Especificar els correus electrònics dels quals es fa un seguiment automàtic

Amb la sincronització Dynamics 365 App for Outlook del servidor, podeu crear automàticament activitats de correu electrònic per als missatges rebuts a les aplicacions d'interacció amb el client com ara el Dynamics 365 Sales, el servei d'atenció al client, el Marketing , el Field Service il'automatització del Project Service.

Per defecte, el procés de sincronització només avalua els missatges de la carpeta Safata d'entrada d'una bústia de correu per al seguiment automàtic. El correu electrònic que es troba en una subcarpeta de la safata d'entrada només es processa si la subcarpeta està configurada per al seguiment al nivell de carpeta, fins i tot si torneu a moure un missatge a la carpeta Safata d'entrada abans de la següent sincronització. La sincronització del servidor fa un seguiment de la data de recepció de l'últim procés d'enviament per correu electrònic. Durant el següent cicle de sincronització, només avalua els correus electrònics que es reben després d'aquesta data i hora. Per processar un correu electrònic que no era a la carpeta Safata d'entrada, utilitzeu una de les opcions següents:

• Feu un seguiment manual del correu electrònic mitjançant el seguiment de categories d'Outlook o Dynamics 365 App for Outlook.
• Canvieu la data de processar correus electrònics des del registre de la bústia de correu a una data anterior a la de recepció del correu electrònic. Haureu d'afegir aquest camp al formulari de registre de la bústia, ja que no és visible per defecte.
• Seleccioneu Prova i habilita la bústia de correu al registre de la bústia de correu del Dynamics 365.

Els usuaris poden seleccionar un filtre per determinar quins missatges es fan el seguiment com a activitat de correu electrònic:

• Tots els missatges de correu electrònic: Es fa un seguiment de tots els correus electrònics que rep l'usuari al Dynamics 365 com a activitat de correu electrònic.

• Missatges de correu electrònic en resposta al correu electrònic: només es fa el seguiment de les respostes als missatges de seguiment com a activitats de correu electrònic.

  Aquesta opció està activada per defecte. El sistema correlaciona una resposta amb un missatge de seguiment després de filtrar el correu electrònic. Un administrador pot activar o desactivar la correlació de correu electrònic a la pestanya Correu electrònic de Configuració del sistema al nivell d'organització.

• Missatges de correu electrònic de clients potencials, contactes i comptes: només es fa el seguiment dels missatges que es resolen a un client potencial, contacte o compte al Dynamics 365 com a activitats de correu electrònic.

• Missatges de correu electrònic de registres habilitats per correu electrònic: els missatges de qualsevol registre que es resol a una adreça electrònica al Dynamics 365, incloses les taules personalitzades, es fan el seguiment com a activitats de correu electrònic.

• Sense missatges de correu electrònic: no es fa un seguiment automàtic dels missatges que rep l'usuari com a activitat de correu electrònic.

Aquestes opcions es poden configurar per fer un seguiment automàtic dels elements enviats. També es poden configurar per funcionar en cues i bústies de cua.

El correu electrònic que un usuari fa un seguiment manual a l'Outlook Dynamics 365 App for Outlook mitjançant el seguiment a nivell de carpeta o la categoria de l'Outlook se sincronitza amb el Dynamics 365 independentment de l'opció de filtre que l'usuari hagi definit per al seguiment automàtic.

Per desactivar el seguiment de missatges entrants per a usuaris específics, un administrador pot definir Correu electrònic entrant com a Cap al formulari Bústia .

Utilitzar les converses per fer un seguiment dels correus electrònics

La sincronització del servidor utilitza la informació següent d'un correu electrònic per determinar si es correlaciona amb un correu electrònic del qual es fa el seguiment al Dynamics 365:

• MessageId: identifica de manera única un missatge de correu electrònic. Està amagat a la interfície d'usuari de l'aplicació de correu electrònic.

• InReplyTo: conté el MessageId al qual respon el correu electrònic. Està amagat a la interfície d'usuari de l'aplicació de correu electrònic.

