Peta strategi adopsi Microsoft Fabric: Tata Kelola

Catatan

Artikel ini membentuk bagian dari seri artikel peta jalan adopsi Microsoft Fabric. Untuk gambaran umum seri ini, lihat peta jalan adopsi Microsoft Fabric.

Tata kelola data adalah topik yang luas dan kompleks. Artikel ini memperkenalkan konsep dan pertimbangan utama. Ini mengidentifikasi tindakan penting yang harus diambil saat mengadopsi Microsoft Fabric, tetapi ini bukan referensi komprehensif untuk tata kelola data.

Sebagaimana didefinisikan oleh Data Governance Institute, tata kelola data adalah "sistem hak keputusan dan akuntabilitas untuk proses terkait informasi, yang dijalankan sesuai dengan model yang disepakati yang menjelaskan siapa yang dapat mengambil tindakan apa, dengan informasi apa, dan kapan, dalam keadaan apa, menggunakan metode apa."

Istilah tata kelola data adalah ketidakcocokan. Fokus utama untuk tata kelola tidak pada data itu sendiri. Fokusnya adalah mengatur apa yang dilakukan pengguna dengan data. Menempatkan cara lain: fokus sebenarnya adalah mengatur perilaku pengguna untuk memastikan data organisasi dikelola dengan baik.

Ketika difokuskan pada data layanan mandiri dan kecerdasan bisnis (BI), tujuan utama tata kelola adalah untuk mencapai keseimbangan yang tepat dari:

• Pemberdayaan pengguna: Memberdayakan komunitas pengguna internal agar produktif dan efisien, dalam pagar pembatas yang membutuhkan.
• Kepatuhan terhadap peraturan: Mematuhi industri organisasi, pemerintah, dan peraturan kontraktual.
• Persyaratan internal: Mematuhi persyaratan internal organisasi.

Keseimbangan optimal antara kontrol dan pemberdayaan akan berbeda antarorganisasi. Ini juga mungkin berbeda di antara unit bisnis yang berbeda dalam organisasi. Anda akan paling sukses dengan platform seperti Fabric ketika Anda menekankan pemberdayaan pengguna seperti pada klarifikasi penggunaan praktisnya dalam pagar pembatas yang mapan.

Tip

Anggap tata kelola sebagai serangkaian pedoman yang ditetapkan dan kebijakan yang diformalkan. Semua pedoman dan kebijakan tata kelola harus selaras dengan budaya data organisasi dan tujuan adopsi Anda. Tata kelola diberlakukan setiap hari oleh aktivitas pengawasan sistem (administrasi).

Strategi tata kelola

Saat mempertimbangkan tata kelola data di organisasi mana pun, tempat terbaik untuk memulai adalah dengan menentukan strategi tata kelola. Dengan berfokus terlebih dahulu pada tujuan strategis untuk tata kelola data, semua keputusan terperinci saat menerapkan kebijakan dan proses tata kelola dapat diinformasikan oleh strategi. Pada gilirannya, strategi tata kelola akan ditentukan oleh budaya data organisasi.

Keputusan tata kelola diimplementasikan dengan panduan, kebijakan, dan proses yang didokumentasikan. Tujuan untuk tata kelola data layanan mandiri dan platform BI, seperti Fabric, meliputi:

• Memberdayakan pengguna di seluruh organisasi untuk menggunakan data dan membuat keputusan, dalam batas yang ditentukan.
• Meningkatkan pengalaman pengguna dengan memberikan panduan yang jelas dan transparan (dengan gesekan minimal) tentang tindakan apa yang diizinkan, alasan, dan cara.
• Memastikan bahwa penggunaan data sesuai dengan kebutuhan bisnis.
• Memastikan bahwa kepemilikan konten dan tanggung jawab pengarahan jelas. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat artikel Kepemilikan dan manajemen konten.
• Meningkatkan konsistensi dan standarisasi bekerja dengan data di seluruh batas organisasi.
• Mengurangi risiko kebocoran data dan penyalahgunaan data. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel perlindungan informasi dan pencegahan kehilangan data.
• Memenuhi persyaratan peraturan, industri, dan internal untuk penggunaan data yang tepat.

Tip

Strategi tata kelola data yang dijalankan dengan baik memudahkan lebih banyak pengguna untuk bekerja dengan data. Saat tata kelola didekati dari perspektif pemberdayaan pengguna, pengguna lebih cenderung mengikuti proses yang didokumentasikan. Dengan demikian, pengguna juga menjadi mitra tepercaya.

Faktor keberhasilan tata kelola

Tata kelola tidak diterima dengan baik ketika diberlakukan dengan mandat top-down yang lebih berfokus pada kontrol daripada pemberdayaan. Mengatur Fabric paling berhasil ketika:

• Model tata kelola paling ringan yang mencapai tujuan yang diperlukan digunakan.
• Tata kelola didekati secara berulang dan tidak secara signifikan menghambat produktivitas.
• Pendekatan bottom-up untuk merumuskan pedoman tata kelola digunakan kapan pun praktis. Center of Excellence (COE) dan/atau tim tata kelola data mengamati perilaku sukses yang terjadi dalam unit bisnis. COE kemudian mengambil tindakan untuk meluaskan skala ke area organisasi lainnya.
• Keputusan tata kelola ditentukan bersama dengan input dari unit bisnis yang berbeda sebelum diberlakukan. Meskipun ada kalanya arahan tertentu diperlukan (terutama dalam industri yang sangat diatur), mandat harus menjadi pengecualian daripada aturan.
• Kebutuhan tata kelola diimbangi dengan fleksibilitas dan kemampuan untuk menjadi produktif.
• Persyaratan tata kelola dapat dipenuhi sebagai bagian dari alur kerja reguler pengguna, sehingga memudahkan pengguna untuk melakukan hal yang benar dengan cara yang benar dengan sedikit gesekan.
• Jawaban atas permintaan baru untuk data tidak "tidak" secara default, melainkan "ya dan" dengan aturan yang jelas, sederhana, transparan untuk persyaratan tata kelola apa untuk akses data, penggunaan, dan berbagi.
• Pengguna yang membutuhkan akses ke data memiliki insentif untuk melakukannya melalui saluran normal, mematuhi persyaratan tata kelola, daripada menghindarinya.
• Keputusan tata kelola, kebijakan, dan persyaratan yang harus diikuti pengguna selaras dengan tujuan budaya data organisasi serta inisiatif tata kelola data lainnya yang ada.
• Keputusan yang memengaruhi apa yang dapat dilakukan pengguna—dan tidak dapat—tidak dilakukan hanya dibuat oleh administrator sistem.

