Hoja de ruta de adopción de Microsoft Fabric: mentoría y habilitación de usuarios

Nota:

Este artículo forma parte de la serie de artículos de la hoja de ruta de adopción de Microsoft Fabric. Para obtener información general sobre la serie, consulte Hoja de rutade adopción de Microsoft Fabric.

Un objetivo fundamental para los esfuerzos de adopción es permitir que los usuarios logren todo lo que puedan dentro de los límites de protección establecidos por las directivas y directrices de gobernanza. Por esta razón, el acto de orientar a los usuarios es una de las responsabilidades más importantes del Centro de excelencia (COE) e influye directamente en cómo se produce la adopción de usuarios. Para obtener más información sobre la adopción de usuarios, consulte Niveles de madurez de adopción de Microsoft Fabric.

Mentoría de aptitudes

Tutelar y ayudar a los usuarios de la comunidad Fabric a ser más eficaces se puede realizar de diversas formas, como:

• Office Hours
• Proyectos de desarrollo conjunto
• Revisiones de procedimientos recomendados
• Soporte extendido

Office Hours

Las horas de trabajo son una forma de compromisos continuos de la comunidad administrados por el COE. Como su nombre indica, las horas de trabajo son horas de disponibilidad programadas periódicamente en las que los miembros de la comunidad pueden interactuar con expertos del COE para recibir asistencia con una sobrecarga mínima del proceso. Dado que las horas de trabajo normalmente están basadas en grupos, Fabric y otros miembros de la comunidad también pueden ayudar a resolver un problema si un tema está en su área de especialización.

Las horas de trabajo son una actividad muy popular y productiva en muchas organizaciones. Algunas organizaciones se refieren a ellas como horas de contribución o incluso con un nombre divertido, como horas de producir o viernes de Fabric. El objetivo principal suele ser obtener respuestas a las preguntas, solucionar problemas y eliminar los bloqueadores. Las horas de trabajo también se pueden usar como una plataforma para que la comunidad de usuarios comparta ideas, sugerencias e incluso quejas.

El COE publica los horarios de las horas de trabajo normales en las que uno o varios miembros del COE están disponibles. Idealmente, las horas de trabajo se mantienen de forma periódica y frecuente. Por ejemplo, podrían ser todos los martes y jueves. Considere la posibilidad de ofrecer diferentes franjas horarias o de rotación si tiene personal en todo el mundo.

Sugerencia

Una opción es establecer horas de trabajo específicas cada semana. Sin embargo, es posible que los usuarios no se muestren, por lo que puede resultar ineficaz. Como alternativa, considere la posibilidad de aprovechar Microsoft Bookings para programar las horas de trabajo. Muestra los bloques de tiempo en los que está disponible cada experto del COE; la integración con Outlook garantiza que la disponibilidad esté actualizada.

Las horas de trabajo representan un enfoque de habilitación de los usuarios excelente por los siguientes motivos:

• Los creadores de contenido y el COE colaboran activamente para responder preguntas y resolver problemas juntos.
• El trabajo real se realiza mientras se aprende y se resuelven problemas.
• Otros usuarios podrían observar, aprender y participar.
• Los grupos individuales pueden dirigirse a una sala para grupos para resolver un problema específico.

Las horas de trabajo también benefician al COE porque:

• Son una excelente manera de que el COE identifique a usuarios con aptitudes específicas que no conocía previamente.
• El COE puede saber qué les está presentando dificultades a los usuarios de la organización. Ayuda a informar sobre si se pueden necesitar recursos, documentación o formación adicional.

Sugerencia

Es habitual que algunos problemas difíciles aparezcan durante las horas de oficina que no se pueden resolver rápidamente, como conseguir que un cálculo DAX complejo funcione o abordar los desafíos de rendimiento en una solución compleja. Establezca expectativas claras sobre lo que se espera que se realice en las horas de trabajo, y si hay algún compromiso de seguimiento.

Proyectos de desarrollo conjunto

Una manera en que el COE puede proporcionar servicios de mentoría es durante un proyecto de desarrollo conjunto. Un proyecto de desarrollo conjunto es una forma de asistencia que ofrece el COE, donde un usuario o una unidad de negocio aprovecha la experiencia técnica del COE para resolver problemas empresariales con los datos. El co-desarrollo implica que las partes interesadas de la unidad de negocio y del COE trabajen en colaboración para crear una solución de análisis o de inteligencia empresarial (BI) de autoservicio de alta calidad que las partes interesadas del negocio no podrían ofrecer de forma independiente.

El objetivo del desarrollo conjunto es ayudar a la unidad de negocio a desarrollar experiencia a lo largo del tiempo y, al mismo tiempo, proporcionar valor. Por ejemplo, el equipo de ventas tiene una necesidad urgente de desarrollar un nuevo conjunto de informes de comisiones, pero todavía no tiene los conocimientos necesarios para completarlo por sí solo.

