Outlook-tevékenységek mentése a CRM rendszerbe

Eladóként elmentheti az ügyfelekkel folytatott összes kimenő és bejövő kommunikációt a CRM rendszerben. Így a vállalat minden tagja láthatja a releváns tevékenységeket, és felhasználhatja azokat olyan fejlett szolgáltatások létrehozásához, amelyek segítenek többet eladni.

De a CRM frissítése az összes tevékenységével az összes használt kommunikációs csatornán fárasztó és időigényes. Ezért lehetővé teszi, Copilot for Sales hogy egyetlen kattintással mentse az Outlook interakcióit (e-maileket és értekezleteket) a CRM-be.

Feljegyzés

• Ha a Dynamics 365 rendszert használja CRM-ként, és mentett egy e-mailt a Dynamics 365 rendszerbe, az e-mailekre adott válaszokat a rendszer automatikusan menti a CRM rendszerbe, ha a kiszolgálóoldali szinkronizálás engedélyezve van, és ha a Nincs e-mail üzenet beállítástól eltérő lehetőség van kiválasztva az E-mail lapon a Dynamics 365 Személyre szabási beállítások részében.
• Ha CRM-ként a Dynamics 365 rendszert használja, mentheti az e-mail-tervezeteket és találkozókat a Dynamics 365 rendszerbe. Az e-mailt a rendszer nem menti azonnal a CRM rendszerbe, csak az elküldése után. A találkozó azonnal mentésre kerül a CRM rendszerbe. Ha frissíti a találkozót, miután elmentette a CRM rendszerbe, a módosítások automatikusan mentésre kerülnek a CRM rendszerbe.
• Az Outlook-tevékenységek megosztott postaládákból való mentése nem támogatott.
• Ha CRM-ként a Salesforce-t használja, nem mentheti az e-mail-tervezeteket és a találkozókat a Salesforce-ba. A mentett e-mailekre adott válaszok és a mentett események frissítései sem kerülnek automatikusan mentésre.
• Az ismétlődő értekezletek mentése a CRM rendszerbe nem támogatott.
• Ha mentett egy Outlook-tevékenységet (e-mailt vagy találkozót Dynamics 365 App for Outlook), az nem jelenik meg mentettként Copilot for Sales. A használatával mentenie kell az Outlook-tevékenységet Copilot for Sales. Ha ismét menti az Outlook-tevékenységet a Copilot for Sales használatával, a CRM rendszerben létrejön egy duplikált bejegyzés.

Outlook-tevékenységek mentése a kiemelt kártya

Ha szinkronizálni szeretne egy e-mailt vagy értekezletet az Outlookból a CRM rendszerrel, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a CRM rendszerbe menteni kívánt e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

2. Az E-mail mentése ide (CRM) kártya válassza a Mentés lehetőséget.

   

   Ha csatlakozik Copilot for Sales a Dynamics 365 környezethez, és a kiszolgálóoldali szinkronizálás nincs engedélyezve, akkor a rendszer kéri, hogy engedélyezze a kiszolgálóoldali szinkronizálást a postafiókjához, amikor először ment egy Outlook-tevékenységet. További információt a Kiszolgálóoldali szinkronizálás használata a következővel című témakörben talál : Copilot for Sales

   Másik lehetőségként menthet egy Outlook-tevékenységet a CRM rendszerbe egy kapcsolódó bejegyzés kártya.

3. A Csatlakozás rekordhoz területenválassza ki azt a rekordot, amelyhez csatlakoztatni szeretné a tevékenységet.

   Alapértelmezés szerint Copilot for Sales javaslatokat jelenít meg a tevékenységben szereplő kapcsolattartókhoz kapcsolódó partnerekre és lehetőségekre. Néhány AI-alapú javaslat csak akkor jelenik meg a lehetőségekhez, ha az e-mail és az értekezlet tartalma angol nyelvű.

   Kiválaszthat egyet a javasolt rekordok közül, amelyekhez csatlakozni szeretne. A keresőmező segítségével megkereshet egy másik, a rendszergazda által hozzáadott Copilot for Sales bejegyzéstípust, és csatlakozhat hozzá.

   Ha bejegyzéshez való csatlakozás nélkül szeretné menteni az e-mailt vagy értekezletet a CRM rendszerbe, válassza a Mentés csatlakozás nélkül lehetőséget. Az e-mail vagy értekezlet továbbra is társítva lesz a Címzett, a Másolatot kap és a Titkos másolat mezőkben lévő névjegyekkel.

