Power BI:n toteutussuunnittelu: BI:n strateginen suunnittelu

Muistiinpano

Tämä artikkeli on osa Power BI:n käyttöönoton suunnittelun artikkelisarjaa. Tässä sarjassa keskitytään ensisijaisesti Microsoft Fabricin Power BI -kokemukseen. Johdanto sarjaan on artikkelissa Power BI:n käyttöönoton suunnittelu.

Tämän artikkelin avulla voit määrittää liiketoimintatiedon hallinnan (BI) painopistealueet ja tavoitteet strategisen suunnittelun avulla. Se on ensisijaisesti kohdistettu seuraaviin:

• BI:n ja analytiikan johtajat tai johtajat: Päätöksentekijät, jotka vastaavat BI-ohjelman ja BI:n strategisen suunnittelun valvonnasta.
• Center of Excellence (COE), IT- ja BI-tiimit: Taktisesta suunnittelusta sekä BI-tavoitteiden saavuttamisen mittaamisesta ja seurannasta vastaavat tiimit.
• Aiheasiantuntijat sekä sisällön omistajat ja tekijät: Työryhmät ja henkilöt, jotka puolustavat analytiikkaa työryhmässä tai osastossa ja tekevät BI-ratkaisujen suunnittelua. Nämä tiimit ja henkilöt vastaavat liiketoiminta-alueensa strategian ja tietotarpeiden edustamisesta BI-strategiaa määrittäessäsi.

BI-strategia on suunnitelma tietojen ja analytiikan käyttöön, käyttöön ja hallintaan. KUTEN BI-strategian yleiskatsausartikkelissa on kuvattu, BI-strategiasi on tietostrategian alijoukko. Se tukee liiketoimintastrategiaasi, sillä yrityskäyttäjät voivat tehdä päätöksiä ja ryhtyä toimiin käyttämällä tietoja ja BI-ratkaisuja entistä tehokkaammin.

Lyhyesti sanottuna tässä artikkelissa kuvataan, miten voit tehdä strategista suunnittelua BI-strategiasi painopistealueiden ja tavoitteiden määrittämiseksi.

Muistiinpano

Tavoitteiden ja tärkeimpien tulosten kehyksessä tavoitteet ovat selkeitä, korkean tason kuvauksia siitä, mitä haluat saavuttaa. Sen sijaan tärkeimmät tulokset ovat erityisiä tuloksia, jotka ovat saavutettavissa olevia tuloksia edistymisen mittaamiseksi kohti yhtä tavoitteestasi.

Aloitteet tai ratkaisut ovat prosesseja tai työkaluja, joiden avulla voit saavuttaa yhden tai useamman tärkeän tuloksen. Ratkaisut käsittelevät tiettyjä käyttäjien tietotarpeita. Ratkaisu voi olla monenlaisia, kuten tietoputki, Data Lakehouse tai Power BI:n semanttinen malli tai raportti.

Lisätietoja OKR-pyyntöjä on ohjeartikkelissa Tutustu OKR-pyyntöihin (Microsoft Viva Goals)..

Seuraavassa korkean tason kaaviossa kuvataan BI:n strategisen suunnittelun tekeminen.

Voit määrittää strategiset BI-painopistealueet ja tavoitteet seuraavasti.

Vaihe	Kuvaus
1	Luo työryhmä, joka johtaa BI-strategia-aloitetta.
2	Yhdistämällä liiketoimintaa tekemällä tutkimusta ja työpajoja voit kerätä tietoja liiketoiminnan tavoitteista ja tietotarpeista sekä olemassa olevista BI-ratkaisuista ja -aloitteista.
3	Viimeistele nykyinen valtio-arviointi suorittamalla useita strategisia suunnittelutyöpajoja tärkeimpien sidosryhmien kanssa.
4	Arviointien ja sidosryhmien panoksen avulla voit päättää strategisesta liiketoimintatietojen tarkastelualueista ja tavoitteista.

Tässä artikkelissa kuvataan BI:n strategisen suunnitteluprosessin jokainen vaihe.

Vaihe 1: Työryhmän kokoaminen

Ensimmäinen askel BI-strategiaa määritettäessä on työryhmän muodostaminen. Työryhmä johtaa BI-strategian kuvailemista ja suunnittelua koskevaa aloitetta. Se on funktionaalinen asiantuntijaryhmä, joka on otettu käyttöön yrityssponsorin tuella. Ryhmän tulee ymmärtää syvästi organisaation tekniset ja liiketoimintaprosessit.

Ihannetapauksessa työryhmän tulisi edustaa kutakin osastoa, liiketoimintayksikköä ja aluetta, joka on aloitteen laajuus.

Seuraavassa kaaviossa esitetään seuraavat työryhmän jäsenet sekä työryhmän jäsentyypit.

Kaaviossa esitetään seuraavat roolit.

Kohde	Kuvaus
	Johtajasponsori tarjoaa yleensä ylhäältä alas -tavoitteita ja tukea työryhmälle, mukaan lukien rahoituksen. Yrityssponsori voi myös nimittää työryhmän jäsenet yhdessä Center of Excellencen (COE) kanssa.
	COE-tiimi tai keskitetty BI-tiimi keskustelee johtajan sponsorin kanssa työryhmän jäsenten tunnistamiseksi ja nimittämiseksi. COE voi myös antaa työryhmälle ohjeita toimintansa tukemiseksi.
	COE:n jäsenet ovat osa työryhmää. He vastaavat BI-asiantuntemuksensa käytöstä BI-tietojen keräämisen ja nykyisten tilaarviointien suorittamisessa.
	Pk-yritykset ovat osa työryhmää. Ne edustavat osastonsa tai liiketoimintayksikkönsä etuja. Pk-yritykset vastaavat liiketoimintastrategiatietojen keräämisestä.
	Toiminnalliset tiimin jäsenet, kuten päätietotiimin jäsenet, voivat olla osa työryhmää. Vastuuhenkilönä on strategisesti tärkeiden prosessien selvittäminen tietojen keräämisen aikana.
	Teknisen tiimin jäsenet, kuten tietotekniikkatiimin jäsenet, voivat olla osa työryhmää. He ovat vastuussa strategisesti tärkeiden järjestelmien selventämisestä tietojen keräämisen aikana.
	Suojausryhmän jäsenet ovat osa työryhmää. Asiakas vastaa vaatimustenmukaisuuden, suojauksen ja tietosuojan vaatimusten tunnistamisesta ja selventämisestä tietojen keräämisen aikana.
	Muut IT-tiimin jäsenet voivat olla osa työryhmää. Ne saattavat tunnistaa muita teknisiä vaatimuksia, jotka liittyvät alueisiin, kuten verkkoihin tai sovellusten hallintaan.

Muistiinpano

Kaikkien kaaviossa kuvattujen roolien ei tarvitse olla työryhmässä. Ota mukaan rooleja, jotka liittyvät BI-strategia-aloitteen laajuuteen ja skaalautumiseen.

Tärkeä

BI-strategian määrittäminen on merkittävä yritys. On tärkeää, että työryhmän jäsenet ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan ja että heillä on resursseja ja aikaa roolinsa täyttämiseen. Sitoutunut johtajasponsori voi auttaa selventämällä painopistealueita ja varmistamalla, että kaikki tarvittavat resurssit ovat käytettävissä.

Työryhmän jäseniä nimittää ja ohjaa yleensä BI:n ja analytiikan johtajasponsori, kuten Power BI:n johtajasponsori. Yrityssponsorin tunnistaminen ja sitouttaminen on BI-strategia-aloitteen ensimmäinen vaihe.

Yrityssponsorin tunnistaminen ja sitouttaminen

Yrityssponsorin keskeinen rooli on laatia strategiset BI-painopistealueet ja tavoitteet. Yrityssponsori on henkilö, joka on ylemmässä strategisessa johdossa ja joka on panostanut BI-pyrkimyksiin ja BI-strategiaan. Ne tarjoavat ylhäältä alas -ohjeita ja vahvistusta edistämällä, motivoimalla ja investoimalla säännöllisesti BI-strategiaan.