Un proyecto de desarrollo conjunto forma una asociación entre la unidad de negocio y el COE. En este acuerdo, la unidad de negocio está totalmente invertida, profundamente implicada y asume la propiedad del proyecto.

El tiempo de participación del COE se reduce con el tiempo hasta que la unidad de negocio adquiere experiencia y se vuelve autosuficiente.

La participación activa que se muestra en el diagrama anterior cambia con el tiempo de la siguiente manera:

• Unidad de negocio: inicialmente, corresponde a un 50 %; después, aumenta hasta el 75 %, y por último se sitúa entre el 98 % y el 100 %.
• COE: inicialmente, corresponde a un 50 %; después, disminuye hasta el 25 %, y por último se sitúa entre el 0 % y el 2 %.

Lo ideal es que el período para la reducción gradual de la participación se identifique por adelantado en el proyecto. De este modo, tanto la unidad de negocio como el COE pueden planear suficientemente la escala de tiempo y las necesidades de personal.

Los proyectos de desarrollo conjunto pueden ofrecer importantes ventajas a corto y largo plazo. A corto plazo, la participación del COE a menudo puede dar lugar a una solución mejor diseñada y de mejor rendimiento que sigue los procedimientos recomendados y se ajusta a los estándares de la organización. A largo plazo, el desarrollo conjunto ayuda a aumentar el conocimiento y las funcionalidades de las partes interesadas de la empresa, lo que las hace más autosuficientes y más seguras para ofrecer soluciones de BI de autoservicio de calidad en el futuro.

Importante

Básicamente, un proyecto de desarrollo conjunto ayuda a los usuarios menos experimentados a aprender cuál es la forma correcta de hacer las cosas. Reduce el riesgo de que más adelante sea necesario refactorizar y aumenta la capacidad de que una solución se escale y crezca con el tiempo.

Revisiones de procedimientos recomendados

El COE también puede ofrecer revisiones de procedimientos recomendados. Una revisión de procedimientos recomendados puede ser muy útil para los creadores de contenido que quieran validar su trabajo. También se conocen como servicios de consultoría, tiempo de consultas internas o revisiones técnicas. A diferencia de un proyecto de desarrollo conjunto (descrito anteriormente), se realiza una revisión de los procedimientos recomendados una vez desarrollada la solución.

Durante una revisión, un experto del COE evalúa el contenido de autoservicio de Fabric desarrollado por un miembro de la comunidad e identifica las áreas de riesgo o las oportunidades de mejora.

Estos son algunos ejemplos de cuándo una revisión de procedimientos recomendados podría ser beneficiosa.

• El equipo de ventas tiene una aplicación de Power BI que pretende distribuir a miles de usuarios en toda la organización. Puesto que la aplicación representa contenido de alta prioridad distribuido a un público grande, les gustaría que se certificase. El proceso estándar para certificar contenido incluye una revisión de procedimientos recomendados.
• Al equipo financiero le gustaría asignar un área de trabajo a una capacidad. Se requiere una revisión del contenido del área de trabajo para asegurarse de que se han seguido unas prácticas de desarrollo sólidas. Este tipo de revisión es común cuando la capacidad se comparte entre varias unidades de negocio. (Es posible que no sea necesaria una revisión si la capacidad se asigna a una única unidad de negocio).
• El equipo de operaciones está creando una nueva solución de Fabric que esperan que se utilice habitualmente. Les gustaría solicitar una revisión de procedimientos recomendados antes de pasar a las pruebas de aceptación del usuario (UAT) o antes de enviar una solicitud a la junta de control de cambios.

Una revisión de los procedimientos recomendados suele centrarse en el diseño del modelo semántico (lo que antes se conocía como conjunto de datos) aunque la revisión puede abarcar todos los tipos de elementos de datos (como un lago de datos, un almacenamiento de datos, una canalización de datos, un flujo de datos o un modelo semántico). La revisión también puede abarcar elementos de informes (como informes, paneles o métricas).