   Feljegyzés

   • Amikor olyan rekordot keres, amelyhez csatlakozni szeretne, a keresési eredmények megjelenítik a rekord nevét és a rendszergazda által kiválasztott kulcsmezőket. További információ a kulcsmezőkről: Kulcsmezők kiválasztása a mini nézethez.
   • Minden olyan bejegyzéstípushoz csatlakozhat, amely engedélyezve van a tevékenységekhez, és amelyhez a rendszergazda hozzáadta Copilot for Sales . A rekordtípusok hozzáadásával kapcsolatos további információkért lásd: Új rekordtípus (vagy Salesforce-objektum) hozzáadása.

   A Kapcsolódó kapcsolattartók kártya megjeleníti a tevékenységben szereplő partnereket, mivel ez a tevékenység megjelenik az idővonalukon.

   

4. Az E-mail kategóriák hozzáadása szakaszban adja meg az e-mail vagy értekezlet CRM rendszerben való kategorizálásához szükséges információkat. Ezek a mezők csak akkor jelennek meg, ha a rendszergazda beállította a mezőket a kategorizáláshoz.

5. (Nem kötelező) Válassza ki és mentse a CRM rendszerben tárolni kívánt mellékleteket.

   A mellékleteket a rendszer az e-mailhez vagy értekezlethez kapcsolódó tevékenységrekordba menti a CRM rendszerben. Nem lehet menteni a mellékletet? Tudja meg, miért

6. Válassza a Mentés parancsot.

   Az e-mail vagy értekezlet kapcsolódik a kiválasztott bejegyzéshez, és mentésre kerül a CRM rendszerben.

   • A Connected to kártya megjeleníti a csatlakoztatott rekordot és annak típusát.
   • A melléklet ikon a CRM rendszerbe mentett mellékletek számát mutatja.
   • A címke ikon megjeleníti a kategorizálási mezőket, ha kiválasztott ilyeneket.

   

   Feljegyzés

   • Ha a Salesforce-t használja CRM-ként, és a továbbfejlesztett e-mail ki van kapcsolva, hibaüzenet jelenhet meg az Outlook-tevékenységek mentésekor. A hiba elhárításával kapcsolatos információkért lásd továbbfejlesztett e-mail kikapcsolva. Ha kapcsolatba lépett a Microsoft ügyfélszolgálatával, hogy továbbfejlesztett e-mail bekapcsolása nélkül mentse az Outlook-tevékenységeket, a tevékenység feladatrekordként lesz mentve a Salesforce-ban. Ha a továbbfejlesztett e-mail be van kapcsolva, a tevékenység e-mail-üzenetrekordként lesz mentve.

   • Ha ment egy e-mailt a Salesforce CRM rendszerbe, és az Outlook e-mail törzsében lévő karakterek száma (beleértve a HTML-jelölést is) meghaladja a Salesforce e-mail rekordokban tárolható karakterek maximális számát, a rendszer csonkolja, majd menti az e-mailt. A Connected to mappában megjelenik egy üzenet kártya az e-mail csonkolásáról.

   

Outlook-tevékenységek mentése kapcsolódó rekordból kártya

Copilot for Sales Megjeleníti azokat a rekordokat, amelyek kapcsolódnak az e-mailben mentett névjegyekhez a megfelelő bejegyzéstípusban Kártyák. Ezekből a Kártyák mentheti a CRM rendszerbe küldött e-mailt.

Feljegyzés

Ha már mentette az e-mailt vagy értekezletet a CRM rendszerbe a kiemelési kártya, akkor nem mentheti újra a kapcsolódó bejegyzés kártya.

1. Nyissa meg a CRM rendszerbe menteni kívánt e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

2. A (bejegyzéstípus) kártya vigye az egérmutatót arra a bejegyzésre, amelybe menteni szeretné az e-mailt vagy értekezletet, válassza a További műveletek (...), majd az E-mail mentése ide (CRM) lehetőséget. Ha például menteni szeretné az e-mailt a fiókba, vigye az egérmutatót a fiók fölé a Fiókok kártya, válassza a További műveletek (...), majd az E-mail mentése ide (CRM) lehetőséget.

   Kiválaszthat egy rekordot a részleteinek megnyitásához, majd kiválaszthatja a További műveletek (...) > lehetőségetE-mailek mentése a (CRM) mappába.

3. Az e-mail vagy értekezlet kapcsolódik a kiválasztott bejegyzéshez, és mentésre kerül a CRM rendszerben. A Connected to kártya megjeleníti a csatlakoztatott rekordot és annak típusát.

Feljegyzés

A mellékletek nem menthetők a kapcsolódó rekord kártya.

