Vergelijken biedingen en ken een contract toe
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u biedingen beoordeelt en een contract toekent nadat de leveranciers reageren op uw offerteaanvraag (RFQ).
Als u een versie van Microsoft Dynamics AX gebruikt die ouder is dan Microsoft Dynamics AX 2012 R3, gaat u naar stap 5.
De volgende afbeelding geeft het proces weer voor het ontvangen van biedingen van leveranciers, het beoordelen van elke bieding en het accepteren van een bieding. Deze procedure bestrijkt de vijf genummerde stappen. Nadat u een bod voor de offerteaanvraag hebt geaccepteerd, zet u de gegevens over naar een inkooporder.
Notitie
Terwijl u afzonderlijk biedingen bekijkt, kunt u biedingen zien die u wilt afwijzen, of u wilt specifieke regels afwijzen voordat u de resterende biedingen vergelijkt. In dit geval, zie eerst stap 5.
.jpg "Proces voor vergeljiken en accepteren van een bieding")
1. Optioneel: Verzegelde biedingen openen
Deze sectie is alleen van toepassing als u AX 2012-R3 gebruikt en met verzegelde biedingen werkt.
Wanneer Offerteaanvragen zijn verzegeld, worden regelbedragen en hoeveelheden van het bod verborgen voor iedereen die de offerteaanvraag bekijkt, behalve de biedende leverancier. U kunt een verzegelde offerteaanvraag alleen openen na de opgegeven vervaldatum en -tijd. Tot u deze opent, kunt u de bieding niet accepteren of weigeren. Zie Over verzegelde biedingen voor meer informatie.
Waarschuwing
Nadat u een offerteaanvraag opent, kan iedereen de informatie van de bieding bekijken, en kunt u de offerteaanvraag niet opnieuw verzegelen. Merk op dat de functie verzegeld bod alleen werkt met de Leveranciersportal, en niet met Sites Services voor Microsoft Dynamics ERP.
Volg deze stappen om een verzegelde bieding (offerteaanvraag) te openen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Gebruik de filteropties om de offerteaanvraag te zoeken waarmee u wilt werken en open deze.
Als op het formulier Antwoord offerteaanvraag het bodtype Verzegeld is en de vervaldatum is bereikt, klikt u op het tabblad Beantwoorden op Biedingen ontgrendelen.
2. Optioneel: scores voor biedingen invoeren
Deze sectie is alleen van toepassing als u AX 2012-R3 gebruikt en biedingen een score wilt geven.
Als er aan de offerteaanvraag een beoordelingsmethode is gekoppeld, kunt u de biedingen beoordelen op basis van de beoordelingscriteria. Dit is gebaseerd op een algemeen niveau voor de bieding. Zie Beoordelingsmethoden en -criteria maken voor meer informatie.
Volg deze stappen om een bieding te beoordelen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Gebruik de filteropties om de offerteaanvraag te zoeken die u wilt beoordelen en open deze.
Klik op het formulier Antwoord offerteaanvraag op het Sneltabblad Bodbeoordeling.
Voer een score in het bereik voor elk criterium in.
Om de totale voor scores de biedende leveranciers te bekijken, opent u de lijstpagina Alle aanvragen voor offertes, klik u op het Sneltabblad Leverancier, en bekijkt u vervolgens de kolom Score.
U kunt de biedingen filteren met behulp van de lijst Weergeven. U kunt bijvoorbeeld de regels weergeven met de laagste prijs. U kunt ook afgewezen, geweigerde regels, geaccepteerde regels, en regels waar de leverancier niet op reageerde opnemen of uitsluiten.
3. Biedingen vergelijken
Deze sectie is van toepassing als u AX 2012-R3 gebruikt en de informatie tussen biedingen wilt vergelijken, ongeacht of u deze hebt beoordeeld.
Voer de onderstaande stappen uit om biedingen te vergelijken.
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Alle aanvragen voor offertes.
Klik op de offerteaanvraag waarvoor u biedingen wilt vergelijken.
Klik in het actievenster op het tabblad Offerte op Antwoorden vergelijken.
Vergelijk in het formulier Antwoorden op offerteaanvraag vergelijken de regels in biedingen van leveranciers. Gebruik de lijst Weergeven en selectievakjes om de resultaten te filteren. Standaard wordt de volgende informatie weergegeven in de lijst:
Hoeveelheid - De hoeveelheid die door een leverancier aangeboden is. Deze hoeveelheid komt mogelijk niet overeen met de hoeveelheid in de offerteaanvraag.
