Общие сведения о ролях, задачах и временных шкалах

  • Статья

При планировании создания или обновления интрасети организации будет задействовано несколько человек. Лучшие команды интрасети не являются большими, но содержат правильных партнеров и заинтересованных лиц, которые могут принимать решения, которые обслуживают всю организацию.

Роли и задачи с первого взгляда

Ваша роль Согласование задач Задачи реализации Задачи управления
Владельцы интрасети организации Стратегия, фирменная символика, внедрение, управление, информационная архитектура и управление изменениями
ИТ-специалисты / администраторы Интеграция платформы, миграция содержимого, производительность, масштабируемость, обучение пользователей Создание сайта, навигация, поиск, фирменная символика, публикация
Владельцы бизнеса / владельцы сайтов Бизнес-цели, разрешения, аудит содержимого и миграция Создание сайта, навигация, фирменная символика, целевая аудитория Управление сайтом, запланированные аудиты содержимого
Авторы контента Рекомендации по использованию содержимого, содержимое и дизайн сайтов Создание и обслуживание содержимого, совместная работа с содержимым Обновление существующего содержимого, публикация нового содержимого

Узнайте, как выглядит жизненный цикл интрасети .

Узнайте больше о базовых стандартных блоках сайта.

Владельцы интрасети организации

Владельцы интрасети работают с владельцами бизнеса и ИТ-отделами, чтобы определить приоритеты проектов интрасети в вашем портфеле, чтобы получить наибольшее преимущество для бизнеса.

Начните с знакомства с книгой поиска SharePoint. В этой книге приведены примеры страниц интрасети, которые можно создать в SharePoint, и вы получите представление о возможностях. Помните об этом при планировании и реализации.

Затем начните планировать интеллектуальную интрасеть SharePoint , работая с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы понять ключевые бизнес-цели и цели интрасети. Проведите исследование с пользователями интрасети для обнаружения ключевых пользователей и сценариев. Просмотрите существующую интрасеть и определите, с какой инициативы следует начать, чтобы максимально окупаться на инвестиции. При определении приоритетов в инициативах интрасети подумайте о том, как добиться максимальной производительности и масштабируемости на создаваемых порталах. Если в существующей интрасети используется сервер SharePoint, рассмотрите, как перенос содержимого в SharePoint вписывается в общий план. Чтобы устранить проблемы с производительностью страницы, используйте средство диагностика страницы.

Выберите одну или несколько возможностей, чтобы начать с и встретиться с владельцами бизнеса в этой области вашей организации, чтобы спланировать решение. Для некоторых решений может потребоваться координация между различными подразделениями организации.

При планировании и внедрении интрасети учитывайте следующие ключевые факторы успеха:

  • Для интрасети в целом:

    • Иметь спонсора для каждой инициативы и исполнительного спонсора из бизнеса для интрасети в целом.
    • Убедитесь, что цели интрасети напрямую связаны с ключевыми бизнес-целями.
    • Объедините основную команду для того, чтобы подумать об управлении. Убедитесь, что вы согласовываете свои решения по управлению с бизнес-целями.
    • Согласование интрасети с фирменной символикой и культурой организации.
    • Не предполагайте, что вам нужно начать с "большим взрывом" — согласуйте коммуникации и обучение с планом запуска.

  • Для каждой инициативы:

    • Соберите результаты, а не требования. Обязательно общайтесь с пользователями сайта, а не только с владельцами.
    • Проектируйте в соответствии со стандартами вашей организации, но позволяет сайту "story" диктовать навигацию и макеты страниц.
    • Установите цели успеха для каждого сайта и регулярно проверяйте их.
    • Протестируйте предлагаемую навигацию с посетителями сайта. Убедитесь, что посетители могут легко получить доступ к своим главным задачам.

Ключевые задачи

Организация интрасети

Важной частью интрасети SharePoint является архитектура сайта. Используя ряд информационных сайтов и центров, можно создать интуитивно понятную интрасеть с общей навигацией по связанным сайтам и простой в управлении структурой разрешений. Подробные сведения о навигации по сайтам в SharePoint см. в статье Планирование навигации для современного интерфейса SharePoint.

