Automātiski izsekojamo e-pasta ziņojumu norādīšana

Izmantojot servera puses sinhronizāciju un Dynamics 365 App for Outlook varat automātiski izveidot e-pasta darbības saņemtajiem ziņojumiem klientu piesaistīšanas programmās, piemēram , Dynamics 365 Sales, klientu apkalpošana, Marketing, Field Service un Project Service Automation.

Pēc noklusējuma sinhronizācijas process automātiskai izsekošanai novērtē tikai tos ziņojumus, kas atrodas pastkastes mapē Iesūtne. E-pasta ziņojumi, kas atrodas iesūtnes apakšmapē, tiek apstrādāti tikai tad, ja apakšmape ir konfigurēta mapes līmeņa izsekošanai, pat ja pirms nākamās sinhronizācijas pārvietojat ziņojumu atpakaļ uz mapi Iesūtne. Servera puses sinhronizācija izseko saņemto pēdējās nosūtīšanas datumu, izmantojot e-pasta procesus. Nākamā sinhronizācijas cikla laikā tiek novērtēti tikai tie e-pasta ziņojumi, kas saņemti pēc šī datuma un laika. Lai apstrādātu e-pasta ziņojumu, kas nebija mapē Iesūtne, izmantojiet kādu no šīm opcijām:

• Manuāli izsekojiet e-pastu, izmantojot Outlook kategoriju izsekošanu vai Dynamics 365 App for Outlook.
• Mainiet opciju Apstrādāt e-pasta ziņojumus no datuma pastkastes ierakstā uz datumu, kas ir agrāks par e-pasta ziņojuma saņemšanas datumu. Šis lauks būs jāpievieno pastkastes ieraksta veidlapai, jo tas pēc noklusējuma nav redzams.
• Atlasiet Pārbaudīt un iespējot pastkasti pastkastes ierakstā programmā Dynamics 365.

Lietotāji var atlasīt filtru, lai noteiktu, kuri ziņojumi tiek izsekoti kā e-pasta darbība:

• Visi e-pasta ziņojumi: visi e-pasta ziņojumi, ko lietotājs saņem, tiek izsekoti programmā Dynamics 365 kā e-pasta darbība.

• E-pasta ziņojumi atbilde uz e-pastu: tikai atbildes uz izsekotajiem ziņojumiem tiek izsekotas kā e-pasta darbības.

  Šī opcija ir ieslēgta pēc noklusējuma. Sistēma korelē atbildi ar izsekotu ziņojumu pēc e-pasta filtrēšanas. Administrators var ieslēgt vai izslēgt e-pasta korelāciju organizācijas līmeņa sistēmas iestatījumu cilnē E-pasts .

• E-pasta ziņojumi no interesentiem, kontaktpersonām un uzņēmumiem: kā e-pasta darbības tiek izsekoti tikai tie ziņojumi, kas ir saistīti ar interesentu, kontaktpersonu vai uzņēmumu pakalpojumā Dynamics 365.

• E-pasta ziņojumi no ierakstiem, kuriem ir iespējots e-pasts: ziņojumi no jebkura ieraksta, kas atrisina e-pasta adresi programmā Dynamics 365, tostarp pielāgotas tabulas, tiek izsekoti kā e-pasta darbības.

• Nav e-pasta ziņojumu: neviens ziņojums, ko lietotājs saņem, netiek automātiski izsekots kā e-pasta darbības.

Šīs opcijas var iestatīt, lai automātiski izsekotu nosūtītos vienumus. Tos var arī iestatīt, lai tie darbotos rindās un rindu pastkastēs.

E-pasta ziņojums, ko lietotājs manuāli izseko programmā Outlook, izmantojot Dynamics 365 App for Outlook, mapes līmeņa izsekošanu vaiOutlook kategoriju , sinhronizē ar Dynamics 365 neatkarīgi no filtra opcijas, ko lietotājs ir iestatījis automātiskai izsekošanai.

