Nota OCR til að breyta PDF og myndaskrám í rafræn skjöl

Úr PDF-skjölum eða myndaskrám sem standa fyrir skjöl á innleið er hægt að láta ytri OCR-þjónustu (sjónræn stafakennsl) stofna rafræn skjöl sem hægt er að umbreyta í skráarfærslur í Business Central. Þegar reikningur berst frá lánardrottni á PDF-sniði er til dæmis hægt að senda hann til OCR-þjónustu af síðunni Skjöl á innleið.

Í stað þess að senda skrána frá síðunni Skjöl á innleið getur OCR-þjónustan boðið upp á möguleikann á því að vinna úr skrár sem framsendar eru á sérstakt netfang. Þá, þegar þú færð rafræna skjal aftur, er tengd færsla fyrir skjal á innleið búin til sjálfkrafa í Business Central.

Eftir nokkrar sekúndur mun OCR-þjónustuna senda unnar skrár á síðuna Skjöl á innleið sem færslu rafræns skjals sem getur verið umbreytt í innkaupareikning fyrir lánardrottin, sölureikning, kreditreikning eða færslubókarfærslu.

Vegna þess að OCR byggist á sjónrænum stafakennslum getur OCR-þjónustan túlkað bókstafi í PDF-skjali eða myndaskrám á rangan hátt, til dæmis fyrst þegar hún vinnur úr skjölum frá tilteknum lánardrottni. Hún túlkar merki fyrirtækisins hugsanlega ekki sem nafn lánardrottins eða mistúlkar heildarupphæð á kostnaðarkvittun vegna þess hvernig hún er sett upp. Til að forðast þessar villur fara fram, er hægt að leiðrétta villur í sérstakri útgáfu af síðunni Skjal á innleið. Leiðréttingar eru svo sendar aftur til OCR þjónustu til að þjálfa hana í að túlka sértákn og reiti rétt næst þegar það ferli PDF eða myndskjal fyrir sama lánardrottinn. Frekari upplýsingar má finna í Þjálfa OCR-þjónustu til að forðast villur.

Umferð skráa til og frá OCR-þjónustu er unnin af sérstakri verkraðarfærslu. Þessi verkröð er stofnuð sjálfkrafa þegar þú virkjar ytri OCR-þjónustutengingu. Frekari upplýsingar eru í Setja upp skjöl á innleið.

Athugasemd

OCR-eiginleikinn er í boði ytri veitu. Veljið uppfærslupakka sem er viðeigandi fyrir fyrirtækið og/eða landið/svæðið. Finndu þjónustu sem er samhæf Business Central og upplýsingar um eiginleika í boði á AppSource.microsoft.com.

Til að senda PDF eða myndaskrá til OCR þjónustu frá síðunni Skjöl á innleið

1. Veldu táknið, færa inn Skjöl á innleið og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Búið til nýja færslu fyrir skjal á innleið og hengið skrána við. Frekari upplýsingar eru í Stofna færslur skjala á innleið.

3. Á síðunni Skjöl á innleið, á veldu eina eða fleiri línur og veldu svo Senda í verkröð aðgerðina.

   Gildið í reitnum OCR-staða breytist í Tilbúið. Meðfylgjandi PDF eða myndaskrá er send til OCR þjónustu af verkröðinni samkvæmt áætlun, að því tilskildu að engar villur eru.

4. Að öðrum kosti skal velja á síðunni Skjöl á innleið eina eða fleiri línur og velja svo aðgerðina Senda til OCR-þjónustu til að senda skrárnar strax til úrvinnslu.

   Gildið í reitnum OCR-staða breytist í Sent ef engar villur hafa komið upp.

Til að senda PDF eða myndaskrá til OCR þjónustu með tölvupósti

Úr tölvupóstforritinu er hægt að framsenda tölvupóst til OCR-þjónustuveitanda með viðhengdu PDF-skjali eða myndaskrá. Upplýsingar um netfang til að senda á er að finna á vefsvæði OCR-þjónustuveitanda.

Fyrst að engin færsla skjals á innleið er til fyrir skrána verður ný færsla búin til sjálfkrafa á síðunni Skjöl á innleið síðunni þegar OCR-þjónustan sendir rafræna skjalið. Frekari upplýsingar eru í Stofna færslur skjala á innleið.

Athugasemd

Ef þú vinnur á töflu eða síma, getur þú sent skrána í OCR þjónustu eins fljótt og þú hefur tekið mynd af skjalinu, eða þú getur búið til skjal á innleið beint. Nánari upplýsingar eru í Búa til skjalafærslu á innleið með því að taka ljósmynd.

Til að taka á móti viðkomandi rafrænt skjal frá OCR-þjónusta

Rafrænt skjal sem er stofnaði af OCR-þjónustu úr PDF eða myndaskrá er sjálfkrafa mótteknar á síðunni skjöl á innleið af verkraðarfærslu sem er sett upp þegar þú virkjar OCR þjónustan.

