在中小型企業中設定Microsoft Teams

本指南可協助中小型企業的IT系統管理員了解及設定Teams。 根據預設，註冊並購買商務用 Microsoft 365 訂閱的人員會獲得系統管理員許可權。 該人員可以將系統管理員許可權指派給其他人，以協助管理其組織的Microsoft 365。

備註

如果您不知道該連絡公司或學校的人員以取得協助，請嘗試詢問提供您Microsoft 365 用戶帳戶和密碼的人員。

Microsoft Teams 是將交談、會議、檔案和應用程式整合在一個位置的數位中心。 因為它是以 Microsoft 365 為基礎建置，因此與熟悉的 Office 應用程式和服務整合可讓企業受益。

Microsoft Teams 可協助您透過下列功能來提升業務效率：

• 與客戶、合作夥伴、廠商和同事在線開會。 出席者不需要Teams即可加入Teams會議。
• 透過 Bookings 分享可用性並排程會議。
• 透過聊天從您的網站回答客戶查詢。
• 使用 Teams 電話 授權撥打電話。
• 主持高品質的網路研討會。
• 使用檔案、聊天和應用程式共同作業。

本指南可協助您開始使用：

• 新增使用者並讓他們存取Teams。
• 將貴公司的網域連線到 Teams。
• 將您現有的行事曆與 Teams 同步處理。
• 為您的中小型企業設定Teams功能。
• 安裝 Teams。
• 存取支援及分享意見反應。

如果您正在尋找如何使用 Teams 或訓練其他人使用 Teams 的相關信息，請參閱我們的 Microsoft採用網站 或 Microsoft Teams 訓練。

提示

如果您尚未這麼做，我們強烈建議您以試驗推出開始您的Teams部署。 試驗推出可讓您和一些早期採用者先熟悉 Teams 及其功能，然後再規劃並全面推行。

重要

在廣泛推行 Teams 之前，請先檢閱下列專案， 確定您的組織已準備就緒：確定您已準備就緒。

新增使用者並讓他們存取Teams

每個使用者都需要用戶帳戶和授權，才能登入並存取Teams。 您可以依照下列指示使用 Microsoft 365 系統管理中心 新增使用者。

如果您已經使用有效的 Teams 授權設定全域或使用者系統管理員帳戶，您也可以使用 Teams 中的 管理員 應用程式來新增使用者。

謹慎

使用全域系統管理員帳戶可能會有安全性風險。 我們建議您盡可能使用非全域系統管理員帳戶。

1. 在 Teams 中安裝並啟動 管理員 應用程式。
2. 選取 管理員 應用程式首頁或 [使用者] 頁面中的 [新增使用者] 選項。
3. 輸入必要資訊以新增單一或多個使用者。
4. 依照提示購買並指派授權給使用者。

您可以隨時從 [使用者] 頁面選取使用者來變更使用者的授權。 您可以使用 Teams 中 管理員 應用程式中的 [訂閱] 頁面來管理您環境中可用的授權。

若要深入瞭解Teams授權， 請參閱此連結。

如果您想要讓使用者有機會在他們擁有 Teams 授權之前試用 Teams，您可以設定 Teams 探索。 深入瞭解 Teams探索。

將貴公司的網域連線至 Teams

當您購買 Microsoft 365 時，您會收到預設網域 (例如： contoso.onmicrosoft.com) 。 如果沒有其他設定，Microsoft 365 使用者的Microsoft 365 用戶名稱中就會有此預設網域 (例如： jane@contoso.onmicrosoft.com) 。

如果您的企業有現有的網域，這個預設網域可能會造成混淆 (例如：contoso.com) 。 連結您的網域可讓您的使用者使用他們現有的使用者名稱登入，並確保您的合作夥伴和客戶在透過Teams與您互動時，能看到一致的身分識別。 將您的網域連線到 Teams 並不會影響您的網域如何用於電子郵件、網站或 Microsoft 365 以外的其他產品。

若要深入了解連線網域所需的步驟，請參閱 整合商務電子郵件與 Microsoft Teams 一文。 您也可以依照下列步驟在 Microsoft 365 系統管理中心 中聯機您的網域。

