Vendre des produits avec un document de vente client

Cet article fournit des conseils aux utilisateurs sur le moment d’utiliser un document de vente plutôt qu’une simple facture. Si votre processus de vente exige que vous ne livriez que partiellement une commande, par exemple si la quantité totale n’est pas disponible d’un coup, vous devez traiter cette vente en créer un document de vente.

Vous devez également utiliser les documents de vente si vous commercialisez des articles en les livrant directement du fournisseur au client, dans ce qui est appelé une livraison directe. En savoir plus, voir Créer des livraisons directes. Pour tous les autres aspects, les documents de vente fonctionnent de la même manière que les factures vente. Pour en savoir plus, consultez Facturer des ventes.

Lorsque vous livrez les produits, entièrement ou partiellement, vous reportez le document de vente comme étant livré ou livré et facturé pour créer les écritures article et client associées dans votre système. Lorsque vous reportez le document de vente, vous pouvez également envoyer par courriel le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de commande et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. Pour en savoir plus, consultez la section Livrer des articles et envoyer des documents par courriel.

Dans les environnements commerciaux où le client paie immédiatement, par exemple via PayPal ou en espèces, Business Central enregistre le paiement lorsque vous reportez la facture de vente. La facture de vente reportée est fermée comme étant entièrement affectée. Vous définissez la méthode dans le champ Code de la méthode de paiement du document de vente. Pour les paiements électroniques, tels que PayPal, vous devez également renseigner le champ Service de paiement. En savoir plus, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Vous pouvez même créer des commandes à paiement direct pour les clients non enregistrés en configurant une fiche « client en espèces », vers laquelle vous pointez sur le document de vente. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les clients espèces.

Créer un document de vente

Note

La procédure suivante suppose que le client est déjà configuré. Pour en savoir plus sur la configuration de clients, consultez Enregistrer de nouveaux clients.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Documents de vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Nouveau pour créer une écriture.

3. Dans le champ Nom client, entrez le nom d’un client existant.

   Les autres champs de la page Document de vente sont désormais complétés avec les informations du client sélectionné.

4. Renseignez les champs restants de la page Document de vente, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Noter

   Si vous autorisez le client à payer immédiatement, par exemple, par carte de crédit ou par PayPal, renseignez le champ Code mode de règlement. Le paiement est ensuite enregistré dès que vous reportez le document de vente comme facturé. Si vous sélectionnez Espèces, le paiement est enregistré dans un compte de contrepartie spécifié.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes document de vente avec les articles en inventaire ou les services que vous voulez que le client achète.

   Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu’un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l’intermédiaire de l’action Extraire les lignes vente récurrentes.

5. Dans le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais, de transaction ou de commentaire que vous reportez pour le client sur la ligne de vente.

6. Dans le champ N°, entrez le numéro d’un article de l’inventaire ou d’un service.

   Laissez le champ N° vide si la ligne est destinée pour :

   • Commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
   • Article de catalogue. Sélectionnez l'action Sélectionner articles de catalogue. Pour plus d’informations sur les articles de catalogue, reportez-vous à Utilisation des articles de catalogue.

7. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d'articles à vendre.

   Noter

   Pour les articles de type Ressource ou Service, la quantité est une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de mesure de la ligne. Pour en savoir plus, voir Configurer les unités de mesure des articles.

   Le champ Montant ligne est mis à jour pour indiquer la valeur du champ Prix unitaire multipliée par le nombre du champ Quantité.

   Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la Sales Tax en fonction de la valeur que vous avez sélectionné dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

8. Dans le champ % remise ligne, saisissez un pourcentage si vous souhaitez accorder au client une remise sur le produit. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

   Si vous configurez des prix d’articles spéciaux dans l’onglet rapide Prix de vente et escomptes sur ligne de vente des pages Carte de client ou Carte d’article, les valeurs de prix et de montant sur les lignes de vente sont automatiquement mises à jour si les critères sont remplis. Pour en savoir plus sur les prix et les escomptes, reportez-vous à la section Enregistrer les prix de vente, les escomptes et les accords de paiement.

9. Pour ajouter un commentaire sur la ligne de commande, que le client peut lire sur le document de vente imprimé, écrivez un commentaire sur une ligne vide dans le champ Description.

10. Répétez les étapes 5 à 9 pour chaque article que vous souhaitez vendre au client.

    Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mis à jour lorsque vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants qui seront reportés dans les livres.

    Note

    Dans de rares cas, les montants reportés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs de totaux. La différence est généralement due à des calculs d'arrondis liés à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou à la taxe de vente.

    Pour revérifier les montants, utilisez la page Statistiques, qui prend en compte les calculs d’arrondi. De même, si vous choisissez l’action Libérer, les champs de totaux sont mis à jour pour inclure les calculs d’arrondi.

11. Dans le champ Montant escompte facture, vous pouvez éventuellement entrer le montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous avez configuré des escomptes sur facture pour le client, le champ % escompte facture se met automatiquement à jour si les critères d'escompte sont remplis. Le champ Montant de l'escompte sur facture hors taxe indique le montant associé. Pour en savoir plus, consultez la section Enregistrer les accords de prix de vente, d’escompte et de paiement.

12. Pour livrer seulement une partie de la quantité commandée, entrez la quantité dans le champ Qté à livrer. La valeur est copiée automatiquement dans le champ Qté à facturer.

