Peta strategi adopsi Microsoft Fabric: Manajemen perubahan

Catatan

Artikel ini membentuk bagian dari seri artikel peta jalan adopsi Microsoft Fabric. Untuk gambaran umum seri ini, lihat peta jalan adopsi Microsoft Fabric.

Saat bekerja menuju adopsi data dan kecerdasan bisnis (BI) yang ditingkatkan, Anda harus merencanakan manajemen perubahan yang efektif. Dalam konteks data dan BI, manajemen perubahan mencakup prosedur yang mengatasi dampak perubahan bagi orang-orang dalam organisasi. Prosedur ini melindungi dari gangguan dan kehilangan produktivitas karena perubahan solusi atau proses.

Catatan

Manajemen perubahan yang efektif sangat penting saat Anda bermigrasi ke Power BI.

Manajemen perubahan yang efektif meningkatkan adopsi dan produktivitas karena:

• Membantu pembuat dan konsumen konten menggunakan analitik secara lebih efektif dan lebih cepat.
• Membatasi redundansi dalam data, alat analitik, dan solusi.
• Mengurangi kemungkinan perilaku yang menciptakan risiko yang memengaruhi sumber daya bersama (seperti kapasitas Fabric) atau kepatuhan organisasi (seperti keamanan dan privasi data).
• Mengurangi ketahanan terhadap perubahan yang menghalangi perencanaan dan menghambat adopsi pengguna.
• Mengurangi dampak perubahan dan meningkatkan ketahanan pengguna dengan mengurangi potensi gangguan, stres, dan konflik.

Manajemen perubahan yang efektif sangat penting untuk adopsi yang berhasil di semua tingkatan. Agar berhasil mengelola perubahan, pertimbangkan tindakan dan aktivitas utama yang dijelaskan di bagian berikut.

Penting

Manajemen perubahan adalah hambatan mendasar untuk keberhasilan di banyak organisasi. Manajemen perubahan yang efektif mengharuskan Anda memahami bahwa itu adalah tentang orang-orang—bukan alat atau proses.

Manajemen perubahan yang berhasil melibatkan empati dan komunikasi. Pastikan bahwa perubahan tidak dipaksakan atau resistensi terhadap perubahan diabaikan, karena dapat memperlebar pembagian organisasi dan lebih menghambat efektivitas.

Tip

Jika memungkinkan, kami sarankan Anda menggambarkan dan mempromosikan perubahan sebagai peningkatan—itu jauh lebih sedikit mengancam. Bagi banyak orang, perubahan menyiratkan biaya dalam hal usaha, fokus, dan waktu. Atau, perbaikan berarti manfaat karena ini tentang membuat sesuatu yang lebih baik.

Jenis perubahan yang akan dikelola

Saat menerapkan solusi data dan BI, Anda harus mengelola berbagai jenis perubahan. Selain itu, tergantung pada skala dan cakupan implementasi Anda, Anda harus mengatasi berbagai aspek perubahan.

Pertimbangkan jenis perubahan berikut untuk dikelola saat Anda merencanakan adopsi Fabric.

Perubahan tingkat proses

Perubahan tingkat proses adalah perubahan yang memengaruhi komunitas pengguna yang lebih luas atau seluruh organisasi. Perubahan ini biasanya memiliki dampak yang lebih besar, sehingga membutuhkan lebih banyak upaya untuk dikelola. Secara khusus, upaya manajemen perubahan ini mencakup rencana dan aktivitas tertentu.

Berikut adalah beberapa contoh perubahan tingkat proses.

