Perencanaan implementasi Power BI: Menghentikan dan mengarsipkan konten

Nota

Artikel ini adalah bagian dari seri perencanaan implementasi Power BI dari artikel. Seri ini berfokus pada perencanaan untuk menerapkan pengalaman Power BI di dalam Microsoft Fabric. Lihat pengantar seri.

Artikel ini membantu Anda menghentikan dan mengarsipkan konten di akhir siklus hidupnya. Artikel ini terutama ditargetkan pada:

• Administrator Fabric: Para administrator yang bertanggung jawab mengawasi Fabric dalam organisasi. Administrator Fabric mungkin perlu berkolaborasi dengan administrator lain, seperti mereka yang mengawasi Microsoft 365 atau Azure DevOps.
• Tim Pusat Keunggulan (COE) dan BI: Tim yang bertanggung jawab untuk mengawasi Power BI di organisasi. Tim ini termasuk pembuat keputusan yang memutuskan cara mengelola siklus hidup konten Power BI.
• Tim operasi data: Tim yang bertanggung jawab untuk mengawasi manajemen siklus hidup solusi data perusahaan. Tim ini dapat mencakup manajer rilis, yang menangani siklus hidup rilis konten, dan teknisi yang membuat dan mengelola komponen yang diperlukan untuk menggunakan dan mendukung manajemen siklus hidup secara efektif.
• Pembuat konten dan pemilik konten: Pengguna yang membuat konten yang ingin mereka terbitkan ke portal Fabric untuk dibagikan dengan orang lain. Individu-individu ini bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup konten Power BI yang mereka buat.

Manajemen siklus hidup terdiri dari proses dan praktik yang Anda gunakan untuk menangani konten dari pembuatannya hingga penghentian akhirnya. Pada tahap kelima manajemen siklus hidup, Anda mendukung dan memantau konten, yang melibatkan pengguna pendukung dan konten yang diterbitkan untuk memfasilitasi adopsi dan mengatasi masalah. Akhirnya, Anda akan sampai ke tahap keenam dan akhir siklus hidup konten, di mana Anda mungkin mengidentifikasi konten yang tidak lagi digunakan atau diperlukan. Pada tahap terakhir ini, Anda pensiun dan mengarsipkan konten.

Melakukan pensiun dan pengarsipan konten adalah penting setelah konten tersebut memenuhi tujuannya. Ini memastikan bahwa sumber daya tidak menyia-nyiakan konten pendukung yang tidak diperlukan, dan memudahkan pembuat konten dan administrator untuk mengawasi konten yang diperlukan. Ketika Anda menghentikan dan mengarsipkan konten di akhir siklus hidupnya, ini membantu Anda meningkatkan tata kelola dan efisiensi, karena Anda memfokuskan upaya dan sumber daya pada konten yang relevan dan area aktif penyewa Anda.

Gambar berikut menggambarkan siklus hidup konten Power BI, menyoroti tahap enam, tempat Anda menghentikan dan mengarsipkan konten.

Nota

Untuk gambaran umum manajemen siklus hidup konten, lihat artikel pertama dalam seri ini.

Akhirnya, konsumen mungkin tidak lagi membutuhkan atau menggunakan konten. Mungkin ada banyak alasan, seperti konten pengganti yang disebarkan, tujuan bisnis yang berbeda, atau mengubah prioritas.

Menghentikan konten membantu Anda mengatur Power BI dengan cara yang berbeda.

• Lebih sedikit item mengurangi kekacauan dan menjaga lingkungan Anda lebih mudah dikelola. Lebih sedikit item juga membantu pengguna menavigasi konten aktif, dan lebih mudah dipertahankan.
• Menghapus item yang tidak digunakan mengurangi kebingungan bagi konsumen tentang konten apa yang harus mereka gunakan.
• Audit menjadi lebih mudah ketika difokuskan pada konten aktif. Itu terutama berlaku ketika Anda mengaudit peran dan izin keamanan.
• Memiliki lebih sedikit item berpotensi mengoptimalkan penggunaan kapasitas karena sumber daya tidak akan digunakan secara tidak sengaja.

Memutuskan kapan dan bagaimana Anda akan menghentikan konten

Anda harus mengevaluasi pola penggunaan secara teratur di organisasi saat Anda melakukan aktivitas audit dan pemantauan untuk mengidentifikasi konten kandidat yang dapat Anda hentikan. Langkah-langkahnya dikenal sebagai aktivitas pembersihan konten. Aktivitas pembersihan konten adalah tindakan yang dijadwalkan secara teratur yang Anda ambil untuk mensurvei konten, sedangkan penghentian konten adalah apa yang terjadi ketika Anda memutuskan untuk menonaktifkan konten di akhir siklus hidupnya. Tergantung pada volume item yang diterbitkan di lingkungan pengguna Anda, Anda mungkin melakukan aktivitas ini secara lebih teratur, seperti triwulanan atau bulanan.