Memperkenalkan tata kelola ke organisasi Anda

Ada tiga metode waktu utama yang diambil organisasi saat memperkenalkan tata kelola Fabric ke organisasi.

Metode dalam diagram di atas meliputi:

Metode	Strategi yang diikuti
	Luncurkan Fabric terlebih dahulu, lalu perkenalkan tata kelola: Fabric tersedia secara luas bagi pengguna di organisasi sebagai data layanan mandiri dan alat BI baru. Kemudian, pada suatu waktu di masa mendatang, upaya tata kelola dimulai. Metode ini memprioritaskan kelincahan.
	Perencanaan tata kelola penuh terlebih dahulu, kemudian meluncurkan Fabric: Perencanaan tata kelola yang luas terjadi sebelum mengizinkan pengguna untuk mulai menggunakan Fabric. Metode ini memprioritaskan kontrol dan stabilitas.
	Perencanaan tata kelola berulang dengan peluncuran Fabric secara bertahap: Perencanaan tata kelola yang cukup saja terjadi pada awalnya. Kemudian Fabric secara berulang diluncurkan secara bertahap kepada tim individu sementara peningkatan tata kelola berulang terjadi. Metode ini sama-sama memprioritaskan kelincahan dan tata kelola.

Pilih metode 1 ketika Fabric sudah digunakan untuk skenario layanan mandiri, dan Anda siap untuk mulai bekerja dengan cara yang lebih efisien.

Pilih metode 2 ketika organisasi Anda sudah memiliki pendekatan yang mapan untuk tata kelola yang dapat dengan mudah diperluas untuk menyertakan Fabric.

Pilih metode 3 saat Anda ingin memiliki keseimbangan kelincahan kontrol. Pendekatan seimbang ini adalah pilihan terbaik untuk sebagian besar organisasi dan sebagian besar skenario.

Setiap metode dijelaskan di bagian berikut.

Metode 1: Meluncurkan Fabric terlebih dahulu

Metode 1 memprioritaskan kelincahan dan kecepatan. Ini memungkinkan pengguna dengan cepat mulai membuat solusi. Metode ini terjadi ketika Fabric telah tersedia secara luas bagi pengguna di organisasi sebagai data layanan mandiri baru dan alat BI. Kemenangan cepat dan beberapa keberhasilan dicapai. Pada titik tertentu di masa mendatang, upaya tata kelola dimulai, biasanya untuk menertibkan tingkat kekacauan yang tidak dapat diterima karena populasi pengguna layanan mandiri tidak menerima panduan yang memadai.

Pro:

• Tercepat untuk memulai
• Pengguna yang sangat mampu dapat menyelesaikan berbagai hal dengan cepat
• Kemenangan cepat dicapai

Kontra:

• Upaya yang lebih tinggi untuk membangun tata kelola setelah Fabric digunakan secara lazim di seluruh organisasi
• Perlawanan dari pengguna layanan mandiri yang diminta untuk mengubah apa yang telah mereka lakukan
• Pengguna layanan mandiri perlu mencari tahu hal-hal sendiri, yang tidak efisien dan menghasilkan inkonsistensi
• Pengguna layanan mandiri perlu menggunakan penilaian terbaik mereka, yang menghasilkan utang teknis yang akan diselesaikan

Lihat kemungkinan kontra lainnya di bagian Tantangan tata kelola di bawah ini.

Metode 2: Perencanaan tata kelola mendalam terlebih dahulu

Metode 2 memprioritaskan kontrol dan stabilitas. Ini terletak di ujung spektrum yang berlawanan dari metode 1. Metode 2 melibatkan melakukan perencanaan tata kelola yang luas sebelum meluncurkan Fabric. Situasi ini kemungkinan besar terjadi ketika implementasi Fabric dipimpin oleh IT. Ini juga mungkin terjadi ketika organisasi beroperasi di industri yang sangat diatur, atau ketika dewan tata kelola data yang ada memberlakukan prasyarat yang signifikan dan persyaratan di muka.

Pro:

• Lebih siap untuk memenuhi persyaratan peraturan
• Lebih siap untuk mendukung komunitas pengguna

Kontra:

• Lebih mendukung pengembangan konten perusahaan daripada layanan mandiri
• Lebih lambat untuk memungkinkan populasi pengguna mulai mendapatkan nilai dan meningkatkan pengambilan keputusan
• Mendorong kebiasaan dan solusi yang buruk ketika ada keterlambatan yang signifikan dalam memungkinkan penggunaan data untuk pengambilan keputusan

Metode 3: Tata kelola berulang dengan peluncuran

Metode 3 mencari keseimbangan antara kelincahan dan tata kelola. Ini adalah skenario ideal yang hanya melakukan perencanaan tata kelola di mula yang cukup. Perbaikan tata kelola yang sering dan berkelanjutan secara berulang terjadi dari waktu ke waktu bersama proyek pengembangan Fabric yang memberikan nilai.

Pro:

• Menempatkan prioritas yang sama pada tata kelola dan produktivitas pengguna
• Menekankan pembelajaran saat Anda melakukan mentalitas
• Mendorong rilis berulang ke grup pengguna secara bertahap

Kontra:

• Membutuhkan tingkat komunikasi yang tinggi agar berhasil dengan praktik tata kelola yang tangkas
• Memerlukan disiplin tambahan untuk menjaga dokumentasi dan pelatihan tetap terkini
• Memperkenalkan pedoman dan kebijakan tata kelola baru terlalu sering menyebabkan tingkat gangguan pengguna tertentu

Untuk informasi selengkapnya tentang perencanaan di muka, lihat artikel Bersiap untuk bermigrasi ke Power BI.

