Apa itu Microsoft Cost Management and Billing?

  • Artikel

Microsoft Cost Management adalah serangkaian alat yang membantu organisasi memantau, mengalokasikan, dan mengoptimalkan biaya beban kerja Microsoft Cloud mereka. Cost Management tersedia untuk siapa saja yang memiliki akses ke cakupan manajemen penagihan atau sumber daya. Ketersediaan ini mencakup siapa saja dari tim keuangan cloud dengan akses ke akun penagihan. Dan, kepada tim DevOps yang mengelola sumber daya dalam langganan dan grup sumber daya.

Penagihan adalah tempat Anda dapat mengelola akun, faktur, dan pembayaran Anda. Penagihan tersedia untuk siapa saja yang memiliki akses ke akun penagihan atau cakupan penagihan lainnya, seperti profil penagihan dan bagian faktur. Tim keuangan cloud dan pemimpin organisasi biasanya disertakan.

Bersama-sama, Cost Management dan Billing adalah gateway Anda ke sistem Microsoft Commerce yang tersedia untuk semua orang sepanjang perjalanan. Mulai dari manajemen akun pendaftaran dan penagihan awal, hingga pembelian dan manajemen penawaran Marketplace Microsoft dan pihak ketiga, hingga alat operasi keuangan (FinOps).

Beberapa contoh apa yang dapat Anda lakukan di Cost Management dan Billing meliputi:

  • Laporkan dan analisis biaya dalam portal Azure, pusat admin Microsoft 365, atau eksternal dengan mengekspor data.
  • Pantau biaya secara proaktif dengan anggaran, anomali, dan pemberitahuan terjadwal.
  • Membagi biaya bersama dengan aturan alokasi biaya.
  • Buat dan atur langganan untuk menyesuaikan faktur.
  • Mengonfigurasi opsi pembayaran dan membayar faktur.
  • Kelola informasi penagihan Anda, seperti badan hukum, informasi pajak, dan perjanjian.

Bagaimana tagihan diproses

Untuk memahami cara kerja Cost Management dan Billing, Anda harus terlebih dahulu memahami sistem Perdagangan. Pada intinya, Microsoft Commerce adalah alur data yang mendukung semua transaksi komersial Microsoft, baik konsumen maupun komersial. Ada banyak input dan koneksi ke alur. Ini termasuk pengalaman pendaftaran dan pembelian Marketplace. Namun, kami akan fokus pada potongan-potongan yang membentuk akun penagihan cloud Anda dan bagaimana biaya diproses dalam sistem.

Diagram memperlihatkan alur data Perdagangan.

Di sisi kiri diagram, layanan Azure, Microsoft 365, Dynamics 365, dan Power Platform Semuanya mendorong data ke dalam alur data Perdagangan. Setiap layanan menerbitkan data pada irama yang berbeda. Secara umum, jika data untuk satu layanan lebih lambat dari layanan lain, itu disebabkan oleh seberapa sering layanan tersebut menerbitkan penggunaan dan biayanya.

Ketika data melewati alur, sistem peringkat menerapkan diskon berdasarkan lembar harga spesifik Anda dan menghasilkan penggunaan berperingkat, yang mencakup harga dan kuantitas untuk setiap catatan biaya. Ini adalah dasar untuk apa yang Anda lihat di Cost Management, tetapi kami akan membahasnya nanti. Pada akhir bulan, kredit diterapkan dan faktur diterbitkan. Proses dimulai 72 jam setelah periode penagihan Anda berakhir, yang biasanya merupakan hari terakhir bulan kalender untuk sebagian besar akun. Misalnya, jika periode penagihan Anda berakhir pada 31 Maret, biaya akan diselesaikan pada 4 April tengah malam.

Penting

Kredit diterapkan seperti kartu hadiah atau alat pembayaran lainnya sebelum faktur dibuat. Meskipun status kredit dilacak saat biaya baru mengalir ke alur data, kredit tidak secara eksplisit diterapkan pada biaya ini hingga akhir bulan.

