在中小型企業中設定 Microsoft Teams

  • 適用於: Microsoft Teams

本指南可協助中小型企業的 IT 系統管理員了解及設定 Teams。 根據預設，註冊並購買商務用 Microsoft 365 訂閱的人員會取得系統管理員權限。 該人員可以將系統管理員權限指派給其他人，以協助他們管理組織的 Microsoft 365。

備註

如果您不知道該與公司或學校的誰尋求協助，請嘗試詢問提供您的 Microsoft 365 使用者帳戶和密碼的人員。

Microsoft Teams 是將交談、會議、檔案和應用程式集中在同一個位置的數位中心。 因為它是在 Microsoft 365 上建立，所以企業可以與熟悉的 Office 應用程式和服務整合。

Microsoft Teams 可讓您協助業務成長：

  • 與客戶、合作夥伴、供應商和同事進行線上會議。 出席者不需要 Teams 就能加入 Teams 會議。
  • 透過 Bookings 分享可用性並排程聚會。
  • 透過聊天從您的網站回答客戶詢問。
  • 使用 Teams 電話授權撥打電話。
  • 舉辦高品質的活動。
  • 使用檔案、聊天和應用程式共同作業。

本指南可協助您開始使用：

  • 新增使用者並授與他們存取 Teams。
  • 將公司的網域連線至 Teams。
  • 將現有的行事曆與 Teams 同步。
  • 為中小型企業設定 Teams 功能。
  • 安裝 Teams。
  • 存取支援並共用意見反應。

如果您在尋找如何使用 Teams 或訓練其他人使用 Teams 的資訊，請參閱我們的 Microsoft 採用網站 或 Microsoft Teams 訓練。

提示

如果您尚未這麼做，我們強烈建議您從試驗推出開始您的 Teams 部署。 試驗推出可讓您和一些早期採用者在規劃及最終完全推出之前，先熟悉 Teams 及其功能。

重要

在您廣泛使用 Teams 之前，請先檢閱 確認您已準備就緒 中的項目，確認貴組織已準備就緒。

新增使用者並授與他們存取 Teams

每位使用者都需要使用者帳戶和授權，才能登入並存取 Teams。 您可以依照下列指示，使用 Microsoft 365 系統管理中心新增使用者。

如果您已設定具有作用中 Teams 授權的全域或使用者系統管理員帳戶，您也可以使用 Teams 內的管理員應用程式來新增使用者。

注意

使用全域系統管理員帳戶可能會有安全性風險。 可能的話，建議您使用非全域系統管理員帳戶。

  1. 在 Teams 內安裝並啟動管理員應用程式。
  2. 在管理員應用程式首頁或使用者頁面中選取新增使用者選項。
  3. 輸入必要資訊來新增一或多個使用者。
  4. 依照提示購買並將授權指派給使用者。

您隨時可以從 [使用者] 頁面選取使用者，以變更使用者的授權。 您可以使用 Teams 中管理員應用程式中的 [訂閱] 頁面來管理環境中可用的授權。

在此 連結深入了解 Teams 授權。

如果您想要讓使用者有機會在擁有 Teams 授權前先試用 Teams，您可以設定 Teams Exploratory。 深入了解 Teams Exploratory。

將您的商務網域連線到 Teams

購買 Microsoft 365 時，您會獲得預設網域 (例如： contoso.onmicrosoft.com) 。 在沒有額外設定的情況下，您的 Microsoft 365 使用者的 Microsoft 365 使用者名稱中就會有此預設網域 (例如： jane@contoso.onmicrosoft.com) 。

如果您的企業已有網域 (，此預設網域可能會造成混淆 例如：contoso.com) 。 連結您的網域可讓您的使用者使用其現有的使用者名稱登入，並確保您的合作夥伴和客戶透過 Teams 與您互動時能看到一致的身分識別。 將您的網域連線到 Teams 不會影響您的網域用於電子郵件、網站或 Microsoft 365 以外的其他產品。

使用整合 您的商務電子郵件與 Microsoft Teams 一文，深入了解連線網域所需採取的步驟。 您也可以依照下列步驟，在 Microsoft 365 系統管理中心中連線您的網域。

使用 Teams 同步您現有的行事曆

Teams 預設已連線至 Exchange 以建立行事曆。 如果您使用 Exchange 以外的提供者處理電子郵件和行事曆，您可以連線您的網域來設定與 Teams 的行事曆同步處理。 此同步作業允許您和您的使用者在兩個行事曆中查看您所有的 Teams 和其他會議。 它也可確保不會錯過傳入和傳出的 Teams 會議，並收到會議回應，例如接受和拒絕。

