Optimera arbetsbelastningsdesignen med hjälp av flöden

Artikel
01/31/2024

Den här artikeln beskriver riktad optimering av arbetsbelastningar med hjälp av flöden. Olika komponenter i en arbetsbelastning har olika krav och prioritetsnivåer. Genom att segmentera en arbetsbelastning i flöden kan du prioritera olika delar av en arbetsbelastning och bättre anpassa arbetsbelastningsinvesteringarna till vikten av varje flöde.

Den här arbetsbelastningsoptimeringsprocessen är iterativ och omfattar tre viktiga steg: (1) definiera flödesstrukturen i din arbetsbelastning, (2) definiera tekniska krav och (3) utforma flödet för att uppfylla kraven (se bild 1).

Bild 1: Processen för att optimera arbetsbelastningar med hjälp av flöden.

Definiera flödet

Innan du kan definiera flödeskrav måste du förstå affärsdrivrutinerna för flödet. Förutsättningarna för att definiera ett flöde är att identifiera affärsprocessen och använda ärendets stöd. När du förstår förutsättningarna kan du börja dokumentera flödet.

Förstå förutsättningarna

Flöden är sekvenser med åtgärder som stöder arbetsbelastningsfunktioner. Det finns två primära typer av flöden: användarflöden och systemflöden. Användarflöden avgör användarinteraktioner. Systemflöden avgör kommunikationen mellan arbetsbelastningskomponenter. Flöden stöder affärsprocesser och användningsfall. En arbetsbelastning består av flera användningsfall. Du måste identifiera affärsprocessen och använda det fall som flödet stöder innan du dokumenterar ett flöde (se bild 2).

Bild 2: Relationen mellan affärsprocesser, användningsfall, flöden och arbetsbelastningar.

Identifiera affärsprocessen

En affärsprocess är en serie åtgärder (steg) som uppfyller ett affärskrav. Flöden bestämmer sekvensen som en användare eller data tar för att utföra varje steg i en affärsprocess. Att sälja produkter online är till exempel en affärsprocess. Stegen i den här affärsprocessen kan vara att lista produkten online, ta emot beställningar och leverera produkten.

Identifiera användningsfallet

Ett användningsfall definierar funktionskraven för ett flöde. Du måste identifiera och förstå det användningsfall som ett flöde stöder innan du fastställer de tekniska kraven för ett flöde. Varje användningsfall bör ha stöd för ett steg i en affärsprocess (se bild 2). Ett användningsfall bör definiera följande attribut:

Syfte: Tydligt formulera uppgifter eller mål, som att aktivera onlineköp. Den här tydligheten vägleder den funktionella designen och anger tydliga mål för flödesdesign.
Kritiskhet: Utvärdera vikten av användningsfallet, allt från rutin till kritisk. Värdet som tilldelats ett användningsfall informerar om flödets prioritering och design. Användningsfall med högt värde kan kräva förbättrad felhantering, prestandajustering eller överväganden för användarupplevelsen.
Konsumenter: Identifiera om användare (kunder, personal) eller systemkomponenter är de främsta konsumenterna. Den här kategoriseringen avgör om det är ett användarflöde eller systemflöde och påverkar designen.
Händelser: Definiera utlösare eller villkor som initierar och avslutar användningsfallet. Dessa händelser definierar flödets gränser.
Körning: Förstå användningsfallets driftsfrekvens och variabilitet för att förutse systembelastningen. Du måste utforma ett flöde för att hantera olika körningsscenarier.
Beroenden: Identifiera beroenden med andra användningsfall för riskhantering. Att känna igen ett användningsfalls beroenden underlättar utformningen av flöden som integreras smidigt med andra systemdelar. Du måste säkerställa tillgängligheten för nödvändiga indata och kompatibiliteten för utdata med efterföljande processer.

