Feuille de route d’adoption de Microsoft Fabric : mentorat et habilitation des utilisateurs

Remarque

Cet article fait partie de la série Feuille de route d’adoption de Microsoft Fabric. Pour une vue d’ensemble de la série, consultez la feuille de route d’adoption de Microsoft Fabric.

L’un des objectifs critiques des efforts d’adoption est de permettre aux utilisateurs d’être le plus performant possible dans les limites requises établies par les règles et stratégies de gouvernance. C’est la raison pour laquelle le mentorat des utilisateurs est l’une des responsabilités les plus importantes du Centre d’excellence et a une influence directe sur l’adoption par les utilisateurs. Pour plus d’informations sur l’adoption utilisateurs, consultez les niveaux de maturité dans l’adoption de Microsoft Fabric.

Mentorat des compétences

Le mentorat et l’assistance aux utilisateurs au sein de la communauté Fabric peuvent prendre plusieurs formes :

• Heures de bureau
• Projets de codéveloppement
• Passage en revue des meilleures pratiques
• Support étendu

Heures de bureau

Les heures de bureau constituent une forme d’engagement continue de la communauté gérée par le Centre d’excellence. Comme leur nom l’indique, les heures de bureau sont des heures de disponibilité planifiée régulièrement, durant lesquelles les membres de la communauté peuvent s’adresser à des experts du Centre d’excellence afin de recevoir de l’aide avec une surcharge de processus minimale. Les heures de bureau sont généralement basées sur des groupes. Les champions Fabric et d’autres membres de la communauté peuvent donc également vous aider à résoudre un problème s’il entre dans le cadre de leur domaine d’expertise.

Les heures de bureau sont une activité très populaire et productive dans de nombreuses organisations. Certaines organisations les appellent des heures de consultation ou même de manière plus amusante, l’heure des pros ou les Fabric Fridays. L’objectif principal est généralement d’obtenir des réponses aux questions, de résoudre des problèmes et d’éliminer les blocages. Elles peuvent également servir de plateforme à la communauté d’utilisateurs pour partager des idées, des suggestions et même des réclamations.

Le Centre d’excellence publie les heures de bureau normales durant lesquelles un ou plusieurs membres du Centre d’excellence sont disponibles. Dans l’idéal, elles doivent être régulières et fréquentes, par exemple tous les mardi et jeudi. Si votre personnel est réparti à l’échelle mondiale, pensez à proposer des créneaux horaires différents ou à rotation.

Conseil

L’une des options consiste à définir des heures de bureau spécifiques chaque semaine. Toutefois, certains utilisateurs ne viendront sans doute pas, ce qui peut s’avérer inefficace. Vous pouvez également tirer parti de Microsoft Bookings pour planifier les heures de bureau. Il montre les plages horaires auxquelles chaque expert du Centre d’excellence est disponible, avec une intégration à Outlook garantissant que la disponibilité est à jour.

Les heures de bureau sont une excellente approche de l’accompagnement des utilisateurs pour les raisons suivantes :

• Les créateurs de contenu et le Centre d’excellence collaborent activement pour répondre aux questions et résoudre les problèmes ensemble
• Un travail réel est réalisé lors de l’apprentissage et de la résolution des problèmes
• D’autres personnes vont sans doute observer, apprendre, puis participer.
• Des groupes peuvent s’isoler dans une salle séparée afin de résoudre un problème spécifique

Les heures de bureau sont également bénéfiques au Centre d’excellence pour les raisons suivantes :

• Ces heures constituent un excellent moyen pour le Centre d’excellence d’identifier des champions ou des utilisateurs ayant des compétences spécifiques, dont le Centre d’excellence n’avait pas connaissance auparavant.
• Le Centre d’excellence peut découvrir quelles sont les difficultés auxquelles les utilisateurs font face au sein de l’organisation. Cela permet de savoir si des ressources, de la documentation ou des formations supplémentaires sont nécessaires

Conseil

Il est courant que des problèmes difficiles se posent pendant les heures de bureau et ne puissent donc pas être résolus rapidement, comme des obstacles au fonctionnement d’un calcul DAX complexe ou la des problèmes de performances dans une solution complexe. Définissez des attentes claires en ce qui concerne la portée des heures de bureau, et si un engagement est souscrit en terme de suivi.

Projets de codéveloppement

Le Centre d’excellence peut également fournir des services de mentorat pendant un projet de codéveloppement. Un projet de codéveloppement est une forme d’assistance offerte par le Centre d’excellence, où un utilisateur ou une unité commerciale tire parti de l’expertise technique du Centre d’excellence pour résoudre des problèmes métier avec les données. Le codéveloppement implique que des parties prenantes issues de l’unité commerciale et du Centre d’excellence travaillent en partenariat en vue de créer une solution d’analyse out de décisionnel libre-service de haute qualité que les parties prenantes métier ne pourraient pas fournir de manière indépendante.

