您組織中的新員工

透過培養混合式工作環境, 讓新員工能找到重要資源、認識組織中的人員, 以及準備在新角色上成功, 即可讓新員工報到 (有時也稱為 NEO) 成為完美的體驗。

進入新的組織時, 知道資源的所在位置、誰可尋求協助, 以及如何在組織和個人化的環境中尋找訓練材料, 可協助新員工有效率地在您的組織中中前進。 本文將引導您瞭解如何使用 Microsoft 的現代化工具, 為新員工建立一個歡迎上線的環境。

建立虛擬的報到體驗的方式:

• 根據組織的工具、資源及行動方案, 規劃及執行端對端的體驗
• 主持虛擬迎新活動, 以共用資源及介紹報到夥伴
• 使用 SharePoint 網站範本為新的團隊成員提供基地
• 使用報到檢查清單範本建立個人化報到檢查清單
• 使用 Viva Learning 來策劃新小組成員的訓練體驗
  

如何建立報到體驗的概述

圖示	階段	工作
	規劃	- 指定您的對象範圍 - 對應員工報到體驗 - 檢視 Microsoft 365 報到工具 - 考慮在 Viva Engage 中建立新的員工支援社群
	組建	- 考慮使用即時活動歡迎和指引新的團隊成員 - 在規劃程式中包含僱用經理、企業擁有者和人力資源等合作夥伴 - 制定長時間維護 NEO 內容的計畫 - 使用新的員工報到範本建立報到網站 - 自訂 Microsoft 365 清單中的報到檢查清單範本 - 準備一個問卷, 在報到結束時要求意見反應
	啟動	- 使用 Outlook 郵件和行事曆傳送邀請、指示和資源。 - 從每個使用的平台收集深入解析, 以評量員工報到流程的整體效能 - 使用意見反應來提供給下一個報到工作階段。

規劃報到體驗

步驟 1: 指定您的對象與目標範圍	步驟 2: 對應報到體驗	步驟 3: 檢視 Microsoft 365 工具
-判斷對象的需求和人數。 -定義報到體驗的可交付項目和期望結果 -建立語調和傳送訊息	-建立報到時間表 -定義需要完成的報到工作 - 優先排定報到工作 -策劃學習材料 -經常要求意見反應	-請選擇最符合您需求的報到工具。

規劃考量:

• 即便是新員工第一天到職, 在活動之前仍需要關於 NEO 的一些資訊。 請考慮一個預先上架 SharePoint 網站, 可協助新員工收集正確的文件, 並在他們簽署其錄取信件後準備 NEO 活動。
• 有些新員工無法親自參加 NEO 活動。 請考慮是否要預先錄製活動, 以讓無法到場參加的人員觀看, 或是若您可以直播現場人員的活動, 讓遠端的人員可以在線上參加。
• 不論 NEO 活動為個人或遠端參與, NEO 的對象都必須存取電腦和行動裝置上的相同資源。

步驟 1: 開始判斷您的對象個人資料和人數

新員工會有不同的背景、角色和就業經驗。 有些新員工將可以參加現場人員的活動, 其他人只能在遠端參與。 某些工具和資源將需要從行動裝置存取。 不論對新員工的迎新方法為何, 都必須使用相同的資源。

您的報到群組的大小會決定您使用的平台和資源。 深入了解關於定義您的對象個人資料和指定對象人數的範圍。

1-19 個群組	20 個以上的群組
Office (PowerPoint，word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint 空間	Office (PowerPoint，word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint 空間 Viva Engage

定義想要的結果和優先內容

迎新完後後，花些時間定義哪些是成功的樣貌。 在許多組織中, 多個事業部門都會迎新, 請考慮提供可讓新員工熟悉組織及其工作團隊的報到結構。 請考慮設定指引員工報到的模組, 並讓他們知道其進度。

考慮您的報到流程的語調和傳送訊息

讓新員工對加入您的組織感到歡迎和興奮。 使用 PowerPoint 準備完善的訊息, 列出您的新員工作為組織成員可利用的各種福利和資源。 透過列出公司歷程記錄、趣味事實等等, 使其認識公司的文化。

步驟 2: 對應理想員工的報到體驗

從開始報到到工作的第一天, 新員工的旅程會對該員工的成功產生重大的影響。 請先將新員工的報到規劃出來, 確定一開始就提供新員工最好的工具。

答： 建立報到時間表

根據角色和職級經驗，決定報到流程的時間長短。 請考慮新的小組成員應該多久參加一次訓練課程，並參與讓他們與領導階級和組織其他成員增進聯繫的活動。

B. 界定和定義最重要的內容和工作

建立可交付項目, 讓您知道每位員工已在工作的重要特定主題中具備完整的能力。 這可以是有關公司本身、特定工具、組織期待等方面的學習。

C. 收集、設定優先順序, 及組織資源和內容,

進入新的環境時，瞭解可交付項目應完成的順序, 可能是新進員工的盲點。 協助他們設定報到的可交付項目優先順序, 其方式是以優先順序的方式加以排列項目。 這很簡單, 只需要寫出來給他們或整合進 Microsoft 清單。 瞭解如何 使用 Microsoft 清單協助新報到員工。