Käyttöönoton suunnitelmien monien toimien lisäksi yrityssponsori on avainasemassa BI:n strategisessa suunnittelussa seuraavasti:

• Työryhmän ja COE:n tukeminen: Yrityssponsori on johtavassa roolissa BI-strategian määrittämisessä tarjoamalla ylhäältä alas -ohjeita ja vahvistusta.
• Resurssien varaaminen: He vahvistavat työryhmän rahoituksen, henkilöstön, roolit ja vastuut.
• Aloitteen puolesta puhuminen: He edistävät strategista aloitetta seuraavasti:
  • Oikeutetaan työryhmän toimintaa erityisesti silloin, kun työryhmä kohtaa muutoksenvastaista toimintaa.
  • BI-strategia-aloitteen ylentäminen ilmoituksilla tai julkisella tukeuksella.
  • Toiminnan motivointi ja muutos BI-strategia-aloitteen etenemiseksi.
  • Työryhmän edustaminen ja BI:n strategisen suunnitelman jakaminen C-tason johtajien kesken johtajapalautteen saamiseksi.
• Strategisten päätösten tekeminen: He tekevät päätöksiä siitä, mitkä ovat painopistealueet, tavoitteet ja keskeiset tulokset.

Vihje

Ennen kuin kokoat työryhmän, tunnista ja ota ensin yhteyttä johtajasponsoriin. Käy läpi tämä tarkistusluettelo ja varmista, että teet tarvittavat toimet varmistaaksesi riittävän sitoutuneen yrityssponsorin.

Päätä BI-aloitteen laajuudesta

Koska työryhmässä on jäseniä eri liiketoiminta-alueilta, työryhmän kokoonpano riippuu BI-aloitteesi laajuudesta. BI-strategia kattaa yleensä organisaation monia alueita. Sinun tulee kuitenkin tarkentaa tätä vaikutusaluetta määrittämään tietyt alueet, joihin sen tulisi koskea. Voit rajoittaa BI-strategia-aloitteesi soveltamisalaa kahdesta syystä.

• Käytännön syyt: Onnistunut BI-strategia alkaa pienestä ja yksinkertaisesta ja saavuttaa lisäävän kasvun, kun koet onnistumisen. Kun määrität BI-strategiaa ensimmäistä kertaa, keskity keskeisiin alueisiin, jotta voit saavuttaa nopeita voittoja ja osoittaa arvoa sekä saavuttaa kestävää ja lisäävää edistystä.
• Strategiset syyt: Eri liiketoiminta-alueilla voi olla erillisiä aloitteita. Esimerkiksi organisaation eri osat saattavat edellyttää riippumattomia BI-strategioita, koska niiden liiketoimintastrategiat ovat riittävän erilaisia. Näiden riippumattomien strategioiden pitäisi olla linjassa yleisen BI-strategian kanssa aina, kun se on mahdollista.

Osana rajausharjoitusta sinun tulee myös suunnitella, miten asetat odotukset sidosryhmien kanssa, että BI-strategia määritellään toistuvasti.

Työryhmän tarkoituksen ja vastuiden ymmärtäminen

Kun olet tunnistanut ja palkannut yrityssponsorin ja selventänyt BI-aloitteen kattavuutta, kokoa sitten työryhmä. Tämä tiimi johtaa BI-strategian määrittelyä ja suunnittelua koskevaa aloitetta.

Työryhmän vastuualueet ovat seuraavat:

• Suunnittelu ja valmistelu: Työryhmän tulee suunnitella ja valmistella BI-strategia-aloitteen eri osa-alueet, kuten seuraavat:
  • Aikajanan, toimitteiden ja välitavoitteiden määrittäminen aloitteelle.
  • Sidosryhmien tunnistaminen, jotka osaavat kuvata tarkasti omien osastojensa liiketoimintatavoitteita ja tavoitteita.
  • Viestintä sidosryhmien, yrityssponsorin ja toistensa kanssa.
• Tietojen kerääminen: Työryhmän tulee kerätä riittävästi tietoja BI:n käyttöönoton nykyisen tilan tarkkaan arviointiin. Esimerkkejä tietojen keräämistoiminnoista ovat seuraavat:
  • Tehdään riippumatonta tutkimusta liiketoimintakontekstista ja olemassa olevista BI-ratkaisuista tai -aloitteista.
  • Vuorovaikutteisten työpajojen järjestäminen sidosryhmien kanssa, jotta voidaan antaa palautetta liiketoiminnan tavoitteista ja tietotarpeista.
  • Yhteenvetohavainnot ja päätelmien jakaminen.
• Palaute ja jatkotoimi: Työryhmä tekee yhteenvedon kerätyistä tiedoista ja ehdottaa BI:n tavoitteita, painopistealueita ja seuraavia vaiheita. Se kerää palautetta ja seuraa seuraavaa:
  • Arvioidaan BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyistä tilaa.
  • Priorisoidun yritystietotarpeiden luettelon luominen.
  • Esitellään päätelmiä ja ehdotetaan seuraavia vaiheita sidosryhmille ja johtoportaalle.

Muistiinpano

Koska työryhmä viestii sidosryhmien ja yrityskäyttäjien kanssa, heitä pidetään usein Fabric-, Power BI- ja muiden organisaatiosi BI-aloitteiden lähettiläinä. Varmista, että työryhmäsi jäsenet ymmärtävät tämän vastuun ja ottavat sen vastaan.

Työryhmän kokoaminen ja valmisteleminen

Työryhmän jäseniin tulisi kuulua edustajia eri osastoista ja liiketoimintayksiköistä. Seuraavissa osioissa kuvataan, mistä työryhmän jäsenet saatetaan hankkia.

Tärkeä

Työryhmän tulee koosttua henkilöistä, jotka ovat uskottavia organisaatiossa. Näillä henkilöillä tulee olla tietoja teknisistä prosesseista ja liiketoimintaprosesseista. Vain konsulteista koostuva työryhmä voi osoittaa, että organisaatio ei ole riittävän ymmärrettävä tai priorisoinut BI-aloitetta.

Center of Excellencen jäsenet

Voit hankkia työryhmän jäseniä Power BI Center of Excellencestä (COE) tai vastaavasta monitieteisten BI-asiantuntijoiden ryhmästä. Työryhmän COE:n jäsenten päävastuu on edistää tiedon keräämistä hyödyntämällä COE-osaamistaan. Lisäksi COE:n jäsenet voivat jakaa työpajahavainnot takaisin COE:hen taktisten suunnittelupäätösten ja toimien informoimiseksi.

Joillakin organisaatioilla ei ole COE:tä. Tämä johtuu mahdollisesti siitä, että COE:n roolin suorittaa niiden BI-tiimi tai IT-ryhmä. Harkitse tässä tapauksessa jäsenten lisäämistä BI-tiimistä tai IT-tiimistä työryhmään.

Muistiinpano

Varmista, että työryhmä ei koostu vain COE-, KESKI-, IT- tai BI-tiimisi jäsenistä. BI-strategia kattaa monia organisaation osa-alueita, ja kunkin näistä aloista on oltava hyvin edustettuna.

Vihje

Jos sinulla ei ole COE:tä, harkitse sellaisen luomista työryhmän kokoamisen aikana. COE:n perustaminen työryhmän jäsenten kanssa voi olla luonnollinen kehitysaskel työryhmän toimissa, kun BI:n strateginen visio on määritetty. Tämä lähestymistapa on hyvä tapa kaapata tiedot ja käsitys, joita työryhmä sai BI-strategia-aloitteen aikana.

Liiketoiminnan aiheasiantuntijat (pk-yritykset)

Työryhmän jäseniin kuuluu muun muassa yritysten pk-yrityksiä. Yritysten tärkein vastuu on edustaa liiketoimintayksikköään. Sisällytä työryhmään yritystyöryhmä, jotta vältetään oletukset, joiden tuloksena on BI-visio, joka ei toimi osassa organisaatiota.

Työryhmän yritysten on ymmärrettävä syvästi tietotarpeet ja liiketoimintaprosessit liiketoimintayksikössään tai -osastossaan. Ihannetapauksessa heidän tulisi ymmärtää myös näihin tarpeisiin tarvittavat BI-työkalut ja -tekniikat.

Muistiinpano

Kaikkia osastoja, liiketoimintayksiköitä tai alueita ei ehkä kannata sisällyttää työryhmään. Varmista tässä tapauksessa, että omistat ponnistelut sellaisten oletusten ja poikkeusten tunnistamiseen, joita ei edustamattomat osastot, liiketoimintayksiköt tai alueet.

