שתף באמצעות

ציין אילו הודעות דואר אלקטרוני נמצאות במעקב באופן אוטומטי

  • מאמר

עם סינכרון בצד השרת ו- Dynamics 365 App for Outlook, באפשרותך ליצור באופן אוטומטי פעילויות דוא"ל ביישומי Customer Engagement כמו Dynamics 365 Sales, שירות לקוחות, Marketing, Field Service ו- Project Service Automation.

כברירת מחדל, תהליך הסינכרון מבצע הערכה רק של הודעות בתיקיית הדואר הנכנס של תיבת דואר למעקב אוטומטי. דואר אלקטרוני שנמצא בתיקיית משנה של תיבת הדואר הנכנס מעובד רק אם תיקיית המשנה מוגדרת למעקב ברמת התיקייה, גם אם תעביר הודעה חזרה לתיקיית הדואר הנכנס לפני הסינכרון הבא. סינכרון בצד השרת עוקב אחר תאריך הקבלה של הודעת הדואר האחרונה שנמצאת בעיבוד. במהלך מחזור הסינכרון הבא, תבוצע הערכה רק של הודעות הדואר שמתקבלות לאחר תאריך ושעה אלה. כדי לעבד דואר שלא היה בתיקיית הדואר הנכנס, השתמש באחת האפשרויות הבאות:

משתמשים יכולים לבחור מסנן כדי לקבוע אילו הודעות נמצאות במעקב כפעילות דואר:

  • כל הודעות הדוא"ל: כל הדוא"ל שהמשתמש מקבל נמצא במעקב ב- Dynamics 365 כפעילות דוא"ל.

  • הודעות דוא"ל ב-תגובה‬ לדוא"ל: רק תשובות להודעות במעקב נמצאות במעקב כפעילויות דוא"ל.

    האפשרות מופעלת כברירת מחדל. המערכת מתאמת תשובה להודעה במעקב לאחר סינון הדואר. מנהל מערכת יכול להפעיל או להשבית מתאם דואר אלקטרוני דרך הכרטיסיה דואר אלקטרוני בהגדרות מערכת ברמת הארגון.

  • הודעות דוא"ל מהפניות, אנשי קשר וחשבונות: רק הודעות שמגיעות להפניה, איש קשר או חשבון ב-Dynamics 365 עוקבים כפעילויות דוא"ל.

  • הודעות דוא"ל מרשומות שמופעלות בדוא"ל: הודעות מכל רשומה שמועברת לכתובת דואר אלקטרוני ב- Dynamics 365, כולל טבלאות מותאמות אישית, עוקבות כפעילויות דוא"ל.

  • אין הודעות דוא"ל: אין הודעות שהמשתמש מקבל עוקבים באופן אוטומטי כפעילויות דוא"ל.

ניתן להגדיר אפשרויות אלה למעקב אוטומטי אחר פריטים שנשלחו. ניתן גם להגדיר אותן כך שיפעלו על תורים ותיבות דואר בתור.

צילום מסך של אפשרויות סינון להמרה אוטומטית של דואר אלקטרוני לפעילויות.

דואר שנמצא במעקב ידני של משתמש ב- Outlook באמצעות Dynamics 365 App for Outlook, מעקב ברמת תיקייה, או קטגוריית Outlook מסתנכרן עם Dynamics 365 ללא קשר לאפשרות המסנן שהמשתמש הגדיר למעקב אוטומטי.

כדי לכבות מעקב אחר הודעות נכנסות עבור משתמשים ספציפיים, מנהל מערכת יכול להגדיר את דואר נכנס שיהיה ללא בטופס תיבת דואר.

השתמש בשיחות כדי לעקוב אחר הודעות דואר אלקטרוני

סנכרון בצד השרת משתמש במידע הבא מהודעת דואר אלקטרוני כדי לקבוע אם ההודעה תואמת להודעת דואר אלקטרוני שנמצאת במעקב ב- Dynamics 365:

  • MessageId: מזהה באופן ייחודי הודעת דואר אלקטרוני. הוא מוסתר בממשק המשתמש של אפליקציית הדואר.

  • InReplyTo: מכיל את ה MessageId שהאימייל עונה לו. הוא מוסתר בממשק המשתמש של אפליקציית הדואר.

    אם לקוח משיב להודעה ומשנה את שורת הנושא, אפליקציית הדואר עשויה להסיר את הערך InReplyTo מהתשובה. סנכרון בצד השרת ו-Dynamics 365 לא יכולים לקשר את התשובה להודעת דואר קודמת בלי המזהה. גרסת שולחן העבודה של Microsoft Outlook מונעת את הסרת הערך InReplyTo כאשר משתמש משיב להודעה ומשנה את הנושא.