• Ubah dari pendekatan terpusat ke terdesentralisasi menjadi kepemilikan (perubahan kepemilikan dan manajemen konten).
• Ubah dari perusahaan ke departemen, atau dari tim ke pengiriman konten pribadi (perubahan cakupan pengiriman konten).
• Perubahan struktur tim pusat (misalnya, membentuk Center of Excellence).
• Perubahan kebijakan tata kelola .
• Migrasi dari produk analitik lain ke Fabric, dan perubahan migrasi ini melibatkan, seperti:
  • Pemisahan model dan laporan semantik, dan pendekatan berbasis model untuk analitik.
  • Transisi dari ekspor atau laporan statis ke laporan analitik interaktif, yang dapat melibatkan pemfilteran dan pemfilteran silang.
  • Beralih dari mendistribusikan laporan sebagai file PowerPoint atau file datar ke mengakses laporan langsung dari portal Fabric.
  • Beralih dari informasi dalam tabel, laporan paginasi, dan spreadsheet ke visualisasi dan bagan interaktif.
  • Mengubah dari platform lokal atau platform sebagai layanan (PaaS) menjadi alat perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).

Catatan

Biasanya, menyerahkan proses berbasis ekspor atau pelaporan Excel adalah tantangan yang signifikan. Itu karena metode ini biasanya tertanam dalam organisasi dan terkait dengan keterampilan otonomi dan data pengguna Anda.

Perubahan tingkat solusi

Perubahan tingkat solusi adalah perubahan yang memengaruhi satu solusi atau serangkaian solusi. Perubahan ini membatasi dampaknya pada komunitas pengguna solusi tersebut dan proses dependennya. Meskipun perubahan tingkat solusi biasanya memiliki dampak yang lebih rendah, perubahan juga cenderung terjadi lebih sering.

Catatan

Dalam konteks artikel ini, solusi dibuat untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu bagi pengguna. Solusi dapat mengambil banyak bentuk, seperti alur data, lakehouse, model semantik, atau laporan. Pertimbangan untuk manajemen perubahan yang dijelaskan dalam artikel ini relevan untuk semua jenis solusi, dan tidak hanya melaporkan proyek.

Berikut adalah beberapa contoh perubahan tingkat solusi.

• Perubahan logika perhitungan untuk KPI atau pengukuran.
• Perubahan cara data master atau hierarki untuk atribut bisnis dipetakan, dikelompokkan, atau dijelaskan.
• Perubahan kesegaran data, detail, format, atau kompleksitas.
• Pengenalan konsep analitik tingkat lanjut, seperti analitik prediktif atau analitik preskriptif, atau statistik umum (jika komunitas pengguna belum terbiasa dengan konsep ini, sudah).
• Perubahan dalam presentasi data, seperti:
  • Gaya, warna, dan pilihan pemformatan lainnya untuk visual.
  • Jenis visualisasi.
  • Bagaimana data dikelompokkan atau dirangkum (seperti berubah dari berbagai ukuran kecenderungan pusat, seperti rata-rata, median, atau rata-rata geometrik).
• Perubahan cara konsumen konten berinteraksi dengan data (seperti menyambungkan ke model semantik bersama alih-alih mengekspor informasi untuk skenario penggunaan pribadi).

Cara Anda menyiapkan rencana dan aktivitas manajemen perubahan akan bergantung pada jenis perubahan. Agar berhasil dan berkelanjutan mengelola perubahan, kami sarankan Anda menerapkan perubahan bertahap.

Perubahan alamat secara bertahap

Manajemen perubahan dapat menjadi usaha yang signifikan. Mengambil pendekatan inkremental dapat membantu Anda memfasilitasi perubahan dengan cara yang berkelanjutan. Untuk mengadopsi pendekatan inkremental, Anda mengidentifikasi perubahan prioritas tertinggi dan memecahnya menjadi bagian yang dapat dikelola, menerapkan setiap bagian dengan fase berulang dan rencana tindakan.

Langkah-langkah berikut menguraikan bagaimana Anda bisa secara bertahap mengatasi perubahan.

