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Configurar Microsoft Teams en su pequeña o mediana empresa

  • Se aplica a: Microsoft Teams

Esta guía es para ayudar a los administradores de TI de pequeñas y medianas empresas a obtener información sobre Teams y configurarlos. De forma predeterminada, la persona que se registra y compra una suscripción a Microsoft 365 para empresas obtiene permisos de administrador. Esa persona puede asignar permisos de administrador a otras personas para ayudarles a administrar Microsoft 365 para su organización.

Nota

Si no sabe con quién ponerse en contacto en su trabajo o centro educativo para obtener ayuda, pruebe a preguntarle a la persona que le proporcionó su cuenta de usuario y contraseña de Microsoft 365.

Microsoft Teams es un hub digital que reúne conversaciones, reuniones, archivos y aplicaciones en un solo lugar. Dado que está integrado en Microsoft 365, las empresas se benefician de las integraciones con aplicaciones y servicios de Office que ya conocen.

Microsoft Teams puede ayudarle a hacer crecer su empresa al permitir que:

  • Reúnase en línea con clientes, socios, proveedores y compañeros. Los asistentes no necesitan Teams para unirse a una reunión de Teams.
  • Comparta la disponibilidad y programe reuniones a través de Bookings.
  • Responda a las consultas de los clientes de su sitio web a través del chat.
  • Realiza llamadas telefónicas con una licencia de Teléfono Teams.
  • Hospede seminarios web de alta calidad.
  • Colabore con archivos, chat y aplicaciones.

Esta guía le ayudará a empezar con:

  • Agregar usuarios y proporcionarles acceso a Teams.
  • Conexión del dominio de su empresa a Teams.
  • Sincronización del calendario existente con Teams.
  • Configurar las capacidades de Teams para su pequeña o mediana empresa.
  • Instalar Teams.
  • Acceso al soporte técnico y uso compartido de comentarios.

Si busca información sobre cómo usar Teams o entrenar a otros usuarios para que usen Teams, consulte nuestro sitio de adopción de Microsoft o Aprendizaje de Microsoft Teams.

Propina

Si aún no lo ha hecho, le recomendamos que empiece la implementación de Teams con una implementación piloto. Una implementación piloto le permite a usted y a algunos usuarios pioneros familiarizarse con Teams y sus características antes de la planificación y la implementación final.

Importante

Antes de implementar Teams ampliamente, asegúrese de que su organización está lista revisando los elementos en: Asegúrese de que está listo.

Agregar usuarios y darles acceso a Teams

Cada usuario necesita una cuenta de usuario y una licencia para poder iniciar sesión y acceder a Teams. Puede agregar nuevos usuarios con el Centro de administración de Microsoft 365 siguiendo estas instrucciones.

Si ya ha configurado una cuenta de administrador global o de usuario con una licencia activa de Teams, también puede usar la aplicación Administración en Teams para agregar usuarios.

Cautela

Usar una cuenta de administrador global puede ser un riesgo de seguridad. Cuando sea posible, se recomienda usar una cuenta de administrador no global.

  1. Instale e inicie la aplicación Administración en Teams.
  2. Seleccione la opción Agregar un usuario en la página principal de la aplicación Administración o en la página Usuarios.
  3. Agregue uno o varios usuarios especificando la información necesaria.
  4. Siga las indicaciones para comprar y asignar una licencia al usuario.

Puede cambiar la licencia de un usuario en cualquier momento seleccionando un usuario en la página Usuarios. Puede administrar la licencia disponible en su entorno mediante la página Suscripciones de la aplicación Administración de Teams.

Obtenga más información sobre las licencias de Teams en este vínculo.

Si desea dar a los usuarios la oportunidad de probar Teams antes de que tengan una licencia de Teams, puede configurar Teams Exploratory. Obtenga más información sobre El exploratorio de Teams.

Conexión de los dominios de su empresa a Teams

Al comprar Microsoft 365, obtiene un dominio predeterminado (por ejemplo: contoso.onmicrosoft.com). Sin configuración adicional, los usuarios de Microsoft 365 tienen este dominio predeterminado en sus nombres de usuario de Microsoft 365 (por ejemplo: jane@contoso.onmicrosoft.com).