Semuanya hingga saat ini membentuk proses penagihan. Di sinilah biaya diselesaikan, diskon diterapkan, dan faktur diterbitkan. Pemilik akun penagihan dan profil penagihan mungkin terbiasa dengan proses ini sebagai bagian dari pengalaman Penagihan dalam portal Azure atau pusat admin Microsoft 365. Pengalaman Penagihan memungkinkan Anda meninjau kredit, mengelola alamat penagihan dan metode pembayaran, membayar faktur, dan banyak lagi – segala sesuatu yang terkait dengan mengelola hubungan penagihan Anda dengan Microsoft.

Setelah diskon diterapkan, detail biaya kemudian mengalir ke Cost Management, di mana:

  • Model deteksi anomali mengidentifikasi anomali setiap hari berdasarkan penggunaan yang dinormalisasi (bukan penggunaan berperingkat).
  • Mesin alokasi biaya menerapkan pewarisan tag dan membagi biaya bersama.
  • Laporan biaya dan penggunaan AWS ditarik berdasarkan konektor apa pun untuk AWS yang mungkin telah Anda konfigurasi.
  • Rekomendasi biaya Azure Advisor ditarik untuk mengaktifkan wawasan penghematan biaya untuk langganan dan grup sumber daya.
  • Pemberitahuan biaya dikirim untuk anggaran, anomali, pemberitahuan terjadwal, dan lainnya berdasarkan pengaturan yang dikonfigurasi.

Terakhir, detail biaya tersedia dari analisis biaya di portal Azure dan diterbitkan ke akun penyimpanan Anda melalui ekspor terjadwal.

Bagaimana Cost Management dan Billing berhubungan

Cost Management adalah seperangkat alat FinOps yang memungkinkan Anda menganalisis, mengelola, dan mengoptimalkan biaya Anda.

Penagihan menyediakan semua alat yang Anda butuhkan untuk mengelola akun penagihan dan membayar faktur.

Cost Management tersedia dari dalam pengalaman Penagihan. Ini juga tersedia dari setiap langganan, grup sumber daya, dan grup manajemen di portal Azure. Ketersediaannya adalah untuk memastikan semua orang memiliki visibilitas penuh ke dalam biaya yang menjadi tanggung jawab mereka. Dan, sehingga mereka dapat mengoptimalkan beban kerja mereka untuk memaksimalkan efisiensi. Cost Management juga tersedia secara independen untuk menyederhanakan proses pengelolaan biaya di beberapa akun penagihan, langganan, grup sumber daya, dan grup manajemen.

Diagram memperlihatkan bagaimana organisasi penagihan berkaitan dengan Cost Management.

Data apa yang disertakan dalam Cost Management and Billing?

Dalam pengalaman Penagihan, Anda dapat mengelola semua produk, langganan, dan pembelian berulang yang Anda gunakan; meninjau kredit dan komitmen Anda; dan melihat dan membayar faktur Anda. Faktur tersedia secara online atau sebagai PDF dan mencakup semua biaya yang ditagih dan pajak yang berlaku. Kredit diterapkan ke jumlah total faktur saat faktur dibuat. Proses faktuasi ini terjadi secara paralel dengan pemrosesan data Cost Management, yang berarti Cost Management tidak termasuk kredit, pajak, dan beberapa pembelian, seperti biaya dukungan di akun non-Perjanjian Pelanggan Microsoft (MCA).

Langganan Penyedia Solusi Cloud (CSP) dan sponsor klasik tidak didukung di Cost Management. Langganan ini akan didukung setelah mereka beralih ke MCA.

Untuk informasi selengkapnya tentang penawaran yang didukung, data apa yang disertakan, atau bagaimana data direfresh dan disimpan dalam Cost Management, lihat Memahami data Cost Management.

