Inkoop instellen
Voordat u inkoopprocessen kunt gaan beheren, moet u de regels en waarden uit het inkoopbeleid van het bedrijf configureren.
U moet de algemene instellingen definiëren op de pagina Inkoopinstellingen, wat meestal één keer wordt gedaan tijdens de eerste implementatie. Lees meer in de volgende sectie, Inkoopinstellingen.
Een aparte reeks van taken die verband houdt met het registreren van nieuwe leveranciers is het vastleggen van alle speciale prijzen of kortingsovereenkomsten die u met elke leverancier hebt afgesloten.
Inkoopinstellingen met betrekking tot financiën, zoals betalingswijzen en valuta's, worden behandeld in het gedeelte Instelling van financiën. Zie Financiën instellen voor meer informatie. Op dezelfde manier zijn voorraadgerelateerde inkoopinstellingen, zoals maateenheden en artikeltraceringscodes, te vinden in de sectie Voorraadinstelling.
Inkoopinstellingen
Voordat u met inkopen gaat werken, specificeert u op de pagina Inkoopinstellingen hoe inkoopwaarden worden geboekt en welke nummerreeksen worden gebruikt voor leveranciers en inkoopdocumenten.
Algemene instellingen
Op het sneltabblad Algemeen geeft u aan hoe kortingen moeten worden berekend en geboekt en of factuurbedragen moeten worden afgerond. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen..
Sommige velden vereisen speciale aandacht, zoals het veld Factuurk. per btw-ident. berek., waarin wordt aangegeven of de factuurkorting wordt berekend op basis van het btw-nummer of het factuurtotaal. Zie Btw-boekingsgroepen in btw-boekingsinstellingen combineren voor meer informatie.
Evenzo kan het veld Valuta's vereffenen resulteren in kleine afrondingsverschillen wanneer boekingen in verschillende valuta met elkaar worden vereffend. Zie Vereffening van posten in verschillende valuta's inschakelen voor meer informatie.
Ook veranderen sommige velden hun gedrag of zijn afhankelijk van hoe andere velden zijn ingesteld. Zo wordt bijvoorbeeld de functie Voortbet. cntr. bij boeken beïnvloed door hoe het veld Automatische update van vooruitbetaling is ingesteld bij het controleren op openstaande vooruitbetalingen.
Lees details over de velden Extern documentnr. verplicht en Precieze kostenvereff. verplicht in secties verderop in dit artikel.
Instellingen voor nummerreeksen
Op het sneltabblad Nummerreeksen moet u unieke identificatiecodes opgeven om te gebruiken voor leveranciers, facturen en andere inkoopdocumenten. Nummering is niet alleen belangrijk voor interne processen, maar moet mogelijk ook voldoen aan lokale regelgeving. Het is dus misschien de moeite waard om te overwegen om alle series vooraf in te stellen op de pagina Nr.-reeks in plaats van nieuwe te maken vanuit Inkoopinstellingen. Zie Nummerreeksen maken voor meer informatie.
Externe documentnummer
Op inkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de leverancier. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de leverancier aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.
Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Inkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in de volgende situaties:
In het veld Leveranciersfactuurnr., het veld Ordernr. leverancier of het veld Creditnotanr. leverancier in een inkoopkop
In het veld Extern documentnr. op een dagboekregel, waarbij Factuur, Creditnota of Rentefactuur in het veld Documentsoort staat en Leverancier in het veld Rekeningsoort.
Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur, een creditnota of het bovengenoemde soort dagboekregel te boeken zonder een extern documentnummer.
Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door leveranciersposten navigeert.
Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.
Precieze kostentegenboeking
De functie Precieze kostenvereff. verplicht helpt ervoor te zorgen dat geretourneerde goederen worden gewaardeerd tegen dezelfde kosten als toen ze oorspronkelijk uit de voorraad werden gehaald, met behulp van een vaste vereffening in plaats van een gemiddelde of FIFO-waarderingsmethode (first-in, first-out) te volgen. Lees meer in de sectie Ontwerpdetails: vaste vereffening. Als er later aanvullende kosten worden toegevoegd aan de oorspronkelijke inkoop, wordt de waarde van de respectievelijke geretourneerde inkoop bijgewerkt.
Als deze functie is ingeschakeld, kan een retourtransactie alleen worden geboekt door het artikelpostnummer in te voeren in het veld Vereffeningsnr. artikelpost op de inkoopretourorderregel. Het veld wordt standaard niet weergegeven op het sneltabblad Regels. Als u wilt weten hoe u velden kunt toevoegen aan pagina's, gaat u naar de sectie Uw werkruimte personaliseren.
Tip
De artikelen in deze sectie beschrijven ingebouwde mogelijkheden in de standaardversie van Business Central. Uw Business Central kan extra velden op de verschillende pagina's bevatten om te voldoen aan bijvoorbeeld de regelgeving in uw land of regio. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen. U vindt informatie over ingebouwde regelgevende mogelijkheden in het gedeelte Lokale functionaliteit.
Meer inkoopconfiguraties
| Tot | Zie |
|---|---|
| Maak een leverancierskaart voor elke leverancier bij wie u inkoopt. | Nieuwe leveranciers registreren |
| Bepaal de prioriteit van leveranciers. | De prioriteit van leveranciers bepalen |
| Voer bankrekeninggegevens—inclusief IBAN- en SWIFT-codes—in op de kaart van uw leverancier. | Bankrekeningen van leverancier instellen |
| Stel inkopers in, wijs leveranciers aan hen toe en codes om statistieken bij te houden. | Inkopers instellen |
| Voer de verschillende kortingen en speciale prijzen in die leveranciers u verlenen, afhankelijk van artikel, hoeveelheden en/of datum. | Procedure: afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van inkopen vastleggen |
| Definieer wat u betaalt voor de artikelen en diensten die door uw bedrijf zijn gekocht. | Prijzen en kortingen instellen |
| Maak standaardregels die moeten worden ingevoegd op periodieke inkoopdocumenten. | Periodieke inkoopregels instellen |
| Maak reeksen van taken om processen die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd, met elkaar te verbinden, zoals het aanvragen en goedkeuren van inkooporders. | Inkoopgoedkeuringswerkstromen instellen |
| Beheer zakelijke interacties met uw leveranciers, importeer ontvangen factuurdocumenten en registreer nieuwe leveranciers met behulp van de Outlook-e-mailclient. | De Business Central-invoegtoepassing voor Outlook instellen |
| Bekijk onkostennota's, converteer papieren en elektronische documenten naar journaalregels en digitaliseer papieren facturen van leveranciers. | Inkomende documenten instellen |
| Geef standaardrapporten op die voor verschillende documenttypen moeten worden gebruikt. | Rapportselectie in Business Central |
| Geef aan of gebruikers inkoopfacturen mogen boeken en of ze deze samen met een zending moeten boeken. | Een beleid voor het boeken van facturen voor gebruikers definiëren |