Mestarien verkko

Työryhmän jäsenet voivat sisällyttää nykyisen mestariverkostosikäyttäjiä käytäntöyhteisöön. Mestarilla on yleensä erinomaiset tiedot sekä BI-työkaluista että liiketoiminta-alueen tietotarpeista. He ovat usein käytännön johtajia. Työryhmän mestareiden tärkein vastuu on edistää tiedon keräämistä ja ottaa käytännön yhteisönsä mukaan aloitteeseen.

Muistiinpano

Mukaan lukien mestarit voivat auttaa välttämään oletuksia, jotka voivat johtaa Fabricin nykyisen käyttöönoton ja toteutuksen virheelliseen arviointiin.

Toiminnalliset, IT- ja tietoturvatiimin jäsenet

Työryhmään voi kuulua jäseniä eri toiminnallisilta alueilta, erityisesti silloin, kun tarvitaan muuta asiantuntemusta. Näiden jäsenten päävastuu on tuoda BI-strategiaan asiantuntemustaan tietyistä tärkeistä aiheista.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, milloin työryhmän toiminnallisten alueiden jäseniä saatetaan sisällyttää.

• Toiminnalliset tiimit: Sisällytä asianmukaisia edustajia toiminnallisista tiimeistä työryhmään. Jos organisaatiosi käyttää esimerkiksi yhtä tai useampaa suuryrityksen resurssien suunnittelujärjestelmää, sinun pitäisi sisällyttää työryhmään näiden EAKR:ien asiantuntija. Tämän henkilön vastuulla on selventää, miten järjestelmiä käytetään tietojen keräämisen yhteydessä annetun palautteen yhteydessä.
• IT-tiimit: Sisällytä työryhmään asianomaisia IT-asiantuntijoita. Organisaatiollasi voi olla esimerkiksi tiettyjä verkkopalveluvaatimuksia tai monimutkainen skenaario, joka koskee useita vuokraajia. IT-asiantuntijat vastaavat tiettyjen vaatimusten kuvaamisesta, mikä on erityisen tärkeää taktisessa suunnittelussa. Ne voivat myös auttaa tunnistamaan riskejä tai kipupisteitä tietojen keräämisen aikana.
• Suojaustiimit: Sisällytä työryhmään suojaustiimien jäseniä. Organisaatiollasi voi olla esimerkiksi tiettyjä yhteensopivuutta, suojausta tai tietosuojavaatimuksia. Nämä henkilöt vastaavat suojaukseen liittyvien vaatimusten kuvaamisesta tulevaa tilaa määritettäessä. Ne voivat myös auttaa tunnistamaan yhteensopivuusriskejä ja tietoturvauhkia tietojen keräämisen aikana.

Viestintäkeskuksen luominen

Työryhmän jäsenten ja sidosryhmien välinen tehokas ja jäsennelty viestintä on aloitteesi onnistumisen kannalta tärkeää. Yksi tapa parantaa viestintää on keskittää se viestintäkeskukseen. Viestintäkeskus on paikka, jossa voit koota yhteen viestintää, dokumentaatiota ja BI-strategian suunnittelua. Se auttaa myös edistämään työryhmän ja sidosryhmien välistä yhteistyötä.

Seuraavassa kaaviossa esitetään, miten voit keskittää BI:n strategisen suunnittelun ja syötteen viestintäkeskuksen avulla.

Kaavio välittää seuraavat käsitteet tai prosessit.

Kohde	Kuvaus
	Viestintäkeskus on keskitetty sijainti Microsoft Teamsissa tai vastaavassa ympäristössä. Sen tarkoituksena on keskittää viestintä, dokumentaatio ja suunnittelu.
	Työryhmä luo ja hallitsee eri kanavia kullekin liiketoiminta-alueelle. Erottelun liiketoiminta-alueittain pitäisi vastata aloitteen ylimmän tason rakennetta. Kukin kanava sisältää yhteenvedon havaintojen, aikajanojen ja keskustelujen säilön BI-strategiasta.
	Määritetyt työryhmän jäsenet järjestävät ja valvovat viestintäkeskusta. Kohtuus varmistaa, että viestintäkeskus on edelleen hyödyllinen ja ajankohtainen.
	Tärkeimmät sidosryhmät ja työryhmän jäsenet osallistuvat aktiivisesti viestintäkeskukseen.
	Yrityssponsori rajoittaa osallistumista. Ne saattavat esimerkiksi ratkaista kiistoja niiden ilmaantuessa.

Vihje

Suosittelemme, että käytät viestintäkeskusta strategisten suunnittelutyöpajojen lisäksi. Koska viestintäkeskus tarjoaa säännöllistä palautetta ja keskustelua liiketoiminnan tärkeiltä sidosryhmiltä, se voi auttaa tiimiäsi pitämään BI-strategian ajan tasalla.

Viestii johdonmukaisesti ja tehokkaasti

Työryhmän tulee ylläpitää ja seurata ytimekästä, organisoitua ja avointa prosessia BI-strategian määrittämiseksi viestintäkeskuksen avulla.

Seuraavassa on joitakin suosituksia, joiden avulla saat suurimman arvon viestintäkeskuksesta.

• Työryhmälle on määritetty hyvin määritetyt vastuut: Varmista, että työryhmällä on tietoliikennekeskuksen määritetyt vastuut, kuten sen järjestäminen ja moderointi. Aktiivinen ja aktiivinen valvonta varmistaa, että viestintäkeskus pysyy ajan tasalla, informatiivisena ja hyödyllisenä työryhmälle ja keskeisille sidosryhmille.
• Järjestä keskustelut ja tiedostot: Varmista, että tiedostojen tai aiempien keskustelujen löytäminen viestintäkeskuksesta on helppoa luomalla ja ylläpitämällä loogista rakennetta. Järjestetty viestintäkeskus tukee sen tehokasta käyttöä.
• Tutustu ytimekkäästi asiakirjoihin ja viesteihin: Vältä ylivoimaisia ihmisiä, joilla on suuria tietomääriä. Keskeisillä sidosryhmillä on rajallinen aika, joten kannustamme ihmisiä julkaisemaan julkaisuja ja asiakirjoja viestintäkeskukseen, joka on ytimekäs ja helppo ymmärtää.
• Ole johdonmukainen viestinnässä: Varmista, että viestintäkeskusta käytetään vaihtoehtoisten kanavien, kuten sähköpostin, sijaan. Pyri myös varmistamaan, että asiakirjat ja päivitykset ovat sävyltään, muodoltaan ja pituudeltaan yhdenmukaisia.
• Ole avoin ja edistä yhteistyöympäristöä: Tehokkaassa viestintäkeskuksessa on aktiivinen, yhteistyökykyinen sosiaalinen ympäristö. Se edellyttää läpinäkyvyyttä työryhmältä, jonka pitäisi jakaa säännöllisiä päivityksiä ja havaintoja koko aloitteen ajan.

Tärkeä

Strategisen suunnittelun onnistuminen perustuu tehokkaaseen viestintään. Tiiviin ja johdonmukaisen viestinnän edistäminen ei hyödytä ainoastaan strategista suunnittelua, vaan myös BI-aloitteiden laajempaa käyttöönottoa ja toteutusta koko organisaatiossa.

Tarkistusluettelo – Työryhmää muodostettaessa tärkeimpiä päätöksiä ja toimintoja ovat muun muassa seuraavat:

• Ota mukaan johtajasponsori: Jos johtajaa ei ole, tunnista ja osallistu sellaiseen ennen työryhmän kokoamista.
• Päätä BI-aloitteen laajuudesta: Yhdessä yrityssponsorin kanssa voit määrittää, mitkä liiketoiminta-alueet BI-strategia kattaa.
• Välitä aloite: Pyydä yrityssponsoria lisäämään tietoisuutta koko hankkeen järjestämisestä BI-strategian määrittelemiseksi.
• Kokoa työryhmä: Nimeä jäseniä, jotka pystyvät vastaamaan riittävästi asianmukaisista liiketoiminta-alueista, teknisistä aloista ja vaatimustenmukaisuusalueista.
• Aseta työryhmän jäsenille odotuksia: Selvitä aika- ja ponnisteluvaatimukset ja varmista, että tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan (ja että heillä on aikaa ja resursseja täyttää tehtävänsä).
• Selventää työryhmän rooleja ja vastuita: Varmista, että kaikki työryhmän jäsenet tietävät, mitä heidän tulisi tehdä onnistuneen strategisen suunnittelun edistämiseksi.