Tantangan tata kelola

Jika organisasi Anda telah menerapkan Fabric tanpa pendekatan tata kelola atau arah strategis (seperti yang dijelaskan di atas dengan metode 1), mungkin ada banyak tantangan yang membutuhkan perhatian. Bergantung pada pendekatan yang telah Anda ambil dan status Anda saat ini, beberapa tantangan berikut dapat berlaku untuk organisasi Anda.

Tantangan strategi

• Kurangnya strategi tata kelola data kohesif yang selaras dengan strategi bisnis
• Kurangnya dukungan eksekutif untuk mengatur data sebagai aset strategis
• Perencanaan adopsi yang tidak mencukup untuk memajukan adopsi dan tingkat kematangan BI dan analitik

Tantangan orang

• Kurangnya prioritas yang selaras antara tim terpusat dan unit bisnis
• Kurangnya juara yang diidentifikasi dengan keahlian dan antusias yang memadai di seluruh unit bisnis untuk memajukan tujuan adopsi organisasi
• Kurangnya kesadaran akan praktik terbaik layanan mandiri
• Ketahanan terhadap mengikuti pedoman dan kebijakan tata kelola yang baru diperkenalkan
• Upaya duplikat yang dihabiskan di seluruh unit bisnis
• Kurangnya akuntabilitas, peran, dan tanggung jawab yang jelas

Tantangan proses

• Kurangnya proses yang ditentukan dengan jelas yang mengakibatkan kekacauan dan inkonsistensi
• Kurangnya standardisasi atau pengulangan
• Kemampuan tidak cukup untuk berkomunikasi dan berbagi pelajaran yang dipelajari
• Kurangnya dokumentasi dan terlalu bergantung pada pengetahuan suku
• Ketidakmampuan untuk mematuhi persyaratan keamanan dan privasi

Tantangan kualitas data dan manajemen data

• Sprawl data dan laporan
• Data yang tidak akurat, tidak lengkap, atau kedaluarsa
• Kurangnya kepercayaan pada data, terutama untuk konten yang diproduksi oleh pembuat konten layanan mandiri
• Laporan yang tidak konsisten dihasilkan tanpa validasi data yang memadai
• Data berharga yang tidak digunakan atau sulit diakses
• Data terfragmentasi, disederhanakan, dan diduplikasi
• Kurangnya katalog data, inventaris, glosarium, atau silsilah data
• Kepemilikan dan pengurusan data yang tidak jelas

Tantangan keterampilan dan literasi data

• Berbagai tingkat kemampuan untuk menafsirkan, membuat, dan berkomunikasi dengan data secara efektif
• Berbagai tingkat keterampilan teknis dan kesenjangan keterampilan
• Kurangnya kemampuan untuk mengelola keragaman dan volume data dengan percaya diri
• Meremehkan tingkat kompleksitas untuk pengembangan dan manajemen solusi BI sepanjang siklus hidupnya
• Jangka pendek dengan transfer dan pergantian staf berkelanjutan
• Mengatasi kecepatan perubahan untuk layanan cloud

Tip

Mengidentifikasi tantangan Anda saat ini—serta kekuatan Anda—sangat penting agar perencanaan tata kelola dapat dilakukan dengan tepat. Tidak ada solusi langsung tunggal untuk tantangan yang tercantum di atas. Setiap organisasi perlu menemukan keseimbangan dan pendekatan yang tepat sehingga dapat memecahkan tantangan yang paling penting bagi mereka. Tantangan yang disajikan di atas akan membantu Anda mengidentifikasi bagaimana hal tersebut dapat memengaruhi organisasi Anda, sehingga Anda dapat mulai memikirkan solusi yang tepat untuk keadaan Anda.

Perencanaan tata kelola

Beberapa organisasi telah menerapkan Fabric tanpa pendekatan tata kelola atau arah strategis yang jelas (seperti yang dijelaskan di atas dengan metode 1). Dalam hal ini, upaya untuk memulai perencanaan tata kelola dapat menakutkan.

Jika badan tata kelola formal saat ini tidak ada di organisasi Anda, fokus perencanaan tata kelola dan upaya implementasi Anda akan lebih luas. Namun, jika ada dewan tata kelola data yang ada di organisasi, maka fokus Anda terutama untuk berintegrasi dengan praktik yang ada dan menyesuaikannya untuk mengakomodasi tujuan untuk layanan mandiri dan data perusahaan dan skenario BI.

Penting

Tata kelola adalah usaha besar, dan tidak pernah sepenuhnya dilakukan. Memprioritaskan dan mengulangi peningkatan tanpa henti akan membuat cakupan lebih mudah dikelola. Jika melacak kemajuan dan pencapaian setiap minggu dan setiap bulan, Anda akan kagum pada dampaknya dari waktu ke waktu. Tingkat kematangan di akhir setiap artikel dalam seri ini dapat membantu Anda menilai di mana Anda berada saat ini.

Beberapa aktivitas perencanaan tata kelola potensial dan output yang mungkin berharga dijelaskan selanjutnya.

Strategi

Aktivitas utama:

• Lakukan serangkaian lokakarya untuk mengumpulkan informasi dan menilai keadaan budaya data, adopsi, dan praktik data dan BI saat ini. Untuk panduan tentang cara mengumpulkan informasi dan menentukan keadaan adopsi BI saat ini, termasuk tata kelola, lihat perencanaan strategis BI.
• Gunakan penilaian status saat ini dan informasi yang dikumpulkan untuk menentukan status masa depan yang diinginkan, termasuk tujuan tata kelola. Untuk panduan tentang cara menggunakan definisi status saat ini untuk memutuskan status masa depan yang Anda inginkan, lihat Perencanaan taktis BI.
• Memvalidasi fokus dan cakupan program tata kelola.
• Mengidentifikasi inisiatif bottom-up yang ada yang sedang berlangsung.
• Mengidentifikasi titik nyeri, masalah, dan risiko langsung.
• Mendidik kepemimpinan senior tentang tata kelola, dan memastikan sponsor eksekutif cukup untuk mempertahankan dan menumbuhkan program.
• Klarifikasi di mana Power BI cocok dengan bi keseluruhan dan strategi analitik untuk organisasi.
• Menilai faktor internal seperti kesiapan organisasi, tingkat kematangan, dan tantangan utama.
• Menilai faktor eksternal seperti risiko, paparan, peraturan, dan persyaratan hukum—termasuk perbedaan regional.