Antes de implementar el contenido, se puede usar una revisión de procedimientos recomendados para comprobar otras decisiones de diseño, como:

• El código de los cuadernos sigue los estándares y procedimientos recomendados de la organización.
• El enfoque de preparación de datos adecuado (flujos de datos, canalizaciones, cuadernos y otros) se usan cuando sea necesario.
• Los orígenes de datos usados son adecuados y se invoca el plegado de consultas siempre que sea posible cuando se use Power Query y flujos de datos.
• Los pasos de preparación de datos son limpios, ordenados y eficaces.
• Las opciones de modo de conectividad y modo de almacenamiento (por ejemplo, los marcos de modelo de importación, conexión dinámica, DirectQuery y compuesto) son adecuadas.
• La ubicación de los orígenes de datos, como los archivos planos, y los archivos de Power BI Desktop originales son adecuados (preferiblemente se almacenan en una ubicación de copia de seguridad con control de versiones y seguridad adecuada, como archivos de Teams o una biblioteca compartida de SharePoint).
• Los modelos semánticos están bien diseñados, son limpios y legibles, y usan un diseño de esquema de estrella.
• Las relaciones están correctamente configuradas.
• Los cálculos DAX usan prácticas de codificación eficaces (especialmente si el modelo de datos es grande).
• El tamaño del modelo semántico está dentro de un límite razonable y se aplican técnicas de reducción de datos.
• La seguridad de nivel de fila (RLS) aplica correctamente los permisos de datos.
• Los datos son precisos y se han validado según los orígenes autoritativos.
• Se usan definiciones y terminología comunes aprobadas.
• Se siguen buenos procedimientos de visualización de datos, incluidos aquellos que permitan la accesibilidad.

Una vez implementado el contenido, la revisión de procedimientos recomendados no tiene por qué estar completada todavía. Completar el resto de la revisión también podría incluir puntos como:

• El área de trabajo de destino es adecuada para el contenido.
• Los roles de seguridad del área de trabajo son adecuados para el contenido.
• El resto de los permisos (como permisos de público de aplicación, permiso de compilación, o el uso de la característica de uso compartido de elementos individuales) están configurados correcta y adecuadamente.
• Los contactos están identificados y correctamente correlacionados con los propietarios del contenido.
• Las etiquetas de confidencialidad están correctamente asignadas.
• La aprobación del elemento de Fabric (certificada o promocionada) es adecuada.
• La actualización de datos está configurada correctamente, las notificaciones de error incluyen a los usuarios adecuados y usan la puerta de enlace de datos adecuada en modo estándar (si procede).
• Se siguen todas las reglas de procedimientos recomendados adecuadas para modelos semánticos y, preferiblemente, se automatizan con una herramienta de la comunidad denominada Analizador de procedimientos recomendados para lograr la máxima eficacia y productividad.

Soporte extendido

De vez en cuando, el COE puede intervenir en cuestiones complejas planteadas por el servicio de asistencia. Para obtener más información, consulte el artículo de soporte técnico para usuarios.

Nota

Ofrecer servicios de mentoría puede ser un cambio cultural para su organización. Podría pasar que los usuarios no suelen pedir ayuda con una herramienta como Excel, así que ¿por qué iban a hacerlo con Power BI? La respuesta reside en el hecho de que Power BI y Fabric son herramientas muy eficaces. Proporcionan funcionalidades de preparación y modelado de datos además de visualización de datos. Tener la capacidad de ayudar y habilitar a los usuarios puede mejorar significativamente sus aptitudes y aumentar la calidad de sus soluciones, ya que también reduce los riesgos.

Portal centralizado

Un único portal centralizado, o centro, es donde la comunidad de usuarios puede encontrar lo siguiente:

• Acceso al foro de preguntas y respuestas de la comunidad.
• Anuncios de interés para la comunidad, como nuevas características y actualizaciones del plan de lanzamiento.
• Programaciones y vínculos de registro para horas de trabajo, sesiones de almuerzo y aprendizaje, sesiones de aprendizaje y reuniones de grupos de usuarios.
• Anuncios de cambios clave en el contenido y el registro de cambios (si procede).
• Cómo solicitar ayuda o soporte técnico.
• Materiales de aprendizaje.
• Documentación, materiales de incorporación y preguntas más frecuentes (P+F).
• Guía de gobernanza y enfoques recomendados por el COE.
• Plantillas de informe.
• Ejemplos de soluciones de procedimientos recomendados.
• Grabaciones de sesiones de uso compartido de conocimientos.
• Puntos de entrada para acceder a procesos administrados, como la adquisición de licencias, las solicitudes de acceso y la configuración de puertas de enlace.

Sugerencia

En general, solo entre el 10 % y el 20 % de la comunidad no podrán buscar activamente información educativa y de aprendizaje. Estos tipos de usuarios pueden evolucionar de forma natural para convertirse en expertos. Normalmente, todos los demás intentan realizar el trabajo lo más rápido posible porque necesitan su tiempo, enfoque y energía para otra tarea. Por lo tanto, es crucial hacer que a los usuarios de la comunidad les sea fácil encontrar la información.

El objetivo es dirigir de forma coherente a los usuarios de la comunidad al portal centralizado para encontrar la información. Por tanto, le corresponde al COE asegurarse de que la información que necesitan los usuarios está disponible en el portal centralizado. Mantener actualizado el portal requiere disciplina cuando todo el mundo está ocupado.