Lai izslēgtu ienākošo ziņojumu izsekošanu konkrētiem lietotājiem, administrators veidlapā Pastkaste var iestatīt ienākošo e-pastu uz Nav .

Izmantojiet sarunas, lai izsekotu e-pasta ziņojumus

Servera puses sinhronizācija izmanto tālāk norādīto informāciju e-pasta ziņojumā, lai noteiktu, vai tā ir saistīta ar e-pasta ziņojumu, kas tiek izsekots programmā Dynamics 365.

• MessageId: unikāli identificē e-pasta ziņojumu. Tas ir paslēpts e-pasta lietotnes lietotāja interfeisā.

• InReplyTo: satur ziņojuma ID , uz kuru e-pasta ziņojums atbild. Tas ir paslēpts e-pasta lietotnes lietotāja interfeisā.

  Ja klients atbild uz e-pasta ziņojumu un maina tēmas rindiņu, e-pasta programma no atbildes var noņemt vērtību InReplyTo . Servera puses sinhronizācija un Dynamics 365 nevar korelēt atbildi ar iepriekšējo e-pasta ziņojumu bez tās. Datora Microsoft Outlook versija neļauj noņemt InReplyTo vērtību, kad lietotājs atbild uz e-pasta ziņojumu un maina tēmu.

• ConversationIndex: saista ziņojumu ar e-pasta pavedienu. Tas ir paslēpts e-pasta lietotnes lietotāja interfeisā.

• Izsekošanas marķieris tēmā: Dynamics 365 koncepcija, tas ir apzīmogots tieši tēmas rindiņā.

• Tēmas vārdi un adresāti: izmanto viedo atbilstību — Dynamics 365 koncepciju, kuras pamatā ir konfigurācija.

E-pasta korelācijas loģika šādā secībā izmanto šādas opcijas:

1. InReplyTo korelācija: ja InReplyTo vērtība atbilst tāda e-pasta ziņojuma MessageId , kas jau ir iekļauts programmā Dynamics 365, jaunais e-pasta ziņojums tiek korelēts ar esošo e-pasta ziņojumu. Tas ir noklusējums, un mēs iesakām to nemainīt. E-pasta korelācija ir precīza, bez viltus pozitīviem rezultātiem.

2. Izsekošanas marķiera korelācija: ja tēmā ir izsekošanas marķieris un tas atbilst tāda e-pasta ziņojuma izsekošanas marķierim, kas jau atrodas programmā Dynamics 365, jaunais e-pasta ziņojums tiek korelēts ar esošo e-pasta ziņojumu. Šī opcija ir ieslēgta pēc noklusējuma. Izsekošanas marķieris ir redzams lietotājam, un to var mainīt, kas var izraisīt nepatiesu korelāciju.

3. Sarunas indekss: Ja ConversationIndex atbilst tāda e-pasta ziņojuma ConversationIndex , kas jau ir iekļauts programmā Dynamics 365, jaunais e-pasta ziņojums ir saistīts ar esošo e-pasta ziņojumu.

4. Viedā atbilstība: sistēma meklē e-pasta ziņojumus, kas jau ir programmā Dynamics 365, adresātiem un vārdiem tēmas rindiņā. Ja tas atrod vienu ar līdzīgiem adresātiem un pietiekami atbilstošiem tēmas vārdiem, tas korelē abus ziņojumus. Mēs neiesakām šo opciju, jo viedā atbilstība var izraisīt aplami pozitīvus rezultātus. Tomēr tas ir pieejams gadījumā, ja jums ir jāsaista e-pasta ziņojumi, kas nepieder vienam un tam pašam sarunas pavedienam.

Kā noteikt, vai un kāpēc e-pasta ziņojums tika automātiski izsekots

Organizācijas mēroga iestatījumi un iestatījumi atsevišķiem lietotājiem un rindām nosaka , kuri e-pasta ziņojumi tiek automātiski izsekoti. Varat izmantot tabulas E-pasts slejas, lai noteiktu, vai un kāpēc e-pasta ziņojums tika izsekots automātiski. Pievienojiet tos e-pasta ziņojumu detalizētās atrašanas skatam, lai palīdzētu jums saprast, kāpēc e-pasta ziņojums tika izsekots un vai tas bija saistīts ar iepriekš izsekotu e-pasta ziņojumu.

