Omówienie zarządzania gotówką

Ten artykuł zawiera omówienie funkcji zarządzania gotówką w punkcie sprzedaży Microsoft Dynamics 365 Commerce (POS). Ponadto zawiera wskazówki dotyczące konfigurowania funkcji śledzenia gotówki dla transakcji dwie strony.

Uwaga

Aby uzyskać podstawowe informacje o możliwościach zarządzania gotówką w handlu, zobacz temat Zarządzanie zmianą i szufladami kasowymi.

Zarządzanie gotówką jest kluczową funkcją dla sprzedawców detalicznych w sklepach fizycznych. Sklepy detaliczne chcą mieć systemy, które zapewnią im pełną identyfikowalność i możliwość rozliczania gotówki i jej przepływów między różnymi kasami i kasjerami w sklepie. Muszą oni być w stanie uzgodnić wszelkie różnice i określić odpowiedzialność.

Program Dynamics 365 Commerce ma funkcje zarządzania gotówką w swojej aplikacji POS. Sprzedawcy detaliczni mają dwie opcje zarządzania gotówką:

  • Jednostronne transakcje gotówkowe — Ta opcja pozwala sprzedawcom detalicznym uzgodnić gotówkę dla sklepu, ale nie pozwala im precyzyjnie określić odpowiedzialności w przypadku rozbieżności gotówkowej. Po uruchomieniu jednostronnej transakcji gotówkowej nie wymaga ona żadnych dalszych działań, ponieważ jest uważana za zakończoną.
  • Dwustronne transakcje gotówkowe — Ta opcja umożliwia śledzenie środków pieniężnych, co wymusza dwustronne transakcje gotówkowe i pomaga określić odpowiedzialność za wszystkie przepływy pieniężne. Gdy kasjer wykonuje operację (na przykład usunięcie środków płatniczych), drugi kasjer, który otrzymuje pieniądze, musi uzgodnić tę czynność, aby upewnić się, że kwota transakcji jest poprawna.

Konfigurowanie funkcji śledzenia gotówki

Aby skonfigurować funkcję śledzenia środków pieniężnych przez skonfigurowanie profilu funkcjonalności dla sklepów, wykonaj następujące kroki.

  1. W Commerce headquarters wybierz kolejno opcje Handel detaliczny i inny > Ustawienia kanału > Ustawienia punktu sprzedaży > Profile punktów sprzedaży > Profile funkcji.
  2. Wybierz profil funkcji połączony ze sklepami, dla których chcesz skonfigurować funkcję śledzenia kasy.
  3. W sekcji Funkcje profilu funkcji, w sekcji Zaawansowane zarządzanie gotówką, zmień ustawienie opcji Włącz identyfikowalność gotówki na Tak.

Uwaga

Aby korzystać z funkcji śledzenia gotówki, należy najpierw skonfigurować jeden lub więcej sejfów dla sklepu. Ta konfiguracja jest wymagana, ponieważ system oczekuje bezpieczeństwa, który zostanie wybrany dla operacji deklarowania kwoty rozpoczęcia i upuszczania pieniędzy do sejfu.

Ustaw sejf

Można definiować i aktualizować wiele sejfów sklepu.

Aby skonfigurować sejf w centrali Commerce headquarters, wykonaj kroki opisane poniżej.

  1. Wybierz kolejno opcje Handel detaliczny i inny > Kanały > Sklepy > Wszystkie sklepy.
  2. W polu Identyfikator kanału sprzedaży detalicznej wybierz identyfikator kanału sprzedaży detalicznej dla sklepu, dla którego chcesz skonfigurować kasę.
  3. W okienku akcji na karcie Ustawienia w grupie Konfiguracja wybierz pozycję Sejfy.
  4. Na stronie Deklaracja przekazania pieniędzy do sejfu wybierz opcję Nowa.
  5. W polu Nazwa nadaj nazwę sejfu.
  6. Powtórz kroki 4 i 5 dla każdego dodatkowego sejfu, który chcesz dodać.
  7. Uruchom zadanie harmonogramu dystrybucji 1070 Konfiguracja kanału, aby zsynchronizować bezpieczne konfiguracje z bazą danych kanałów.

