Planifiez Microsoft Viva Connections pour votre organisation

Au cours de cette phase, constituez une équipe de parties prenantes pour s’aligner sur les objectifs et les principaux cas d’utilisation du déploiement de Viva Connections dans votre organisation. Commencez par répondre aux exigences, puis planifiez chaque élément de l’expérience. Lors de la phase de planification, tenez compte des mesures de réussite et des tactiques d’adoption pour vous assurer que Viva Connections répond aux besoins de votre organisation et de vos utilisateurs.

Importante

Une nouvelle expérience de bureau sera bientôt disponible pour Viva Connections. La nouvelle expérience est en cours de déploiement pour les clients De la version cible et sera mise à la disposition générale de tous les clients d’ici la fin du premier semestre 2023. La nouvelle expérience de bureau à domicile sera automatiquement mise à jour pour les clients qui utilisent actuellement Viva Connections. L’expérience n’a pas d’exigences en plus d’une licence Viva et peut être configurée plus facilement que la première version. En savoir plus sur la nouvelle expérience, comment la personnaliser, comment choisir l’expérience d’atterrissage par défaut et comment intégrer de nouveaux utilisateurs. Le contenu de cet article sera mis à jour lorsque la nouvelle expérience sera mise à la disposition générale.

Étape 1 : Répondre aux exigences

Viva Connections nécessite un site d’accueil SharePoint, une navigation globale personnalisée dans la barre d’application SharePoint et (éventuellement) des sites SharePoint modernes.

Conditions requises Description
Créer un site d’accueil (obligatoire) Un site d'accueil est un site de communication SharePoint qui sert de porte d'entrée à l'intranet de votre organisation. Les sites d'accueil sont des sites de communication SharePoint dotés de capacités supplémentaires, comme la possibilité de classer par ordre de priorité les nouvelles publiées sur le site d'accueil dans le reste de l'intranet. Une fois qu’un site d’accueil est définie, les actualités publiées à partir de ce site sont hiérarchisées sur l’intranet.

Apprenez-en davantage sur la manière de penser à la planification de la navigation sur votre site d'origine en combinaison avec la navigation sur le hub et la navigation globale. Ensuite, commencer à créer un site d’accueil.
Configurer la navigation globale (required) Une fois que votre site d'accueil est configuré, vous pouvez activer et personnaliser la navigation globale dans la barre d'applications SharePoint. La navigation globale peut uniquement être modifiée par les propriétaires du site d’accueil. Dans l'application de bureau Viva Connections, les ressources de la navigation globale s'affichent lorsque l'icône Viva Connections est sélectionnée dans Teams. Dans l'application mobile Viva Connections, les ressources de la navigation globale s'afficheront dans l'onglet "Ressources".

En savoir plus sur la façon d'activer et de personnaliser la navigation globale.
Auditer, prioriser et moderniser des sites (sites) Après avoir identifié les scénarios clés pour Viva Connections, vous devrez identifier le contenu ou les sites qui doivent être modernisés si vous utilisez encore des sites et des pages classiques. Il n'est pas nécessaire de moderniser tous les contenus ou sites SharePoint classiques pour tirer parti de Viva Connections. Concentrez-vous sur les cas d'utilisation prioritaires qui devront être inclus dans l'instance de Viva Connections de votre organisation.

En savoir plus sur la façon de moderniser le contenu et l'orientation du portail sain pour les sites à forte fréquentation

Créer un site d’accueil pour votre organisation (obligatoire)

Viva Connections nécessite un site d'accueil SharePoint, qui est un site de communication doté de capacités spéciales. Un site d'accueil est la porte d'entrée de l'intranet de votre organisation et une passerelle vers d'autres portails populaires qui sont pertinents pour l'ensemble de l'organisation. Votre site d’accueil sera également l’expérience d’arrivée de Connections Dans l’application Microsoft Teams bureau.

Image du bureau Connections.

Commencez par identifier une poignée de ressources et de fonctions que le site d'accueil peut servir. Envisagez d'utiliser un modèle de site personnalisable du livre de présentation SharePoint intitulé The Landing pour mettre rapidement en place votre site d'accueil. Si vous le souhaitez, vous pouvez transformer votre site d'accueil en site pivot SharePoint pour ajouter une couche supplémentaire de navigation et augmenter la portée de la recherche.

En savoir plus sur la façon de planifier votre site d'accueil et de lancer des sites SharePoint sains.