使用 Teams 同步處理現有的行事曆

根據預設，Teams 已連線至 Exchange 以進行行事曆設定。 如果您使用 Exchange 以外的提供者來處理電子郵件和行事曆，您可以連線您的網域來設定行事曆與 Teams 同步處理。 此同步處理可讓您和您的使用者在兩個行事曆中查看所有 Teams 和其他會議。 它也可確保不會錯過內送和待發Teams會議，以及收到接受和拒絕等會議回復。

為獲得最佳體驗，您應該先連線貴公司的網域，再設定行事歷同步處理。 請依照下列步驟，使用 整合您的商務電子郵件與 Microsoft Teams 文章來設定行事曆同步處理。 請依照下列步驟設定Google日曆和Teams之間的同步， 設定與Google Workspace同步的行事曆。

為您的中小型企業設定Teams功能

有許多方法可以自訂 Teams。 下列各節將示範如何設定Teams以符合您的企業需求。 您設定每個 Teams 功能的順序由您決定。 請經常回來查看設定指南是否有新功能。

跳至您感興趣的節：

• 聊天、團隊和頻道
• 會議和研討會
• 網路研討會
• 含通話方案的 Teams 電話
• 透過 Bookings 排程
• 從Google日曆排程Teams會議
• 使用即時聊天與網站上的客戶聯繫
• AI 透過 Copilot 提供共同作業
• 檔案共用
• Teams 中的應用程式

聊天、團隊和頻道

聊天、團隊和頻道是Teams的其中一項功能。 聊天 可讓一或多個使用者彼此交談、共用檔案，以及私下開會。 團隊可讓貴組織中的每個人或只有特定物件看到，無論工作或場合為何，無論是長期執行的專案或組織員工的上線數據，都能讓適當的人員共同作業。 團隊內的頻道可以為特定主題、專案、部門或任何其他對您的團隊有意義的分類，提供焦點討論空間。

如需在推出聊天、團隊和頻道之前應考慮的詳細數據，請參閱 團隊和頻道概觀。

您不需要為使用者執行其他動作，使用者即可開始使用聊天、團隊和頻道。 不過，有許多選項可用來控制 Teams 的使用方式。 您可以立即進行變更，或等到查看人員如何使用Teams為止。 Teams 系統管理中心可讓您存取所有訊息原則和設定。 您也可以使用 Teams 中的 管理員 應用程式來調整最熱門的設定。 如需詳細資訊，請查看下列文章：

• 管理 Teams 中的訊息原則
• Teams 設定

提示

在 Microsoft Learn 上完成 管理 Microsoft Teams 模組，以瞭解如何管理團隊角色、存取權限與訊息傳遞原則。

使用聊天、團隊和頻道在外部共同作業

提示

如需來賓和外部存取的詳細資訊，請參閱： 使用來賓存取和外部存取與組織外部人員共同作業。

組織內外的人員可以透過聊天、團隊和頻道進行共同作業。 若要啟用外部共同作業，您可能需要調整Teams原則和設定。

透過適當的設定，您可以與貴公司外部受信任Microsoft 365 組織 (的 Teams 使用者聊天 (例如，客戶或合作夥伴Microsoft 365 公司或學校帳戶) 或 Teams，而 Skype 使用者不受組織 (管理，例如Microsoft 365 或 Skype 個人帳戶的客戶) 。 啟用外部聊天並不會開啟 Teams 環境的其他部分給您正在聊天的 Teams 使用者，例如會議或檔案。 深入了解 允許外部聊天所需的Teams設定和原則更新。

如果您想要授與外部聯繫人 Teams 環境的擴充存取權，您可以授 與他們來賓存取權。 來賓存取可讓您將團隊、頻道中的檔、聊天和應用程式的存取權授與組織外部的人員，同時維持對貴公司數據的控制。 凡是擁有Microsoft 365 公司、學校或個人帳戶的人員，都可以新增為來賓。 深入了解 開啟您環境的來賓存取權。 啟用來賓存取后， 請依照本指南 深入了解邀請來賓在Teams中加入您的相關信息。

Teams 中的共用頻道 會建立共同作業空間，讓您可以邀請不在主控頻道之團隊中的人員。 只有身為共用頻道擁有者或成員的使用者才能存取該頻道。 來賓無法新增至共用頻道，但您可以邀請組織外部的人員參與，如果他們有 Teams 公司或學校帳戶。 深入瞭解 在共用頻道中設定與外部參與者的共同作業。