En organizaciones más grandes, puede ser difícil implementar un único portal centralizado. Cuando la consolidación en un único portal no resulte práctica, un centro que funcione de forma centralizada puede actuar como agregador, con vínculos a las otras ubicaciones.

Importante

Aunque es importante ahorrar tiempo en la búsqueda de información, el objetivo de un portal centralizado va más allá. Se trata de hacer que la información esté disponible fácilmente para ayudar a que la comunidad de usuarios haga lo correcto. Deben poder encontrar la información durante un día normal de trabajo, de la manera más sencilla posible. Hasta que sea más fácil completar una tarea dentro de los límites de protección establecidos por el COE y el equipo de gobernanza de datos, algunos usuarios seguirán haciéndolo eludiendo las directivas que se establezcan. La ruta recomendada debe ser la que ofrezca menor resistencia. Tener un portal centralizado puede ayudar a lograr este objetivo.

Lleva algún tiempo conseguir que los usuarios de la comunidad piensen en el portal centralizado como su primera opción natural para buscar información. Es necesario un redireccionamiento coherente al portal para cambiar los hábitos. El envío de un vínculo a una ubicación de documento original en el portal genera mejores hábitos que, por ejemplo, incluir la respuesta en una respuesta de correo electrónico. Es el mismo desafío que se describe en el artículo de soporte técnico para usuarios.

Formación

Un factor clave para habilitar correctamente a los usuarios de autoservicio de una comunidad de Fabric es el aprendizaje. Es importante que estén disponibles los recursos de aprendizaje adecuados y se puedan detectar fácilmente. Aunque algunos usuarios muestran mucho entusiasmo por los análisis y buscarán información e investigarán las cosas por sí mismos, esto no es así para la mayoría de la comunidad de usuarios.

Asegurarse de que los usuarios de autoservicio (especialmente los creadores y propietarios de contenido) tienen acceso a los recursos de aprendizaje que necesitan para conseguir buenos resultados no significa que necesite desarrollar su propio material de aprendizaje. El desarrollo de material de aprendizaje suele ser contraproducente debido a la naturaleza en constante evolución del producto. Afortunadamente, hay una gran cantidad de recursos de aprendizaje disponibles en la comunidad mundial. Un conjunto seleccionado de vínculos puede contribuir considerablemente a ayudar a los usuarios a organizar y centrar sus esfuerzos de aprendizaje, especialmente para el aprendizaje de herramientas, que se centra en la tecnología. El COE debe validar todos los vínculos externos para que sean precisos y confiables. Es una oportunidad clave para que el COE agregue valor, ya que las partes interesadas del COE se encuentran en una posición ideal para comprender las necesidades de aprendizaje de la comunidad y para identificar y localizar orígenes de confianza de materiales de aprendizaje de calidad.

Encontrará la mayor rentabilidad de la inversión con la creación de materiales de aprendizaje personalizados para procesos específicos de la organización, a la vez que se basa en el contenido generado por otros para todo lo demás. También resulta útil tener una clase de aprendizaje corta que se centre principalmente en temas como, por ejemplo, cómo buscar documentación, obtener ayuda e interactuar con la comunidad.

Sugerencia

Uno de los objetivos del aprendizaje es ayudar a los usuarios a aprender nuevas aptitudes y, al mismo tiempo, ayudarles a evitar malos hábitos. Puede ser un acto de equilibrio. Por ejemplo, no quiere sobrecargar a los nuevos usuarios agregando mucha complejidad a una clase de nivel principiante para los creadores de informes. Pero es una gran inversión hacer que los creadores de contenido más recientes sean conscientes de aspectos que, de lo contrario, podrían llevarles tiempo averiguar. Un ejemplo ideal es enseñar la capacidad de usar una conexión dinámica para informar a partir de un modelo semántico existente. Al enseñar este concepto en el primer punto lógico, puede evitar que un creador con menos experiencia piense que siempre necesita un modelo semántico para cada informe (y fomentar el buen hábito de volver a usar modelos semánticos existentes en los informes).

Algunas organizaciones más grandes experimentan una rotación y transferencias continuas de empleados. Este cambio frecuente provoca una mayor necesidad de un conjunto repetible de recursos de aprendizaje.

Recursos y enfoques de aprendizaje

Hay muchos enfoques de aprendizaje porque los usuarios aprenden de maneras diferentes. Si puede supervisar y medir el uso de los materiales de aprendizaje, aprenderá con el tiempo qué funciona mejor.