Este dominio predeterminado puede crear confusión si su empresa tiene un dominio existente (por ejemplo: contoso.com). La conexión de su dominio permite a los usuarios iniciar sesión con sus nombres de usuario existentes y garantiza que sus socios y clientes vean una identidad coherente cuando interactúen con usted a través de Teams. Conectar el dominio a Teams no afecta a cómo se usa el dominio para el correo electrónico, el sitio web u otros productos fuera de Microsoft 365.

Obtenga más información sobre los pasos que debe seguir para conectar su dominio mediante el artículo Integración del correo electrónico de su empresa con Microsoft Teams . También puede seguir estos pasos para conectar su dominio en el Centro de administración de Microsoft 365.

Sincronizar el calendario existente con Teams

Teams ya está conectado a Exchange para el calendario de forma predeterminada. Si usa un proveedor distinto de Exchange para el correo electrónico y el calendario, puede configurar la sincronización de calendarios con Teams conectando su dominio. Esta sincronización le permite a usted y a sus usuarios ver todos sus Equipos y otras reuniones en ambos calendarios. También garantiza que no se olviden las reuniones entrantes y salientes de Teams y que se reciban respuestas a reuniones como aceptar y rechazar.

Para obtener la mejor experiencia, debe conectar el dominio de su empresa antes de configurar la sincronización del calendario. Siga estos pasos para configurar la sincronización del calendario con el artículo Integración del correo electrónico de su empresa con Microsoft Teams . Siga estos pasos para configurar la sincronización entre Google Calendar y Teams Configurar la sincronización de calendarios con Google Workspace.

Configurar las capacidades de Teams para su pequeña o mediana empresa

Hay muchas formas de personalizar Teams. En las siguientes secciones se muestra cómo configurar Teams para adaptarlo a las necesidades de su empresa. El orden en que configura cada funcionalidad de Teams depende de usted. Consulte con frecuencia las guías de configuración para conocer las nuevas capacidades.

Diríjase a la sección de interés:

Chat, equipos y canales

El chat, los equipos y los canales son la piedra angular de Teams. El chat permite que uno o más usuarios se comuniquen entre sí, compartan archivos y se reúnan en privado. Teams, que puede ser visible para todos los usuarios de su organización o solo para un público específico, permite que las personas adecuadas colaboren sea cual sea la tarea u ocasión, ya sea un proyecto de larga duración u organizar materiales de incorporación de empleados. Los canales dentro de los equipos pueden dar un espacio de discusión específico para temas específicos, proyectos, departamentos o cualquier otra categorización que tenga sentido para su equipo.

Para obtener más información sobre lo que debe tener en cuenta antes de implementar chats, equipos y canales, consulte Información general de equipos y canales.

No necesita hacer más nada para que sus usuarios comiencen a usar el chat, los equipos y los canales. Sin embargo, existen muchas maneras de controlar la forma en que se utiliza Teams. Puede realizar los cambios ahora o esperar hasta que pueda ver cómo los usuarios usan Teams. El Centro de administración de Teams le proporciona acceso a todas las directivas y configuraciones de mensajería. También puede usar la aplicación Administración en Teams para ajustar la configuración más popular. Para obtener más información, revise los siguientes artículos:

Propina

Complete el módulo de administración de Microsoft Teams en Microsoft Learn para descubrir cómo administrar los roles de equipo y gestionar el acceso y las directivas de mensajería.

Usar chats, equipos y canales para colaborar externamente

Propina

Para obtener más información sobre el acceso de invitado y externo, consulte: Usar el acceso de invitado y el acceso externo para colaborar con personas de fuera de su organización.

La colaboración a través del chat, los equipos y los canales puede ocurrir con personas dentro y fuera de su organización. Habilitar la colaboración externa puede requerir que ajuste las directivas y la configuración de Teams.

