Oprette en tilbudsanmodning

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dette emne forklarer, hvordan du opretter en tilbudsanmodning.

Bemærk

Dette omfatter oplysninger om funktioner, der er blevet tilføjet eller ændret for Microsoft Dynamics AX 2012 R3 og .

Denne opgave er en del af en større proces

I følgende illustration vises processen til oprettelse af en tilbudsanmodning fra start til slut, så den er tilgængelig for leverandører og til evaluering af de tilbud, som debitorerne sender tilbage. Denne procedure dækker de nummererede trin.

Forudsætninger

Følgende tabel viser de forudsætninger, der skal være på plads, før du starter.

Kategori	Forudsætning
Version	Microsoft Dynamics AX 2012 R3 med indkøb og forsyning
Relaterede konfigurationsopgaver	Konfigurere tilbudsanmodninger Oprette og bruge en anmodningstype Oprette og bruge scoringskriterier og -metoder

1 Klargør de første felter i en tilbudsanmodning

Ud over oplysninger om de varer eller tjenesteydelser, du anmoder om tilbud på, omfatter en tilbudsanmodning oplysninger om selve ordren. Du kan f.eks. angive leveringskrav og invitere bestemte leverandører til at afgive bud. Du angiver disse oplysninger i formen Ny tilbudsanmodning.

Følg disse trin for at forberede de første felter i tilbudsanmodningen:

1. Klik på Indkøb og forsyning > Almindelige > Tilbudsanmodninger > Alle tilbudsanmodninger.

2. Klik på Tilbudsanmodning på fanen Tilbud i handlingsruden.

3. I formularen Ny tilbudsanmodning skal du vælge en Indkøbstype ud fra følgende indstillinger:

   • Indkøbsordre - En aftale om at købe et bestemt antal eller for en bestemt værdi af et produkt fra en leverandør.

   • Købsaftale – En aftale om at købe et bestemt antal eller for en bestemt værdi af et produkt over tid. Hvis du vælger denne form for indkøb, skal du vælge det datointerval, der gælder for indkøbsaftalen, og navnet på den person, der håndterer indkøbsaftalen.

     Bemærk

     Indkøbsrekvisition – denne type vælges automatisk, hvis du opretter en tilbudsanmodning direkte fra en indkøbsrekvisition. Hvis du vælger denne type manuelt, vises der en fejlmeddelelse. Yderligere oplysninger finder du i Opret en tilbudsanmodning fra en indkøbsrekvisition.

4. Vælg valutaen i feltet Valuta. Standardvalutaen er valutaen for den juridiske enhed.

5. I feltet Leveringsdato skal du vælge den dato, hvor varerne ønskes modtaget.

6. I feltet Udløbsdato og -klokkeslæt skal du angive datoen og klokkeslættet, hvor leverandører skal svare på tilbudsanmodningen.

7. I feltet Projekt-id skal du vælge et projekt, hvis varerne i tilbudsanmodningen er til et projekt.

8. Klik på Leveringsadresse, og angiv derefter en leveringsadresse, hvis leveringsadressen ikke er den samme som adressen for den juridiske enhed.

9. Hvis der er en købegruppe til den, der anmoder om varerne, skal du vælge den i feltet Disponentgruppe.

10. I feltet Sprog skal du vælge det sprog, du vil modtage svar på tilbud på. En leverandør kan ændre sproget i tilbuddet.

11. I feltet Dokumenttitel skal du skrive en brugervenlig beskrivelse til tilbudsanmodningen.

    Bemærk

    Trin 11-13 gælder, hvis du kører AX 2012 R3.

12. På listen Anmodningstype skal du vælge den ønskede type, f.eks. en tilbudsanmodning. Yderligere oplysninger finder du i Oprette og bruge en anmodningstype.

    Hvis et scoremetode er knyttet til typen, så bruges denne som standard til den tilbudsanmodning, du opretter. Du kan evt. ændre scoringsmetoden senere. Yderligere oplysninger finder du i Oprette og bruge scoringskriterier og -metoder.

13. Hvis en bestemt afdeling foretager anmodningen, kan du angive den i feltet Anmodende afdeling.

14. Klik på OK for at oprette tilbudsanmodningen. Oplysningerne overføres til Hoved på tilbudsanmodning. Den laveste og højeste status for tilbudsanmodningen er Oprettet.

2 Angiv oplysninger om de varer eller tjenester, du har anmodet om

Når du har angivet de grundlæggende oplysninger om din tilbudsanmodning, kan du angive de varer eller tjenesteydelser, som du vil have leverandørerne til at byde på.