  • ConversationIndex: משייך הודעה לשרשור אימייל. הוא מוסתר בממשק המשתמש של אפליקציית הדואר.

  • אסימון מעקב בנושא: קונספט של Dynamics 365, מוטבע ישירות בשורת הנושא.

  • מילות נושא ונמענים: משתמש בהתאמה חכמה, קונספט של Dynamics 365, המבוסס על תצורה.

הלוגיקה של מתאם הדואר עוברת על האפשרויות הבאות כדי:

  1. מתאם InReplyTo: אם הערך InReplyTo תואם ל MessageId של אימייל שכבר נמצא ב- Dynamics 365, הדוא"ל החדש נמצא בקורלציה לזה הקיים. זוהי ברירת המחדל, ואנו ממליצים לא לשנות אותה. מתאם הדואר מדויק, ללא תוצאות חיוביות מוטעות.

  2. אסימון מעקב קורלציה: אם הנושא מכיל אסימון מעקב והוא תואם לאסימון המעקב של אימייל שכבר נמצא ב-Dynamics 365, האימייל החדש מתואם לזה הקיים. האפשרות מופעלת כברירת מחדל. אסימון המעקב גלוי למשתמש וניתן לשנות אותו, מה שעלול לגרום להתאמה שגויה.

  3. אינדקס שיחה: אם ה אינדקס השיחה תואם ל אינדקס השיחה של אימייל שכבר נמצא ב Dynamics 365, האימייל החדש נמצא בקורלציה לזה הקיים.

  4. התאמה חכמה: המערכת מחפשת אימייל שכבר נמצא ב- Dynamics 365 עבור הנמענים והמילים בשורת הנושא. אם הוא מוצא הודעה עם נמענים דומים ומספיק מילות נושא תואמות, הוא מתאם בין שתי ההודעות. אנחנו לא ממליצים על אפשרות זו, מכיוון שהתאמה חכמה עלולה לגרום לתוצאות חיוביות שגויות. עם זאת, היא זמינה למקרה שתצטרך לבצע מתאם של הודעות דואר שלא שייכות לאותו רצף תגובות של שיחה.

כיצד לקבוע אם ומדוע יש מעקב אוטומטי אחר דואר אלקטרוני

הגדרות ברמת הארגון והגדרות עבור משתמשים ותורים בודדים קובעות על אלו הודעות דואר יש מעקב אוטומטי. אפשר להשתמש בעמודות שבטבלת הדואר כדי לזהות אם ומדוע יש מעקב אוטומטי אחרי דואר אלקטרוני. הוסף אותן לתצוגת חיפוש מתקדם של הודעות הדואר כדי להבין מדוע בוצע מעקב אחר הדואר ואם הוא היה בקורלציה עם דואר אלקטרוני שנמצא במעקב בעבר.

עמודה‬ תיאור‬‏‫‬
ישות מקבלת המשתמש או התור שקיבלו את הדואר האלקטרוני והוגדר לעקוב אחריו באופן אוטומטי. למשל, אם תור בשם Sales הוגדר לעקוב אחר כל הודעות הדואר שמתקבלות ומגיעה אליו הודעה, אזי התור Sales ייחשב לישות המקבלת.
תיבת דואר מקבלת תיבת הדואר שעובדה כאשר סנכרון בצד השרת מזהה הודעת דואר אלקטרוני שמכילה משתמש או תור שהוגדרו לעקוב אחריו באופן אוטומטי.

אם OrgDBOrgSetting שנקרא SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes מושבת (זוהי הגדרת ברירת המחדל), הערך של עמודה זו עשוי להיות שונה מהישות המקבלת. לדוגמה, נניח ש-Luisa Alves, שמוגדרת לעקוב אוטומטית אחר תשובות להודעות דואר קיימות, מקבלת הודעה. התור Sales, שמוגדר למעקב אחר כל הדואר האלקטרוני, מקבל את אותה הודעה. סנכרון בצד השרת עשוי לעבד תחילה את תיבת הדואר של לואיזה ולזהות שיש נמען אחר, Sales, שמוגדר לעקוב אוטומטית אחר הודעות הדואר. במקרה זה, הישות המקבלת היא התור Sales, אך תיבת הדואר המקבלת היא של לואיזה.
מזהה פעילות מתואמת מציין אם הודעת דואר הייתה משויכת לדואר אלקטרוני שהיה מעקב בעבר. לדוגמה, אם הודעת דואר אלקטרוני נשלחה מ- Dynamics 365 והיה מעקב אוטומטי אחרי התשובה, מזהה הפעילות המתואמת של התשובה יפנה להודעת הדואר המקורית שנשלחה.
שיטת מתאם שיטת המתאם שהייתה בשימוש למעקב אוטומטי אחר דואר אלקטרוני. האפשרות לא זמינה עבור חיפוש מתקדם או תצוגות וטפסים אחרים, אבל אתה יכול להשתמש ב- Web API כדי להציג אותו. השתמש בתבנית URL זו:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