*Начните с — выясним понимание того, что необходимо выполнить в интрасети, и начните упорядочивать ресурсы содержимого в соответствии с ключевыми целями результатов. Упорядочение в зависимости от потребностей бизнеса (по региону, отделу или функции) и тем, которые интересуют пользователей.

Вы знаете, что все готово, когда владельцы бизнеса и пользователи подтверждают, что они могут найти и получить доступ к содержимому, которое делает их работу более продуктивной.

Фирменная символика интрасети

Фирменная символика позволяет согласовать интрасети с культурой организации. С помощью SharePoint вы можете добавить фирменную символику на сайт SharePoint, а также настроить тему Microsoft 365 для своей организации.

*Начните с — ответьте, нужен ли вам согласованный бренд на всех сайтах или разные подразделения, отделы или группы в вашей организации будут иметь свой собственный внешний вид? Затем соберите утвержденные ресурсы торговой марки, такие как цвета фирменной символики, логотипы и изображения, в зависимости от требований вашей организации к фирменной символики.

Вы знаете, что вы закончили, когда — вы определили сквозной внешний вид интрасети от домашней страницы до концентраторов для отдельных сайтов.

ИТ-специалисты и администраторы

ИТ-специалисты и администраторы реализуют необходимые шаги интеграции платформ, необходимые владельцам бизнеса для порталов интрасети, например с базами данных или бизнес-приложениями. Это может включать миграцию содержимого из существующих систем. Они также работают с другими заинтересованными лицами и бизнесом, чтобы определить стратегию управления для интрасети и обучить сотрудников организации использованию SharePoint и других средств для управления интрасетью.

При планировании и внедрении интрасети учитывайте следующие ключевые факторы успеха:

  • Создайте план управления, который поддерживает бизнес-потребности и ваши цели хранения, безопасности и соответствия требованиям.
  • Убедитесь, что все владельцы сайтов, авторы контента и посетители понимают, как управление применяется к их ролям.
  • Очистите существующее содержимое перед миграцией. Переносите только релевантный, актуальный и поддерживающий конечные цели каждого сайта.
  • Включите социальные связи, которые поощряют общение, вовлеченность и совместную работу.
  • Обучение авторов содержимого и пользователей.

Ключевые задачи

Планирование и согласование стратегии управления

Управление — это набор политик, ролей и процессов, которые управляют тем, как бизнес-подразделения и ИТ-команды вашей организации работают вместе для достижения своей цели, обеспечивая безопасность содержимого и коммуникаций организации, а зрители получают выгоду от согласованного взаимодействия. Каждая организация имеет уникальные потребности и цели, которые влияют на ее подход к управлению. Некоторые сведения, которые следует учитывать при планировании стратегии управления: соглашения об именовании, гостевой доступ, классификация сайтов, групп и файлов.

Для начала — понимание правил и требований вашей организации в сочетании с потребностями владельцев бизнеса и владельцев сайтов. Затем разработайте план наряду с ИТ, отделом кадров и старшим руководством, который позволит сотрудникам максимально повысить ценность SharePoint с минимальным контролем таким образом, чтобы это соответствовало требованиям.

Вы знаете, что все готово, когда — когда заинтересованные лица в системе управления, владельцы бизнеса и создатели контента могут легко работать в SharePoint, не замедляя ритм бизнеса.

Перенос содержимого из существующей интрасети

Существующая интрасеть может содержать содержимое из различных источников, расположенных на разных платформах. Ключевой задачей при создании интеллектуальной интрасети SharePoint является определение состояния существующего содержимого и решение о том, какое содержимое следует перенести в новую интрасеть.

Ваши текущие владельцы бизнеса и владельцы сайтов лучше всего подходят для оценки того, следует ли переносить содержимое, и вы можете захотеть, чтобы они выполняли фактическую миграцию в зависимости от того, что происходит. Им может потребоваться ваша помощь в зависимости от количества и расположения перемещаемого содержимого. Узнайте о вариантах миграции из общих папок, SharePoint Server и других поставщиков облачных служб.

Начните с — работайте с руководителями бизнеса и другими заинтересованными лицами, чтобы проверить существующее содержимое на релевантность и точность.

