Как я использую сводные таблицы (pivot tables)
До недавнего времени я использовала Сводные таблицы исключительно для анализа данных, но меня не оставляло ощущение, что этим возможности инструмента не ограничиваются. И как-то само собой получилось, что я начала использовать возможности Сводных таблиц для планирования мероприятий и отчетности по ним.
Project, как инструмент для ведения проектов, конечно, незаменим, но мне было нужно немного другое. Мне была нужна такая форма документа, которая позволила бы мне в любой момент получать информацию по нужным мне разрезам, включая и исключая какие-то блоки.
И я решила, что надо это сделать хорошо и правильно один раз, и потом весь год просто обновлять (3 минуты раз в 2 недели) и пользоваться плодами этой работы.
Для начала я создала из своих проектов что-то вроде базы, постаравшись предусмотреть все нужные мне параметры:
Чтобы было легче работать, нажимаем ctrl+T, и ячейки превращаются в таблицу.
Заполняется довольно легко, повторяющиеся поля просто копирую. После этого ставлю курсор на одну из ячеек таблицы, иду во вкладку Вставка и вставляю Сводную таблицу (она же Pivot table - пивот или пайвот).
Со всем соглашаюсь, и попадаю на новый лист, где мне предлагают построить сводную таблицу. В одном документе, на основе одной базы я потом построю несколько сводных таблиц, которые будут содержать основные отчеты.
Я выбрала несколько полей, и у меня образовалась таблица, которая показывает, сколько и в рамках какого проекта я планирую потратить на каждую из аудиторий.
Теперь мне нужно узнать, сколько и на какую аудиторию я трачу в каждом месяце. Перетаскиваю несколько полей.
А теперь я дам ответ на вопрос руководителя сколько, на какие проекты и на какие типы активностей уже было потрачено денег.
Иногда нужно добавить вычисляемые поля. Например, мне нужно узнать разницу в процентах между запланированным и потраченным. Для этого я добавлю в таблицу вычисляемое поле. Его непросто отыскать в первый раз.
Итак, я создаю Сводную таблицу-заготовку, и ставлю курсор на какую-нибудь из её ячеек. Появляется вкладка с настройками таблицы.
Вкладка Параметры, группа команд Вычисления, в выпадающем списке – Поля, элементы и наборы.
В очередном выпадающем списке выбираем Вычисляемое поле.
В появившемся окне делаем нужные вычисления
Теперь нажимаем Ок, переназываем столбец именяем формат столбца на процентный.
Нужен график? Кликните по вкладке Параметры Сводной таблицы и выберите график. Также, буквально одним кликом убираются заголовки и список полей.
Уже несколько месяцев, как я наслаждаюсь результатами этого подхода.
Мне нравится. )
Anonymous
August 11, 2011
Интересно, побольше бы примеров про сводные таблицы!Anonymous
August 15, 2011
Спасибо за хороший совет!!!!!! Я учту данную специфику так как недавно только искал похожую статью)))теперь нашел! Спасибо Согласенс Dan побольше бы примеров) хотя жаловаться нам не стоит, на этом блоге много все интересного и всегда читаю с большим интересом!Anonymous
January 27, 2014
Cпасибо!