D. 建立個人化的訓練體驗

需要哪些學習材料才能協助新員工成功？ 針對每一位員工策劃學習模組, 以協助他們瞭解組織需求、團隊需求, 以及他們將每天使用的工具。 深入瞭解使用 Viva Learning。

E. 隨時取得意見反應

每一個報到流程的目標是確定每位新員工已完全準備好在其新工作中取得成功。 一旦員工完成報到時, 向其接收誠實的意見, 就是填補缺點並改善新進員工報到的最佳方式。 透過建立簡單和周密的問卷調查, 瞭解哪些做法有效和那些可以再改進。 深入瞭解 使用 Microsoft Forms 取得意見反應。

步驟 3: 檢視 Microsoft 365 報到工具

一個極好的選項是使用 Teams 即時會議、即時活動和聊天功能歡迎新員工, 並為可到現場和遠端參與之人員提供吸引人的體驗。 指導使用者熟悉 SharePoint 通訊網站上的資訊和連絡人。 請考慮使用 NEO Viva Engage 通道，讓新人員可以在這裡提出問題並取得解答。 您甚至可以考慮使用 SharePoint 空間進行虛擬訓練或工具導覽。 然後，使用將 SharePoint 內容整合到 Microsoft Teams 的 Viva Connections，將這一切整合在一起。

• Microsoft Teams 會議 Teams 中的會議包含音訊、影片和螢幕畫面分享, 而且很適合少於 300 人的群組通訊。 Teams 可用於以現場參加、遠端方式或兩種方式結合進行的會議。 此外, 您也可以錄製會議並與無法參加會議的新員工共用。

• SharePoint 通訊網站 - 使用 新員工報到網站範本 建立 SharePoint 的通訊網站。 使用網站將新員工引導至新員工 Viva Engage 社群中的相關資源、聯繫人和交談。

• Viva Engage 頻道 – 只為新員工建立 Viva Engage 頻道。 選擇為整個組織或地區建立一個 NEO 頻道, 或為每個新員工群組建立頻道。 然後，使用 SharePoint NEO 網站上的 Viva Engage 網頁元件，將交談與其他資源和聯繫人整合。

• Microsoft Viva – Viva 模組是個人化的員工體驗，在 Microsoft Teams 中顯示為應用程式。 使用 Viva Connections 將上線資源和工具帶入一個位置。 Viva Connections 體驗中的內容可以以特定對象為目標。 使用 Viva Learning 為每位員工策劃學習課程模組，協助他們了解組織需求、小組需求，以及他們將每天使用的工具。

• SharePoint 空間 - 使用 SharePoint 空間以建立一個沉浸式平台, 讓新員工可取得公司的虛擬導覽。

組建新員工報到體驗

組建員工報到體驗, 一次一個平台。 這裡所列的工具可以彼此連線, 為新員工提供完整且已連線的報到旅程。

使用 SharePoint 建立報到網站

建立作為新員工首頁的內部通訊網站。 此網站應以有組織的方式列出資源、可交付項目和公司資訊。 此網站也應包含最新資訊, 以確保新員工有成功所需的一切工具。 請嘗試以優先順序組織此網站上的動作項目。 在頂端列出必須先完成的項目。 這可協助員工在報到中組織其工作, 以發揮最佳的能力, 並讓每一個新員工都具有相同的起跑點。

Microsoft 提供新的可自訂員工報到 SharePoint 通訊網站範本, 可協助您開始使用。 開始使用 SharePoint 網站範本

使用即時會議以舉辦虛擬員工迎新

隨著虛擬工作的出現, 員工花時間與組織中其他人員面對面仍然很重要, 能確保員工能與領導者和同事溝通, 並提問重要事項。 使用 Microsoft Teams 舉辦虛擬員工迎新。

讓員工盡情享受這項有趣而吸引人的即時活動, 給員工機會在 Teams 聊天室方塊中相互通訊, 或是允許員工在 Teams 即時活動中透過攝影機或問問題, 或會議主持的問與答中提問。 深入瞭解 Teams 即時活動。

使用 SharePoint 空間為員工提供公司遊覽

SharePoint 空間是一種工具, 可使用 2D 和 3D 網頁元件提供沉浸式線上體驗。 引導新員工進行公司的 360 度虛擬導覽。 結合有用的連結和網頁元件提供重要的資訊, 並協助員工完成報到工作。深入了解 SharePoint 空間。