Følg disse trin for angive oplysninger om din anmodning:

1. Vælg en linjetype i oversigtspanelet Tilbudsanmodningslinjer i formen Oplysninger om tilbudsanmodning:

   • Vare − En vare, der er sporet som lager i Microsoft Dynamics AX og har et varenummer. Vare er standardlinjetypen.

   • Kategori– en ikke-lagerført vare eller tjeneste, som du indtaster manuelt fra et hierarki af indkøbskategorier.

2. Dette trin gælder, hvis du kører AX 2012 R3. Hvis du vil give leverandører mulighed for at sende forseglede tilbud, skal du i Hoved på tilbudsanmodning i Budtype vælge Forseglet. De tilbud, som du modtager derefter, krypteres og er utilgængelige, indtil tilbudstabuleringen starter efter tilbudsanmodningens lukkedato.

   Bemærk

   Leverandører kan kun bruge funktionen til forseglet tilbud via leverandørportalen på Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX. Denne funktion er kun tilgængelig med Webstedstjenester til Microsoft Dynamics ERP.

3. Dette trin gælder, hvis du kører AX 2012 R3. Hvis du ønsker, at leverandøren skal kunne angive erstatninger eller alternative muligheder, skal du i oversigtspanelet Generelt markere afkrydsningsfeltet Tillad alternativer i svarlinjer. Der tillades ét alternativ pr. kategorilinje.

4. Angiv oplysninger til linjen, f.eks. lagerdimensioner, antal, enhed, pris og rabatoplysninger. Undlad at udfylde felterne, hvis du ønsker, at leverandøren skal angive oplysningerne.

   Udløbsdatoen for tilbudsanmodningen og den ønskede leveringsdato kopieres fra tilbudsanmodningens hoved. Du kan ændre datoerne for de enkelte linjer.

5. Klik på Tilføj linje, så mange gange som det er nødvendigt. Hver linje tildeles et nummer, der vises på alle dokumenter, der er relateret til tilbudsanmodninger.

   Bemærk

   Hvis du kører AX 2012 R3, kan du bruge linjenummeret til at sortere og filtrere i alle de relaterede dokumenter. Tallet forøges med 10. Hvis du tilføjer en ny linje mellem to eksisterende linjer, tildeles den et tal mellem de to linjer. Hvis f.eks. din oprindelige anmodning har tre linjer, nummereres de 10, 20 og 30. Hvis du tilføjer en linje mellem linjerne 10 og 20, tildeles denne linje nummeret 15.

   Du kan også omnummerere listen, hvor linjenummeret forøges med 10. Før du udgiver eller sender anmodningen, kan du tilføje flere linjer og omnummerere listen. Når du har udstedt en indkøbsbekræftelse, kan du imidlertid ikke omnummerere listen.

6. Hvis du vil tilføje leverandører, skal du bruge en af følgende metoder:

   • Hvis du kører AX 2012 R3, kan du automatisk føje leverandører til tilbudsanmodningen, baseret på indkøbskategorien for de ønskede varer. Klik på Tilføj kreditorer automatisk i oversigtspanelet Kreditor.

   • Ellers kan du i oversigtspanelet Kreditor vælge en leverandør i feltet Kreditorkonto. Kontaktpersonens oplysninger føjes til tilbudsanmodningen. Status er Oprettet. Det betyder, at kreditoroplysningerne er blevet gemt i tilbudsanmodningen, men du har ikke sendt tilbudsanmodningen til leverandøren eller udgivet den på en leverandørportalen. Du kan føje en leverandør til en tilbudsanmodning uanset leverandørens status.

     Bemærk

     Leverandørspecifikke oplysninger, f.eks. betalingsbetingelser og valuta, medtages ikke i tilbudsanmodningen.

7. Du kan knytte dokumenter til overskriften og linjerne i tilbudsanmodningen.

   • Når du vil knytte et dokument til et hoved til en tilbudsanmodning, skal du i handlingsruden klikke på Vedhæftede filer.

   • Hvis du vil knytte et dokument til en linje i en tilbudsanmodning, skal du i oversigtspanelet Tilbudsanmodningslinjer klikke på ikonet Dokumenter på linjen.

8. Dette trin gælder, hvis du kører AX 2012 R3. Hvis der er et spørgeskema, som du ønsker, at leverandører skal udfylde som en del af et tilbud, kan du knytte det til tilbudsanmodningen ved at klikke på fanen Spørgeskema og derefter klikke på Tilføj. Du kan finde flere oplysninger om spørgeskemaer i AX 2012 R3 i Brug af spørgeskemaer.

3 Definer svar på en tilbudsanmodning

Du kan angive de oplysninger, du ønsker at modtage fra leverandører, når de afgiver tilbud på en tilbudsanmodning. De felter, du vælger i formularen Felter til standardsvar på tilbudsanmodning, udskrives på det svarark, som du sender til leverandører.