  Si un client respon a un correu electrònic i canvia l'assumpte, l'aplicació de correu electrònic pot suprimir el valor InReplyTo de la resposta. La sincronització del servidor i el Dynamics 365 no poden correlacionar la resposta amb un correu electrònic anterior sense ella. La versió d'escriptori de impedeix Microsoft Outlook que se suprimeixi el valor InReplyTo quan un usuari respon a un correu electrònic i canvia l'assumpte.

• ConversationIndex: associa un missatge amb un fil de correu electrònic. Està amagat a la interfície d'usuari de l'aplicació de correu electrònic.

• Testimoni de seguiment a l'assumpte: un concepte del Dynamics 365, s'estampa directament a la línia d'assumpte.

• Paraules de tema i destinataris: utilitza la coincidència intel·ligent, un concepte del Dynamics 365, basat en la configuració.

La lògica de correlació de correu passa per les opcions següents en ordre:

1. Correlació InReplyTo: si el valor InReplyTo coincideix amb el MessageId d'un correu electrònic que ja és al Dynamics 365, el correu electrònic nou es correlaciona amb l'existent. Aquest és el valor predeterminat i us recomanem que no el canvieu. La correlació de correu electrònic és precisa, sense falsos positius.

2. Correlació del testimonide seguiment: si l'assumpte conté un testimoni de seguiment i coincideix amb el testimoni de seguiment d'un correu electrònic que ja està al Dynamics 365, el correu electrònic nou es correlaciona amb l'existent. Aquesta opció està activada per defecte. El testimoni de seguiment és visible per a l'usuari i es pot canviar, cosa que pot provocar una falsa correlació.

3. Índex de conversa: Si el ConversationIndex coincideix amb el ConversationIndex d'un correu electrònic que ja és al Dynamics 365, el correu electrònic nou es correlaciona amb l'existent.

4. Coincidència intel·ligent: el sistema cerca el correu electrònic que ja està al Dynamics 365 els destinataris i les paraules de la línia d'assumpte. Si en troba un amb destinataris similars i prou paraules de tema coincidents, correlaciona els dos missatges. No recomanem aquesta opció, ja que la coincidència intel·ligent pot provocar falsos positius. Tanmateix, està disponible en cas que necessiteu correlacionar correus electrònics que no pertanyen al mateix fil de conversa.

Com es pot determinar si s'ha fet un seguiment automàtic d'un correu electrònic i per què

La configuració de tota l'organització i la configuració dels usuaris individuals i les cues determinen quins correus electrònics es rastregen automàticament. Podeu utilitzar columnes de la taula Correu electrònic per identificar si s'ha fet el seguiment automàtic d'un correu electrònic i per què. Afegiu-los a una visualització de cerca avançada del correu electrònic per ajudar-vos a entendre per què s'ha fet el seguiment d'un correu electrònic i si estava correlacionat amb un correu electrònic rastrejat anteriorment.

