Roadmap voor acceptatie van Microsoft Fabric: Wijzigingsbeheer

Notitie

Dit artikel maakt deel uit van de reeks artikelen over de overstap naar Microsoft Fabric. Zie de roadmap voor acceptatie van Microsoft Fabric voor een overzicht van de reeks.

Wanneer u aan een verbeterde acceptatie van gegevens en business intelligence (BI) werkt, moet u plannen voor effectief wijzigingsbeheer. In de context van gegevens en BI bevat wijzigingsbeheer procedures die de impact van verandering voor personen in een organisatie aanpakken. Deze procedures beschermen tegen onderbrekingen en productiviteitsverlies als gevolg van wijzigingen in oplossingen of processen.

Notitie

Effectief wijzigingsbeheer is met name belangrijk wanneer u migreert naar Power BI.

Effectief wijzigingsbeheer verbetert de acceptatie en productiviteit omdat het:

• Helpt makers van inhoud en consumenten om analyses effectiever en sneller te gebruiken.
• Beperkt redundantie in gegevens, analytische hulpprogramma's en oplossingen.
• Vermindert de kans op risico makend gedrag dat van invloed is op gedeelde resources (zoals infrastructuurcapaciteit) of naleving van de organisatie (zoals gegevensbeveiliging en privacy).
• Vermindert weerstand tegen verandering die de planning belemmert en de acceptatie van gebruikers remt.
• Vermindert de impact van verandering en het verbeteren van het welzijn van gebruikers door het potentieel voor onderbreking, stress en conflict te verminderen.

Effectief wijzigingsbeheer is essentieel voor een succesvolle acceptatie op alle niveaus. Als u wijzigingen wilt beheren, moet u rekening houden met de belangrijkste acties en activiteiten die in de volgende secties worden beschreven.

Belangrijk

Wijzigingsbeheer is een fundamenteel obstakel voor succes in veel organisaties. Effectief wijzigingsbeheer vereist dat u begrijpt dat het gaat om personen, niet om hulpprogramma's of processen.

Succesvol veranderingsbeheer omvat empathie en communicatie. Zorg ervoor dat verandering niet wordt gedwongen of weerstand tegen verandering wordt genegeerd, omdat deze organisatorische splitsingen kan vergroten en de effectiviteit verder kan remmen.

Tip

Waar mogelijk raden we u aan om verandering als verbetering te beschrijven en te bevorderen. Het is veel minder bedreigend. Voor veel mensen impliceert verandering een kosten in termen van inspanning, focus en tijd. Verbetering betekent ook een voordeel omdat het gaat om iets beters te maken.

Typen wijzigingen die moeten worden beheerd

Wanneer u gegevens en BI-oplossingen implementeert, moet u verschillende soorten wijzigingen beheren. Afhankelijk van de schaal en het bereik van uw implementatie, moet u ook verschillende aspecten van verandering aanpakken.

Houd rekening met de volgende typen wijzigingen die moeten worden beheerd wanneer u een infrastructuurmigratie plant.

Wijzigingen op procesniveau

Wijzigingen op procesniveau zijn wijzigingen die van invloed zijn op een bredere gebruikerscommunity of de hele organisatie. Deze wijzigingen hebben doorgaans een grotere impact en daarom is er meer moeite nodig om te beheren. Deze wijzigingsbeheerinspanning omvat specifieke plannen en activiteiten.

Hier volgen enkele voorbeelden van wijzigingen op procesniveau.