Du kan også definere de standardfelter, som gælder for alle svar på tilbudsanmodninger (tilbud). Yderligere oplysninger finder du i Definer svar på en tilbudsanmodning.

Bemærk

I nogle tilfælde vil du måske oprette en faktisk tilbudsanmodning for en leverandør. Yderligere oplysninger finder du i Oprette et svar på tilbudsanmodning.

Hvis du vil ændre svarfelterne for en bestemt tilbudsanmodning i forhold til standardindstillingerne, skal du følge disse trin:

1. Klik på Indkøb og forsyning > Almindelige > Tilbudsanmodninger > Alle tilbudsanmodninger.

2. Vælg den tilbudsanmodning, som du vil arbejde med.

3. Klik på Angiv svar på tilbudsanmodning på fanen Tilbud i handlingsruden.

4. I formularen Felter til standardsvar på tilbudsanmodning skal du markere eller fjerne markeringen af afkrydsningsfelter, der svarer til de oplysninger, du ønsker at modtage.

4 Sende tilbudsanmodninger og svarark til tilbudsanmodning

Bemærk

Hvis konfigurationsnøglen Public Sector er installeret, skal du bruge trin 6, "Udgiv tilbudsanmodningen" i stedet.

Når du har angivet alle oplysninger, skal du give leverandørerne mulighed for at se tilbudsanmodningen.

Svarark indeholder felter, der skal udfyldes af de leverandører, du sender tilbudsanmodningen til. Der oprettes én tilbudsanmodning og ét svarark for hver leverandør, og der oprettes én tilbudsanmodningskladde. Tilbudsanmodningskladden indeholder både tilbudsanmodningen og svararket. Følg disse trin for at gøre din tilbudsanmodning tilgængelig for de leverandører, der er valgt under tilbudsanmodningssagen:

1. Klik på Indkøb og forsyning > Almindelige > Tilbudsanmodninger > Alle tilbudsanmodninger.

2. Vælg den tilbudsanmodning, som du vil arbejde med. Den laveste status for tilbudsanmodningen skal være Oprettet eller Afsendt.

   Hvis en linjes laveste status er Oprettet, er der mindst én leverandør, der ikke er blevet sendt til. Hvis en linjes laveste status er Afsendt, har mindst én leverandør ikke svaret, og du kan sende tilbudsanmodningen til dem.

3. Klik på Afsend i handlingsruden.

4. I formularen Sender tilbudsanmodning skal du kontrollere, at leverandørerne på listen er dem, der skal modtage tilbudsanmodningen. Hvis du vil fjerne en leverandør, skal du vælge leverandøren og derefter klikke på Slet.

   Bemærk

   De leverandører, du sletter ved hjælp af formularen Sender tilbudsanmodning, fjernes ikke fra tilbudsanmodningen, og de kan ses på tilbudsanmodningen på listen Alle tilbudsanmodninger og Lukkede tilbudsanmodninger på leverandørportalen.

5. Vælg de linjerne i tilbudsanmodningen, der skal sendes, i den nederste rude, og slet de linjer, du ikke vil sende.

6. Hvis du vil udskrive tilbudsanmodningen og svararket, skal du fortsætte til trin 5, udskrive tilbudsanmodning og svararket til tilbudsanmodningen. Ellers skal du klikke på OK i formularen Sender tilbudsanmodning for at sende tilbudsanmodningen til de udvalgte leverandører.

   Bemærk

   Hvis er installeret, og låsning af tilbudsanmodning er aktiveret i Indkøbs- og forsyningsparametre, er det kun visse felter, der kan redigeres. Tilbudsanmodningen forbliver i denne låste tilstand, medmindre du opretter en ændring. Yderligere oplysninger finder du i Ændre en tilbudsanmodning.

5 [Valgfrit] Udskrive tilbudsanmodninger og svarark til tilbudsanmodning

Hvis du udskriver tilbudsanmodningen, når du sender den, udskrives der én tilbudsanmodning og ét svarark til tilbudsanmodning for hver leverandør, og der oprettes en tilbudsanmodningskladde. Tilbudsanmodningskladden indeholder både tilbudsanmodningen og svararket. Der oprettes tilbudsanmodningskladder, hver gang en tilbudsanmodning opdateres ved hjælp af formen Sender tilbudsanmodning.

For at udskrive tilbudsanmodningen skal du følge disse trin:

1. Når du har valgt de linjer i tilbudsanmodningen, der skal sendes, og har slettet de linjer, du ikke vil sende, skal du klikke på Udskriv.