Column	Apraksts
Pieņēmēja entītija	Lietotājs vai rinda, kas saņēma e-pasta ziņojumu un tika konfigurēta tā automātiskai izsekošanai. Piemēram, ja rinda ar nosaukumu Pārdošana, kas ir konfigurēta, lai izsekotu visus e-pasta ziņojumus, saņem e-pasta ziņojumu, tad rinda Pārdošana tiek uzskatīta par pieņemošo entītiju.
Saņēmēja pastkaste	Pastkaste, kas tika apstrādāta, kad servera puses sinhronizācija noteica, ka e-pasta ziņojumā ir lietotājs vai rinda, kas ir konfigurēta automātiskai tās izsekošanai. Ja OrgDBOrgSetting ar nosaukumu SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes ir izslēgts (noklusējuma iestatījums), šīs kolonnas vērtība var atšķirties no pārņēmējas entītijas. Piemēram, pieņemsim, ka Luisa Alves, kura ir iestatīta automātiski izsekot atbildes uz esošajiem e-pasta ziņojumiem, saņem ziņojumu. Pārdošanas rinda, kas ir iestatīta, lai izsekotu visus e-pasta ziņojumus, saņem to pašu ziņojumu. Servera puses sinhronizācija var vispirms apstrādāt Luisa pastkasti un atpazīt, ka cits adresāts, Sales, ir konfigurēts, lai automātiski izsekotu e-pasta ziņojumu. Šajā gadījumā pārņēmēja entītija ir rinda Pārdošana, bet saņemšanas pastkaste ir Luīzes rinda.
Korelētās darbības ID	Norāda, vai e-pasta ziņojums ir saistīts ar iepriekš izsekotu e-pasta ziņojumu. Piemēram, ja e-pasta ziņojums tika nosūtīts no Dynamics 365 un atbilde tika izsekota automātiski, atbildes korelētās darbības ID attiecas uz sākotnējo e-pasta ziņojumu.
Korelācijas metode	Korelācijas metode, kas tika izmantota, lai automātiski izsekotu e-pasta ziņojumu. Tas nav pieejams detalizētās atrašanas vai citiem skatiem un veidlapām, taču varat izmantot tīmekļa API, lai to skatītu. Izmantojiet šo URL formātu: https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Piemēram, ja jūsu Dynamics 365 vietrādis URL ir https://contoso.crm.dynamics.com un e-pasta ID ir fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, varat izmantot šo vietrādi URL, lai skatītu korelācijas metodi: https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod Lai atrastu e-pasta ziņojuma ID, atveriet to tīmekļa pārlūkprogrammā. ID ir viss pēc &id= URL. Piemērā tā bija &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5. Korelācijas metodes vērtība ir vesels skaitlis, kas atbilst konkrētai korelācijas metodei. Skatiet tabulu korelācijas metodes sadaļā e-pasta EntityType. Piemēram, vērtība 3 norāda, ka e-pasta ziņojums tika korelēts, izmantojot metodi InReplyTo.
Vecākelements Darbības ID	Attiecas uz iepriekš izsekotu e-pasta ziņojumu, ja pašreizējais e-pasta ziņojums ir ar to saistīts. Tomēr kolonna tiek aizpildīta tikai tad, ja e-pasta ziņojums ir korelēts, izmantojot metodi InReplyTo vai ConversationIndex. Ja e-pasta ziņojums tika korelēts, izmantojot citu metodi, piemēram, izsekošanas marķieri, vecākelements darbības ID ir tukšs.