L’objectif du codéveloppement est d’aider l’unité commerciale à développer une expertise dans le temps tout en procurant de la valeur. Par exemple, imaginez que l’équipe des ventes doit rapidement développer un nouvel ensemble de rapports pour une commission, mais qu’elle ne dispose pas encore des connaissances nécessaires pour effectuer cette tâche de manière autonome.

Un projet de codéveloppement constitue un partenariat entre l’unité commerciale et le Centre d’excellence. Selon cet arrangement, le département est entièrement investi, profondément impliqué et assume la propriété du projet.

L’implication en temps du Centre d’excellence réduit au fil du temps, jusqu’à ce que l’unité commerciale gagne en expertise et devienne autonome.

L’implication active illustrée dans le diagramme ci-dessus évolue dans le temps comme suit :

• Unité commerciale : 50 % initialement, jusqu’à 75 %, et pour finir 98 %-100 %.
• Centre d’excellence : 50 % initialement, puis 25 %, et pour finir 0 %-2 %.

Dans l’idéal, la période de réduction progressive de l’implication est identifiée au tout début du projet. Ainsi, l’unité commerciale et le Centre d’excellence peuvent planifier correctement le calendrier et les besoins en personnel.

Les projets de codéveloppement peuvent offrir des avantages significatifs à court terme et à long terme. À court terme, l’implication du Centre d’excellence peut souvent aboutir à une solution mieux conçue et plus performante qui respecte les bonnes pratiques et est alignée aux normes de l’organisation. À long terme, le codéveloppement contribue à accroître les connaissances et les capacités des parties prenantes, ce qui les rend plus autonomes et plus confiantes dans leur capacité de fournir des solutions de données et BI libre-service de qualité à l’avenir.

Important

Pour l’essentiel, un projet de codéveloppement aide les utilisateurs moins expérimentés à se familiariser avec la bonne manière de procéder. Cela réduit le risque qu’une refactorisation soit nécessaire plus tard, et augmente le potentiel de mise à l'échelle et de croissance d’une solution au fil du temps.

Passage en revue des bonnes pratiques

Le centre d’excellence pourrait également offrir des évaluations des meilleures pratiques. Les passages en revue des bonnes pratiques peuvent être extrêmement utiles aux créateurs de contenu qui souhaitent valider leur travail. Ils sont également connus sous le nom de services de conseil, de temps de conseil interne ou de revues techniques. Contrairement à un projet de co-développement (décrit précédemment), une révision des meilleures pratiques se produit après le développement de la solution.

Lors d’une revue, un expert du Centre d’excellence évalue le contenu Fabric en libre-service développé par un membre de la communauté, et identifie les zones à risque ou les axes d’amélioration.

Voici quelques exemples d’utilisation à bon escient d’une révision des meilleures pratiques.

• L’équipe des ventes dispose d’une application Power BI qu’elle envisage de distribuer à des milliers d’utilisateurs au sein de l’organisation. Étant donné que l’application représente un contenu à priorité élevée distribué à un grand public, elle souhaiterait la faire certifier. Le processus standard de certification du contenu comprend une revue des bonnes pratiques
• L’équipe des finances souhaiterait affecter un espace de travail à une certaine capacité. Une revue du contenu de l’espace de travail est nécessaire pour s’assurer que des pratiques de développement sécurisées sont suivies. Ce type de révision est courant lorsque la capacité est partagée entre plusieurs unités commerciales. (Une évaluation ne sera sans doute pas nécessaire lorsque la capacité ne sera affectée qu’à une seule unité commerciale.)
• L’équipe des opérations crée une solution Fabric qui sera utilisée à grande échelle. Elle souhaiterait demander une revue des bonnes pratiques avant de passer à la phase de test d’acceptation utilisateur ou avant qu’une demande soit envoyée au comité de gestion des changements.

Un examen des bonnes pratiques est le plus souvent axé sur la conception de modèle sémantique (précédemment appelée conception de jeux de données), bien que la révision puisse englober tous les types d’éléments de données (tels qu’un lakehouse, un entrepôt de données, un pipeline de données, un flux de données ou un modèle sémantique). La révision peut également englober des éléments de rapport (tels que des rapports, des tableaux de bord ou des métriques).