2. Markér afkrydsningsfeltet Udskriv tilbudsanmodning for at udskrive den valgte tilbudsanmodning, og markér afkrydsningsfeltet Udskriv svarark for tilbudsanmodning for at udskrive et svarark til tilbudsanmodningen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du definerer felter i svararket til tilbudsanmodningen, i Definer svar på en tilbudsanmodning.

3. Markér afkrydsningsfeltet Udskriv priser/beløb i tilbudsanmodning for at udskrive priser og beløb i tilbudsanmodningen.

   Klik på Avancerede udskriftsindstillinger for at vælge, hvordan du vil udskrive svarark.

4. Klik på OK for at udskrive tilbudsanmodningen og svararket til tilbudsanmodningen.

   Der udskrives én tilbudsanmodning for hver leverandør, hvor linjerne har den laveste status Oprettet eller Afsendt og den højeste status Oprettet eller Afsendt. Annullerede linjer og linjer med registrerede svar udskrives ikke. Der oprettes tilbudsanmodningskladder, hver gang en tilbudsanmodning opdateres ved hjælp af formularen Sender tilbudsanmodning.

5. I formularen Sender tilbudsanmodning skal du klikke på OK for at sende tilbudsanmodningen til de udvalgte leverandører.

6 Udgive tilbudsanmodningen (offentlig sektor)

For Offentlig sektor i Microsoft Dynamics AX 2012 R3 kan du gøre din tilbudsanmodning tilgængelig for enhver leverandør, der besøger leverandørportalen, og samtidigt sende den til de leverandører, der er valgt i tilbudsanmodningssag. Det gør du ved at følge nedenstående trin:

1. Klik på Indkøb og forsyning > Almindelige > Tilbudsanmodninger > Alle tilbudsanmodninger.

2. Vælg den tilbudsanmodning, som du vil arbejde med.

3. Klik på Send og publicer til leverandørportal i gruppen Proces i handlingsruden.

4. I formen Afsendelse og udgivelse af tilbudsanmodning skal du klikke på OK og derefter klikke på OK i den Infolog, der vises.

Tilbudsanmodningen vises på listen Åbne tilbudsanmodninger. Alle kreditorer, der har adgang til portalen, kan få vist tilbudsanmodningen. Der oprettes tilbudsanmodningskladder, hver gang du opdaterer en tilbudsanmodning ved hjælp af formen Afsendelse og udgivelse af tilbudsanmodning.

Bemærk

Hvis er installeret, og låsning af tilbudsanmodning er aktiveret i Indkøbs- og forsyningsparametre, vil tilbudsanmodningen nu forblive låst. Kun visse felter kan redigeres, medmindre du opretter en ændring. Yderligere oplysninger finder du i Ændre en tilbudsanmodning.

Næste trin

Du kan redigere en tilbudsanmodning, der allerede er sendt til leverandører, og sende dem igen. Hvis du er i den offentlige sektor, og tilbudsanmodningen er udgivet på leverandørportalen, kan du genudgive den ændrede udgave. Yderligere oplysninger finder du i Ændre en tilbudsanmodning.

Det næste trin er imidlertid at sammenligne og evaluere de tilbud, der returneres til dig. Dette kan omfatte scoring og rangering af tilbuddene. Du kan derefter afvise eller acceptere linjerne i tilbuddene fra en eller flere leverandører. Du kan også returnere tilbud til leverandører for at få yderligere oplysninger. Du kan få yderligere oplysninger disse trin i Sammenligne tilbud og indgå en aftale. Du kan finde oplysninger om de trin, som leverandører tager for at svare på tilbudsanmodningen, i Om kreditorbud.

Relaterede opgaver

Om tilbudsanmodninger

Om forseglede tilbud

Konfigurere tilbudsanmodninger

Oprette og bruge en anmodningstype

Oprette og bruge scoringskriterier og -metoder

Opret en tilbudsanmodning fra en indkøbsrekvisition

Definer svar på en tilbudsanmodning

Oprette et svar på tilbudsanmodning

Ændre en tilbudsanmodning

Sammenligne tilbud og indgå en aftale

Om kreditorbud

Tekniske oplysninger til systemadministratorer

Hvis du ikke har adgang til de sider, der bruges til at fuldføre denne opgave, skal du kontakte din systemadministrator og angive de oplysninger, der vises i følgende tabel.

Kategori	Forudsætning
Configuration Keys	Konfigurationsnøglen Public Sector skal være aktiveret for at udgive tilbudsanmodninger.
Sikkerhedsroller	For at få vist udgivne tilbudsanmodninger skal du være medlem af en sikkerhedsrolle, der omfatter kreditor (ekstern) – opgaver i den offentlige sektor.