Configurer la navigation globale dans la barre d’application SharePoint (obligatoire)

Ensuite, à partir de l'icône Paramètres du site d'accueil, sélectionnez Configurer la navigation globale pour profiter de toutes les fonctionnalités de Viva Connections. Concevez la navigation globale de manière à compléter et à développer les ressources du site d'accueil. En savoir plus sur la navigation et l'architecture de l'information dans SharePoint.

Animation de la barre de l’application globale dans SharePoint.

Les liens de navigation qui apparaissent dans le volet de navigation global de la barre d'applications SharePoint s'affichent également dans l'application Viva Connections de Microsoft Teams pour les applications de bureau et mobiles.

Auditer, hiérarchiser et moderniser le contenu pour l’aligner sur les scénarios et les tâches clés (facultatif)

Après avoir défini les principaux scénarios et tâches lors de la phase de planification, préparez Viva Connections en vous assurant que le contenu prioritaire se trouve sur des sites de communication et des sites d'équipe SharePoint modernes. Seuls les sites modernes apparaîtront dans l'application Microsoft Teams. Les sites classiques s’ouvrent dans une fenêtre de navigateur distincte.

Si vous avez de nombreux sites SharePoint classiques, assurez-vous de vous concentrer sur les sites, les pages et le contenu qui sont pertinents pour l'expérience Viva Connections. Les sites et le contenu qui ne sont pas liés aux tâches et scénarios clés peuvent être moderniser ultérieurement.

Les sites qui doivent être audités et classés par ordre de priorité :

  • Sites qui se connectent à des cartes dans le Tableau de bord connexions
  • Sites affichés dans la navigation globale
  • Sites qui publient fréquemment des actualités organisationnelles
  • Les sites qui aident les employés à accomplir les tâches quotidiennes les plus importantes ou à accéder à des informations importantes.

Outils pour vous aider à moderniser :

Étape 2 : Planifier les connexions à Connections

Ces connexions sont conçues pour aider les utilisateurs à effectuer des tâches prioritaires et à accéder à des informations importantes. Cette expérience peut être construite sur les heures supplémentaires à mesure que votre organisation s’adapte et s’adapte.

Connexions Connections se compose de trois parties principales : le tableau de bord, le flux et les ressources. Ces composants s’affichent différemment sur les appareils mobiles et de bureau. En savoir plus sur les différences entre l’expérience de bureau et l’expérience mobile.

  • Bord: Le tableau de bord est l’ensemble d’outils numériques de votre employé. Il regroupe les outils dont vos employés ont besoin, permettant ainsi un accès rapide et facile, qu’ils soient au bureau ou sur le terrain.
  • Flux: Le fil d'actualité fournit des mises à jour aux bonnes personnes au bon moment et est étroitement intégré à Yammer, SharePoint news et Stream pour afficher un fil d'actualité personnalisé, basé sur le ciblage au niveau des messages des groupes auxquels les employés appartiennent.
  • Ressources : l’expérience ressources de Connexions Viva rend possible l’orientation sur plusieurs plateformes. Elle utilise des éléments de navigation à partir de la barre d’application SharePoint, qui peuvent être ciblés sur l’audience.
Ordinateur de bureau Mobile
Image de l’expérience d’arrivée De Connections dans l’application de bureau. Image de l’expérience d’arrivée De Connections dans l’application mobile.
- L'instance de Viva Connections de votre organisation apparaîtra sous la forme d'une icône dans la barre d'applications Teams.
- Lorsque l’icône est sélectionnée, les utilisateurs voient le site d’accueil dans Teams.
- Lorsque l’icône est sélectionnée deux fois, le panneau de navigation globale s’affiche.
- Ajoutez le composant web Feed pour mettre en évidence les actualités personnalisées.
- Ajoutez la partie web du tableau de bord pour faciliter l'exécution des tâches.
- L’instance Connections de Votre organisation s’affiche sous la forme d’une icône dans la barre Teams’application mobile.
- Une fois sélectionné, les utilisateurs peuvent pivoter du tableau de bord vers le flux vers les ressources.
- Les ressources proviennent de la navigation globale.

Étape 3 : Planifier le Tableau de bord

Commencez par identifier les principaux scénarios que Viva Connections doit prendre en charge et identifiez les responsables de ces expériences pour les employés. Les tâches et les scénarios seront principalement pris en charge par des cartes dans le tableau de bord Viva Connections qui peuvent être ciblées sur des publics spécifiques à l'aide de groupes Microsoft 365. Réfléchissez aux groupes d’employés qui auront besoin d’accéder à des ressources spécifiques.

