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Search: Fine Tuning search relevancy in Microsoft SharePoint Server 2007: Getting the search results your user expects

  • Article

Relevance is about how closely the search results match what the user wanted to find.

 

To improve the search results that MOSS Search returns, we need to understand how search results are ranked:

 

SharePoint performs two types of ranking, dynamic ranking and static ranking. Dynamic ranking, is something that happens on the Query Servers and depends on query and term matching whereas static ranking occurs at index time. 

Static ranking is query independent and is computed at index time. Lets dive deeper into each of these:

 

Dynamic Ranking:

This looks at the content or property values for a content item such as:

 

 Anchor Text

This evaluates the text that describes a target. E.g. <A href=https://portal/site> Company Name Enterprise Gateway Portal</A>

  •  Search harvests anchor text from HTML anchor elements, WSS Link Lists, SPS 2003 listings, Word/Excel/PowerPoint 2007 (files using Open Office XML File Formats)
  • Any other File Types handled by installed 3rd Party iFilter components

Property Weighting

Property weighting infers that matches on a specific property value can be more relevant than other property values or in document’s body.

  • MOSS 2007 automatically enhances / extraction of metadata
  •  MOSS 2007 automatic tuning
  •  Index time implementation (occurs on index server)
    • Weight is part of property definition
    • Managed properties considered in ranking (weights can only be changed through object model); New Relevance Object Model in Microsoft.Office.Server.Search.Administration Namespace
      • Configure Managed Property (managedProperty.Weight = newWeight;) or set ranking parameter on predefined documents (RankingParameter.Value)

string strURL = " https://<SiteName >";

SearchContext srchContext;

using (SPSite site = new SPSite(" https://yourSiteName "))

{

     srchContext = SearchContext.GetContext(site);

}

 

Ranking ranking = new ranking(srchContext));

 

foreach (RankingParameter param in ranking.RankingParameters)

{

**

RankingParameter lookedup = ranking.RankingParameters[param.Name];

    Console.WriteLine(lookedup.Name + ": " + lookedup.Value);

}

      • Unmanaged properties NOT considered in ranking.

Title Extraction

Title is a very important property of ranking and are often wrong (e.g. “Slide 1”, or “Word Template Name”)

 

MOSS 2007 has an intelligent way of overcoming this problem. What is does, is use a text extraction algorithm that generates a shadow title. How does it find a shadow title if one does not exist? It uses the headings inside your document. These are normally displayed using text formatting such as Heading 1 or Heading 2. 

 

Please note that this only works for Office file types, another words, the Office IFilter that MOSS 2007 search uses to pick up this information. 

 

URL Matching

Name of a website is normally a common type of query. MOSS Search matches site name to URL equivalent. 

 

Static Ranking

This describes the ranking that is not impacted by the content or property values for a content item.

 

File Type Biasing

In most search scenarios, certain file types are more relevant than others. This effects the MOSS Search relevance calculation ranks.

 

  • Order of relevancy: HTML Web pages, PowerPoint presentations, Word documents, XML Files, Excel Spreadsheets, Plain Text files, List Items
  • See Object Model : RankingParameter.Value
  •  IMPORTANT: You cannot add and/or remove File Types

Automatic Language Detection

Foreign language results are less relevant than results in user’s language

  • Index time: documents are tagged with their likely language.
  • Query time: MOSS Search determines users language via browsers headers (Accept-Language).
    • Advanced Search: User can override this default behaviour using different language.
    • Exception: ENGLISH is always considered as relevant as user’s language.

Click Distance from authoritative pages

NOTE: the difference between Click Distance and URL Depth. Click distance is not based on URL depth but rather on the path the user takes through pages to get to information.

 

Authoritative Pages (Configured in SharePoint Central Administration):

 

  • Sites linked to authoritative pages have higher relevant score.

  • Click distance can be improved by configuring authoritative pages in search admin. This effectively “bumps up” the a “X number of clicks site” to a one click site.