Avant le déploiement du contenu, une évaluation des meilleures pratiques permet de vérifier d’autres décisions de conception, telles que les suivantes :

• Le code dans les notebooks suit les normes organisationnelles et les meilleures pratiques.
• Les approches de préparation des données appropriées (flux de données, pipelines, notebooks et autres) sont utilisées si nécessaire.
• Les sources de données utilisées sont appropriées et le Query Folding est appelé chaque fois que Power Query et les flux de données sont utilisés.
• Les étapes de préparation des données sont propres, ordonnées et efficaces
• Les choix en matière de mode de connectivité et de mode de stockage (par exemple Direct Lake, l’importation, la connexion active, DirectQuery et les frameworks de modèle composite) sont adéquats.
• L’emplacement des sources de données, comme les fichiers plats et les fichiers Power BI Desktop d’origine, est approprié (stockage de préférence dans un emplacement de sauvegarde avec gestion de versions et sécurité appropriée, par exemple fichiers Teams ou bibliothèque partagée SharePoint)
• Les modèles sémantiques sont bien conçus, propres, compréhensibles, et utilisent une conception de schéma en étoile.
• Les relations sont correctement configurées
• Les calculs DAX utilisent des pratiques de codage efficaces (en particulier si le modèle de données est volumineux)
• La taille du modèle sémantique est comprise dans des limites raisonnables, et des techniques de réduction des données s’appliquent.
• La sécurité au niveau des lignes (RLS) applique de manière appropriée des autorisations de données
• Les données sont précises et ont été validées par rapport à la ou les sources faisant autorité
• Les définitions et la terminologie courantes approuvées sont utilisées
• Les bonnes pratiques en matière de visualisation des données sont suivies, notamment la conception pour l’accessibilité

Une fois le contenu déployé, la revue des bonnes pratiques n’est pas nécessairement terminée. La réalisation du reste de l’évaluation pourrait également inclure des éléments telles que les suivants :

• L’espace de travail cible est adapté au contenu
• Les rôles de sécurité de l’espace de travail sont adaptés au contenu
• Si d’autres autorisations (tels que les autorisations d’audience d’application, les autorisation de build, ou l’utilisation de la fonctionnalité de partage d’éléments individuels) sont configurées correctement.
• Les contacts sont identifiés et correctement mis en corrélation avec les propriétaires du contenu
• Les étiquettes de sensibilité sont attribuées correctement
• L’approbation des éléments Fabric (par certification ou promotion) est appropriée.
• L’actualisation des données est configurée correctement, les notifications d’échec incluent les utilisateurs appropriés, et la passerelle de données appropriée est utilisée en mode standard (le cas échéant)
• Toutes les règles de meilleures pratiques de modèles sémantiques sont suivies et, de préférence, automatisées par le biais d’un outil communautaire appelé Best Practices Analyzer pour une efficacité et une productivité maximales.

Support étendu

De temps à autre, le centre d’excellence sera sans doute impliqué dans des problèmes complexes remontés par le support technique. Pour plus d’informations, consultez l’article sur le Support utilisateur.

Notes

L’offre de services de mentorat peut constituer un changement culturel pour votre organisation. Votre réaction pourrait être que les utilisateurs ne demandent généralement pas d’aide pour un outil tel qu’Excel, alors pourquoi le feraient-ils pour Power BI ? La réponse réside dans le fait que Power BI et Fabric sont des outils extrêmement puissants. Ils fournissent des fonctionnalités de préparation et de modélisation des données en plus de la visualisation des données. Le fait de pouvoir aider et autonomiser les utilisateurs peut contribuer significativement à améliorer leurs compétences et à accroître la qualité de leurs solutions, et réduit également les risques.

Portail centralisé

Un portail centralisé unique, ou hub, est l’endroit où la communauté des utilisateurs peut trouver :

• Un accès au forum communautaire de Questions-réponses.
• Des annonces intéressantes pour la communauté, telles que les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour de plan de mise en production
• Des calendriers et des liens d’inscription pour les heures de bureau, repas et formations, sessions de formation et réunions de groupes d’utilisateurs
• Annonces relatives aux changements clés apportés au contenu et au journal des modifications (le cas échéant).
• Comment demander de l’aide ou un support
• Supports de formation
• Documentation, documents d’intégration et questions fréquentes (FAQ)
• Conseils en matière de gouvernance et approches recommandés par le Centre d’excellence
• Modèles de rapport.
• Exemples de solutions de meilleures pratiques.
• Enregistrements des sessions de partage des connaissances
• Points d’entrée pour l’accès aux processus managés, tels que l’acquisition de licences, les demandes d’accès et la configuration de passerelle

Conseil

En règle générale, seuls 10 à 20 % de votre communauté recherchera activement des informations de formation et d’apprentissage. Ces types d’utilisateurs pourront évoluer naturellement pour devenir vos champions. Chacun essaie généralement d’effectuer son travail le plus rapidement possible, car leur temps, leur concentration et leur énergie sont requis ailleurs. Il est donc capital de faciliter la recherche d’informations pour les utilisateurs de la communauté.

L’objectif est de toujours diriger les utilisateurs de la communauté vers le portail centralisé pour la recherche d’informations. L’obligation correspondante pour le Centre d’excellence est de s’assurer que les informations dont les utilisateurs ont besoin sont disponibles dans le portail centralisé. Le maintien de la mise à jour du portail exige de la discipline lorsque tout le monde est occupé.