Nettobedrag – De prijs door een leverancier opgegeven na aftrek van eventuele kortingen voor de artikelen op de regel.
Afwijking - Het aantal dagen dat de leveringsdatum in de koptekst van de bieding of de antwoordregel afwijkt van de gevraagde leveringsdatum in de koptekst van de offerteaanvraag of de offerteaanvraagregel.
Als u kolommen wilt toevoegen voor informatie in andere velden in de offerteaanvraag, zoals kleur of serienummer, klikt u op Weergave van dimensies.
Klik op een regel in de lijst om deze te selecteren.
Vouw in het deelvenster aan de rechterkant van het formulier, het gedeelte Lijnprijzen uit om de eenheidsprijs en andere details over de regel weer te geven.
Op het Sneltabblad Scoring bieding, onder Scoringsreden, kunt u een status geven aan het antwoord van de leverancier en een opmerking toevoegen.
Notitie
Om de statuscategorieën te maken, zie Offerteaanvragen instellen.
Optioneel: U kunt biedingen accepteren en afwijzen in het formulier Antwoorden op offerteaanvraag vergelijken, of als afzonderlijke taak. Voor informatie over het accepteren of afwijzen van biedingen, zie stap 5 "Biedingen accepteren, afwijzen, of retourneren."
4. Optioneel: Biedingen rangschikken
Deze sectie is alleen van toepassing als u AX 2012-R3 gebruikt en biedingen met elkaar wilt vergelijken.
Wanneer u offertes van gekwalificeerde biedingen vergelijkt, rangschikt u de biedingen op koptekstniveau. Om dit te doen, moet u de meest relevante informatie, zoals prijs of score, sorteren.
Om biedingen te rangschikken, volgt u deze stappen voor elke bieding:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Gebruik de filteropties om de bieding te zoeken die u wilt rangschikken en open deze.
Klik op het formulier Antwoord offerteaanvraag, open het Sneltabblad Bodbeoordeling.
Voer een nummer in het veld Positie in.
Voer de onderstaande stappen uit om de gerangschikte biedingen te vergelijken:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Gebruik de filteropties om de Offerteaanvraagcase te zoeken waarvoor u gerangschikte biedingen wilt vergelijken, en klik op één van de biedingen.
Klik in het actievenster op het tabblad Algemeen op Antwoorden vergelijken.
Sorteer de lijst indien nodig.
5. Biedingen accepteren, afwijzen of retourneren
U kunt een volledige bieding of individuele regels accepteren of afwijzen, en u kunt een bieding terugsturen naar de leverancier voor meer informatie.
Notitie
Als u AX 2012-R3 gebruikt, kunt u in het formulier Antwoorden op offerteaanvraag vergelijken ook biedingen rechtsreeks accepteren of afwijzen (zie stap 3). Wanneer u dat formulier gebruikt, zijn de handelingen zowat hetzelfde als in de volgende stappen.
Om regels in een afzonderlijk bieding van een leverancier te accepteren, volgt u deze stappen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Open de bieding waarmee u wilt werken.
Ga op het formulier Antwoord offerteaanvraag op een van de volgende manieren te werk:
Als u alle regels in een bieding wilt accepteren, klikt u op het Actievenster op het tabblad Antwoord op Accepteren. Als het inkooptype Opdracht tot inkoop is en de alternatieve regels zijn er, kunt u de originele bodregel of zijn vervanging accepteren, maar niet beide.
Als u slechts enkele regels in een bieding wilt accepteren, klikt u op het Actievenster op Bewerken. Schakel het selectievakje Markeren in voor de regels die u wilt en klik op het Actievenster op Accepteren.
Notitie
U kunt een bod van een leverancier accepteren op sommige regels van een offerteaanvraag, maar andere regels toewijzen aan een andere leverancier.
Het formulier Acceptatie offerteaanvraag boeken wordt weergegeven en de geselecteerde regels worden weergegeven.
Klik op Parameters en voer vervolgens in het veld Reden accepteren een redencode in. Klik tot slot op OK.
Klik op Afdrukken en schakel het selectievakje Acceptatie offerteaanvraag afdrukken in om het acceptatieblad van de offerteaanvraag af te drukken. Klik tot slot op OK.