為獲得最佳體驗，您應在設定行事曆同步處理之前連線公司網域。 請依照下列步驟，使用 整合您的公司電子郵件與 Microsoft Teams 一文來設定行事曆同步處理。 請依照下列步驟來設定 Google Calendar 與 Teams 之間的同步處理： 設定與 Google Workspace 的行事曆同步處理。

設定適用於中小型企業的 Teams 功能

有許多方法可以自訂 Teams。 下列各節將示範如何設定 Teams 以符合您的商務需求。 設定每個 Teams 功能的順序由您決定。 請經常回來查看新功能的設定指南。

跳至您感興趣的節：

聊天、團隊和頻道

Chat、團隊和頻道是 Teams 的基礎。 聊天 可讓一或多個使用者彼此交談、共用檔案，以及私下開會。 Teams 對組織中的每個人或只有特定對象可見，讓適當的人員無論工作或場合進行共同合作，無論是長時間執行的專案或整理員工入職資料。 團隊內的頻道可以針對特定主題、專案、部門或任何其他對您的團隊有意義的分類，提供焦點討論空間。

如需推出聊天、團隊和頻道之前應考量的事項之詳細資訊，請參閱 團隊和頻道概觀。

您不需要為使用者執行其他動作，使用者即可開始使用聊天、團隊和頻道。 不過，有許多選項可用來控制 Teams 的使用方式。 您可以現在進行變更，或等到您看到人員如何使用 Teams。 Teams 系統管理中心可讓您存取所有訊息傳遞原則和設定。 您也可以使用 Teams 內的管理員應用程式來調整最常用的設定。 如需詳細資訊，請查看下列文章：

提示

在 Microsoft Learn 上完成 管理 Microsoft Teams 模組，以瞭解如何管理團隊角色、存取權限與訊息傳遞原則。

使用聊天、團隊和頻道進行外部共同作業

提示

如需來賓和外部存取的詳細資訊，請參閱： 使用來賓存取和外部存取與組織外部人員共同作業。

您可以與組織內外的人員透過聊天、團隊和頻道進行共同作業。 啟用外部共同作業可能需要您調整 Teams 原則和設定。

透過適當的設定，您可以與受信任的 Microsoft 365 組織外部的 Teams 使用者聊天 (例如，擁有 Microsoft 365 工作或學校帳戶) 的客戶或合作夥伴，或未由組織管理的 Teams 和 Skype 使用者 (例如，使用 Microsoft 365 或 Skype 個人帳戶的客戶) 。 啟用外部聊天不會開放 Teams 環境的其他部分給正在與您聊天的 Teams 使用者，例如會議或檔案。 深入了解 允許外部聊天所需的 Teams 設定和原則更新。

如果您想要為外部連絡人提供對 Teams 環境的擴充存取權，您可以授與他們 來賓存取權。 來賓存取可讓您將團隊、頻道中的文件、聊天和應用程式的存取權授與組織外部人員，同時維持企業資料的控制權。 擁有 Microsoft 365 公司、學校或個人帳戶的任何人都可以新增為來賓。 深入了解 如何開啟您環境的來賓存取。 啟用來賓存取之後， 請按照本指南深入 瞭解邀請來賓加入您 Teams 的詳細資訊。

在 Teams 中的共用頻道建立 共同作業空間，您可以在這裡邀請不在主持頻道的小組中的人員。 只有共用頻道的擁有者或成員的使用者才能存取頻道。 您無法將來賓新增至共用頻道，但如果組織外部的人員擁有 Teams 公司或學校帳戶，則您可以邀請他們參與。 深入瞭解 如何在共用頻道中設定與外部參與者共同作業。

會議和研討會

會議和研討會可讓貴組織的人員與合作夥伴、廠商、客戶和同事進行線上會議。 擁有 Teams 用戶端的任何人都可以加入受邀參加 的會議 。 如果出席者沒有 Teams，也可以使用桌上型電腦上的 Web 用戶端，或從行動裝置應用程式市集的 Teams 行動裝置應用程式加入。 深入了解 與外部參與者的 Teams 會議。