Ef ekki eru notaðar verkraðir eða þú vilt taka á móti loknu OCR-skjali fyrr en áætlun verkraðar segir til um, er hægt að velja Móttöku úr OCR Þjónustu aðgerðina. Þessi valkostur fær öll skjöl sem eru kláruð af OCR-þjónustunni.

Athugasemd

Ef OCR þjónustan er stillt þannig að krafist er handvirka sannprófun fyrir unnin skjöl, þá mun reiturinn OCR Staða inihalda Bíður sannprófunar. Í því tilfelli skal framkvæma eftirfarandi skref til að skrá sig inn á OCR-þjónustusíðu til að sannreyna OCR-skjal handvirkt.

1. Í á reitnum OCR Stöðu er valið Bíður sannprófunar tengilinn.

2. Á OCR-þjónustu vefsvæðið skal skrá inn með skilríki OCR-þjónustureiknings. Frekari upplýsingar eru í Setja upp OCR-þjónustu.

   Upplýsingar um skjalið OCR birtist, þar sem sýndar eru bæði upprunalegt efni PDF skjalsins eða myndskrárinnar og afleidd OCR-gildi reita.

3. Farið yfir mismunandi gildi og breytið eða færið inn handvirkt gildi í reitina sem OCR-þjónusta hefur merkt sem óvissa.

4. Velja hnappinn Í lagi. OCR-vinnslunni er lokið og rafræna skjalið er sent á síðuna Skjöl á innleið í Business Central samkvæmt áætlun verkraðar.

5. Skref 2 til 4 eru endurtekin fyrir öll önnur OCR-skjöl til að sannprófa.

Nú er hægt að byrja að stofna færslur skjala fyrir móttekin rafrænar fylgiskjöl í Business Central, handvirkt eða sjálfvirkt. Nánari upplýsingar er að finna í næsta ferli. Einnig er hægt að tengja nýja færslu skjals á innleið við fyrirliggjandi bókað eða óbókað skjal þannig að upprunaskrá sé auðvelt að fá aðgang úr Business Central.

Stofna innkaupareikning út frá rafræna skjalinu mótteknu úr OCR

Eftirfarandi ferli sýnir hvernig á að stofna færslu innkaupareiknings úr reikningur lánardrottins sem var móttekin sem rafrænt skjal úr OCR-þjónustu. Ferlið er það sama þegar búið er til, til dæmis, færslubókarlína úr kostnaðarkvittun eða söluvöruskilapöntun frá viðskiptamanni.

Athugasemd

Lýsingin og nr. á stofnuðum skjalalínum verða aðeins fylltir út ef þú hefur fyrst varpað texta á OCR-skjali á reitunum tveimur í Business Central. Hægt er að gera þessa vörpun sem tilvísun vöru, fyrir skjalalínur af gerðinni vara. Frekari upplýsingar er að finna í Nota vörutilvísanir. Einnig er hægt að nota virknina Vörpun texta á reikning. Nánari upplýsingar er að finna í Varpa texta í skjali á innleið á tiltekinn lánardrottin, fjárhag eða bankareikning.

1. Velja skal línu fyrir skjal á innleið og svo Stofna skjal virknina.

Innkaupareikningur verður stofnaður í Business Central og byggist á upplýsingum í rafrænu skjali lánardrottins sem tekið var á móti frá OCR-þjónustu. Upplýsingar verða settar inn í nýja innkaupareikninginn byggt á vörpun sem hefur verið tilgreind sem tilvísun eða sem vörpun texta á reikning.

Allar villur við villuleit, sem tengjast gjarnan gölluðum eða skemmdum aðalgögnum í Business Central verða sýndar á flýtiflipanum Villuboð. Nánari upplýsingar eru í Meðhöndla villur þegar tekið er á móti rafrænum skjölum.

Til að varpa texta á tiltekinn lánardrottinn, fjárhag eða bankareikning

Fyrir skjal á innleið er yfirleitt notuð varpa texta á reikning aðgerð til að skilgreina að tilteknum texta á reikning lánardrottins sem var móttekinn frá OCR-þjónustu er varpað á tilteknum lánardrottnareikning. Í framhaldinu merkja allir hlutar lýsingar fyrir skjal á innleið sem er til sem vörpunartexti að reiturinn Lánardrottnanr. í skjalinu eða færslubókarlínum af gerðinni Fjárhagsreikningur fylltur út með lánardrottni sem um ræðir.

Til viðbótar við vörpun á lánardrottnareikning eða fjárhagsreikninga er einnig hægt að varpa texta á bankareikning. Þessi valkostur er gagnlegur til dæmis fyrir rafræn skjöl tengd útgjöldum sem eru nú þegar greidd þegar þú vilt stofna færslubókarlíni sem er tilbúin til að bóka á bankareikning.

1. Viðkomandi lína skjals á innleið er valin og svo aðgerðin Varpa Texta á reikning. Síðan vörpun texta á reikning opnast.

2. Í reitinn Vörpun texta skal slá inn þann texta sem kemur fram á reikningum lánardrottins sem á að búa til innkaupaskjöl eða færslubókarlínur fyrir. Hægt er að færa inn allt að 50 stafi.