會議和研討會

會議和會議可讓貴組織中的人員與合作夥伴、廠商、客戶和同事在在線開會。 擁有 Teams 用戶端的任何人都可以加入受邀參加的 會議 。 如果出席者沒有 Teams，他們也可以使用桌面電腦上的 Web 客戶 端或從行動裝置 App Store 的 Teams 行動應用程式加入。 深入瞭解 Teams會議與外部參與者。

參與者不需要使用麥克風、相機和裝置螢幕，即可加入交談，而不需要使用手機。 參與者可以使用電腦或行動裝置與其他參與者聊天、進行語音通話，以及分享影片和應用程式。

有幾個會議功能可以用來強化貴公司的品牌。 會議主題隨附在 Teams 進階版 中。 這些功能可讓系統管理員套用特定的主題，自定義加入前和大廳畫面的視覺外觀。 會議主題包含貴公司的品牌色彩、代表您品牌的自定義影像，以及貴公司的標誌。 若要深入瞭解 Microsoft Teams 中的會議主題，請參閱 會議主題。

自定義會議背景可讓 Teams 進階版 系統管理員上傳自定義的組織影像，讓使用者在會議期間使用為虛擬背景。 這項功能可協助使用者維護隱私權、減少干擾，或在會議中加入商務品牌統一感。 您可以使用使用者或組策略，將唯一背景指派給特定個人或部門。 如果您沒有 Teams 進階版，個別使用者可以在Teams桌面上上傳並使用自己的會議背景。 若要深入瞭解如何管理自定義會議背景，請參閱 會議背景。

音訊會議 可讓參與者使用一般電話加入會議，方法是撥打會議電話號碼並輸入會議 ID。 當參與者沒有良好的因特網連線、會議是僅供語音，或是有其他情況不允許他們透過Teams桌面或行動應用程式加入時，音訊會議就很有用。

備註

深入瞭解 音訊會議設定和授權需求。

提示

完成 Microsoft Learn 上的 使用 Microsoft Teams 來管理會議、召集會議與活動 模組，以更加熟悉會議與活動。

Teams 中的會議依預設為啟用狀態，不過，您可以控制召集人和參與者的會議體驗。 您也可以設定會議之前和會議期間，允許和不允許人員執行哪些工作。 如需詳細資訊，請參閱下列文章：

• 系統管理員快速入門 - Microsoft Teams 的會議和即時活動

網路研討會

Teams 網路研討會可讓您為客戶執行互動式簡報。 當您在 Teams 中設定網路研討會時，您可以：

• 設定活動註冊。
• 發佈喇叭 bios。
• 透過網路研討會報告深入瞭解網路研討會出席情況。

系統預設會在您的 Teams 環境中啟用網路研討會。 深入瞭解 如何管理誰可以為您的企業排程網路研討會。

含通話方案的 Teams 電話

含通話方案的 Microsoft 365 Teams 電話適用於使用者少於 300 位的企業，提供您辦公室電話系統的所有功能。 Teams 電話包括語音信箱、來電顯示、電話系統功能表、免付費電話號碼等等，您不需要管理複雜且昂貴的內部部署電話系統。

有關適用於中小型企業的 Teams 電話 (含通話方案) 詳細資訊，請參閱 Teams 電話中小型企業指南。 如果您在瞭解或部署 Teams 電話 時需要更多協助，請在這裡與我們連絡：ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com。

透過 Bookings 排程

Microsoft Bookings 功能可協助您排程和管理客戶、客戶或同事的約會。 Bookings 包含 Web 型預約頁面，此頁面已與 Microsoft Outlook 和 Teams 整合，以優化您的行事曆，並讓客戶能夠靈活地預約最適合他們的時間。

• 深入瞭解 Bookings 如何協助您的企業簡化排程。
• 深入瞭解如何讓企業中的使用者使用適用於 Teams 的 Bookings 應用程式。

從Google日曆排程Teams會議

您可以使用Google日曆的Teams會議附加元件，直接從Google日曆排程Teams會議。 深入瞭解 安裝附加元件。 IT 系統管理員也可以從Google Workplace 管理員主機安裝附加元件。

使用即時聊天與網站上的客戶聯繫

即時聊天可讓網站的訪客透過用戶端網站上的聊天小工具與您的企業聊天。 訪客可以透過網站的聊天詢問問題，直接將他們連線到Teams中的支援小組。 深入了解 設定和管理即時聊天。

