Práce s obecnými časopisy
Většina finančních transakcí je zaúčtována na hlavní kniha prostřednictvím dokumentů, jako jsou nákupní faktury a prodejní objednávky. Můžete však také zpracovávat obchodní aktivity, jako jsou:
- Nákup
- Platby
- Použití opakujících se deníků k zaúčtování časového rozlišení
- Vrácení výdajů zaměstnanců zaúčtováním řádků deníku v deníku
Většina deníků je založena na obecném deníku a všechny transakce můžete zpracovat na stránce Všeobecné deníky . Další informace najdete na Posílejte transakce přímo na hlavní kniha.
Pro náhradu můžete například použít zaúčtování výdajů zaměstnance. Další informace najdete na Zaznamenávejte a proplácejte výdaje zaměstnanců.
Business Central však nabízí také deníky, které jsou optimalizovány pro konkrétní typy transakcí, jako je Platební deník pro evidenci plateb. Další informace naleznete na stránce Zaznamenejte platby a refundace do deníku plateb.
Obecné deníky používáte k zaúčtování finančních transakcí na účty hlavní kniha a různé další účty. Ostatní účty zahrnují bankovní, zákaznické, dodavatelské a zaměstnanecké účty. Účtování pomocí obecného deníku vytváří záznamy na účtech hlavní kniha, i když například zaúčtujete řádek deníku na zákaznický účet. Záznam je zaúčtován na hlavní kniha účet pohledávek prostřednictvím účtovací skupiny.
Informace, které zadáte do deníku, jsou dočasné a lze je změnit, když jsou v deníku. Při zaúčtování deníku se informace přenesou do záznamů na jednotlivých účtech, kde je nelze změnit. Můžete však zrušit použití zaúčtovaných záznamů a můžete zaúčtovat stornování nebo opravu záznamů. Další informace naleznete na stránce Reverzní zaúčtování v deníku a vrácení stvrzenek/zásilek.
Poznámka
Obecný deník standardně zobrazuje pouze omezený počet polí na řádku deníku. Pokud chcete zobrazit další pole, například pole Typ účtu , vyberte akci Zobrazit další sloupce . Chcete-li další pole znovu skrýt, vyberte akci Zobrazit méně sloupců . Když vidíte méně sloupců, použije se pro všechny řádky stejné datum zaúčtování. Pokud chcete mít více dat účtování pro stejný záznam v deníku, vyberte akci Zobrazit více sloupců .
Přidejte kontext k obecným žurnálovým transakcím
Když vytváříte deník, můžete přidat odkazy, které dávají kontext jeho transakcím. Když zaúčtujete deník, Business Central zkopíruje odkazy na zaúčtovaný deník a položky hlavní knihy, které deník vytvoří. Například poskytnutí odkazů může usnadnit život vašemu auditorovi. Pokud si uchováváte obrázky svých účtenek na webu Sharepoint vaší společnosti, můžete na soubory přidat odkazy. Když zaúčtujete deník, abyste odeslali své výdaje, váš auditor se rychle dostane k souborům účtenek.
Používejte šablony deníku a dávky
Existuje několik obecných šablon deníků. Každá šablona deníku je reprezentována vyhrazenou stránkou s konkrétními funkcemi a poli, která jsou vyžadována pro podporu těchto funkcí, jako je stránka Deníky odsouhlasení plateb pro zpracování bankovních plateb a Stránka Platební deníky , kde můžete platit svým prodejcům nebo proplácet své zaměstnance. Další informace naleznete v článcích Provést platby a Odsouhlasit platby zákazníků s deníkem peněžních příjmů nebo ze záznamů v knize zákazníků.
Pro každou šablonu deníku můžete nastavit svůj vlastní osobní deník jako dávku deníku. Můžete například definovat vlastní dávku deníku pro deník plateb, který má vaše osobní rozvržení a nastavení. Následující tip je příkladem personalizace deníku.
Tip
Pokud zaškrtnete políčko Navrhnout vyrovnávací částku na řádku pro vaši dávku na stránce Dávky obecného deníku , pak pole Částka například na řádcích obecného deníku pro stejné číslo dokladu je automaticky předvyplněno hodnotou, která je nutná k vyrovnání dokladu. Další informace naleznete na stránce Nechat Business Central navrhovat hodnoty.