Petunjuk / Saran

Audit pada tingkat penyewa dan pemantauan pada tingkat penyewa adalah aktivitas utama untuk membantu Anda memutuskan kapan konten harus diakhiri.

Merencanakan aktivitas pembersihan konten

Pertimbangan dan keputusan utama berikut harus dibuat ketika Anda ingin menganalisis konten Anda untuk mengidentifikasi apa yang dapat dihentikan dan diarsipkan.

• Pilih cakupan analisis: Aktivitas pembersihan konten dapat dilakukan di tingkat penyewa. Namun, juga umum melakukan analisis di tingkat ruang kerja, kapasitas, atau domain. Dengan begitu, Anda dapat membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan kebutuhan tertentu atau populasi pengguna. Misalnya, administrator ruang kerja dapat bertanggung jawab atas aktivitas pembersihan konten reguler ruang kerja yang mereka kelola.
• Tentukan jendela waktu untuk konten tertentu: Pertimbangkan jendela waktu apa yang relevan untuk konten yang Anda analisis. Meskipun Anda mungkin memiliki jendela waktu standar (seperti tidak ada penggunaan dalam waktu tiga bulan), mungkin sulit untuk menggunakan pedoman yang sama dalam setiap situasi. Pertimbangkan contoh berikut.
  • Jendela waktu 3 bulan standar: Ruang kerja untuk tim penjualan diciptakan untuk melacak bonus triwulanan. Jika tidak ada penggunaan dalam tiga bulan terakhir, seluruh ruang kerja adalah kandidat untuk dihentikan.
  • Jendela waktu 1 bulan yang lebih pendek: Laporan operasional dengan angka penjualan harian ditujukan untuk penggunaan harian atau mingguan yang sering. Jika belum digunakan dalam satu bulan terakhir, laporan tersebut adalah kandidat untuk dihapus.
  • Jendela waktu 1 tahun yang lebih lama: Model semantik diproduksi oleh IT setahun sekali untuk memberikan laporan untuk auditor eksternal. Meskipun tidak memiliki penggunaan dalam beberapa bulan terakhir, sangat penting untuk menjaga model semantik. Dalam situasi ini, jendela waktu lebih dari satu tahun dibenarkan sebelum menjadikannya kandidat untuk pensiun.
  • Pengecualian tanpa jendela waktu: Kartu skor yang berisi indikator kinerja utama (KPI) organisasi utama digunakan sesekali oleh eksekutif. Meskipun penggunaannya tidak konsisten dan memiliki beberapa penonton, konten khusus ini tidak akan dipertimbangkan untuk penghentian hanya berdasarkan penggunaan rendah.
• Membuat klasifikasi: Tentukan terminologi apa yang akan Anda gunakan secara konsisten. Buat definisi umum untuk mengklasifikasikan istilah seperti sering digunakan, digunakan secara aktif, sesekali digunakan, dan tidak digunakan. Pertimbangkan bagaimana Anda akan menerapkan persyaratan ini untuk menganalisis penggunaan konten dan tingkat aktivitas pengguna. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat klasifikasi.
• Pilih metrik penggunaan yang relevan: Dalam sebagian besar situasi, Anda harus mempertimbangkan beberapa metrik, termasuk total tampilan aktual untuk konten dan total pengguna aktual (pemirsa) konten. Pertimbangkan contoh berikut.
  • Jumlah tampilan yang tinggi: Satu laporan mungkin secara konsisten memiliki jumlah tampilan yang tinggi dari sejumlah kecil pengguna. Aktivitas ini mungkin mencerminkan skenario penggunaan BI pribadi dan BI tim .
  • Sejumlah besar pengguna: Laporan mungkin memiliki banyak pemirsa dari berbagai area di seluruh organisasi. Meskipun konten digunakan secara luas, tampilan aktual mungkin sporadis dan tidak konsisten. Aktivitas ini mungkin mencerminkan skenario penggunaan BI perusahaan .
  • Penampil potensial vs. aktual: Aplikasi Power BI atau laporan mungkin memiliki izin yang ditetapkan sehingga ada banyak pemirsa potensial. Namun, Anda mungkin hanya melihat penggunaan nyata dari sebagian kecil pemirsa potensial.
• Tentukan siapa yang akan melakukan analisis dan pembersihan penggunaan: Berdasarkan bagaimana kepemilikan dan manajemen konten ditangani di organisasi Anda, pertimbangkan siapa yang harus bertanggung jawab atas aktivitas pembersihan konten.