Vaihe 2: Työpajojen suunnitteleminen ja tutkimuksen tekeminen

Kun olet koonnut työryhmän (vaihe 1), juuri kokoontunut työryhmä voi aloittaa seuraavat toimet liiketoiminnan linjaamiseksi.

• Tee riippumatonta tutkimusta: Työryhmä tekee tutkimusta liiketoimintakontekstista ja olemassa olevista BI-ratkaisuista tai -aloitteista.
• Suunnitelmatyöpajat: Työryhmä valmistelee strategisen suunnittelun työpajoja kerätäkseen tärkeiltä sidosryhmiltä palautetta liiketoimintatavoitteistaan ja tietotarpeistaan.

Nämä toimet ovat työpajojen ja täydellisten arviointien edellytyksiä (vaihe 3).

Riippumattoman tutkimuksen tekeminen

Työryhmä tekee tutkimusta, joka dokumentoi BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyisen tilan. Tätä tutkimusta käytetään arviointien suorittamiseen, mutta se auttaa myös työryhmää valmistautumaan työpajoihin.

Liiketoimintakontekstin tutkiminen

Jotta voidaan määrittää tehokas BI-strategia, työryhmän on ymmärrettävä liiketoimintatavoitteet. Liiketoimintatavoitteiden ymmärtämisen avulla työryhmällä on oikea liiketoimintakonteksti kuvaamaan, miksi käyttäjät käyttävät tietoja ja BI-työkaluja, sekä ymmärtämään heidän halutut tuloksensa. Sinun tulee määrittää tietotarpeet ja käyttötapaukset niiden tukemien liiketoimintaprosessien ja niiden tavoitteiden osalta.

Työryhmässä olevien yritysten tulee käyttää osaamistaan liiketoimintakontekstin kuvaamiseen. On kuitenkin tärkeää, että kaikki työryhmän jäsenet osallistuvat siihen. On tärkeää, että työryhmällä on yhteinen käsitys liiketoimintastrategiasta. Tällä tavoin BI-strategiassa keskitytään yrityksen tarpeisiin sen sijaan, että se ratkaisisi abstrakteja teknisiä ongelmia.

Olemassa olevien BI-aloitteiden ja -ratkaisujen tutkiminen

Jotta voidaan määrittää tehokas BI-strategia, työryhmän on myös ymmärrettävä BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyinen tila. Nykyisessä tilassa kuvataan, miten käyttäjät käyttävät olemassa olevia tietoja ja BI-työkaluja ja mitkä tiedot ja työkalut ovat strategisesti tärkeitä. Tunnista olemassa olevat BI-aloitteet ja -ratkaisut niiden tukemia liiketoimintaprosesseja ja tavoitteita varten. Näiden ratkaisujen avulla voit havainnollistaa, mitä yrityskäyttäjät tekevät tänään tietojensa tarpeiden täyttämiseksi, jotta voit arvioida, onko se tehokasta.

Työryhmän COE-jäsenten tulisi käyttää asiantuntemustaan ja johtaa sitä, miten kuvataan BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyinen tila. Vuokraajatason valvonta on esimerkki toiminnasta, joka auttaa tässä tehtävässä. Valvonnan avulla työryhmä voi kerätä luettelon nykyisistä BI-aloitteista ja -ratkaisuista työpajojen valmistelua varten.

Tärkeä

Varmista, että työryhmällä on hyvä käsitys organisaatiosi vaatimustenmukaisuusvaatimuksista ja tietosuojasta. Dokumentoi nämä vaatimukset riippumattoman tutkimuksen aikana ja varmista, että kaikki työryhmän jäsenet ymmärtävät ne hyvin.

Aiheet, joita käsitellään riippumattoman tutkimuksen avulla

Seuraavassa kaaviossa kuvataan aiheita, joita on yleensä käsitelty riippumattomalla tutkimuksella.

Kaaviossa esitetään seuraavat käsitteet ja prosessit.

Kohde	Kuvaus
	Työryhmä tutkii liiketoimintakontekstia liiketoimintastrategian dokumentoimiseksi ja ymmärtämiseksi. Tätä tutkimusta johtavat yritysten pk-yritykset osastoja ja liiketoimintayksiköitä varten.
	Työryhmä tutkii liiketoimintakontekstia yksilöimällä ensin liiketoimintatavoitteet.
	Työryhmä tunnistaa tietyt liiketoimintatavoitteet, joita osastojen tai liiketoimintayksiköiden on edistyttävä tavoitteidensa saavuttamisessa.
	Liiketoimintaprosessit ovat aloitteita tai suunnitelmia, jotka tähtäävät liiketoimintatavoitteisiin. Työryhmä tunnistaa käytössä olevat prosessit, joiden avulla voidaan saavuttaa liiketoimintatavoitteet.
	Liiketoimintatietojen tarpeita ovat tiedot, työkalut ja ratkaisut, joita tarvitaan liiketoimintaprosessien ja strategisten tavoitteiden tukemiseen. Työryhmä tunnistaa liiketoimintatietojen tarpeet.
	Työryhmä tutkii kaikki olemassa olevat BI-aloitteet ja -ratkaisut, jotta se ymmärtää BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyisen tilan. COE:n jäsenet tai BI-asiantuntijat johtavat tätä tutkimusta.
	Työryhmä tutkii strategisesti tärkeitä BI-ratkaisuja ymmärtääkseen, miten organisaatio vastaa tällä hetkellä yritystietojen tarpeisiin. Työryhmä tunnistaa erityisesti, keitä yrityskäyttäjät ovat ja miten he käyttävät ratkaisuja. Työryhmä dokumentoi myös keskeisiin tietoihin liittyviä kysymyksiä tai ongelmia, joita nämä ratkaisut käsittelevät, sekä mahdolliset puutteet, mahdollisuudet ja tehottomuus.
	Työryhmä tekee kyselyjä ja dokumentoi aiemmin luodut työkalut ja tekniikat, joiden avulla organisaatio voi vastata liiketoimintatietojen tarpeisiin.
	Työryhmä tunnistaa aiemmat tai rinnakkaiset aloitteet BI-strategian määrittelemiseksi. Aiemmat aloitteet saattavat sisältää arvokkaita oppimista, kun taas rinnakkaisia aloitteita voidaan yhdistää päällekkäisen työn välttämiseksi.
	Työryhmä tunnistaa strategisesti tärkeitä laskutoimituksia ja ydintietoja. Nämä laskutoimitukset ja ydintiedot ovat tärkeitä, jotta yritys voi saavuttaa liiketoimintatavoitteensa.
	Työryhmä arvioi strategisesti tärkeiden BI-ratkaisujen käyttöä ja käyttöönottoa käyttäjäyhteisössä.
	Työryhmä tunnistaa mahdolliset hallinto- ja yhteensopivuusriskit, jotka on tunnistettu olemassa olevissa BI-ratkaisuissa.

Tärkeä

Tässä osiossa esitetyt aiheet ja esimerkit on tarkoitettu opastamaan sinua oman riippumattoman tutkimuksen suorittamisessa. Nämä aiheet eivät ole tyhjentävä tai pakollinen luettelo. Voit hyödyntää näitä aiheita inspiraationa. Suosittelemme, että käytät Fabric-käyttöönoton toteutussuunnitelman erääntymistasoja , joiden avulla voit arvioida ja keskittyä organisaatiosi ja sen liiketoimintakontekstin kannalta tärkeimpiin alueisiin.

Yhdessä liiketoimintakontekstia ja olemassa olevia BI-aloitteita ja ratkaisuja koskeva tutkimus kuvaa liiketoimintatietojen käyttöönoton ja toteutuksen nykyistä tilaa. Työryhmä tarkistaa tämän tutkimuksen työpajoissa, kun sidosryhmien panosta vangitaan.

