Nurodykite, kurie el. laiškai bus automatiškai sekami
Naudodami sinchronizavimą serveryje galite Dynamics 365 App for Outlook automatiškai kurti gautų pranešimų el. pašto veiklas "klientų įtraukimo" programose, pvz., "Dynamics 365 Sales", "klientų aptarnavimas", "Marketing", "Field Service" ir "Project Service Automation".
Pagal numatytuosius nustatymus sinchronizavimo procesas įvertina tik laiškus, esančius pašto dėžutės aplanke Gauta, kad būtų galima automatiškai sekti. El. laiškai, esantys aplanko Gauta poaplankyje, apdorojami tik tuo atveju, jei poaplankis sukonfigūruotas sekti aplanko lygiu, net jei prieš kitą sinchronizavimą perkeliate pranešimą atgal į aplanką Gauta. Sinchronizavimas serveryje seka gautą paskutinio išsiuntimo el. paštu datą. Per kitą sinchronizavimo ciklą jis vertina tik el. laiškus, gautus po tos datos ir laiko. Norėdami apdoroti el. laišką, kurio nebuvo aplanke Gauta, naudokite vieną iš šių parinkčių:
- Rankiniu būdu sekite el. laišką naudodami "Outlook" kategorijos stebėjimą arba Dynamics 365 App for Outlook.
- Pakeiskite pašto dėžutės įrašo datą Apdoroti el. laiškus nuo į ankstesnę datą nei tada, kai el. laiškas buvo gautas. Šį lauką turėsite įtraukti į pašto dėžutės įrašo formą, nes pagal numatytuosius nustatymus jis nematomas.
- Pasirinkite Testuoti &; Įgalinti pašto dėžutę pašto dėžutės įraše programoje Dynamics 365.
Vartotojai gali pasirinkti filtrą, kad nustatytų, kurie pranešimai stebimi kaip el. pašto veikla:
Visi el. laiškai: visi el. laiškai, kuriuos gauna naudotojas, Dynamics 365 stebimi kaip el. pašto veikla.
El. laiškai atsakymas el. paštu: tik atsakymai į sekamus pranešimus sekami kaip el. pašto veikla.
Ši parinktis įjungta pagal numatytuosius nustatymus. Išfiltravus el. laišką, sistema susieja atsakymą su sekamu pranešimu. Administratorius gali įjungti arba išjungti el. pašto koreliaciją skirtuke El. paštas , esančiame organizacijos lygio sistemos parametruose .
El. laiškai iš galimų klientų, kontaktų ir abonementų: kaip el. pašto veikla sekami tik tie pranešimai, kurie nukreipiami į potencialų klientą, kontaktą ar Dynamics 365 abonementą.
El. laiškai iš įrašų, kuriuose įgalintas el. paštas: pranešimai iš bet kurio įrašo, kuris nukreipiamas į Dynamics 365 el. pašto adresą, įskaitant pasirinktines lenteles, sekami kaip el. pašto veikla.
Jokių el. laiškų: jokie pranešimai, kuriuos vartotojas gauna, nėra automatiškai sekami kaip el. pašto veikla.
Šias parinktis galima nustatyti taip, kad automatiškai sektų išsiųstus elementus. Jie taip pat gali būti nustatyti veikti eilėse ir eilių pašto dėžutėse.
El. paštas, kurį vartotojas rankiniu būdu seka programoje "Outlook" naudodamas Dynamics 365 App for Outlook, aplanko lygio sekimą arba "Outlook" kategoriją , sinchronizuoja su Dynamics 365, neatsižvelgiant į filtro parinktį, kurią vartotojas nustatė automatiniam sekimui.
Norėdamas išjungti konkrečių vartotojų gaunamų pranešimų sekimą, administratorius pašto dėžutės formoje gali nustatyti Gaunamų el. laiškų reikšmę Nėra .
Pokalbių naudojimas el. laiškams sekti
Sinchronizavimas serveryje naudoja toliau nurodytą el. laiške esančią informaciją, kad nustatytų, ar ji koreliuoja su el. laišku, kuris sekamas naudojant Dynamics 365:
MessageId: unikaliai identifikuoja el. laišką. Jis paslėptas el. pašto programos vartotojo sąsajoje.
InReplyTo: yra MessageId , į kurį atsakoma el. laišku. Jis paslėptas el. pašto programos vartotojo sąsajoje.