3. Í Númer lánardrottins reitinn skal færa inn númer lánardrottins sem innkaupaskjal eða færslubókarlína verður stofnað fyrir.

4. Í reitinn Debetreikningsnúmer skal færa inn fjárhagsreikning af debetgerð sem verður settur inn á viðkomandi innkaupaskjal eða færslubókarlínu af gerðinni fjárhagsreikningur.

5. Í reitinn Kreditreikningsnúmer skal færa inn fjárhagsreikning af kreditgerð sem verður settur inn á viðkomandi innkaupaskjal eða færslubókarlínu af gerðinni fjárhagsreikningur.

   Athugasemd

   Ekki skal nota Upprunagerð stöðu og Upprunanúmer stöðu reitina í tengslum við skjöl á innleið. Þeir eru aðeins notaðir fyrir afstemmingu sjálfvirkra greiðslna. Frekari upplýsingar er að finna í Varpa texta um endurteknar greiðslur í reikninga fyrir sjálfvirka afstemmingu.

6. Endurtakið skref 2 til 5 fyrir allan texta í skjölum á innleið sem á búa sjálfkrafa til skjöl fyrir.

Hvernig á að: Meðhöndla villur við móttöku rafrænna skjala

1. Á síðunni Skjöl á innleið skal velja línuna fyrir rafrænt skjal sem var móttekið frá OCR-þjónustu með villum, gefið til kynna með gildinu Villa í reitnum OCR-staða.
2. Veldu breyta aðgerðina til að opna síðuna skjal á innleið .
3. Í Flýtiflipanum Villur og Viðvaranir skal velja skilaboðin og síðan valið á Opna Tengdar Skrá aðgerð.
4. Síðan sem inniheldur gölluð eða týnd gögn, t.d. viðskiptamannaspjald þar sem gildir vantar, opnast.
5. Leiðréttið villuna eða villurnar sem lýst er í hverju villuboðum.
6. Haldið áfram að vinna úr skjölum á innleið með því að velja aftur aðgerðina Stofna handvirkt.
7. Skref 5 til 6 eru endurtekin fyrir allar villur sem eftir eru þar til hægt er að taka á móti rafrænu skjali.

Þjálfa OCR-þjónustu til að forðast villur

Vegna þess að OCR byggist á sjónrænum stafakennslum getur OCR-þjónustan túlkað bókstafi í PDF-skjali eða myndaskrám á rangan hátt, til dæmis fyrst þegar hún vinnur úr skjölum frá tilteknum lánardrottni. Hún túlkar merki fyrirtækisins hugsanlega ekki sem nafn lánardrottins eða mistúlkar heildarupphæð á kostnaðarkvittun vegna þess hvernig hún er sett upp. Til að komast hjá því að slíkar villur berist áfram er hægt að leiðrétta gögn úr OCR-þjónustu og senda athugasemdirnar aftur til þjónustuaðilans.

Síðan OCR-gagnalreiðrétting, sem er opnuð af síðunni skjal á innleið, birtir reiti úr flýtiflipanum Fjárhagsupplýsingar í tveimur dálkum, einum þar sem hægt er að breyta OCR-gögnum og öðrum þar sem OCR-gögnin eru skrifvarin. Þegar hnappurinn Senda OCR-athugasemdir er valinn er innihald síðunnar OCR-gagnaleiðrétting sent OCR-þjónustunni. Næst þegar þjónustuaðilinn vinnur úr PDF-skjali eða myndaskrá sem inniheldur umrædd gögn verða leiðréttingarnar þínar notaðar til að bæta skjalaskráninguna.

1. Veldu táknið, færa inn Skjöl á innleið og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opnaðu færslu fyrir skjal á innleið sem inniheldur gögn sem berast frá OCR-þjónustu sem þú vilt leiðrétta.
3. Á síðunni Skjal á innleið skal velja aðgerðina leiðrétta OCR-gögn.
4. Á síðunni OCR-gagnalreiðrétting skal yfirskrifa gögnin í dálkinum sem hægt er að breyta fyrir hvern reit með rangt gildi.
5. Til að afturkalla leiðréttingar sem hafa verið gerðar síðan OCR-gagnaleiðrétting var opnuð skal velja aðgerðina Endurstilla OCR-gögn.
6. Til að senda leiðréttingar til OCR-þjónustu, veldu senda OCR-leiðréttingarathugasemdir aðgerðina.
7. Til að vista leiðréttingarnar skal loka síðunni OCR-gagnalreiðrétting.

Reitirnir í flýtiflipanum Fjárhagsupplýsingar á síðunni Skjal á innleið eru uppfærðir með öllum nýjum gildum sem færð voru ínn í skrefi 4.

Sjá einnig .

Stofna færslur skjala á innleið Stofna færslur yfir skjöl á innleið, beint úr skjölum og færslum Skjöl á innleið
Innkaup
Vinna með Business Central

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á