Verkoopoffertes maken

U maakt een verkoopofferte om uw aanbod aan een klant of prospect vast te leggen om producten tegen bepaalde leverings- en betalingscondities te verkopen. U kunt de verkoopofferte aan de klant verzenden om het aanbod te bevestigen. U kunt het document als een PDF-bijlage via e-mail versturen. U kunt ook de hoofdtekst van de e-mail vooraf laten invullen met een overzicht van de offerte. Zie Documenten per e-mail verzenden voor meer informatie.

Terwijl u met de klant of prospect onderhandelt, kunt u zo veel als u wenst de verkoopofferte wijzigen en opnieuw zenden. Als de klant de offerte accepteert, zet u de verkoopofferte om in een verkoopfactuur of een verkooporder waarin u de verkoop verwerkt. Zie Verkopen factureren of Producten verkopen voor meer informatie.

In de meeste gevallen stuurt u verkoopoffertes naar potentiële klanten. Vaak hebt u een contactpersoon met wie u onderhandelt. Als zij uw aanbod vervolgens accepteren, maakt u van de verkoopofferte een order en registreert u de prospect als klant in Business Central. In de volgende procedure richten we ons op contacten, maar u kunt ook offertes sturen naar bestaande klanten.

Een verkoopofferte maken

1. Kies het voer Verkoopoffertes in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Geef het contact of de klant op naar wie u de verkoopofferte wilt sturen.

   • Als de verkoopofferte voor een bestaand contact is, geef dan de naam op in het veld Contactnr. toevoegen.

     Als de verkoopofferte voor een bestaande klant is, geeft u de naam op in het veld Klant.

   • Als het contact niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:

     1. Kies in het veld Contractnr. de knop Bewerken .
     2. Kies in het dialoogvenster over het selecteren van het contact de actie Nieuw en vul vervolgens de relevante velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen. Zie voor meer informatie Contacten maken.
     3. Wanneer u de contactkaart hebt ingevuld, selecteert u het nieuw gemaakte contact in de lijst met contacten en kiest u vervolgens de knop OK om terug te keren naar de verkoopofferte.

     Verschillende velden in de verkoopofferte worden nu ingevuld met gegevens die u hebt opgegeven op de nieuwe contactkaart.

     Notitie

     Om de belastingen en prijzen voor een offerte correct te berekenen, moet u de relevante klantsjabloon kiezen in het veld Klantensjablooncode. De sjabloon wordt gebruikt om het contact naar een klant te converteren zodra de offerte is geconverteerd naar een verkooporder of factuur.

   • Als de offerte voor een nieuwe klant is, moet u de klant toevoegen. Zie voor meer informatie Nieuwe klanten registreren.

3. Vul desgewenst de overige velden op de pagina Verkoopofferte in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

   U kunt nu de verkoopregels invullen voor producten die u verkoopt of voor elke transactie met de klant of prospect die u in een grootboekrekening wilt registreren.

   Als u terugkerende verkoopregels voor de klant hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de order door de actie Terugkerende verkoopregels ophalen te kiezen.

4. Selecteer op het sneltabblad Regels in het veld Soort het type product, kosten of transactie die u wilt boeken voor de klant met deze verkoopregel.

5. In het veld Nr. een record die u wilt boeken op basis van de waarde in het veld Soort.

   Laat het veld Nr. leeg in de volgende gevallen:

   • Als de regel voor een opmerking is. Schrijf de opmerking in het veld Omschrijving.
   • Als de regel voor een catalogusartikel is. Kies de actie Catalogusartikelen selecteren. Zie voor meer informatie Werken met catalogusartikelen.

6. Voer in het veld Aantal in hoeveel eenheden van het product, de kosten of de transactie met de regel voor de klant worden geregistreerd.

   Notitie

   Als het een artikel van de soort Service betreft of als het veld Type de waarde Resource bevat, is de hoeveelheid een tijdseenheid, bijvoorbeeld uren, zoals aangegeven in het veld Eenheidscode op de regel. Zie Artikeleenheden instellen voor meer informatie

   De waarde in het veld Regelbedrag wordt berekend als Eenheidsprijs x Aantal.

   De prijs en de regelbedragen worden weergegeven met of zonder btw, afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld Prijzen inclusief btw op de klantenkaart.

7. Als u een korting wilt geven, kunt u een percentage invoeren in het veld Regelkorting %. De waarde in het veld Regelbedrag wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

   Als u speciale artikelprijzen hebt ingesteld op het sneltabblad Verkoopprijzen en verkoopregelkortingen op de klantenkaart of de artikelkaart, worden de prijs en het bedrag op de offerteregel automatisch bijgewerkt als aan de overeengekomen prijscriteria wordt voldaan. Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.

8. Herhaal stap 4 t/m 7 voor elk product dat u aan het contact wilt aanbieden.

   De totalen onder de regels worden automatisch berekend wanneer u regels maakt of wijzigt.

9. In het veld Kortingsbedrag op factuur voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw.

   Als u factuurkortingen voor de klant hebt opgegeven, wordt het opgegeven percentage automatisch ingevoegd in het veld Factuurkorting % als aan de voorwaarden wordt voldaan, en het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw . Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.

   Tip

   Als u het veld Offerte geldig tot datum automatisch wilt laten invullen met een bepaald aantal dagen na het maken van de offerte, kunt u het veld Berekening van geldigheid van offerte op de pagina Verkopen en Klanten invullen.

10. Wanneer de verkoopofferteregels zijn ingevuld, kiest u de actie Verzenden via e-mail.

11. Vul op de pagina E-mail verzenden eventuele overige velden in en controleer de ingesloten verkoopofferte. Zie Documenten per e-mail verzenden voor meer informatie.

12. Als het contact de offerte accepteert, kiest u de actie Order maken.

    Als uw organisatie de voorkeur geeft aan dat proces, kiest u de actie Factuur maken.

    Notitie

    Als u in stap 2 een klant heeft toegevoegd, wordt u gevraagd om de omzetting van de offerte naar een order te bevestigen.

    Als u in stap 2 een contact van een potentiële klant heeft toegevoegd, wordt u gevraagd de volgende stappen uit te voeren:

    • Converteer het contact of de prospect naar een klant door een van de contactconversiesjablonen te kiezen. Zie voor meer informatie Een klant, leverancier, werknemer of bankrekening maken van een contact.
    • Bevestig de conversie van de offerte naar een order.

De conversie verwijdert de verkoopofferte uit de database. Een verkoopfactuur of een verkooporder wordt gemaakt op basis van de informatie in de verkoopofferte, zodat u de verkoop kunt verwerken. Op de verkoopfactuur of verkooporder vermeldt het veld Offertenr. het nummer van de verkoopofferte van waaruit het is gemaakt. Zie Verkopen factureren of Producten verkopen voor meer informatie.

Externe documentnummer

Op verkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de klant. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de klant aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.

Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Verkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in het veld Extern documentnr. in een verkoopkop en het veld Extern documentnr. op een dagboekregel.

Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur of een algemene dagboekregel te boeken zonder extern documentnummer.

Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door klantposten navigeert.

Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.

Zie ook

Verkoop
Verkopen instellen
Documenten verzenden via e-mail
Documenten archiveren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central