Dans les grandes organisations, il peut être difficile d’implémenter un portail centralisé unique. Lorsqu’il n’est pas pratique de consolider tout sur un portail unique, un hub centralisé peut servir d’agrégateur contenant des liens vers les autres emplacements.

Important

Bien que le gain de temps lors de la recherche d’informations soit important, l’objectif d’un portail centralisé va bien au-delà. Il s’agit de rendre les informations facilement disponibles afin d’aider votre communauté d’utilisateurs à adopter un bon comportement. Ils doivent être en mesure de trouver des informations au cours de leur travail normal, avec un minimum de frottement possible. Tant qu’il ne sera pas plus facile d’effectuer une tâche dans les limites établies par l’équipe de gouvernance des données et le Centre d’excellence, certains utilisateurs continueront à effectuer leurs tâches en contournant les stratégies qui sont mises en place. Le chemin recommandé doit être celui offrant la plus faible résistance. Disposer d’un portail centralisé peut aider à atteindre cet objectif.

Cela prend du temps aux utilisateurs de la communauté de considérer le portail centralisé comme leur premier arrêt naturel pour la recherche d’informations. Seule une redirection régulière et cohérente vers le portail peut changer les habitudes. L’envoi d’un lien vers l’emplacement du document d’origine dans le portail génère de meilleures habitudes que, par exemple, l’envoi d’une réponse par e-mail. Il s’agit du même défi que celui décrit dans l’article sur le support utilisateur.

Formation

La formation est l’un des facteurs clés de la réussite de l’accompagnement des utilisateurs libre-service dans une communauté Fabric. Il est important que les ressources de formation appropriées soient facilement disponibles et facilement découvrables. Certains utilisateurs sont tellement enthousiastes envers l’analyse qu’ils trouveront des informations et des solutions par eux-mêmes, mais cela n’est pas le cas de la plupart des utilisateurs.

Veiller à ce que les utilisateurs libre-service (et particulièrement les créateurs et propriétaires de contenu) aient accès aux ressources de formation dont ils ont besoin pour réussir ne signifie pas que vous devez développer votre propre contenu de formation. Le développement de contenu de formation est souvent contre-productif en raison de la nature à évolution rapide du produit. Heureusement, une multitude de ressources de formation sont disponibles dans la communauté mondiale. Un ensemble organisé de liens est un excellent moyen d’aider les utilisateurs à organiser et à concentrer leurs efforts de formation, en particulier pour la formation aux outils, qui est axée sur la technologie. Tous les liens externes doivent être validés par le Centre d’excellence à des fins de précision et de crédibilité. C’est une bonne opportunité pour le Centre d’excellence d’ajouter de la valeur, car les parties prenantes du Centre d’excellence sont dans une position idéale pour comprendre les besoins en formation de la communauté, et pour identifier et localiser les sources de confiance des documents de formation de qualité.

Vous obtiendrez le meilleur retour sur investissement grâce à la création de supports de formation personnalisés pour des processus propres à l’organisation, tout en vous appuyant sur le contenu généré par d’autres pour tout le reste. Il est également utile de disposer d’une petite classe de formation qui se concentre principalement sur des sujets tels que la recherche de documentation, l’obtention d’aide et l’interaction avec la communauté.

Conseil

L’un des objectifs de la formation est d’aider les utilisateurs à acquérir de nouvelles compétences tout en évitant de prendre de mauvaises habitudes. Il s’agit de trouver le bon équilibre. Par exemple, il ne faut pas surcharger les utilisateurs en ajoutant de la complexité et de la friction à une classe de niveau débutant pour les créateurs de rapports. Il s’agit cependant d’un investissement majeur pour rendre les nouveaux créateurs de contenu conscients de ce qui leur prendrait un certain temps à comprendre sans formation. Un bon exemple consiste à enseigner la possibilité d’utiliser une connexion active pour signaler à partir d’un modèle sémantique existant. En enseignant ce concept au moment logique le plus tôt possible, vous pouvez éviter qu’un créateur moins expérimenté pense qu’il a toujours besoin d’un modèle sémantique pour chaque rapport (et encourager la bonne habitude que constitue la réutilisation de modèles sémantiques existants dans les rapports).

Certaines organisations de grande taille rencontrent des transferts et renouvellements d’employés permanents. Ces changements fréquents accroissent la nécessité de disposer d’un ensemble reproductible de ressources de formation.

Ressources et approches de formation

Il existe de nombreuses approches de formation, car les gens apprennent de différentes façons. Si vous pouvez superviser et mesurer l’utilisation de vos supports de formation, vous apprendrez au fil du temps ce qui fonctionne le mieux.