Output kunci:

• Kasus bisnis dengan analisis biaya/manfaat
• Tujuan, fokus, dan prioritas tata kelola yang disetujui yang selaras dengan tujuan bisnis tingkat tinggi
• Merencanakan tujuan dan prioritas jangka pendek (kemenangan cepat)
• Merencanakan tujuan dan prioritas jangka panjang dan ditangguhkan
• Kriteria keberhasilan dan indikator performa utama (KPI) yang dapat diukur
• Risiko yang diketahui didokumenkan dengan rencana mitigasi
• Merencanakan persyaratan industri rapat, pemerintahan, kontraktual, dan peraturan yang berdampak pada BI dan analitik dalam organisasi
• Rencana pendanaan

Sosial

Aktivitas utama:

• Membentuk dewan pemerintahan dan mengidentifikasi pemangku kepentingan utama.
• Menentukan fokus, cakupan, dan serangkaian tanggung jawab untuk dewan tata kelola.
• Membuat COE.
• Menentukan fokus, cakupan, dan serangkaian tanggung jawab untuk COE.
• Menentukan peran dan tanggung jawab.
• Mengonfirmasi siapa yang memiliki otoritas pengambilan keputusan, persetujuan, dan veto.

Output kunci:

• Piagam untuk dewan pemerintahan
• Piagam dan prioritas untuk COE
• Rencana kepegawaian
• Peran dan tanggung jawab
• Matriks akuntabilitas dan pengambilan keputusan
• Rencana komunikasi
• Rencana manajemen masalah

Kebijakan dan proses

Aktivitas utama:

• Menganalisis titik nyeri, masalah, risiko langsung, dan area untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
• Memprioritaskan kebijakan data yang akan ditangani berdasarkan urutan kepentingan.
• Mengidentifikasi proses yang ada di tempat yang berfungsi dengan baik dan dapat diformalkan.
• Menentukan cara kebijakan data baru akan disosialisasikan.
• Memutuskan sejauh mana kebijakan data mungkin berbeda atau disesuaikan untuk grup yang berbeda.

Output kunci:

• Proses bagaimana kebijakan dan dokumentasi data akan ditentukan, disetujui, dikomunikasikan, dan dikelola
• Rencanakan untuk meminta pengecualian dan keberangkatan yang valid dari kebijakan yang didokumenkan

Manajemen proyek

Implementasi program tata kelola harus direncanakan dan dikelola sebagai serangkaian proyek.

Aktivitas utama:

• Membuat garis waktu dengan prioritas dan tonggak pencapaian.
• Mengidentifikasi inisiatif dan dependensi terkait.
• Mengidentifikasi dan mengoordinasikan dengan inisiatif bottom-up yang ada.
• Membuat rencana proyek berulang yang selaras dengan prioritas tingkat tinggi.
• Mendapatkan persetujuan anggaran dan pendanaan.
• Membuat cara nyata untuk melacak kemajuan.

Output kunci:

• Rencana proyek dengan perulangan, dependensi, dan pengurutan
• Irama untuk retrospektif dengan fokus pada peningkatan berkelanjutan

Penting

Cakupan aktivitas yang tercantum di atas yang akan berguna untuk dilakukan akan sangat bervariasi di antara organisasi. Jika organisasi Anda tidak memiliki proses dan alur kerja yang ada untuk membuat jenis output ini, lihat panduan yang ditemukan dalam kesimpulan peta jalan adopsi untuk beberapa sumber daya yang bermanfaat, serta artikel strategi BI perencanaan implementasi.

Kebijakan tata kelola

Kriteria keputusan

Semua keputusan tata kelola harus selaras dengan tujuan yang ditetapkan untuk adopsi organisasi. Setelah strateginya jelas, keputusan tata kelola yang lebih taktis perlu dibuat yang memengaruhi aktivitas sehari-hari komunitas pengguna layanan mandiri. Jenis keputusan taktis ini berkorelasi langsung dengan kebijakan data yang dibuat.

Cara kita membuat keputusan tata kelola tergantung pada:

• Siapa yang memiliki dan mengelola data dan konten BI? Artikel Kepemilikan dan manajemen konten memperkenalkan tiga jenis strategi: layanan mandiri yang dipimpin bisnis, layanan mandiri terkelola, dan perusahaan. Siapa yang memiliki dan mengelola konten memiliki dampak signifikan pada persyaratan tata kelola.
• Apa cakupan untuk pengiriman data dan konten BI? Artikel Cakupan pengiriman konten memperkenalkan empat cakupan untuk pengiriman konten: pribadi, tim, departemen, dan perusahaan. Cakupan pengiriman memiliki dampak yang cukup besar pada persyaratan tata kelola.
• Apa itu area subjek data? Data itu sendiri, termasuk tingkat sensitivitasnya, merupakan faktor penting. Beberapa domain data secara inheren memerlukan kontrol yang lebih ketat. Misalnya, informasi identitas pribadi (PII), atau data yang tunduk pada peraturan, harus tunduk pada persyaratan tata kelola yang lebih ketat daripada data yang kurang sensitif.
• Apakah data, dan/atau solusi BI, dianggap penting? Jika tidak dapat membuat keputusan berdasarkan informasi dengan mudah tanpa data ini, Anda berurusan dengan elemen data penting. Laporan dan aplikasi tertentu dapat dianggap penting karena memenuhi serangkaian kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, konten dikirimkan kepada eksekutif. Kriteria yang telah ditentukan sebelumnya untuk apa yang dianggap penting membantu semua orang memiliki harapan yang jelas. Data penting biasanya tunduk pada persyaratan tata kelola yang lebih ketat.