Вы знаете, что все готово, когда — курируемый набор содержимого был перенесен в SharePoint.

Настройка SharePoint в соответствии с потребностями вашего бизнеса

Благодаря интеллектуальному интерфейсу SharePoint вы можете создать привлекательную и простую в обслуживании интрасеть без необходимости настройки. Мы настоятельно рекомендуем по возможности использовать интерфейсы SharePoint по умолчанию. Это позволит упростить управление изменениями с течением времени.

Если вам нужно настроить SharePoint, SharePoint предоставляет решения, приложения, надстройки и решения Платформы, которые помогут вам удовлетворить ваши бизнес-потребности. Дополнительные сведения см. в статье Разработка sharePoint.

Обучение авторов содержимого

В зависимости от их происхождения сотрудникам вашей организации может потребоваться помощь в начале работы с SharePoint. Схемы обучения Microsoft 365 позволяют предоставить пользователям проверенный набор содержимого Майкрософт. Ниже приведены другие ссылки, которые могут помочь создателям контента управлять обновлениями сайта:

Начните с определения потребностей пользователей в обучении в SharePoint и предоставления этих ссылок.

Вы знаете, что вы закончили, когда — вопросы об использовании интрасети SharePoint в каналах социальных сетей организации и через службу поддержки снизились до скромного уровня.

Владельцы бизнеса и владельцы сайтов

Как владелец бизнеса вы можете нести ответственность за содержимое интрасети для определенной области организации, например отдела кадров или операций. Вы также можете быть владельцем сайта, человеком, который имеет разрешения в SharePoint на создание и обслуживание содержимого и возможностей на сайте. Прежде чем приступить к настройке отдельных сайтов, ознакомьтесь с книгой поиска SharePoint. В рамках общего плана управления вы можете решить, что сайты должны следовать согласованным шаблонам, чтобы читатели не тратили слишком много времени на ориентирование при переходе от сайта к сайту или разделу в интрасети.

При планировании и реализации интрасети учитывайте следующие ключевые факторы успеха:

  • Неустанно сосредоточьтесь на пользовательском интерфейсе по мере реализации сайта— проверка метки для релевантности, убедитесь, что изображения связаны с содержимым, не предполагайте — тест!
  • Очистите существующее содержимое перед миграцией. Переносите только содержимое, которое является актуальным, текущим и поддерживает конечные цели сайта.
  • Привлекайте пользователей для получения отзывов на всех этапах процесса сборки.
  • Убедитесь, что владелец сайта или контакт отображается в согласованном месте на домашней странице сайта, чтобы посетители знали, к кому следует обратиться за отзывом.
  • Планирование взаимодействия при запуске, которое может включать событие или действие запуска. Празднуйте свой успех!

Ключевые задачи

Перенос данных

Одной из крупнейших задач при создании нового сайта интрасети является перенос существующих данных в SharePoint. Мы настоятельно рекомендуем провести аудит содержимого, чтобы узнать, что используется, что актуально, что больше не нужно и что можно удалить или заархивировать.

Найдите возможности для устранения предыдущих версий документов, которые вам больше не нужны. При переносе файлов, заканчивающихся .v1, .v2 и т. д., вы создаете путаницу для пользователей, которые не смогут полагаться на поиск для последовательного поиска последней версии документов.

Обучите пользователей пользоваться преимуществами автоматического управления версиями SharePoint и удалять идентификаторы версий и даты из имен файлов везде, где это возможно, перенося только последнюю и точную версию. Еще лучше узнать, можно ли преобразовать устаревшие документы в современные страницы, чтобы создать более привлекательное и удобное для использования содержимое. Вы получаете улучшенные возможности поиска и обеспечиваете более высокую удовлетворенность пользователей и упрощаете обслуживание, удаляя содержимое, которое больше не требовалось до миграции.

Узнайте о вариантах миграции из общих папок, SharePoint Server и других поставщиков облачных служб.

Видео — это отличный способ общения с сотрудниками вашей организации на брифингах руководителей или при обмене идеями с помощью видео может привести к более активному взаимодействию. Используйте Microsoft Stream для проведения собраний, мероприятий и обучения в режиме реального времени и по запросу. Если у вас есть видеосодержимы, которые вы хотите сделать доступными на новом сайте интрасети, отправьте его в Stream в процессе миграции содержимого.