Automātisko atbilžu identificēšana

Automātiski ģenerētas e-pasta atbildes dažreiz var aktivizēt automātiskās funkcijas. Piemēram, Microsoft Outlook funkciju Automātiskās atbildes (ārpus biroja) var iestatīt, lai atbildētu uz e-pasta ziņojumiem, kad adresāts ir prom. Pašlaik servera puses sinhronizācija aktīvi nenovērtē, vai ienākošais e-pasta ziņojums ir automātiski ģenerēts atbilde, nosakot, vai tas ir automātiski jāizseko.

Varat izmantot InternetMessageHeaders tabulas E-pasts atribūtu , lai identificētu šādas automātiski ģenerētas atbildes. Atribūts InternetMessageHeaders tiek aizpildīts ienākošajiem e-pasta ziņojumiem tikai tad, ja e-pasta ziņojumā ir Auto-Submitted iekļautas galvenes vai Reply-To galvenes. Šīs galvenes vērtības tiek tvertas JSON formātā.

Lai pārbaudītu atribūta InternetMessageHeaders vērtību, parsējiet JSON datus, lai piekļūtu konkrētiem galvenes nosaukumiem un vērtībām. Varat arī pārbaudīt, vai kolonnā ir jūs interesējošais galvenes nosaukums. Piemēram, ja InternetMessageHeaders kolonnā ir Auto-Submitted, tas nozīmē, ka e-pasta ziņojums tika ģenerēts automātiski.

Nākamajā tabulā ir sniegta papildinformācija par galvenēm automātiskajās atbildēs.

Virsraksts	Apraksts	Piemēri
Automātiski iesniegts	Ja šī galvene ir pieejama, tas nozīmē, ka e-pasta ziņojums ir automātiska atbilde. Dažādi e-pasta pakalpojumu sniedzēji šai galvenei var izmantot dažādas vērtības. Papildinformācija: RFC - ieteikumi automātiskai atbildēšanai uz elektronisko pastu.	Gmail - Auto-Submitted : auto-replied Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Atbildēt uz	Ja šī galvene ir redzama, tas nozīmē, ka e-pasta ziņojumam ir iestatīta atbilde uz to. Šīs galvenes vērtība parādīs atbildes e-pasta adresi. Vērtības formāts var atšķirties atkarībā no pasta pakalpojumu sniedzējiem un citām konfigurācijām. Papildinformācija: RFC — atbildes lauks.	Reply-To : “Test email <example@contoso.com>” Reply-To : “<example@contoso.com>”

Kolonnas "Par" automātiskā populācija

Katrā e-pasta ierakstā esošā kolonna Attiecībā uz saista vienu ierakstu ar citu. Piemēram, e-pasta ziņojums var būt saistīts ar iespēju, pasūtījumu vai pieteikumu. Ja manuāli veidojat vai atjaunināt e-pasta ierakstu, varat izmantot kolonnu Attiecībā uz, lai savienotu e-pasta ziņojumu ar ierakstu jebkurā tabulā, kas ir iestatīta, lai atļautu darbības.

Ja e-pasta ziņojums tiek izsekots automātiski, jo tas bija saistīts ar iepriekš izsekotu e-pasta ziņojumu, kolonnai Attiecībā uz automātiski tiek piešķirta tāda pati vērtība kā iepriekš izsekotajam e-pastam.

Informācijas par to, kā klientu piesaistīšanas programmas izmanto izsekošanas marķierus

Izsekošanas marķieris ir burtciparu virkne, ko ģenerē Customer Engagement programmas un pievieno e-pasta ziņojuma tēmas rindiņas beigās. Tas atrod atbilstības starp e-pasta ziņojumiem un e-pasta darbībām. Izsekošanas marķiera funkcija ir ieslēgta pēc noklusējuma.

Izsekošanas marķiera struktūra

Pēc noklusējuma klientu piesaistīšanas programmas izmanto marķiera struktūru, kas sastāv no četru rakstzīmju prefiksa un septiņu ciparu identifikatora.

Turpmāk ievietotajā tabulā ir uzskaitītas izsekošanas marķieru daļas un apraksti.