Tip
Pole v časopisech můžete přidávat nebo odebírat jejich přizpůsobením. Další informace naleznete na stránce Přizpůsobte si svůj pracovní prostor.
Ověřování dávek obecného deníku
Můžete zapnout kontrolu na pozadí, která pomáhá předcházet prodlevám při zveřejňování. Kontrola vás upozorní, když vám chyba ve finančním deníku, na kterém pracujete, znemožní zaúčtování deníku. Na stránce Dávky obecných deníků si můžete vybrat Kontrola chyb na pozadí , aby Business Central ověřovala finanční deníky, např. jako obecné nebo platební deníky, když na nich pracujete.
Když povolíte ověření, Zkontrolujte dokument nebo Kontrola deníku FactBoxy zobrazují problémy v aktuálním řádku a celé dávce. Ověření nastane, když načtete dávku finančního deníku a když zvolíte jiný řádek deníku. The Problémy celkem dlaždice ve FactBoxu zobrazuje celkový počet problémů, které Business Central nalezla, a můžete ji vybrat, abyste otevřeli přehled problémů.
Můžete použít Zobrazit řádky s problémy a Zobrazit všechny řádky akce pro přepínání mezi řádky deníku, které mají nebo nemají problémy. The Podrobnosti řádku deníku FactBox poskytuje rychlý přehled a přístup k datům z řádků deníku, jako je účet hlavní knihy, zákazník nebo dodavatel, a nastavení účtování pro konkrétní účty.
Při práci kontrolujte data v dokumentech a žurnálech
Váš administrátor může povolit Business Central, aby ověřovala data, která zadáváte do dokumentů a deníků v reálném čase.
Pokud tuto funkci povolíte, v podokně FactBox se v závislosti na tom, typ dokumentu, na kterém pracujete. FactBox uvádí chyby na stránce, abyste je mohli rychle vyřešit.
Chcete-li tuto funkci povolit, na stránce Moje oznámení zaškrtněte následující políčka:
- U deníků zaškrtněte políčko Povoleno u Povolit kontrolu dat.
- U dokumentů zaškrtněte políčko Povoleno pro Zobrazit faktické pole kontroly dokumentu.
Následující video vysvětluje kontrolu dat v reálném čase.
Pochopení hlavních účtů a vyrovnávacích účtů
Pokud nastavíte výchozí vyrovnávací účty pro dávky deníku na stránce Obecné deníky , vyrovnávací účet se vyplní automaticky při vyplnění Číslo účtu pole. V opačném případě vyplňte Číslo účtu a Bal. Účet č. pole ručně. Kladná částka v poli Částka je odepsána na vrub hlavního účtu a připsána na vyrovnávací účet. Záporná částka je připsána na hlavní účet a odepsána na vrub vyrovnávacího účtu.
Poznámka
DPH se počítá zvlášť pro hlavní účet a vyrovnávací účet, takže mohou používat různé procentní sazby DPH.
Práce s periodickými časopisy
Opakující se deník je obecný deník se specifickými poli pro správu transakcí, které často účtujete s malými změnami, pokud vůbec. Například transakce za výdaje, jako je nájem, předplatné, elektřina a teplo. Použití opakujících se deníků vám umožní zaúčtovat pevné a variabilní částky a určit automatické storno položky pro den po datu zaúčtování. Alokační klíče umožňují rozdělit opakující se položky mezi různé účty. Další informace naleznete na stránce Přidělení částek opakujících se deníků několika účtům.
S opakovaným deníkem vytváříte záznamy, které pravidelně účtujete pouze jednou. Například účty, dimenze, hodnoty dimenzí atd. zůstávají po zaúčtování v deníku. Pokud jsou potřeba změny, můžete je provést při každém zveřejnění.
