Обнаружение повторяющихся записей и объединение

Статья
03/08/2023

Повторяющиеся записи могут снизить качество данных, если вы или другие пользователи вводите данные вручную или выполняете массовый импорт данных. Microsoft Dataverse помогает решить проблему дублируемых данных путем поиска повторяющихся данных для активных записей, таких как организации и контакты.

После того как вы узнаете, что есть повторяющиеся записи, вы можете объединить дубликаты и сохранить нужную запись. При объединении записи все связанные или дочерние записи также объединяются. Ваш администратор может также настроить правила поиска повторяющихся данных, чтобы дубликаты обнаруживались во время ввода или обновления записей или импорта записей.

Заметка

Новый опыт обнаружения дубликатов и их объединения поддерживается, когда дубликаты обнаруживаются при ручном вводе данных в приложение, а не во время импорта. Поиск повторяющихся данных не работает автономно или в автономном режиме.

Устранение дубликатов при создании или обновлении записей

Если при создании или обновлении записей обнаруживаются дубликаты, можно либо игнорировать диалоговое окно поиска повторяющихся данных и сохранить запись, либо объединить повторяющиеся записи, чтобы сохранить данные в чистоте.

Заметка

Параметр объединения доступен только для сущностей "Организация", "Интерес" и "Контакт". Параметр «Объединить» будет включен только в том случае, если выбрана повторяющаяся запись той же таблицы. Объединение повторяющихся записей из разных таблиц не поддерживается.

При сохранении новой записи или обновленных записей диалоговое окно Обнаружены повторяющиеся записи отображается, если обнаруживаются дубликаты на основе правил поиска повторяющихся данных, установленных для вашей организации. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка правил поиска повторяющихся данных для поддержки правильности данных

Снимок экрана с диалоговым окном, показывающим найденные повторяющиеся записи.

В диалоговом окне отображаются следующие сведения:

В разделе Текущая запись диалогового окна отображается запись, которая создается или обновляется.
В разделе Обнаружены дубликаты показано количество найденных повторяющихся записей вместе с типом записей.
В разделе Соответствующие записи показаны возможные повторяющиеся записи.

Столбцы в сетках отображаются динамически в соответствии с правилом поиска повторяющихся данных, поэтому вы видите релевантную информацию, чтобы определить, почему запись считается дубликатом. Например, в соответствии с правилом, если обнаруживается, что две учетные записи дублируются из-за одного и того же имени учетной записи и адреса электронной почты, в сетке отображаются столбцы Имя учетной записи и Адрес электронной почты.

Заметка

Если правило поиска повторяющихся данных не настроено для исключения неактивных записей, при обнаружении дубликатов учитываются как активные, так и неактивные записи. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка правил поиска повторяющихся данных для поддержки правильности данных

У вас есть возможность игнорировать дубликаты и сохранить новую или обновленную запись или объединить повторяющиеся записи.

Чтобы сохранить повторяющуюся запись, выберите Игнорировать и сохранить.

- ИЛИ -
Чтобы объединить повторяющиеся записи, в разделе Соответствующие записи выберите запись, которую вы хотите объединить, затем выберите Объединить.

Появится диалоговое окно Объединить (тип записи).

В диалоговом окне выберите основную запись.

Заметка

Возможность выбора основной записи доступна, если в системе существуют обе записи. Если при сохранении новой записи обнаруживается дубликат, то новая запись всегда считается вторичной.

Первичная запись сохраняется, а вторичная запись деактивируется. Данные из вторичной записи копируются в основную запись. Когда вы выбираете первичную запись, по умолчанию выбираются все поля первичных записей. Это означает, что данные в этих выбранных полях будут сохранены. У вас также есть возможность выбрать поля из вторичной записи. При этом данные из выбранных полей вторичной записи копируются в первичную запись и сохраняются. Все примечания, действия и подробности, связанные с дополнительной записью, связываются с основной записью.
Используйте следующие параметры, чтобы выбрать поля, для которых необходимо сохранить данные, и выберите ОК:
- Объединить записи, выбрав поля с данными: при выборе этого варианта выбираются все поля, содержащие данные, независимо от того, находятся ли данные в первичной или вторичной записи. Если в одинаковых полях основной и вторичной записей имеются данные, выбираются поля основной записи.
- Просмотр полей с конфликтующими данными: при выборе этого параметра отображаются только поля с конфликтующими данными, что позволяет быстро выбрать поля, из которых необходимо сохранить данные. Это особенно полезно, когда данные находятся в нескольких полях, и вы хотите просмотреть только данные, которые отличаются в двух записях. Этот параметр выбирается по умолчанию.
- Выбрать все поля в этом разделе: при выборе этого варианта выбираются все поля, доступные в этом разделе записи, поэтому вам не придется вручную выбирать поля в этом разделе. Он работает как опция "Выбрать все" для полей в разделе.
Заметка

Вы не можете объединить данные в неактивную запись.