• Veranderen van gecentraliseerde naar gedecentraliseerde benaderingen van eigendom (wijziging in eigendom en beheer van inhoud).
• Overstappen van onderneming naar afdeling of van team naar persoonlijke contentlevering (wijziging in inhoudsleveringsbereik).
• Wijziging van de centrale teamstructuur (bijvoorbeeld het vormen van een Center of Excellence).
• Wijzigingen in governancebeleid .
• Migratie van andere analyseproducten naar Fabric en de wijzigingen die deze migratie omvat, zoals:
  • De scheiding van semantische modellen en rapporten en een op modellen gebaseerde benadering van analyses.
  • Overstappen van exports of statische rapporten naar interactieve analytische rapporten, waarbij u kunt filteren en kruislings filteren.
  • Overstappen van het distribueren van rapporten als PowerPoint-bestanden of platte bestanden tot rechtstreeks vanuit de Fabric-portal.
  • Verplaatsen van informatie in tabellen, gepagineerde rapporten en spreadsheets naar interactieve visualisaties en grafieken.
  • Overstappen van een on-premises PaaS-platform (Platform as a Service) naar een SaaS-hulpprogramma (Software as a Service).

Notitie

Normaal gesproken is het opgeven van exportprocessen of Excel-rapportage een belangrijke uitdaging. Dat komt doordat deze methoden meestal diep in de organisatie zijn ingegrakt en gekoppeld zijn aan de autonomie en gegevensvaardigheden van uw gebruikers.

Wijzigingen op oplossingsniveau

Wijzigingen op oplossingsniveau zijn wijzigingen die van invloed zijn op één oplossing of set oplossingen. Deze wijzigingen beperken hun impact op de gebruikerscommunity van deze oplossingen en hun afhankelijke processen. Hoewel wijzigingen op oplossingsniveau doorgaans een lagere impact hebben, treden ze ook vaker op.

Notitie

In de context van dit artikel is een oplossing gebouwd om specifieke zakelijke behoeften voor gebruikers aan te pakken. Een oplossing kan veel vormen aannemen, zoals een gegevenspijplijn, een lakehouse, een semantisch model of een rapport. De overwegingen voor wijzigingsbeheer die in dit artikel worden beschreven, zijn relevant voor alle soorten oplossingen, en niet alleen voor rapportageprojecten.

Hier volgen enkele voorbeelden van wijzigingen op oplossingsniveau.

• Wijzigingen in berekeningslogica voor KPI's of metingen.
• Wijzigingen in de wijze waarop hoofdgegevens of hiërarchieën voor bedrijfskenmerken worden toegewezen, gegroepeerd of beschreven.
• Wijzigingen in de nieuwheid, details, opmaak of complexiteit van gegevens.
• Introductie van geavanceerde analyseconcepten, zoals predictive analytics of prescriptieve analyses, of algemene statistieken (als de gebruikerscommunity deze concepten nog niet kent).
• Wijzigingen in de presentatie van gegevens, zoals:
  • Stijl, kleuren en andere opmaakopties voor visuals.
  • Het type visualisatie.
  • Hoe gegevens worden gegroepeerd of samengevat (zoals veranderen van verschillende metingen van centrale tendens, zoals gemiddelde, mediaan of geometrisch gemiddelde).
• Wijzigingen in de interactie van inhoudsgebruikers met gegevens (zoals verbinding maken met een gedeeld semantisch model in plaats van gegevens te exporteren voor persoonlijke gebruiksscenario's).

Hoe u wijzigingenbeheerplannen en -activiteiten voorbereidt, is afhankelijk van de typen wijzigingen. Als u wijzigingen duurzaam en duurzaam wilt beheren, raden we u aan incrementele wijzigingen te implementeren.

Adreswijziging incrementeel

Wijzigingsbeheer kan een belangrijke onderneming zijn. Als u een incrementele benadering gebruikt, kunt u de verandering vergemakkelijken op een manier die duurzaam is. Als u een incrementele benadering wilt gebruiken, identificeert u de wijzigingen met de hoogste prioriteit en breekt u deze op in beheerbare onderdelen, waarbij elk onderdeel wordt geïmplementeerd met iteratieve fasen en actieplannen.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u incrementeel adreswijziging kunt aanbrengen.