Con la configuración adecuada, puede chatear con usuarios externos a su empresa que forman parte de organizaciones de confianza de Microsoft 365 (por ejemplo, un cliente o asociado con una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365) o usuarios de Teams y Skype que no están administrados por una organización (por ejemplo, un cliente con una cuenta personal de Microsoft 365 o Skype). Habilitar el chat externo no abre otras partes de su entorno de Teams a los usuarios de Teams con los que está chateando, como reuniones o archivos. Obtenga más información sobre las actualizaciones de directivas y configuración de Teams necesarias para permitir chats externos.

Si desea conceder a un contacto externo acceso ampliado a su entorno de Teams, puede proporcionarle acceso de invitado. El acceso de invitado le permite dar acceso a equipos, documentos en canales, chats y aplicaciones a personas de fuera de su organización, a la vez que mantiene el control sobre los datos de su empresa. Cualquier persona con una cuenta profesional, educativa o personal de Microsoft 365 se puede agregar como invitado. Obtenga más información sobre cómo activar el acceso de invitado para su entorno. Una vez habilitado el acceso de invitado, siga esta guía para obtener más información sobre cómo invitar a invitados a unirse a usted en Teams.

Los canales compartidos en Teams crean espacios de colaboración donde puede invitar a personas que no estén en el equipo que hospeda el canal. Solo los usuarios que son propietarios o miembros del canal compartido pueden acceder al canal. Los invitados no se pueden agregar a un canal compartido, pero puede invitar a personas de fuera de su organización a participar si tienen una cuenta profesional o educativa de Teams. Obtenga más información sobre cómo configurar la colaboración con participantes externos en un canal compartido.

Reuniones y conferencias

Las reuniones y las conferencias permiten a los usuarios de su organización reunirse en línea con socios, proveedores, clientes y compañeros. Cualquier persona que tenga un cliente de Teams puede unirse a las reuniones a las que está invitado. Si un asistente no tiene Teams, también puede unirse mediante el cliente web en un escritorio o desde la aplicación móvil de Teams desde su tienda de aplicaciones móviles. Obtenga más información sobre las reuniones de Teams con participantes externos.

Los participantes pueden unirse a la conversación sin necesidad de un teléfono mediante el micrófono, la cámara y la pantalla de su dispositivo. También pueden chatear, realizar llamadas de voz y compartir vídeo y aplicaciones con otros participantes a través de un equipo o de un dispositivo móvil.

Hay varias funciones de reuniones que puede usar para reforzar la marca de su empresa. Los temas de la reunión se incluyen con Teams Premium. Permiten a los administradores personalizar la apariencia visual de las pantallas de la sala de espera y de la reunión previa aplicando un tema específico. Los temas de reunión consisten en los colores de marca de su empresa, una imagen personalizada para representar su marca y el logotipo de su empresa. Para obtener más información sobre los temas de reunión en Microsoft Teams, consulte Temas de la reunión.

Los fondos de reunión personalizados permiten a los administradores de Teams Premium cargar imágenes de organización personalizadas para que sus usuarios las usen como fondos virtuales durante las reuniones. Esta característica ayuda a los usuarios a mantener la privacidad, reducir las distracciones o agregar un toque de unidad de marca empresarial a sus reuniones. Puede usar una directiva de usuario o de grupo para asignar fondos únicos a determinados individuos o departamentos. Si no tiene Teams Premium, los usuarios individuales pueden cargar y usar sus propios fondos de reunión en el escritorio de Teams. Para obtener más información sobre la administración de fondos de reunión personalizados, vea Fondos de reunión.

Las audioconferencias permiten a los participantes unirse a las reuniones con un teléfono normal llamando a un número de teléfono de conferencia y escribiendo un id. de reunión. Las audioconferencias son útiles cuando un participante no tiene una buena conexión a Internet, la reunión es de solo voz o alguna otra circunstancia no le permite unirse a través de la aplicación móvil o de escritorio de Teams.

Nota

Obtenga más información sobre la configuración de audioconferencias y los requisitos de licencia.