  • 3 levels of importance and is maintained by an administrator.

  • Pages linked to authoritative pages are MORE relevant than pages that and is adjusted until rank of all pages is influenced by its “click distance” to authoritative pages.

  • Administrators CAN demote relevance of sites.

     

 URL Depth

Items with shorter urls are more relevant than items placed in longer URLs; E.g.  https://msw/ vs https://portal/divisionalsite/ProjectSite1/MeetingSite/ .Short URLS are like prime real estate and organisations tend to allocate them to the most important content.

 

Relevance Metrics

 

· Precision@N: Avg. No. Of relevant documents in top 5, 10,etc.

· Mean Average Precision: Avg. Precision from N-1 to R

· Reciprical Rank: 1/rank of the top relevant document

· Normalized Discounted Cumulative Gain (NDCG) : Represents ratio of current ranking to ideal

 

User’s Perceived Relevance

 

· Summarization and Highlighting : Query-dependant summarization and highlighting of hits within summary.

· Duplicate removal: Near duplicates documents are detected across index and removed at query time; can be disabled by admin

· Best Bets: Best Bets promotion IS NO LONGER PART OF ranking algorithm

· Did you mean? : Index informed spell checker; Only available for English, Spanish, French, (not sure of last language).

 

 

Optimization

 

· First crawl your content J

· Manage authoritative pages and demoted sites carefully

· Mine query logs to identify keywords

· Review list of descriptions, keywords, and best bets periodically as content prioritization can change over time

· Use admin object model CAREFULLY to change weight given to properties

· Features in ranking formula can also be added using object model to personalize ranking criterias:

o https://msdn2.microsoft.com/en-us/library/microsoft.office.server.search.administration.ranking.rankingparameters.aspx

