Conceitos fundamentais da gestão de cobranças

Artigo
05/10/2024

Antes de começar a configurar ou trabalhar com cobranças, deve entender os seguintes conceitos:

Os instantâneos de maturidade do cliente contêm informações classificadas por maturidade do saldo num momento.
Os conjuntos de clientes de cobranças ajudam-no a organizar o seu trabalho.
Os agentes de cobranças podem ter os seus próprios conjuntos de clientes.
As páginas de lista organizam clientes, atividades e casos de cobranças.
Todas as informações de cobranças de um cliente estão numa página e pode agir com base nessa página.
Os juros e taxas podem ser renunciados, restabelecidos ou estornados num passo.
As transações de remissão podem ser criadas num passo.
Os pagamentos NSF (fundos insuficientes) podem ser processados num passo.

Isto artigo descreve cada conceito.

Instantâneos de maturidade do cliente

Um instantâneo de maturidade contém os saldos classificados por maturidade calculados para um cliente em determinado momento. Esta informação é apresentada na página Saldos antigos e na página Colecções . Um instantâneo de envelhecimento deve ser criado antes de poder visualizar as informações nas páginas da lista de colecções (Saldos envelhecidos, Actividades de colecções, e Casos de colecções).

Para cada cliente, um instantâneo de maturidade tem um cabeçalho do instantâneo de maturidade e os registos de detalhes que correspondem a cada período de maturidade na definição do período de maturidade.

O cabeçalho do instantâneo de maturidade contém o valor total devido, o limite de crédito, o valor da guia de remessa, o valor da ordem de venda, o número de transações contestadas e o valor total das transações contestadas para a conta do cliente. Todas as transações do cliente são incluídas no cálculo destes valores. O montante total devido, o limite de crédito, o montante da guia de remessa e o montante da encomenda de venda são apresentados na caixa de factos Informação de crédito na página Cobranças .

Para cada período de maturidade na definição do período de maturidade, é criado um registo de detalhes do instantâneo de maturidade. Cada registo de detalhes contém o ID do período de maturidade e o valor total das transações com datas que estão no período de maturidade. As transações são atribuídas a um período de maturidade, como 30 dias de atraso. A data é relativa ao valor de data Aging as of que especifica quando cria o instantâneo de envelhecimento. Esta informação é mostrada na página de listagem Saldos vencidos e na caixa de factos Saldos vencidos na página Colecções .

Conjuntos de clientes de cobranças

Os conjuntos de clientes são consultas que definem um grupo de registos de clientes. Pode utilizar estes registos agrupados para visualizar informações para as contas do cliente que estão incluídas e para gerir cobranças ou processos de de maturidade para eles. Pode utilizar conjuntos de clientes para filtrar informações nas páginas da lista de cobranças. Também pode utilizá-los para filtrar as contas de clientes que são incluídas quando os instantâneos de maturidade são criados.

Agentes de cobranças

Por predefinição, os utilizadores podem ver todas as informações de clientes nas páginas de lista de cobranças. Os registos de agente de cobranças permitem determinar os pools de clientes que podem ser utilizados para filtrar informações nas páginas da lista de cobranças e na página Collections .

Os agentes de cobranças trabalham com clientes para ter a certeza de que os pagamentos serão cobrados em tempo oportuno. São trabalhadores que são atribuídos a utilizadores na página Configuração do utilizador .

Páginas de lista Cobranças

As seguintes páginas de lista ajudam-no a organizar as informações de cobrança:

Saldos vencidos - As colunas nesta página de listagem mostram os saldos dos clientes e os montantes vencidos por período de vencimento. Estas informações são armazenadas num instantâneo de maturidade. Os períodos de maturidade são determinados pela definição do período de maturidade utilizada. A definição do período de maturidade é tirada do conjunto de clientes, se um conjunto de clientes tiver sido especificado para a consulta do conjunto. Se o pool não tiver uma definição de período de envelhecimento, será usada a definição padrão de período de envelhecimento especificada na página Parâmetros de contas a receber . Se não for especificada uma definição de período de envelhecimento predefinida, é utilizada a primeira definição de período de envelhecimento na página Aging period definitions .
Actividades de recolha - As colunas desta página de listagem mostram as actividades que são identificadas como actividades de recolha. Estas actividades são criadas na página Collections . Utilize atividades para controlar o trabalho relacionado com cobranças que faz.
Casos de colecções - As colunas desta página de listagem apresentam informações sobre os casos que pertencem a uma categoria de casos com um tipo de caso de Colecções.

