Skrá innkaup með innkaupareikningum og pöntunum

Innkaupareikningur eða innkaupapöntun er stofnaður til að skrá kostnaðarverð keyptra vara og til að rekja viðskiptaskuldir. Innkaupareikningar og innkaupapantanir eru líka notuð til að uppfæra birgðastig gagnvirkt, sem þýðir að hægt er að lágmarka birgðakostnað og bjóða upp á betri þjónustu við viðskiptamenn. Innkaupakostnaður, þ.m.t. þjónustukostnaður og birgðavirði sem eru afleiðingar bókana innkaupareikninga eða pantana, stuðla að framlegðartölum og fjárhagslegri afkastavísum (afkastavísar) í mitt hlutverk.

Skrá innkaup með innkaupareikningum

Þegar vörum í birgðum eða keyptri þjónustu er lokið skal bóka innkaupareikninginn til að uppfæra birgðir og fjárhagslegar færslur og virkja greiðslu til lánardrottins samkvæmt greiðsluskilmálunum. Afgreiðsla.

Varúð

Ekki bóka innkaupareikning efnislegra vara fyrr en vörur eru mótteknar og lokakostnaður er vitaður, þ.m.t. öll viðbótargjöld. Annars kunna birgðagildi og hagnaðartölur er vera röng.

Stofna og bóka innkaupareikning

Eftirfarandi skref útskýra hvernig á að stofna innkaupareikning. Skrefin til að stofna innkaupapöntun eru svipuð. Meginmunurinn er sá að innkaupapantanir hafa nokkra aukareiti og aðgerðir til efnislegrar meðhöndlunar á vörum.

1. Veldu táknið, fara í Innkaupareikningar, velja síðan viðkomandi tengil.

2. Í reitnum Nafn lánardrottins er fært inn nafn núverandi lánardrottins.

   Aðrir reitir á síðunni Innkaupareikningur eru nú fylltir út með stöðluðum upplýsingum fyrir valdan lánardrottin. Ef lánardrottinn er ekki skráður skal fylgja eftirfarandi skrefum:

   1. Í reitinn Heiti lánardrottins er fært inn heiti nýja lánardrottinsins.
   2. Í svarglugganum um að skrá nýjan lánardrottin skal velja Já.
   3. Frekari upplýsingar um hvernig á að fylla út lánardrottnaspjald er að finna í Skrá nýja lánardrottna.
   4. Þegar lokið er við lánardrottnaspjaldið skal velja Í lagi til að fara aftur á síðuna Innkaupareikningur .

3. Fylltu í eftirstandandi reiti á síðunni innkaupareikningur eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

   Nú er hægt að fylla út innkaupareikningslínurnar með vörum eða forða sem keyptur er af lánardrottninum.

   Athugasemd

   Ef endurteknar innkaupalínur hafa verið settar upp fyrir lánardrottinn, svo sem mánaðarlegar áfyllingarpantanir, er hægt að færa línurnar inn í reikninginn með því að velja aðgerðina Ítrekaðar innkaupalínur.

4. Í flýtiflipanum Línur í reitnum Vörunúmer er sleginn inn fjöldi birgðavöru eða þjónustu.

5. Í reitinn Magn er fært fjöldi vara sem á að kaupa.

   Reiturinn línuupphæð uppfærist til að sýna að gildið í reitnum beint innkaupsverð margfaldað með gildinu í reitnum magn.

   Verð- og línuupphæðin er sýnd með eða án söluskatts eftir því hvað er valið í reitnum Verð með VSK á lánardrottnaspjaldinu.

   Samtölureitirnir undir línunum eru uppfærðir sjálfkrafa þegar línur eru stofnaðar eða þeim breytt til að sýna upphæðirnar sem bókaðar eru í fjárhaginn.

6. Í reitinn Reikningsafsl.upphæð er færð upphæð sem á að draga frá gildinu sem sýnt er í reitnum Heildarupphæð með VSK neðst á reikningnum.

