Windows, iPad y Android - Administración y uso de los activos de Office en un mundo de tabletas (primera parte)

Artículo original publicado el miércoles, 12 de octubre de 2011

Hola, bienvenido a mi primer blog como miembro del equipo de profesionales de TI de Office. Solía publica en blogs bastante para el equipo de Windows acerca de temas divertidos como creación de imágenes, automatización de implementaciones, migración de sistema operativo de físico a virtual y compatibilidad de aplicaciones. Si se pregunta qué estoy haciendo en Office ahora, le diré que hay miles de aspectos de implementación interesantes que estamos realizando para la siguiente versión y definitivamente deseaba ayudar con eso. Habrá más información al respecto dentro de unos meses.

Muchas personas continúan usando la frase “mundo posterior al PC” como si la desaparición del teclado y el mouse fuera eminente. Me encanta los dispositivos sin teclado y cualquiera que me conoce sabe tengo miles de equipos ultra móviles (UMPC) con y sin teclados. Justo ahora, estoy usando un HP 8540W acoplado con un teclado externo de tamaño completo y un mouse para escribir este blog, porque sería una lata hacerlo en cualquiera de mis tabletas sin Windows o con Windows sin teclado de la misma manera que sería doloroso usar mis pequeños teclados Umid mBook o Fujitsu U820. No todos los factores de forma se crean igual para realizar el trabajo, y basándome en eso, creo que todavía nos encontramos en el “mundo del PC”. Todo esto resulta especialmente importante en lo que se refiere a las aplicaciones de Office y de productividad, y si nos encontramos en los modos de consumo o de creación de contenido. Y esto me lleva a mi primer pensamiento: ¿Esperan los usuarios la misma experiencia en todos estos dispositivos informáticos?

Conserve ese pensamiento. Esta es la primera parte de una serie de blogs dedicados a explorar la manera en que las personas pueden usar varios tipos de dispositivos para obtener acceso, ver y editar archivos y documentos de trabajo. Realmente deseo abrirme camino en la promoción y mostrar algunas maneras reales de administrar varios tipos de dispositivos con distintos exploradores y sistemas operativos. Lo desglosaré con los siguientes temas clave.

1. Tipos de entrega de software de Office: PC, Mac, teléfono y explorador
2. Administración del acceso al correo electrónico en diferentes tipos de dispositivo
3. Personalización de la experiencia del usuario final de Office para dispositivos táctiles
4. Diferencias del acceso a archivos según el dispositivo
5. Opciones de aplicaciones y escritorio remoto, ventajas y desafíos

Mucho de esto no trata solo de Office y del uso del conjunto de aplicaciones Office, sino en su lugar, es una alegoría general sobre la administración de varios dispositivos y la oferta de un privilegio de acceso diferenciado en función de la confianza del dispositivo. Yoni Kirsh y yo presentamos este tema en TechEd en Atlanta en mayo pasado. Tratamos muchos de estos temas y mostramos un grupo de demostraciones en Windows, iPad, dispositivos Android y, por supuesto, del lado del servidor. Aunque mis colegas del equipo de Windows han creado mucho contenido sobre Consumerization of IT para explicar lo que significa que las personas deseen dispositivos y las tensiones asociadas a su administración, pensé que me ensuciaría las manos y que crearía realmente mi propio entorno de Exchange y SharePoint funcional con un grupo de dispositivos para ver los puntos de decisión y las implicaciones reales de la creación de un mundo de múltiples dispositivos. Tengo una pequeña historia realizando este tipo de cosas, cuando usábamos “Optimización de la infraestructura” como campaña de marketing y ventas en 2006, decidí escribir 500+ pages on how an IT pro would implement our Core Infrastructure Optimization recommendations, de modo que ¿qué complicación podría tener este tema de tabletas?

Tipos de entrega de software de Office: PC, Mac, teléfono y explorador

Como con cualquier investigación e informes, se necesita algo de descubrimiento. Si me centro en Office de nuevo por el momento, verá bastantes maneras de ver y de editar archivos de Office en muchas plataformas.

1. Aplicaciones completas de Office para Windows de 32 bits y de 64 bits
2. Aplicaciones completas de Office en Mac OS
3. Aplicaciones del visor de Office para Windows
4. Aplicaciones para teléfonos móviles de Office
5. Aplicaciones web de Office
6. Aplicaciones OpenXML en dispositivos con Windows y que no tienen Windows para ver archivos OpenXML (docx, xlsx, pptx, etc.)
7. Office hospedado de manera remota en un Windows Server con rol de Servicios de escritorio remoto instalado
8. Office hospedado (de manera remota o local) en un sistema operativo de cliente Windows físico o virtual

Cuando piensa en todas estas opciones, hay dos vectores que considero importantes como profesional de TI, “¿Disponen de bastante funcionalidad para el usuario y puedo administrarla?” Cuando digo administrar, no puedo solo relegar la administración a la propia aplicación de Office. La administración en este caso significa:

• “¿Puedo autenticar que el usuario es quien dice ser?”
• “¿Puedo ofrecer acceso a características de documentos o aplicaciones en función de los derechos del usuario?”
• “¿Puedo controlar la experiencia del cliente para resistir antes los cambios de configuración de usuario no deseados, el código no deseable o los complementos?”