Klik in het formulier Acceptatie offerteaanvraag boeken op OK om de status van de biedingsregels bij te werken en het acceptatieblad van de offerteaanvraag af te drukken. Er wordt automatisch een offerteaanvraagjournaal en een inkooporder gemaakt op basis van de geaccepteerde regels in het antwoord op de bieding. Klik opnieuw op OK in het bericht dat wordt weergegeven.
Optioneel: Het formulier Afwijzing offerteaanvraag boeken wordt weergegeven en geeft de resterende biedingen weer, en alle resterende, niet geaccepteerde regels van de huidige bieding, die u kunt afwijzen. Als u wilt doorgaan zonder biedingen expliciet af te wijzen, klikt u op Annuleren. Als u de biedingen wilt afwijzen, klikt u op OK.
Notitie
Het is niet nodig om het selectievakje Markeren in te schakelen voor de regels die u wilt afwijzen.
Meestal hoeft u niet nadrukkelijk biedingen af te wijzen, omdat het accepteren van een bieding voor een regelartikel automatisch de regel in concurrerende biedingen afwijst. Als u wilt, kunt u echter de volgende procedure gebruiken als, bijvoorbeeld, een bieding niet voldoet aan de vereisten en u wilt de leverancier op de hoogte brengen. U moet dit voor of tijdens de oorspronkelijke beoordeling of het vergelijking van biedingen.
Om regels in een bieding af te wijzen, volgt u deze stappen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Open de bieding waarmee u wilt werken.
Ga op het formulier Antwoord offerteaanvraag op een van de volgende manieren te werk:
Als u alle regels in een bieding wilt afwijzen, klikt u op het Actievenster op het tabblad Antwoord op Afwijzen. Het formulier Afwijzing offerteaanvraag boeken wordt weergegeven en het geselecteerde bod wordt weergegeven. Klik tot slot op OK.
Als u slechts enkele regels in een bieding wilt afwijzen, klikt u op het Actievenster op Bewerken. Schakel het selectievakje Markeren in voor elke regel die u wilt afwijzen. Klik in het actievenster op het tabblad Antwoord op afwijzen. Het formulier Afwijzing offerteaanvraag boeken wordt weergegeven en de geselecteerde regels worden weergegeven.
Klik op Parameters en voer vervolgens in het veld Reden afwijzing een redencode in.
Klik op Afdrukken en schakel het selectievakje Afwijzing offerteaanvraag afdrukken in om het afwijzingswerkblad van de offerteaanvraag af te drukken.
Klik in het formulier Afwijzing offerteaanvraag boeken op OK om de status van de afgewezen regels bij te werken en het afwijzingsblad van de offerteaanvraag af te drukken. Er wordt een offerteaanvraagjournaal gemaakt.
Als u een bieding naar een leverancier wilt terugsturen voor meer informatie, volgt u deze stappen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Antwoorden op offerteaanvraag.
Open de bieding waarmee u wilt werken.
Ga in het formulier Antwoord offerteaanvraag in het actievenster naar het tabblad Beantwoorden en klik op Retour.
Selecteer in het onderste deelvenster van het formulier Offerteaanvraag opnieuw verzenden de regels in de bieding die u wilt terugsturen.
Klik op Parameters en voer vervolgens in het veld Reden-ID een redencode in.
Klik op Afdrukken en schakel het selectievakje Retour antwoord offerteaanvraag afdrukken in om het terugzendblad van de offerteaanvraag af te drukken.
Klik op OK om de bieding bij te werken en het retourblad dat u wilt terugsturen naar de leverancier af te drukken.
Volgende stap
Vervolgens plaatst u de informatie van de toegekende offerteaanvraag in een inkooporder die u naar de winnende leveranciers stuurt. Zie Inkooporder maken voor meer informatie.
Verwante taken
Beoordelingsmethoden en -criteria maken
Voeg een alternatieve regel toe aan een offerteaanvraag
Een antwoord op een offerteaanvraag maken.
Info over leveranciersbiedingen
Technische informatie voor systeembeheerders
Als u geen toegang hebt tot de pagina's waarmee u deze taak kunt voltooien, moet u contact opnemen met uw systeembeheerder en de volgende informatie op geven.
Categorie |
Vereiste |
|---|---|
Configuratiesleutels |
Configuratiesleutel niet vereist voor deze taak. |
Beveiligingsrollen |