Comments

  • Anonymous
    April 28, 2007
    PingBack from http://mikewalsh.bilsimser.com/PermaLink,guid,1078a50e-2986-47dd-8c23-6f86a4c57ed2.aspx
  • Anonymous
    June 17, 2007
    Thanks Brian. Am looking at implementing MOSS 2007 as replacement for a legacy search engine and this article was really helpful.CheersCarl
  • Anonymous
    November 23, 2007
    How SharePoint select text for HightlightSummary ?When page conains word in other form, for example ran (search query: run) it returns some unrelated text, i think some text from beggining of page, because i get navigation very ofthen in that case very often.
  • Anonymous
    January 16, 2008
    This seems to be a very informative and rare article...kudos to the author for such a gud article.....I have a ques though..........suppose Instead of ranking by Relevance and modified date as provided by MOSS 2007 OOB.....I need to rank by say author name,title etc....how to do that.......ThanksGaurav
  • Anonymous
    February 07, 2008
    I have noticed that File Biasing does not include PDFs.  What does it mean for PDF relevancy?  Will a PDF be less relevant than a List Item?  How does that work?
  • Anonymous
    February 12, 2008
    At Coveo, we encourage evaluators to actually measure relevance with their own documents and content.  It's pretty easy and very revealing as to whether the underlying search software is doing relevance well.  In a nutshell, gather 50-100 queries, decide in advance which document is the best result, set up the search software (Coveo takes about 30 minutes even integrated with SharePoint), run your searches, and assign the position of each result as the score (use 100 if the result is past the first 100).  Add up all the scores, and divide by the number of queries and you have your overall score.  A score of 1 means the best result on average was first on the first page.  A score of 50 means on average the 50th result, and so on.  Small note, take into account that the search engine may have found a better result...you never know, so look at the results before your pre-chosen "best".  Coveo has won many many bakeoffs this way.
  • Anonymous
    May 02, 2008
    open search of doc libs shows a "view duplicates" option where multiple files satisfy the search criterion (say found in different doc libraries). If I then go to Advanced search, and use a property value such as "name" contains "text of interest" and I get a single return rather than the say 8 items that open search revealed. This behavior seems just wrong headed. In my thinking if I wanted less precision I would choose the open search, and going to the trouble of Advanced property searching I obviously want more precision of search results. Less bulk, more detail... or is it just me?
  • Anonymous
    June 04, 2008
    HiIs there any way to stop the search from indexing columns, eg not to index the author, createdby columns.  I've tried checking the columns in Searchable columns at the top level site but this doesn't seem to be being identified.ThanksAndy
  • Anonymous
    June 12, 2009
    ヒマだょ…誰かかまってぉ…会って遊んだりできる人募集！とりあえずメール下さい☆　uau-love@docomo.ne.jp
  • Anonymous
    June 14, 2009
    カワイイ子ほど家出してみたくなるようです。家出掲示板でそのような子と出会ってみませんか？彼女たちは夕食をおごってあげるだけでお礼にHなご奉仕をしてくれちゃったりします
  • Anonymous
    June 15, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    June 21, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    June 24, 2009
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  • Anonymous
    June 25, 2009
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  • Anonymous
    June 26, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    June 30, 2009
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  • Anonymous
    July 01, 2009
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  • Anonymous
    July 03, 2009
    恋することって怖くないですか？最近ちょっと臆病になってて…そういうの抜きでえっちなことしたくて…　lovely-i0709@docomo.ne.jp優しい人がいたらメール待ってます☆
  • Anonymous
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  • Anonymous
    July 06, 2009
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  • Anonymous
    July 07, 2009
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  • Anonymous
    July 08, 2009
    素人ホストでは日頃のストレスを発散したい、もう一度恋がしたい、そういた女性が癒しを求めて登録されています。当サイトは癒やされたい女性・寂しい女性を癒やす男性が集うカップリングサイトです
  • Anonymous
    July 09, 2009
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  • Anonymous
    July 10, 2009
    恥ずかしいけどやらしいことしたくてしょうがありません…誰か一緒にしてくれませんか？とりあえず連絡待ってます☆　cute.y.0902@docomo.ne.jp
