Vaste activa beheren
De functionaliteit voor vaste activa in Business Central biedt een overzicht van uw vaste activa en helpt zorgen dat de afschrijving ervan klopt. Het helpt u ook onderhoudskosten bij te houden, verzekeringspolissen te beheren, transacties voor vaste activa te boeken en verschillende rapporten en statistieken te genereren.
Wat is een vast activum?
Vaste activa verschillen van andere artikelen in uw magazijn. Een vast activum, ook wel financieel activum genoemd, is een tastbaar stuk onroerend goed, fabriek of uitrusting (PP&E) dat u bezit of beheert in de verwachting dat het inkomsten zal blijven genereren. Een activum is vast als het een item betreft dat uw bedrijf het komende kalenderjaar niet zal consumeren, verkopen of in contanten zal omzetten. Vaste activa zijn anders dan vlottende activa, die contant zijn of binnen de komende twaalf maanden in contanten zullen worden omgezet. Vaste activa verschillen ook van uw voorraad, omdat voorraad doorgaans binnen korte tijd wordt verbruikt.
Typen vaste activa
Bedrijven investeren doorgaans in een paar soorten vaste activa. Enkele voorbeelden:
- Gebouwen en faciliteiten
- Computerapparatuur en software
- Meubels en inboedel
- Machines
- Voertuigen
Boekhouding van vaste activa begrijpen
Boekhouding van vaste activa betekent dat u nauwkeurige financiële gegevens over uw financiële activa bijhoudt. Deze records bevatten details over de vijf fasen in de levenscyclus van een activum. Na uw eerste aankoop omvat de levenscyclus van elk vast activum ten minste drie van de volgende fasen:
- Aanschaf: u voegt een nieuw vast activum toe aan uw boeken.
- Afschrijving: u registreert de periodieke waardedaling van een activum, die u via een afschrijvingsmethode berekent. Ga voor meer informatie naar Berekening van afschrijving van vaste activa.
- Herwaardering: u legt een beoordeling vast van de huidige reële marktwaarde van een activum. Ga voor informatie naar Vaste activa herwaarderen.
- Gebrek: u boekt een waardevermindering door gebeurtenissen of omstandigheden.
- Buitengebruikstelling: u verkoopt, sloopt of gebruikt op een andere manier een activum aan het einde van de levensduur ervan.
Controles maken ook deel uit van de gedetailleerde controles van de boekhouding van uw onderneming na afsluiting van de boeken van het boekjaar. Of het nu intern of extern is, bij controles kunt u inconsistenties of verschillen opmerken tussen uw aantekeningen en de werkelijke staat van uw activa. Controles bevorderen de transparantie van uw activa en boekhouding als u meer geld verliest dan verwacht.
Video-overzicht
De volgende video behandelt de basisprincipes van vaste activa:
Initiële instelling van vaste activa
Voordat u vaste activa kunt beheren, moet u de volgende instellingen voltooien:
- Standaardwaarden
- Boekhouding van vaste activa
- Groepen en typen boeken
- Verdeelsleutels
- VA-dagboeken
Ga voor informatie naar Vaste activa instellen.
Analyses van vaste activa
In dit gedeelte worden de analytische hulpmiddelen beschreven die u kunt gebruiken om inzicht te krijgen in gegevens over uw vaste activa.
| Actie | Zie |
|---|---|
| Leer meer over de mogelijkheden voor het analyseren van gegevens over vaste activa. | Overzicht van analyses van vaste activa |
| Voer ad-hocanalyses uit van gegevens over vaste activa rechtstreeks op lijstpagina's en query's. | Adhoc-analyse van vaste-activagegevens |
| Ingebouwde rapporten voor vaste activa verkennen. | Ingebouwde vaste-activarapporten |
| Onderhoudskosten controleren. | Onderhoudskosten controleren |
| Verzekeringsdekking controleren. | Verzekeringsdekking controleren |
| Buitengebruikstellingsposten bekijken. | Buitengebruikstellingsposten weergeven |
| Geschatte buitengebruikstellingswaarden bekijken. | Voorspelde buitengebruikstellingswaarden weergeven |
Vaste activa registreren
Voor elk vast activum moet u een kaart maken met informatie erover. Gebouwen of productiemateriaal kunnen bijvoorbeeld als hoofdactivum worden ingesteld, met een onderdelenlijst. U kunt activa op verschillende manieren groeperen, bijvoorbeeld per klasse, afdeling of vestiging. Vervolgens kunt u beginnen met het aanschaffen, onderhouden en verkopen van de vaste activa. U kunt ook gebudgetteerde activa instellen. Met budgettering kunt u verwachte aan- en verkopen opnemen in rapporten.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Budgetten voor vaste activa beheren, aanschafkosten budgetteren, buitengebruikstellingen van vaste activa budgetteren en afschrijving budgetteren. | Budgetten voor vaste activa beheren |
| Vaste activa maken, afschrijvingsmethoden toewijzen, aankopen boeken, restwaarden boeken en VA-lijsten afdrukken. | Vaste activa aanschaffen |
Afschrijvingen instellen voor uw vaste activa
Om afschrijvingen van vaste activa en andere financiële transacties voor vaste activa bij te houden, kunt u een of meer afschrijvingsboeken voor elk vast activum instellen. Er zijn een aantal stappen voor het afschrijven van activa:
- Een rapport uitvoeren om periodieke afschrijving te berekenen.