Jei klientas atsako į el. laišką ir pakeičia temos eilutę, el. pašto programa gali pašalinti reikšmę InreplyTo iš atsakymo. Sinchronizavimas serveryje ir Dynamics 365 negali susieti atsakymo su ankstesniu el. laišku be jo. Darbalaukio versija Microsoft Outlook neleidžia pašalinti reikšmės InReplyTo , kai vartotojas atsako į el. laišką ir pakeičia temą.
"ConversationIndex": susieja pranešimą su el. pašto gija. Jis paslėptas el. pašto programos vartotojo sąsajoje.
Stebėjimo atpažinimo ženklas temoje: Dynamics 365 koncepcija, ji įspausta tiesiai į temos eilutę.
Temos žodžiai ir gavėjai: naudojamas išmanusis atitikimas, Dynamics 365 koncepcija, pagrįsta konfigūracija.
El. pašto koreliacijos logika eina per šias parinktis:
"InReplyTo" koreliacija: jei reikšmė "InReplyTo " atitinka el. laiško, kuris jau yra "Dynamics 365", "MessageId", naujasis el. laiškas susiejamas su esamu. Tai yra numatytasis, todėl rekomenduojame jo nekeisti. El. pašto koreliacija yra tiksli, be klaidingų teigiamų rezultatų.
Stebėjimo atpažinimo ženklo koreliacija: jei temoje yra stebėjimo prieigos raktas ir jis atitinka el. laiško, kuris jau yra Dynamics 365, stebėjimo žetoną, naujasis el. laiškas susiejamas su esamu. Ši parinktis įjungta pagal numatytuosius nustatymus. Stebėjimo žetonas yra matomas vartotojui ir gali būti pakeistas, o tai gali sukelti klaidingą koreliaciją.
Pokalbio rodyklė: Jei "ConversationIndex" atitinka el. laiško, kuris jau yra Dynamics 365, "ConversationIndex", naujasis el. laiškas susiejamas su esamu.
Išmanusis atitikimas: sistema ieško el. laiškų, kurie jau Dynamics 365, gavėjų ir temos eilutės žodžių. Jei jis randa vieną su panašiais gavėjais ir pakankamai atitinkančius temos žodžius, jis susieja du pranešimus. Nerekomenduojame šios parinkties, nes išmanusis atitikimas gali sukelti klaidingus teigiamus rezultatus. Tačiau jis pasiekiamas tuo atveju, jei reikia susieti el. laiškus, kurie nepriklauso tai pačiai pokalbio gijai.
Kaip nustatyti, ar ir kodėl el. laiškas buvo automatiškai sekamas
Visos organizacijos parametrai ir parametrai atskiriems vartotojams bei eilėms nustato , kurie el. laiškai yra automatiškai sekami. Galite naudoti lentelės El. paštas stulpelius, kad nustatytumėte, ar ir kodėl el. laiškas buvo automatiškai sekamas. Įtraukite juos į el. laiško rodinį Išplėstinė ieška, kad lengviau suprastumėte, kodėl el. laiškas buvo sekamas ir ar jis buvo susietas su anksčiau sektu el. laišku.
| Column | Aprašą |
|---|---|
| Priimantis objektas | Vartotojas arba eilė, kuri gavo el. laišką ir buvo sukonfigūruota automatiškai jį sekti. Pavyzdžiui, jei eilė pavadinimu Pardavimas, kuri sukonfigūruota sekti visus el. laiškus, gauna el. laišką, eilė Pardavimas laikoma priimančiu objektu. |
| Gaunanti pašto dėžutė | Pašto dėžutė, kuri buvo apdorota sinchronizuojant serveryje aptiko, kad el. laiške yra vartotojas arba eilė, sukonfigūruota automatiškai jį sekti. Jei OrgDBOrgSetting , vadinamas SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes, yra išjungtas (numatytasis parametras), šio stulpelio reikšmė gali skirtis nuo priimančio objekto. Pavyzdžiui, tarkime, kad Luisa Alves, kuri nustatyta automatiškai sekti atsakymus į esamus el. laiškus, gauna pranešimą. Pardavimo eilė, nustatyta sekti visus el. laiškus, gauna tą patį pranešimą. Sinchronizavimas serveryje gali pirmiausia apdoroti Luisos pašto dėžutę ir atpažinti, kad kitas gavėjas, "Sales", yra sukonfigūruotas automatiškai sekti el. laišką. Šiuo atveju priimantis objektas yra pardavimo eilė, o gaunanti pašto dėžutė yra Luisos pašto dėžutė. |
| Koreliacinės veiklos ID | Nurodo, ar el. laiškas buvo susietas su anksčiau sektu el. laišku. Pavyzdžiui, jei el. laiškas buvo išsiųstas iš Dynamics 365 ir atsakymas buvo automatiškai sekamas, atsakymo koreliacinės veiklos ID nurodys pradinį el. laišką. |