לדוגמה, אם כתובת האתר של Dynamics 365 שלך היא https://contoso.crm.dynamics.com ומזהה הדואר הוא fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, תוכל להשתמש בכתובת האתר הזו כדי להציג את שיטת הקורלציה:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

כדי למצוא את המזהה של ההודעה, פתח את ההודעה ובדוק בדפדפן. המזהה הוא כל מה שאחרי &id= בכתובת האתר. בדוגמה למעלה, הוא היה &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

הערך של שיטת המתאם הוא מספר שלם המתאים לשיטת מתאם ספציפית. עיין בטבלה במקטע של שיטת המתאם של EntityType של הודעת דואר. לדוגמה, הערך 3 מציין שהדואר היה בקורלציה על סמך שיטת InReplyTo.
מזהה פעילות אב מפנה להודעה שהייתה במעקב בעבר אם הדואר הנוכחי נמצא בקורלציה איתה. עם זאת, העמודה תאוכלס רק אם הדואר היה מתואם באמצעות השיטה InReplyTo או ConversationIndex. אם הודעת הדואר האלקטרוני הייתה מתואמת בשיטה אחרת, למשל אסימון מעקב, העמודה של מזהה פעילות אב תהיה ריקה.

זיהוי תשובות אוטומטיות

תגובות דואר שנוצרו אוטומטית יכולות לפעמים להיות מופעלות על ידי תכונות אוטומטיות. לדוגמה, ניתן להגדיר את תכונת התשובות האוטומטיות (מחוץ למשרד) של Microsoft Outlook כדי להגיב להודעות דואר כאשר הנמען אינו נמצא. נכון לעכשיו, סנכרון בצד שרת לא מעריך באופן פעיל אם הודעת דואר נכנסת היא תגובה שנוצרת אוטומטית כאשר הוא קובע אם יש לעקוב אחריו באופן אוטומטי.

אפשר להשתמש בתכונה InternetMessageHeaders בטבלה דואר כדי לזהות תגובות כאלה שנוצרות אוטומטית. התכונה InternetMessageHeaders מאוכלסת עבור הודעות דואר נכנסות רק אם הודעת הדואר כוללת כותרות של Auto-Submitted או Reply-To. ערכי כותרות אלו נלכדים בפורמט JSON.

כדי לבדוק את הערך של התכונה InternetMessageHeaders, נתח את נתוני ה-JSON כדי לגשת לשמות וערכים ספציפיים של כותרות. אתה יכול גם לבדוק אם העמודה מכילה את שם הכותרת שאתה מעוניין בו. לדוגמה, אם העמודה InternetMessageHeaders מכילה Auto-Submitted, זה מסמל שההודעה נוצרה באופן אוטומטי.

הטבלה הבאה מספקת מידע נוסף על הכותרות בתשובות אוטומטיות.

כותרת Description דוגמאות
נשלח אוטומטית אם הכותרת הזו קיימת, זה אומר שההודעה היא תשובה אוטומטית. ספקי דואר שונים עשויים להשתמש בערכים שונים עבור כותרת זו. מידע נוסף: RFC - המלצות לתגובות אוטומטיות לדואר אלקטרוני. Gmail - Auto-Submitted : auto-replied

Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
השב ל- אם הכותרת הזו קיימת, זה אומר שלהודעה יש הגדרה של 'השב ל-'. הערך בכותרת זו יציג את כתובת הדואר לתשובה. הפורמט של הערך עשוי להשתנות בהתאם לספקי דואר ותצורות אחרות. מידע נוסף: RFC - שדה 'השב ל'. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

אכלוס אוטומטי של עמודה 'לגבי'

העמודה בקשר, שקיימת בכל רשומת דואר, מקשרת רשומה אחת לאחרת. לדוגמה, הודעת דואר יכולה להיות מקושרת להזדמנות, הזמנה או אירוע. אם אתה יוצר או מעדכן ידנית רשומת דואר, יש לך אפשרות להשתמש בעמודה לגבי כדי לחבר את הדואר לרשומה מכל טבלה שהוגדרה כדי לאפשר פעילויות.