Setelah merencanakan cara melakukan analisis pembersihan konten, Anda selanjutnya harus mengidentifikasi konten apa yang akan Dihentikan.

Mengidentifikasi konten yang akan Anda hentikan

Pada titik ini, Anda telah merencanakan aktivitas pembersihan konten reguler, dan membuat beberapa pilihan dan keputusan utama tentang cara menganalisis konten di penyewa Anda. Sekarang saatnya untuk menganalisis pola penggunaan dan mengidentifikasi konten yang menjadi kandidat untuk dihapus. Biasanya, Anda ingin menemukan konten dengan penggunaan dan pemeliharaan yang rendah untuk diselidiki.

Pertimbangkan tindakan berikut untuk menemukan konten yang jarang digunakan dan tidak lagi dipertahankan.

• Menganalisis tampilan: Anda harus fokus pada jumlah tampilan untuk item visual, seperti laporan dan aplikasi.
  • Urutkan item menurut total tampilan di jendela waktu Anda (dijelaskan di bagian sebelumnya). Fokus pada menemukan item yang tidak digunakan atau hanya sesekali digunakan.
  • Analisis penggunaan terbaru berdasarkan jendela waktu Anda.
  • Periksa tren penurunan dibandingkan dengan periode waktu sebelumnya.
• Menganalisis kueri: Anda harus fokus pada kueri yang dikirimkan untuk item data, seperti model semantik.
  • Urutkan item menurut total kueri di jendela waktu Anda. Fokus pada menemukan konten yang tidak digunakan atau hanya sesekali digunakan.
  • Analisis penggunaan terbaru berdasarkan jendela waktu Anda.
  • Periksa tren penurunan dibandingkan dengan periode waktu sebelumnya.
• Menganalisis pemirsa: Terkadang, jumlah total penonton konten di jendela waktu Anda dapat relevan ketika juga dibandingkan dengan tampilan dan kueri.
  • Urutkan item menurut jumlah total penampil di jendela waktu Anda.
  • Saring pemirsa yang merupakan pembuat konten, pemilik, atau anggota tim dukungan sehingga Anda dapat fokus pada konsumen dengan aktivitas hanya melihat.
  • Saring keluar penonton yang telah menggunakan laporan penggunaan hanya sekali atau dua kali untuk mengamati efeknya pada tren penggunaan. Ada kemungkinan bahwa pengguna ini secara tidak sengaja membuka laporan.
• Menganalisis tanggal refresh: Untuk item data (seperti model semantik atau aliran data), periksa kapan terakhir kali konten di-refresh. Jika belum diperbarui baru-baru ini, hal itu mungkin mendukung kesimpulan bahwa item data tersebut sudah tidak digunakan lagi.
• Periksa tanggal pembaruan konten: Mungkin berguna untuk memeriksa kapan terakhir kali konten diperbarui atau diterbitkan ulang. Konten yang belum diperbarui baru-baru ini mendukung kemungkinan bahwa konten tersebut mungkin siap untuk dihentikan.
• Periksa dokumentasi: Sebelum secara eksklusif mengandalkan data statistik penggunaan, tinjau dokumentasi atau metadata apa pun yang tersedia.
  • Temukan dokumentasi yang ada untuk konten. Idealnya, laporan akan menyertakan halaman pengenalan untuk mendokumenkan penggunaan target dan audiens targetnya. Jenis informasi tersebut membantu pemirsa, dan sangat berguna ketika konten digunakan secara tidak teratur.
  • Tinjau metadata yang tersedia. Deskripsi ruang kerja dapat berisi informasi yang relevan tentang pola penggunaan yang dimaksudkan. Nama ruang kerja mungkin mencakup akhiran [Dev] atau [Test] yang akan memperjelas mengapa penggunaan sangat bervariasi.
• Berkomunikasi dengan pemilik konten: Saat Anda menemukan item yang dipertimbangkan untuk dihentikan, tanyakan tentang isi konten dengan kontak atau pemiliknya. Mereka mungkin memiliki wawasan lain tentang pola penggunaan yang diharapkan yang tidak mudah terlihat dari data statistik penggunaan. Terkadang Anda mungkin juga perlu berbicara dengan pakar subjek atau konsumen konten untuk memahami kebutuhan mereka di masa depan.