Daļa	Apraksts
Prefikss	Konfigurējams no 1 līdz 20 rakstzīmēm. Noklusējuma vērtība ir CRM. Prefikss var būt unikāls katrai organizācijai vai videi. Piemēram, izmantojot klientu piesaistīšanas programmas vairāku nomnieku izvietošanu, mēs iesakām katrai organizācijai konfigurēt un izmantot unikālu prefiksu. Ja maināt prefiksu, iepriekšējās prefiksa vērtības joprojām tiek saglabātas un izmantotas, lai korelētu e-pasta ziņojumus, pamatojoties uz iepriekšējo prefiksu.
Tiešsaistes/Bezsaistes apzīmējums	Mantota vērtība, kas norāda, vai, nosūtot e-pasta ziņojumu, lietotājs bija bezsaistē vai tiešsaistē. Šis cipars nav konfigurējams.
Izvietošanas bāzes izsekošanas numurs	Konfigurējams no 0 līdz 2,147,483,647. Noklusējuma vērtība ir 0. Izmanto kā bāzes numuru lietotāja numura cipariem. Piemēram, ja vērtība ir 0 un lietotāja numuram ir konfigurēti trīs cipari, pirmā lietotāja identifikators ir 001. Ja vērtība ir 500, pirmais lietotājs būs 501.
Ciparu skaits lietotāju numuriem	Konfigurējams no 1 līdz 10. Noklusējuma diapazons ir trīs cipari. Šī vērtība nosaka, cik ciparu izmantot, kad Customer Engagement programma piešķir skaitlisku identifikatoru lietotājam, kurš ģenerēja e-pasta darbību.
Ciparu skaits inkrementālajam ziņojumu skaitītājam	Konfigurējams no 1 līdz 9. Noklusējuma diapazons ir trīs cipari. Šī vērtība nosaka, cik ciparu izmantot, kad Customer Engagement programma piešķir skaitlisku identifikatoru e-pasta darbībai, nevis atsevišķiem ziņojumiem šajā darbībā. Piezīmes: Ja izmantojat noklusējuma vērtību, lai ģenerētu marķieri ar trīsciparu skaitli, tas palielina skaitli līdz 999 un pēc tam atsāk numerāciju ar 000. Varat izmantot lielāku ciparu skaitu, lai samazinātu iespēju piešķirt marķieru dublikātus aktīviem e-pasta pavedieniem.

Izsekošanas marķieru iestatīšana vai izslēgšana

1. Sadaļā Iestatījumu administrēšanas>sistēmas iestatījumi> atlasiet cilni E-pasts .

2. Apgabalā E-pasta korelācijas konfigurēšana ieslēdziet vai izslēdziet izsekošanas marķierus un mainiet noklusējuma struktūru.

Gudra saskaņošana

Kad servera puses sinhronizācija apstrādā ienākošo e-pasta ziņojumu, tas izgūst tēmu, sūtītāja adresi un adresātu adreses un izmanto tās, lai mēģinātu saistīt e-pasta darbību ar esošajiem ierakstiem. Šajā korelācijas procesā, kas pazīstams arī kā viedā atbilstība, tiek izmantoti tālāk norādītie kritēriji, lai saņemtos e-pasta ziņojumus saskaņotu ar e-pasta darbībām.

• Priekšmeta saskaņošana: Prefiksi, piemēram, RE: vai Re:, un burtene tiek ignorēti. Piemēram, priekšmeti Re: hello un Hello tiek uzskatīti par atbilstību.
• Sender and recipient matching: Sistēma aprēķina precīzi atbilstošo sūtītāja un saņēmēja e-pasta adrešu skaitu.

Kad salīdzināšanas process ir pabeigts, sistēma izvēlas ienākošā e-pasta ziņojuma īpašnieku un objektu.

Viedā atbilstība pēc noklusējuma ir izslēgta. Varat to ieslēgt un modificēt viedās atbilstības iestatījumus cilnē E-pasts , kas atrodas organizācijas līmeņa sistēmas iestatījumos .