Sposób zarządzania gotówką po włączeniu funkcji śledzenia gotówki

Zarządzanie gotówką odbywa się w następujący sposób, gdy włączona jest funkcja śledzenia gotówki:

  • Użytkownik, któremu jest wyświetlany monit Zadeklaruj kwotę początkową, musi wprowadzić źródło gotówki. Użytkownik może wyszukać dostępne sejfy zdefiniowane w sklepie. Następnie mogą wybrać kasę, z która zostanie wyniesłana gotówka, aby można było ją włożyć do rejestru.
  • Użytkownik, który uruchamia operację usunięcia płatności, jest monitowany o wybranie z listy otwartych transakcji wprowadzania do float. Jeśli w systemie nie istnieje odpowiednie przyjęcie do kasy, użytkownik może utworzyć niepowiązaną transakcję pobrania środków płatniczych.
  • Użytkownik, który przeprowadza operację Wpis zmiennoprzecinkowy, jest proszony o wybranie transakcji usunięcia z listy otwartych transakcji przetargowych. Jeśli w systemie nie istnieje odpowiednie pobranie środków płatniczych, użytkownik może utworzyć niepowiązaną transakcję przyjęcia do kasy.
  • Użytkownik, który wykonuje operację Przekaż do sejfu, jest monitowany o wybranie sejfu, do którego przekazuje gotówkę.

Rozliczenie transakcji

Gdy użytkownik zdecyduje się zamknąć zmianę, system sprawdza, czy na zmianie nie ma żadnych nierozliczonych transakcji zarządzania gotówką. Zmiana nie może zostać zamknięta, jeśli istnieją nierozliczone transakcje.

Transakcje mogą być uzgadniane automatycznie przez system lub ręcznie przez użytkownika.

Automatyczne uzgadnianie transakcji

Automatyczne uzgadnianie transakcji ma miejsce, gdy system automatycznie uzgadnia transakcje po zakończeniu określonych akcji.

Na przykład użytkownik wykonuje operację zarządzania gotówką ( np. usunięcie środków płatniczych) na zmiany A, aby wysłać $20 na zmianę B. Gdy użytkownik na zmianie B wykonuje operację wprowadzania zmiennoprzecinkowego i wybiera transakcję, dwie transakcje są uzgadniane automatycznie.

Ręczne rozliczanie transakcji

Jeśli nie nastąpi automatyczne uzgadnianie transakcji, wymagane jest ręczne uzgadnianie transakcji.

W poprzednim przykładzie, jeśli użytkownik na zmianie B nie wykona operacji Wpis zmiennoprzecinkowy lub nie wybierze prawidłowej transakcji podczas operacji Wpis zmiennoprzecinkowy, operacja usunięcia przetargu pozostaje nieuzgodniona i wymaga ręcznego uzgodnienia.

Aby przeprowadzić uzgadnianie ręczne w obrębie zmiany lub na różnych zmianych, użytkownicy z niezbędnymi uprawnieniami mogą wykonać operację Zarządzanie zmianami . Widok Zarządzaj zmianami ułatwia przeglądanie zmian, które mają nieugodzane transakcje. Użytkownik może wybrać zmianę, a następnie wybrać opcję Uzgodnij, aby wyświetlić listę uzgodnionych i nie uzgodnionych transakcji na oddzielnych kartach. Użytkownik może wówczas albo wybrać transakcje nierozliczone i je rozliczyć, albo wybrać transakcje rozliczone wcześniej i je nie rozliczyć. W trakcie uzgadniania, jeśli wybrana transakcja nie ma salda, użytkownik musi wprowadzić opis przyczyny niezbilansowania uzgodnienia. Użytkownicy mogą kontynuować uzgadnianie i nieuzgadnianie transakcji, aż zmiana zostanie zamknięta. Transakcji nie można jednak anulować po zamknięciu zmiany.

Zarządzanie sejfami

W Dynamics 365 Commerce uzgadnianiu kasowym można wykonać tylko na poziomie zmiany. Aby zarządzać gotówką w sejfie, należy zarządzać sejfem za pomocą zmiany.

Ważne

Zarządzanie bezpiecznymi produktami wymaga dedykowanej kasy, która nie jest używana w przypadku żadnej transakcji sprzedaży.

Przykładowy proces biznesowy zarządzania gotówką z użyciem sejfu

W poniższym przykładzie przedstawiono proces biznesowy zarządzania gotówką z zastosowaniem sejfu.

Na początku dnia kierownik sklepu deklaruje kwotę rozpoczęcia w sejfie. Oto kroki, które musi wykonać kierownik sklepu.