Certaines formations peuvent être délivrées plus formellement, par exemple sous forme de cours dirigés ou d’ateliers pratiques. D’autres types de formation sont moins formels, par exemple :

• Présentations de type « Lunch and learn »
• Courtes vidéos de procédures ciblant un objectif spécifique
• Ensemble organisé de ressources en ligne
• Présentations pour des groupes d’utilisateurs internes
• Défis d’une heure, d’une semaine ou d’un mois
• Événements de style hackathon

Les avantages offerts par l’encouragement du partage des connaissances entre collègues sont décrits dans l’article Communauté de la pratique.

Conseil

Dans la mesure du possible, l’apprentissage doit être mis en corrélation avec la création de quelque chose de significatif et réaliste. Les données de démonstration simples ont néanmoins de la valeur lors d’un cours de formation. Elles permettent à un apprenant de se concentrer sur la façon d’utiliser la technologie plutôt que sur les données proprement dites. À l’issue des sessions d’introduction, pensez à proposer une session du type apportez vos propres données. Ces types de sessions encouragent l’apprenant à appliquer ses nouvelles compétences techniques à un problème métier réel. Essayez d’inclure plusieurs animateurs du Centre d’excellence au cours de ce type de session de suivi, afin de répondre rapidement aux éventuelles questions.

Vous ciblerez sans doute pour la formation les types d’utilisateurs suivants :

• Propriétaires de contenu, experts techniques (SME) et administrateurs d’espace de travail
• Créateurs de données (par exemple, les utilisateurs qui créent des modèles sémantiques que les créateurs de rapports vont utiliser, ou qui créent des flux de données, des lakehouses ou des warehouses que d’autres créateurs de modèles sémantiques vont utiliser)
• Créateurs de rapports
• Consommateurs et visionneuses de contenu
• Membres du Centre d’excellence satellite et réseau de champions
• Administrateurs Fabric

Important

Chaque type d’utilisateur représente un public différent ayant des besoins de formation différents. Le Centre d’excellence devra identifier la meilleure façon de répondre aux besoins de chaque public. Par exemple, un public peut trouver qu’une classe d’introduction à Power BI Desktop standard est trop dense, tandis qu’un autre souhaitera des informations plus difficiles allant en profondeur et dans les détails de solutions de bout en bout qui incluent plusieurs charges de travail Fabric. Si vous avez une population diversifiée de créateurs de contenu Fabric, créez des personnages et personnalisez l’expérience jusqu’à un certain point de manière pragmatique.

L’achèvement de la formation peut être un indicateur majeur pour la réussite de l’adoption par l’utilisateur. Certaines organisations égayent un peu les choses en accordant des badges, tels que la ceinture bleue ou la ceinture noire, à mesure que les gens progressent dans les programmes de formation.

Tenez compte de la façon dont vous souhaitez gérer les utilisateurs à différentes phases de l’adoption utilisateur. Les besoins en formation sont très différents pour :

• L’intégration de nouveaux utilisateurs (parfois appelé jour de formation zéro).
• Les utilisateurs avec une expérience minimale.
• Les utilisateurs plus expérimentés.

La façon dont le Centre d’excellence investit son temps dans la création et l’organisation des documents de formation évoluera au fil du temps, avec l’augmentation de l’adoption et de la maturité. Vous constaterez peut-être également au fil du temps que certains ambassadeurs de la communauté souhaitent mener leur propre ensemble personnalisé de classes de formation au sein de leur unité commerciale.

Sources de contenus de formation Fabric approuvés

Un ensemble organisé de ressources en ligne est utile pour aider les membres de la communauté à concentrer et à orienter leurs efforts sur ce qui est important. Voici quelques ressources de formation accessibles au public qui pourront vous être utiles :

• Formation Microsoft Learn pour Power BI
• Formation Microsoft Learn pour Fabric
• Cours de formation Power BI et documents de formation « en une journée »
• LinkedIn Learning pour Power BI
• LinkedIn Learning pour Fabric

Pensez à utiliser Microsoft Viva Learning, qui est intégré à Microsoft Teams. Il comprend du contenu provenant de sources telles que Microsoft Learn et LinkedIn Learning. Le contenu personnalisé produit par votre organisation peut également être inclus.

Outre le contenu Microsoft et le contenu personnalisé généré par votre organisation, vous choisirez sans doute de fournir à votre communauté d’utilisateurs un ensemble organisé de liens recommandés vers des sources en ligne fiables. Il existe une vaste gamme de vidéos, de blogs et d’articles produits par la communauté mondiale. La communauté comprend des experts Fabric et Power BI, des Microsoft MVP (Most Valued Professions) et des passionnés. Le fait de fournir un parcours d’apprentissage organisé qui contient des ressources spécifiques, fiables, à jour et de haute qualité valorisera davantage votre communauté d’utilisateurs.

Si vous investissez afin de créer des formations internes personnalisées, créez un contenu court et ciblé qui se concentre sur la résolution d’un problème spécifique. Cela facilite la recherche et la consommation de la formation. Elle sera également plus facile à gérer et à mettre à jour au fil du temps.