Es posible que parte del aprendizaje se entregue de forma más formal, como el que se realiza en el aula con laboratorios prácticos. Otros tipos de aprendizaje son menos formales, como por ejemplo:

• Presentaciones de sesiones de almuerzo y aprendizaje
• Vídeos de instrucciones cortos destinados a un objetivo específico
• Conjunto mantenido de recursos en línea
• Presentaciones de grupos de usuarios internos
• Desafíos de una hora, una semana o un mes
• Eventos de estilo hackatón

Las ventajas de fomentar el uso compartido de conocimientos entre compañeros se describen en el artículo Comunidad práctica.

Sugerencia

Siempre que sea práctico, el aprendizaje debe correlacionarse con la creación de algo significativo y realista. Pero los datos de demostración simples tienen valor durante un curso de aprendizaje. Permiten que un aprendiz se centre en cómo usar la tecnología en lugar de en los propios datos. Después de completar las sesiones de introducción, considere la posibilidad de ofrecer un tipo de sesión en la que los participantes lleven sus propios datos. Estos tipos de sesiones animan al alumno a aplicar sus nuevas aptitudes técnicas a un problema empresarial real. Intente incluir varios moderadores del COE durante este tipo de sesión de seguimiento para que las preguntas se puedan responder rápidamente.

Entre los tipos de usuarios que se pueden usar para el entrenamiento, se incluyen los siguientes:

• Propietarios de contenido, expertos en la materia (SME) y administradores de áreas de trabajo
• Creadores de datos (por ejemplo, usuarios que crean modelos semánticos para que los usen los creadores de informes o que crean flujos de datos, lagos de datos o almacenes de datos para que los usen otros creadores de modelos semánticos)
• Creadores de informes
• Consumidores y visores de contenido
• Miembros asociados del COE y red de campeones
• Administradores de Fabric

Importante

Cada tipo de usuario representa un público diferente que tiene diferentes necesidades de aprendizaje. El COE deberá identificar la mejor manera de satisfacer las necesidades de cada audiencia. Por ejemplo, una audiencia podría encontrar una clase de Introducción estándar de Power BI Desktop abrumadora, mientras que otra querrá información más complicada con profundidad y detalles para soluciones de un extremo a otro que incluyan varias cargas de trabajo de Fabric. Si tiene una gran variedad de creadores de contenido de Fabric, considere la posibilidad de crear roles y adaptar la experiencia a una medida que sea práctica.

La finalización del aprendizaje puede ser un indicador principal del éxito con la adopción del usuario. Algunas organizaciones aportan algo de diversión al conceder distintivos, como una cinta azul o una cinta negra a medida que los usuarios progresan por los programas de aprendizaje.

Considere cómo quiere controlar a los usuarios en varias fases de la adopción del usuario. Las necesidades de aprendizaje son muy diferentes para:

• La incorporación de nuevos usuarios (a veces denominado día de entrenamiento cero).
• Usuarios con una experiencia mínima.
• Usuarios más experimentados.

La forma en que el COE invierte su tiempo en la creación y la conservación de materiales de aprendizaje cambiará con el tiempo a medida que crezcan la adopción y la madurez. Con el tiempo, es posible que algunos miembros de la comunidad quieran ejecutar su propio conjunto personalizado de clases de aprendizaje dentro de su unidad de negocio funcional.

Fuentes de contenidos de formación confiables sobre Fabric

Un conjunto seleccionado de recursos en línea es valioso para ayudar a los miembros de la comunidad a centrarse y dirigir sus esfuerzos en lo que realmente importa. Entre los recursos de aprendizaje disponibles públicamente que pueden resultar útiles se incluyen los siguientes:

• Aprendizaje de Microsoft Learn para Power BI
• Entrenamiento de Microsoft Learn para Fabric
• Cursos de Power BI y materiales de aprendizaje "de un día"
• LinkedIn Learning para Power BI
• LinkedIn Learning para Fabric

Considere la posibilidad de usar Microsoft Viva Learning, que está integrado en Microsoft Teams. Incluye contenido de orígenes como Microsoft Learn y LinkedIn Learning. También se puede incluir contenido personalizado creado por su organización.

Además del contenido de Microsoft y del contenido personalizado que cree su organización, puede optar por proporcionar a la comunidad de usuarios un conjunto mantenido de vínculos recomendados a orígenes en línea de confianza. Hay una amplia gama de vídeos, blogs y artículos creados por la comunidad mundial. La comunidad está formada por expertos en Power BI, profesionales más valiosos (MVP) de Microsoft y aficionados. Proporcionar una ruta de aprendizaje de calidad que contenga recursos específicos, de confianza, actuales y de alta calidad proporcionará el máximo valor a la comunidad de usuarios.

Si realiza la inversión para crear recursos de aprendizaje personalizados, considere la posibilidad de crear contenido corto y dirigido que se centre en resolver un problema específico. De esta manera se facilita la búsqueda y el consumo del aprendizaje. También es más fácil de mantener y actualizar con el tiempo.