Начните с . Понимание полного область содержимого, которое может потребоваться перенести, а затем определите критерии, используемые для целевого содержимого, которое должно быть перенесено, должно быть изменено, а затем перенесено, а также должно быть прекращено.

Вы знаете, что все готово, когда — у вас есть минимальный объем содержимого, необходимый для создания и запуска эффективного сайта SharePoint.

Определение разрешений и стратегии общего доступа

Управление разрешениями SharePoint осуществляется с помощью набора ролей на сайте — владельцев, участников и посетителей. В зависимости от типа сайта могут быть доступны дополнительные разрешения и варианты общего доступа, например использование групп Microsoft 365.

Начните с — определите, кому требуется доступ, кто не должен иметь доступ, а также способ предоставления запросов на доступ.

Вы знаете, что все готово, когда все владельцы сайтов и пользователи имеют доступ к нужному содержимому, при необходимости защищая конфиденциальное содержимое.

Проектирование страницы портала интрасети, также известной как домашний сайт

Портал интрасети main для вашей организации является значительной частью новой интрасети SharePoint. Эту страницу можно создать в любое время во время проекта разработки интрасети. Вы по-прежнему можете указывать на устаревшие сайты интрасети с помощью домашней страницы интеллектуального портала. Если у вас есть информационный сайт, который вы хотите использовать в качестве страницы портала main, его можно переместить на корневой сайт.

Мега-меню, веб-часть новостей и веб-каналы Viva Engage можно использовать, чтобы сделать страницу портала main привлекательным и продуктивным местом для пользователей. Полный обзор создания этой страницы см. в пошаговом руководстве по созданию корпоративного целевого сайта для вашей организации.

Для начала — учитывайте цели с точки зрения команды по коммуникациям вашей организации, вашего исполнительного спонсора, ИТ-отдела и конечных пользователей. Создайте домашнюю страницу портала с учетом простоты и масштабируемости.

Вы знаете, что закончили . Вы создали план запуска с помощью планировщика запуска портала для перенаправления с текущей страницы портала на новую страницу и предоставили его всем заинтересованным лицам и пользователям.

Проектирование бизнес-сайта интрасети или сайта интрасети для конкретного раздела

Приступая к разработке сайтов интрасети для служб и функций, убедитесь, что вы провели исследование с пользователями, чтобы лучше понять их потребности и то, как они в настоящее время взаимодействуют с вашим содержимым. Чтобы создавать пользовательские опросы и анкеты и тратить время на наблюдение за пользователями и встречаться с ними, можно использовать Forms.

Рекомендуется разрабатывать страницы интрасети с помощью информационных сайтов. С помощью информационных сайтов вы можете делиться новостями, отчетами, состояниями и другими сведениями с помощью различных шаблонов и веб-частей. Полный обзор настройки сайта для общения см. в статье Пошаговое руководство. Создание информационного сайта для вашей организации. Узнайте больше о планировании сайтов.

Для публикации важных или интересных историй, объявлений, новостей о людях, обновлений состояния и многого другого, включая графику и формат, можно использовать веб-часть новостей. В веб-части новостей можно настроить целевую аудиторию, чтобы определить приоритеты для определенной аудитории. Полный обзор использования новостей в SharePoint см. в статье Пошаговое руководство по настройке новостей для вашей организации.

Чтобы согласовать требования к фирменной символики вашей организации, вы можете изменить внешний вид сайта.

Начните с — определение приоритетов бизнес-целей, а затем определите тип сайтов и веб-частей, которые необходимы изначально.

Вы знаете, что вы закончили, когда — у владельцев бизнеса и сайтов есть выделенные области в SharePoint, которые могут принадлежать и поддерживаться без контроля.

Авторы контента

Авторы контента — это люди, создающие контент на сайтах. Авторы контента могут взять на себя множество обязанностей, таких как создание и публикация новостей, создание страниц для конкретных тем или работа в качестве экспертов по предмету и идейных руководителей для специальных проектов и инициатив. Авторы содержимого должны ознакомиться с основами проектирования SharePoint.