1. Tentukan apa yang berubah: Jelaskan perubahan dengan menguraikan status sebelum dan sesudah. Klarifikasi bagian tertentu dari proses atau situasi yang akan Anda ubah, hapus, atau perkenalkan. Membenarkan mengapa perubahan ini diperlukan, dan kapan itu harus terjadi.
2. Menjelaskan dampak perubahan: Untuk setiap perubahan ini, perkirakan dampak bisnis. Identifikasi proses, tim, atau individu mana yang terpengaruh oleh perubahan, dan seberapa mengganggunya bagi mereka. Pertimbangkan juga efek hilir yang dimiliki perubahan pada solusi atau proses dependen lainnya. Efek hilir dapat mengakibatkan perubahan lain. Selain itu, pertimbangkan berapa lama situasi tetap sama sebelum diubah. Perubahan pada proses yang lebih lama cenderung memiliki dampak yang lebih tinggi, karena preferensi dan dependensi muncul dari waktu ke waktu.
3. Identifikasi prioritas: Fokus pada perubahan dengan dampak potensial tertinggi. Untuk setiap perubahan, uraikan deskripsi yang lebih rinci tentang perubahan dan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi orang.
4. Rencanakan cara menerapkan perubahan secara bertahap: Identifikasi apakah ada perubahan berdampak tinggi yang dapat dipecah menjadi tahap atau bagian. Untuk setiap bagian, jelaskan bagaimana hal itu mungkin diterapkan secara bertahap dalam fase untuk membatasi dampaknya. Tentukan apakah ada batasan atau dependensi (seperti kapan perubahan dapat dilakukan, atau oleh siapa).
5. Buat rencana tindakan untuk setiap fase: Rencanakan tindakan yang akan Anda ambil untuk menerapkan dan mendukung setiap fase perubahan. Selain itu, rencanakan bagaimana Anda dapat mengurangi gangguan dalam fase berdampak tinggi. Pastikan untuk menyertakan rencana putar kembali dalam rencana tindakan Anda, jika memungkinkan.

Tip

Rencanakan secara berulang bagaimana Anda akan menerapkan setiap fase perubahan inkremental ini sebagai bagian dari perencanaan taktis triwulanan Anda.

Saat Anda berencana untuk mengurangi dampak perubahan pada adopsi Power BI, pertimbangkan aktivitas yang dijelaskan di bagian berikut.

Mengomunikasikan perubahan secara efektif

Pastikan Anda menjelaskan perubahan yang direncanakan dengan jelas dan ringkas untuk komunitas pengguna. Komunikasi penting harus berasal dari sponsor eksekutif, atau pemimpin lain dengan otoritas yang relevan. Pastikan untuk mengomunikasikan detail berikut.

• Apa yang berubah: Apa situasinya sekarang dan apa yang akan terjadi setelah perubahan.
• Alasan perubahannya: Manfaat dan nilai perubahan untuk audiens.
• Saat berubah: Estimasi kapan perubahan akan berlaku.
• Konteks lebih lanjut: Di mana orang dapat pergi untuk informasi lebih lanjut.
• Informasi kontak: Siapa orang harus menghubungi memberikan umpan balik, mengajukan pertanyaan, atau menimbulkan kekhawatiran.

Pertimbangkan untuk mempertahankan riwayat komunikasi di portal terpusat Anda. Dengan begitu, mudah untuk menemukan komunikasi, waktu, dan detail perubahan setelah terjadi.

Penting

Anda harus mengkomunikasikan perubahan dengan pemberitahuan lanjutan yang memadai sehingga orang-orang siap. Semakin tinggi potensi dampak perubahan, semakin awal Anda harus mengkomunikasikannya. Jika keadaan tak terduga mencegah pemberitahuan sebelumnya, pastikan untuk menjelaskan alasannya dalam komunikasi Anda.

Merencanakan pelatihan dan dukungan

Perubahan pada alat, proses, dan solusi biasanya memerlukan pelatihan untuk menggunakannya secara efektif. Selain itu, dukungan tambahan mungkin diperlukan untuk menjawab pertanyaan atau menanggapi permintaan dukungan.

Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat Anda ambil untuk merencanakan pelatihan dan dukungan.