Mengelola akun penagihan dan faktur Anda

Microsoft memiliki beberapa jenis akun penagihan. Setiap jenis memiliki pengalaman yang sedikit berbeda untuk mendukung aspek unik akun penagihan. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Akun dan cakupan penagihan.

Anda menggunakan tugas manajemen akun penagihan untuk:

  • Lihat faktur dan lakukan pembayaran.
  • Konfigurasikan alamat penagihan dan nomor PO Anda.
  • Membuat dan mengatur langganan ke dalam departemen atau profil penagihan.
  • Perbarui atau batalkan produk yang telah Anda beli.
  • Aktifkan akses ke Penawaran Cost Management, Reservasi, dan Marketplace.
  • Melihat perjanjian, kredit, dan komitmen.

Manajemen untuk langganan Penyedia Solusi Cloud (CSP) klasik dan sponsor klasik tidak tersedia dalam pengalaman Penagihan atau Cost Management karena ditagih secara berbeda.

Melaporkan dan menganalisis biaya

Cost Management and Billing mencakup beberapa alat untuk membantu Anda memahami, melaporkan, dan menganalisis biaya Microsoft Cloud dan AWS yang ditagih.

  • Analisis biaya adalah alat untuk eksplorasi biaya ad-hoc. Dapatkan jawaban cepat dengan wawasan dan analitik yang ringan. Power BI adalah solusi tingkat lanjut untuk membangun dasbor yang lebih luas dan laporan kompleks atau menggabungkan biaya dengan data lain. Power BI tersedia untuk akun penagihan dan profil tagihan.
  • Ekspor dan API Detail Biaya memungkinkan Anda mengintegrasikan detail biaya ke dalam sistem eksternal atau proses bisnis.
  • Halaman Kredit menunjukkan saldo kredit atau komitmen prabayar yang tersedia. Mereka tidak termasuk dalam analisis biaya.
  • Halaman Faktur menyediakan daftar semua biaya yang ditagih sebelumnya dan status pembayarannya untuk akun penagihan Anda.
  • Konektor untuk AWS memungkinkan Anda menyerap detail biaya AWS ke Azure untuk memfasilitasi pengelolaan biaya Azure dan AWS bersama-sama. Setelah dikonfigurasi, konektor juga memungkinkan kemampuan lain, seperti anggaran dan pemberitahuan terjadwal.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mulai menggunakan Cost Management dan Pelaporan penagihan.

Mengatur dan mengalokasikan biaya

Mengatur dan mengalokasikan biaya sangat penting untuk memastikan faktur dirutekan ke unit bisnis yang benar dan dapat dibagi lebih lanjut untuk penagihan internal, juga dikenal sebagai penagihan balik. Cost Management dan Billing menawarkan opsi berikut untuk mengatur sumber daya dan langganan:

  • Profil penagihan MCA dan bagian faktur digunakan untuk mengelompokkan langganan ke dalam faktur. Setiap profil penagihan mewakili faktur terpisah yang dapat ditagih ke unit bisnis yang berbeda dan setiap bagian faktur disegmentasi secara terpisah dalam faktur tersebut. Anda juga dapat melihat biaya dengan profil penagihan atau bagian faktur dalam analisis biaya.
  • Departemen EA dan akun pendaftaran secara konseptual mirip dengan bagian faktur, sebagai grup langganan, tetapi tidak diwakili dalam faktur PDF. Namun, mereka disertakan dalam detail biaya yang mendukung setiap faktur. Anda juga dapat melihat biaya berdasarkan departemen atau akun pendaftaran dalam analisis biaya.
  • Grup manajemen juga memungkinkan pengelompokan langganan bersama-sama, tetapi menawarkan beberapa perbedaan utama:
    • Akses grup manajemen diwariskan ke langganan dan sumber daya.
    • Grup manajemen dapat dilapisi ke dalam beberapa tingkat dan langganan dapat ditempatkan di tingkat apa pun.
    • Grup manajemen tidak disertakan dalam detail biaya.
    • Semua biaya historis dikembalikan untuk grup manajemen berdasarkan langganan yang saat ini berada dalam hierarki tersebut. Saat langganan bergerak, semua biaya historis bergerak.
    • Grup manajemen didukung oleh Azure Policy dan dapat memiliki aturan yang ditetapkan untuk mengotomatiskan pelaporan kepatuhan untuk strategi tata kelola biaya Anda.
  • Langganan dan grup sumber daya adalah tingkat terendah di mana Anda dapat mengatur solusi cloud Anda. Di Microsoft, setiap produk – terkadang bahkan terbatas pada satu wilayah – dikelola dalam langganannya sendiri. Ini menyederhanakan tata kelola biaya tetapi membutuhkan lebih banyak overhead untuk manajemen langganan. Sebagian besar organisasi menggunakan langganan untuk unit bisnis dan memisahkan dev/test dari produksi atau lingkungan lain, lalu menggunakan grup sumber daya untuk produk tersebut. Ini mempersulit manajemen biaya karena pemilik grup sumber daya tidak memiliki cara untuk mengelola biaya di seluruh grup sumber daya. Di sisi lain, ini adalah cara mudah untuk memahami siapa yang bertanggung jawab atas sebagian besar biaya berbasis sumber daya. Perlu diingat bahwa tidak semua biaya berasal dari sumber daya dan beberapa tidak memiliki grup sumber daya atau langganan yang terkait dengannya. Ini juga berubah saat Anda pindah ke akun penagihan MCA.
  • Tag sumber daya adalah satu-satunya cara untuk menambahkan konteks bisnis Anda sendiri ke detail biaya dan mungkin merupakan cara paling fleksibel untuk memetakan sumber daya ke aplikasi, unit bisnis, lingkungan, pemilik, dll. Untuk informasi selengkapnya, lihat Bagaimana tag digunakan dalam data biaya dan penggunaan untuk batasan dan pertimbangan penting.

Selain mengatur sumber daya dan langganan menggunakan hierarki langganan dan metadata (tag), Cost Management juga menawarkan kemampuan untuk memindahkan atau membagi biaya bersama melalui aturan alokasi biaya. Alokasi biaya tidak mengubah faktur. Alokasi biaya hanya memindahkan biaya dari satu langganan, grup sumber daya, atau tag ke langganan, grup sumber daya, atau tag lain. Tujuan dari alokasi biaya adalah untuk membagi dan memindahkan biaya bersama untuk mengurangi overhead. Dan, untuk melaporkan dengan lebih akurat di mana biaya pada akhirnya berasal (meskipun secara tidak langsung), yang seharusnya mendorong akuntabilitas yang lebih lengkap. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengalokasikan biaya Azure.

Cara Anda mengatur dan mengalokasikan biaya memainkan peran besar dalam bagaimana orang-orang dalam organisasi Anda dapat mengelola dan mengoptimalkan biaya. Pastikan untuk merencanakan ke depan dan mengunjungi kembali strategi alokasi Anda setiap tahun.

Memantau biaya dengan pemberitahuan

Cost Management and Billing menawarkan berbagai jenis email dan pemberitahuan untuk memberi Tahu Anda dan membantu Anda mengelola akun dan biaya yang dikeluarkan secara proaktif.