Tip

Kombinasi yang berbeda dari empat kriteria di atas akan menghasilkan persyaratan tata kelola yang berbeda untuk konten Fabric.

Keputusan tata kelola Key Fabric

Saat Anda mengeksplorasi sasaran dan tujuan Anda serta mengejar keputusan tata kelola data yang lebih taktis seperti yang dijelaskan di atas, penting untuk menentukan apa prioritas tertingginya. Memutuskan tempat memfokuskan upaya Anda bisa menjadi tantangan.

Daftar berikut ini mencakup item yang mungkin Anda pilih untuk diprioritaskan saat memperkenalkan tata kelola untuk Fabric.

• Rekomendasi dan persyaratan untuk kepemilikan dan manajemen konten
• Rekomendasi dan persyaratan untuk cakupan pengiriman konten
• Rekomendasi dan persyaratan untuk distribusi dan berbagi konten dengan kolega, serta untuk pengguna eksternal, seperti pelanggan, mitra, atau vendor
• Cara pengguna diizinkan untuk bekerja dengan data yang diatur dan data yang sangat sensitif
• Penggunaan sumber data yang tidak terverifikasi yang diizinkan yang tidak diketahui oleh IT
• Ketika sumber data yang dikelola secara manual, seperti Excel atau file datar, diizinkan
• Siapa yang diizinkan untuk membuat ruang kerja
• Cara mengelola ruang kerja secara efektif
• Bagaimana ruang kerja pribadi digunakan secara efektif
• Ruang kerja mana yang ditetapkan ke kapasitas Fabric
• Siapa yang diizinkan untuk menjadi administrator Fabric
• Persyaratan keamanan, privasi, dan perlindungan data, dan tindakan yang diizinkan untuk konten yang ditetapkan ke setiap label sensitivitas
• Penggunaan gateway pribadi yang diizinkan atau didorong
• Penggunaan lisensi pengguna yang diizinkan atau didorong
• Persyaratan untuk siapa yang dapat mensertifikasi konten, serta persyaratan yang harus dipenuhi
• Manajemen siklus hidup aplikasi untuk mengelola konten melalui seluruh siklus hidupnya, termasuk tahap pengembangan, pengujian, dan produksi
• Persyaratan tambahan yang berlaku untuk konten penting, seperti verifikasi dan dokumentasi kualitas data
• Persyaratan untuk menggunakan data master standar dan definisi data umum untuk meningkatkan konsistensi di seluruh aset data
• Rekomendasi dan persyaratan untuk penggunaan alat eksternal oleh pembuat konten tingkat lanjut

Jika Anda tidak membuat keputusan tata kelola dan mengkomunikasikannya dengan baik, pengguna akan menggunakan penilaian mereka sendiri untuk bagaimana hal-hal harus bekerja—dan itu sering menghasilkan pendekatan yang tidak konsisten untuk tugas umum.

Meskipun tidak setiap keputusan tata kelola perlu dibuat di muka, penting untuk mengidentifikasi area risiko terbesar dalam organisasi Anda. Kemudian, secara bertahap menerapkan kebijakan dan proses tata kelola yang akan memberikan dampak paling besar.

Kebijakan data

Kebijakan data adalah dokumen yang menentukan apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan pengguna. Anda mungkin menyebutnya sesuatu yang berbeda, tetapi tujuannya tetap sama: ketika keputusan—seperti yang dibahas di bagian sebelumnya—dibuat, mereka didokumentasikan untuk digunakan dan direferensikan oleh komunitas pengguna.

Kebijakan data harus sesingkat mungkin. Dengan begitu, mudah bagi orang untuk memahami apa yang diminta dari mereka.

Kebijakan data harus mencakup:

• Nama kebijakan, tujuan, deskripsi, dan detail
• Tanggung jawab khusus
• Cakupan kebijakan (khusus organisasi versus khusus departemen)
• Audiens untuk kebijakan
• Pemilik, pemberi persetujuan, dan kontak kebijakan
• Cara meminta pengecualian
• Bagaimana kebijakan akan diaudit dan diberlakukan
• Persyaratan peraturan atau hukum yang dipenuhi oleh kebijakan
• Referensi ke definisi terminologi
• Referensi ke pedoman atau kebijakan terkait
• Tanggal berlaku, tanggal revisi terakhir, dan log perubahan

Catatan

Temukan, atau tautkan ke, kebijakan data dari portal terpusat Anda.

Berikut adalah tiga contoh kebijakan data umum yang mungkin Anda pilih untuk diprioritaskan.

Kebijakan	Keterangan
Kebijakan kepemilikan data	Menentukan kapan pemilik diperlukan untuk aset data, dan apa yang termasuk tanggung jawab pemilik data, seperti: mendukung kolega yang melihat konten, mempertahankan kerahasiaan dan keamanan yang sesuai, dan memastikan kepatuhan.
Kebijakan sertifikasi data (dukungan)	Menentukan proses yang diikuti untuk mensertifikasi konten. Persyaratan mungkin mencakup aktivitas seperti: validasi akurasi data, sumber data dan tinjauan silsilah data, tinjauan teknis model data, tinjauan keamanan, dan tinjauan dokumentasi.
Klasifikasi data dan kebijakan perlindungan	Menentukan aktivitas yang diizinkan dan tidak diizinkan per klasifikasi (tingkat sensitivitas). Ini harus menentukan aktivitas seperti: berbagi yang diizinkan dengan pengguna eksternal, dengan atau tanpa perjanjian non-pengungkapan (NDA), persyaratan enkripsi, dan kemampuan untuk mengunduh data. Terkadang, ini juga disebut kebijakan penanganan data atau kebijakan penggunaan data. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Perlindungan informasi untuk Power BI .