   Athugasemd

   Ef reikningsafslættir hafa verið settir upp fyrir lánardrottin, þá er tilgreint prósentugildi sjálfkrafa sett inn í reitinn Reikningsafsláttur lánardrottins % ef skilyrðin hafa verið uppfyllt. Tengda upphæðin er sett í reitinn Reikningsafsl.upphæð .

7. Þegar tekið er við innkeyptar vörur eða þjónustu velja Bóka.

Innkaupin eru nú skráð í birgðum, forðabókum og fjármálafærslum og greiðsla lánardrottins er virkjuð. Innkaupareikningurinn er fjarlægður af lista innkaupareikninga og skipt út fyrir nýtt fylgiskjal á lista bókaðra innkaupareikninga. Nánari upplýsingar um hvað gerist þegar innkaupaskjöl eru bókuð eru í Bókun innkaupa.

Athugasemd

Í örfáum tilfellum kunna bókaðar upphæðir að sýna aðra upphæðir en þær sem sýndar eru í samtölureitunum. Þetta er yfirleitt vegna sléttunarútreiknings í tengslum við virðisaukaskatt eða söluskatt.

Til að kanna upphæðirnar sem koma til með að vera bókaðar skal fara á síðuna Tölfræði sem tekur sléttunarútreikninga til greina. Einnig, ef þú velur aðgerðina Gefa út, verða samtölureitirnir uppfærðir til að hafa sléttunarútreikninga með.

Bókaðir reikningar

Þegar reikningurinn hefur verið bókaður er hægt að finna hann í listanum yfir bókaða reikninga. Bæði listinn Bókaðir sölureikningar og listinn Bókaðir innkaupareikningar sýna bókaða reikninga með lokareikningsnúmerunum. Á listanum er hægt að fletta upp öllum bókuðum reikningum og hægt er að leiðrétta eða hætta við bókaðan reikning.

Fyrir hvern bókaðan reikning er hægt að fletta upp tölfræði, víddum og fjárhagsfærslum sem verða til vegna bókaðs reiknings. Einnig er hægt að prenta eða senda bókaðan reikning.

Hægt er að leiðrétta eða afturkalla bókaðan innkaupareikning áður en lánardrottinn fær greitt. Til dæmis ef leiðrétta þarf dæmi eða breyta innkaupum snemma í pantanaferlinu. Frekari upplýsingar eru í Leiðrétta eða afturkalla ógreidda innkaupareikninga. Til að bakfæra innkaup fyrir vörur eða þjónustu á bókuðum innkaupareikningi sem greiðslan er unnin fyrir skal stofna innkaupakreditreikning. Frekari upplýsingar eru í Meðhöndlun innkaupaskila eða afturkallana.

Opnaðu Bókaðir innkaupareikningar listann í Business Central.

Innkaup á utanbirgðavörum

Línurnar í innkaupareikningi geta verið af tegundinni Forði eða Vara. Birgðaspjöld er hægt að flokka frekar eins og af tegundinni Birgðir, Þjónusta eða Ekki-birgðir, sem tilgreinir hvort varan er raunbirgðaeining, vinnustundaeining (einnig viðeigandi fyrir forða) eða efnisleg eining sem ekki er í birgðum. Frekari upplýsingar eru á Skrá nýjar vörur. Innkaupareikningsferlið er það sama fyrir allar tegundirnar.

Athugasemd

Með innkaupalínugerðinni Tilfang er einnig hægt að kaupa ytri tilföng, til dæmis til að senda reikning á lánardrottin fyrir afhenta vinnu. Frekari upplýsingar má finna á Setja upp tilföng.

Ef nota á keyptan forða þarf ef til vill að stilla forðagetuna og úthluta honum handvirkt til verkefnis. Kaup á tilfangi stofnar fjáhagsforðafærslu, en fjárhagsfærslur tilfangs eru hins vegar ekki raktar fyrir magni og virði eins og t.d. vörur eru. Ef rakning á magni og virði er nauðsynlegt, skal íhuga að nota aðrar vörulínugerðir.