Animation du tableau de bord Description
Interaction entre le tableau de bord et les cartes. Dans cet exemple, une carte du tableau de bord est liée à une page SharePoint où les utilisateurs peuvent facilement effectuer un contrôle d’intégrité quotidien à partir d’un appareil mobile.

Parmi les scénarios les plus courants, citons la consultation des fiches de paie et des heures de vacances, la soumission de tickets d'aide, l'actualité, la consultation des menus quotidiens pour le déjeuner, la recherche de personnes dans un annuaire et la gestion des équipes. Collaborez et alignez sur les groupes d’entreprise qui gèrent ces expériences pour déterminer la meilleure conception.

Scénarios populaires pouvant être pris en charge par Viva Connections :

Général Pour les travailleurs de l’information Pour les employés de bureau
- Afficher les salaires et les avantages
- Envoyer un ticket au service d’aide
- Accéder aux options déjeuner et café
- Faire le point sur les actualités et les annonces
- Rechercher des personnes et des informations d’équipe
- Formation requise complète
- Afficher les congés de la société
- Afficher et gérer les équipes
- Accéder aux feuilles de temps et aux formulaires populaires
- Afficher les ressources et stratégies de l’espace de travail

Types de cartes de tableau de bord :

À mesure que vous planifiez, prenons en compte les différents types de cartes disponibles. Il existe trois types différents de cartes qui peuvent être utilisés sur le tableau de bord Connexions Connections. L’implémenter de certaines cartes peut prendre plus de temps que d’autres ou nécessiter un travail sur le back-end pour être installé.

Processus de planification

Image d’un flux de processus de planification.

Lorsque vous travaillez avec les propriétaires d'entreprise et les principales parties prenantes pour aligner votre stratégie de conception Viva Connections, répondez aux questions suivantes pour chaque tâche :

  • Qui est le public ?
  • Que doivent faire les utilisateurs pour accomplir ou apprendre ?
  • Quels outils ou technologies utilisent-ils aujourd’hui ?
  • Quels outils ou technologie souhaitez-vous que les visiteurs utilisent pour accomplir leurs tâches clés ?
  • Quelles informations doivent être promues ?

Commencez avec les flux de travail les plus importants

Toutes les tâches ne doivent pas être transformées en une carte sur le tableau de bord. Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes qui peuvent être exécutées dans un court laps de temps. Pour commencer, trouvez des opportunités qui s'alignent sur les champs "Gains rapides" et "Premiers succès" dans la matrice de décision ci-dessous.

Image d’une matrice de planification.

Concevoir avec votre public à l’esprit

En tant que meilleure pratique, il est important de prendre des décisions qui sont ancrées dans des tâches spécifiques pour certains publics. Envisagez d’utiliser une infrastructure commune pour la planification de scénario qui commence par sélectionner un rôle ou une audience « En tant que... ». Ensuite, limitez l’objectif dans « J’ai besoin de... ». Ensuite, envisagez l’outil ou le processus idéal pour atteindre l’objectif dans « Pour que je... ». Enfin, écrivez ce à quoi ressemble le succès dans « Je sais que c'est un succès quand... ».

Par exemple, créez un tableau comme le suivant pour répertorier les scénarios commerciaux que vous souhaitez aborder avec des cartes dans le tableau de bord :

En tant que... J’ai besoin de supprimer un groupe Et alors... Je sais que c'est réussi quand...
Gestionnaire de personnes Bienvenue et intégration des nouveaux membres de l’équipe Je peux développer et développer des talents Je passe moins de temps à gérer les fonctions d’intégration standard
Représentant commercial Accéder à des supports de formation produit spécifiques sur un appareil mobile Peut résoudre rapidement les problèmes des clients La plupart des problèmes des clients sont résolus en temps réel
Spécialiste des ressources humaines Promouvoir l’utilisation des avantages en libre-service Je peux passer plus de temps à travailler avec des employés sur des questions et des scénarios d’avantages uniques Toutes les interactions de mes employés sont des scénarios critiques individuels

Exemples de conceptions de tableau de bord différentes

Le tableau de bord doit se concentrer sur les tâches les plus importantes. Les tâches spécifiques à certaines audiences doivent être ciblées pour s’assurer que les utilisateurs voient uniquement les cartes qui sont pertinentes pour leurs travaux au quotidien.