Perhatian

Memiliki banyak dokumentasi dapat menyebabkan rasa palsu bahwa semuanya di bawah kendali, yang dapat menyebabkan kepuasan. Tingkat keterlibatan yang dimiliki COE dengan komunitas pengguna adalah salah satu cara untuk meningkatkan kemungkinan pedoman tata kelola dan kebijakan diikuti secara konsisten. Aktivitas audit dan pemantauan juga penting.

Cakupan kebijakan

Keputusan tata kelola akan jarang menjadi satu ukuran yang cocok untuk semua di seluruh organisasi. Ketika praktis, adalah bijaksana untuk memulai dengan kebijakan standar, dan kemudian menerapkan pengecualian sesuai kebutuhan. Memiliki strategi yang jelas tentang cara kebijakan akan ditangani untuk tim terpusat dan terdesentralisasi akan membuatnya jauh lebih mudah untuk menentukan cara menangani pengecualian.

Kelebihan kebijakan di seluruh organisasi:

• Jauh lebih mudah dikelola dan dirawat
• Konsistensi yang lebih besar
• Mencakup lebih banyak kasus penggunaan
• Lebih sedikit kebijakan secara keseluruhan

Kontra kebijakan di seluruh organisasi:

• Tidak fleksibel
• Lebih sedikit otonomi dan pemberdayaan

Kelebihan kebijakan cakupan departemen:

• Ekspektasi lebih jelas ketika disesuaikan dengan grup tertentu
• Dapat disesuaikan dan fleksibel

Kontra kebijakan cakupan departemen:

• Lebih banyak pekerjaan untuk dikelola
• Lebih banyak kebijakan yang di-silo
• Potensi informasi yang bertentangan
• Sulit untuk menskalakan lebih luas di seluruh organisasi

Tip

Menemukan keseimbangan standarisasi dan kustomisasi yang tepat untuk mendukung data layanan mandiri dan BI di seluruh organisasi dapat menjadi tantangan. Namun, dengan memulai dengan kebijakan organisasi dan memperhatikan pengecualian dengan cermat, Anda dapat membuat kemajuan yang bermakna dengan cepat.

Staf dan akuntabilitas

Struktur organisasi untuk tata kelola data bervariasi secara substansial antar organisasi. Di organisasi yang lebih besar mungkin ada kantor tata kelola data dengan staf khusus. Beberapa organisasi memiliki dewan tata kelola data, dewan, atau komite pengarah dengan anggota yang ditugaskan yang berasal dari unit bisnis yang berbeda. Tergantung pada sejauh mana badan tata kelola data dalam organisasi, mungkin ada tim eksekutif yang terpisah dari tim fungsional orang.

Penting

Terlepas dari cara badan tata kelola disusun, penting bahwa ada orang atau kelompok dengan pengaruh yang cukup atas keputusan tata kelola data. Orang ini harus memiliki wewenang untuk menegakkan keputusan tersebut di seluruh batas organisasi.

Cek dan saldo

Akuntabilitas tata kelola adalah tentang cek dan saldo.

Mulai dari bagian bawah, tingkat dalam diagram di atas meliputi:

Tingkat	Keterangan
	Operasional - Unit bisnis: Tingkat 1 adalah dasar dari sistem yang diatur dengan baik, yang mencakup pengguna dalam unit bisnis yang melakukan pekerjaan mereka. Data layanan mandiri dan pembuat BI memiliki banyak tanggung jawab yang terkait dengan penulisan, penerbitan, berbagi, keamanan, dan kualitas data. Data layanan mandiri dan konsumen BI juga memiliki tanggung jawab atas penggunaan data yang tepat.
	Taktis - Tim pendukung: Tingkat 2 mencakup beberapa grup yang mendukung upaya pengguna di unit bisnis. Tim pendukung termasuk COE, data perusahaan dan BI, kantor tata kelola data, serta tim tambahan lainnya. Tim tambahan dapat mencakup TI, keamanan, SDM, dan hukum. Papan kontrol perubahan juga disertakan di sini.
	Taktis - Audit dan kepatuhan: Tingkat 3 mencakup tim audit internal, manajemen risiko, dan kepatuhan. Tim-tim ini memberikan panduan untuk tingkat 1 dan 2. Mereka juga memberikan penegakan jika perlu.
	Strategis - Sponsor eksekutif dan komite pengarah: Tingkat atas mencakup pengawasan strategi dan prioritas tingkat eksekutif. Tingkat ini menangani masalah yang meningkat yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat yang lebih rendah. Oleh karena itu, penting untuk memiliki tim kepemimpinan dengan otoritas yang cukup untuk dapat membuat keputusan bila perlu.

Penting

Setiap orang memiliki tanggung jawab untuk mematuhi kebijakan guna memastikan bahwa data organisasi aman, terlindungi, dan dikelola dengan baik sebagai aset organisasi. Terkadang, ini dikutip karena semua orang adalah pengurus data. Untuk membuat ini menjadi kenyataan, mulailah dengan pengguna di unit bisnis (tingkat 1 yang dijelaskan di atas) sebagai fondasi.

Peran dan tanggung jawab

Setelah Anda memahami strategi tata kelola, peran, dan tanggung jawab Anda harus ditetapkan untuk menetapkan harapan yang jelas.

Struktur tim tata kelola, peran (termasuk terminologi), dan tanggung jawab sangat bervariasi di antara organisasi. Peran yang sangat umum dijelaskan dalam tabel di bawah ini. Dalam beberapa kasus, orang yang sama dapat melayani beberapa peran. Misalnya, Chief Data Officer (CDO) juga bisa menjadi sponsor eksekutif.