Sugerencia

El menú Ayuda y soporte técnico del portal de Fabric es personalizable. Cuando la ubicación centralizada para la documentación de aprendizaje esté operativa, actualice la configuración del inquilino en el portal de administración con el vínculo. Después, se podrá acceder al vínculo desde el menú cuando los usuarios seleccionen la opción Obtener ayuda. Además, asegúrese de instruir a los usuarios sobre la pestaña de la cinta de opciones Ayuda de Power BI Desktop. Esta incluye vínculos a aprendizaje guiado, vídeos de aprendizaje, documentación y mucho más.

Documentación

La documentación concisa y bien escrita puede ser una ayuda importante para los usuarios que intentan ser más productivos. La cantidad de documentación que necesite y cómo se entrega dependerá de cómo se administre Fabric en su organización. Para obtener más información, vea el artículo Propiedad y administración de contenido.

Ciertos aspectos de Fabric suelen administrarse a través de un equipo centralizado, como el COE. En estos casos, son útiles los siguientes tipos de documentación:

• Procedimiento para solicitar una licencia de Power BI (y si hay requisitos para la aprobación del administrador)
• Cómo solicitar una nueva capacidad
• Cómo solicitar una nueva área de trabajo
• Cómo solicitar la adición de un área de trabajo a una capacidad existente
• Cómo solicitar acceso a un origen de datos de puerta de enlace
• Cómo solicitar la instalación de software

Sugerencia

Para determinadas actividades que se repiten constantemente, considere la posibilidad de automatizarlas mediante Power Apps y Power Automate. En este caso, la documentación también incluirá el procedimiento para acceder y usar la funcionalidad Power Platform.

Los distintos aspectos de la documentación los pueden administrar usuarios de autoservicio, equipos descentralizados o un equipo centralizado. Los siguientes tipos de documentación pueden diferir en función de quién posee y administra el contenido:

• Cómo solicitar un nuevo informe
• Cómo solicitar una mejora del informe
• Procedimiento para solicitar acceso a los datos
• Cómo solicitar nuevos datos que se preparen y estén disponibles para su uso
• Procedimiento para solicitar una mejora en los datos o visualizaciones existentes

Sugerencia

Como se ha descrito anteriormente en este artículo, al planear un portal centralizado planee cómo controlar situaciones en las que es necesario personalizar las instrucciones o las directivas de gobernanza para una o varias unidades de negocio.

También se habrán tomado algunas decisiones de gobernanza que deberán documentarse, como por ejemplo:

• Cómo solicitar la certificación del contenido
• Cuáles son las ubicaciones de almacenamiento de archivos aprobadas
• Cuáles son los requisitos de retención y purga de datos
• Cuáles son los requisitos para controlar los datos confidenciales y la información de identificación personal (PII)

La documentación debe guardarse en el portal centralizado, que es una ubicación en la que se pueden realizar búsquedas y donde, preferiblemente, los usuarios ya trabajan. Tanto Teams como SharePoint funcionan muy bien. La creación de documentación en páginas wiki o documentos también puede funcionar bien, siempre que el contenido esté organizado y sea fácil de encontrar. Los documentos más cortos que se centran en un tema suelen ser más fáciles de consumir que los documentos largos y más completos.

Importante

Una de las piezas de documentación más útiles que puede publicar para la comunidad es una descripción de la configuración del inquilino y las pertenencias a grupos necesarias para cada configuración de inquilino. Los usuarios leen las características y la funcionalidad en línea y, a veces, descubren que no es adecuada para ellos. Si pueden buscar rápidamente la configuración de inquilino de su organización, esto evita que se sientan frustrados e intenten encontrar soluciones alternativas. Una documentación eficaz puede reducir el número de vales del servicio de asistencia enviados. También puede reducir el número de personas a las que es necesario asignar el rol de administrador de Fabric (que podrían tener este rol con el único fin de ver la configuración).

Con el tiempo, puede optar por permitir que la comunidad mantenga ciertos tipos de documentación si hay voluntarios dispuestos. En este caso, puede que quiera introducir un proceso de aprobación de los cambios.

Cuando vea que hay preguntas que se repiten en el foro de preguntas y respuestas (como se describe en el artículo de soporte técnico para usuarios), durante las horas de trabajo o durante las sesiones de almuerzo y aprendizaje, significa que puede ser adecuado crear nueva documentación. Cuando ya hay documentación, permite a los compañeros hacer referencia a ella cuando sea necesario. Contribuye a la habilitación del usuario y a la creación de una comunidad autosuficiente.

Sugerencia

Al crear documentación personalizada o materiales de aprendizaje, haga referencia a sitios de Microsoft existentes mediante vínculos, siempre que sea posible. La mayoría de los creadores de blogs de la comunidad no mantienen actualizadas las entradas de blog ni los vídeos.