• Memusatkan pelatihan dan dukungan dengan menggunakan portal terpusat. Portal dapat membantu mengatur diskusi, mengumpulkan umpan balik, dan mendistribusikan materi pelatihan atau dokumentasi berdasarkan topik.
• Pertimbangkan insentif untuk mendorong dukungan mandiri dalam komunitas.
• Jadwalkan jam kerja berulang untuk menjawab pertanyaan dan memberikan bimbingan.
• Buat dan tunjukkan skenario end-to-end bagi orang untuk mempraktikkan proses baru.
• Untuk perubahan berdampak tinggi, siapkan rencana pelatihan dan dukungan yang secara realistis menilai upaya dan tindakan yang diperlukan untuk mencegah perubahan menyebabkan gangguan.

Catatan

Tindakan pelatihan dan dukungan ini akan berbeda tergantung pada skala dan cakupan perubahan. Untuk perubahan skala besar yang berdampak tinggi (seperti transisi dari perusahaan ke pendekatan layanan mandiri terkelola ke data dan BI), Anda mungkin perlu merencanakan rencana multi-fase berulang yang mencakup beberapa periode perencanaan. Dalam hal ini, pertimbangkan dengan cermat upaya dan sumber daya yang diperlukan untuk memberikan keberhasilan.

Melibatkan kepemimpinan eksekutif

Dukungan eksekutif sangat penting untuk manajemen perubahan yang efektif. Ketika eksekutif mendukung perubahan, itu menunjukkan kepentingan strategis atau manfaatnya bagi organisasi lainnya. Dukungan dan penguatan top-down ini sangat penting untuk perubahan berdampak tinggi, skala besar, yang memiliki potensi gangguan yang lebih tinggi. Untuk skenario ini, pastikan Anda secara aktif terlibat dan melibatkan sponsor eksekutif Anda untuk mendukung dan memperkuat perubahan.

Perhatian

Perlawanan terhadap perubahan dari kepemimpinan eksekutif sering kali menjadi tanda peringatan bahwa diperlukan keselarasan bisnis yang lebih kuat antara strategi bisnis dan BI. Dalam skenario ini, pertimbangkan sesi penyelarasan tertentu dan ubah tindakan manajemen dengan kepemimpinan eksekutif.

Melibatkan pemangku kepentingan

Untuk mengelola perubahan secara efektif, Anda juga dapat mengambil pendekatan bottom-up dengan melibatkan pemangku kepentingan, yang merupakan orang yang dipengaruhi perubahan. Saat Anda membuat rencana tindakan untuk mengatasi perubahan, identifikasi dan libatkan pemangku kepentingan utama dalam sesi terbatas yang berfokus. Dengan cara ini Anda dapat memahami dampak perubahan pada orang-orang yang pekerjaannya akan terpengaruh oleh perubahan tersebut. Perhatikan kekhawatiran mereka dan ide-ide mereka tentang bagaimana Anda mungkin mengurangi dampak perubahan ini. Pastikan Anda mengidentifikasi efek perubahan yang berpotensi tidak terduga pada orang dan proses lain.

Menangani ketahanan terhadap perubahan

Penting untuk mengatasi ketahanan terhadap perubahan, karena dapat memiliki dampak negatif yang besar pada adopsi dan produktivitas. Saat Anda mengatasi ketahanan terhadap perubahan, pertimbangkan tindakan dan aktivitas berikut.

