Agregar SharePoint como origen de conocimiento

Puede utilizar SharePoint como fuente de información vinculando su agente a una URL de SharePoint o a listas de SharePoint. Este artículo cubre toda la funcionalidad de integración de SharePoint proporcionada seleccionando la opción SharePoint en el cuadro de diálogo Agregar conocimiento.

Nota

• En el cuadro de diálogo Agregar conocimiento, hay dos opciones de SharePoint. La opción de SharePoint en la sección de carga de archivos se usa para cargar archivos o carpetas individuales de SharePoint y habilita las funcionalidades de sincronización de archivos. En este artículo se trata la opción de SharePoint que proporciona la compatibilidad completa de SharePoint en Copilot Studio.

• Para obtener una lista de los límites y la funcionalidad de SharePoint admitida, consulte Límites de aplicaciones web de SharePoint.

• Para agregar archivos o carpetas individuales de SharePoint, vea Agregar archivos y carpetas de SharePoint.

Cuando utiliza SharePoint como fuente de conocimientos, las transcripciones de las conversaciones no incluyen el contenido de los documentos fuente utilizados para generar la respuesta (el campo search_results). La pregunta y la respuesta siguen incluidas.

• Para los agentes basados en orígenes de conocimiento de SharePoint, Activar Work IQ proporciona una mejor calidad en la recuperación y respuesta del conocimiento. Esta característica usa herramientas de recuperación internas de vanguardia que permiten al agente obtener un mayor volumen de contexto, con mayor precisión. Sin embargo, debido al aumento de la complejidad del sistema, algunos usuarios y consultas pueden experimentar un pequeño aumento de la latencia.

Cuando publica su agente, las llamadas que utilizan respuestas generativas se realizan en nombre del usuario que chatea con el agente. El agente utiliza la configuración de autenticación que usted configura. De forma predeterminada, los agentes creados en Copilot Studio y en Microsoft Teams se configuran con la opción de autenticación Autenticar con Microsoft. Esta opción funciona en entornos como Microsoft Teams, Power Apps y Microsoft 365 Copilot.

Nota

Es posible usar respuestas generativas con datos SharePoint en los chats de Microsoft Teams y no requerir autenticación manual. Para usar este método para un agente publicado anteriormente, vuelva a configurar el agente para usar Autenticar con Microsoft y luego vuelva a publicarlo en Microsoft Teams. Es posible que pasen algunas horas antes de que este cambio surta efecto. Si un usuario está en medio de una conversación y el cambio no parece haber surtido efecto, puede escribir "empezar de nuevo" en el chat para forzar el reinicio de la conversación con la última versión del agente. Estos cambios ya están disponibles para los chats 1:1 de Teams entre el usuario y el agente. Todavía no están disponibles para chats grupales o mensajes de canal.

Si quiere usar la autenticación manual para su agente, consulte Escenarios de autenticación avanzada.

Agregar sitios de SharePoint como origen de conocimiento

Cuando un usuario hace una pregunta y el agente no tiene un tema para usar como respuesta, el agente busca en la URL y en todas las subrutas. Por ejemplo, una URL como contoso.sharepoint.com/sites también incluye subrutas como contoso.sharepoint.com/sites/policies. Las respuestas generativas resumen este contenido en una respuesta específica.

Para agregar un sitio de SharePoint como fuente de conocimientos a sus formularios, realice los siguientes pasos:

1. Abrir el agente.

2. Seleccione Agregar conocimiento desde las páginas Resumen general o Conocimiento o las Propiedades de un nodo de respuestas generativas.

3. En la sección Destacados , seleccione SharePoint.

   

4. Escriba la dirección URL de SharePoint. Separe varias direcciones URL con saltos de línea manuales (use Mayús + Entrar). Para usar una variable en lugar de una URL estática, seleccione el icono para seleccionar variables junto al campo de URL y elige una variable Personalizada, Sistema o Entorno.

5. Agregue un nombre y una descripción. Proporcione una descripción detallada, especialmente si la IA generativa está habilitada, ya que la descripción ayuda a la orquestación generativa.

6. Seleccione Agregar al agente para terminar de agregar la fuente de conocimientos.

Actualizar el enlace de origen si el sitio o la carpeta de SharePoint se renombra

Si se renombra el sitio o la carpeta de SharePoint que utiliza una fuente de conocimientos, el vínculo existente puede dejar de funcionar y causar un problema de permisos. Cuando ocurre este escenario, el agente puede fallar al acceder a la knowledge base.

Para restaurar el acceso:

1. Solicite a su administrador de SharePoint que otorgue los permisos adecuados en la ubicación renombrada y que genere un nuevo vínculo de origen.