參與者可以使用其裝置的麥克風、相機和螢幕，而不需要手機即可加入交談。 參與者可以使用電腦或行動裝置與其他參與者聊天、進行語音通話，以及分享影片和應用程式。

您可以使用數種會議功能來強化您的企業品牌。 會議主題隨附於 Teams 進階版。 它們可讓系統管理員套用特定主題，以自訂預先加入和大廳畫面的視覺外觀。 會議主題包含貴公司的品牌色彩、代表您品牌的自訂影像，以及貴公司的標誌。 若要深入瞭解 Microsoft Teams 中的會議主題，請參閱 會議主題。

自訂會議背景可讓 Teams 進階版系統管理員上傳自訂組織影像，供其使用者在會議期間做為虛擬背景使用。 此功能可協助使用者維護隱私、減少干擾或為會議增添一絲商業品牌統一感。 您可以使用使用者或群組原則，將獨特的背景指派給特定的個人或部門。 如果您沒有 Teams 進階版，個別使用者可以在 Teams 桌面上傳並使用自己的會議背景。 若要深入了解管理自訂會議背景，請參閱 會議背景。

音訊會議 可讓參與者撥打會議電話號碼並輸入會議識別碼，以使用一般電話加入會議。 當參與者沒有良好的網路連線、會議為僅供語音使用，或某些不允許參與者透過 Teams 桌面或行動裝置應用程式加入會議的情況時，音訊會議便非常有用。

備註

深入了解 音訊會議設定和授權需求。

提示

完成 Microsoft Learn 上的 使用 Microsoft Teams 來管理會議、召集會議與活動 模組，以更加熟悉會議與活動。

Teams 中的會議依預設為啟用狀態，不過，您可以控制召集人和參與者的會議體驗。 您也可以設定會議之前和會議期間，允許和不允許人員執行哪些工作。 如需詳細資訊，請參閱 Teams 會議計畫。

Teams 活動

Teams 活動可為貴組織中的人員提供集中式方式，以探索、建立及管理企業和客戶的活動。 [活動] 應用程式為活動召集人提供設定活動的彈性和自訂選項。

  • 將預先建立的範本用於熟悉的活動形式（例如網路研討會），或從頭開始建立活動，為觀眾量身打造體驗。
  • 使用 [反應]、[舉手]、[投票]、[聊天] 和 [問答] 等功能啟用出席&參與。
  • 設定活動註冊。
  • 存取報告以檢閱出席和參與深入解析。

Teams 中的活動依預設為啟用。 您可以控制召集人和參與者的體驗。 若要深入了解，請參閱 Teams 活動的規劃。 若要深入了解活動功能，請參閱 會議和活動功能和容量比較。

含通話方案的 Teams 電話

含通話方案的 Microsoft 365 Teams 電話適用於使用者少於 300 位的企業，提供您辦公室電話系統的所有功能。 Teams 電話包括語音信箱、來電顯示、電話系統功能表、免付費電話號碼等等，您不需要管理複雜且昂貴的內部部署電話系統。

有關適用於中小型企業的 Teams 電話 (含通話方案) 詳細資訊，請參閱 Teams 電話中小型企業指南。 如果您在了解或部署 Teams 電話方面需要更多協助，請透過這裡與我們連絡： ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com。

透過 Bookings 排程

Microsoft Bookings 功能可協助您排程及管理與客戶、客戶或同事的約會。 Bookings 包含網頁型預約頁面，已與 Microsoft Outlook 和 Teams 整合，可最佳化您的行事曆，並讓客戶有彈性地預約最適合他們的時間。

  • 深入了解 Bookings 如何協助您的企業簡化排程。
  • 深入瞭解 如何讓貴公司中的使用者可以使用適用於 Teams 的 Bookings 應用程式。

從 Google Calendar 排程 Teams 會議

您可以使用適用於 Google Calendar 的 Teams 會議附加元件，直接從您的 Google Calendar 排程 Teams 會議。 深入了解 安裝附加元件。 IT 管理員也可以從 Google Workspace 管理員控制台安裝附加元件。

使用即時聊天在您的網站上與客戶聯繫

重要

自 2026 年 8 月 6 日起，新客戶就無法再設定 Microsoft Teams 即時聊天。 自 2026 年 10 月 5 日起，不再支援 Microsoft Teams 即時聊天，且不再將來自小工具的傳入聊天轉送至 Teams。 在 2026 年 10 月 5 日之前，從您的網站移除即時聊天小工具。 如需詳細資訊，請參閱 即時聊天淘汰常見問題集。

即時聊天可讓您網站的訪客透過您面向客戶的網站上的聊天小工具與您的企業聊天。 訪客可以透過您網站的聊天提出問題，並直接與 Teams 中的支援小組聯繫。 深入了解 設定和管理即時聊天。