אם מעקב אחר הדואר האלקטרוני מתבצע באופן אוטומטי מכיוון שהוא היה בקורלציה עם דואר אלקטרוני שהיה אחריו מעקב בעבר, העמודה לגבי מקבלת אוטומטית את אותו ערך כמו הדואר שכבר נמצא במעקב.

כיצד יישומי Customer Engagement משתמשים באסימוני מעקב

אסימון מעקב הוא מחרוזת אלפאנומרית שנוצרת על-ידי יישומי Customer Engagement ומצורפת לסופה של שורת הנושא בדואר אלקטרוני. הוא מתאים פעילויות דואר אלקטרוני להודעות דואר אלקטרוני. תכונת אסימון המעקב מופעלת כברירת מחדל.

מבנה של אסימון מעקב

כברירת מחדל, יישומי Customer Engagement משתמשים במבנה אסימון המורכב מקידומת של ארבעה תווים ומזהה בן שבע ספרות.

איור של הרכיבים של אסימון מעקב.

הטבלה הבאה מפרטת את החלקים של אסימון מעקב ותיאורים.

חלק תיאור‬‏‫‬
קידומת ניתן להגדרה עם 1 עד 20 תווים. ערך ברירת המחדל הוא CRM. הקידומת יכולה להיות ייחודית עבור כל ארגון או סביבה. לדוגמה, בפריסה מרובת דיירים של יישומי Customer Engagement, אנו ממליצים לכל ארגון לקבוע תצורה של קידומת ייחודית ולהשתמש בה. אם תשנה את הקידומת, ערכי הקידומת הקודמים עדיין יישמרו וישמשו לתיאום הודעות דוא"ל על סמך הקידומת הקודמת.
מציין מצב מקוון/מצב לא מקוון ערך מדור קודם המשמש לציון אם המשתמש היה במצב לא מקוון או מקוון בעת שליחת הדואר. לא ניתן להגדיר את הספרה הזו.
מספר מעקב אחר בסיס פריסה ניתן להגדרה מ- 0-2,147,483,647. ערך ברירת המחדל הוא 0. משמש כמספר הבסיס של ספרות מספר המשתמש. לדוגמה, אם הערך הוא 0 ומוגדרות שלוש ספרות עבור מספר המשתמש, למשתמש הראשון יהיה מזהה 001. אם הערך הוא 500, המשתמש הראשון יהיה 501.
מספר הספרות עבור מספרי משתמשים ניתן להגדרה מ- 1-10. טווח ברירת המחדל הוא שלוש ספרות. ערך זה קובע בכמה ספרות יש להשתמש כאשר יישום Customer Engagement משייך מזהה מספרי עבור המשתמש שיצר את פעילות הדואר האלקטרוני.
מספר הספרות עבור מונה הודעות מצטבר ניתן להגדרה מ- 1-9. טווח ברירת המחדל הוא שלוש ספרות. ערך זה קובע בכמה ספרות יש להשתמש כאשר יישומי Customer Engagement משייכים מזהה מספרי לפעילות הדואר האלקטרוני, לא ההודעות הבודדות שהפעילות מכילה.
הערה: אם אתה משתמש בערך ברירת המחדל כדי ליצור אסימון עם מספר תלת ספרתי, הוא מגדיל את המספר עד 999, ולאחר מכן מפעיל מחדש את המספור ב-000. באפשרותך להשתמש במספר גדול יותר של ספרות כדי לצמצם את האפשרות של הקצאת אסימונים כפולים להליכי משנה פעילים של דואר אלקטרוני.

הגדר או הפעל או כבה אסימוני מעקב

  1. בהגדרות>ניהול>הגדרות מערכת, בחר דואר.

  2. באזור הגדרת מתאם דואר, באפשרותך לבטל, להפעיל או לשנות את המבנה המשמש כברירת מחדל.

התאמה חכמה

כאשר סינכרון בצד השרת מעבד הודעת דואר אלקטרוני נכנסת, המערכת מחלצת את הנושא, כתובת השולח וכתובות של נמענים ומשתמשת בהם כדי לנסות לקשר את פעילות הדואר האלקטרוני לרשומות דואר אחרות. תהליך התאמה זה, המכונה גם התאמה חכמה, משתמש בקריטריונים הבאים כדי להתאים הודעות דואר אלקטרוני שהתקבלו לפעילויות דואר אלקטרוני:

  • התאמת נושא: מתעלמים מקידומות, כגון RE: או Re:, ורישיות אותיות. לדוגמה, נושאים כמו Re: שלום ו- שלום ייחשבו כהתאמה.
  • התאמת השולח והנמען: המערכת מחשבת את מספר כתובות הדוא"ל המדויקות של השולח והנמען המשותפות.