• Libatkan sponsor eksekutif Anda: Otoritas, kredibilitas, dan pengaruh sponsor eksekutif sangat penting untuk mendukung manajemen perubahan dan menyelesaikan perselisihan.
• Identifikasi masalah pemblokiran: Ketika perubahan mengganggu cara orang bekerja, perubahan ini dapat mencegah orang menyelesaikan tugas secara efektif dalam aktivitas reguler mereka. Untuk masalah pemblokiran tersebut, identifikasi solusi potensial saat Anda memperhitungkan perubahan.
• Fokus pada data dan fakta alih-alih pendapat: Ketahanan terhadap perubahan terkadang disebabkan oleh pendapat dan preferensi, karena orang-orang terbiasa dengan situasi sebelum perubahan. Pahami mengapa orang memiliki pendapat dan preferensi ini. Mungkin karena kenyamanan, karena orang tidak ingin menginvestasikan waktu dan upaya dalam mempelajari alat atau proses baru.
• Fokus pada pertanyaan dan proses bisnis alih-alih persyaratan: Perubahan sering memperkenalkan proses baru untuk mengatasi masalah dan menyelesaikan tugas. Proses baru dapat menyebabkan ketahanan terhadap perubahan karena orang berfokus pada apa yang mereka lewatkan alih-alih sepenuhnya memahami apa yang baru dan mengapa.

Selain itu, Anda dapat berdampak signifikan pada ketahanan perubahan dengan melibatkan promotor dan pencela.

Mengidentifikasi dan melibatkan promotor

Promotor adalah individu vokal dan kredibel dalam komunitas pengguna yang mendukung alat, solusi, atau inisiatif. Promotor dapat memiliki dampak positif pada adopsi karena mereka dapat memengaruhi rekan-rekan untuk memahami dan menerima perubahan.

Untuk mengelola perubahan secara efektif, Anda harus mengidentifikasi dan melibatkan promotor di awal proses. Anda harus melibatkan mereka dan memberi tahu mereka tentang perubahan untuk memanfaatkan dan memperkuat advokasi mereka dengan lebih baik.

Tip

Promotor yang Anda identifikasi mungkin juga kandidat hebat untuk jaringan juara Anda.

Mengidentifikasi dan melibatkan pendetraktor

Detractors adalah kebalikan dari promotor. Mereka adalah individu vokal dan kredibel dalam komunitas pengguna yang menganjurkan terhadap alat, solusi, atau inisiatif. Detractors dapat memiliki pengaruh negatif yang signifikan pada adopsi karena mereka dapat meyakinkan rekan-rekan bahwa perubahan tidak bermanfaat. Selain itu, penolakan dapat menganjurkan alternatif atau solusi yang ditandai untuk pensiun, sehingga lebih sulit untuk menonaktifkan alat, solusi, atau proses lama.

Untuk mengelola perubahan secara efektif, Anda harus mengidentifikasi dan melibatkan pencela di awal proses. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi potensi dampak negatif yang mereka miliki. Selain itu, jika Anda mengatasi kekhawatiran mereka, Anda dapat mengonversi penipuan ini menjadi promotor, membantu upaya adopsi Anda.

Tip

Sumber penolakan umum adalah pemilik konten untuk solusi yang akan dimodifikasi atau diganti. Perubahan terkadang dapat mengancam pemilik konten ini, yang diinsentifkan untuk menolak perubahan dengan harapan solusi mereka akan tetap digunakan. Dalam hal ini, identifikasi pemilik konten ini lebih awal dan libatkan mereka dalam perubahan. Memberi individu-individu ini rasa kepemilikan atas implementasi akan membantu mereka merangkul, dan bahkan mengadvokasi mendukung perubahan.

Pertanyaan untuk ditanyakan

Gunakan pertanyaan seperti yang ditemukan di bawah ini untuk menilai manajemen perubahan.