Pole Opakující se metoda
Důležité je pole Opakující se metoda . Určuje, jak nakládat s částkou na řádku deníku po zaúčtování. Pokud například použijete stejnou částku při každém zaúčtování řádku, můžete částku ponechat. Pokud použijete stejné účty a text na řádku, ale částka se při každém zaúčtování liší, můžete částku po zaúčtování smazat.
| Na | Vidět |
|---|---|
| F Opraveno | Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování. Řádky s nulovými částkami zůstávají v deníku, ale nejsou zaúčtovány. Částku můžete aktualizovat později. |
| V Proměnná | Částka na řádku deníku se po zaúčtování smaže. |
| B Zůstatek | Zaúčtovaná částka na účtu na řádku je přiřazena mezi účty uvedené pro řádek v Gen. Jnl. Alokační tabulka. Zůstatek na účtu je nastaven na nulu. Nezapomeňte vyplnit pole Přidělení % na stránce Přidělení . Další informace naleznete v části Alokace částek opakujících se deníků na několik účtů. |
| Reverzace RF Pevná | Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování a následující den se zaúčtuje vyrovnávací záznam. |
| Variabilní reverzace RV | Částka na řádku deníku se po zaúčtování smaže a následující den se zaúčtuje vyrovnávací záznam. |
| Reverzní vyvážení RB | Zaúčtovaná částka na účtu na řádku se přiřadí mezi účty uvedené pro řádek na stránce Přidělení . Zůstatek na účtu je nastaven na nulu a následující den je zaúčtován zůstatek. |
| SD Saldo dle dimenzí | Řádek deníku přiděluje náklady na základě zůstatku účtu hlavní knihy podle dimenzí. Budete vyzváni k nastavení filtrů dimenzí, které se mají použít k výpočtu zůstatku zdrojového účtu hlavní knihy podle dimenzí, ze kterých chcete alokovat náklady. Alternativně vyberte akci Nastavit filtry dimenzí později. |
| RSD Reverzní saldo dle dimenzí | Řádek deníku alokuje náklady na základě reverzního zůstatku účtu hlavní knihy podle dimenzí. Budete vyzváni k nastavení filtrů dimenzí, které se mají použít k výpočtu zůstatku zdrojového účtu hlavní knihy podle dimenzí, ze kterých chcete alokovat náklady. Později můžete také vybrat akci Nastavit filtry dimenzí . |
Poznámka
Pole DPH lze vyplnit buď na řádku opakujícího se deníku, nebo na řádku deníku přidělení, ale ne na obou. To znamená, že je lze vyplnit na stránce Přidělování pouze v případě, že nejsou vyplněny odpovídající řádky v opakovaném deníku.
Pole opakující se frekvence
Toto pole vzorce data určuje, jak často se má záznam zaúčtovat na řádek deníku, a musí být vyplněno. Další informace naleznete na stránce Používání vzorců data.
Příklady
Pokud musí být řádek deníku zaúčtován každý měsíc, zadejte 1M. Po každém zveřejnění datum v Datum zveřejnění pole bude aktualizováno na stejné datum v příštím měsíci.
Pokud chcete zveřejnit záznam poslední den každého měsíce, můžete provést jednu z následujících akcí:
První záznam odešlete poslední den v měsíci zadáním 1D+1M-1D (1 den + 1 měsíc - 1 den). Pomocí tohoto vzorce se datum účtování vypočítá správně bez ohledu na to, kolik dní má měsíc.
Zadejte první záznam v kterýkoli den v měsíci zadáním 1M+CM. S tímto vzorcem bude datum zaúčtování po jednom celém měsíci + zbývající dny aktuálního měsíce.
Pole Datum vypršení platnosti
Toto pole určuje datum, kdy je řádek naposledy zaúčtován. Po tomto datu nebude řádek zveřejněn.
Výhodou použití pole Datum vypršení platnosti je, že řádek není z deníku odstraněn okamžitě. Můžete zadat pozdější datum, abyste mohli řádek použít v budoucnu.
Pokud je pole prázdné, řádek se zaúčtuje pokaždé, dokud jej nevymažete z deníku.
Přiřazení opakovaného deníku se rovná několika účtům
Na stránce Opakující se obecné deníky můžete vybrat akci Přidělení a určit, jak přidělit částky na opakující se řádek deníku do několika účtů a dimenzí. Alokace funguje jako vyrovnávací účetní řádek pro opakující se řádek deníku.