Dokumentera flödet

Använd användningsfallet för att dokumentera flödet. Du bör beskriva eller mappa varje åtgärd som du behöver i ett flöde. Samla in beslutskriterier och utbildningsvägar. Identifiera interaktioner med andra användningsfall. Den här översikten fungerar som en skiss för flödesdesign och hantering. Du måste också samla in affärsinformation om flödet. Se till att inkludera följande information i flödesdokumentationen:

Flödesbeskrivning: En beskrivning av flödet på hög nivå.
Affärsprocess: Den affärsprocess som flödet stöder.
Processägare: Den person som äger affärsprocessen.
Intressenter: De personer som du bör informera eller konsultera om flödesstatus eller ändringar.
Eskaleringsvägar: De personer eller grupper som du bör kontakta för att lösa problem. Det är en sekvens av människor. Omfattningen av individuellt ansvar växer med varje person på vägen.
Affärspåverkan: Det här flödets betydelse för verksamheten.
Klassificering av kritiskhet: En kvalitativ etikett som anger flödets relativa betydelse.

Mer information finns i Flödesexempel.

Definiera flödeskrav

Använd användningsfallet för att fastställa de tekniska målen för flödet. Definiera mätbara mål för flödet som överensstämmer med de fem pelarna i Well-Architected Framework (WAF). Dessa pelare utgör en ram för att fastställa tekniska mål:

Tillförlitlighetsmål: Utvärdera varje flödes betydelse och ange tillförlitlighetsmål i enlighet med detta. Fastställa prestandatrösklar och upprätta tydliga serviceavtal (SLA) och mål (SLO). Flöden med högre allvarlighetsgrad kräver strängare tillförlitlighetsmål.
Säkerhetsmål: Analysera säkerhetsbehoven för varje flöde baserat på datakänslighet och användaraktiviteter. Implementera och kontinuerligt uppdatera säkerhetsåtgärder för att uppfylla dessa behov samtidigt som du säkerställer efterlevnad av regelstandarder.
Kostnadsmål: Förstå kraven för varje flöde för effektiv resursallokering. Ange mål för att balansera kostnader med prestanda. Se till att resursanvändningen överensstämmer med affärsprioriteringar.
Driftmål: Definiera mått för effektiv övervakning och felsökning. Målen bör säkerställa effektiv resursanvändning och anpassning till organisationens mål.
Prestandamål: Basera prestandamål på de ursprungliga kraven för varje flöde. Se till att viktiga flöden får tillräckliga resurser och kontinuerligt justera mål för att uppfylla föränderliga krav och förbättra användarupplevelsen.

Utforma flödet

Utforma flödet för att uppfylla de tekniska målen. Du bör bekanta dig med metodtips för flödesdesign så att du får rätt resultat. Skapa och testa flödet. Iterera designen tills den uppfyller de tekniska mål som du har fastställt.

Följ metodtips för flödesdesign

När du utformar ett flöde följer du metodtips för flödesdesign. Ett väldesignat flöde har följande attribut:

Omfattning: Identifiera distinkta start- och slutpunkter för varje flöde. Tydliga gränser hjälper till att optimera användar- eller systeminteraktioner.
Logiska: Utforma dina flöden med en logisk ordning med steg. Optimera för den mest effektiva sökvägen och minska onödiga steg.
Underhållsbar: Utforma flöden som är enkla att uppdatera och underhålla. Använd modulära komponenter som du kan ändra utan att påverka hela arbetsbelastningen.
Definierad: Införliva specifika villkor som utlöser eller vägleder varje steg i ett flöde. Den här precisionen säkerställer att flödet svarar korrekt på användarindata, dataändringar eller systemtillstånd.
Tillförlitlig: Skapa felhanterings- och undantagsvägar i dina flöden. Effektiv felhantering förhindrar avbrott och upprätthåller flödesintegriteten under oväntade omständigheter.
Skalbar: Se till att den kan hantera olika belastningar och anpassa sig till växande eller krympande användarbaser eller datavolymer.
Säker: Bädda in säkerhetsåtgärder i flödet. Skydda data och användarinteraktioner mot obehörig åtkomst och hot.
Effektiv: Planera för effektiv användning av resurser utan överetablering. Tänk på kostnadsoptimering.
Användarcentrerad: För användarflöden justerar du flödesdesignen med användarens förväntningar och beteenden. Gör det intuitivt och minska inlärningskurvan för nya användare.