1. Definieer wat er verandert: Beschrijf de wijziging door de statussen vóór en na te beschrijven. Verhelder de specifieke onderdelen van het proces of de situatie die u gaat wijzigen, verwijderen of introduceren. Uitvullen waarom deze wijziging nodig is en wanneer deze moet plaatsvinden.
2. Beschrijf de impact van de wijziging: Voor elk van deze wijzigingen schat u de bedrijfsimpact. Bepaal welke processen, teams of personen de wijziging beïnvloedt en hoe verstorend dit voor hen zal zijn. Houd ook rekening met eventuele downstreameffecten die de wijziging heeft op andere afhankelijke oplossingen of processen. Downstreameffecten kunnen leiden tot andere wijzigingen. Bedenk ook hoe lang de situatie hetzelfde bleef voordat deze werd gewijzigd. Wijzigingen in langer staande processen hebben meestal een hogere impact, omdat voorkeuren en afhankelijkheden zich in de loop van de tijd voordoen.
3. Prioriteiten identificeren: richt u op de wijzigingen met de hoogste mogelijke impact. Voor elke wijziging geeft u een gedetailleerdere beschrijving van de wijzigingen en hoe dit van invloed is op personen.
4. Plan hoe u de wijziging incrementeel implementeert: Bepaal of wijzigingen met een hoge impact kunnen worden onderverdeeld in fasen of onderdelen. Beschrijf voor elk onderdeel hoe deze stapsgewijs kan worden geïmplementeerd in fasen om de impact ervan te beperken. Bepaal of er beperkingen of afhankelijkheden zijn (zoals wanneer er wijzigingen kunnen worden aangebracht of door wie).
5. Maak een actieplan voor elke fase: Plan de acties die u moet ondernemen om elke fase van de wijziging te implementeren en te ondersteunen. Plan ook hoe u onderbrekingen in fasen met hoge impact kunt beperken. Zorg ervoor dat u waar mogelijk een terugdraaiplan in uw actieplan opneemt.

Tip

Plan iteratief hoe u elke fase van deze incrementele wijzigingen implementeert als onderdeel van uw driemaandelijkse tactische planning.

Houd rekening met de activiteiten die in de volgende secties worden beschreven wanneer u van plan bent de gevolgen van wijzigingen in de ingebruikname van Power BI te beperken.

Effectief communiceren met wijziging

Zorg ervoor dat u de geplande wijzigingen voor de gebruikerscommunity duidelijk en beknopt beschrijft. Belangrijke communicatie moet afkomstig zijn van de uitvoerende sponsor of een andere leider met relevante autoriteit. Zorg ervoor dat u de volgende details communiceert.

• Wat verandert er: wat de situatie nu is en wat deze na de wijziging zal zijn.
• Waarom het verandert: het voordeel en de waarde van de wijziging voor de doelgroep.
• Wanneer deze wordt gewijzigd: een schatting van wanneer de wijziging van kracht wordt.
• Verdere context: Waar mensen naartoe kunnen gaan voor meer informatie.
• Contactgegevens: Wie personen contact moeten opnemen met feedback, vragen stellen of zorgen dienen te maken.

Overweeg een geschiedenis van communicatie in uw gecentraliseerde portal te onderhouden. Op die manier is het eenvoudig om communicatie, tijdsinstellingen en details van wijzigingen te vinden nadat ze zijn opgetreden.

Belangrijk

U moet de wijziging communiceren met voldoende geavanceerde kennisgeving, zodat mensen worden voorbereid. Hoe hoger de mogelijke impact van de wijziging, hoe eerder u deze moet doorgeven. Als onverwachte omstandigheden voorafgaande kennisgeving voorkomen, moet u uitleggen waarom in uw communicatie.

Training en ondersteuning plannen

Wijzigingen in hulpprogramma's, processen en oplossingen vereisen doorgaans training om ze effectief te kunnen gebruiken. Daarnaast kan extra ondersteuning nodig zijn om vragen te beantwoorden of te reageren op ondersteuningsaanvragen.

Hier volgen enkele acties die u kunt ondernemen om training en ondersteuning te plannen.