Peran	Keterangan
Chief Data Officer atau Chief Analytics Officer	Menentukan strategi penggunaan data sebagai aset perusahaan. Mengawasi pedoman dan kebijakan tata kelola di seluruh perusahaan.
Dewan tata kelola data	Komite pengarah dengan anggota dari setiap unit bisnis yang, sebagai pemilik domain, diberdayakan untuk membuat keputusan tata kelola perusahaan. Mereka membuat keputusan atas nama unit bisnis dan demi kepentingan terbaik organisasi. Memberikan persetujuan, keputusan, prioritas, dan arahan kepada tim tata kelola data perusahaan dan komite kerja.
Tim tata kelola data	Membuat kebijakan, standar, dan proses tata kelola. Memberikan pengawasan di seluruh perusahaan dan pengoptimalan integritas data, kepercayaan, privasi, dan kegunaan. Berkolaborasi dengan COE untuk memberikan pendidikan tata kelola, dukungan, dan pendampingan kepada pemilik data dan pembuat konten.
Komite kerja tata kelola data	Tim sementara atau permanen yang berfokus pada topik tata kelola individu, seperti keamanan atau kualitas data.
Mengubah papan manajemen	Mengoordinasikan persyaratan, proses, persetujuan, dan penjadwalan untuk proses manajemen rilis dengan tujuan mengurangi risiko dan meminimalkan dampak perubahan pada aplikasi penting.
Kantor manajemen proyek	Mengelola proyek tata kelola individu dan program tata kelola data yang sedang berlangsung.
Sponsor eksekutif Fabric	Mempromosikan adopsi dan keberhasilan penggunaan Fabric. Secara aktif memastikan bahwa keputusan Fabric secara konsisten selaras dengan tujuan bisnis, prinsip panduan, dan kebijakan di seluruh batas organisasi. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Sponsor eksekutif.
Pusat Keunggulan	Mentor komunitas kreator dan konsumen untuk mempromosikan penggunaan Fabric yang efektif untuk pengambilan keputusan. Menyediakan koordinasi lintas departemen aktivitas Fabric untuk meningkatkan praktik, meningkatkan konsistensi, dan mengurangi inefisiensi. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Pusat Keunggulan.
Juara fabric	Subset pembuat konten yang ditemukan dalam unit bisnis yang membantu memajukan adopsi Fabric. Mereka berkontribusi pada pertumbuhan budaya data dengan menganjurkan penggunaan praktik terbaik dan secara aktif membantu kolega. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Komunitas praktik.
Administrator fabric	Tanggung jawab pengawasan sistem sehari-hari untuk mendukung proses, alat, dan orang internal. Menangani pemantauan, audit, dan manajemen. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Pengawasan sistem.
Teknologi informasi	Memberikan bantuan sesekali kepada administrator Fabric untuk layanan yang terkait dengan Fabric, seperti MICROSOFT Entra ID, Microsoft 365, Teams, SharePoint, atau OneDrive.
Manajemen risiko	Meninjau dan menilai berbagi data dan risiko keamanan. Mendefinisikan kebijakan dan standar data etis. Mengomunikasikan persyaratan peraturan dan hukum.
Audit internal	Audit kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan internal.
Pengurus data	Berkolaborasi dengan komite tata kelola dan/atau COE untuk memastikan bahwa data organisasi memiliki tingkat kualitas data yang dapat diterima.
Semua kreator dan konsumen BI	Mematuhi kebijakan untuk memastikan bahwa data aman, terlindungi, dan dikelola dengan baik sebagai aset organisasi.

Tip

Memberi nama cadangan untuk setiap orang dalam peran utama, misalnya, anggota dewan tata kelola data. Dengan tidak adanya mereka, orang cadangan dapat menghadiri rapat dan membuat keputusan sensitif waktu jika perlu.

Pertimbangan dan tindakan utama

Daftar periksa - Pertimbangan dan tindakan utama yang dapat Anda ambil untuk menetapkan atau memperkuat inisiatif tata kelola Anda.

• Menyelaraskan tujuan dan prinsip panduan: Konfirmasikan bahwa tujuan tingkat tinggi dan prinsip panduan tujuan budaya data didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan jelas. Pastikan bahwa penyelarasan ada untuk pedoman atau kebijakan tata kelola baru.
• Pahami apa yang saat ini terjadi: Pastikan Anda memiliki pemahaman mendalam tentang bagaimana Fabric saat ini digunakan untuk layanan mandiri dan data perusahaan dan skenario BI. Peluang dokumen untuk perbaikan. Selain itu, kekuatan dokumen dan praktik yang baik yang akan membantu untuk meluaskan skala secara lebih luas.
• Prioritaskan pedoman dan kebijakan tata kelola baru: Untuk memprioritaskan pedoman atau kebijakan baru mana yang akan dibuat, pilih titik nyeri penting, kebutuhan prioritas tinggi, atau risiko yang diketahui untuk domain data. Ini harus memiliki manfaat yang signifikan dan dapat dicapai dengan tingkat upaya yang layak. Saat Anda menerapkan panduan tata kelola pertama Anda, pilih sesuatu yang mungkin didukung pengguna karena perubahannya berdampak rendah, atau karena mereka cukup termotivasi untuk membuat perubahan.
• Membuat jadwal untuk meninjau kebijakan: Tentukan irama seberapa sering kebijakan data dievaluasi ulang. Menilai ulang dan menyesuaikan saat kebutuhan berubah.
• Tentukan cara menangani pengecualian: Tentukan bagaimana konflik, masalah, dan permintaan pengecualian terhadap kebijakan yang didokumen akan ditangani.
• Memahami aset data yang ada: Konfirmasikan bahwa Anda memahami aset data penting apa yang ada. Buat inventaris kepemilikan dan silsilah data, jika perlu. Perlu diingat bahwa Anda tidak dapat mengatur apa yang tidak Anda ketahui.
• Verifikasi sponsor eksekutif: Konfirmasikan bahwa Anda memiliki dukungan dan perhatian yang cukup dari sponsor eksekutif Anda, serta dari pemimpin unit bisnis.
• Siapkan rencana tindakan: Sertakan item kunci berikut:
  • Prioritas awal: Pilih satu domain data atau unit bisnis pada satu waktu.
  • Garis waktu: Bekerja dalam iterasi cukup lama untuk mencapai kemajuan yang bermakna, namun cukup pendek untuk menyesuaikan secara berkala.
  • Kemenangan cepat: Fokus pada kemajuan nyata, taktis, dan inkremental.
  • Metrik keberhasilan: Buat metrik yang dapat diukur untuk mengevaluasi kemajuan.