  1. Otwórz zmianę w dedykowanej kasie dla sejfu.
  2. Przejdź do operacji Zarządzaj sejfem , wybierz sejf, a następnie wybierz opcję Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia.
  3. Wprowadź kwotę, a następnie wybierz przycisk Zapisz.

Gdy kasjer jest gotowy do rozpoczęcia dnia, otwiera zmianę i pobierz kwotę początkową z sejfu przez kierownika sklepu. Oto kroki, które musi wykonać kasjer i kierownik sklepu.

  1. Kasjer otwiera zmianę w kasie (na przykład zmiana A).
  2. Kierownik sklepu przechodzi do operacji Zarządzaj sejfem w dedykowanej kasie dla sejfu, wykonuje operację usunięcia środków płatniczych i wybiera poprawną kwotę i zmianę do usunięcia. Bardzo ważne jest, aby zmiana została otwarta w rejestrze, do których będą przenoszone pieniądze z sejfu.
  3. Kasjer bierze pieniądze, wykonuje na kasie operację Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia i wybiera transakcję utworzoną wcześniej w celu odzwierciedlenia kwoty rozpoczęcia. Te akcje wyzwalają automatyczne uzgadnianie tych dwóch transakcji.

Kasjer będzie następnie uruchamiał zwykłe transakcje sprzedaży w ciągu dnia.

Gdy gotówka w szufladzie kasowej przekracza zdefiniowany limit, kasjer jest powiadamiany o nadmiarze gotówki i wykonuje zwrot pieniędzy z sejfem. Oto kroki, które musi wykonać kasjer i kierownik sklepu.

  1. Kasjer przeszyje pieniądze do kierownika sklepu. Zamiast tego kasjer dodaje pieniądze do sejfu, wybierając opcję Dołóz do sejfu, wprowadzając kwotę i wybierając pieniądze do sejfu.
  2. Kierownik sklepu liczy pieniądze, a następnie przechodzi do operacji Zarządzaj sejfem w dedykowanej kasie dla sejfu.
  3. Kierownik sklepu wybiera sejf, wybiera opcję Wprowadzanie wieloprzecinkowe, a następnie wybiera transakcję utworzoną wcześniej. Te akcje wyzwalają automatyczne uzgadnianie tych dwóch transakcji.

Na koniec dnia kasjer wrzuca całą gotówkę z szuflady do sejfu, ogłasza przetarg i zamyka zmianę. Oto kroki, które musi wykonać kasjer.

  1. Wybierz Dodaj do sejfu dla pieniędzy, wprowadź kwotę i wybierz sejf, do który chcesz wrzuć pieniądze.
  2. Wybierz opcję Deklaracja środków płatniczych i jako kwotę wybierz wartość 0 (zero).
  3. Wybierz opcję Zamknij z ukryciem, aby zamknąć i ukryć.
  4. Przekaż pieniądze kierownikowi sklepu lub wrzuć do sejfu.

Menedżer uzgadnia ostatnią transakcję upuszczenia pieniędzy do sejfu, wykonuje przelew bankowy i zamyka obie zmiany (zmiana kasjera i zmiana dla kasjera). Oto kroki, które musi wykonać kierownik sklepu.

  1. Przejdź do operacji Zarządzaj sejfem w dedykowanej kasie dla sejfu.
  2. Wybierz sejf, wybierz opcję Wprowadzanie wieloprzecinkowe, a następnie wybiera transakcję utworzoną wcześniej. Te akcje wyzwalają automatyczne uzgadnianie tych dwóch transakcji.
  3. Dla wybranego sejfu wybierz polecenie zwrotu pieniędzy, a następnie wybierz pieniądze, które trzeba wrzucić do banku.
  4. Zamknij operację Zarządzaj sejfem , a następnie wybierz opcję Deklaracja środków płatniczych, aby zadeklarować saldo w sejfie.
  5. Przejdź do operacji Zarządzaj zmianymi, wybierz zmianę z zamkniętymi informacjami dla kasjera, a następnie zamknij zmianę Zmiana w dedykowanej kasie dla sejfu spowoduje teraz pokazanie jednej nieuzgodnionej transakcji (Zadeklaruj kwotę początkową), wykonanej dla sejfu. Ponieważ oczekuje się, że pieniądze zostaną dodane z zewnętrznego źródła (takiego jak bank), ta transakcja nie może zostać rozliczona automatycznie. Należy go ręcznie uzgodnić. Kierownik sklepu wybiera nieugodzona transakcję, a następnie zamyka zmianę.