Column	Descripció
Entitat acceptant	L'usuari o la cua que ha rebut el correu electrònic i s'ha configurat per fer-ne el seguiment automàticament. Per exemple, si una cua anomenada Sales que s'ha configurat per fer un seguiment de tots els correus electrònics rep un correu electrònic, la cua de vendes es considera l'entitat acceptant.
Bústia de correu receptora	La bústia de correu que s'ha processat quan la sincronització del servidor ha detectat que un correu electrònic contenia un usuari o una cua que s'ha configurat per fer-ne el seguiment automàticament. Si l'OrgDBOrgSetting anomenat SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes està desactivat (la configuració per defecte), el valor d'aquesta columna pot ser diferent de l'entitat acceptant. Per exemple, suposem que Luisa Alves, que està configurada per fer un seguiment automàtic de les respostes als correus electrònics existents, rep un missatge. La cua de vendes, que està configurada per fer un seguiment de tots els correus electrònics, rep el mateix missatge. La sincronització del servidor pot processar primer la bústia de correu de la Luisa i reconèixer que un altre destinatari, el Sales, està configurat per fer un seguiment automàtic del correu electrònic. En aquest cas, l'entitat acceptant és la cua de vendes, però la bústia receptora és la de la Luisa.
Identificador d'activitat correlacionat	Indica si un correu electrònic s'ha associat amb un correu electrònic amb seguiment anterior. Per exemple, si s'ha enviat un correu electrònic des del Dynamics 365 i s'ha fet el seguiment automàtic d'una resposta, l'identificador d'activitat correlacionada de la resposta farà referència al correu electrònic original.
Mètode de correlació	El mètode de correlació que s'utilitzava per fer un seguiment automàtic d'un correu electrònic. No està disponible per a la cerca avançada ni per a altres visualitzacions i formularis, però podeu utilitzar l'API web per veure-la. Utilitzeu aquest format d'URL: https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Per exemple, si l'adreça URL del Dynamics 365 és https://contoso.crm.dynamics.com i l'identificador de correu electrònic sí fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, podeu utilitzar aquesta adreça URL per visualitzar el mètode de correlació: https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod Per trobar l'identificador d'un correu electrònic, obriu el correu electrònic en un navegador web. L'identificador és tot el que segueix &id= a l'URL. En l'exemple, ho era &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5. El valor de Mètode de correlació és un enter que correspon a un mètode de correlació específic. Consulteu la taula de la secció del mètode de correlació del correu electrònic EntityType. Per exemple, un valor de 3 indica que el correu electrònic s'ha correlacionat mitjançant el mètode InReplyTo.
Identificador d'activitat principal	Fa referència a un correu electrònic rastrejat anteriorment si el correu electrònic actual està correlacionat amb ell. Tanmateix, la columna només s'emplena si el correu electrònic s'ha correlacionat mitjançant el mètode InReplyTo o ConversationIndex. Si el correu electrònic s'ha correlacionat mitjançant un mètode diferent, com ara el testimoni de seguiment, l'identificador d'activitat principal està buit.

Identificar les respostes automàtiques

Les respostes de correu electrònic generades automàticament de vegades es poden activar mitjançant funcions automàtiques. Per exemple, Microsoft Outlook la funció de respostes automàtiques (fora de l'oficina ) es pot configurar per respondre als correus electrònics quan el destinatari està fora. Actualment, Server-Side Sync no avalua activament si un correu electrònic entrant és una resposta generada automàticament a l'hora de determinar si s'ha de fer un seguiment automàtic.

Podeu utilitzar l'atribut InternetMessageHeaders de la taula Correu electrònic per identificar aquestes respostes generades automàticament. L'atribut InternetMessageHeaders només s'emplena per als correus electrònics entrants si un correu electrònic inclou Auto-Submitted capçaleres o Reply-To capçaleres. Aquests valors de capçalera es capturen en format JSON.

Per comprovar el valor de l'atribut InternetMessageHeaders , analitzeu les dades JSON per accedir a noms i valors de capçalera específics. També podeu comprovar si la columna conté el nom de la capçalera que us interessa. Per exemple, si la columna InternetMessageHeaders conté Auto-Submitted, significa que el correu electrònic s'ha generat automàticament.

La taula següent proporciona més informació sobre les capçaleres de les respostes automàtiques.

Capçalera	Descripció	Exemples
Enviament automàtic	Si aquesta capçalera està present, vol dir que el correu electrònic és una resposta automàtica. Diferents proveïdors de correu electrònic poden utilitzar valors diferents per a aquesta capçalera. Més informació: RFC - Recomanacions per a respostes automàtiques al correu electrònic.	Gmail - Auto-Submitted : auto-replied Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Respondre-A	Si aquesta capçalera està present, vol dir que el correu electrònic té una configuració de resposta. El valor d'aquesta capçalera mostrarà l'adreça electrònica de resposta. El format del valor pot variar segons els proveïdors de correu i altres configuracions. Més informació: RFC - Camp de resposta a.	Reply-To : “Test email <example@contoso.com>” Reply-To : “<example@contoso.com>”

Emplenament automàtic de la columna Referent a

La columna Referent a , present a cada registre de correu electrònic, enllaça un registre amb un altre. Per exemple, un correu electrònic pot estar enllaçat a una oportunitat, una comanda o un cas. Si esteu creant o actualitzant manualment un registre de correu electrònic, podeu utilitzar la columna Referent a per connectar el correu electrònic a un registre de qualsevol taula que s'hagi configurat per permetre activitats.