Työpajojen suunnittelu

Kun teet riippumatonta tutkimusta, sinun tulee suunnitella työpajoja sidosryhmien kanssa. Näiden työpajojen tarkoituksena on kerätä tietoa liiketoiminnan tavoitteista ja tietotarpeista. Vahvistat myös riippumattoman tutkimuksen päätelmät näissä työpajoissa.

Muistiinpano

Tässä artikkelissa käytetään termiä työpajat kuvaamaan vuorovaikutteisia kokouksia tärkeimpien sidosryhmien kanssa. Työpajojen tavoitteena on kerätä tietoa, jotta voit kuvailla ja ymmärtää tarkasti tavoitteita ja tietotarpeita.

Seuraavissa osioissa kuvataan tärkeimpiä huomioitavia seikkoja työpajojen suunnittelussa ja valmistelussa.

Ota mukaan oikeat keskeiset sidosryhmät

Onnistunut BI:n strateginen suunnittelu edellyttää, että työryhmä ottaa oikeat sidosryhmät mukaan työpajoihin. Työryhmän tulee tunnistaa tärkeimmät sidosryhmät, joilla on riittävä tietämys ja uskottavuus edustamaan liiketoiminta-aluettaan. Kunkin työpajan tehtävänä on osallistua työryhmän johtamiin keskusteluihin. Sidosryhmien on kuvattava liiketoimintatavoitteita ja tietotarpeita omalla alueellaan sekä tieto- ja analytiikka-aloitteiden nykyistä tilaa liiketoimintatavoitteiden tukemiseksi.

Oikeiden sidosryhmien tunnistaminen on tärkeää, jotta onnistuneita työpajoja voidaan pitää yllä ja jotta voidaan ymmärtää tarkasti alan liiketoiminta-alueet.

Varoitus

Jos otat yhteyttä vääriin sidosryhmiin, on olemassa merkittävä riski siitä, että BI-strategia ei vastaa strategisia liiketoimintatavoitteita tai tue yrityskäyttäjiä tavoitteiden saavuttamisessa.

Seuraavassa kaaviossa esitetään prosessi, jolla voidaan tunnistaa oikeat keskeiset sidosryhmät ja tiedottaa niistä BI-strategia-aloitteessa.

Kaaviossa esitetään seuraavat vaiheet.

Kohde	Kuvaus
	Luettele BI-strategia-aloitteen toiminta-alueet (osastot ja liiketoimintayksiköt).
	Kunkin toiminnallisen alueen osalta on määritettävä 2–3 sidosryhmien hakija-edustajaa.
	Ole yhteydessä sidosryhmiin, jotta he voivat ilmoittaa aloitteesta, ja vahvista heidän valintansa. Tässä vaiheessa hakijan sidosryhmät voivat kieltäytyä osallistumasta ja ehdottaa vaihtoehtoisia henkilöitä.
	Valitse lopullinen luettelo tärkeimmistä sidosryhmistä.
	Yrityssponsori ilmoittaa keskeisille sidosryhmille ja pyytää virallisesti heidän osallistumistaan. Kaikki viestintä tärkeimpien sidosryhmien kanssa julkaistaan viestintäkeskukseen.

Varmista, että pyydät aluksi sidosryhmien osallistumista:

• Pyydä hyväksyntä esimieheltä.
• Selitä aloitteen laajuus ja sen tavoitteet, aikajanat ja toimitukset.
• Kuvaile erityisesti, miksi heitä on pyydetty osallistumaan ja mitkä ovat aloitteen halutut tulokset.
• Määrittele tarpeellinen aikasitoumus ja siihen osallistuminen, jota tarvitset heiltä.
• Kommunikoi selkeästi ja ytimekkäästi.

Tärkeä

Usein valmiissa BI-hankkeissa sidosryhmät rajataan johtajiin ja päätöksentekijöihin. Vaikka näillä henkilöillä on merkittävä rooli (riittävän johdon osto-ohjelman ja strategisen linjauksen saamiseksi), he eivät välttämättä ole oikeita sidosryhmiä. Tässä skenaariossa otat riskin määrittäessäsi strategian, joka on eristetty yrityskäyttäjien kokemasta todellisuudesta. Tämä väärinkäsitys voi aiheuttaa strategioita ja ratkaisuja, jotka eivät vastaa päivittäisten käyttäjien tarpeita, ja näin ollen niitä ei käytetä.

Pienennä tätä riskiä varmista, että otat mukaan sidosryhmiä organisaation eri tasoilta. Kun valitset keskeisiä sidosryhmiä, keskustele eri tiimien kanssa esitelläksesi aloitteen lyhyesti ja kerätäksesi tietoa siitä, ketkä ovat oikeita sidosryhmiä. Tämä osallistumisen taso ei ainoastaan lisää tietoisuutta aloitteista, vaan sen avulla voit myös ottaa mukaan oikeita ihmisiä helpommin.

Tarkistuslista – Kun suunnittelet työpajoja ja suoritat tutkimusta, tärkeimpiä päätöksiä ja toimintoja ovat muun muassa seuraavat:

• Hyväksy viestintäarvot: Kannusta kaikkia työryhmän jäseniä osallistumaan ytimekkääseen, selkeään ja johdonmukaiseen viestintään koko aloitteen ajan.
• Viestintäkeskuksen määrittäminen: Luo keskitetty, jäsennelty keskus kaikelle viestinnälle, dokumentaatiolle ja suunnittelulle. Dokumentoi, miten keskitintä voidaan käyttää tehokkaasti.
• Liiketoimintakontekstin tutkiminen: Yritysten yritysten avustuksella kuvaa liiketoiminnan tavoitteita kullekin toimialalle.
• Olemassa olevien BI-aloitteiden ja -ratkaisujen tutkiminen: Suorita vuokraajatason valvonta ja kohdennettu tutkimus strategisesti tärkeistä ratkaisuista, jotka kuvaavat BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyistä tilaa.
• Valitse oikeat tärkeimmät sidosryhmät: Ota yhteyttä kunkin liiketoiminta-alueen edustajiin, joilla on riittävä tietämys ja uskottavuus.
• Kutsu tärkeimmät sidosryhmät viestintäkeskukseen: Kun olet valmis, ota tärkeimmät sidosryhmät mukaan viestintäkeskukseen ja lähetä kokouskutsuja työpajoihin.

Vaihe 3: Suorita työpajoja ja suorita valmiit arvioinnit

Kun olet suorittanut riippumattoman tutkimuksen ja työpajojen suunnittelun (vaihe 2), voit suorittaa työpajat ja suorittaa arvioinnit. Työpajojen tavoitteena on käyttää sidosryhmien panosta dokumentointiin:

• Liiketoiminnan tavoitteet, strategia ja tietotarpeet toimialakohtaisilla liiketoiminta-alueilla.
• BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykytila laajenevilla liiketoiminta-alueilla.

Työryhmä yhdistää sidosryhmien panokset ja riippumattoman tutkimuksen. Näiden syötteiden pitäisi antaa työryhmälle riittävä käsitys liiketoimintastrategiasta ja BI:n käyttöönoton ja käyttöönoton nykyisestä tilasta.

Tämän ymmärtämisen ansiosta työryhmä arvioi BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyisen tilan maturiteettia ja tehokkuutta. Tämä arviointi on yhteenveto tietokulttuurin arvioinnissa ja teknisessä arvioinnissa, jotka ovat työpajojen keskeisiä tuloksia. Näiden arviointien tavoitteena on tunnistaa selvästi sekä tietokulttuurin heikkoudet että mahdollisuudet sekä tekniset alat, joiden olisi keskityttävä bi-strategiaan.

Tärkeä

Jos työryhmän jäsenillä ei ole kokemusta vuorovaikutteisten kokousten tai työpajojen ylläpidosta ja valvomisesta, työryhmän tulee ensin osallistua koulutukseen tai hakea tukea työpajojen suorittamiseen.

Suorita työpajoja

Työpajat on järjestetty vuorovaikutteisten istuntojen sarjana, jonka tarkoitus on saada tehokkaasti aikaan ja kerätä tietoa sidosryhmiltä. Istuntojen määrä ja niiden toiminta riippuu sidosryhmien määrästä, heidän sijainnistaan, ajan saatavuudesta ja muista tekijöistä.

Seuraavissa osioissa kuvataan istuntotyypit, joita yleensä suoritat työpajoja suoritettaessa.