• Centraliseer training en ondersteuning met behulp van een gecentraliseerde portal. De portal kan helpen bij het organiseren van discussies, het verzamelen van feedback en het distribueren van trainingsmateriaal of documentatie per onderwerp.
• Overweeg incentives om zelfondersteuning binnen een community aan te moedigen.
• Plan terugkerende kantooruren om vragen te beantwoorden en begeleiding te bieden.
• Maak en demonstreer end-to-end-scenario's voor mensen om een nieuw proces te oefenen.
• Voor wijzigingen met een hoge impact bereidt u trainings- en ondersteuningsplannen voor die realistisch de inspanningen en acties evalueren die nodig zijn om te voorkomen dat de wijziging onderbreking veroorzaakt.

Notitie

Deze trainings- en ondersteuningsacties verschillen afhankelijk van de schaal en het bereik van de wijziging. Voor grootschalige wijzigingen met hoge impact (zoals overstappen van enterprise naar beheerde selfservice-benaderingen voor gegevens en BI), moet u waarschijnlijk iteratieve, multifasige plannen plannen plannen die meerdere planningsperioden omvatten. In dit geval moet u zorgvuldig nadenken over de inspanningen en resources die nodig zijn om succes te leveren.

Leidinggevenden betrekken

De ondersteuning van leidinggevenden is essentieel voor effectief wijzigingsbeheer. Wanneer een leidinggevende een wijziging ondersteunt, toont het zijn strategische belang of voordeel aan de rest van de organisatie. Deze top-down goedkeuring en versterking is met name belangrijk voor grote impact, grootschalige wijzigingen, die een hoger potentieel voor onderbrekingen hebben. Voor deze scenario's moet u ervoor zorgen dat u actief contact opneemt met uw executive sponsor om de wijziging goed te keuren en te versterken.

Let op

Weerstand tegen verandering van het leidinggevenden is vaak een waarschuwingsteken dat sterkere bedrijfsuitlijning nodig is tussen de strategieën voor bedrijven en BI. In dit scenario kunt u specifieke uitlijningssessies en wijzigingsbeheeracties overwegen met leidinggevenden.

Belanghebbenden betrekken

Als u wijzigingen effectief wilt beheren, kunt u ook een bottom-upbenadering hanteren door de belanghebbenden te betrekken, die de mensen zijn die de wijziging beïnvloeden. Wanneer u een actieplan maakt om de wijzigingen aan te pakken, kunt u belangrijke belanghebbenden identificeren en betrekken bij gerichte, beperkte sessies. Op deze manier kunt u inzicht krijgen in de impact van de wijziging op de personen van wie het werk wordt beïnvloed door de wijziging. Noteer hun zorgen en hun ideeën voor hoe u de impact van deze wijziging kunt verminderen. Zorg ervoor dat u mogelijke onverwachte effecten van de wijziging op andere personen en processen identificeert.

Weerstand tegen verandering afhandelen

Het is belangrijk om weerstand tegen verandering aan te pakken, omdat het aanzienlijke negatieve gevolgen kan hebben voor acceptatie en productiviteit. Houd rekening met de volgende acties en activiteiten wanneer u weerstand tegen verandering aangaat.

• Betrek uw leidinggevende sponsor: De autoriteit, geloofwaardigheid en invloed van de uitvoerende sponsor is essentieel om veranderingsbeheer te ondersteunen en geschillen op te lossen.
• Blokkeringsproblemen identificeren: wanneer wijzigingen de manier waarop mensen werken verstoren, kan deze wijziging voorkomen dat personen taken in hun normale activiteiten effectief uitvoeren. Voor dergelijke blokkeringsproblemen identificeert u mogelijke tijdelijke oplossingen wanneer u rekening houdt met de wijzigingen.
• Focus op gegevens en feiten in plaats van meningen: Weerstand tegen verandering komt soms door meningen en voorkeuren, omdat mensen bekend zijn met de situatie voorafgaand aan de wijziging. Begrijpen waarom mensen deze meningen en voorkeuren hebben. Misschien komt het door gemak, omdat mensen geen tijd en moeite willen investeren in het leren van nieuwe tools of processen.
• Focus op zakelijke vragen en processen in plaats van vereisten: wijzigingen introduceren vaak nieuwe processen om problemen op te lossen en taken uit te voeren. Nieuwe processen kunnen leiden tot een weerstand tegen verandering, omdat mensen zich richten op wat ze missen in plaats van volledig te begrijpen wat er nieuw is en waarom.