Archivos de plantilla de Power BI

Una plantilla de Power BI es un archivo .pbit. Se puede proporcionar como punto de partida para los creadores de contenido. Es lo mismo que un archivo .pbix, que puede contener consultas, un modelo de datos y un informe, pero con una excepción: el archivo de plantilla no contiene ningún dato. Por lo tanto, se trata de un archivo más pequeño que se puede compartir con creadores y propietarios de contenido y no presenta el riesgo de compartir datos de forma inapropiada.

Proporcionar archivos de plantilla de Power BI a la comunidad es una excelente manera de:

• Promover la coherencia.
• Reducir la curva de aprendizaje.
• Mostrar buenos ejemplos y procedimientos recomendados.
• Aumentar la eficacia.

Los archivos de plantilla de Power BI pueden mejorar la eficacia y ayudar a los usuarios a aprender durante un día normal de trabajo. Estos son algunos ejemplos de cómo los archivos de plantilla resultan útiles:

• Los informes pueden usar ejemplos de procedimientos de visualización recomendados.
• Los informes pueden incorporar estándares de diseño y personalización de marca de la organización.
• Los modelos semánticos pueden incluir la estructura de las tablas usadas habitualmente,como una tabla de fechas
• Se pueden incluir cálculos DAX útiles, como un cálculo año a año.
• Se pueden incluir parámetros comunes, como una cadena de conexión de origen de datos.
• Se puede incluir un ejemplo de documentación de informe o modelo semántico

Nota:

Proporcionar plantillas no solo ahorra tiempo a los creadores de contenido, sino que también les ayuda a moverse rápidamente más allá de una página en blanco en una solución vacía.

Archivos de proyecto Power BI

Un proyecto de Power BI es un archivo .pbip. Al igual que un archivo de plantilla (descrito anteriormente), un archivo de proyecto no contiene ningún dato. Es un formato de archivo que los creadores de contenido avanzados pueden usar para escenarios avanzados de administración de informes y modelos de datos. Por ejemplo, puede usar archivos de proyecto para ahorrar tiempo en el desarrollo mediante el uso compartido de patrones de modelo comunes, como tablas de fechas, expresiones de medidas DAX o grupos de cálculo.

Puede usar los archivos de proyecto de Power BI con el modo de desarrollador de Power BI Desktop para:

• La edición y creación avanzadas (por ejemplo, en un editor de código como Visual Studio Code).
• La separación intencionada de los elementos de informe y modelo semántico (a diferencia de los archivos .pbix o .pbit).
• Permitir que varios creadores de contenido y desarrolladores trabajen en el mismo proyecto simultáneamente.
• La integración con el control de código fuente (por ejemplo, mediante la integración de Git de Fabric).
• El uso de técnicas de integración continua y entrega continua (CI/CD) para automatizar la integración, las pruebas y la implementación de cambios o versiones de contenido.

Nota:

Power BI incluye funcionalidades como archivos de plantilla .pbit y archivos de proyecto .pbip que facilitan el uso compartido de recursos de inicio con autores. Otras cargas de trabajo de Fabric proporcionan enfoques diferentes para el desarrollo y el uso compartido de contenido. Tener un conjunto de recursos de inicio es importante independientemente de los elementos que se compartan. Por ejemplo, el portal puede incluir un conjunto de scripts o cuadernos de SQL que presentan enfoques probados para resolver problemas comunes.

Consideraciones y acciones clave

Lista de comprobación: consideraciones y acciones clave que puede realizar para establecer o mejorar la mentoría y la habilitación de usuarios.