Ważne uwagi dotyczące zarządzania sejfem

  • Pieniądze, które na koniec dnia zostały pozostawione w sejfie, nie zostaną automatycznie przeniesiene do następnego dnia. Kierownik sklepu musi następnego dnia zadeklarować kwotę startową w sejfie.
  • W przypadku wszystkich akcji związanych z bezpieczeństwem użytkownik musi użyć operacji Zarządzaj sejfem . Nie ma innej możliwości wybrania kasy, dla których zostaną zarejestrowane transakcje kasowe. Należy wykonać operacje Zadeklaruj kwotę początkową, Wprowadzenie zmienne, Usunięcie przetargu i Dodaj do banku w kontekście operacji Zarządzaj sejfem.
  • Aby można było zamknąć zmianę skojarzoną z sejfem, użytkownik musi wykonać operację Deklaracja tender w dedykowanej kasie dla sejfu. Ta operacja jest jedyną operacją, która nie występuje w kontekście sejfu. W związku z tym nie jest on dostępny w operacji Zarządzaj sejfem . Jeśli ten sam rejestr służy do zarządzania wieloma sejfami, deklaracja środków płatniczych powinna być sumą tych wszystkich pieniędzy.
  • Operacja Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia dla sejfu nie jest uzgadniana automatycznie. Należy go ręcznie uzgodnić.
  • Operacja Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia jest dostępna na dwóch poziomach w części Zarządzanie sejfem: na poziomie zmiany i w poziomie bezpieczeństwa. Aby zadeklarować kwotę rozpoczęcia dla sejfu w dedykowanej kasie dla tego sejfu, użytkownik musi uruchomić operację Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia w operacji Zarządzaj sejfem . Operacji Zadeklaruj kwotę rozpoczęcia na poziomie zmiany można użyć, jeśli z tym kasą są skojarzone jakieś dodatkowe pieniądze.
  • Aby przenieść pieniądze między kasą a zmianą w obu kierunkach, zmiana musi zostać otwarta w kasie, która jest wysyłana lub odbierana. W poprzednim przykładzie w przypadku zarządzania sejfem zmiana A musi być otwarta, aby można było przenieść pieniądze z sejfu na tamtą zmianę.
  • Jeśli jest włączona funkcja śledzenia gotówki, użytkownik może wykonać zwrot pieniędzy do sejfu, wybierając jeden typ płatności w jednej transakcji. Jeśli szuflada kasowa zawiera wiele płatności (na przykład gotówka w [USD], gotówka w dolarach kanadyjskich [CAD] i czek), użytkownik musi wykonać jedną wypłatę pieniędzy do sejfu na każdy typ środków płatniczych.
  • System obsługuje księgowanie awaryjnych i bankowych spadków na odpowiednich kontach księgi głównej (K/G), zgodnie z ustawieniami określonymi na stronie Środki płatnicze w programie Commerce Headquarters (Metoda > płatności sklepu dla metody > płatności). Gdy operacja upuszczenia pieniędzy z pieniędzy do banku jest używana do przenoszenia pieniędzy z sejfu do banku, pieniądze są zmniejszane z pieniędzy w K/G i zwiększane w banku po odrzuceniu księgi głównej. Chociaż kwoty odrzucone do sejfu są rejestrowane w sejfie k/G, pieniądze przeniesione z sejfu nie aktualizują tej księgi głównej. Inne transakcje zarządzania gotówką (na przykład wprowadzenie zmienne i usunięcie przetargu) nie są rejestrowane w żadnym konkretnym KG.

Pojednanie finansowe w sklepie

Podczas przetwarzania transakcji zarządzania gotówką w centrali do sprawdzania poprawności tych transakcji są używane parametry zdefiniowane w sekcji Zestawienie/ zamknięcie na stronie Wszystkie sklepy. Jeśli jednak użytkownik włącza funkcje uzgadniania finansowego w centrali, podczas próby zamknięcia zmiany użytkownik w programie POS widzi wyniki tych weryfikacji.

Aby skonfigurować funkcję uzgadniania finansowego w centrali, wykonaj następujące kroki.