    Noter

    Si le champ Avis d’expédition est défini comme Complet dans l’onglet rapide Expédition et facturation, vous ne pouvez pas reporter des livraisons partielles. En savoir plus sur Traiter les livraisons partielles.

13. Pour facturer seulement une partie de la quantité livrée, entrez la quantité dans le champ Qté à facturer. La quantité doit être inférieure à la valeur du champ Qté à expédier.

14. Lorsque les lignes commande vente sont renseignées, sélectionnez l'action Valider et envoyer.

Important

Lorsque vous reportez un document de vente, vous créez une livraison et une facture. Ces documents peut être effectués de manière simultanée ou indépendante. Vous pouvez également créer une livraison partielle et une facture partielle en renseignant les champs Qté à livrer et Qté à facturer sur chaque ligne document de vente avant le report. Notez que vous ne pouvez pas créer de facture depuis la page Documents de vente pour quelque chose qui n’a pas été livré. C'est-à-dire que, avant de pouvoir facturer, vous devez avoir reporté une livraison, ou vous devez choisir de livrer et de facturer en même temps.

Si vous devez facturer une vente sans enregistrer une expédition dans Business Central, créez le document sur la page Factures vente, ou choisissez l’action Créer une facture sur la page Devis. En savoir plus sur Facturer des ventes.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

Les écritures liées et les écritures client sont maintenant créées, et le document de vente est édité en tant que document PDF. Lorsque le document de vente est entièrement reporté, Business Central la supprime de la liste des documents de vente.

Créer un nouveau document de vente en dupliquant une commande existante

Pourboire

Cette section illustre le processus pour dupliquer un document de vente, mais les mêmes étapes s’appliquent aux autres documents de vente.

Lorsque vous créez un document de vente semblable à un existant, il est possible de gagner du temps en copiant la commande d’origine. Par exemple, vous pouvez copier les données de l’en-tête de la commande, de ses lignes ou des deux dans votre nouvelle commande. Par la suite, vous pouvez mettre à jour les informations sur la nouvelle commande, si nécessaire.

La valeur de certains champs sur des lignes de commande dépend du contenu entré de l'en-tête. Ainsi, les valeurs des champs de montant varient selon les escomptes que vous avez définies pour le client. Si vous n’incluez pas l’en-tête lorsque vous copiez la commande, vous devez recalculer les lignes pour que leurs valeurs correspondent aux valeurs de l’en-tête. L’option Recalculer lignes s’active automatiquement si vous désactivez l’option Inclure l’en-tête.

Note

Si l’option Calc. escompte facture est sélectionnée dans la page Configuration ventes et créances, l’escompte facture est recalculé lorsque vous reportez la nouvelle ligne de document. Le nouveau calcul peut faire en sorte que le montant de la nouvelle ligne diffère du montant d’origine.

Note

Si une partie de la quantité sur les lignes sources a été retournée, Business Central crée la nouvelle ligne uniquement avec la quantité qui n'a pas été retournée. Si la quantité totale a été retournée, Business Central ne crée pas de ligne.

Comment copier un document de vente?

Les étapes ci-dessous expliquent comment dupliquer un document de vente.

1. Cliquez sur l’icône , saisissez Documents de vente, puis sélectionnez le lien approprié.

2. Choisissez Nouveau pour créer un document, puis choisissez l'action Copier document.

   Note

   Lorsque vous copiez une commande, vous pouvez choisir de copier uniquement les informations des lignes de la commande et de ne pas copier l’en-tête commande. Il peut être utile de passer l’en-tête, par exemple, lorsque vous vendez les mêmes articles et les mêmes quantités à un autre client. Si vous ignorez l’en-tête, renseignez le champ Nom du client de votre nouvelle commande avant d’utiliser l’action Copier document .

3. Dans le champ Type document, choisissez Commande.

4. Dans le champ N° document, , choisissez l’ordre de copie.

   Business Central renseigne les champs Occurrences du N° de documentation, N° de version, N° de client de vente et Nom du client de vente selon la commande sélectionnée.

5. Pour reproduire les informations figurant dans l’en-tête de la commande, telles que le nom du client et la date d’échéance, cochez la case Inclure l’en-tête.

   Si vous choisissez cette option, vous copiez également les lignes. Toutefois, vous devez recalculer les montants des lignes dans la nouvelle commande.

6. Pour copier et recalculer les lignes de la commande initiale dans la nouvelle, activez l’option Recalculer lignes .

   L’action conserve les numéros et quantités des articles, mais recalcule les montants en fonction des prix des articles et des escomptes appliquées au client pour la nouvelle commande.

7. Sélectionnez OK pour créer le copie.

Numéro de document externe

Sur les documents et les journaux vente, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du client. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le client a attribué à la commande, à la facture ou à la note de crédit. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurement, si vous avez besoin de retrouver l’écriture reportée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Configuration ventes & à recevoir précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans le champ N° doc. externe sur un en-tête vente et dans le champ N° doc. externe dans une ligne journal général.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de reporter une facture ou une ligne journal général sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents reportés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures client.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents reportés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes journal.

Utilisation des champs de montant

Les valeurs des champs qui affichent des montants peuvent être positives ou négatives, selon que la valeur représente un crédit ou un débit. Cette vidéo montre comment utiliser les champs qui affichent des montants.

Informations connexes

Facturation des ventes
Validation des ventes
Livrer des articles
Réalisation de livraisons directes
Ventes
Définition des ventes
Imprimer la liste des prélèvements
Traiter les livraisons partielles
Inventaire
Envoi de documents par courriel
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