Daarnaast kunt u een aanzienlijke invloed hebben op veranderingsweerstand door organisatoren en aftrekkende personen in te schakelen.

Organisatoren identificeren en benaderen

Organisatoren zijn vocale, geloofwaardige personen in een gebruikerscommunity die pleiten voor een hulpprogramma, oplossing of initiatief. Organisatoren kunnen een positieve impact hebben op de acceptatie, omdat ze invloed kunnen hebben op peers om wijzigingen te begrijpen en te accepteren.

Als u wijzigingen effectief wilt beheren, moet u ontwikkelaars vroeg in het proces identificeren en benaderen. U moet hen betrekken en hen informeren over de wijziging om hun belangenbehartiging beter te benutten en te versterken.

Tip

De organisatoren die u identificeert, kunnen ook goede kandidaten zijn voor uw kampioenennetwerk.

Detractors identificeren en benaderen

Detractors zijn het tegenovergestelde van organisatoren. Ze zijn stemige, geloofwaardige personen in een gebruikerscommunity die pleiten voor een hulpprogramma, oplossing of initiatief. Detractors kunnen een aanzienlijke negatieve invloed hebben op de acceptatie, omdat ze peers kunnen overtuigen dat de wijziging niet nuttig is. Daarnaast kunnentractors pleiten voor alternatieve oplossingen of oplossingen die zijn gemarkeerd voor buitengebruikstelling, waardoor het moeilijker is om oude hulpprogramma's, oplossingen of processen uit bedrijf te nemen.

Als u wijzigingen effectief wilt beheren, moet u detractors vroeg in het proces identificeren en benaderen. Op die manier kunt u de potentiële negatieve impact die ze hebben beperken. Als u hun zorgen aanpakt, kunt u deze aftreders omzetten in organisatoren, zodat u uw acceptatie-inspanningen kunt helpen.

Tip

Een veelvoorkomende bron vantractors is eigenaren van inhoud voor oplossingen die worden gewijzigd of vervangen. De wijziging kan deze inhoudseigenaren soms bedreigen, die zijn geïncentiveerd om de verandering te weerstaan in de hoop dat hun oplossing in gebruik blijft. In dit geval identificeert u deze eigenaren van inhoud vroeg en betrekt u deze bij de wijziging. Het geven van deze personen een gevoel van eigendom van de implementatie zal hen helpen omarmd, en zelfs pleiten voor, van de verandering.

Te stellen vragen

Gebruik vragen zoals de onderstaande vragen om wijzigingsbeheer te evalueren.