透過 Copilot 進行 AI 支援的共同作業

Teams 中的 Copilot 可以：

  • 透過 AI 的強大功能，協助您的企業更快速地執行工作並加強共同作業。
  • 協助您自動化工作，以便在會議、通話和聊天交談期間專注於讓客戶和合作夥伴全神貫注。
  • 摘要會議和通話中的關鍵討論要點，包括誰在說話、他們說了什麼，以及人們認同或不同意的地方。
  • 建議動作項目並回答您的任何問題，所有這些都可以在會議期間或會議後即時進行。
  • 協助您重寫和編輯聊天和頻道訊息，以改善語調、長度和清晰度。
  • 透過彙集文件、簡報、電子郵件、行事曆、記事和連絡人中的資料，協助您尋找並使用隱藏在文件中或遺失在交談中的資訊。
  • 使用 Teams 中的資訊來協助您快速掌握或識別工作。

透過以小型企業為重點的 Copilot 採用網站或 Microsoft Copilot 文件，深入了解如何在 Teams 環境中啟用 Microsoft Copilot。

檔案共用

當您透過 Teams 啟用檔案共用時，可讓您的公司與合作夥伴、廠商、客戶和同事共同作業，同時保護您公司的智慧財產權和敏感性資訊。 透過 Teams 共用的 Files 是由您的企業擁有及管理，而非個人。 使用者可以從 Teams 頻道、聊天、會議和 Teams 中的 OneDrive 應用程式共用檔案。

根據預設，系統會啟用使用外部存取、來賓存取或匿名存取與組織外部人員共用，但共用頻道和跨雲端案例需要額外的設定。 深入瞭解 如何為廠商、合作夥伴和組織外部的客戶啟用安全共用。

Teams 中的應用程式

Teams 中的應用程式可協助使用者將其商務工具和服務集中在同一處，以便與其他人共同作業。 Teams 應用程式是由 Microsoft 和其他公司所發佈。 您也可以專門為您的企業建立 Teams 應用程式。 應用程式的一些範例如下：

  • 共用和指派工作給頻道中各種使用者的應用程式。
  • 與您的客戶管理系統整合並追蹤客戶潛在客戶和進度的應用程式。
  • 可幫助您安排員工輪班和日程安排的應用程序。

身為系統管理員，您可以控制允許哪些應用程式。 您也可以協助為使用者自動安裝應用程式。 深入瞭解 Teams 應用程式以及如何管理它們。

安裝 Teams

當您準備好讓使用者開始使用 Teams 時，他們可以在 Windows、Mac 或 Android 或 iOS 裝置上安裝 Teams 用戶端。 使用者可以直接從 https://teams.microsoft.com/downloads下載 Teams 用戶端。

使用者可以使用 Teams，而不需要在桌面上安裝應用程式。 從 此網站存取 Teams 網頁版。

請確定貴組織中的每個使用者都擁有 Teams 授權，才能使用 Teams。 如需指派 Teams 授權的詳細資訊，請參閱 管理使用者對 Teams 的存取權。

使用者將擁有使用 Teams 授權和應用程式加入會議的最佳體驗，但並非必要。 客戶或合作夥伴不需要 Teams 授權即可加入 Teams 會議。 深入瞭解 如何為 Teams 環境啟用匿名會議加入。

提示

完成 Microsoft Learn 上的 部署 Microsoft Teams 用戶端 模組，以取得規劃 Teams 用戶端部署的建議。

如果您想要部署 Teams 用戶端的詳細資訊，請參閱 安裝 Teams 用戶端之組織的準備檢查清單。

存取支援和共用意見反應

如果您在為小型企業設定 Teams 環境時需要更多協助，可以連絡我們的即時支援專員。 若要透過 Teams 管理員應用程式要求支援，請遵循下列步驟：

  1. 在 Teams 用戶端中開啟 Teams 管理員應用程式。
  2. 在左側瀏覽中選取 [支援 ]。
  3. 搜尋您需要協助的問題。
  4. 如果提供的文章不符合您的需求，請選取 [連絡客戶支援]。
  5. 選取支援方法，支援專員將與您連絡。

如果您對我們如何改善您的中小型企業的 Teams 體驗有任何意見反應，您可以在我們的 Microsoft Teams – 小型企業社群中分享您的想法。

重要

如果您在了解或部署 Teams 電話方面需要更多協助，請透過以下方式與 ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com我們連絡。

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