Utveckla och testa flödet

Utveckla flödet för att uppfylla tekniska mål och testa det för att säkerställa att det uppfyller sina krav. Den här processen verifierar att flödet fungerar som avsett, effektivt hanterar sina uppgifter och uppfyller de tekniska målen. Här är vägledning för att skapa och testa ett flöde:

Välj tekniker: Välj tekniker som överensstämmer med de angivna målen när det gäller tillförlitlighet, säkerhet och prestanda.
Utveckla flöde: Skapa flödet enligt designen och ha de angivna målen i åtanke.
Testflöde: Utför testning för att säkerställa att flödet uppfyller målen. Iterera efter behov för att uppfylla målen.
Övervaka: Implementera övervakningsverktyg för att spåra resursanvändning och kostnader.

Granska flödet regelbundet mot angivna mål och branschstandarder. Använd feedback från övervakning och granskningar för att förbättra flödet. Justera mål och processer efter behov för att anpassa sig till föränderliga affärsbehov eller tekniska framsteg.

Optimera flöden

Upprepa processen som definieras i den här artikeln under flödets livscykel. När du itererar flödesdesignen använder du Well-Architected Framework för att optimera flöden ur varje pelares perspektiv:

Flödesexempel

Här är några flödesexempel som hjälper dig att utforma dina flöden. Exemplen använder den tillförlitliga referensarkitekturen för webbappmönster som grund och visar den dokumentation som du bör ha för varje flöde.

Användarflöde 1: Skapa kommande konserter

Flödesbeskrivning: Call center-anställda använder programmet för att skapa en kommande konsert.

Affärsprocesser: Det här flödet stöder inköpsprocessen , men det är asynkront, vilket minskar dess allvarlighetsgrad.
Processägare: Försäljningschef.
Intressenter: Försäljningsavdelning, konsertplanering och drift, plattformsteam och programteam.
Eskaleringsvägar: Programteam, plattformsteam och sedan försäljningsavdelning.
Affärspåverkan: Det här flödet är viktigt för att göra nya konserter tillgängliga på försäljningsplattformar, vilket direkt påverkar verksamhetens huvudsakliga intäktsström. När callcenter-anställda inte kan skapa konserter på grund av det här flödets otillgänglighet påverkar det både intäkterna och företagets rykte negativt. Hög tillgänglighet är dock inte nödvändigt för den här processen eftersom konserter vanligtvis schemaläggs i förväg varje vecka. Försäljningsavdelningen angav ett krav på 95 % tillgänglighet för den här processen och kan komma åt stilleståndstid utanför kontorstid i underhållssyfte.
Kritiskhetsklassificering: Låg.

Användarflöde 2: Sökkonserter

Flödesbeskrivning: Call center-anställda använder programmet för att söka efter kommande konserter.

Affärsprocesser: Det här flödet stöder inköpsprocessen , men callcenter-anställda kan välja att visa alla konserter om sökfunktionen inte är tillgänglig.
Processägare: Avdelningen för användarupplevelse (UX).
Intressenter: Försäljningsavdelning, plattformsteam och programteam.
Eskaleringsväg: Programteam, plattformsteam, säljavdelningschef jour.
Affärspåverkan: Det här flödet gör det möjligt för callcenter-anställda att snabbt hitta konserter och är en del av den normala försäljningsprocessen. Hög tillgänglighet för det här flödet är inte kritiskt eftersom anställda har möjlighet att lista konserter även i sin frånvaro. Det försämrar kundtjänstmedarbetarens upplevelse kan försämras och påverka produktiviteten. Kunder kan uppleva frustration på grund av ökade väntetider eller förseningar. Försäljningsavdelningen begärde 99 % tillgänglighet för det här flödet under normal kontorstid.
Kritiskhetsklassificering: Medel.

Användarflöde 3: Hämta en lista över konserterna

Flödesbeskrivning: Call center-anställda använder programmet för att hämta en lista över konserter.