Johdantoistunto

Työryhmä pitää aloitusistuntoa, ja siihen pitäisi kuulua kaikki sidosryhmät ja johtajasponsori. Siinä esitellään aloite ja selkeytetään soveltamisalaa, tavoitteita, aikajanaa ja saavutettavia tuloksia.

Tämän istunnon tavoitteena on määrittää odotukset työpajojen tarkoituksesta ja siitä, mitä BI-aloitteen onnistuminen edellyttää.

Työpajoja

Työpajat ovat vuorovaikutteisia kokouksia, joita työryhmän muutaman jäsenen ja tärkeimpien sidosryhmien välillä on. Työryhmän jäsen valvoo keskustelua ja esittää sidosryhmille kysymyksiä, jotta he voivat antaa palautetta. Sidosryhmät antavat tietoja liiketoimintastrategiastaan, olemassa olevista BI-aloitteista ja ratkaisuista sekä tietojen tarpeistaan.

Muistiinpano

Moderaattorin tulisi pystyä saamaan tietoja, mutta ne eivät edellytä syvällistä toimialuetietoa. Ihannetapauksessa tietyn liiketoiminta-alueen kaikkien työpajojen tulisi olla saman moderaattorin johtamia.

Työpajojen tavoitteena on kerätä sidosryhmiltä riittävästi panosta liiketoimintatavoitteiden ja tietotarpeiden tarkkaan kuvaamiseen. Onnistunut työpaja päättyy sidosryhmien kanssa siihen, että työryhmän jäsenet ymmärtävät liiketoimintatavoitteet ja tietotarpeet. Tätä sidosryhmien panosta käytetään yhdessä työryhmän riippumattoman tutkimuksen kanssa bi-käytön ja käyttöönoton nykyisen tilan arviointiin.

Seuraavassa on käytännön näkökohtia, joiden avulla voit suunnitella ja järjestää tehokkaita työpajoja.

• Pidä työpajojen läsnäolo keskittyneenä: Älä kyllästä kokouksia liian monen osallistujan kanssa. Liian moni henkilö voi johtaa pitkittyviin keskusteluihin tai keskusteluihin, joissa vain kaikkein vakuuttavimmat persoonallisuudet antavat panoksensa.
• Pidä keskustelu keskittyneenä: Ota kaikki väittelyt, erittäin tarkat kysymykset tai offline-tilassa olevat huomautukset, jotta voit keskustella myöhemmin lyhyissä kaksin veksyissä tapaamisissa. Vastaavasti voit tunnistaa ja puuttua suoraan vastarintaan ja ottaa mukaan johtajasponsorin aina kun se on tarpeen. Keskustelun pitäminen keskittyneenä varmistaa, että työpajat keskittyvät strategisen suunnittelun kokonaiskeskusteluun eivätkä pienet yksityiskohdat häiritse niitä.
• Ole joustava valmistelun kanssa: Riippuen ajasta ja etusijalla, voit käyttää valmisteltua materiaalia tehokkaamman keskustelun suorittamiseksi. Ymmärtäkaa kuitenkin, että keskustelut voivat edetä odottamattomiin suuntiin. Jos istunto eroaa valmistellusta aineistosta, mutta tuottaa silti hyödyllistä palautetta, älä pakota keskustelua takaisin kiinteään asialistaan. Kun sidosryhmät keskittyvät eri kohtaan, se tarkoittaa, että se on tärkeää. Ole joustava käsitellessäsi näitä kohtia ja tallenna arvokkain syöte.
• Sidosryhmien dokumentointi: Työpajojen aikana on dokumentoitava sidosryhmien antamia tietoja liiketoimintatavoitteista ja BI-strategiasta.
• Dokumentoi liiketoimintatietoja koskevat tarpeet: Yksi työpajatietojen keräämisen tulos on korkean tason luettelo täyttämättömistä yritystietojen tarpeista. Järjestä ensin luettelo suurimmasta pienimpään prioriteettiin. Määritä nämä painopistealueet sidosryhmien panoksen perusteella sekä luettelokohteiden vaikutus liiketoiminnan tehostamiseen.

Muistiinpano

Priorisoitujen tietotarpeiden luettelo on strategisen suunnittelun avaintulos, joka myöhemmin helpottaa taktista suunnittelua ja ratkaisun suunnittelua.

Valmiit arvioinnit

Työryhmän tulisi yhdistää riippumaton tutkimus ja sidosryhmien panos yhteenvetohavainnoksi. Näissä tavoitetuloksissa olisi välitettävä tarkka kuvaus BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyisestä tilasta (ytimekkyyden vuoksi, jota kutsutaan nykyiseksi tilaksi). Seuraavissa havaintoissa olisi kuvattava kutakin toimialaa:

• Liiketoiminnan tavoitteet.
• Liiketoiminnan avaintuloksia tavoitteiden saavuttamisessa.
• Tärkeät liiketoiminta-aloitteet, joiden tarkoituksena on niiden tärkeimpien tulosten saavuttaminen.
• Yritystietojen on tuettava tärkeimpiä aloitteita.
• BI-työkalut ja -ratkaisut, joiden avulla ihmiset vastaavat yritystietojen tarpeisiinsa.
• Työkalujen ja ratkaisujen käyttötapa sekä mahdolliset haasteet, jotka estävät heitä käyttämästä työkaluja ja ratkaisuja tehokkaasti.

Nykyisen tilan ymmärtämiseksi työryhmän pitäisi sitten arvioida BI:n yleinen maturiteetti ja sen tehokkuus liiketoimintastrategian tukemisessa. Näissä arvioinneissa käsitellään tiettyä tietokulttuuria ja teknisiä aloja. Ne auttavat myös tunnistamaan heikkouksia ja mahdollisuuksia, joihin keskityt BI-strategiassasi. Näiden heikkouksien ja mahdollisuuksien käsittelemiseksi määrität korkean tason strategiset BI-tavoitteet.

Fokusalueiden tunnistamisen helpottamiseksi työryhmä tekee kahdenlaisia arviointeja: tietokulttuurin arvioinnin ja teknisen arvioinnin.

Arvioinnin sisältö

Nykyisen tilan ytimekkään ja tarkan arvioinnin tekeminen on välttämätöntä. Arvioinneissa tulee korostaa vahvuuksia ja haasteita, jotka liittyvät organisaation kykyyn käyttää tietoja päätöksenteon tekemiseen ja toimenpiteiden tekemiseen.

Efektiivinen erääntymisarvio koostuu seuraavasta sisällöstä.

• Erääntymistaso: Arvioi yleinen erääntymistaso viiden pisteen asteikolla 100:sta (alkuperäinen) 500:aan (tehokas). Pisteet edustavat työryhmän antamaa korkean tason subjektiivista arviota sen tehokkuudesta eri aloilla.
• Liiketoimintatapaukset: Perustele ja havainnollistaa arvioinnin erääntymistason pisteitä. Konkreettisia esimerkkejä ovat yrityskäyttäjien toiminnat, työkalut ja prosessit liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi datan avulla. Työryhmä käyttää arviointinsa tukena liiketoimintatapauksia ja yhteenvetohavainnot. Liiketoimintatapaus koostuu yleensä seuraavista:
  • Selkeä selitys halutulle tulokselle, ja yritystiedot tarvitsevat nykyisen prosessin, johon prosessi pyrkii vastaamaan.
  • Se on kuvaus siitä, miten yleinen prosessi tehdään tällä hetkellä.
  • Haasteita, riskejä tai tehottomuutta nykyisessä prosessissa.
• Lisätiedot: Tue päätelmiä tai asiakirjoja, jotka liittyvät BI-ja liiketoimintastrategiaan. Työryhmä dokumentaa täydentäviä tietoja myöhempää päätöksentekoa ja taktista suunnittelua varten.

Viimeistele tietokulttuurin arviointi

Tietokulttuurin arviointi arvioi BI:n käyttöönoton nykyisen tilan. Työryhmä suorittaa seuraavat tehtävät tämän arvioinnin suorittamiseksi.