Kā darbojas viedā saskaņošana

Gudrá saskaņošana pilnībā paļaujas uz e-pasta ziņojumu līdzības esamíbu. Tēma, sūtītājs un adresāti, tostarp diskrētās kopijas un kopijas saņēmēji, nosaka līdzību.

Kad no Dynamics 365 tiek nosūtīts e-pasta ziņojums vai tiek saņemts izsekotais e-pasta ziņojums, datu bāzē tiek ģenerētas un saglabātas divas jaucējkodu kopas.

• Tēmas jaucējkodi: e-pasta ziņojuma tēmā, kurā var būt ietverta Dynamics 365 pilnvara, ja tā ir ieslēgta sistēmas iestatījumos, tiek noņemti trokšņa vārdi, piemēram, "RE:" un "FW:", un pēc tam tā tiek tokenizēta. Pēc tam neviennozīmīgi žetoni — vārdi — tiek sajaukti, lai ģenerētu tēmas jaucējkodus.

• Adresātu jaucējkodi: sūtītāju un adresātu saraksts tiek analizēts, lai noteiktu unikālas e-pasta adreses. Katra unikālā e-pasta adrese ģenerē adreses jaucējkodu.

Servera puses sinhronizācija meklē atbilstošas vērtības saglabātajā tēmā un adresāta jaucējkodos, lai atrastu korelāciju starp ienākošo e-pasta ziņojumu un izejošo e-pastu. Divi e-pasta ziņojumi ir savstarpēji saistīti, ja tiem ir vienāds tēmu jaucējkodu skaits un vismaz divi atbilstoši adresātu jaucējkodi.

Piezīmes

Tā kā organizācija sūta un saņem e-pasta ziņojumus ilgākā laika posmā, tabulā EmailHash saglabātie korelācijas dati var ievērojami palielināties. Tas apvienojumā ar mazāk ierobežojošiem viedās atbilstības iestatījumiem vai izplatītiem tēmu vai adresātu modeļiem var samazināt viedās atbilstības veiktspēju. Kā veiktspējas optimizācija, ja sistēma, veicot viedās atbilstības noteikšanas darbības, konstatē augstu resursu lietojumu, tā korelēs e-pastu no iepriekšējām 90 dienām.

Viedās atbilstības papildu iestatījumi

• HashFilterKeywords: regulāra izteiksme, kas tiek izmantota, lai filtrētu troksni tēmas rindiņā. Visi atbilstošie regulārās izteiksmes gadījumi tēmas rindiņā tiek aizstāti ar tukšām virknēm, pirms tiek ģenerēti tēmas jaucējkodi.

  Noklusējuma vērtība: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

  Ignorējiet jebkuru vārdu tēmas rindiņas sākumā, kas beidzas ar kolu (:). Piemēram:

  	Tēma	Ignorētie vārdi
  1	Pārbaudīt	--
  2	RE: Tests	Atb.:
  3	FW: RE: Tests	FW: RE:

  Pēc noklusējuma "Ārpus biroja:" netiek ignorēts, jo frāzes pirmajam vārdam "ārā" neseko kols (:). Lai ignorētu šo frāzi, mainiet parasto izteiksmi šādi: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

• HashMaxCount: maksimālais jaucējkodu skaits, kas tiek ģenerēts jebkurai tēmai vai adresātu sarakstam.

  Noklusējuma vērtība: 20

  Ja objekts pēc trokšņu slāpēšanas satur vairāk nekā 20 vārdus, tikai pirmie 20 ir sajaukti.

• HashDeltaSubjectCount: maksimālā atšķirība, kas ir atļauta starp korelējamo e-pasta ziņojumu tēmas jaucējkodu skaitu.

  Noklusējuma vērtība: 0

• HashMinAddressCount: minimālais jaucējkodu skaits, kas nepieciešams adresātu sarakstā, lai e-pasta ziņojumi būtu savstarpēji saistīti.

  Noklusējuma vērtība: 2

Skatiet arī:

Pārsūtīšanas pastkaste pret individuālo pastkasti
E-pasta adreses asociēšana ar rindu