Outlook-tevékenységek mentése gyors CRM-műveletekkel e-mail szalagcímekben

Ha külső kapcsolattartóktól származó ügyfél-e-mailt olvas, és nem mentette el az e-mailt a CRM rendszerbe, az e-mail tetején található szalagcím lehetővé teszi az e-mail gyors CRM-műveletekkel történő mentését.

1. Nyisson meg vagy írjon egy e-mailt legalább egy külső partnerrel.

2. A szalagcímüzenetben válassza az E-mail mentése lehetőséget.

3. Copilot for Sales Az ablaktábla Csatlakozás rekordhoz területénválassza ki azt a rekordot, amelyhez csatlakoztatni szeretné az értekezletet.

   

4. (Nem kötelező) Válassza ki és mentse a CRM rendszerben tárolni kívánt mellékleteket.

   A mellékleteket a rendszer az e-mailhez vagy értekezlethez kapcsolódó tevékenységrekordba menti a CRM rendszerben. Nem lehet menteni a mellékletet? Tudja meg, miért

5. Válassza a Mentés parancsot.

Jelenleg a gyors CRM-műveleteket tartalmazó szalagüzenetek naponta legfeljebb két külső e-mailben érhetők el. Ha le szeretné tiltani ezeket a bannereket, kérje meg a rendszergazdát, hogy tiltsa le őket.

Feljegyzés

Ezt a képességet fokozatosan vezetjük be, és várhatóan 2024. május végére lesz elérhető minden felhasználó számára

Mellékletekkel kapcsolatos szempontok

Amikor e-mailt vagy értekezletet ment a CRM rendszerbe, választhatja az e-mail vagy értekezlet részét képező mellékletek mentését is. Vegye figyelembe a mellékletekkel kapcsolatos alábbi korlátozásokat:

• Csak a CRM által engedélyezett fájltípusok menthetők. A túl nagy vagy nem engedélyezett típusú mellékleteket a program nem menti. A CRM-rendszergazda konfigurálhatja a fájltípusra és méretre vonatkozó korlátozásokat. A beállítások módosításainak érvénybe léptetése Copilot for Sales akár egy órát is igénybe vehet. A fájltípus és -méret konfigurálásával kapcsolatos további információkért lásd:

  • Dynamics 365
  • Értékesítési erő

• A beágyazott mellékletek nem menthetők a CRM rendszerbe. A beágyazott mellékletek olyan képek vagy fájlok, amelyek az e-mail törzsében jelennek meg. Például az e-mail törzsébe beillesztett e-mail aláírások, képek vagy fájlok.

• A melléklet mentése csak a kiemelési kártya és az e-mail szalagcímről mentett e-mailek és értekezletek esetén támogatott. A kapcsolódó rekord kártya mentett e-mailek és értekezletek esetében nem támogatott.

• A Salesforce-ban a mellékletek fájlként kerülnek mentésre a tevékenységrekordokba.

A tevékenység szerkesztése az Outlookban

Ha frissíteni szeretné a tevékenység részleteit az Outlook programban, miután elmentette a CRM rendszerbe, szerkesztheti őket, és újra mentheti a módosításokat a CRM rendszerbe.

A tevékenység következő mezőit frissítheti:

• Csatlakoztatott rekord
• E-mail kategóriák
• Kapcsolódó névjegyek

Feljegyzés

A szerkesztés csak a Dynamics 365 rendszerbe mentett tevékenységekhez érhető el.

A szerkesztéshez válassza a (...) lehetőséget az oldalsó panel Csatlakoztatva szakaszában, válassza a Copilot for Sales Mentett e-mail-adatok szerkesztése lehetőséget, és végezze el a szükséges módosításokat.

Mentett e-mailek eltávolítása a CRM rendszerből

Ha csatlakozik Copilot for Sales a Dynamics 365 környezethez, és engedélyezi a kiszolgálóoldali szinkronizálást, eltávolíthatja a CRM rendszerből azokat a mentett e-maileket és értekezleteket, amelyek már nem relevánsak Copilot for Sales. Ez a lépés segít tisztán és naprakészen tartani CRM rendszerét.

Feljegyzés

Az eltávolítás csak a Dynamics 365 rendszerbe mentett tevékenységek esetében érhető el.

1. Nyissa meg a CRM rendszerbe mentett e-mailt vagy értekezletet, majd nyissa meg Copilot for Sales.

2. Válassza a Dynamics 365 lapot.

3. A Csatlakoztatva kártya területen válassza a További műveletek ( ...) lehetőséget >E-mailek eltávolítása a Dynamics 365 rendszerből.

   

   Ez lépés törli az e-mailt a Dynamics 365 rendszerből, és megjelenik egy megerősítő üzenet.