Pertanyaan untuk ditanyakan

Gunakan pertanyaan seperti yang ditemukan di bawah ini untuk menilai tata kelola.

• Pada tingkat tinggi, apa strategi tata kelola saat ini? Sejauh mana tujuan dan pentingnya strategi tata kelola ini jelas bagi pengguna akhir dan data pusat dan tim BI?
• Secara umum, apakah strategi tata kelola saat ini efektif?
• Apa kriteria peraturan dan kepatuhan utama yang harus dipatuhi organisasi (atau unit bisnis tertentu)? Di mana kriteria ini didokumenkan? Apakah informasi ini tersedia untuk orang-orang yang bekerja dengan data dan berbagi item data sebagai bagian dari peran mereka?
• Seberapa baik strategi tata kelola saat ini selaras dengan cara kerja pengguna?
• Apakah peran atau tim tertentu bertanggung jawab atas tata kelola dalam organisasi?
• Siapa yang memiliki wewenang untuk membuat dan mengubah kebijakan tata kelola?
• Apakah tim tata kelola menggunakan Microsoft Purview atau alat lain untuk mendukung aktivitas tata kelola?
• Apa saja risiko tata kelola yang diprioritaskan, seperti risiko terhadap keamanan, perlindungan informasi, dan pencegahan kehilangan data?
• Apa dampak bisnis potensial dari risiko tata kelola yang diidentifikasi?
• Seberapa sering strategi tata kelola dievaluasi kembali? Metrik apa yang digunakan untuk mengevaluasinya, dan mekanisme apa yang ada bagi pengguna bisnis untuk memberikan umpan balik?
• Jenis perilaku pengguna apa yang menciptakan risiko saat pengguna bekerja dengan data? Bagaimana risiko tersebut dimitigasi?
• Label sensitivitas apa yang ada di tempat, jika ada? Apakah pembuat keputusan data dan BI mengetahui label sensitivitas dan manfaatnya bagi bisnis?
• Kebijakan pencegahan kehilangan data apa yang ada, jika ada?
• Bagaimana "Ekspor ke Excel" ditangani? Langkah apa yang diambil untuk mencegah pencegahan kehilangan data? Apa prevalensi "Ekspor ke Excel"? Apa yang dilakukan orang dengan data setelah mereka memilikinya di Excel?
• Apakah ada praktik atau solusi yang berada di luar kepatuhan terhadap peraturan yang harus ditangani secara mendesak? Apakah contoh-contoh ini dibenarkan dengan penjelasan tentang potensi dampak bisnis, haruskah tidak ditangani?

Tip

"Ekspor ke Excel" biasanya merupakan topik kontroversial. Seringkali, pengguna bisnis berfokus pada persyaratan agar "Ekspor ke Excel" dimungkinkan dalam solusi BI. Mengaktifkan "Ekspor ke Excel" bisa berlawanan produktif karena tujuan bisnis tidak untuk memasukkan data ke Excel. Sebagai gantinya, tentukan mengapa pengguna akhir memerlukan data di Excel. Tanyakan apa yang mereka lakukan dengan data setelah berada di Excel, pertanyaan bisnis mana yang mereka coba jawab, keputusan apa yang mereka buat, dan tindakan apa yang mereka ambil dengan data.

Berfokus pada keputusan dan tindakan bisnis membantu mengarahkan fokus dari alat dan fitur dan menuju membantu orang mencapai tujuan bisnis mereka.

Tingkat kematangan

Tingkat kematangan berikut akan membantu Anda menilai status inisiatif tata kelola Anda saat ini.

Tingkat	Status tata kelola
100: Awal	• Karena kurangnya perencanaan tata kelola, manajemen data yang baik dan praktik tata kelola informal yang terjadi terlalu bergantung pada tingkat penilaian dan pengalaman individu. • Ada keandalan signifikan pada pengetahuan suku yang tidak terdokumentasi.
200: Dapat diulang	• Beberapa bidang organisasi telah melakukan upaya yang bertujuan untuk menstandarkan, meningkatkan, dan mendokumentasikan praktik manajemen dan tata kelola data mereka. • Pendekatan tata kelola awal ada. Kemajuan inkremental sedang dibuat.
300: Ditentukan	• Strategi tata kelola lengkap dengan fokus, tujuan, dan prioritas diberlakukan dan dikomunikasikan secara luas. • Pedoman dan kebijakan tata kelola khusus diterapkan untuk beberapa prioritas utama (titik nyeri atau peluang). Mereka secara aktif dan konsisten diikuti oleh pengguna. • Peran dan tanggung jawab didefinisikan dan didokumenkan dengan jelas.
400: Mampu	• Semua prioritas tata kelola Fabric selaras dengan tujuan organisasi dan tujuan bisnis. Tujuan dinilai kembali secara teratur. • Proses ada untuk menyesuaikan kebijakan untuk unit bisnis terdesentralisasi, atau untuk menangani pengecualian yang valid untuk kebijakan tata kelola standar. • Jelas di mana Fabric cocok dengan data keseluruhan dan strategi BI untuk organisasi. • Log aktivitas Fabric dan data API dianalisis secara aktif untuk memantau dan mengaudit aktivitas Fabric. Tindakan proaktif diambil berdasarkan data.
500: Efisien	• Tinjauan rutin KPI atau OKR mengevaluasi tujuan tata kelola yang terukur. Iteratif, kemajuan berkelanjutan adalah prioritas. • Kelincahan dan penerapan peningkatan berkelanjutan dari pelajaran yang dipelajari (termasuk menskalakan metode yang bekerja) adalah prioritas utama untuk COE. • Log aktivitas Fabric dan data API secara aktif digunakan untuk menginformasikan dan meningkatkan upaya adopsi dan tata kelola.

Konten terkait

Dalam artikel berikutnya dalam seri peta strategi adopsi Microsoft Fabric, pelajari tentang pendampingan dan pengaktifan pengguna.