak létre, tekinthetnek meg és szerkeszthetnek munkarendeléseket. Az Outlook elhagyása nélkül válaszolhat a szolgáltatási kérelmekre vagy a meglévő kérésekkel kapcsolatos kérdésekre. Az Outlook bővítmény támogatja a megosztott postaládákat. Az Outlook bővítmény a megosztott postaládába bejelentkezett személy Microsoft-fiókjának hitelesítő adatait használja.

A Copilot segítségével gyorsan létrehozhat egy munkarendelés az e-mailben található információkkal, válaszolhat a javasolt ütemezésekre, vagy megerősítheti az ütemtervet.

Manuálisan is létrehozhat munkarendelés, és használhatja a Field Service szolgáltatást ütemezési tábla ütemezéshez.

Előfeltételek

• Befejezés: Első lépések a Field Service szolgáltatással az Outlookban.
• A rendszergazda engedélyezi a Copilot in Microsoft Outlook és az E-mail válasz létrehozása beállításokat.
• Fizetett Field Service környezettel rendelkezik. A Copilot próbaverziós környezetekben nem érhető el.
• A környezet frissítve lesz a legújabb, 2023-as 2. hullám buildjére.

Munkarendelés létrehozása a Copilot segítségével

A Copilot Dynamics 365 Field Service betartja a felelős AI-irányelveket. Ha nem látja a Copilot ikont, előfordulhat, hogy a rendszergazda letiltotta a Copilot beállítást.

1. E-mail megtekintése közben nyissa meg a Field Service bővítményt.

   Ha az e-mailt korábban munkarendelés létrehozására használták a Copilot használatával, megjelenik egy üzenet a munkarendelés mutató hivatkozással, kivéve, ha az e-mailt áthelyezték. Ha az e-mailt áthelyezték egy másik mappába, például a Beérkezett üzenetek mappából az Archívumba, az üzenet vagy hivatkozás nem jelenik meg.

2. A Kezdőlap lapon válassza a munkarendelés létrehozása e-mailből lehetőséget.

   

   Ha az e-mail nem felel meg a Microsoft Responsible AI irányelveinek, a Copilot hibaüzenetet jelenít meg. Hozza létre manuálisan a munkarendelés.

3. Tekintse át a munkarendelés, és győződjön meg arról, hogy az AI által létrehozott összes tartalom pontos. Adja meg az e-mailben nem szereplő összes szükséges információt. Például:

   • Szolgáltatásfiók
   • munkarendelés típusa
   • Árlista

   Ha egy érték nem jelenik meg a listában, válassza az + Új elemtípus lehetőséget a Field Service alkalmazásban való létrehozásához. Mentse és zárja be a Field Service alkalmazást. Írja be az új értéket, vagy válassza a Frissítés lehetőséget , hogy megjelenjen a listában.

   

   Javasoljuk, hogy használja a tetszik/nem tetszik gombokat visszajelzés küldéséhez. Visszajelzése segít nekünk abban, hogy folyamatosan javítsuk a Copilot válaszait.

4. Válassza a Mentés parancsot.

   A munkarendelés szám megjelenik a Field Service ablaktábla tetején, és az e-mail mentésre kerül a Field Service idővonalon.

   Tipp.

   Ha meg szeretné nyitni a munkarendelés az Dynamics 365 Field Service alkalmazásban, válassza a webalkalmazás megnyitása ikont.

5. Válasszon a Javasolt műveletek közül, vagy válassza a vissza nyilat a Kezdőlap lapra való visszatéréshez .

Munkarendelés manuális létrehozása

1. E-mail megtekintése közben nyissa meg a Field Service bővítményt, majd válassza a Munkarendelések lapot.

2. Válassza a munkarendelés létrehozása (+) gombot.

3. Töltse ki a szükséges információkat az e-mailből. Például:

   • Szolgáltatásfiók
   • munkarendelés típusa
   • Árlista

   Ha egy érték nem jelenik meg a listában, válassza az + Új elemtípus lehetőséget a Field Service alkalmazásban való létrehozásához. Mentse és zárja be a Field Service alkalmazást. Írja be az új értéket, vagy válassza a Frissítés lehetőséget , hogy megjelenjen a listában.

   

   Tipp.

   Másolja a releváns információkat az e-mailből az Összegzés mezőbe, amely legfeljebb 8 000 karakter hosszú lehet. A munkarendelésekkel kapcsolatos általános információkért lásd munkarendelés architektúra.

4. Válassza a Mentés parancsot.

   A munkarendelés szám megjelenik a Field Service ablaktábla tetején, és az e-mail mentésre kerül a Field Service idővonalon.

   Tipp.

   Ha meg szeretné nyitni a munkarendelés az Dynamics 365 Field Service alkalmazásban, válassza a webalkalmazás megnyitása ikont .

E-mail válasz vázlata a Copilottal

A Copilot segítségével megoszthatja a nem ütemezett munkarendelések javasolt ütemezéseit, vagy ütemezés-visszaigazolásokat adhat az ütemezett munkarendelésekhez.

A Copilot Dynamics 365 Field Service betartja a felelős AI-irányelveket. Ha nem látja a Copilot ikont, előfordulhat, hogy a rendszergazda letiltotta ezt a funkciót.

1. E-mail megtekintése közben nyissa meg a Field Service bővítményt.

2. Egy megnyitott munkarendelés válassza az E-mail-vázlat ütemezési javaslatokkal vagy az E-mail-piszkozat lehetőséget az ütemezés megerősítéséhez.