Conseil

Le menu Aide et support dans le portail Fabric est personnalisable. Lorsque votre emplacement centralisé pour la documentation de formation est opérationnel, mettez à jour le paramètre de locataire dans le portail d’administration avec le lien. Celui-ci est ensuite accessible à partir du menu lorsque les utilisateurs sélectionnent l’option Obtenir de l’aide. Veillez aussi à informer les utilisateurs de la présence de l’onglet Aide dans le ruban de Power BI Desktop. Il comprend des liens vers des formations guidées, des vidéos de formation, de la documentation et bien plus encore.

Documentation

Une documentation concise et bien écrite peut être une aide précieuse pour les utilisateurs qui essaient de mener à bien leur travail. Vos besoins en matière de documentation, ainsi que la façon dont elle est délivrée, dépendent de la façon dont Fabric est géré dans votre organisation. Pour plus d’informations, consultez l’article Gestion et propriété du contenu.

Certains aspects de Fabric ont tendance à être gérés par une équipe centralisée, telle que le Centre d’excellence. Il peut être utile de proposer une documentation pour répondre aux questions suivantes :

• Comment demander une licence Power BI (et s’il existe des exigences en matière d’approbation du gestionnaire)
• Comment demander une nouvelle capacité
• Comment demander un nouvel espace de travail
• Comment demander l’ajout d’un espace de travail à une capacité existante
• Comment demander l’accès à une source de données de passerelle
• Comment demander l’installation d’un logiciel

Conseil

Si certaines activités sont répétées sans arrêt, pensez à les automatiser à l’aide de Power Apps et Power Automate. Dans ce cas, votre documentation indiquera également comment accéder à la fonctionnalité Power Platform et comment l’utiliser.

Différents aspects de votre documentation peuvent être gérés par les utilisateurs libre-service, les équipes décentralisées ou une équipe centralisée. Les types de documentation suivants peuvent varier en fonction de la personne qui gère le contenu et en est propriétaire :

• Comment demander un nouveau rapport
• Comment demander une amélioration de rapport
• Comment demander l’accès à des données
• Comment demander que de nouvelles données soient préparées et rendues disponibles à l’utilisation
• Comment demander une amélioration des données ou des visualisations existantes

Conseil

Lors de la planification d’un portail centralisé, comme décrit plus haut dans cet article, planifiez la gestion des situations dans lesquelles les directives ou les stratégies de gouvernance doivent être personnalisées pour une ou plusieurs unités commerciales.

Il y a également des décisions de gouvernance qui ont été prises et qui doivent être documentées, par exemple :

• Comment demander la certification du contenu
• Quels sont les emplacements de stockage de fichiers approuvés
• Quelles sont les exigences en matière de purge et de conservation des données
• Les exigences en matière de gestion des données sensibles et des informations d’identification personnelle

La documentation doit se trouver dans votre portail centralisé, qui est un emplacement de recherche où, de préférence, les utilisateurs travaillent déjà. Teams ou SharePoint conviennent parfaitement bien à cet usage. La création d’une documentation dans des pages wiki ou dans des documents peut aussi convenir, à condition que le contenu soit organisé correctement et facile à trouver. Les documents courts axés sur une rubrique spécifique sont généralement plus simples d’utilisation que les documents longs et exhaustifs.

Important

L’une des documentations les plus utiles que vous pouvez publier pour la communauté est une description des paramètres du locataire et les appartenances aux groupes requises pour chaque paramètre de locataire. Il arrive parfois que les utilisateurs se renseignent sur une fonctionnalité en ligne et se rendent compte que les informations ne s’appliquent pas à eux. Lorsqu’ils sont en mesure de rechercher rapidement les paramètres de locataire de votre organisation, ils auront moins tendance à être frustrés et à tenter de trouver une solution de contournement. Une documentation efficace peut réduire le nombre de tickets de support technique envoyés. Cela peut également réduire le nombre de personnes qui doivent se voir attribuer le rôle administrateur Fabric (qui peuvent avoir ce rôle uniquement pour l’affichage des paramètres).

Au fil du temps, vous choisirez sans doute d’autoriser l’entretien de certains types de documentation par la communauté si vous avez des volontaires. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être introduire un processus d’approbation pour les modifications.

Quand vous constatez que certaines questions sont régulièrement posées dans le forum Questions et réponses (comme décrit dans l’article Support utilisateur), pendant les heures de bureau, les repas ou les formations, cela peut indiquer que créer une nouvelle documentation serait approprié. Quand la documentation existe déjà, cela permet aux collègues de la référencer si nécessaire. La documentation contribue à l’autonomisation des utilisateurs et de la communauté.

Conseil

Lorsque vous créez de la documentation ou des supports de formation personnalisés, référencez les sites Microsoft existants à l’aide de liens dans la mesure du possible. La plupart des blogueurs de la communauté ne maintiennent pas les billets de blog ou les vidéos à jour.