| Sąsajos metodas | Koreliacijos metodas, kuris buvo naudojamas automatiškai sekti el. laišką. Jis nepasiekiamas išplėstinėje ieškoje ar kituose rodiniuose ir formose, bet norėdami jį peržiūrėti galite naudoti žiniatinklio API. Naudokite šį URL formatą:https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Pavyzdžiui, jei jūsų Dynamics 365 URL yra https://contoso.crm.dynamics.com , o el. pašto ID yra fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, galite naudoti šį URL, kad peržiūrėtumėte koreliacijos metodą:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodNorėdami rasti el. laiško ID, atidarykite el. laišką žiniatinklio naršyklėje. ID yra viskas, kas yra URL &id= . Pavyzdyje tai buvo &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Koreliacijos metodo vertė yra sveikasis skaičius, atitinkantis konkretų koreliacijos metodą. Žiūrėkite lentelę, esančią el. laiško EntityType koreliacijos metodo skyriuje. Pavyzdžiui, reikšmė 3 nurodo, kad el. laiškas buvo susietas naudojant "InReplyTo" metodą. |
| Pirminis veiklos ID | Nurodo anksčiau sekamą el. laišką, jei dabartinis el. laiškas yra su juo susijęs. Tačiau stulpelis užpildomas tik tuo atveju, jei el. laiškas buvo susietas naudojant "InReplyTo" arba "ConversationIndex" metodą. Jei el. laiškas buvo susietas naudojant kitą metodą, pvz., stebėjimo prieigos raktą, pirminis veiklos ID yra tuščias. |
Automatinių atsakymų identifikavimas
Automatiškai sugeneruotus atsakymus į el. laiškus kartais gali suaktyvinti automatinės funkcijos. Pavyzdžiui, Microsoft Outlook automatinių atsakymų (išvykęs) funkciją galima nustatyti atsakyti į el. laiškus, kai gavėjas yra išvykęs. Šiuo metu sinchronizavimas serveryje aktyviai nevertina, ar gaunamas el. laiškas yra automatiškai sugeneruotas atsakymas, kai nustato, ar jis turėtų būti automatiškai sekamas.
Galite naudoti InternetMessageHeaders atributą lentelėje El. paštas , kad identifikuotumėte tokius automatiškai sugeneruotus atsakymus. Atributas InternetMessageHeaders užpildomas gaunamiems el. laiškams tik tuo atveju, jei el. laiške yra Auto-Submitted arba Reply-To antraščių. Šios antraštės reikšmės užfiksuotos JSON formatu.
Norėdami patikrinti atributo InternetMessageHeaders reikšmę, išanalizuokite JSON duomenis, kad pasiektumėte konkrečius antraščių pavadinimus ir reikšmes. Taip pat galite patikrinti, ar stulpelyje yra jus dominantis antraštės pavadinimas. Pavyzdžiui, jei InternetMessageHeaders stulpelyje yra Auto-Submitted, tai reiškia, kad el. laiškas buvo sugeneruotas automatiškai.
Šioje lentelėje pateikiama daugiau informacijos apie automatinių atsakymų antraštes.
| Antraštė | Aprašą | Pavyzdžiai |
|---|---|---|
| Automatiškai pateiktas | Jei ši antraštė yra, tai reiškia, kad el. laiškas yra automatinis atsakymas. Skirtingi el. pašto paslaugų teikėjai šiai antraštei gali naudoti skirtingas reikšmes. Daugiau informacijos: RFC - Rekomendacijos automatiniams atsakymams į elektroninį paštą. | "Gmail" - Auto-Submitted : auto-replied"Outlook" - Auto-Submitted : auto-generated |
| Atsakyti į | Jei ši antraštė yra, tai reiškia, kad el. laiške yra sąranka, į kurią reikia atsakyti. Šios antraštės reikšmėje bus rodomas atsakymo el. pašto adresas. Reikšmės formatas gali skirtis priklausomai nuo pašto paslaugų teikėjų ir kitų konfigūracijų. Daugiau informacijos: RFC – laukas Atsakyti. | Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”Reply-To : “<example@contoso.com>” |
Automatinė stulpelio "Regard" aibė
Stulpelis Dėl , esantis kiekviename el. pašto įraše, susieja vieną įrašą su kitu. Pavyzdžiui, el. laiškas gali būti susietas su galimybe, užsakymu ar atveju. Jei el. pašto įrašą kuriate arba naujinate rankiniu būdu, galite naudoti stulpelį Dėl , kad susietumėte el. laišką su įrašu bet kurioje lentelėje, kuri buvo nustatyta leisti veiklą.