לאחר השלמת תהליך ההתאמה, המערכת בוחרת את הבעלים והאובייקט של הודעת דואר אלקטרוני נכנס.

התאמה חכמה מבוטלת כברירת מחדל. אתה יכול להפעיל אותו ולשנות את הגדרות ההתאמה החכמה בכרטיסייה דואר בתוך הגדרות מערכת ברמת הארגון.

איך פועלת התאמה חכמה

התאמה חכמה מסתמכת לחלוטין על קיומו של דמיון בין הודעות דוא"ל. הנושא, השולח והנמענים, כולל נמעני BCC ו-CC, קובעים את הדמיון.

כאשר הודעת דואר אלקטרוני נשלחת מ- Dynamics 365, או שמגיעה הודעת דואר שנמצאת במעקב, יש שתי קבוצות של קודי Hash שנוצרות ומאוחסנות במסד הנתונים.

  • גיבוב נושאים: נושא האימייל, שעשוי לכלול את אסימון Dynamics 365 אם הוא מופעל בהגדרות המערכת, מוסר ממילות רעש כמו "RE:" ו-"FW:" ולאחר מכן מאוזן. אסימונים (מילים) שאינם ריקים עוברים תהליך של הפיכה ל- Hash כדי ליצור קודי Hash של נושאים.

  • גיבוב נמענים: רשימת השולח והנמענים מנותחת עבור כתובות דוא"ל ייחודיות. כל כתובת דואר ייחודית יוצרת קוד Hash של כתובת.

סנכרון בצד השרת מחפש ערכים מתאימים בקודי ה- Hash של הנושא והנמען המאוחסנים, כדי למצוא את המתאם בין הדואר הנכנס לדואר היוצא. שתי הודעות דואר נמצאות במתאם אם יש להן אותו מספר של קודי Hash של נושא ולפחות שני קודי Hash תואמים של נמען.

הערה

מכיוון שהארגון שולח ומקבל הודעות דואר רבות במשך תקופה ארוכה, נתוני המתאם שמאוחסנים בטבלת EmailHash עשויים לגדול באופן משמעותי. עובדה זו, בשילוב עם הגדרות מגבילות פחות של התאמה חכמה או דפוסי נושא או נמענים נפוצים, עלולה לגרום לירידה בביצועים של ההתאמה החכמה. לצורך אופטימיזציה של הביצועים, כאשר המערכת מזהה שימוש גבוה במשאבים בעת ביצוע פעולות התאמה חכמות כתוצאה משילוב גורמים אלו, היא תתאם בין הודעות דואר מ-90 הימים האחרונים.

הגדרות מתקדמות של התאמה חכמה

  • HashFilterKeywords: ביטוי רגולרי המשמש לסינון רעשים בשורת הנושא. כל המופעים התואמים של הביטוי הרגולרי בשורת הנושא מוחלפים במחרוזות ריקות לפני יצירת ה- hash של הנושא.

    ערך ברירת מחדל: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    התעלם מכל מילה בתחילת שורת הנושא שמסתיימת בנקודתיים (:). לדוגמה:

    נושא מילים שזוכות להתעלמות
    1 בדיקה --
    2 RE: מבחן RE:
    3 FW: RE: מבחן FW: RE:

    כברירת מחדל, המערכת לא מתעלמת מהאפשרות "לא במשרד:" מכיוון שהמילה הראשונה בביטוי "לא" אינה מלווה בנקודתיים (:). כדי להתעלם מהביטוי הזה, שנה את הביטוי הרגולרי כך: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: המספר המרבי של hashes שנוצר עבור כל נושא או רשימת נמענים.

    ערך ברירת מחדל: 20

    אם הנושא לאחר ביטול הרעש מכיל יותר מ- 20 מילים, רק 20 המילים הראשונות נחשבות ליצירת hash.

  • HashDeltaSubjectCount: ההבדל המקסימלי המותר בין ספירת ה-hash של הנושאים של הודעות האימייל שיש לתאם.

    ערך ברירת מחדל: 0

  • HashMinAddressCount: ספירת הגיבוב המינימלית תואמת ברשימת הנמענים כדי שהמיילים יהיו מתואמים.

    ערך ברירת מחדל: 2

ראה גם

העבר תיבת דואר לעומת תיבות דואר בודדות
שייך כתובת דוא"ל לשורה