1. Katsaus yhteenvetohavainnot: Työryhmä tarkastelee riippumattomien tutkimusten ja työpajojen suorittamisesta kerättyjä tuloksia.
2. Arvioi erääntymistasoja: Työryhmä jatkaa tässä osiossa kuvattujen tietokulttuurialueiden läpikäymistä. Fabric-käyttöönottosuunnitelman avulla ne arvioivat kunkin alueen tehokkuutta määrittämällä maturiteettipisteet.
3. Alusta subjektiivinen arviointi tavoitenäyttöjen avulla: Työryhmä kuvailee useita tärkeitä liiketoimintatapauksia ja tukevia tietoja, jotka oikeuttavat kunkin alueen erääntymispisteiden arvioinnin.
4. Tunnista heikkoudet ja mahdollisuudet: Työryhmä korostaa tai dokumentoi erityisiä havaintoja, jotka voivat kuvastaa tiettyä vahvuutta tai haastetta organisaation tietokulttuurissa. Se voi olla parhaiten pisteytettävä tai eniten pisteitä saanut alue tai mikä tahansa alue, jolla heidän mielestään on suuri vaikutus organisaation tietokulttuuriin. Näillä keskeisillä osa-alueilla määritetään bi:n painopistealueet ja tavoitteet.

Vihje

Fabric-käyttöönottosuunnitelman avulla voit opastaa tietokulttuurin arvioinnin suorittamisessa. Ota huomioon myös muita tekijöitä, jotka liittyvät organisaation kulttuuriin ja käyttäjiesi työskentelytapoihin. Jos haluat lisätietoja, tutustu muihin hyvämaineisiin lähteisiin, kuten Tiedonhallinta Body of Knowledge (D Mt OK).

Seuraavassa kaaviossa esitetään, miten työryhmä arvioi organisaation tietokulttuuria BI:n strategisessa suunnittelussa tietyille tietokulttuurialueille.

Kaaviossa kuvataan seuraavat tietokulttuurialueet.

Kohde	Kuvaus
	Liiketoiminnan linjaus: Miten hyvin tietokulttuuri ja tietostrategia mahdollistavat yrityskäyttäjille liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen.
	Yrityssponsori: Riittävän uskottavuuden, valtuutuksen ja vaikuttamisen henkilö tukee BI-ratkaisuja ja -aloitteita onnistuneen käyttöönoton edistämiseksi.
	Center of Excellence (COE): Miten tehokkaasti keskitetty BI-tiimi mahdollistaa käyttäjäyhteisön ja onko tämä tiimi täyttänyt kaikki COE-roolit.
	Tietolukutaidon: Kuinka tehokkaasti käyttäjät pystyvät lukemaan, tulkitsemaan ja käyttämään tietoja mielipiteiden muodostamiseen ja päätösten tekemiseen.
	Tietojen etsiminen: Oikeiden tietojen löytäminen on oikeaan aikaan niitä tarvitseville henkilöille.
	Tietojen demokratisointi: Annetaanko tiedot niiden käyttäjien käsiin, jotka ovat vastuussa liiketoimintaongelmien ratkaisemisesta.
	Sisällön omistajuus ja hallinta: Onko olemassa selkeä visio keskitetyistä ja hajaullisista tavoista, joilla sisällön luojat voivat hallita tietoja (kuten tietomalleja), ja siitä, miten COE tukee niitä.
	Sisällön toimitusalue: Onko olemassa selkeä näkö siitä, kuka käyttää tai käyttää analyyttista sisältöä (kuten raportteja), ja miten COE tukee niitä.
	Mentorointi ja käyttäjien ottaminen käyttöön: Onko loppukäyttäjillä resursseja ja koulutusta tietojen tehokkaaseen käyttöön ja tietolukutaidon parantamiseen.
	Yhteisö: Miten tehokkaasti yhteisen mielenkiinnon henkilöt voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään ja auttaa toisiaan vapaaehtoisuuden pohjalta.
	Käyttäjätuki: Miten tehokkaasti käyttäjät voivat saada apua, kun tietoja, työkaluja tai prosessiongelmia ilmenee.
	Hallinto: Käyttäjien toiminnan valvontaprosessien tehokkuus, jotka tehostavat käyttäjiä, säilyttävät sääntelyvaatimukset ja täyttävät sisäiset vaatimukset.
	Järjestelmän valvonta: Päivittäisen hallinnollisen toiminnan tehokkuus, joka liittyy hallintoohjeiden antamiseen, käyttäjien voimaannuttamiseen ja käyttöönoton helpottamiseen.
	Muutostenhallinta: Muutoksen tehokasta käsittelyä, mukaan lukien menettelyt, joilla suojataan ratkaisujen tai prosessien muutoksista johtuvalta häiriöiltä ja tuottavuuden menetykseltä.

Jos haluat arvioida näitä tietokulttuurialueita, katso Fabric-käyttöönottosuunnitelma. Tutustu erityisesti erääntymistason osioihin ja Kysymyksiin, joissa esitetään osioita, jotka opastavat sinua tekemään arviointeja.

Viimeistele tekninen arviointi

Teknisessä arvioinnissa arvioidaan teknisiä aloja, jotka mahdollistavat strategisesti liiketoimintatietojen käyttöönoton onnistumisen. Tämän arvioinnin tarkoituksena ei ole tarkastaa yksittäisiä teknisiä ratkaisuja tai arvioida kaikkia BI:hin liittyviä teknisiä aloja. Sen sijaan työryhmä kuvailee erääntymistasoa ja yleistä tehokkuutta strategisesti tärkeillä aloilla, kuten tässä osiossa kuvatuilla aloilla. Työryhmä suorittaa seuraavat tehtävät tämän arvioinnin suorittamiseksi.

1. Tunnista tekniset alat: Työryhmä tunnistaa tietyt tekniset alat, jotka ovat olennaisia ja strategisesti tärkeitä BI:n onnistumiselle niiden arvioinnin sisällyttämisessä mukaan. Tässä osiossa on kuvattu joitakin esimerkkejä teknisistä alueista ja ne on näytetty seuraavassa kaaviossa.
2. Määritä erääntymistasot: Työryhmä määrittää erääntymistasot, joiden avulla se saa arvioinnin kunkin teknisen alueen korkean tason tehokkuuden. Näiden erääntymistasojen olisi noudatettava johdonmukaista asteikkoa, kuten Fabric-käyttöönottosuunnitelman erääntymistasoille luodussa mallissa.
3. Katsaus yhteenvetotuloksiin: Työryhmä tarkastelee kerättyjä tuloksia tekemällä riippumatonta tutkimusta ja suorittamalla työpajoja.
4. Arvioi erääntymistasoja: Työryhmä arvioi kunkin alueen tehokkuutta määrittämällä erääntymispisteet.
5. Alusta subjektiivinen arviointi tavoitenäyttöjen avulla: Työryhmä kuvailee useita tärkeitä liiketoimintatapauksia ja tukevia tietoja, jotka oikeuttavat kunkin alueen erääntymispisteiden arvioinnin.
6. Tunnista heikkoudet ja mahdollisuudet: Työryhmä korostaa tai dokumentoi erityisiä havaintoja, jotka voivat kuvastaa tiettyä vahvuutta tai haastetta organisaation liiketoimintatietojen toteutuksessa. Se voi olla alhaisimmin pisteytettävien teknisten alueiden taso tai mitkä tahansa alueet, joilla niiden mielestä on suuri vaikutus organisaation strategiseen menestykseen BI-työkalujen ja -prosessien käyttöönotossa. Näillä keskeisillä osa-alueilla määritetään bi:n painopistealueet ja tavoitteet.

Seuraavassa kaaviossa esitetään tekniset alueet, joita voit arvioida määritettäessä BI-strategiaasi.

Muistiinpano

Jos olet omaksumassa Microsoft Fabricin, ota huomioon, että monet näistä alueista ovat edustettuina Fabric-analytiikkaympäristön erillisinä osina.

Kaaviossa esitetään seuraavat tekniset alueet.

