Delen via

Verkoopoffertes maken

U maakt een verkoopofferte om uw aanbod aan een klant of prospect vast te leggen om producten tegen bepaalde leverings- en betalingscondities te verkopen. U kunt de verkoopofferte aan de klant verzenden om het aanbod te bevestigen. U kunt het document als een PDF-bijlage via e-mail versturen. U kunt ook de hoofdtekst van de e-mail vooraf laten invullen met een overzicht van de offerte. Ga voor meer informatie naar Documenten per e-mail verzenden.

Terwijl u met de klant of prospect onderhandelt, kunt u zo veel als u wenst de verkoopofferte wijzigen en opnieuw zenden. Als de klant de offerte accepteert, zet u de verkoopofferte om in een verkoopfactuur of een verkooporder waarin u de verkoop verwerkt. Ga voor meer informatie naar Verkopen factureren of Producten verkopen.

In de meeste gevallen stuurt u verkoopoffertes naar potentiële klanten. Vaak hebt u een contactpersoon met wie u onderhandelt. Als zij uw aanbod vervolgens accepteren, maakt u van de verkoopofferte een order en registreert u de prospect als klant in Business Central. In de volgende procedure richten we ons op contacten, maar u kunt ook offertes sturen naar bestaande klanten.

Fooi

U kunt de verkooporderagent in Business Central gebruiken om de workflow van offerte naar order te versnellen. De agent kan het proces voor het maken van offertes automatiseren op basis van verzoeken die u per e-mail van klanten ontvangt. Terwijl de agent het papierwerk afhandelt, bent u vrij om u te concentreren op andere taken, zoals het genereren van meer prospects. Ga voor meer informatie naar Verkoopoffertes en -orders verwerken met Verkooporderagent (preview).

Een verkoopofferte maken

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent., voer Verkoopoffertes in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Geef het contact of de klant op naar wie u de verkoopofferte wilt sturen.

    • Als de verkoopofferte voor een bestaand contact is, geef dan de naam op in het veld Contactnr.

      Als de verkoopofferte voor een bestaande klant is, geeft u de naam op in het veld Klant.

    • Als het contact niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:

      1. Kies in het veld Contactnr. de knop .
      2. Kies in het dialoogvenster over het selecteren van het contact de actie Nieuw en vul vervolgens de relevante velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen. Ga voor meer informatie naar Contacten maken.
      3. Nadat u de contactkaart hebt ingevuld, selecteert u het nieuwe contact in de lijst met contacten en kiest u vervolgens OK om terug te keren naar de verkoopofferte.

      Verschillende velden in de verkoopofferte worden nu ingevuld met gegevens die u hebt opgegeven op de nieuwe contactkaart.

      Opmerking

      Om de belastingen en prijzen voor een offerte correct te berekenen, moet u de relevante klantsjabloon kiezen in het veld Klantensjablooncode. De sjabloon wordt gebruikt om het contact naar een klant te converteren wanneer u de offerte converteert naar een verkooporder of factuur.

    • Als de offerte voor een nieuwe klant is, moet u de klant toevoegen. Ga voor meer informatie naar Nieuwe klanten registreren.

  3. Vul desgewenst de overige velden op de pagina Verkoopofferte in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

    U kunt nu de verkoopregels invullen voor producten die u verkoopt of voor elke transactie met de klant of prospect die u in een grootboekrekening wilt registreren.

    Als u terugkerende verkoopregels voor de klant instelt, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de order door de actie Periodieke verkoopregels ophalen te kiezen.

  4. Selecteer op het sneltabblad Regels in het veld Soort het type product, kosten of transactie om te boeken voor de klant met de verkoopregel.

  5. Selecteer in het veld Nr. een record die u wilt boeken op basis van de waarde in het veld Soort.

    In de volgende gevallen laat u het veld Nr. leeg:

    • Als de regel voor een opmerking is. Schrijf de opmerking in het veld Omschrijving.
    • Als de regel voor een catalogusartikel is. Kies de actie Catalogusartikelen selecteren. Ga voor meer informatie naar Werken met catalogusartikelen.

  6. Voer in het veld Aantal in hoeveel eenheden van het product, de kosten of de transactie met de regel voor de klant worden geregistreerd.

    Notitie

    Als het een artikel van de soort Service betreft of als het veld Type de waarde Resource bevat, is de hoeveelheid een tijdseenheid, bijvoorbeeld uren, zoals aangegeven in het veld Eenheidscode op de regel. Ga naar Artikeleenheden instellen voor meer informatie

    De waarde in het veld Regelbedrag wordt berekend als Eenheidsprijs x Aantal.

    De prijs en de regelbedragen worden weergegeven met of zonder btw, afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld Prijzen inclusief btw op de klantenkaart.

  7. Als u een korting wilt geven, kunt u een percentage invoeren in het veld Regelkorting %. De waarde in het veld Regelbedrag wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

    Als u speciale artikelprijzen hebt ingesteld op het sneltabblad Verkoopprijzen en verkoopregelkortingen op de klantenkaart of de artikelkaart, worden de prijs en het bedrag op de verkoopregel automatisch bijgewerkt als aan het overeengekomen prijscriterium wordt voldaan. Zie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen voor meer informatie over prijzen.

  8. Herhaal stap 4 t/m 7 voor elk product dat u aan het contact wilt aanbieden.

    De totalen onder de regels worden automatisch berekend wanneer u regels maakt of wijzigt.

  9. In het veld Kortingsbedrag op factuur voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw.

    Als u factuurkortingen voor de klant instelt, wordt het percentage automatisch ingevoegd in het veld Leveranciersfactuurkortingen % als aan de criteria wordt voldaan. Het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw. Zie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen voor meer informatie over prijzen.

    Fooi

    Als u het veld Offerte geldig tot datum automatisch wilt laten invullen met een bepaald aantal dagen na het maken van de offerte, kunt u een datumformule invoeren in het veld Berekening van geldigheid van offerte op de pagina Verkoopinstellingen. Ga voor meer datumformules naar .

  10. Wanneer de verkoopofferteregels zijn ingevuld, kiest u de actie Verzenden via e-mail.

  11. Vul op de pagina E-mail verzenden eventuele overige velden in en controleer de ingesloten verkoopofferte. Ga voor meer informatie naar Documenten per e-mail verzenden.

  12. Als het contact de offerte accepteert, kiest u de actie Order maken.

    Als uw organisatie de voorkeur geeft aan dat proces, kiest u de actie Factuur maken.

    Notitie

    Als u in stap 2 een klant hebt toegevoegd, bevestigt u de omzetting van de offerte naar een order.

    Als u in stap 2 een contact van een potentiële klant heeft toegevoegd, voert u de volgende stappen uit:

De conversie verwijdert de verkoopofferte uit de database. Een verkoopfactuur of een verkooporder wordt gemaakt op basis van de informatie in de verkoopofferte, zodat u de verkoop kunt verwerken. Het veld Offertenr. van de verkoopfactuur of verkooporder bevat de id van de verkoopofferte van waaruit het is gemaakt. Ga voor meer informatie naar Verkopen factureren of Producten verkopen.

Externe documentnummer

Op verkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de klant. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de klant aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.

Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Verkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in het veld Extern documentnr. in een verkoopkop en het veld Extern documentnr. op een dagboekregel.

Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur of een algemene dagboekregel te boeken zonder extern documentnummer.

Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door klantposten navigeert.

Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.

Verkoop
Verkopen instellen
Documenten verzenden via e-mail
Documenten archiveren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central