Travailleurs de l’information Employés de terrain
Image du tableau de bord Connections de Connections conçu pour les employés de bureau. Image du tableau de bord Connexions de Contrôle conçu pour les travailleurs de l’information.

Ressources pour la planification:

Étape 4 : Se préparer pour le flux

Le flux permet d’afficher facilement les communications de l’ensemble de l’organisation. Ce fil permet aux travailleurs de première ligne, aux travailleurs de l'information et aux travailleurs hybrides de rester engagés et informés des nouvelles et annonces importantes. Cette solution fournit également aux éditeurs de contenu une méthode fiable de distribution d’informations et d’actualités importantes. Techniquement, vous n’avez rien à faire pour configurer le flux, car le contenu se synchronisera automatiquement. Cependant, vous pouvez influencer la hiérarchie du contenu.

Image du flux dans l’application mobile.

Conseils pour influencer la hiérarchie du contenu dans le flux :

Le fil d'actualité est conçu pour être dynamique et personnalisé, et constitue un endroit où l'on peut consommer les nouvelles et les annonces les plus pertinentes. Le fil d'actualité repose sur un flux constant de nouveau contenu et la meilleure expérience contient un équilibre entre les nouvelles organisationnelles, le contenu organique et le contenu sélectionné.

Ressources pour la planification:

Étape 5 : Planifier les Ressources

Les ressources sont les liens de navigation vers les portails qui sont mis en place lorsque vous activez et personnalisez la navigation globale. Lorsque vous préparez vos connexions Viva, sachez que ces ressources s'afficheront dans la barre d'applications SharePoint et dans la barre d'applications Teams lorsque les connexions Viva seront configurées. Les ressources figurant dans la barre d'applications doivent être les portails les plus importants et les plus populaires pour votre public cible. Les ressources peuvent être ciblées sur des audiences spécifiques.

Ordinateur de bureau Mobile
Image de la navigation globale dans l’application de bureau. Image de la navigation globale dans les applications mobiles.

Réfléchissez à la façon dont les liens dans la navigation globale compléteront les ressources mises en évidence sur le site d’accueil. En fonction du contenu que vous souhaitez rendre disponible dans la navigation globale, vous pouvez concevoir la navigation de votre site d'accueil et la navigation globale de trois manières différentes.

Ressources pour la planification:

Étape 6 : Créer un plan d’adoption

La planification des changements et l’aide aux utilisateurs à adopter de nouvelles ressources seront différentes pour chaque organisation. Utilisez les considérations et les meilleures pratiques présentées ici comme point de départ pour créer un plan d'adoption adapté aux besoins de votre organisation. Incluez des considérations sur la gestion des changements et les supports de formation pour les utilisateurs finaux dans votre plan.

Considérations sur l’adoption :

  • Les connexions Connections sont accessibles uniquement dans Microsoft Teams. Si votre organisation n'utilise pas encore Microsoft Teams, vous devrez planifier l'adoption de Microsoft Teams parallèlement à Viva Connections.
  • Facilitez l'adoption de l'application par les utilisateurs finaux en la préinstallant et en l'épinglant dans Teams lors de la sélection des paramètres.
  • Trouvez les premiers adeptes et les champions et créez des moyens d'étendre leur enthousiasme au reste de l'organisation.
  • Prévoyez de vous engager auprès des utilisateurs là où ils se réunissent et partagent habituellement des informations (par exemple, si votre organisation se réunit déjà dans Teams, prévoyez de publier dans les canaux).
  • Déterminez à qui et où les questions concernant Connections doivent être posées. Envisagez d'utiliser une communauté Yammer, un site SharePoint ou des canaux Teams pour permettre aux utilisateurs de poser des questions ou de consulter les questions les plus fréquemment posées.