  • Pemberitahuan anggaran memberi tahu penerima ketika biaya melebihi jumlah biaya atau prakiraan yang telah ditentukan sebelumnya. Anggaran dapat divisualisasikan dalam analisis biaya dan tersedia di setiap cakupan yang didukung oleh Cost Management. Anggaran grup langganan dan sumber daya juga dapat dikonfigurasi untuk memberi tahu grup tindakan untuk mengambil tindakan otomatis guna mengurangi atau bahkan menghentikan biaya lebih lanjut.
  • Pemberitahuan anomali memberi tahu penerima ketika perubahan penggunaan harian yang tidak terduga telah terdeteksi. Bisa berupa lonjakan atau mencekam. Deteksi anomali hanya tersedia untuk langganan dan dapat dilihat dalam tampilan pintar analisis biaya. Pemberitahuan anomali dapat dikonfigurasi dari halaman pemberitahuan biaya.
  • Pemberitahuan terjadwal memberi tahu penerima tentang biaya terbaru pada jadwal harian, mingguan, atau bulanan berdasarkan tampilan biaya yang disimpan. Email pemberitahuan menyertakan representasi bagan visual tampilan dan dapat secara opsional menyertakan file CSV. Tampilan dikonfigurasi dalam analisis biaya, tetapi penerima tidak memerlukan akses ke biaya untuk melihat email, bagan, atau CSV tertaut.
  • Pemberitahuan saldo komitmen EA secara otomatis dikirim ke kontak pemberitahuan apa pun yang dikonfigurasi pada akun penagihan EA saat saldo 90% atau 100% digunakan.
  • Pemberitahuan faktur dapat dikonfigurasi untuk profil penagihan MCA dan langganan Program Layanan Online Microsoft (MOSP). Untuk detailnya, lihat Menampilkan dan mengunduh faktur Azure Anda.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Memantau penggunaan dan pengeluaran dengan pemberitahuan biaya.

Mengoptimalkan biaya

Microsoft menawarkan berbagai alat untuk mengoptimalkan biaya Anda. Beberapa alat ini tersedia di luar pengalaman Cost Management dan Billing, tetapi disertakan untuk kelengkapan.

  • Ada banyak layanan gratis yang tersedia di Azure. Pastikan untuk memperhatikan batasannya dengan ketat. Layanan yang berbeda gratis tanpa batas waktu, selama 12 bulan, atau 30 hari. Beberapa bebas hingga jumlah penggunaan tertentu dan beberapa mungkin memiliki dependensi pada layanan lain yang tidak gratis.
  • Kalkulator harga Azure adalah tempat terbaik untuk memulai saat merencanakan penyebaran baru. Anda dapat mengubah banyak aspek penyebaran untuk memahami bagaimana Anda akan dikenakan biaya untuk layanan tersebut dan mengidentifikasi SKU/opsi mana yang akan membuat Anda berada dalam kisaran harga yang Anda inginkan. Untuk informasi selengkapnya tentang harga untuk setiap layanan yang Anda gunakan, lihat detail harga.
  • Rekomendasi biaya Azure Advisor harus menjadi pemberhentian pertama Anda ketika tertarik untuk mengoptimalkan sumber daya yang ada. Rekomendasi Advisor diperbarui setiap hari dan didasarkan pada pola penggunaan Anda. Advisor tersedia untuk langganan dan grup sumber daya. Pengguna grup manajemen juga dapat melihat rekomendasi tetapi harus memilih langganan yang diinginkan. Pengguna penagihan hanya dapat melihat rekomendasi untuk langganan yang dapat mereka akses sumber dayanya.
  • Paket penghematan Azure menghemat uang Anda saat Anda memiliki penggunaan sumber daya komputasi Azure yang konsisten. Paket penghematan dapat secara signifikan mengurangi biaya sumber daya Anda hingga 65% dari harga bayar sesuai pemakaian.
  • Reservasi Azure membantu Anda menghemat hingga 72% dibandingkan dengan tarif bayar sesuai penggunaan dengan melakukan pra-penerapan ke jumlah penggunaan tertentu untuk durasi waktu yang ditetapkan.
  • Azure Hybrid Benefit membantu Anda mengurangi biaya secara signifikan dengan menggunakan Windows Server lokal dan lisensi SQL Server atau langganan RedHat dan SUSE Linux di Azure.

Untuk opsi lain, lihat Manfaat dan insentif Azure.

Langkah berikutnya

Sekarang setelah Anda memahami Cost Management + Billing, langkah selanjutnya adalah mulai menggunakan layanan ini.