Petunjuk / Saran

Get Unused Artefacts as Admin REST API adalah salah satu cara untuk menemukan item yang tidak digunakan. Namun, ketahuilah bahwa API mencari riwayat 30 hari terakhir. Dalam kebanyakan situasi, Anda akan menginginkan jendela waktu yang lebih besar sehingga Anda dapat menganalisis tren dari waktu ke waktu. Untuk informasi selengkapnya, lihat Data aktivitas pengguna dan Inventaris penyewa.

Bersiap untuk menghentikan konten yang tidak digunakan

Pada titik ini, Anda telah mengidentifikasi konten yang menjadi kandidat bagus untuk dihentikan. Selanjutnya, Anda harus melakukan beberapa langkah persiapan sebelum mengarsipkan dan menghapusnya.

• Konfirmasikan cakupan item yang akan dihapus: Sebelum melanjutkan, pastikan Anda jelas tentang apa yang harus dihapus. Biasanya, ini adalah seluruh ruang kerja atau item individual tertentu (seperti model semantik dan laporan yang menggunakannya).
• Verifikasi dependensi: Analisis silsilah data dan lakukan analisis dampak untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah memperhitungkan semua dependensi. Misalnya, jika model semantik akan dihentikan, semua laporan yang bergantung padanya juga akan dihentikan.
• Identifikasi di mana konten akan diarsipkan: Sangat penting untuk memiliki cadangan, atau arsip, konten sebelum dihapus. Dengan begitu, Anda dapat memulihkannya nanti jika kebutuhan muncul. Penyimpanan arsip harus menjadi lokasi yang aman dengan tingkat izin minimum untuk memastikan bahwa pengguna tidak secara tidak sengaja menemukan dan menggunakan konten yang diarsipkan. Ada beberapa opsi untuk membuat arsip. Anda mungkin memiliki kontrol sumber di tempat (seperti integrasi Git). Atau Anda dapat memilih untuk mengunduh file terbaru dari layanan Power BI sebelum menghapusnya. Anda mungkin juga memiliki cadangan model semantik . Umumnya, Anda harus mempertimbangkan pengarsipan konten di repositori pusat tempat konten disimpan selama siklus hidupnya (seperti pustaka dokumen OneDrive atau SharePoint, atau repositori Git).
• Konfirmasi rencana pemulihan: Setelah Anda mengidentifikasi di mana konten akan diarsipkan (dijelaskan di titik sebelumnya), pertimbangkan apa proses Anda jika Anda menemukan bahwa Anda perlu memulihkan konten atau memutar kembali. Misalnya, Anda mungkin meminta administrator Fabric untuk memulihkan ruang kerja yang dihapus, asalkan dilakukan selama periode retensi. Atau Anda dapat memilih untuk menerbitkan ulang item tertentu dari arsip yang Anda buat. Lakukan pengujian rencana pemulihan Anda sehingga Anda yakin dapat mengandalkan prosesnya.
• Klarifikasi apakah persetujuan diperlukan: Bergantung pada konten dan proses Anda, Anda mungkin perlu mendapatkan persetujuan sebelum menghapus konten.
• Buat log perubahan: Jika pertanyaan muncul nanti, akan sangat membantu untuk memiliki dokumentasi untuk merujuk ke yang mencakup apa yang dihapus, kapan, mengapa, dan oleh siapa.
• Konfirmasikan siapa yang akan menangani penghapusan: Terkadang orang yang memutuskan untuk menghentikan konten bukanlah orang yang sama yang akan melakukan penghapusan. Verifikasi bahwa semua izin yang diperlukan diberikan.
  • Menghapus ruang kerja: Ada dua cara untuk menghapus seluruh ruang kerja. Setiap cara memerlukan izin yang berbeda.
    • Peran administrator ruang kerja sesuai ketika pengguna yang menangani penghapusan diizinkan untuk mengakses semua konten di ruang kerja.
    • Peran administrator Fabric sangat cocok untuk administrator penyewa yang tidak memerlukan akses langsung ke konten. Dalam hal ini, mereka akan melakukan penghapusan dari dalam portal admin.
  • Hapus satu item: Peran ruang kerja kontributor atau di atasnya diperlukan untuk menghapus item individual dari dalam ruang kerja.
• Konfirmasikan kapan harus melakukan penghapusan: Karena konten tidak digunakan secara aktif, tanggal dan waktu untuk menghapusnya seharusnya tidak menjadi masalah. Namun, untuk meminimalkan risiko, beberapa organisasi memiliki jendela perubahan yang disetujui.
• Berkomunikasi dengan pemilik konten: Beri tahu kontak atau pemilik bahwa konten akan diarsipkan dan dihapus. Biasanya, konsumen konten tidak perlu diberi tahu tentang konten yang tidak aktif. Meskipun komunikasi pengguna kadang-kadang mungkin tepat, perhatikan situasi ketika pengguna akan sangat tahan terhadap kehilangan konten yang tidak digunakan karena mereka tidak yakin apakah mereka akan membutuhkannya di masa depan.

