Oversigt over implementering af Microsoft Fabric: Administration af ændringer

Bemærk

Denne artikel er en del af microsoft Fabric-køreplansserierne for indførelse af artikler. Du kan se en oversigt over serien i Microsoft Fabric-introduktionsoversigten.

Når du arbejder mod forbedret data og implementering af BI (Business Intelligence), skal du planlægge effektiv administration af ændringer. I forbindelse med data og BI omfatter ændringsstyring procedurer, der håndterer virkningen af ændringer for personer i en organisation. Disse procedurer beskytter mod afbrydelser og produktivitetstab på grund af ændringer i løsninger eller processer.

Bemærk

Effektiv administration af ændringer er især vigtig, når du migrerer til Power BI.

Effektiv ændringsstyring forbedrer indførelsen og produktiviteten, fordi den:

• Hjælper indholdsoprettere og forbrugere med at bruge analyser mere effektivt og hurtigere.
• Begrænser redundans i data, analyseværktøjer og løsninger.
• Reducerer sandsynligheden for risikoskabende funktionsmåder, der påvirker delte ressourcer (f.eks. Fabric-kapacitet) eller organisationsoverholdelse (f.eks. datasikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger).
• Afhjælper modstanden mod ændringer, der hindrer planlægning og hæmmer brugerens indførelse.
• Afhjælper virkningen af ændringer og forbedrer brugernes trivsel ved at reducere risikoen for afbrydelser, stress og konflikter.

Effektiv ændringsstyring er afgørende for en vellykket indførelse på alle niveauer. Hvis du vil administrere ændringerne, skal du overveje de vigtigste handlinger og aktiviteter, der er beskrevet i følgende afsnit.

Vigtigt

Ændringsstyring er en grundlæggende hindring for succes i mange organisationer. Effektiv ændringsstyring kræver, at du forstår, at det handler om personer – ikke værktøjer eller processer.

Vellykket ændringsstyring omfatter empati og kommunikation. Sørg for, at ændringer ikke gennemtvinges, eller at der ikke er modstand mod ændringer, fordi det kan udvide organisatoriske kløfter og yderligere hæmme effektiviteten.

Tip

Når det er muligt, anbefaler vi, at du beskriver og fremmer ændringer som forbedring – det er meget mindre truende. For mange mennesker indebærer ændringer en omkostning i form af indsats, fokus og tid. Alternativt betyder forbedring en fordel, fordi det handler om at gøre noget bedre.

Ændringstyper, der skal administreres

Når du implementerer data og BI-løsninger, skal du administrere forskellige typer ændringer. Afhængigt af omfanget og omfanget af din implementering skal du også håndtere forskellige aspekter af ændringer.

Overvej følgende typer ændringer, der skal administreres, når du planlægger at indføre Fabric.

Ændringer på procesniveau

Ændringer på procesniveau er ændringer, der påvirker et bredere brugerfællesskab eller hele organisationen. Disse ændringer har typisk en større indvirkning, og de kræver derfor en større indsats for at administrere. Specifikt omfatter denne ændringsstyringsindsats specifikke planer og aktiviteter.

Her er nogle eksempler på ændringer på procesniveau.

• Skift fra centraliserede til decentraliserede tilgange til ejerskab (ændring i indholdsejerskab og administration).
• Skift fra virksomhed til afdeling eller fra team til levering af personligt indhold (ændring i omfanget af levering af indhold).
• Ændring af central teamstruktur (f.eks. oprettelse af et Center of Excellence).
• Ændringer i styringspolitikker .
• Migrering fra andre analyseprodukter til Fabric, og de ændringer, denne migrering omfatter, f.eks.:
  • Adskillelsen af semantiske modeller og rapporter og en modelbaseret tilgang til analyse.
  • Overgang fra eksporter eller statiske rapporter til interaktive analyserapporter, hvilket kan omfatte filtrering og krydsfiltrering.
  • Gå fra at distribuere rapporter som PowerPoint-filer eller flade filer til at få adgang til rapporter direkte fra Fabric-portalen.
  • Skift fra oplysninger i tabeller, sideinddelte rapporter og regneark til interaktive visualiseringer og diagrammer.
  • Skift fra en PaaS-platform (on-premises) eller platform as a service (PaaS) til et SaaS-værktøj (Software as a Service).