Jei el. laiškas sekamas automatiškai, nes jis buvo susietas su anksčiau sektu el. laišku, stulpeliui Apie automatiškai priskiriama ta pati reikšmė kaip ir anksčiau sektam el. laiškui.
Kaip „klientų įtraukimo“ naudoja sekimo atpažinimo ženklus
Stebėjimo atpažinimo ženklas yra raidinė ir skaitmeninė eilutė, kurią sugeneruoja "customer engagement" programos ir kuri pridedama el. laiško temos eilutės pabaigoje. Jį naudojant randami el. pašto veiklą atitinkantys el. laiškai. Stebėjimo atpažinimo ženklo funkcija įjungta pagal numatytuosius nustatymus.
Sekimo atpažinimo ženklų struktūra
Pagal numatytuosius nustatymus "klientų įtraukimo" programose naudojama atpažinimo ženklų struktūra, kurią sudaro keturių simbolių priešvardis ir septynių skaitmenų identifikatorius.
Pateiktoje lentelėje nurodytos sekimo atpažinimo ženklų dalys ir pateikti aprašai.
| Dalis | Aprašą |
|---|---|
| Priešvardis | Konfigūruojama iš 1–20 simbolių. Numatytoji reikšmė yra CRM. Kiekvienoje organizacijoje arba kiekvienoje aplinkoje gali būti naudojamas unikalus priešvardis. Pavyzdžiui, kelių nuomotojų „klientų įtraukimo“ diegimo atveju, rekomenduojame, kad kiekviena organizacija sukonfigūruotų ir naudotų unikalų priešvardį. Jei pakeisite priešdėlį, ankstesnės priešdėlio reikšmės vis tiek bus palaikomos ir naudojamos el. laiškams susieti pagal ankstesnį priešdėlį. |
| Prisijungimo / atsijungimo žyminys | Senstelėjusi reikšmė, nurodanti, ar siųsdamas el. laišką vartotojas buvo neprisijungęs, ar prisijungęs. Šis skaitmuo nekonfigūruojamas. |
| Pagrindinis visuotinio diegimo sekimo numeris | Konfigūruojama nuo 0 iki 2,147,483,647. Numatytoji vertė yra 0. Naudojama kaip vartotojo skaičiaus skaitmenų pagrindinis skaičius. Pavyzdžiui, jei reikšmė yra 0 ir sukonfigūruoti trys vartotojo numerio skaitmenys, pirmojo vartotojo identifikatorius būtų 001. Jei reikšmė yra 500, pirmasis vartotojas bus 501. |
| Vartotojų numerių skaitmenų kiekis | Konfigūruojama nuo 1 iki 10. Numatytasis diapazonas yra trys skaitmenys. Ši reikšmė nustato, kiek skaitmenų naudoti, kai "klientų įtraukimo" programa priskiria skaitinį identifikatorių naudotojui, kuris sugeneravo el. pašto veiklą. |
| Papildančiojo laiškų skaitiklio skaitmenų kiekis | Konfigūruojama nuo 1 iki 9. Numatytasis diapazonas yra trys skaitmenys. Ši reikšmė nustato, kiek skaitmenų naudoti, kai "klientų įtraukimo" programa el. pašto veiklai priskiria skaitinį identifikatorių, o ne atskirus veiklos pranešimus. Pastaba: jei naudojate numatytąją reikšmę, kad sugeneruotumėte prieigos raktą su triženkliu skaičiumi, ji padidina skaičių iki 999 ir iš naujo pradeda numeruoti 000. Galite naudoti didesnį skaitmenų skaičių, kad sumažintumėte galimybę priskirti pasikartojančius žetonus aktyvioms el. pašto gijoms. |
Stebėjimo atpažinimo ženklų nustatymas arba įjungimas arba išjungimas
Nustatymų administravimo sistemos nustatymuose pasirinkite>skirtuką El. paštas>.
Srityje Konfigūruoti el. pašto koreliaciją įjunkite arba išjunkite stebėjimo atpažinimo ženklus ir pakeiskite numatytąją struktūrą.
