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Réalisation des devis

Vous créez un devis pour enregistrer votre proposition à un client ou un prospect pour vendre certains biens selon certaines modalités de paiement et de livraison. Vous pouvez envoyer un devis au client pour communiquer la proposition. Vous pouvez envoyer par courriel le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez également faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé du devis. Pour plus d’informations, voir Envoyer des documents par courriel.

Lorsque vous négociez avec le client ou le prospect, vous pouvez modifier et renvoyer autant de devis que nécessaire. Lorsque le client accepte le devis, vous convertissez le devis en facture vente ou en document de vente dans lequel vous traitez la vente. Pour plus d’informations, accédez à Facturer des ventes ou Vendre des produits.

Dans la plupart des cas, vous envoyez des devis aux clients potentiels. Vous avez souvent un interlocuteur avec qui vous négociez. S’il accepte ensuite votre offre, vous transformez le devis en commande et enregistrez le prospect en tant que client dans Business Central. Dans la procédure suivante, nous nous concentrons sur les contacts, mais vous pouvez également envoyer des devis aux clients existants.

Pourboire

Vous pouvez utiliser l’Assistant des documents de vente dans Business Central pour accélérer le flux de travail du devis à la commande. L’agent peut automatiser le processus de création des devis en fonction des demandes que vous recevez par courriel de la part des clients. Avec l’agent qui s’occupe de la paperasse, vous êtes libre de vous concentrer sur d’autres tâches telles que la génération de plus de prospects. Pour en savoir plus, voir Traitement des devis et des documents de vente avec l’Assistant des documents de vente (version préliminaire).

Pour créer un devis

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Devis, puis choisissez le lien associé.

  2. Spécifiez le contact ou le client auquel vous souhaitez envoyer le devis.

    • Si le devis concerne un contact existant, indiquez le nom dans le champ N° de contact.

      Si le devis concerne un client existant, indiquez le client dans le champ Client.

    • Si le contact n’est pas enregistré, procédez comme suit :

      1. Dans le champ N° de contact, sélectionnez le bouton .
      2. Dans la boîte de dialogue de sélection du contact, choisissez l’action Nouveau, puis remplissez les champs correspondants. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description. Pour en savoir plus, accédez à Créer des contacts.
      3. Lorsque vous avez rempli la fiche de contact, sélectionnez le nouveau contact dans la liste des contacts, puis cliquez sur le bouton OK pour revenir au devis.

      Plusieurs champs du devis sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche de contact.

      Noter

      Pour calculer correctement les taxes et les prix d’un devis, vous devez choisir le modèle client correspondant dans le champ Code modèle client. Le modèle est utilisé pour convertir le contact en client une fois le devis converti en document de vente ou en facture.

    • Si le devis est destiné à un nouveau client, vous devez ajouter le client. Pour en savoir plus, accédez à la rubrique Enregistrer de nouveaux clients.

  3. Renseignez les champs restants de la page Devis, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

    Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes commande vente pour les produits que vous vendez au client pour toute transaction avec le client ou le prospect que vous souhaitez enregistrer dans un compte du grand livre.

    Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu’un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l’intermédiaire de l’action Extraire les lignes vente récurrentes.

  4. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais ou de transaction que vous reportez pour le client sur la ligne vente.

  5. Dans le champ N°, sélectionnez un enregistrement à reporter en fonction de la valeur du champ Type.

    Vous laissez le champ N° vide dans les cas suivants :

    • Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
    • Si la ligne est destinée à un article de catalogue. Sélectionnez l'action Sélectionner articles de catalogue. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les articles catalogue.

  6. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d’unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

    Note

    Si l'article est de type Service ou si le champ Type contient Ressource, la quantité est une unité de temps, par exemple heures, comme indiqué dans le champ Code unité de mesure de la ligne. Pour plus d’informations, voir Configuration d’unités de mesure article

    La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

    Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

  7. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

    Si des prix article spéciaux sont définis sur le raccourci Prix vente et escomptes de ligne de vente dans la fiche client ou article, le prix et le montant de la ligne vente sont automatiquement mis à jour si les critères de prix convenus sont réunis. Pour en savoir plus, consultez la section Enregistrer les accords de prix de vente, d’escompte et de paiement.

  8. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque produit que vous souhaitez proposer au contact.

    Les totaux sous les lignes sont calculés automatiquement au fur et à mesure que vous créez ou modifiez des lignes.

  9. Dans le champ Montant escompte facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous définissez des escomptes facture pour le client et en respectant les critères, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % escompte facture. Le montant correspondant est inséré dans le champ Montant escompte facture sans TVA. Pour en savoir plus, consultez la section Enregistrer les accords de prix de vente, d’escompte et de paiement.

    Pourboire

    Pour que Devis valide jusqu’à soit renseigné automatiquement avec un nombre de jours après la création du devis, vous pouvez saisir une formule de date dans le champ Calcul de validité du devis sur la page Configuration ventes & à recevoir. Pour en savoir plus sur les formules de date, accédez à .

  10. Lorsque les lignes devis sont renseignées, sélectionnez l'action Envoyer par e-mail.

  11. Sur la page Envoyer courriel, renseignez les champs restants et examinez le devis intégré. Pour plus d’informations, voir Envoyer des documents par courriel.

  12. Si le contact accepte le devis, choisissez l’action Créer commande.

    Sinon, si votre organisation préfère ce processus, choisissez l’action Créer une facture.

    Note

    Si vous avez ajouté un client à l’étape 2, confirmez la conversion du devis en commande.

    Si vous avez ajouté un contact d’un client potentiel à l’étape 2, suivez les étapes suivantes :

La conversion supprime le devis de la base de données. Une facture vente ou un document de vente basée sur les informations du devis et dans laquelle vous pouvez traiter la vente est créée. Le champ N° devis de la facture vente ou du document de vente indique le code du devis de vente à partir duquel il a été créé. Pour plus d’informations, accédez à Facturer des ventes ou Vendre des produits.

Numéro de document externe

Sur les documents et les journaux vente, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du client. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le client a attribué à la commande, à la facture ou à la note de crédit. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurement, si vous avez besoin de retrouver l’écriture reportée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Configuration ventes & à recevoir précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans le champ N° doc. externe sur un en-tête vente et dans le champ N° doc. externe dans une ligne journal général.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de reporter une facture ou une ligne journal général sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents reportés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures client.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents reportés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes journal.

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