2. Abra el agente y actualice la fuente de conocimientos de SharePoint con el vínculo recién generado.

Agregar listas de SharePoint como origen de conocimiento

Las listas de SharePoint son una manera popular de almacenar datos tabulares y proporcionar acceso rápido y fácil a la información. El agente puede usar estas listas como origen de conocimiento. Cuando agregue una lista de SharePoint como fuente de conocimientos, se crea una conexión en tiempo real al origen, por lo que los datos más actuales se usan para las consultas y el razonamiento. Los usuarios se autentican con sus credenciales de SharePoint, lo que garantiza que tienen permiso para tener acceso a los datos antes de que el agente proporcione una respuesta.

1. Abrir el agente.

2. Seleccione Agregar conocimiento desde las páginas Resumen general o Conocimiento o las Propiedades de un nodo de respuestas generativas.

3. En la sección Destacados o en la sección Cargar archivos, seleccione SharePoint.

   

4. Seleccione Examinar elementos para buscar la lista deseada o escriba la dirección URL de una lista específica de SharePoint.

   

5. Al seleccionar Examinar elementos, el cuadro de diálogo se rellena automáticamente con Mis listas y Listas recientes. Mis listas solo muestra listas creadas en la aplicación Listas de SharePoint. Todas las demás listas aparecen en las Listas recientes. Si no ve una lista que necesita, abra SharePoint y acceda a la lista y, a continuación, aparecerá en Listas recientes.

   

   Puede seleccionar hasta 10 listas cada vez. Para obtener los mejores resultados, utilice un máximo de 10 listas por agente. Las listas que contienen más de 35 000 filas afectan a la calidad y a la latencia.

   Cada lista se agrega a los orígenes de conocimiento del agente como elementos individuales. Para agregar más listas al agente, vuelva a usar estos pasos y seleccione más listas.

   Nota

   Si desea usar una lista de SharePoint con acceso compartido, pero no se muestra en las Listas recientes, pegue la dirección URL de la lista en la selección de dirección URL.

6. Después de seleccionar las listas deseadas, seleccione Confirmar selección.

7. Agregue un nombre y una descripción. Proporcione una descripción detallada, especialmente si la IA generativa está habilitada, ya que la descripción ayuda a la orquestación generativa.

8. Seleccione Agregar al agente para terminar de agregar la fuente de conocimientos.

Escenarios de autenticación avanzados

De forma predeterminada, Copilot Studio preconfigura los agentes para que autentiquen a los usuarios mediante la autenticación de Microsoft para acceder a las fuentes de SharePoint cuando se conectan a un agente a través de Microsoft Teams, Power Apps o Microsoft 365 Copilot. Sin embargo, si necesita configurar manualmente la autenticación, se requieren los siguientes pasos para que las respuestas generativas funcionen con orígenes de datos de SharePoint.

Importante

Si la opción para Restringir búsqueda de SharePoint está habilitada, el uso de SharePoint está bloqueado.

• Las respuestas generativas de orígenes de SharePoint no están disponibles para los usuarios invitados en aplicaciones habilitadas para SSO.

• Para autenticar su agente, consulte Autenticación.

• Para obtener instrucciones sobre cómo crear el registro de aplicación de Microsoft Entra ID necesario, consulte Configurar autenticación de usuario con Microsoft Entra ID. Al crear este registro, usted o su administrador deben especificar los ámbitos Sites.Read.All y Files.Read.All en el registro de la aplicación Microsoft Entra ID.

• Al seleccionar Sin autenticación , se especifica que el agente no recupera información de SharePoint.

• Al configurar la autenticación, los ámbitos controlan el acceso de los usuarios. Especifique Sites.Read.All y Files.Read.All en el campo ámbitos cerca de los valores existentes profile y openid en Copilot Studio. Estos ámbitos no otorgan a los usuarios permisos adicionales al utilizar el agente, pero permiten el contenido permitido del sitio de SharePoint tal y como se ha configurado para las respuestas generativas.

• SharePoint admite la configuración Autenticar manualmente con los siguientes proveedores de servicios de autenticación:

  • Microsoft Entra ID
  • Microsoft Entra ID V2 con credenciales federadas
  • Microsoft Entra ID V2 con certificados
  • Microsoft Entra ID V2 con secretos de cliente

• SharePoint no admite la autenticación manual mediante OAuth genérico.

• Esta configuración solo se aplica a las respuestas generativas y no a los conectores de Power Platform.

Filtrar el origen de SharePoint

Para mejorar el rendimiento de la fuente de conocimientos de SharePoint de su agente, especifique los parámetros de la consulta de búsqueda. Estos parámetros de consulta definen lo que se busca en la fuente de conocimientos. Por ejemplo, podría especificar que solo desea buscar elementos modificados en los últimos seis meses. Construya este tipo de filtro de la siguiente manera:

Atributo	Operador	Valor
Modified on	on or after	X date

Crear condiciones de filtro

Después de agregar una fuente de conocimientos de SharePoint, establezca condiciones de búsqueda.