Bemærk

Det er typisk en stor udfordring at opgive eksportbaserede processer eller Excel-rapportering. Det skyldes, at disse metoder normalt er dybt centreret i organisationen og er knyttet til dine brugeres autonomi og datafærdigheder.

Ændringer på løsningsniveau

Ændringer på løsningsniveau er ændringer, der påvirker en enkelt løsning eller et sæt løsninger. Disse ændringer begrænser deres indvirkning på brugersamfundet af disse løsninger og deres afhængige processer. Selvom ændringer på løsningsniveau typisk har en lavere indvirkning, har de også en tendens til at forekomme oftere.

Bemærk

I forbindelse med denne artikel er der bygget en løsning til at imødekomme specifikke forretningsbehov for brugerne. En løsning kan antage mange forskellige former, f.eks. en datapipeline, et lakehouse, en semantisk model eller en rapport. Overvejelserne i forbindelse med ændringsstyring, der er beskrevet i denne artikel, er relevante for alle typer løsninger og ikke kun rapporteringsprojekter.

Her er nogle eksempler på ændringer på løsningsniveau.

• Ændringer i beregningslogik for KPI'er eller målinger.
• Ændringer i, hvordan masterdata eller hierarkier for forretningsattributter tilknyttes, grupperes eller beskrives.
• Ændringer i dataenes friskhed, detaljer, format eller kompleksitet.
• Introduktion af avancerede analysebegreber, f.eks. forudsigende analyser eller præskriptive analyser eller generelle statistikker (hvis brugersamfundet ikke allerede kender disse begreber).
• Ændringer i præsentationen af data, f.eks.:
  • Formatering, farver og andre formateringsmuligheder for visualiseringer.
  • Typen af visualisering.
  • Sådan grupperes eller opsummeres data (f.eks. ændring fra forskellige målinger af central tendens, f.eks. gennemsnit, mediane eller geometrisk middelværdi).
• Ændringer i, hvordan indholdsforbrugere interagerer med data (f.eks. oprettelse af forbindelse til en delt semantisk model i stedet for at eksportere oplysninger til scenarier med personligt forbrug).

Den måde, du forbereder planer og aktiviteter for ændringsstyring på, afhænger af ændringstyperne. Hvis du vil administrere ændringer på en vellykket og bæredygtig måde, anbefaler vi, at du implementerer trinvise ændringer.

Ændring af adresse trinvist

Ændringsstyring kan være en betydelig virksomhed. Hvis du bruger en trinvis tilgang, kan det hjælpe dig med at lette ændringer på en måde, der er bæredygtig. Hvis du vil anvende en trinvis tilgang, skal du identificere de højest prioriterede ændringer og opdele dem i håndterbare dele og implementere hver del med iterative faser og handlingsplaner.

I følgende trin beskrives det, hvordan du trinvist kan håndtere ændringer.

1. Definer, hvad der ændres: Beskriv ændringen ved at skitsere staterne før og efter. Tydeliggør de specifikke dele af processen eller situationen, som du vil ændre, fjerne eller introducere. Juster, hvorfor denne ændring er nødvendig, og hvornår den skal ske.
2. Beskriv virkningen af ændringen: For hver af disse ændringer skal du anslå den forretningsmæssige virkning. Identificer, hvilke processer, teams eller enkeltpersoner ændringen påvirker, og hvor forstyrrende det vil være for dem. Overvej også eventuelle downstreameffekter, som ændringen har på andre afhængige løsninger eller processer. Downstream-effekter kan resultere i andre ændringer. Overvej også, hvor længe situationen forblev den samme, før den blev ændret. Ændringer af længerevarende processer har en tendens til at have en højere indvirkning, da præferencer og afhængigheder opstår over tid.
3. Identificer prioriteter: Fokuser på de ændringer, der har den største potentielle indvirkning. For hver ændring skal du skitsere en mere detaljeret beskrivelse af ændringerne, og hvordan det vil påvirke personer.
4. Planlæg, hvordan du implementerer ændringen trinvist: Identificer, om ændringer med stor indvirkning kan opdeles i faser eller dele. For hver del skal du beskrive, hvordan den kan implementeres trinvist i faser for at begrænse dens indvirkning. Bestem, om der er nogen begrænsninger eller afhængigheder (f.eks. hvornår ændringer kan foretages, eller af hvem).
5. Opret en handlingsplan for hver fase: Planlæg de handlinger, du vil udføre for at implementere og understøtte hver fase af ændringen. Planlæg også, hvordan du kan afhjælpe afbrydelser i faser med stor indvirkning. Sørg for at inkludere en annulleringsplan i din handlingsplan, når det er muligt.