- Een dagboek invullen met de resulterende posten.
- Boek het dagboek.
Business Central ondersteunt verschillende afschrijvingsmethoden. Ga voor meer informatie naar Afschrijvingsmethoden. U kunt meerdere afschrijvingsboeken voor elk vast activum instellen voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld één boek voor belastingrapportage en een ander boek voor interne rapportage.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Meer informatie over andere afschrijvingsmethoden voor vaste activa. | Afschrijvingsmethoden |
| Afschrijving berekenen, afschrijving boeken en afschrijving analyseren in rapporten voor vaste activa. | Vaste activa afschrijven of aflossen |
| Gewijzigde afschrijvingsboekwaarden bekijken. | Gewijzigde afschrijvingsboekwaarden weergeven |
| Registreer vaste activa handmatig op de pagina Financieel dagboek voor vaste activa of op de pagina VA-dagboek, afhankelijk van de vraag of de transacties zijn bedoeld voor financiële rapportage of intern beheer. | Afschrijving van vaste activa instellen |
Onderhoud en verzekering van vaste activa
Voor elk activum kunt u de onderhoudskosten en de volgende onderhoudsbeurt vastleggen. Het bijhouden van onderhoudskosten is belangrijk voor budgetdoeleinden en bij het maken van een beslissing over het al dan niet vervangen van een vast activum. U kunt elk vast activum koppelen aan een of meer verzekeringspolissen en controleren of de polispremies overeenkomen met de waarde van de activa.
| Tot | Zie |
|---|---|
| Onderhoudsbeurten registreren, onderhoudskosten boeken en onderhoudskosten controleren. | Vaste activa onderhouden |
| Onderhoudskosten controleren. | Onderhoudskosten controleren |
| Verzekeringsinformatie bijwerken, aanschafkosten boeken naar verzekeringspolissen, verzekeringsdekking wijzigen, verzekeringsstatistieken bekijken en een lijst met verzekeringspolissen weergeven. | Vaste activa verzekeren |
| Verzekeringsdekking controleren. | Verzekeringsdekking controleren |
Vaste activa herclassificeren, overdragen, opsplitsen/combineren, van waarde aanpassen, afschrijven en afstoten
| Tot | Zie |
|---|---|
| Vaste activa herindelen, vaste activa naar andere locaties verplaatsen, activa opsplitsen of combineren. | Vaste activa overboeken, splitsen of combineren |
| Waarden van vaste activa aanpassen, waardevermeerderings- en waardeverminderingstransacties boeken. | Vaste activa herwaarderen |
| Buitengebruikstellingstransacties boeken, buitengebruikstellingsposten bekijken en gedeeltelijke buitengebruikstellingen boeken. | Vaste activa buiten gebruik stellen of wegdoen |
| Buitengebruikstellingsposten bekijken. | Buitengebruikstellingsposten weergeven |
| Geschatte buitengebruikstellingswaarden bekijken. | Voorspelde buitengebruikstellingswaarden weergeven |
Tips voor het verbeteren van uw vaste-activaboekhouding
Er zijn een paar dingen die u in uw boekhoudstrategie voor vaste activa kunt implementeren en die ervoor kunnen zorgen dat u uw inkomsten maximaliseert.
- Een drempel instellen voor kapitalisatie. Wanneer u een artikel koopt, bepaalt u een vast bedrag voor kapitalisatie. Het bedrag zorgt ervoor dat uw boekhouding consistent is en maakt het voor u en uw team gemakkelijker om boekhoudkundige fouten op te sporen.
- Evalueer de levenscyclus van apparatuur opnieuw. Het is belangrijk dat u correct inschat hoe lang u uw vaste activa voor hun oorspronkelijke doel kunt gebruiken. Omdat boekhouding en afschrijving afhankelijk zijn van nauwkeurige schattingen van de levenscyclus, moet u indien nodig opnieuw evalueren, omdat dit in de loop van de tijd kan veranderen.
- Tag uw activa. Het is essentieel om uw activa gedurende hun hele levenscyclus te volgen en te taggen, omdat veel factoren de waarde ervan kunnen beïnvloeden. Met tagging kunt u uw artikelen volgen tijdens de fasen van hun levenscyclus, diefstal voorkomen, misplaatsing elimineren en financiële statistieken ondersteunen.
- Inzicht automatiseren met boekhoudsoftware voor vaste activa. Het automatiseren van handmatige activiteiten om uw gegevens bij te houden met boekhoudsoftware voor vaste activa, maakt processen eenvoudiger te voltooien. Met wachtwoordbeveiliging kunt u alleen toegang bieden aan de mensen die deze nodig hebben en ervoor zijn opgeleid.
Zie ook
Vaste activa instellen
Overzicht van analyses van vaste activa
Overzicht van financiën
Voorbereid zijn om zaken te doen
Werken met Business Central
Wijzigen welke functies worden weergegeven