協助新員工使用 Microsoft 清單排定可交付項目的優先順序

進入新環境時，了解應要完成的報到任務順序十分重要。 協助他們設定報到的可交付項目優先順序, 其方式是以優先順序的方式加以排列項目。 請考慮使用 Microsoft 清單和清單範本並將其以索引標籤的方式新增至新員工 Teams 頻道中以輕鬆存取。 您也可以使用清單網頁元件, 將清單整合至 SharePoint 新員工報到網站。

使用 Viva Connections，並與其他 Microsoft Viva 體驗整合

定期向新員工提供最重要的公司資訊、資源及更新, 以協助新員工找到方向。 Viva Connections 是以 Microsoft 365 的現有功能為基礎的數字平臺，可讓組織自定義員工體驗，並存取桌面和行動裝置上最常使用的工具和資源的最重要資訊。 深入瞭解如何使用 Microsoft Viva 建立上線體驗。

整合多個 Viva 模組以建立豐富的上線體驗

在上圖中，Viva Connections 用來顯示與其他Viva體驗整合的卡片。 建立連結至 Viva Insights 的卡片，以協助新的小組成員瞭解如何以生產力方式花費時間，並協助經理提供更佳的時間管理指引。 深入瞭解 Viva Insights，以及其如何協助保護及組織工作/生活平衡。

另一張卡片會與 Topics 整合，這有助於解決許多公司的重要商務問題—在使用者需要時提供資訊給使用者。 例如，新員工需要快速學習許多新資訊，但在閱讀公司資訊時，會遇到他們完全不知道的詞彙。 深入瞭解主題如何協助進行知識管理。

Viva Learning 是 Microsoft Teams 的應用程式，可讓使用者探索、建議及存取不同平臺的學習模組，以協助使用者在任何特定的焦點領域中取得知識。 Viva Learning 會從LinkedIn Learning、Microsoft Learn、Microsoft 365 Training 和其他合作夥伴提取內容。 使用 Viva Learning 為每位員工策劃學習課程模組，協助他們了解組織需求、小組需求，以及他們將每天使用的工具。

在 Viva Learning 中，組織或小組的經理可以指派學習，並追蹤每個課程模塊的學習進度。 Viva Learning 主檢視會匯總各種資訊，包括從學習管理系統指派的內容、建議的學習、趨勢內容，以及學習提供者內容庫。 深入瞭解 Viva Learning。

深入瞭解 Viva 模組：

Viva Learning	主題	Viva Insights	Viva Connections
以新員工的特定訓練為目標。	新的小組成員可以了解熱門詞彙、縮寫、專案等等。	協助新的小組成員有效率地花費時間。	輕鬆存取權益、訓練教材和資源。

在 Viva Engage 中為新員工建立虛擬社群

讓新員工有機會彼此連線，並在 Viva Engage 中建置支援虛擬社群。 Viva Engage 是一個平臺，可將領導者、溝通者和員工連線到整個組織，以建立社群、分享知識及參與。 Viva Engage 可讓您在組織平台內特別為新員工設定社群。

當然, 員工會在不同時間看到其報到流程中的資訊。 建立一個空間, 讓新員工自行建立社群, 讓他們有機會在其上共用資訊。 在此虛擬空間中, 新員工可以共用資源、分享想法, 以及深入瞭解彼此。 它也可協助他們建立可在其職業生涯中持續存在的內部聯繫。 深入瞭解如何在 Viva Engage 中建置社群。

使用 Microsoft Forms 徵求意見反應

若要改善新員工報到體驗, 最好的方法是徵求意見反應。 透過詢問新員工在完成所有可交付項目後的意見反應, 能瞭解最有效的做法以及需要改善的事項。

使用 Microsoft 表單來建立簡短的問卷調查, 以回答可以提供使報到體驗持續進步的問題。 深入瞭解 Microsoft 表單。

啟動新員工報到體驗

使用 Outlook 邀請所有新員工參加迎新。 在此電子郵件中，請配置從 Viva Connections 首頁開始的所有資源，其中包含新員工 SharePoint 網站的連結、新員工導向即時會議活動文章、學習目標等等。 請務必包括任何必要的資訊和重要的直接連絡人。

過程中隨時收集每個平台的深入解析。 使用此深入解析來通知主管、團隊負責人及其他專案關係人。 尋找如即時活動出席、對象接觸、網站流量等等的深入解析。 使用從每個報到週期收集到的意見反應, 為下一個報到週期提供資訊。

更多資源

檢視 Microsoft 365 通訊工具和方法

企業通訊概觀

使用 SharePoint 新員工報到網站範本