Propina

Si desea familiarizarse con las reuniones y los eventos, complete el módulo Administrar reuniones, conferencias y eventos de Microsoft Teams en Microsoft Learn.

Las reuniones están habilitadas de forma predeterminada en Teams, sin embargo, usted puede controlar la experiencia de la reunión para los organizadores y participantes. También puede establecer directivas para lo que pueden o no pueden hacer los participantes antes y durante las reuniones. Para obtener más información, consulte el artículo siguiente:

Seminarios web

Los seminarios web de Teams le permiten ejecutar presentaciones interactivas para sus clientes. Al configurar un seminario web en Teams, puede:

  • Configurar el registro de eventos.
  • Publicar bios del orador.
  • Obtenga información sobre la asistencia a seminarios web a través de informes de seminarios web.

Los seminarios web están habilitados de forma predeterminada en su entorno de Teams. Obtenga más información sobre cómo administrar quién puede programar seminarios web para su empresa.

Teléfono de Teams con plan de llamadas

Teléfono de Teams de Microsoft 365 con plan de llamadas es una excelente solución para empresas con menos de 300 usuarios que ofrece todas las características de un sistema telefónico de oficina. Teams Phone incluye correo de voz, identificador de llamada, menús del sistema telefónico, números gratuitos y mucho más, sin necesidad de administrar un sistema telefónico local complejo y costoso.

Para obtener más información sobre Teams Teléfono plan de llamadas para pequeñas y medianas empresas, vea Teams Teléfono guía para pequeñas y medianas empresas. Si necesitas más ayuda para comprender o implementar Teléfono Teams, ponte en contacto con nosotros aquí: ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com.

Programación a través de Bookings

La funcionalidad Microsoft Bookings le ayuda a programar y administrar citas con sus clientes, clientes o compañeros. Bookings incluye una página de reservas basada en web, que se integra con Microsoft Outlook y Teams para optimizar su calendario y ofrecer a sus clientes la flexibilidad de reservar una hora que les resulte más adecuada.

Programar reuniones de Teams desde Google Calendar

Puede programar reuniones de Teams directamente desde el calendario de Google con el complemento Reunión de Teams para Google Calendar. Más información sobre cómo instalar el complemento. Los administradores de TI también pueden instalar el complemento desde su consola de Administración Google Workplace.

Conectar con los clientes de su sitio web mediante el chat en directo

El chat en directo permite a los visitantes de su sitio web chatear con su empresa a través de un widget de chat en su sitio web orientado al cliente. Los visitantes pueden hacer preguntas a través del chat de su sitio web, conectándolas directamente a su equipo de soporte técnico en Teams. Obtenga más información sobre cómo configurar y administrar el chat en directo.

Colaboración con tecnología de IA a través de Copilot

Copilot en Teams puede:

  • Ayude a su empresa a realizar tareas más rápidamente y mejore la colaboración a través de la potencia de la IA.
  • Le ayuda a automatizar tareas para que pueda centrarse en prestar toda su atención a sus clientes y socios durante reuniones, llamadas y conversaciones de chat.
  • Resuma los puntos clave de la discusión en las reuniones y llamadas, incluidos quién estaba hablando, lo que dijeron y dónde las personas están alineadas o en desacuerdo.
  • Sugiera elementos de acción y responda a las preguntas que tenga, todo en tiempo real durante o después de una reunión.
  • Le ayudará a reescribir y editar mensajes de chat y canal para mejorar el tono, la longitud y la claridad.
  • Ayude a encontrar y usar información enterrada en documentos o perdida en conversaciones al reunir datos de sus documentos, presentaciones, correo electrónico, calendario, notas y contactos.
  • Use la información de Teams para ayudarle a ponerse al día o identificar las tareas rápidamente.

Obtenga más información sobre cómo habilitar Copilot en su entorno de Teams desde el sitio de adopción de Copilot centrado en pequeñas empresas o Microsoft 365 Copilot documentación.