Stejně jako u opakovaného deníku zadáte přidělení jednou a po zaúčtování zůstane v deníku přidělení. Nemusíte zadávat částky a přidělení pokaždé, když účtujete opakující se řádek deníku.
Poznámka
Nemůžete použít alokační účty v dávkách deníku, které mají pracovní postup schválení pro vytváření řádků deníku.
Pokud je opakovaná metoda v periodickém deníku nastavena na Zůstatek nebo Reverzní zůstatek, kód hodnota dimenze v opakovaném deníku se neberou v úvahu, když je účet nastaven na nulu. Pokud na stránce Přiřazení přiřadíte hodnotám kót opakující se čáru, vytvoří se pouze jedna obrácená položka.
Poznámka
Pokud přidělíte opakující se řádek deníku, který obsahuje kód hodnota dimenze, nezadávejte stejný kód na stránce Alokace . Pokud tak učiníte, hodnoty rozměrů budou nesprávné.
Chcete-li přidělit opakující se částky deníku na základě dimenzí, nastavte pole Opakující se metoda na hodnotu Zůstatek podle dimenze nebo Obrácení rovnováhy podle dimenze. Pokud je opakovaná metoda v opakovaném deníku nastavena na Zůstatek podle dimenze nebo Obrácený zůstatek podle dimenze, hodnota dimenze kódy v periodickém deníku se berou v úvahu, když je účet nastaven na nulu. Pokud na stránce Přiřazení přiřadíte opakující se řádek hodnotám dimenzí, vytvoří se opačné položky, které odpovídají počtu kombinací hodnota dimenze, ze kterých se váha skládá. Pokud přidělujete zůstatek účtu prostřednictvím opakovaného deníku, který obsahuje kód hodnota dimenze, nezapomeňte použít Zůstatek podle dimenzí nebo Obrácený zůstatek podle dimenzí aby bylo zajištěno, že hodnoty dimenzí jsou správně vyváženy nebo obráceny ze zdrojového účtu.
Vaše společnost má například několik obchodních jednotek a několik oddělení, které vaši kontroloři nastavili jako dimenze. Chcete-li urychlit proces zadávání nákupní faktury, rozhodnete se požadovat, aby účetní zadávali pouze rozměry obchodních jednotek. Protože každá obchodní jednotka má specifické alokační klíče pro dimenzi Oddělení, například na základě počtu zaměstnanců, můžete použít Zůstatek BD podle dimenze nebo Reverzní zůstatek RBD podle dimenze opakující se metody pro přerozdělení nákladů pro každou obchodní jednotku správným oddělením na základě alokačních klíčů.
Poznámka
Dimenze, které nastavíte na alokačních řádcích, se automaticky nevypočítají a musíte určit, které hodnoty dimenzí musí být nastaveny na alokačních účtech. V případě, že chcete zachovat propojení mezi dimenzí zdrojového účtu a dimenzí alokačního účtu, doporučujeme místo toho použít možnosti Nákladové účetnictví .
Příklad: Přidělování plateb nájemného různým oddělením
Nájem platíte měsíčně, takže částku zadáváte na hotovostní účet na opakující se řádek deníku. Na stránce Alokace můžete použít dimenzi Oddělení k rozdělení výdajů mezi několik oddělení. Například podle počtu čtverečních stop, které každé oddělení zabírá. Výpočet je založen na procentu přidělení na každém řádku. Přidělovat můžete různými způsoby:
- Zadáním různých účtů na různých alokačních řádcích rozdělíte náklady na pronájem mezi několik účtů.
- Zadejte stejný účet, ale použijte jiné hodnota dimenze kódy pro dimenzi Oddělení na každém řádku.
Obrácení deníků k opravě chyb
Při práci s časopisy, které mají mnoho řádků a něco se pokazí, je důležité mít snadný způsob, jak chyby opravit. Stránka Posted General Journal nabízí několik akcí, které mohou pomoci.
- Kopírovat vybrané řádky do deníku - Zkopírujte pouze řádky, které vyberete.
- Kopírovat registr hlavní knihy do deníku - Zkopíruje všechny řádky, které patří do stejného registru hlavní knihy.