Tip

Planlæg iterativt, hvordan du implementerer hver fase af disse trinvise ændringer som en del af din kvartalsvise taktiske planlægning.

Når du planlægger at afhjælpe virkningen af ændringer på Power BI-indføring, skal du overveje de aktiviteter, der er beskrevet i følgende afsnit.

Kommuniker effektivt ændringer

Sørg for, at du tydeligt og præcist beskriver planlagte ændringer for bruger community'et. Vigtig kommunikation skal komme fra den ledende sponsor eller en anden leder med relevant myndighed. Sørg for at kommunikere følgende oplysninger.

• Hvad ændrer sig: Hvad situationen er nu, og hvad det vil være efter ændringen.
• Hvorfor ændres det: Fordelen og værdien af ændringen for målgruppen.
• Når den ændres: Et estimering af, hvornår ændringen træder i kraft.
• Yderligere kontekst: Hvor folk kan få flere oplysninger.
• Kontaktoplysninger: Hvem personer skal kontakte for at give feedback, stille spørgsmål eller give anledning til bekymringer.

Overvej at vedligeholde en oversigt over kommunikation på din centraliserede portal. På den måde er det nemt at finde kommunikation, tidsindstillinger og oplysninger om ændringer, efter at de er sket.

Vigtigt

Du bør kommunikere ændringer med tilstrækkelig avanceret varsel, så folk er forberedt. Jo højere den potentielle virkning af ændringen er, jo tidligere skal du kommunikere den. Hvis uventede omstændigheder forhindrer forhåndsmeddelelse, skal du forklare hvorfor i din kommunikation.

Planlæg træning og support

Ændringer af værktøjer, processer og løsninger kræver typisk oplæring for at kunne bruge dem effektivt. Derudover kan der være behov for ekstra support for at besvare spørgsmål eller besvare supportanmodninger.

Her er nogle handlinger, du kan udføre for at planlægge træning og support.

• Centraliser oplæring og support ved hjælp af en centraliseret portal. Portalen kan hjælpe med at organisere diskussioner, indsamle feedback og distribuere undervisningsmateriale eller dokumentation efter emne.
• Overvej incitamenter til at tilskynde til selvbærende support i et community.
• Planlæg tilbagevendende kontortimer for at besvare spørgsmål og give mentorskab.
• Opret og demonstrer scenarier fra ende til anden, så brugerne kan øve sig i en ny proces.
• Ved ændringer med stor indvirkning skal du udarbejde trænings- og supportplaner, der realistisk set vurderer den indsats og de handlinger, der er nødvendige for at forhindre ændringen i at forårsage afbrydelse.

Bemærk

Disse trænings- og supporthandlinger vil variere afhængigt af ændringens omfang og omfang. Hvis du vil have omfattende ændringer i stor skala (f.eks. overgangen fra virksomhed til administrerede selvbetjeningsmetoder til data og BI), skal du sandsynligvis planlægge iterative, flerfasede planer, der strækker sig over flere planlægningsperioder. I dette tilfælde skal du nøje overveje den indsats og de ressourcer, der er nødvendige for at opnå succes.

Involver ledelse

Ledelsessupport er afgørende for effektiv ændringsstyring. Når en leder understøtter en ændring, demonstrerer den dens strategiske betydning eller fordel for resten af organisationen. Denne top-down anbefaling og forstærkning er især vigtig for ændringer i stor skala, som har et højere potentiale for afbrydelse. I disse scenarier skal du sørge for, at du aktivt engagerer og involverer din chefsponsor for at godkende og styrke ændringen.

Advarsel

Modstand mod at skifte fra ledelsen er ofte et advarselstegn for, at der er behov for en stærkere forretningstilpasning mellem forretningsstrategierne og BI-strategierne. I dette scenarie skal du overveje specifikke justeringssessioner og ændre ledelseshandlinger med ledelsens ledelse.