Si el correu electrònic es fa un seguiment automàtic perquè s'ha correlacionat amb un correu electrònic de seguiment anterior, a la columna Referent a això se li assigna automàticament el mateix valor que el correu electrònic del qual s'ha fet el seguiment anteriorment.

Com utilitzen les aplicacions d'interacció amb el client els testimonis de seguiment

Un testimoni de seguiment és una cadena alfanumèrica generada per les aplicacions d'interacció amb el client i que s'afegeix al final d'una línia d'assumpte de correu electrònic. Fa coincidir les activitats de correu electrònic amb els missatges de correu electrònic. La característica de testimoni de seguiment està activada per defecte.

Estructura del testimoni de seguiment

Per defecte, les aplicacions d'interacció amb el client utilitzen una estructura de testimonis que consta d'un prefix de quatre caràcters i un identificador de set dígits.

La taula següent enumera les parts del testimoni de seguiment i les descriptcions.

Part	Descripció
Prefix	Configurable d'1 a 20 caràcters. El valor per defecte és CRM. El prefix pot ser únic per a cada organització o entorn. Per exemple, en la implementació de diversos inquilins de les aplicacions d'interacció amb el client, us recomanem que cada organització configuri i utilitzi un únic prefix. Si canvieu el prefix, els valors del prefix anterior es mantenen i s'utilitzen per correlacionar els correus electrònics en funció del prefix anterior.
Designador en línia o fora de línia	Un valor heretat que indica si l'usuari estava fora de línia o en línia quan va enviar el correu electrònic. Aquest dígit no es pot configurar.
Número de seguiment de la base d'implementacions	Configurable de 0 a 2,147,483,647. El valor per defecte és 0. S'utilitza com a número base per als dígits del número d'usuari. Per exemple, si el valor és 0 i es configuren tres dígits per al número d'usuari, el primer usuari tindria un identificador de 001. Si el valor és 500, el primer usuari seria 501.
Número de dígits per a números d'usuari	Configurable de l'1 al 10. L'interval predeterminat és de tres dígits. Aquest valor determina quants dígits s'han d'utilitzar quan l'aplicació d'interacció amb el client assigna un identificador numèric per a l'usuari que ha generat l'activitat de correu electrònic.
Número de dígits per al comptador incremental de missatges	Configurable de l'1 al 9. L'interval predeterminat és de tres dígits. Aquest valor determina quants dígits s'han d'utilitzar quan l'aplicació d'interacció amb el client assigna un identificador numèric per a l'activitat de correu electrònic, no els missatges individuals de l'activitat. Nota: Si utilitzeu el valor per defecte per generar un testimoni amb un número de tres dígits, incrementarà el número fins a 999 i, a continuació, reiniciarà la numeració a 000. Podeu utilitzar un nombre més gran de dígits per reduir la possibilitat d'assignar fitxes duplicades als fils de correu electrònic actius.

Configurar o desactivar els testimonis de seguiment

1. A Configuració Administració Configuració del sistema, seleccioneu la pestanya Correu electrònic>.>

2. A l'àrea Configura la correlació de correu electrònic, activeu o desactiveu els testimonis de seguiment i canvieu l'estructura per defecte.

Coincidències intel·ligents

Quan la sincronització del servidor processa un correu electrònic entrant, extreu l'assumpte, l'adreça del remitent i les adreces dels destinataris i els utilitza per intentar enllaçar l'activitat de correu electrònic amb els registres existents. Aquest procés de correlació, també conegut com a coincidència intel·ligent, utilitza els criteris següents per fer coincidir els correus electrònics rebuts amb les activitats de correu electrònic:

• Coincidència de temes: s'ignoren els prefixos, com ara RE: o Re:, i les majúscules i minúscules. Per exemple, els subjectes Re: hola i Hola es consideren una coincidència.
• Coincidència de remitent i destinatari: el sistema calcula el nombre d'adreces de correu electrònic exactes de remitent i destinatari en comú.