Tyto akce vám umožní vytvořit kopii řádku obecného deníku nebo dávky a poté zadat:
- Deník, do kterého se mají zkopírovat řádky
- Ať už s opačnými znaménky (obrácený deník)
- Jiné datum zaúčtování nebo číslo dokladu
Chcete-li umožnit kopírování časopisů do zveřejněných obecných časopisů, na stránkách Šablony obecných časopisů nebo Obecná dávka časopisů , zvolte Kopírovat do Posted Jnl. Zaškrtávací políčko Řádky . Poté, co lidem umožníte kopírovat zveřejněné obecné časopisy, můžete v případě potřeby vypnout kopírování pro konkrétní dávky.
Vypočítejte datum obratu
Při použití opakujících se obecných deníků k zaúčtování časového rozlišení na konci období je důležité mít plnou kontrolu nad storno zápisy. Na Opakující se obecné časopisy stránka, Výpočet data storna pole umožňuje řídit datum, kdy jsou zaúčtovány položky storna, když se používají opakované metody storna.
Příklad
Časové rozlišení se obvykle účtuje s Opraveno, Variabilní nebo Váhy opakující se metody na řádku deníku. Datum účtování zaúčtované částky na účtu na řádku deníku se vypočítává pomocí opakující se frekvence. Datum účtování pro vyrovnávací položku se vypočítá pomocí Výpočet data storna pole, takto:
- Pokud je pole prázdné, bude vyrovnávací položka zaúčtována následující den.
- Pokud pole obsahuje vzorec pro datum (například 5D na pět dní), bude vyrovnávací položka zaúčtována s datem účtování vypočteným pomocí výpočtu data stornování.
Poznámka
Ve výchozím nastavení není pole Výpočet data zrušení na stránce Opakující se obecné deníky dostupné. Chcete-li pole použít, musíte jej přidat přizpůsobením stránky. Další informace najdete v části Přizpůsobení pracovního prostoru.
Práce se standardními časopisy
Když vytvoříte řádky deníku, o kterých víte, že je pravděpodobně později vytvoříte znovu, můžete je před odesláním deníku uložit jako standardní deník. Totéž platí pro deníky položek a obecné deníky.
Poznámka
Standardní deníky nemusí obsahovat všechna pole, která chcete zahrnout do výsledných položek hlavní knihy. Pokud například k registraci platby používáte standardní hlavní deník, nebudou položky hlavní knihy obsahovat pole Kód platební metody.
Poznámka
Následující postupy se týkají deníku položek, ale informace platí také pro obecný deník.
Chcete-li uložit standardní deník
Vyberte ikonu
, zadejte Žurnály položek a poté vyberte související odkaz.Zadejte jeden nebo více řádků deníku.
Vyberte řádky deníku, které chcete znovu použít.
Vyberte akci Uložit jako standardní deník .
Na stránce požadavku Uložit jako standardní deník položek definujte nový nebo existující standardní deník položek, do kterého mají být řádky uloženy.
Pokud máte jeden nebo více standardních deníků položek a chcete jeden z nich nahradit novou sadou řádků deníku položek, v poli Kód vyberte deník položek.
Zvolte OK pro ověření, že chcete nahradit obsah stávajícího standardního deníku položek.
Chcete-li uložit hodnoty do pole Částka jednotky ve standardním deníku položek, zvolte pole Uložit množství jednotky .
Chcete-li uložit hodnoty do pole Množství , vyberte pole Uložit množství .
Zvolte OK pro uložení standardního deníku položek.
Když uložíte standardní deník artiklů, zobrazí se stránka Deník artiklů, abyste jej mohli zaúčtovat.
Chcete-li znovu použít standardní deník
Poznámka
Standardní časopisy nemají vždy stejná pole jako obecné časopisy. Když ke kopírování polí do obecného deníku použijete akci Získat standardní deníky, může mít obecný deník méně informací, než kdybyste jej vytvořili ručně.
Vyberte ikonu
, zadejte Deníky položek a poté vyberte související odkaz.Vyberte akci Získat standardní časopisy .
Chcete-li zkontrolovat standardní deník položek, než jej vyberete pro opětovné použití, vyberte akci Zobrazit deník .