Estas son algunas preguntas importantes, pero todavía la punta del iceberg. Por supuesto, tengo que evaluar lo que puede hacer la aplicación. Si los usuarios están ejecutando incluso Windows XP con Office 2003, tienen una expectativa de lo que Office puede hacer por ellos, por lo que su reemplazo por un conjunto de Office Web Apps o de Office para Mac 2011 ¿realmente satisface todas sus expectativas y me ofrece bastante control de administración? He visualizado los principales escenarios para la funcionalidad de las características y la facilidad de uso en el siguiente diagrama de cuadrante.

En términos de administración hay poco que pueda establecer y aplicar (siendo aplicar la palabra clave) en un Mac o un teléfono. Office para Mac 2011 ofrece alguna posibilidad de configuración en tiempo de instalación pero carece de aplicación de directivas. Eso significa que todo se establece como preferencia y que no hay ninguna aplicación similar a la directiva de grupo de Active Directory de esta configuración. Verá recomendaciones como esta de Microsoft:

Procedimiento recomendado

Consideración

Eduque y forme a los usuarios acerca de la configuración de seguridad que está disponible para proteger sus documentos.

No hay ninguna configuración administrativa que le permita aplicar las preferencias de seguridad que especifica. Aunque establezca e implemente preferencias de seguridad, los usuarios pueden cambiar dichas preferencias posteriormente. Por tanto, si está implementando la configuración de seguridad como parte de la directiva de la organización, debe educar a los usuarios acerca de los riesgos asociados con el cambio de la configuración predeterminada.

Como orador habitual en conferencias, me encantan las citas como esta puesto que son una manera segura de provocar divertidas reacciones en el público. “Sí,le diré a la gente como mi madre que no cambie mi configuración predeterminada; seguro que eso funciona." Si usted es como yo, las peregrinaciones a casa suelen conllevar la ejecución del ERD Commander al menos una vez en todas las máquinas de la casa. ¿Son mucho mejores sus usuarios?

El resultado final es que la funcionalidad y la paridad del nivel de características frente a las aplicaciones Windows de Office Professional Plus 2010 son similares pero no lo bastante parecidas. La facilidad de uso se limita en gran medida a los controles de acceso del lado del servidor y a las preferencias en tiempo de instalación. Estas limitaciones en mi libro sitúan a Office para Mac 2011 casi en el mismo nivel de administración que Office para Windows Phone 7. Aunque el teléfono no tiene realmente configuración de preferencia en tiempo de instalación o posterior a la instalación por sí, la configuración aplicada por Exchange Active Sync rellena los vacíos de preferencia en tiempo de instalación y los controles de documentos del lado del servidor son bastante similares. Windows Phone 7.5 (Mango) y Office para Mac 2011 respetan Information Rights Management. Sin embargo, las aplicaciones de Office para Windows Phone 7 no tienen un conjunto menor de características en comparación con los clientes completos para Windows o Mac. De hecho, estas características son bastante comparables con la característica Office Web Application configurada en una base de aplicación por aplicación, caracterizadas por una visualización de alta fidelidad con capacidades limitadas de edición o de creación de documentos. Estas limitaciones suelen ser indicativas para la mayoría de aplicaciones web – ya sean o no de Microsoft – frente a sus homólogas instaladas localmente. A las aplicaciones web de Office, si no las ha usado todavía, se tiene acceso mediante entornos de SharePoint 2010, Windows Live o portales de Office 365.

Por último, pero no menos importante, tengo Office instalado en un Windows Server remoto o sistema operativo del cliente y al que se obtiene acceso mediante un dispositivo Android o Windows remoto, iPad, PC delgado o dispositivo similar. En teoría, debería haber paridad con la ejecución del cliente completo en un equipo físico o local y con el nivel actual de integración, estamos acercándonos. Mi fundamento para limitar el nivel de característica se debe principalmente a la falta de uso sin conexión o al uso sobre una conexión lenta. En función de la arquitectura usada y de si permite o no que persista la configuración del perfil de usuario, puede que las personalizaciones solo estén en el Registro de hkey_local_machine (HKLM) o el nivel del perfil de usuario predeterminado, que descarta por personalización de usuario. Puesto que estamos pintando potencialmente una pantalla de un servidor remoto o un cliente virtual hospedado en nuestro centro de datos, y las sesiones suelen estar siempre activas y conectadas a herramientas de administración de sistemas para servicio, hay habitualmente una ventaja de administración. Aunque el hospedaje remoto puede proporcionar ventajas, todavía tendrá que prestar atención a la manera en la que los extremos obtienen acceso a estas sesiones y donde se almacenan los datos y se obtiene acceso a los mismos entre otras cosas. Hablaremos acerca del acceso a datos y de los permisos para guardar en ubicación en futuros blogs de la serie.

Con eso, tiene una idea de los tipos de entrega para aplicaciones de Office. No he tocado aquí el nuevo paquete o Application Virtualization de manera intencionada ya que podemos colocarlos de manera aproximada con el cliente completo; hay algunos problemas que no son de paridad asociados a algunas ventajas de aprovisionamiento y administración, pero para esta serie de blog, combinaré ese tipo de entrega con dónde pongo la instalación local de Office Professional Plus 2010. En el siguiente blog, trataremos los controles de Exchange Active Sync para correo electrónico y calendario en tabletas táctiles junto con la manera en que se puede configurar y personalizar Office para el uso táctil.

Gracias por leernos; se tratará el tema con mayor detenimiento en la segunda parte,

Jeremy Chapman

Director de productos senior

Equipo de profesionales de TI de Office

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Windows, iPad and Android - Managing and Using Your Office Assets in a Tablet World (Part 1)