   

   Vagy a Kezdőlap lapon válassza az E-mail piszkozat munkarendelés alapján lehetőséget , majd válassza a Javasolt ütemezésekvagy az Ütemezés megerősítése lehetőséget. Ha nem látja ezeket a lehetőségeket, válassza ki az eredeti e-mailt.

   

3. A létrehozott e-mail áttekintése után válassza az alábbiak egyikét.

   • Hozzáadás e-mailhez: A létrehozott válasz válaszként jelenik meg. Végezze el a módosításokat, és válassza a Küldés lehetőséget.

   • Másolás a vágólapra: Válassza a Másolás ikont a válasz másolásához és beillesztéséhez oda, ahol szükséges.

   • Módosítások végrehajtása: Válassza a Beállítás ikont az e-mail hosszának vagy hangnemének módosításához, majd válassza a Frissítés lehetőséget.

   • Újragenerálás: Válassza az Újragenerálás ikont egy másik e-mail-válasz létrehozásához.

     

4. Az e-mail hozzáadása és elküldése után válasszon a Javasolt műveletek közül, vagy a vissza nyílra kattintva térjen vissza a Kezdőlap lapra vagy a munkarendelés listájára.

Munkarendelés megtekintése

1. E-mail megtekintése közben nyissa meg a Field Service bővítményt, majd válassza a Munkarendelések lapot.

   A lista legfeljebb 50 munkarendelést jelenít meg, amelyek közül a legutóbbi szerepel először.

2. Ha további munkarendeléseket szeretne megtekinteni a Field Service alkalmazásban, válassza a Továbbiak lehetőséget a lista alján.

   

3. Keresse meg a megtekinteni kívánt munkarendelés:

   • Írja be a munkarendelés azonosítóját a Keresés azonosító alapján mezőbe, és válassza a Keresés lehetőséget.

   • A lista állapot vagy prioritás szerinti szűréséhez válassza a Szűrő lehetőséget, válassza ki a kívánt lehetőséget, majd válassza az Alkalmaz lehetőséget.

   • Szűrő eltávolításához válassza a Szűrő lehetőséget, törölje az egyes kijelöléseket, majd válassza az Alkalmaz lehetőséget.

4. Válassza ki a munkarendelés a megtekintéshez vagy szerkesztéshez.

   

A munkarendelés megtekintése közben a rendszer állapotától függően a következőket is megteheti:

• Készítsen egy e-mailt a Copilottal, hogy javasoljon vagy megerősítsen ütemterveket.

• Ütemezze be a munkarendelés, vagy tekintse meg az ütemezést.

• Nyisson meg egy térképet a szolgáltatás címének megkereséséhez. Válassza a Megnyitás a Bing Térképek alkalmazásban ikont.

• Nyissa meg Dynamics 365 Field Service a munkarendelés. Válassza a megnyitott webalkalmazás ikont.

Munkarendelés ütemezése vagy átütemezése

A Field Service bővítmény segít ütemezni a munkarendeléseket az Outlook programban. Az ütemezési javaslatok a technikusok rendelkezésre állásán és képességek, az ügyfél tartózkodási helyének közelségén, az ígért időablakokon és az üzleti egységen alapulnak.

1. Tekintse meg a munkarendelés ütemezni vagy átütemezni kell.

2. Az ütemezéshez válassza az Ütemezés lehetőséget. Az átütemezéshez válassza az Ütemezés megtekintése, majd az Átütemezés lehetőséget .

   A rendszer a munkarendelés követelmények alapján megkeresi az elérhető technikusokat, majd javaslatokat jelenít meg. További javaslatok megtekintéséhez válassza a Továbbiak megjelenítése lehetőséget a lista alján.

3. Tekintse át a javaslatok listáját. Kereshet technikust név szerint, szűrhet dátumok szerint, vagy rendezheti a listát kezdési idő vagy utazási idő szerint.

   Ha a becsült időtartam nincs beállítva az erőforrás-követelmények között, a rendszer alapértelmezés szerint 30 percet használ.

   

4. Ha hozzá szeretné rendelni a munkarendelés egy technikushoz, válassza az Erőforrás foglalása ikont.

   A technikus le van foglalva, és az állapot Ütemezettre változik. Egy megerősítés jelenik meg a Field Service ablaktábla tetején.

5. A vissza nyilat választva térjen vissza a Kezdőlap lapra vagy a munkarendelés listájára.

Foglalás áthelyezése

Ha nem kell módosítania a kijelölt technikust, csak a szerviztalálkozó dátumát vagy időpontját, áthelyezheti a foglalást. Szükség esetén a munkarendelés egy másik erőforráshoz is hozzárendelheti.

1. Tekintse meg a munkarendelés , és válassza az Ütemezés megtekintése lehetőséget.

2. Válassza a Foglalás áthelyezése lehetőséget.

   

3. Válassza ki az új dátumot és időt, és szükség esetén egy másik erőforrást.

4. Válassza a Frissítés lehetőséget.

   A technikus le van foglalva. Egy megerősítés jelenik meg a Field Service ablaktábla tetején.

Munkarendelés szerkesztése

1. Tekintse meg a szerkeszteni kívánt munkarendelés .

2. Végezze el a szükséges módosításokat, és válassza a Mentés lehetőséget .