Hvenær á að nota innkaupapantanir

Nota innkaupapantanir ef skrá þarf hlutamóttöku af pöntunarmagni. Til dæmis vegna þess að allt magnið er ekki tiltækt hjá lánardrottninum. Ef seldar vörur eru afhentar beint frá lánardrottni til viðskiptamanns sem bein sending þarf að einnig nota innkaupapantanir. Frekari upplýsingar eru í Beinar sendingar.

Að öðru leyti virka innkaupapantanir eins og innkaupareikningar. Eftirfarandi ferli byggist á innkaupareikningur. Skrefin eru svipuð fyrir innkaupapöntun.

Taka á móti vörum með innkaupapöntun

Eftirfarandi skref útskýra hvernig á að taka á móti vörum með innkaupapöntun.

1. Veldu táknið, fara í Innkaupapantanir, velja síðan viðkomandi tengil.

2. Opna innkaupapöntun sem þegar er til eða stofna nýja.

3. Í reitnum Magn til móttöku er fært inn magnið sem hefur verið móttekið.

   Athugasemd

   Ef móttekið magn er meira en magnið í innkaupapöntuninni og lánardrottinn hefur verið settur upp til að leyfa ofmóttökur skal nota reitinn Yfirmóttaka til að sjá um umframmagnið. Fræðast meira um hlutann Til að fá fleiri vörur en pantaðar voru .

4. Valið er Bóka aðgerðin.

Gildið í reitnum Móttekið magn er uppfært. Ef þessi móttaka er að hluta er gildið lægra en gildið í reitnum Magn .

Athugasemd

Ef vöruhúsastjórnun er notuð er ekki hægt að nota aðgerðina Bóka á innkaupapöntuninni til að skrá móttöku. Það er vegna þess að starfsmaður í vöruhúsi hefur þegar bókað magn innkaupapöntunarinnar sem móttekið. Nánari upplýsingar um hönnun - Vöruhúsaflæði á innleið.

Taka á móti fleiri vörum en pantaðar voru

Þegar fleiri vörur berast en voru pantaðar er hægt að taka á móti þeim í stað þess að hætta við móttökuna. Það gæti til dæmis verið ódýrara að halda óþarfa vörum í birgðum en skila þeim eða birgir gæti boðið afslátt af því að halda þeim.

Eftirfarandi myndband sýnir hvernig á að vinna með ofmóttökur.

Setja upp umframmóttöku

Stofna yfirmóttökukóta til að skilgreina prósentu sem móttekið magn getur farið yfir pantað magn. Prósentan er tilgreind í reitnum Vikmörk yfirmóttöku % . Síðan er kótanum úthlutað á síðurnar Birgðaspjald eða Lánardrottnaspjald fyrir vörur og lánardrottna.

1. Veldu Táknmynd, slá inn yfirmóttökukóta og velja síðan viðeigandi tengil.
2. Fyllið inn reitina eftir þörfum. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu.

Úthluta vöru ofmóttökukóta

1. Veldu táknið, fara í Vörur, velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opna skal síðuna Birgðaspjald fyrir vöruna.
3. Í reitnum Yfirmóttökukóti er valinn kótinn sem inniheldur prósentuna sem leyfa á fyrir yfirmóttökur.

Kóði umframmóttöku er úthlutaður á vöruna. Innkaupapantanir eða vöruhúsamóttökur fyrir vöruna gera nú kleift að taka á móti meira en pantað magn innan vikmarkaprósentu ofmóttöku.

Athugasemd

Hægt er að setja upp samþykktarverkflæði til að krefjast þess að umframmóttökur verði samþykktar áður en unnið er með þær. Velja skal gátreitinn Samþykkt nauðsynlegt á síðunni Yfirmóttökukótar . Frekari upplýsingar eru á Búa til verkflæði.

Pöntun of móttekin

Í innkaupalínum og vöruhúsamóttökulínum er reiturinn Magn umframmóttöku notaður til að skrá magn umframmóttöku, sem þýðir magn sem fer umfram gildið fyrir pantað magn í reitnum Magn.