  1. W obszarze roboczym Zarządzanie funkcjami włącz funkcję Wyciągi z sieci sprzedaży – cząstkowy kanał informacyjny.
  2. W profilu funkcji punktu sprzedaży dla odpowiedniego sklepu w polu ustaw opcję Włącz opcję uzgodnienia finansowego w sklepie na wartość Tak.

Aby uzyskać więcej informacji o funkcji uzgadniania finansowego, zobacz uzgodnienie finansowe w sklepie.

Zarządzanie gotówką dla wielu walut

Sprzedawcy detaliczni mogą skonfigurować punkt sprzedaży tak, aby akceptował wiele walut jako płatność za transakcję. Zwracana reszta może zazwyczaj zostać wydana wyłącznie w domyślnej walucie sklepu.

Sprzedawca detaliczny może skonfigurować na przykład swój sklep w USA dla dolarów amerykańskich (USD) jako domyślnej waluty, ale klient płaci za transakcję używając euro (EUR). Resztę zwróconą za transakcję można wydać wyłącznie w domyślnej walucie sklepu, czyli USD. W tym scenariuszu na początku dnia roboczego szuflada kasowa zawierałaby tylko USD, ale na koniec dnia roboczego zawierałaby wiele walut (USD i EUR).

Niektórzy sprzedawcy detaliczni decydują się na ulepszenie swoich punktów sprzedaży, aby umożliwić kasjerom zwrot reszty w walucie transakcji. Wymaga to jednak to operacji związanych z zarządzaniem gotówką, takich jak Zadeklaruj kwotę początkową, Przyjmij środki płatnicze i Usuń środki płatnicze obsługiwania także obcych walut, aby sprzedawcy detaliczni mogli uwzględniać przepływy walut w różnych transakcjach.

Począwszy od wersji Commerce 10.0.38 wszystkie operacje zarządzania gotówką obsługują domyślną walutę sklepu oraz obce waluty.

Aby skonfigurować zezwolenie na zarządzanie środkami pieniężnymi w wielu walutach w celu śledzenia przepływu walut w różnych transakcjach, wykonaj następujące kroki.

  1. W Commerce Headquarters przejdź do Handel detaliczny i inny > Kanały > Sklepy > Wszystkie sklepy.
  2. Wybierz sklep, dla którego chcesz umożliwić zarządzanie gotówką w wielu walutach.
  3. Wybierz zakładkę Konfiguracja , a następnie opcję Deklaracja gotówki, aby otworzyć obsługiwane nominały w różnych walutach dla sklepu, jak pokazano to na poniższym przykładowym obrazie. Dodawanie nominałów dla walut
  4. Dodaj wymagane nominały dla śledzonych walut wraz z domyślną walutą sklepu.
  5. Przejdź do formularza szczegółów sklepu i ustaw konfigurację Obliczanie kwoty początkowej na Suma, jak pokazano to na poniższym przykładowym obrazie. Obliczanie kwoty początkowej w formularzu szczegółów sklepu
  6. Uruchom zadanie 1070 (Konfiguracja kanału).
  7. Przejdź do punktu sprzedaży dla sklepu, w którym chcesz umożliwić zarządzanie gotówką w wielu walutach.
  8. Uruchom operację Zadeklaruj kwotę początkową.
  9. Wybierz Policz , aby otworzyć obsługiwane nominały.
  10. Wybierz symbol filtra, żądaną walutę, wprowadź kwotę początkową, a następnie wybierz Zapisz.
  11. Powtórz powyższy proces, aby dodać kwotę początkową dla wszystkich żądanych walut. Konfiguracja opisana w kroku 5 zapewnia dodanie różnych kwot w wielu walutach w celu obliczenia kwoty początkowej. Do jednej transakcji można dodać tylko jedną kwotę w walucie, więc próba dodania kwot początkowych dla wielu walut w jednej transakcji zakończy się błędem. Podobne wygląda to dla operacji Przyjmij środki płatnicze i Usuń środki płatnicze.
  12. W ciągu dnia roboczego można usunąć saldo walutowe z szuflad kasowych za pośrednictwem operacji Przekazanie pieniędzy do sejfu i Przekazanie pieniędzy do banku.
  13. Na koniec dnia roboczego można użyć operacji Deklaracja metody płatności, aby zarejestrować sumy we wszystkich walutach. Operacja Deklaracja metody płatności obsługuje rejestrację danych w wielu walutach w ramach jednej transakcji, dzięki czemu nie ma konieczności oddzielnego rejestrowania sum dla każdej waluty.