Išmanusis gretinimas
Kai sinchronizavimas serveryje apdoroja gaunamą el. laišką, jis ištraukia temą, siuntėjo adresą ir gavėjų adresus ir naudoja juos bandydamas susieti el. pašto veiklą esamais įrašais. Šis koreliacijos procesas, dar vadinamas išmaniuoju atitikimu, naudoja šiuos kriterijus, kad gautų el. laiškų atitikimas atitiktų el. pašto veiklą:
- Temos atitikimas: priešdėlių, pvz., RE: arba Re:, ir raidžių didžiųjų ir mažųjų raidžių nepaisoma. Pavyzdžiui, dalykai "Re: hello " ir "Hello " laikomi rungtynėmis.
- Siuntėjo ir gavėjo atitiktis: sistema apskaičiuoja tikslų bendrų siuntėjo ir gavėjo el. pašto adresų skaičių.
Radusi atitiktis sistema parenka gaunamo el. laiško savininką ir objektą.
Išmanusis atitikimas yra išjungtas pagal numatytuosius nustatymus. Galite jį įjungti ir keisti išmaniojo atitikimo parametrus skirtuke El. paštas , esančiame organizacijos lygio sistemos nustatymuose .
Kaip veikia išmanusis atitikimas
Išmanusis gretinimas visiškai priklauso nuo esamo el. laiškų panašumo. Subjektas, siuntėjas ir gavėjai, įskaitant BCC ir CC gavėjus, nustato panašumą.
Kai el. laiškas siunčiamas iš Dynamics 365 arba gaunamas sekamas el. laiškas, sugeneruojami ir duomenų bazėje saugomi du maišos rinkiniai.
Temos maiša: el. laiško tema, kurioje gali būti Dynamics 365 atpažinimo ženklas, jei jis įjungtas sistemos nustatymuose, pašalinama iš triukšmingų žodžių, pvz., "RE:" ir "FW:", ir tada pažymima atpažinimo ženklu. Tada žetonai – žodžiai – yra maišomi, kad būtų sukurtos dalykinės maišos.
Gavėjų maišos: siuntėjų ir gavėjų sąraše analizuojami unikalūs el. pašto adresai. Kiekvienas unikalus el. pašto adresas sugeneruoja adreso maišą.
Sinchronizavimas serveryje ieško atitinkančių reikšmių saugomoje temoje ir gavėjo maišoje, kad rastų koreliaciją tarp gaunamo el. laiško ir siunčiamo el. laiško. Du el. laiškai yra susiję, jei juose yra toks pat temų maišos skaičius ir bent dvi atitinkančios gavėjų maišos.
Pastaba.
Kadangi organizacija siunčia ir gauna el. laiškus ilgą laiką, lentelėje EmailHash saugomi koreliacijos duomenys gali žymiai padidėti. Tai kartu su mažiau ribojančiais išmaniosios atitikties nustatymais arba įprastais temos ar gavėjo šablonais gali sumažinti išmaniosios atitikties nustatymo našumą. Kaip našumo optimizavimas, jei sistema aptiks didelį išteklių naudojimą atlikdama išmaniojo atitikimo operacijas, ji susies ankstesnių 90 dienų el. laiškus.
Išmaniai atitinkantys išplėstiniai nustatymai
HashFilterKeywords: paprastoji išraiška, naudojama triukšmui temos eilutėje filtruoti. Visi atitinkantys reguliariosios išraiškos egzemplioriai temos eilutėje pakeičiami tuščiomis eilutėmis prieš generuojant temos maišą.
Numatytoji reikšmė: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Nepaisyti bet kurio žodžio temos eilutės pradžioje, kuris baigiasi dvitaškiu (:). Pavyzdys.
Subjektas Nepaisomi žodžiai 1 Išbandyti -- 2 RE: bandymas Ats.: 3 FW: RE: bandymas FW: RE: Pagal numatytuosius nustatymus "Išvykęs:" nėra ignoruojamas, nes po pirmojo frazės žodžio "out" nėra dvitaškio (:). Norėdami nepaisyti šios frazės, pakeiskite įprastą išraišką taip:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: maksimalus maišos, sugeneruotos bet kuriai temai ar gavėjų sąrašui, skaičius.
Numatytoji reikšmė: 20
Jei subjektas po triukšmo slopinimo turi daugiau nei 20 žodžių, tik pirmieji 20 yra maišomi.
HashDeltaSubjectCount: didžiausias leidžiamas skirtumas tarp el. laiškų temos maišos skaičiaus, kurį reikia susieti.
Numatytoji reikšmė: 0
HashMinAddressCount: minimalus maišos skaičius atitinka gavėjų sąrašą, kad el. laiškai būtų susieti.
Numatytoji reikšmė: 2
Taip pat žr.
Peradresavimo pašto dėžutė ir atskiros pašto dėžutės
El. pašto adreso susiejimas su eilute