Þegar ofmóttaka er meðhöndluð er hægt að hækka gildið í reitnum Magn til móttöku í móttekið magn. Reiturinn Magn yfirmóttöku uppfærist þannig að það sýni umframmagn. Önnur leið er að færa inn umframmagnið í reitinn Magn umframmóttöku. Reiturinn Magn til móttöku uppfærist þannig að það sýni pantað magn plús umframmagn. Eftirfarandi ferli útskýrir hvernig á að fylla út reitinn Magn til móttöku.

1. Á innkaupapöntun eða vöruhúsamóttökuskjali þar sem móttekið magn er hærra en pantað er fært inn móttekið magn í reitinn Magn til móttöku .

   Ef aukningin er innan vikmarkanna sem tilgreind eru með úthlutaðum ofmóttökukóta uppfærist reiturinn Magn yfirmóttöku til að sýna magnið sem farið er fram úr gildinu í reitnum Magn .

   Ef hækkunin er yfir vikmörkunum er ofmóttakan ekki leyfð. Kanna hvort annar yfirmóttökukóti leyfir hann. Annars er aðeins hægt að taka á móti pöntuðu magni og afgreiða þarf umframmagnið á annan hátt, t.d. með því að skila því til lánardrottins.

2. Móttakan er bókuð eins og aðrar móttökur.

Athugasemd

Business Central sér ekki sjálfkrafa um fjárhagslega þætti fyrir ofmóttökur. Þetta þarf að vinna handvirkt í samkomulagi við lánardrottin, til dæmis getur lánardrottinn framsent nýjan eða uppfærðan reikning.

Númer ytra skjals

Á innkaupaskjölum og færslubókum er hægt að tilgreina fylgiskjalsnúmer sem vísar til númerakerfis lánardrottins. Notaðu þennan reit til að skrá númerið sem lánardrottinn úthlutaði pöntuninni, reikningnum eða kreditreikningnum. Síðar má nota númerið ef af einhverjum ástæðum þarf að leita að bókaðri færslu með þessu númeri.

Reiturinn Nr. lengdra skjala Áskilinn reitur á síðunni Innkaupagrunnur tilgreinir hvort nauðsynlegt sé að færa inn númer utanaðkomandi skjals við eftirfarandi aðstæður:

• Í Pöntunarnr. lánardr. reitinn, Pöntunarnr. lánardr. reitinn, eða Kr.reikn.nr. lánardr. reitnum á innkaupahaus

• Í reitnum External Númer ytra fylgiskjals á færslubókarlínu, þar sem reiturinn Tegund fylgiskjals er stilltur á Reikningur, Kreditreikningur eða Vaxtareikningur og reiturinn Tegund reiknings er stillt á Lánardrottinn.

Ef þú velur þennan reit verður ekki hægt að bóka reikning, kreditreikning eða færslubókarlínur eins og þá sem lýst er hér fyrir ofan án númers utanaðkomandi skjals.

Númer ytra skjals fylgir með í bókuðum skjölum þar sem hægt er að leita eftir viðkomandi númeri. Einnig er hægt að leita eftir númeri ytra skjals þegar leitað er í lánardrottnafærslum.

Önnur leið til að meðhöndla utanaðkomandi skjalanúmer er að nota reitinn Tilvísunarnúmer notanda. Ef reiturinn Tilvísun þín er notaður verður númerið tekið með í bókuðum skjölum og þú getur leitað eftir því á sama hátt og eftir gildum úr reitum Nr. ytra skjals. En reiturinn er ekki tiltækur í færslubókarlínum.

Bókun innkaupa

Í innkaupaskjali er hægt að velja milli eftirfarandi bókunaraðgerða:

• Færsla
• Forskoðun bókunar
• Bóka og prenta

• Bóka runu

Þegar innkaupaskjal er bókað eru reikningur lánardrottins, fjárhagurinn, birgðabókarfærslur og forðafærslur uppfærðar.