Involver interessenter

Hvis du vil administrere ændringer effektivt, kan du også bruge en bottom-up-tilgang ved at engagere interessenterne, som er de personer, ændringen påvirker. Når du opretter en handlingsplan for at håndtere ændringerne, skal du identificere og inddrage vigtige interessenter i fokuserede, begrænsede sessioner. På denne måde kan du forstå ændringens indvirkning på de personer, hvis arbejde påvirkes af ændringen. Vær opmærksom på deres bekymringer og deres ideer til, hvordan du kan mindske virkningen af denne ændring. Sørg for, at du identificerer eventuelle uventede virkninger af ændringen på andre personer og processer.

Håndter modstand mod ændringer

Det er vigtigt at håndtere modstanden mod ændringer, da det kan have betydelige negative indvirkninger på indføring og produktivitet. Når du håndterer modstand mod ændringer, skal du overveje følgende handlinger og aktiviteter.

• Involver din chefsponsor: Ledelsessponsorens autoritet, troværdighed og indflydelse er afgørende for at understøtte ændringsstyring og løse tvister.
• Identificer blokeringsproblemer: Når ændringer forstyrrer den måde, folk arbejder på, kan denne ændring forhindre personer i effektivt at udføre opgaver i deres almindelige aktiviteter. I forbindelse med sådanne blokeringsproblemer skal du identificere potentielle løsninger, når du tager højde for ændringerne.
• Fokuser på data og fakta i stedet for meninger: Modstand mod forandring skyldes nogle gange holdninger og præferencer, fordi folk kender situationen før ændringen. Forstå, hvorfor folk har disse meninger og præferencer. Måske er det på grund af bekvemmelighed, fordi folk ikke ønsker at investere tid og kræfter i at lære nye værktøjer eller processer.
• Fokuser på forretningsspørgsmål og -processer i stedet for krav: Ændringer introducerer ofte nye processer til at løse problemer og udføre opgaver. Nye processer kan føre til modstand mod ændringer, fordi folk fokuserer på det, de savner, i stedet for fuldt ud at forstå, hvad der er nyt og hvorfor.

Derudover kan du have en betydelig indvirkning på ændringsmodstanden ved at engagere initiativtagere og modstandere.

Identificer og engager initiativtagere

Promotorer er vokale, troværdige personer i et brugersamfund, der går ind for et værktøj, en løsning eller et initiativ. Initiativtagere kan have en positiv indvirkning på indførelsen, fordi de kan påvirke peers til at forstå og acceptere ændringer.

Hvis du vil administrere ændringer effektivt, skal du identificere og engagere initiativtagere tidligt i processen. Du bør involvere dem og informere dem om ændringen til bedre at udnytte og forstærke deres fortaler.

Tip

De promotorer, du identificerer, kan også være gode kandidater til dit Champions-netværk.

Identificer og kast dig ud i detraktorer

Kritikere er det modsatte af initiativtagere. De er vokale, troværdige personer i et brugersamfund, der går ind for et værktøj, en løsning eller et initiativ. Kritikere kan have en betydelig negativ indflydelse på indførelsen, fordi de kan overbevise jævnaldrende om, at ændringen ikke er gavnlig. Derudover kan kritikere gå ind for alternative eller løsninger, der er markeret til pensionering, hvilket gør det sværere at afvikle gamle værktøjer, løsninger eller processer.

Hvis du vil administrere ændringer effektivt, skal du identificere og engagere kritikere tidligt i processen. På den måde kan du afhjælpe den potentielle negative indvirkning, de har. Desuden, hvis du løser deres bekymringer, kan du konvertere disse modstandere til initiativtagere, hjælpe din adoption indsats.

Tip

En almindelig kilde til kritikere er indholdsejere for løsninger, der skal ændres eller erstattes. Ændringen kan nogle gange true disse indholdsejere, der tilskyndes til at modstå ændringen i håbet om, at deres løsning forbliver i brug. I dette tilfælde skal du identificere disse indholdsejere tidligt og involvere dem i ændringen. At give disse personer en følelse af ejerskab over implementeringen vil hjælpe dem med at omfavne, og endda fortaler for ændringen.

Spørgsmål, der skal stilles

Brug spørgsmål som dem, der findes nedenfor, til at vurdere ændringsstyring.