AI 透過 Copilot 提供共同作業

Copilot in Teams 可以：

• 透過 AI 功能，協助您的企業更快速地執行工作，並加強共同作業。
• 協助您將工作自動化，讓您能夠專注於在會議、通話和聊天交談期間為客戶和合作夥伴提供完整的關注。
• 摘要會議和通話中的重要討論點，包括發言者、發言內容，以及人員意見一致或不同意之處。
• 建議動作專案，並回答您有任何問題，全部在會議期間或會議後即時回答。
• 協助您重寫和編輯聊天和頻道訊息，以改善音調、長度和明確性。
• 將檔、簡報、電子郵件、行事曆、記事和聯繫人的數據彙集在一起，協助您尋找並使用埋藏在檔或交談中遺失的資訊。
• 使用 Teams 中的資訊，協助您快速掌握或識別工作。

深入瞭解如何從小型企業導向的 Copilot 採用網站或 Microsoft 365 Copilot 檔，在您的 Teams 環境中啟用 Copilot。

檔案共用

當您透過 Teams 啟用檔案共享時，可讓您的企業與合作夥伴、廠商、客戶和同事共同作業，同時保護貴公司的智慧財產權和機密資訊。 透過 Teams 共用的檔案是由您的企業所擁有和管理，而非個人。 用戶可以從 Teams 頻道、聊天、會議和 Teams 中的 OneDrive 應用程式共用檔案。

根據預設，會啟用使用外部存取、來賓存取或匿名存取與組織外部人員共用的功能，但共用通道和跨雲端案例需要額外的設定。 深入瞭解 如何為組織外部的廠商、合作夥伴和客戶啟用安全共用。

Teams 中的應用程式

Teams 中的應用程式可協助使用者將商務工具和服務整合在一個可用來與其他人共同作業的位置。 Teams 應用程式是由Microsoft和其他公司發行。 您也可以專為您的企業建立Teams應用程式。 以下是幾個應用程式範例：

• 共用並指派工作給頻道中各種用戶的應用程式。
• 與您的客戶管理系統整合並追蹤客戶潛在客戶和進度的應用程式。
• 可協助您排程員工輪班和排程的應用程式。

身為系統管理員，您可以控制允許哪些應用程式。 您也可以協助自動為使用者安裝應用程式。 深入瞭解 Teams應用程式以及如何管理它們。

安裝 Teams

當您準備好讓用戶開始使用 Teams 時，他們可以在他們的 Windows、Mac 或 Android 或 iOS 裝置上安裝 Teams 用戶端。 使用者可以直接從 https://teams.microsoft.com/downloads下載 Teams 用戶端。

用戶可以在不安裝應用程式的情況下使用 Teams 並使用網路。 從此網站存取Teams 網頁版。

請確定貴組織中的每位用戶都擁有Teams授權，才能使用Teams。 如需指派 Teams 授權的詳細資訊，請參閱 管理使用者對 Teams 的存取權。

使用者使用 Teams 授權和應用程式加入會議會獲得最佳體驗，但並非必要。 客戶或合作夥伴不需要 Teams 授權即可加入 Teams 會議。 深入 瞭解如何為您的Teams環境啟用匿名會議加入。

提示

完成 Microsoft Learn 上的 部署 Microsoft Teams 用戶端 模組，以取得規劃 Teams 用戶端部署的建議。

如果貴組織使用 Microsoft Endpoint Configuration Manager、群組原則或協力廠商分配機制，將軟體部署到使用者的電腦上，請參閱 使用 Microsoft Endpoint Configuration Manager 來安裝 Microsoft Teams。

如果您想要部署 Teams 用戶端的詳細資訊，請參閱 取得 Microsoft Teams 用戶端。

存取支援及分享意見反應

如果您需要為小型企業設定 Teams 環境的更多協助，您可以連絡我們的即時支援專員。 透過 Teams 管理員 應用程式要求支援，方式如下：

1. 在 Teams 用戶端中啟動 Teams 管理員 應用程式。
2. 在左側導覽中選取 [支援 ]。
3. 搜尋您需要協助的問題。
4. 如果所提供的文章不符合您的需求，請選取 [ 連絡客戶支援]。
5. 選取支援方法，支援專員便會連絡您。

如果您對於改善中小型企業的 Teams 體驗有意見反應，您可以在我們的 Microsoft Teams – 小型企業社群中分享您的想法。

重要

如果您需要更多協助以瞭解或部署 Teams 電話，請在這裡與我們連絡：ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com。