• Tenga en cuenta los servicios de mentoría que el COE puede admitir: decida qué tipos de servicios de mentoría puede ofrecer el COE. Entre los tipos se pueden incluir horas de oficina, proyectos de desarrollo conjunto y revisiones de procedimientos recomendados.
• Informe con regularidad sobre los servicios de mentoría: decida cómo va a comunicar y a anunciar los servicios de mentoría, (por ejemplo, las horas de oficina) a la comunidad de usuarios.
• Establezca un horario de oficina regular: lo ideal es establecer horas de oficina al menos una vez a la semana (en función de la demanda de los usuarios, así como de las restricciones de personal y programación).
• Decida cuáles serán las expectativas para las horas de oficina: determine cuál es el ámbito de los temas permitidos o los tipos de problemas que los usuarios pueden presentar en horas de oficina. Asimismo, determine cómo funcionará la cola de solicitudes de horas de oficina, independientemente de que haya que presentar información por adelantado o de que quepa esperar un seguimiento posterior.
• Cree un portal centralizado: asegúrese de tener una ubicación centralizada con amplia compatibilidad donde los usuarios puedan encontrar fácilmente el material de aprendizaje, la documentación y los recursos. El portal centralizado también debe proporcionar vínculos a otros recursos de la comunidad, como el foro de preguntas y respuestas y cómo encontrar ayuda.
• Crear documentación y recursos: en el portal centralizado, cree, compile y publique documentación útil. Identifique y promueva entre 3 y 5 recursos principales que le serán más útiles a la comunidad de usuarios.
• Actualice periódicamente la documentación y los recursos: asegúrese de que el contenido se revise y se actualice periódicamente. El objetivo es asegurarse de que la información disponible en el portal sea actual y de confianza.
• Compile una lista de recursos de aprendizaje de confianza reconocidos: identifique recursos de aprendizaje destinados a las necesidades e intereses de aprendizaje de la comunidad de usuarios. Publique la lista en el portal centralizado y cree una programación para revisar y validar la lista.
• Plantéese si el aprendizaje interno personalizado puede ser útil: identifique si los cursos de formación personalizados, desarrollados internamente, pueden ser útiles y si vale la pena invertir tiempo en ellos. Invierta en la creación de contenido específico de la organización.
• Proporcionar plantillas y proyectos: determine cómo usará los archivos de plantilla de Power BI y los archivos de proyecto de Power BI. Incluya los recursos en el portal centralizado y en los materiales de aprendizaje.
• Cree objetivos y métricas: determine cómo medirá la eficacia del programa de mentoría. Cree indicadores clave de rendimiento (KPI) u objetivos y resultados clave (OKR) para validar si los esfuerzos de mentoría del COE refuerzan la comunidad y su capacidad de proporcionar BI con características de autoservicio.

Preguntas que debe formularse

Use preguntas como las que se encuentran a continuación para evaluar la mentoría y las capacidades de los usuarios.

• ¿Existe un proceso efectivo para que los usuarios soliciten entrenamiento?
• ¿Existe un proceso para evaluar los niveles de aptitudes de usuario (como principiante, intermedio o avanzado)? ¿Pueden los usuarios estudiar y lograr certificaciones de Microsoft mediante el uso de recursos de la empresa?
• ¿Cuál es el proceso de incorporación para enseñar a las nuevas personas de la comunidad de usuarios las soluciones, herramientas y procesos de BI?
• ¿Todos los usuarios han seguido las rutas de aprendizaje de Microsoft Learn adecuadas para sus roles durante la incorporación?
• ¿Qué tipos de desafíos experimentan los usuarios debido a la falta de formación u orientación?
• ¿Qué impacto tiene la falta de capacitación en la empresa?
• Cuando los usuarios muestran comportamientos que crean riesgos de gobernanza, ¿se les castiga o se someten a un procedimiento de educación y orientación?
• ¿Qué materiales de aprendizaje existen para informar a los usuarios sobre los procesos y las directivas de gobernanza?
• ¿Dónde se mantiene la documentación central? ¿Quién la mantiene?
• ¿Existen recursos centrales, como directrices de diseño de la organización, temaso archivos de plantilla?

Niveles de madurez

Los niveles de madurez siguientes le ayudarán a evaluar el estado actual de su mentoría y habilitación de usuarios.

Level	Estado de mentoría y capacitación de usuarios
100: Inicial	• Existen algunos recursos y documentación. Sin embargo, están en silos y son incoherentes. • Pocos usuarios conocen los recursos disponibles o hacen uso de ellos.
200: Repetible	• Existe un portal centralizado con una biblioteca de documentación y recursos de gran ayuda. • En el portal centralizado, hay disponible una lista mantenida de vínculos y recursos de aprendizaje. • Las horas de oficina están disponibles para que la comunidad de usuarios pueda obtener ayuda del COE.
300: Definición	• El portal centralizado es el centro principal para que los miembros de la comunidad busquen formación, documentación y recursos. Normalmente, los expertos y los miembros de la comunidad consultan los recursos cuando ofrecen asistencia y aprenden unos de otros. • El programa de mentoría de aptitudes del COE está en marcha para ayudar a los usuarios de la comunidad de varias maneras.
400: Capaz	• Durante las horas de oficina, la participación de todas las unidades de negocio de la organización es constante y activa. • Las unidades de negocio solicitan regularmente las revisiones de procedimientos recomendados del COE. • El COE y los miembros de las unidades de negocio ejecutan repetidamente con éxito los proyectos de desarrollo conjunto.
500: Eficiente	• El COE actualiza y mejora continuamente la formación, la documentación y los recursos para garantizar que la comunidad tenga información actual y confiable. • El valor empresarial medible y tangible se obtiene del programa de mentoría mediante los KPI o los OKR.

Contenido relacionado

Puede obtener información sobre la comunidad práctica en el siguiente artículo de la serie sobre la hoja de ruta de adopción de Microsoft Fabric.