Considérations sur la gestion des changements :

  • Commencez par créer une sensibilisation et un intérêt pour plusieurs canaux afin d’intéresser différents publics. Prenez en compte les espaces communs pour les utilisateurs sur site, tels que les salles d’pause ou les salles de conférence. Pour les travailleurs à distance et le reste de l'organisation, prévoyez de publier des annonces dans Teams, Yammer et SharePoint.
  • Assurez-vous que les différents publics d'utilisateurs finaux peuvent facilement comprendre comment ce nouvel outil contribuera à améliorer leur travail quotidien.
  • Créez des occasions pour les utilisateurs de poser des questions, d'obtenir de l'aide et de voir des démonstrations en direct. Envisagez de définir des sessions de formation hebdomadaires ou des heures de bureau pendant le premier mois d’adoption. Utilisez des champions dans la mesure du possible.
  • Renforcer le changement en créant des primes incitatives pour l’utilisation des nouveaux outils.
  • Expliquer clairement : comment utiliser Viva Connections sur le bureau et les applications mobiles, comment utiliser le tableau de bord, le fil d'actualité et les ressources, et où consulter les dernières nouvelles et annonces.
  • Conseils spécialisés pour différents publics tels que les travailleurs de la presse ou les travailleurs hybrides

Considérations sur la formation :

  • Utilisez la formation pour sensibiliser aux endroits où les ressources sont accessibles dans Teams sur les appareils de bureau ou mobiles.
  • Présentez différentes façons de vous connecter et de vous engager avec des cartes sur le tableau de bord et le contenu dans le flux. Envisagez de fournir différents conseils de formation pour différents publics.
  • Mettez en évidence les portails populaires dans SharePoint qui peuvent être trouvés dans l'onglet Ressources lorsque vous êtes sur un appareil mobile.

Ressources d’adoption:

Apprenez-en davantage sur l'adoption et obtenez des modèles de communication dans le centre d'adoption Viva.

Étape 7 : Prendre en compte les métriques de réussite

Une partie du processus de planification consiste à déterminer les paramètres qui seront utilisés pour mesurer l'efficacité de Viva Connections à rassembler votre organisation et à informer des publics spécifiques. Commencez par examiner les tâches et les outils que le tableau de bord proposera. Par exemple, si vous créez une carte qui renvoie à votre site SharePoint de ressources humaines ou à une page spécifique, vous devriez vous attendre à voir plus de trafic et d'engagement pour ce site dans les rapports d'utilisation.

  • Vue de haut niveau de l'utilisation des apps M365: utilisez l'analyse de l'utilisation de Microsoft 365 pour accéder à un tableau de bord préétabli contenant plusieurs rapports préétablis axés sur l'adoption des apps M365, l'utilisation, la communication et la collaboration.
  • Données au niveau du site ou de la page: Obtenez des rapports d'utilisation au niveau du site et de la page dans SharePoint pour évaluer l'engagement et en savoir plus sur le moment où les utilisateurs accèdent au contenu et sur les appareils qu'ils utilisent.
  • Obtenez un retour direct des utilisateurs : Outre l'analyse de l'utilisation, vous pouvez interroger directement les utilisateurs sur leur satisfaction globale. Envisagez de créer une carte sur le tableau de bord qui renvoie à un formulaire Microsoft où vous pouvez demander aux utilisateurs d'évaluer leur satisfaction et de donner leur avis.

Étape 8 : Planifier la maintenance dans le temps

En règle générale, La connexion à Las Connections nécessite une maintenance continue minimale. Cela est dû en partie au fait que la plupart des ressources et du contenu sont stockés SharePoint. Par conséquent, si SharePoint intranet est à jour, il en est de même pour Connections.

  • Tableau de bord : Une fois conçu et testé, le tableau de bord ne devra être mis à jour que pour prendre en charge de nouveaux scénarios ou retirer les anciens.
  • Flux : Le contenu est affiché de manière dynamique et agrégé à partir des messages d'actualité SharePoint et des communautés Yammer..
  • Ressources : Comme le tableau de bord, une fois que les liens vers les portails ont été établis, les ressources ne devront être mises à jour que si nécessaire.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue, vous identifierez probablement de nouveaux scénarios pouvant être pris en charge par Viva Connections. Au fil du temps, vous pouvez décider de retirer des cartes sur le tableau de bord ou de réorganiser la navigation globale dans Ressources. En outre, les utilisateurs partagent des commentaires qui peuvent être utilisés pour améliorer l’expérience. Chacun de ces scénarios nécessite du temps pour implémenter et communiquer selon les besoins. Prévoyez d’avoir un point-person, ou une équipe de personnes, qui peut gérer ces tâches au fil du temps.

Ensuite, créez et personnalisez Viva Connections pour votre organisation

Une fois que vous avez satisfait aux exigences, que vous avez un plan pour le tableau de bord et que vous êtes prêt à aider les utilisateurs à adopter Viva Connections, il est temps de passer à la phase de génération.