Fichiers modèles Power BI

Un modèle Power BI est un fichier .pbit. Il peut être fourni comme point de départ pour les créateurs de contenu. Il est identique à un fichier .pbix, qui peut contenir des requêtes, un modèle de données et un rapport, à une exception près : le fichier de modèle ne contient aucune donnée. Par conséquent, il s’agit d’un fichier plus petit qui peut être partagé avec les créateurs et propriétaires de contenu, et qui ne présente pas de risque de partage de données de manière inappropriée.

Fournir des fichiers de modèles Power BI pour votre communauté est un excellent moyen de :

• Promouvoir la cohérence.
• Réduire la courbe d’apprentissage.
• Présenter de bons exemples et de bonnes pratiques.
• Gagner en efficacité.

Les fichiers de modèles Power BI peuvent améliorer l’efficacité et aider les utilisateurs à s’instruire au cours de leur travail normal. Ils procurent entre autres les avantage suivants :

• Les rapports peuvent utiliser des exemples de bonnes pratiques de visualisation
• Les rapports peuvent incorporer des normes de personnalisation et de conception propres à l’organisation
• Les modèles sémantiques peuvent inclure la structure des tables couramment utilisées, par exemple une table de dates
• Des calculs DAX utiles peuvent être inclus, comme un calcul pour les 12 derniers mois
• Des paramètres courants peuvent être inclus, comme une chaîne de connexion de source de données
• Un exemple de documentation sur les rapports et/ou sur les modèles sémantiques peut être inclus

Remarque

La fourniture de modèles permet non seulement à vos créateurs de contenu de gagner du temps, mais aussi de ne pas rester trop longtemps sur une page vierge dans une solution vide.

Fichiers de projet Power BI

Un projet Power BI est un fichier .pbip. À l’instar d’un fichier modèle (décrit précédemment), un fichier projet ne contient aucune donnée. Il s’agit d’un format de fichier que les créateurs de contenu avancés peuvent utiliser pour un modèle de données avancé et les scénarios de gestion de rapports. Par exemple, vous pouvez utiliser des fichiers projets pour gagner du temps dans le développement en partageant des schémas de modèles courants, tels que des tables de dates, des expressions de mesure DAX ou des groupes de calcul.

Vous pouvez utiliser les fichiers Power BI projet avec le mode développeur Power BI Desktop pour :

• Une modification et une création avancées (par exemple, dans un éditeur de code tel que Visual Studio Code).
• La séparation intentionnelle d’éléments de modèles sémantiques et de rapports (contrairement aux fichiers .pbix ou .pbit).
• Permettre à plusieurs créateurs de contenu et développeurs de travailler simultanément sur le même projet.
• Intégration au contrôle de code source (par exemple, à l’aide de l’intégration de Fabric Git).
• Utilisation des techniques d’intégration continue et de livraison continue (CI/CD) pour automatiser l’intégration, le test et le déploiement des modifications ou des versions de contenu.

Remarque

Power BI inclut des fonctionnalités telles que des fichiers de modèle .pbit et des fichiers projet .pbip qui facilitent le partage de ressources de démarrage avec les auteurs. D’autres charges de travail Fabric fournissent différentes approches pour le développement et le partage de contenu. Avoir un ensemble de ressources de démarrage à disposition est important, quel que soient les éléments partagés. Par exemple, votre portail peut inclure un ensemble de scripts SQL ou de notebooks qui présentent des approches testées pour résoudre les problèmes courants.

Considérations et actions clés

Liste de contrôle : considérations et actions clés que vous pouvez effectuer afin d’établir, ou améliorer, le mentorat et l’accompagnement des utilisateurs.