• Apakah ada peran atau tim yang bertanggung jawab atas manajemen perubahan dalam organisasi? Jika demikian, bagaimana mereka terlibat dalam data dan inisiatif BI?
• Apakah perubahan dipandang sebagai hambatan untuk mencapai kesuksesan strategis di kalangan orang-orang dalam organisasi? Apakah pentingnya manajemen perubahan yang diakui dalam organisasi?
• Apakah ada promotor yang signifikan untuk solusi dan proses data dan BI di komunitas pengguna? Sebaliknya, apakah ada pengkhianat yang signifikan?
• Upaya komunikasi dan pelatihan apa yang dilakukan untuk meluncurkan alat dan solusi data baru? Berapa lama mereka bertahan?
• Bagaimana perubahan dalam komunitas pengguna ditangani (misalnya, dengan karyawan baru atau individu yang dipromosikan)? Aktivitas onboarding apa yang memperkenalkan individu baru ini ke solusi, proses, dan kebijakan yang ada?
• Apakah orang yang membuat laporan Excel merasa terancam atau frustrasi oleh inisiatif untuk mengotomatiskan pelaporan dengan alat BI?
• Sejauh mana orang mengaitkan identitas mereka dengan alat yang mereka gunakan dan solusi yang telah mereka buat dan miliki?
• Bagaimana perubahan pada solusi yang sudah ada direncanakan dan dikelola? Apakah perubahan direncanakan, dengan peta jalan yang terlihat, atau apakah perubahan tersebut reaktif? Apakah orang mendapatkan pemberitahuan yang memadai tentang perubahan yang akan datang?
• Seberapa sering perubahan mengganggu proses dan alat yang ada?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menonaktifkan sistem warisan atau solusi ketika sistem baru tersedia? Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menerapkan perubahan pada solusi yang ada?
• Sejauh mana orang setuju dengan pernyataan saya kewalahan dengan jumlah informasi yang saya perlukan untuk diproses? Sejauh mana orang setuju dengan sentimen yang berubah terlalu banyak, terlalu cepat?

Tingkat kematangan

Penilaian manajemen perubahan mengevaluasi seberapa efektif organisasi dapat memberlakukan dan merespons perubahan.

Tingkat kematangan berikut akan membantu Anda menilai status manajemen perubahan Anda saat ini, karena berkaitan dengan data dan inisiatif BI.

Tingkat	Status manajemen perubahan
100: Awal	• Perubahan biasanya reaktif, dan juga dikomunikasikan dengan buruk. • Tujuan atau manfaat perubahan tidak dipahami dengan baik, dan ketahanan terhadap perubahan menyebabkan konflik dan gangguan. • Tidak ada tim atau peran yang jelas yang bertanggung jawab untuk mengelola perubahan untuk inisiatif data.
200: Dapat diulang	• Pimpinan eksekutif dan pembuat keputusan menyadari perlunya manajemen perubahan dalam proyek dan inisiatif data dan BI. • Beberapa upaya diambil untuk merencanakan atau mengomunikasikan perubahan, tetapi mereka tidak konsisten dan sering reaktif. Perlawanan terhadap perubahan masih umum. Perubahan sering mengganggu proses dan alat yang ada.
300: Ditentukan	• Rencana atau peran manajemen perubahan formal sedang diberlakukan. Rencana ini termasuk taktik dan pelatihan komunikasi, tetapi tidak diikuti secara konsisten atau andal. Terkadang perubahan mengganggu proses dan alat yang ada. • Manajemen perubahan yang berhasil diperjuangkan oleh individu utama yang menjenjang batas organisasi.
400: Mampu	• Empati dan komunikasi yang efektif bersifat integral untuk mengubah strategi manajemen. • Upaya manajemen perubahan dimiliki oleh peran atau tim tertentu, dan komunikasi yang efektif menghasilkan pemahaman yang jelas tentang tujuan dan manfaat perubahan. Perubahan jarang mengganggu proses dan alat yang ada.
500: Efisien	• Perubahan adalah bagian integral dari organisasi. Orang dalam organisasi memahami kemunculan perubahan, dan melihatnya sebagai sumber momentum alih-alih gangguan. Perubahan hampir tidak pernah mengganggu proses atau alat yang ada. • Proses sistematis mengatasi perubahan sebagai tantangan orang dan bukan proses.

Konten terkait

Dalam artikel berikutnya dalam seri peta strategi adopsi Microsoft Fabric, sebagai kesimpulan, pelajari tentang sumber daya terkait adopsi yang mungkin Berharga bagi Anda.