Quan es completi el procés de coincidència, el sistema selecciona el propietari i l'objecte del missatge de correu electrònic d'entrada.

La coincidència intel·ligent està desactivada de manera predeterminada. Podeu activar-lo i modificar la configuració de coincidència intel·ligent a la pestanya Correu electrònic de Configuració del sistema al nivell d'organització.

Com funciona la coincidència intel·ligent

La coincidència intel·ligent depèn completament de la similitud entre els correus electrònics. L'assumpte, l'emissor i els destinataris, inclosos els destinataris BCC i CC, determinen la similitud.

Quan s'envia un correu electrònic des del Dynamics 365 o arriba un correu electrònic amb seguiment, es generen dos conjunts de hashes i s'emmagatzemen a la base de dades.

• Hashes d'assumpte: l'assumpte del correu electrònic, que pot incloure el testimoni del Dynamics 365 si està activat a la configuració del sistema, s'elimina de paraules sorolloses com "RE:" i "FW:" i, a continuació, es tokenitza. Els tokens no buits (paraules) es fan hash per generar hashes de subjecte.

• Hashes de destinataris: s'analitzen l'emissor i la llista de destinataris per detectar adreces electròniques úniques. Cada adreça electrònica única genera un hash d'adreça.

La sincronització del servidor cerca valors coincidents en els hashes de l'assumpte i del destinatari emmagatzemats per trobar una correlació entre el correu electrònic entrant i el correu electrònic sortint. Dos correus electrònics es correlacionen si tenen el mateix nombre de hashes de temes i almenys dos hashes de destinataris coincidents.

Nota

A mesura que una organització envia i rep correu electrònic durant llargs períodes, les dades de correlació emmagatzemades a la taula EmailHash poden augmentar significativament. Això, combinat amb una configuració de coincidència intel·ligent menys restrictiva o patrons comuns de subjectes o destinataris, pot reduir el rendiment de la coincidència intel·ligent. Com a optimització del rendiment, si el sistema detecta un alt ús de recursos quan realitza operacions de coincidència intel·ligent, correlacionarà el correu electrònic dels 90 dies anteriors.

Configuració avançada de la coincidència intel·ligent

• HashFilterKeywords: expressió regular que s'utilitza per filtrar el soroll de la línia d'assumpte. Totes les instàncies coincidents de l'expressió regular a la línia d'assumpte se substitueixen per cadenes buides abans que es generin els hashes del tema.

  Valor per defecte: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

  Ignoreu qualsevol paraula al començament de l'assumpte que acabi amb dos punts (:). Per exemple:

  	Tema	Paraules ignorades
  1	Prova	--
  2	RE: Prova	RE:
  3	RV: RE: Prova	RV: RE:

  Per defecte, "Fora de l'oficina:" no s'ignora, ja que la primera paraula de la frase, "fora", no va seguida de dos punts (:). Per ignorar aquesta frase, canvieu l'expressió regular així: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

• HashMaxCount: el nombre màxim de hashes que es generen per a qualsevol tema o llista de destinataris.

  Valor per defecte: 20

  Si el tema després de la cancel·lació de soroll conté més de 20 paraules, només es resumeixen les 20 primeres.

• HashDeltaSubjectCount: la diferència màxima permesa entre els recomptes de hash de tema dels correus electrònics que s'han de correlacionar.

  Valor per defecte: 0

• HashMinAddressCount: el recompte de hash mínim coincideix amb el requisit a la llista de destinataris perquè els correus electrònics es correlacionin.

  Valor per defecte: 2

Consulteu també

Bústia de reenviament vs. bústies individuals
Associar una adreça electrònica amb una fila