Změny, které provedete ve standardním deníku jednotek, jsou implementovány okamžitě a budou tam, až příště otevřete nebo znovu použijete standardní deník jednotek. Ujistěte se, že změna je dostatečně důležitá, aby byla obecně platná. V opačném případě proveďte konkrétní změnu v deníku artiklů po přidání řádků standardního deníku artiklů. Viz krok 4.
Na stránce Standardní deníky jednotek vyberte standardní deník položek, který chcete znovu použít, a poté zvolte OK.
Deník položek obsahuje řádky, které jste uložili. Pokud má deník položek již řádky, nové řádky se objeví za nimi.
Pokud jste při ukládání deníku nezapnuli přepínač Uložit počet jednotek , pole Částka jednotky na řádcích přidaných ze standardního deníku obsahují hodnotu z pole Jednotkové náklady na položce karta.
Poznámka
Pokud jste zapnuli Uložit množství jednotky nebo Uložené množství při ukládání deníku, ujistěte se, že nový hodnoty jsou správné před zaúčtováním deníku položek.
Pokud vložené řádky deníku položek obsahují uložené jednotkové částky, které nechcete zaúčtovat, můžete je upravit na aktuální hodnotu položky.
Vyberte řádky deníku položek, které chcete upravit, a pak zvolte akci Přepočítat množství jednotky . Tato akce aktualizuje pole Jednotková částka aktuální jednotkovou cenou položky.
Vyberte akci Příspěvek .
Přečíslovat čísla dokladů v denících
Abyste předešli chybám v účtování způsobeným číslem dokladu, můžete před zaúčtováním deníku použít akci Přečíslovat čísla dokladů .
Ve všech časopisech, které jsou založeny na obecném deníku, je pole Č. dokladu editovatelné, takže můžete zadat různá čísla dokladů pro různé řádky deníku nebo stejné číslo dokladu pro související řádky deníku.
Pokud Ne. Pole Series na dávce deníku je vyplněno, pak funkce účtování v obecných deníkech vyžaduje, aby číslo dokladu na jednotlivých nebo seskupených řádcích deníku bylo v sekvenčním pořadí. Stačí vybrat akci Přečíslovat čísla dokladů a poté se aktualizují příslušná pole Číslo dokladu . Pokud jsou související řádky deníku seskupeny podle čísla dokladu před použitím funkce, zůstanou seskupeny, ale může jim být přiřazeno jiné číslo dokladu.
Tato funkce funguje také na filtrovaných pohledech.
Přečíslování dokladů respektuje související aplikace, jako je žádost o platbu provedená z dokladu na řádku deníku na účet dodavatele. V souladu s tím Platí pro ID a Platí pro Doc. Č. pole jsou aktualizována u položek hlavní knihy.
K přečíslování dokumentů v časopisech
Následující postup je založen na stránce Všeobecné časopisy , ale vztahuje se na všechny ostatní časopisy, které jsou založeny na obecném časopise, jako je Platba Stránka časopisy .
- Vyberte ikonu , zadejte Obecné časopisy a poté vyberte související odkaz.
- Až budete připraveni deník zaúčtovat, zvolte akci Přečíslovat čísla dokladů .
Hodnoty v poli Číslo dokladu se v případě potřeby změní tak, aby čísla dokladu na jednotlivých nebo seskupených řádcích deníku byla v sekvenčním pořadí. Po přečíslování dokumentů můžete deník zaúčtovat.
Viz také
Odešlete transakce přímo na hlavní kniha
Reverzní zaúčtování do deníku a vrácení stvrzenek/zásilek
Alokovat náklady a výnosy
Finance
Spolupracujte s Business Central
Zavřete otevřené položky knihy položek vyplývající z pevné aplikace v deníku položek
Přeceňte zásoby v deníku přecenění
Počítejte, upravujte a reklasifikujte zásoby pomocí deníků
Odsouhlaste platby zákazníků s deníkem peněžních příjmů nebo ze záznamů v účetní knize zákazníků
Odsouhlaste platby dodavatele s deníkem plateb nebo ze záznamů v knize dodavatelů
Práce s mezipodnikovými dokumenty a časopisy
Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central