Uso compartido de archivos

Cuando habilita el uso compartido de archivos a través de Teams, su empresa puede colaborar con asociados, proveedores, clientes y compañeros al tiempo que protege la propiedad intelectual y la información confidencial de su empresa. Los archivos compartidos a través de Teams son propiedad de su empresa y los administran, en lugar de personas. Los usuarios pueden compartir archivos desde los canales de Teams, chats, reuniones y la aplicación OneDrive en Teams.

De forma predeterminada, el uso compartido con personas de fuera de la organización mediante acceso externo, acceso de invitado o acceso anónimo está habilitado, pero los canales compartidos y escenarios entre nubes requieren configuración adicional. Obtenga más información sobre cómo habilitar el uso compartido seguro para proveedores, partners y clientes externos a su organización.

Aplicaciones en Teams

Las aplicaciones de Teams ayudan a los usuarios a reunir sus herramientas y servicios empresariales en un solo lugar donde pueden usarse para colaborar con otras personas. Microsoft y otras empresas publican las aplicaciones de Teams. También puede crear aplicaciones de Teams específicamente para su empresa. Algunos ejemplos de aplicaciones son:

  • Una aplicación para compartir y asignar tareas a varios usuarios de un canal.
  • Una aplicación que se integra con el sistema de gestión de clientes y realiza un seguimiento de los clientes potenciales y progresos.
  • Una aplicación que le ayuda a programar turnos y programaciones de empleados.

Como administrador, puede controlar qué aplicaciones se permiten. También puede ayudar a instalar automáticamente aplicaciones para los usuarios. Obtenga más información sobre las aplicaciones de Teams y cómo administrarlas.

Instalar Teams

Cuando esté listo para que los usuarios empiecen a usar Teams, podrán instalar el cliente de Teams en sus dispositivos Windows, Mac o Android o iOS. Los usuarios pueden descargar el cliente de Teams directamente desde https://teams.microsoft.com/downloads.

Los usuarios pueden usar Teams sin una aplicación instalada en su escritorio mediante la web. Acceda a Teams en la web desde este sitio.

Asegúrese de que cada usuario de su organización tiene una licencia de Teams para poder usar Teams. Para obtener más información acerca de cómo asignar una licencia de Teams, consulte Administrar el acceso del usuario a Teams.

Los usuarios tendrán la mejor experiencia al unirse a reuniones con una licencia y aplicación de Teams, pero no son necesarios. Los clientes o partners no necesitan una licencia de Teams para unirse a las reuniones de Teams. Obtenga más información sobre cómo habilitar la unión anónima a una reunión en su entorno de Teams.

Propina

Para obtener recomendaciones sobre cómo planear la implementación del cliente de Teams, complete el módulo Implementar clientes de Microsoft Teams en Microsoft Learn.

Si su organización usa Microsoft Endpoint Configuration Manager, alguna directiva de grupo o un mecanismo de distribución de terceros para implementar el software en los equipos de los usuarios, consulte Instalar Microsoft Teams a través de Microsoft Endpoint Configuration Manager.

Si desea obtener información detallada acerca de la implementación de clientes de Teams, consulte Obtener clientes para Microsoft Teams.

Obtener acceso al soporte técnico y compartir comentarios

Si necesita más ayuda para configurar el entorno de Teams para su pequeña empresa, puede ponerse en contacto con nuestros agentes de soporte técnico en directo. Solicite soporte técnico a través de la aplicación Administración de Teams de la siguiente forma:

  1. Iniciando la aplicación teams Administración en el cliente de Teams.
  2. Selecciona Soporte técnico en el panel de navegación izquierdo.
  3. Busca el problema con el que necesitas ayuda.
  4. Si los artículos proporcionados no satisfacen sus necesidades, seleccione Ponerse en contacto con el soporte técnico.
  5. Selecciona un método de soporte técnico y un agente de soporte técnico se pondrá en contacto contigo.

Si tiene comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia de Teams para su pequeña o mediana empresa, puede compartir su opinión en nuestra Comunidad de Microsoft Teams para pequeñas empresas.

Importante

Si necesitas más ayuda para comprender o implementar Teléfono Teams, ponte en contacto con nosotros aquí: ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com.