• Réfléchissez aux services de mentorat que le Centre d’excellence peut prendre en charge : déterminez les types de services de mentorat que le Centre d’excellence est en mesure d’offrir. Les types peuvent inclure les heures de bureau, les projets de co-développement et les évaluations des meilleures pratiques.
• Communiquez régulièrement sur les services de mentorat : déterminez la façon dont vous allez communiquer et publier des services de mentorat, tels que les heures de bureau, à la communauté des utilisateurs.
• Établissez une planification régulière pour les heures de bureau régulières : idéalement au moins une fois par semaine (en fonction de la demande des utilisateurs ainsi que des contraintes de personnel et de planification).
• Déterminez les attentes pour les heures de bureau : déterminez l’étendue des rubriques autorisées ou des types de questions que les utilisateurs peuvent apporter aux heures de bureau. Déterminez également comment fonctionnera la file d’attente des requêtes pour les heures de bureau, si des informations doivent être soumises à l’avance et si l’on peut s’attendre à un suivi ultérieurement.
• Créez un portail centralisé : assurez-vous de disposer d’un hub centralisé bien pris en charge où les utilisateurs peuvent aisément trouver des formations, de la documentation et des ressources. Le portail centralisé doit également fournir des liens vers d’autres ressources de la communauté, telles que le forum de Questions-réponses et comment trouver de l’aide
• Créez de la documentation et des ressources : dans le portail centralisé, créez, compilez et publiez une documentation utile. Identifiez et promouvez une liste des trois ou cinq ressources qui seront les plus utiles à la communauté d’utilisateurs.
• Mettez à jour régulièrement la documentation et les ressources : vérifiez que le contenu est révisé et mis à jour régulièrement. L’objectif est de s’assurer que les informations disponibles dans le portail sont à jour et fiables.
• Compilez une liste organisée de ressources de formation fiables  identifiez les ressources de formation qui ciblent les besoins de formation et les intérêts de votre communauté d’utilisateurs. Publiez la liste dans le portail centralisé et créez une planification pour réviser et valider la liste
• Déterminez si une formation interne personnalisée sera utile : déterminez si les cours de formation personnalisés, développés en interne, seront utiles et valent la peine d’investir du temps. Investissez dans la création de contenu spécifique à l’organisation.
• Offrez des modèles et des projets : déterminez comment utiliser les modèles, notamment les fichiers modèles et les fichiers projets Power BI. Incluez les ressources dans votre portail centralisé et dans les supports de formation.
• Créez des objectifs et des métriques : déterminez comment vous allez mesurer l’efficacité du programme de mentorat. Créez des indicateurs de performance clés (KPI) ou des OKR (objectifs et résultats clés) pour vérifier que les efforts de mentorat du Centre d’excellence renforcent la communauté et sa capacité à fournir un décisionnel libre-service.

Questions à se poser

Utilisez des questions comme celles ci-dessous pour évaluer le mentorat et l’habilitation des utilisateurs.

• Existe-t-il un processus efficace pour permettre aux utilisateurs de demander une formation ?
• Existe-t-il un processus pour évaluer les niveaux de compétence utilisateur (par exemple, débutant, intermédiaire ou avancé) ? Les utilisateurs peuvent-ils étudier et obtenir des certifications Microsoft à l’aide des ressources de l’entreprise ?
• Quel est le processus d’intégration pour présenter aux nouveaux utilisateurs de la communauté des solutions, des outils et des processus de données et BI ?
• Tous les utilisateurs ont-ils suivi les parcours d’apprentissage Microsoft Learn appropriés à leurs rôles pendant l’intégration ?
• À quels types de défis font face les utilisateurs suite à un manque de formation ou de mentorat ?
• Quel est l’impact de l’absence d’habilitation sur l’entreprise ?
• Lorsque les utilisateurs présentent un comportement qui crée des risques de gouvernance, sont-ils réprimandés ou sont-il soumis à une formation ou un mentorat ?
• Quels supports de formation sont en place pour informer les utilisateurs sur les processus et les stratégies de gouvernance ?
• Où la documentation centrale est-elle conservée ? Qui la gère ?
• Existe-t-il des ressources centrales, telles que des instructions de conception organisationnelle, des thèmes ou des fichiers modèles ?

Niveaux de maturité

Les niveaux de maturité suivants vous aideront à évaluer l’état actuel de votre mentorat et accompagnement des utilisateurs.

Niveau	État du mentorat et de l’accompagnement des utilisateurs
100 : initial	• Il existe de la documentation et des ressources. Toutefois, elles sont cloisonnées et incohérentes. • Peu d’utilisateurs ont connaissance ou tirent parti des ressources disponibles.
200 : reproductible	• Il existe un portail centralisé avec une bibliothèque utile de documentation et de ressources. • Une liste organisée de liens et de ressources de formation est disponible dans le portail centralisé. • Les heures de bureau sont disponibles afin que la communauté des utilisateurs puisse obtenir de l’aide du Centre d’excellence.
300 : défini	• Le portail centralisé est le principal point d’accès des membres de la communauté à la formation, à la documentation et aux ressources. Les ressources sont couramment référencées par les champions et les membres de la communauté pour se soutenir et apprendre les uns des autres. • Le programme de mentorat des compétences du Centre d’excellence est en place afin d’aider les utilisateurs de la communauté de différentes manières.
400 : capable	• Les heures de bureau bénéficient d’une participation régulière et active de toutes les unités commerciales de l’organisation. • Des révisions des meilleures pratiques du Centre d’excellence sont régulièrement demandées par les unités commerciales. • Les projets de codéveloppement sont exécutés à plusieurs reprises avec succès par le Centre d’excellence et les membres des unités commerciales.
500 : efficace	• La formation, la documentation et les ressources sont continuellement mises à jour et améliorées par le Centre d’excellence pour s’assurer que la communauté dispose d’informations à jour et fiables. • Une valeur métier mesurable et tangible est obtenue du programme de mentorat à l’aide d’indicateurs de performance clés ou d’OKR.

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