• Is er een rol of team verantwoordelijk voor wijzigingsbeheer in de organisatie? Zo ja, hoe worden ze betrokken bij gegevens- en BI-initiatieven?
• Wordt verandering gezien als een obstakel voor het bereiken van strategisch succes tussen mensen in de organisatie? Is het belang van wijzigingsbeheer erkend in de organisatie?
• Zijn er belangrijke organisatoren voor gegevens- en BI-oplossingen en -processen in de gebruikerscommunity? Zijn er daarentegen aanzienlijke vertekeningen?
• Welke communicatie- en trainingsinspanningen worden uitgevoerd om nieuwe hulpprogramma's en oplossingen voor gegevens te starten? Hoe lang duren ze?
• Hoe verandert de gebruikerscommunity (bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers of gepromoveerde personen)? Welke onboardingactiviteiten introduceren deze nieuwe personen in bestaande oplossingen, processen en beleidsregels?
• Voelen mensen die Excel-rapporten maken zich bedreigd of gefrustreerd door initiatieven om rapportage met BI-hulpprogramma's te automatiseren?
• In welke mate koppelen mensen hun identiteiten aan de hulpprogramma's die ze gebruiken en de oplossingen die ze hebben gemaakt en waarvan ze eigenaar zijn?
• Hoe worden wijzigingen in bestaande oplossingen gepland en beheerd? Zijn wijzigingen gepland, met een zichtbare roadmap of zijn ze reactief? Krijgen mensen voldoende melding over aanstaande wijzigingen?
• Hoe vaak verstoren wijzigingen bestaande processen en hulpprogramma's?
• Hoe lang duurt het om verouderde systemen of oplossingen buiten gebruik te stellen wanneer nieuwe systemen beschikbaar komen? Hoe lang duurt het om wijzigingen in bestaande oplossingen te implementeren?
• In welke mate zijn mensen het eens met de verklaring dat ik overweldigd ben met de hoeveelheid informatie die ik nodig heb om te verwerken? In hoeverre zijn mensen het eens met het gevoel dat dingen te veel veranderen, te snel?

Volwassenheidsniveaus

Een evaluatie van wijzigingsbeheer evalueert hoe effectief de organisatie wijzigingen kan uitvoeren en erop kan reageren.

De volgende volwassenheidsniveaus helpen u bij het beoordelen van uw huidige status van wijzigingsbeheer, omdat het betrekking heeft op gegevens- en BI-initiatieven.

Niveau	Status van wijzigingsbeheer
100: Initiële	• Verandering is meestal reactief en wordt ook slecht gecommuniceerd. • Het doel of de voordelen van verandering zijn niet goed begrepen en weerstand tegen verandering veroorzaakt conflicten en verstoringen. • Geen duidelijke teams of rollen zijn verantwoordelijk voor het beheren van wijzigingen voor gegevensinitiatieven.
200: Herhaalbaar	• Leidinggevenden en besluitvormers erkennen de behoefte aan veranderingsbeheer in gegevens- en BI-projecten en -initiatieven. • Sommige inspanningen worden ondernomen om veranderingen te plannen of te communiceren, maar ze zijn inconsistent en vaak reactief. Weerstand tegen verandering is nog steeds gebruikelijk. Wijzigingen verstoren vaak bestaande processen en hulpprogramma's.
300: Gedefinieerd	• Er zijn formele wijzigingsbeheerplannen of rollen aanwezig. Deze plannen omvatten communicatietactieken en training, maar ze worden niet consistent of betrouwbaar gevolgd. Wijziging verstoort af en toe bestaande processen en hulpprogramma's. • Succesvol wijzigingsbeheer wordt verdedigd door belangrijke personen die de grenzen van de organisatie overbruggingen.
400: Geschikt	• Empathie en effectieve communicatie zijn integraal voor veranderingsbeheerstrategieën. • De inspanningen voor wijzigingsbeheer zijn eigendom van bepaalde rollen of teams en effectieve communicatie leidt tot een duidelijk inzicht in het doel en de voordelen van verandering. Wijzigingen onderbreken zelden bestaande processen en hulpprogramma's.
500: Efficiënt	• Verandering is een integraal onderdeel van de organisatie. Mensen in de organisatie inzicht in de onontkoombaarheid van verandering en zie het als bron voor momentum in plaats van onderbreking. Wijzigingen onderbreken bijna nooit onnodig bestaande processen of hulpprogramma's. • Systematische processen aanpakken verandering als een uitdaging van mensen en niet processen.

Gerelateerde inhoud

In het volgende artikel in de reeks roadmaps voor acceptatie van Microsoft Fabric vindt u kortom informatie over resources die betrekking hebben op de acceptatie die u mogelijk waardevol vindt.