Nota

Periode retensi untuk memulihkan ruang kerja kolaboratif mungkin berbeda dari ruang kerja pribadi. Pengaturan Tentukan periode retensi ruang kerja mengatur berapa lama konten dapat dipulihkan setelah dihapus. Untuk informasi selengkapnya, lihat Retensi ruang kerja.

Mengarsipkan dan menghapus konten yang tidak digunakan

Pada titik ini, Anda telah mengidentifikasi konten yang dapat dihentikan, dan mengambil langkah-langkah persiapan yang sesuai untuk menghapus dan mengarsipkannya. Dalam langkah terakhir ini, Anda menghapus konten. Ini melibatkan mengikuti keputusan dan rencana yang dijelaskan di bagian sebelumnya.

• Arsipkan konten ke lokasi yang aman: Ada beberapa cara untuk mencadangkan konten, dan memungkinkan Anda memulihkannya jika perlu (dijelaskan lebih lanjut di bagian sebelumnya).
• Hapus konten: Langkah terakhir adalah menghapus seluruh ruang kerja atau item individual, yang sesuai (dijelaskan lebih lanjut di bagian sebelumnya).

Daftar periksa - Saat berencana untuk menghentikan dan mengarsipkan konten, keputusan dan tindakan utama meliputi:

• Merencanakan aktivitas pembersihan konten: Tentukan apakah cakupan analisis akan berada di tingkat penyewa, tingkat domain, atau tingkat ruang kerja. Pertimbangkan juga siapa yang akan melakukan analisis penggunaan.
• Tentukan jendela waktu: Berdasarkan karakteristik konten tertentu, tentukan jendela waktu terbaik untuk mengidentifikasi kandidat untuk pensiun.
• Pilih metrik penggunaan: Pertimbangkan metrik penggunaan apa yang terkait dengan tampilan konten dan penonton yang paling penting untuk konten.
• Membuat klasifikasi: Tentukan klasifikasi apa yang akan Anda gunakan untuk memberi label konten secara konsisten saat menganalisis pola penggunaan.
• Menganalisis statistik penggunaan: Memeriksa tampilan, kueri, penonton, refresh, dan memperbarui aktivitas. Mengurutkan, memfilter, dan menganalisis data untuk menemukan item yang merupakan kandidat untuk pensiun.
• Berkomunikasi dengan pemilik: Hubungi pemilik konten untuk mengonfirmasi temuan Anda atau untuk mendapatkan wawasan tambahan tentang pola penggunaan yang diharapkan. Pastikan untuk mengoordinasikan aktivitas pengarsipan dan penghapusan dengan mereka.
• Menganalisis silsilah data dan melakukan analisis dampak: Menyelidiki dependensi. Konfirmasikan cakupan konten yang akan dihapus.
• Tentukan cara dan tempat mengarsipkan konten: Tentukan metode apa yang akan digunakan untuk mencadangkan konten.
• Verifikasi periode retensi ruang kerja: Lihat pengaturan Tentukan periode retensi ruang kerja tenant untuk memahami periode retensi untuk ruang kerja yang dihapus sebagaimana diatur dalam organisasi Anda.
• Konfirmasi dan uji rencana pemulihan: Rencanakan bagaimana Anda akan memulihkan konten dari arsip, jika diperlukan. Uji rencana pemulihan Anda untuk memastikannya dapat diandalkan.
• Verifikasi izin: Konfirmasikan bahwa izin yang diperlukan ditetapkan kepada pengguna atau administrator yang akan melakukan penghapusan.
• Arsipkan konten: Simpan cadangan konten di lokasi aman yang tidak dapat diakses oleh konsumen.
• Hapus konten: Hapus seluruh ruang kerja atau item individual, yang sesuai.

Konten terkait

Untuk pertimbangan, tindakan, kriteria pengambilan keputusan, dan rekomendasi lainnya untuk membantu Anda dengan implementasi Power BI Anda, lihat Perencanaan implementasi Power BI.