Instantâneos de maturidade

Um instantâneo de maturidade deve ser criado para que possa ver as informações nas páginas de lista de cobranças. As informações são apresentadas apenas aos clientes para quem o instantâneo de maturidade foi criado. Os registos que são mostrados na página de lista podem ser filtrados ainda mais, como descrito aqui:

Por predefinição, os utilizadores têm acesso a todos os clientes com um instantâneo de maturidade.
Se os conjuntos de clientes existirem, um utilizador deve ser configurado como um agente de cobranças para utilizar os conjuntos para filtrar as informações nas páginas de lista de cobranças. As informações são limitadas aos clientes incluídos no conjunto de clientes selecionado.
Se um utilizador estiver configurado como um agente de cobranças, apenas os conjuntos selecionados para esse agente de cobranças estarão disponíveis nas páginas de listas de cobranças. Se a opção Permitir que o agente veja todos os pools de clientes estiver selecionada na página Agente de cobranças para o agente de cobranças, todos os pools estarão disponíveis para esse agente.

Página Cobranças

Pode utilizar a página Collections para visualizar, gerir e tomar medidas relativamente a informações, actividades e casos de cobranças de um cliente.

A parte superior da página mostra casos para o cliente selecionado, a secção central mostra transações para o cliente, e a secção inferior mostra atividades para o cliente. Pode criar casos de cobranças para controlar as informações de cobranças para uma ou mais transações e atividades. As informações nas secções superior e inferior podem ser filtradas por caso.

As Caixas de Factos apresentam saldos classificados por maturidade e informações de limite de crédito para o cliente selecionado. Estas informações ficam armazenadas no instantâneo de maturidade. Se necessário, pode atualizar o instantâneo de maturidade com informações atuais.

O Painel de Ações contém os botões que permitem ver informações relacionadas para o cliente, o caso, a transação ou a atividade selecionada. Também pode executar ações comuns, como alterar o estado de cobranças de uma transação, enviar e-mail por meio da integração com o seu fornecedor de e-mail, reembolsar clientes, processar pagamentos NSF e remitir saldos não cobráveis.

Renunciar, restabelecer ou estornar juros ou taxas

Pode renunciar, restabelecer ou estornar obrigações de juro completas, ou taxas e juros de transação que fazem parte das obrigações de juro. No separador Cobrar no Painel de Ação da página de lista Todos os clientes , seleccione Nota de juros, Juros de transação, ou Taxa.

Estes ajustes afetam apenas as obrigações de juro e os juros e as taxas que incluem. Para obter informações sobre como amortizar todos os encargos que um cliente deve, consulte a secção Criar transacções de amortização deste artigo.

Para obter mais informações, consulte Criar um código de juros com um intervalo e Processar juros.

Criar transações de remissão

É possível anular dívidas incobráveis seleccionando Anular na página Cobranças e nas páginas da lista de cobranças.

Quando remite as transações de um cliente, todas as transações desses cliente são marcadas automaticamente para liquidação. O valor da remissão depende do valor líquido das transações marcadas. A transação de remissão é criada num diário geral e pode conter até três tipos de linhas de diário:

O primeiro tipo de linha do diário contém a entrada de remissão do cliente. Se as transações marcadas contiverem várias combinações de códigos de moeda, dimensões e perfis de lançamento, uma linha de diário separada será criada para cada combinação.
O segundo tipo de linha do diário contém a entrada de remissão do razão geral. Se as transações marcadas contiverem várias combinações de códigos de moeda, dimensões e perfis de lançamento, uma linha de diário separada será criada para cada combinação.
O terceiro tipo de linha do diário contém as informações de remissão do razão geral para impostos sobre vendas. Esta linha de diário é criada apenas se a opção Imposto sobre vendas separado estiver selecionada na página Parâmetros de contas a receber . Se as transações marcadas contiverem várias combinações de contas a pagar de imposto sobre vendas, dimensões e códigos de imposto sobre vendas, uma linha de diário separada será criada para cada combinação. A transação de remissão é criada na moeda da transação. Para obter mais informações, consulte Criar um diário de remissão para um cliente.

Processe pagamentos NSF

Pode processar pagamentos NSF seleccionando Pagamento NSF na página Cobranças . Quando seleciona este botão, o pagamento é cancelado. Se uma taxa de NSF for aplicada ao cliente, uma transação de encargo será criada num diário de pagamento. O valor da taxa é baseado nas definições de encargos automáticos. As taxas automáticas que se aplicam aos pagamentos NSF são especificadas pelo grupo de taxas selecionado na página Contas bancárias para a conta bancária afetada.