При создании содержимого для интрасети и управлении ими учитывайте следующие ключевые факторы успеха:

  • Определите, является ли содержимое лучше всего представлять в виде страницы или документа. Используйте страницы, когда содержимое является динамическим и наиболее легко обменивается с привлечением веб-частей, таких как изображения, видео или ссылки. Используйте документы, когда содержимое предназначено для скачивания или печати.
  • Подведите итоги заранее— разместите информацию, которую читатели должны иметь для успешного общения, в верхней части страницы, прежде чем сосредоточиться на дизайне.
  • Используйте разделы и стили заголовков для визуального разделения тем и концепций, чтобы сделать страницы более читаемыми и доступными.
  • Создание пользовательских шаблонов страниц для обеспечения согласованности и упрощения создания страниц.
  • Убедитесь, что вы соблюдаете рекомендации по изображениям и видео, чтобы поддерживать высокую производительность страницы.

Ключевые задачи:

Оповещение и привлечение

Сбор содержимого и управление ими с помощью страниц SharePoint. Используйте списки для получения сведений, которые можно собирать в Excel. Списки позволить вам и вашей аудитории собирать, отслеживать и делиться информацией. Улучшение отображения списков с помощью форматирования представления столбцов и списков с помощью веб-части Списка. Используйте библиотеки для хранения документов. Легко добавлять, изменять порядок, сортировать, фильтровать и создавать пользовательские представления библиотек с помощью веб-части библиотеки документов.

Динамическое отображение содержимого из библиотеки документов, сайта, семейства веб-сайтов или всех сайтов с помощью веб-части выделенного содержимого.

Создавайте и курируйте новости, относящиеся к вашей аудитории, с помощью веб-части Новости. Быстро создавайте привлекательные публикации, такие как объявления, новости о людях, обновления состояния и многое другое, включающее графику и формат.

Настройте способ просмотра пользователями содержимого и новостей с помощью целевой аудитории. Целевая аудитория позволяет определить приоритеты определенного содержимого на начальной странице SharePoint, новостях в мобильном приложении и в веб-части "Новости", если включена целевая аудитория.

Разрешить пользователям работать на любом устройстве. Когда пользователи хранят файлы на локальном устройстве или в общей сетевой папке, им не повезло, когда у них нет устройства с ними или нет подключения к вашей сети. Если что-то происходит с устройством пользователя, данные могут быть недоступны для восстановления. Получите мобильное приложение SharePoint.

Начните с — упорядочивание содержимого по разделам, создание страниц для каждого раздела. Определите, должно ли содержимое страницы содержать текст, ссылки, список или библиотеки. Приведите содержимое в соответствие с историей, чтобы читатель смог эффективно получить нужную информацию путем быстрого сканирования или просмотра страницы.

Вы знаете, что закончили, когда . Вы можете подтвердить, что у пользователей есть доступ к нужной информации в нужное время, используя использование сайта и аналитику, а также запросив у пользователей отзывы.

Создание культуры и сообщества

Помогите рабочим группам подключаться и взаимодействовать в организации с помощью Viva Engage. Узнайте больше о веб-частях Viva Engage основные моменты и Viva Engage беседы. Иногда содержимое должно быть доставлено через видео, например, когда делаются объявления в масштабах всей организации, когда руководители высшего звена размещают трансляцию или когда вы хотите предоставить примеры на страницах с инструкциями. Microsoft Stream — это собственный видео-сайт вашей организации. Чтобы отобразить видеосодержимы, используйте веб-часть Stream на сайте.

Начните с — поиск новостей, объявлений и событий для усиления на вашем сайте.

Вы знаете, что вы закончили, когда — вы регулярно продвигаете новости и события, которые начинают разговоры и привлекают и соединяют широкие аудитории.

Далее

Узнайте больше о том, как приступить к созданию или обновлению интрасети организации.

Создание и запуск работоспособных порталов

Руководство по современному интерфейсу в SharePoint

Семинар по подготовке интеллектуальной интрасети PowerPoint

Планирование интрасети

Планирование сайта для общения — начало работы