Fyrir hvert innkaupaskjal er innkaupafærsla stofnuð í töflunni Fjárhagsfærsla. Færsla er einnig stofnuð í lánardrottnareikningi í töflunni færsla í lánardrottnabók og fjárhagsfærsla er stofnuð í viðeigandi safnreikningi lánardrottna. Auk þess getur bókun innkaupanna leitt til virðisaukaskattsfærslu (VSK) og fjárhagsfærslu vegna afsláttarupphæðarinnar. Hvort færsla vegna afsláttar er bókuð fer eftir því sem er í reitnum Afsláttarbókun á síðunni Innkaupagrunnur.

Fyrir hverja innkaupalínu, eftir því sem við á, eru færslur stofnaðar í:

• Taflan Birgðafærsla ef innkaupalínan er af gerðinni Vara.
• Taflan Fjárhagsfærsla ef innkaupalínan er af gerðinni Fjárhagsreikningur.
• Taflan Forðafærsla ef innkaupalínan er af gerðinni Forði.

Þar að auki eru innkaupaskjöl alltaf skráð í töflunum Innk.móttökuhaus og Innk.reikningshaus.

Alltaf er hægt að fara yfir ýmsar færslur sem stofnaðar eru vegna bókana. Velja Forskoðunarbókun til að staðfesta skjal og skoða áætlaðar færslur.

Mikilvægt

Hægt er að stofna bæði móttöku og reikning þegar innkaupapöntun er bókuð. Það er hægt að gera samhliða eða hvort í sínu lagi. Einnig er hægt að mynda hlutamóttöku og gera hlutareikning með því að fylla út reitina magnt til móttöku og magn til að reikningsfæra í einstökum innkaupapöntunarlínum áður en bókað er. Athugaðu að ekki er hægt að stofna innkaupareikning úr innkaupapöntun fyrir vörur eða þjónustu sem ekki hefur verið tekið á móti. Það er að segja, áður en hægt er að gera reikning verður móttaka að vera skráð, nema móttaka sé skráð um leið og reikningur er gerður.

Hægt er annað hvort að bóka, eða bóka og prenta. Ef valið er að bóka og prenta prentast skýrslan við bókun pöntunarinnar. Einnig er hægt að velja aðgerðina Bóka runu til að bóka ýmsar pantanir samtímis. Frekari upplýsingar eru í Bóka mörg skjöl á sama tíma.

Fjárhagsfærslur skoðaðar

Þegar bókun er lokið hverfa bókuðu innkaupalínurnar úr pöntuninni. Skilaboð segja til um hvenær bókun er lokið. Síðan eru bókaðar færslur tiltækar á ýmsum síðum, þar á meðal á síðunum Lánardr.færslur , Fjárhagsfærslur , Birgðafærslur , Forðafærslur , Innkaupamóttökur og Bókaðir innkaupareikningar .

Í flestum tilfellum er hægt að opna fjárhagsfærslur úr viðkomandi spjaldi eða skjali. Á síðunni Lánardrottnaspjald skal t.d. velja aðgerðina Færslur.

Breyta fjárhagsfærslum

Þú getur breytt ákveðnum reitum í bókuðum innkaupaskjölum, t.d. reitnum Greiðslutilvísun. Frekari upplýsingar má finna í Breyting á bókuðum skjölum. Til að fá fleiri mikilvæg svæði sem hafa áhrif á endurskoðunarslóðina þarf að bakfæra eða afturkalla bókun. Frekari upplýsingar eru í Bakfæra bókanir í færslubók og afturkalla kvittanir/sendingar.

Sjá einnig .

Biðja um tilboð
Kaupa vörur fyrir sölu
Undirbúa beina sendingu
Innkaup
Uppsetning innkaupa
Setja upp forða
Skrá nýja lánardrottna
Breyta bókuðum skjölum
Bóka mörg skjöl á sama tíma
Innkaup
Bókun skjala og færslubóka
Leiðrétta eða afturkalla ógreidda innkaupareikninga
Finndu síður og upplýsingar með Viðmótsleit
Vinna með Business Central

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á