Affärsprocesser: Det här flödet har direkt stöd för inköpsprocessen .
Processägare: Plattformschef.
Intressenter: Försäljningsavdelning, plattformsteam, datateam.
Eskaleringsväg: Datateam, jourtekniker för datateamet, plattformsteamets jourtekniker.
Affärspåverkan: Det här flödet är en viktig del av den kritiska vägen för intäktsgenererande transaktioner för verksamheten. Hög tillgänglighet är viktigt eftersom callcenter-anställda förlitar sig på det här flödet för att bearbeta biljettköp. Som ett erkännande av dess betydelse ger verksamheten 99,9 % drifttid för detta flöde, vilket omfattar längre kontorstider.
Kritiskhetsklassificering: Hög.

Användarflöde 4: Inköpsbiljett

Flödesbeskrivning: Call center-anställda använder programmet ( autentiserings- och auktoriseringsprocessen ) för att köpa biljetter till en kommande konsert ( listans kommande konsertprocess ) för Relecloud-kunders räkning.

Affärsprocesser: Det här flödet är programmets kärnfunktion och flöde.
Processägare: Försäljningschef.
Intressenter: Försäljningsavdelningen och alla tekniska team.
Eskaleringsväg: Programteamets jourtekniker, plattformsteamets jourtekniker, datateamets jourtekniker, chief operating officer.
Affärspåverkan: Hög tillgänglighet för det här flödet är avgörande eftersom det direkt möjliggör köp av kundbiljetter. Eventuella fel eller otillgänglighet av det här flödet kan avsevärt påverka både intäkter och företagets rykte. Företaget ställer ett strikt krav för den här viktiga processen och förväntar sig 99,9 % drifttid, även under längre kontorstider.
Kritiskhetsklassificering: Hög.

Användarflöde 5: Autentisering och auktorisering

Flödesbeskrivning: Call center-anställda loggar säkert in på programmet. Administratörer ger dem rätt roller för att köpa biljetter för Relecloud-kunders räkning.

Affärsprocesser: Det här flödet har direkt stöd för inköpsprocessen . Utan den här funktionen kan callcenter-anställda inte logga in på programmet för att köpa biljetter.
Processägare: Plattformsteam.
Intressenter: Plattformsteam, driftteam och försäljningsavdelning.
Eskaleringsväg: Plattformsteamets jourtekniker, Chief Operating Officer.
Affärspåverkan: Det här flödet kräver hög tillgänglighet eftersom callcenter-anställda inte kan köpa biljetter om det här flödet inte fungerar korrekt. Om det här flödet inte är tillgängligt påverkar det intäkter och rykte direkt. Det är en viktig process som företaget förväntar sig 99,9 % drifttid för, inklusive under längre kontorstider.
Kritiskhetsklassificering: Hög.

Systemflöde: Samla in telemetri

Flödesbeskrivning: För att förstå tillståndsändringar i produktionssystemet samlar webbprogram- och API-instanser in information, fel och varningar. Dessa data hjälper driftteamet att utföra avvikelseidentifiering, felsökning och profilering.

Affärsprocesser: Det här flödet stöder inga affärsprocesser, men det tillhandahåller viktiga data för driftteamet.
Processägare: Verksamhetschef.
Intressenter: Driftteam, plattformsteam och datateam.
Eskaleringsväg: Driftteam (24/7), jourtekniker för datateamet.
Affärspåverkan: Det här flödet är viktigt för verksamhetens övervakning och kontinuerliga förbättringsarbete. Det måste vara så redundant och motståndskraftigt som möjligt. Driftteamet ansvarar för att snabbt återställa det här flödet efter eventuella fel för att undvika att viktig information och varningar saknas. Om flödet inte uppnår den förväntade tillgängligheten finns det risk för att produktionsproblem förbises, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser. För att minska den här risken siktar driftavdelningen på 99 % drifttid dygnet om. De måste schemalägga underhållsrelaterad stilleståndstid minst 48 timmar i förväg.
Kritiskhetsklassificering: Medel.

Share via