  • Anonymous
    July 11, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    July 14, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    July 17, 2009
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  • Anonymous
    July 17, 2009
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  • Anonymous
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    最近TVや雑誌で紹介されている家出掲示板では、全国各地のネットカフェ等を泊り歩いている家出娘のメッセージが多数書き込みされています。彼女たちはお金がないので掲示板で知り合った男性の家にでもすぐに泊まりに行くようです。あなたも書き込みに返事を返してみませんか
  • Anonymous
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    あなたの性格を、動物に例えて占っちゃいます。もしかしたらこんな動物かも！？動物占いをうまく使って、楽しい人間関係を築いてください
  • Anonymous
    July 21, 2009
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  • Anonymous
    July 22, 2009
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  • Anonymous
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  • Anonymous
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  • Anonymous
    July 25, 2009
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  • Anonymous
    July 26, 2009
    家出をして不安な少女の書込みが当、家出掲示板では増えています。泊まらせてあげたり、一日遊んであげるだけで彼女たちはあなたを神と呼び、精一杯のお礼をしてくれるはずです
  • Anonymous
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    あなたのゲーマー度を無料ゲーム感覚で測定します。１５個の質問に答えるだけの簡単測定で一度遊んでみませんか？ゲームが得意な人もそうでない人もぜひどうぞ。
  • Anonymous
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  • Anonymous
    July 29, 2009
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  • Anonymous
    July 30, 2009
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  • Anonymous
    July 31, 2009
    自分のほむぺ初公開でぇす。やっと完成したのでみんなに見てもらいたくて★カキコしました。意見ある方めぇるまってまぁす。　ggg.nj@docomo.ne.jp
  • Anonymous
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  • Anonymous
    August 03, 2009
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  • Anonymous
    August 04, 2009
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  • Anonymous
    August 05, 2009
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  • Anonymous
    August 06, 2009
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  • Anonymous
    August 08, 2009
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  • Anonymous
    August 09, 2009
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  • Anonymous
    August 11, 2009
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  • Anonymous
    August 12, 2009
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  • Anonymous
    August 13, 2009
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  • Anonymous
    August 14, 2009
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  • Anonymous
    August 15, 2009
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  • Anonymous
    August 16, 2009
    夏休みで家出する女の子が急増しています。最初はマンガ喫茶やネットカフェで過ごすことが多いようですが、すぐにお小遣いが無くなり家出掲示板で泊めてくれたり遊んでくれる男性を探す子が多いようです。当サイトはそんな女の子達をサポートしたいという人たちと困っている女性たちの為のサイトです
  • Anonymous
    August 17, 2009
    当サイトは、みんなの「玉の輿度」をチェックする性格診断のサイトです。ホントのあなたをズバリ分析しちゃいます！玉の輿度チェッカーの診断結果には、期待以上の意外な結果があるかも
  • Anonymous
    August 20, 2009
    毎月１０万円を最低ラインとする謝礼を得て、セレブ女性に癒しを与える仕事があります。無料登録した後はメールアプローチを待つだけでもOK、あなたもセレブラブで欲求を満たしあう関係を作ってみませんか
  • Anonymous
    August 21, 2009
    よーやくプロフ持ちになれました。私の事気になった方がいましたら気軽にメールください。恋バナとか好きなんでよろしくでぇす。zuttozuttoissyodayo@docomo.ne.jp
  • Anonymous
    August 22, 2009
    女性会員様増加につき、当サイトの出張ホストが不足中です。女性の自宅やホテルに出向き、欲望を満たすお手伝いをしてくれる男性アルバイトをただいま募集していますので、興味のある方はTOPページから無料登録をお願いいたします
  • Anonymous
    August 23, 2009
    最近様々なメディアで紹介されている家出掲示板では、全国各地のネットカフェ等を泊り歩いている家出少女のメッセージが多数書き込みされています。彼女たちはお金がないので掲示板で知り合った男性とすぐに遊びに行くようです。あなたも書き込みに返事を返してみませんか
  • Anonymous
    August 24, 2009
    あなたのモテ度数を診断できる、モテる度チェッカー！日頃モテモテでリア充のあなたもそうでないヒキニートの貴方も隠されたモテスキルを測定して今以上にモッテモテになること間違いなし
  • Anonymous
    August 25, 2009
    オ○ニーライフのお手伝い、救援部でHな見せたがり女性からエロ写メ、ムービーをゲットしよう！近所の女の子なら実際に合ってHな事ができちゃうかも！？夏で開放的になっている女の子と遊んじゃおう
  • Anonymous
    August 25, 2009
    オ○ニーライフのお手伝い、救援部でHな見せたがり女性からエロ写メ、ムービーをゲットしよう！近所の女の子なら実際に合ってHな事ができちゃうかも！？夏で開放的になっている女の子と遊んじゃおう
  • Anonymous
    August 26, 2009
    メル友募集のあそび場「ラブフリー」はみんなの出逢いを応援する全国版の逆援助コミュニティーです！女の子と真剣にお付き合いしたい方も、複数の女性と戯れたい方も今すぐ無料登録からどうぞ
  • Anonymous
    August 27, 2009
    簡単にお小遣い稼ぎをしたい方必見、当サイト逆¥倶楽部では無料登録して女性の性の欲求に応えるだけのアルバイトです。初心者でもすぐに高収入の逆¥交際に興味をもたれた方はTOPページまでどうぞ。
  • Anonymous
    August 28, 2009
    プロフ作りました。興味ある方連絡まってま〜す。メアドを乗せておくので連絡ください。色んな人の色んな話聞きたい感じですのでヨロシクhappy-my-life-.-@docomo.ne.jp
  • Anonymous
    August 12, 2010
    Hi Brian,do you have any updated material for SP2010?ThanksCraig