1. En la página Conocimiento, seleccione el origen de SharePoint.

2. Seleccione los tres puntos (…) para el origen de SharePoint y seleccione Editar.

3. Seleccione Configuración avanzada.

4. Compile los filtros para incluir o excluir información del origen de conocimiento de SharePoint. Base el filtro en una de las siguientes selecciones:

   • Título
   • Autor
   • Modificado por
   • Fecha de modificación

5. Establezca el valor de la condición en uno de los siguientes valores:

   • Un valor estático
   • Una entrada de variable que el usuario proporciona durante la conversación con el agente, que luego se guarda como una variable global personalizada
   • Una variable del sistema

6. Seleccione Guardar cuando haya terminado de configurar sus filtros.

Más opciones de configuración para mejorar la búsqueda

Para filtrar el origen de SharePoint, desactive la siguiente configuración:

• Búsqueda web
• En el nivel de agente, la configuración Usar conocimientos generales en la configuración de Generative AI del agente
• En el nivel de tema, la configuración de Permitir que la inteligencia artificial use su propio conocimiento general (versión preliminar) en el nodo de respuestas generativas

Si desactiva estas opciones, el agente responderá "sin respuesta" si no encuentra ningún resultado en la fuente de conocimiento de SharePoint filtrada.

Usar variables como URL

Use variables en las URL de fuentes de conocimientos de sitios web públicos o de SharePoint para controlar dinámicamente el ámbito del contenido que utiliza su agente.

En lugar de crear múltiples fuentes de conocimientos para diferentes escenarios, defina una única fuente de conocimientos e inserte una variable en la URL. En tiempo de ejecución, Copilot Studio resuelve la variable y utiliza la URL resultante para la fundamentación.

Compatibilidad de variables

Cuando agrega o edits la URL de una fuente de conocimientos de sitio web público o de SharePoint, puede insertar una variable en el campo de la URL.

Usar una variable para;

• Anexar una ruta a una URL base

  https://www.contoso.com/{variable}

• Reemplazar toda la URL

  {variable}

En tiempo de ejecución, la variable se resuelve a un valor de cadena. La fuente de conocimientos está limitada a la URL resuelta.

Nota

Usar una variable cambia qué URL se usa para la fundamentación. No cambia los requisitos de estructura de URL ni las limitaciones de profundidad para sitios web públicos.

Crear y establecer una variable

Para utilizar una variable en un sitio web público o en una fuente de conocimientos de SharePoint:

1. Cree una variable de cadena con ámbito Global.

2. Establezca el valor de la variable usando una de las siguientes opciones:

   • Entradas del tema
   • Propiedades del perfil de usuario, como el idioma
   • Variables de entorno
   • Flujos de agente o conectores

3. Inserte la variable en el campo URL seleccionando {x} (Insertar variable).

4. Pruebe el agente para confirmar que la variable se resuelve a la URL esperada.

Ejemplo: Ámbito por producto

Puedes delimitar el conocimiento a diferentes áreas de producto según la consulta del usuario.

1. Utilice una entrada de tema para capturar el nombre del producto como una variable llamada Product.

2. Agregue un nodo de Establecer valor de variable después del nodo Desencadenador, y cree una nueva variable llamada ProductTable.

3. Utilice una fórmula de Power Fx para definir y asignar los nombres de producto, a las rutas de acceso de dirección URL.

    Table(
        { Product: "Copilot", Path: "microsoft-365-copilot" },
        { Product: "Teams", Path: "microsoft-teams" },
        { Product: "Surface", Path: "surface" }
    )
   

4. Agregue otro nodo de Establecer valor de variable y utilícelo para crear una nueva variable global de tipo cadena llamada GlobalProductURL.

5. En la configuración Para valor, seleccione Fórmula y use una función Power Fx para realizar una búsqueda en la tabla, en función del valor de la variable de entrada Product, Topic.Product como se indica a continuación:

   LookUp(Topic.ProductTable, Product = Topic.Product, Path)

6. Utilice la variable en la URL de la fuente de conocimientos:

   https://www.microsoft.com/en-us/{GlobalProductURL}

El agente consulta únicamente la sección delimitada del sitio web en tiempo de ejecución.

Situaciones habituales

Utilizar variables en fuentes de conocimientos de sitios web públicos para:

• Enrutamiento basado en productos: limite las consultas a la documentación específica de productos.

• Filtrado por región o idioma: Asignar User.Language a URL localizadas (por ejemplo, en-us, it-it).

• URLs específicas del entorno: Alternar entre sitios de desarrollo, prueba y producción.

Consideraciones

• Las fuentes de conocimientos de sitios web públicos utilizan Bing Search y dependen de contenido indexado.
• Los límites de profundidad de URL siguen aplicándose cuando usa variables.
• Las variables solo cambian la URL de destino. No afectan cómo se indexa o recupera el contenido.

Importante

La variable debe apuntar a una URL pública válida que cumpla los requisitos para fuentes de conocimientos de sitios web públicos. Las URL no válidas o no admitidas pueden no devolver resultados.