• Er der en rolle eller et team, der er ansvarlig for ændringsstyring i organisationen? Hvis det er tilfældet, hvordan er de så involveret i data og BI-initiativer?
• Betragtes forandring som en hindring for at opnå strategisk succes blandt folk i organisationen? Er vigtigheden af ændringsstyring anerkendt i organisationen?
• Er der nogen betydelige initiativtagere til data og BI-løsninger og -processer i bruger community'et? Omvendt er der nogen betydelige modstandere?
• Hvilken kommunikations- og oplæringsindsats udføres der for at starte nye dataværktøjer og -løsninger? Hvor længe varer de?
• Hvordan håndteres ændringer i bruger community'et (f.eks. med nyansættelser eller fremhævede personer)? Hvilke onboardingaktiviteter introducerer disse nye personer til eksisterende løsninger, processer og politikker?
• Føler personer, der opretter Excel-rapporter, sig truet eller frustreret af initiativer til at automatisere rapportering med BI-værktøjer?
• I hvilket omfang knytter folk deres identiteter til de værktøjer, de bruger, og de løsninger, de har oprettet og ejer?
• Hvordan planlægges og administreres ændringer af eksisterende løsninger? Er ændringer planlagt med en synlig køreplan, eller er de reaktive? Får folk tilstrækkelig besked om kommende ændringer?
• Hvor ofte forstyrrer ændringer eksisterende processer og værktøjer?
• Hvor lang tid tager det at tage ældre systemer eller løsninger ud af drift, når nye bliver tilgængelige? Hvor lang tid tager det at implementere ændringer af eksisterende løsninger?
• I hvilket omfang er folk enige i den erklæring , jeg er overvældet med mængden af oplysninger, jeg er forpligtet til at behandle? I hvilket omfang er folk enige i synspunktet , ændrer tingene sig for meget, for hurtigt?

Modenhedsniveauer

En vurdering af ændringsstyring evaluerer, hvor effektivt organisationen kan vedtage og reagere på ændringer.

Følgende modenhedsniveauer hjælper dig med at vurdere din aktuelle tilstand for ændringsstyring, da det er relateret til data og BI-initiativer.

Niveau	Tilstand for ændringsstyring
100: Indledende	• Ændring er normalt reaktiv, og det er også dårligt kommunikeret. • Formålet med eller fordelene ved ændringer er ikke godt forstået, og modstand mod ændringer forårsager konflikt og afbrydelse. • Ingen klare teams eller roller er ansvarlige for at administrere ændringer for datainitiativer.
200: Gentages	• Ledelse og beslutningstagere anerkender behovet for ændringsstyring i data- og BI-projekter og -initiativer. • Der gøres en vis indsats for at planlægge eller kommunikere ændringer, men de er inkonsekvente og ofte reaktive. Modstand mod forandring er stadig almindelig. Ændringer afbryder ofte eksisterende processer og værktøjer.
300: Defineret	• Der findes formelle planer eller roller til administration af ændringer. Disse planer omfatter kommunikationstatik og træning, men de følges ikke konsekvent eller pålideligt. Ændring forstyrrer lejlighedsvis eksisterende processer og værktøjer. • Vellykket ændringsstyring er forkæmper for nøglepersoner, der bygger bro over organisatoriske grænser.
400: Kompatibel	• Empati og effektiv kommunikation er en integreret del af strategierne for styring af ændringer. • Ændringsstyringsindsatsen ejes af bestemte roller eller teams, og effektiv kommunikation resulterer i en klar forståelse af formålet med og fordelene ved forandring. Ændringer afbryder sjældent eksisterende processer og værktøjer.
500: Effektiv	• Ændring er en integreret del af organisationen. Mennesker i organisationen forstår, hvor uundgåelige ændringer er, og ser det som en kilde til momentum i stedet for afbrydelse. Ændring afbryder næsten aldrig unødigt eksisterende processer eller værktøjer. • Systematiske processer håndterer forandringer som en udfordring for mennesker og ikke processer.

Relateret indhold

I den næste artikel i serien af microsoft fabric-adoptionsoversigter kan du afslutningsvis få mere at vide om adoptionsrelaterede ressourcer, som du kan finde værdifulde.