Kohde	Kuvaus
	Tietojen integrointi: Kuinka tehokkaasti työkalut tai järjestelmät muodostavat yhteyden, voivat käyttää ja muuntaa tietoja eri lähteistä luodakseen yhdenmukaistettuja näkymiä analysointia varten. Tietojen integroinnin arviointi tarkoittaa yrityksen tietoputkien ja omatoimisten tietojen integrointiratkaisujen, kuten Power BI:n ja Fabricin tietovoiden, arvioimista.
	Tietotekniikka: Miten tehokkaasti nykyiset arkkitehtuurit tukevat analyyttisia käyttötapauksia ja sopeutuvat liiketoimintatietojen tarpeiden muutoksiin.
	Datatiede: Voiko organisaatio käyttää valmistelevia ja kehittyneitä tekniikoita uusien merkityksellisten tietojen löytämiseen ja hyötyä ennakoivasta tai ohjailevasta analytiikasta.
	Tiedon varastointi: Relaatiotietokantojen tehokkuus liiketoimintalogiikan mallinnuksissa analyyttisten käyttötapausten tukemiseksi. Tiedon varastointia käsitellään usein yhdessä tietotekniikan kanssa.
	Reaaliaikainen analytiikka: Pystyykö organisaatio tunnistamaan, sieppaamaan ja käyttämään pienen viiveen tietoja oikein tarjotakseen ajan tasalla olevan kuvan järjestelmistä ja prosesseista.
	Tietojen visualisointi: Voidaanko visualisointeja käyttää tehokkaasti lyhentämään yrityskäyttäjien raportointikokemusten toiminta-aikaa. Tehokkaat visualisoinnit noudattavat parhaita käytäntöjä ja ohjaavat huomion tärkeisiin, toiminnallisiin elementteihin, jolloin käyttäjät voivat tutkia asiaa tarkemmin tai ryhtyä oikeisiin toimiin.
	Toiminnot ja automaatio: Miten johdonmukaisesti ja tehokkaasti tehtävät ovat automatisoituja ja miten tietoilmoituksia käytetään manuaalisten toimien mahdollistamiseen järjestelmän tai prosessin kriittisinä hetkinä. Sinun tulee myös arvioida, miten toiminnallisia BI-ratkaisut ovat, mikä tarkoittaa sitä, kuinka tehokkaasti ja suoraan ne antavat raportin käyttäjille mahdollisuuden suorittaa oikeat toiminnot oikeaan aikaan.
	Elinkaaren hallinta: Miten tehokkaasti sisällön luojat voivat tehdä yhteistyötä BI-ratkaisujen muutosten hallitsemiseksi ja seuraamiseksi yhdenmukaisia, säännöllisiä julkaisuja tai päivityksiä varten.
	Tietosuoja: Noudattaako tietoresurssi sääntely- ja organisaatiokäytäntöjä sen varmistamiseksi, että valtuuttamattomat käyttäjät eivät voi tarkastella, käyttää tai jakaa tietoja. Tietosuoja arvioidaan yleensä yhdessä tietojen suojaamisen ja tietojen menetyksen estämisen kanssa.
	Tietojen suojaus: Kuinka hyvin organisaatio vähentää riskejä tunnistamalla ja luokittelemalla arkaluonteisia tietoja käyttämällä luottamuksellisuustunnisteiden kaltaisia työkaluja. Tietosuoja arvioidaan yleensä yhdessä tietoturvan ja tietojen menetyksen estämisen kanssa.
	Tietojen menetyksen estäminen (DLP): Voiko organisaatio ennakoivasti estää tietojen poistumisen organisaatiosta. Voit esimerkiksi käyttää DLP-käytäntöjä luottamuksellisuustunnisteen tai luottamuksellisten tietojen tyypin perusteella. DLP arvioidaan yleensä yhdessä tietoturvan ja tietosuojan kanssa.
	Ydintietojen hallinta : Määrittää, hallinnoidaanko kvantitatiivisia kenttiä ja liiketoimintamääritteitä tehokkaasti, keskitetysti dokumentoidaan ja säilytetäänkö niitä yhdenmukaisesti koko organisaatiossa.
	Tietojen laatu: Ovatko BI-ratkaisut ja -tiedot luotettavia, täydellisiä ja tarkkoja yrityskäyttäjäyhteisön mukaan.
	Tekoäly: Hyödyntääkö organisaatio tehokkaasti luovia tekoälytyökaluja ja -malleja BI-prosessien tuottavuuden parantamiseksi. Tekoälyn avulla voidaan myös tuottaa arvokkaita merkityksellisiä tietoja analytiikan kuormituksissa.

Muistiinpano

Kaaviossa kuvatut tekniset alueet eivät välttämättä ole osa BI:tä. Jotkin niistä ovat niiden strategista mahdollistajia onnistuneessa BI-käyttöönotossa. Nämä alueet eivät myöskään esitä tyhjentävää luetteloa. Muista tunnistaa ja arvioida teknisiä alueita, jotka ovat strategisesti tärkeitä organisaatiollesi.

Varoitus

Kun suoritat teknistä arviointia, älä arvioi yksityiskohtia strategisen suunnittelun ulkopuolelle. Varmista, että kaikissa toiminnoissa, jotka tutkivat BI:n toteutusta, keskitytään suoraan nykyisen tilan määrittämiseen ja arviointiin BI:n fokusalueiden ja tavoitteiden määrittämiseksi.

Teknisen arvioinnin liian yksityiskohtainen saaminen vaarantaa BI-strategiaa koskevien avainviestien laimentamisen. Muista aina kokonaiskuvan kysymykset, kuten: Minne haluamme mennä? ja Miten BI voi tehokkaasti tukea liiketoimintaa?

Tarkistusluettelo – Kun suoritat työpajoja ja suoritat arviointeja, tärkeimmät päätökset ja toiminnot ovat seuraavat:

• Päätä työpajamuodosta ja viesti siitä: Kuvaa istuntojen määrä, niiden pituus, osallistujat ja muut asiaankuuluvat tiedot osallistujille.
• Ilmoita moderaattori työryhmästä: Päätä, kuka työryhmästä valvoo työpajoja. Niiden tavoitteena on ohjata keskusteluja ja tuottaa tietoa.
• Kerää syöte: Järjestä työpajat niin, että keräät riittävästi tietoja liiketoimintastrategiasta sekä BI:n käyttöönoton ja käyttöönoton nykyisestä tilasta.
• Yhteenvetohavainnot: Dokumentoi arvioinnit perusteltavat syötteet. Sisällytät tiettyjä liiketoimintatapauksia, jotka kuvaavat strategisesti tärkeitä prosesseja ja ratkaisuja.
• Suorita erääntymisarviot: Viimeistele asiaankuuluvat arvioinnit BI:n käyttöönoton ja toteutuksen nykyisestä tilasta.
• Dokumentoi liiketoimintatapaukset ja niitä tukevat tiedot: dokumentoi tehokkaasti todisteet, joiden avulla perustellaan kussakin arvioinnissa määrittämiesi erääntymistasojen.

Vaihe 4: Päätä BI:n painopistealueista ja tavoitteista

Kun olet suorittanut työpajat ja suorittanut arvioinnit (vaihe 3), työryhmä päättää yhdessä yrityssponsorin kanssa BI:n fokusalueista ja tavoitteista taktisessa suunnittelussa.

Muistiinpano

Vaikka työryhmän tulee osallistua painopistealueiden ja tavoitteiden selventämiseen ja dokumentointiin, se ei vastaa niiden määrittämisestä. Yrityssponsori ja vastaavat päättäjät omistavat nämä päätökset. Johtajalla ja muilla päättäjillä on valtuudet päättää ja osoittaa resursseja näiden painopistealueiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi.

Valitse strategiset painopistealueet

Arvioinneissa olisi selvästi yksilöitävä heikkoudet ja mahdollisuudet tietokulttuurissa tai teknisillä aloilla, joihin olisi keskityttävä bi-strategiassa. Arviointien heikkouksista ja mahdollisuuksista voit tehdä yhteistyötä tärkeimpien päätöksentekijöiden, kuten yrityssponsorin, kanssa päättääksesi, mitkä alat ovat painopistealueita, joita pyrit parantamaan lyhyellä aikavälillä. Painopisteenä on kestävän ja lisäävän edistymisen tavoite kohti BI-tavoitteitasi.

Valitse strategiset BI-tavoitteet

BI:n strategisen suunnittelun viimeisessä vaiheessa työryhmä määrittää kullekin painopistealueelle useita tavoitteita, joihin pyritään seuraavien 12–18 kuukauden aikana. Yleensä nämä tavoitteet edustavat kuvitellun tulevaa osavaltio- ja erääntymistason kasvua.

Vihje

Tietokulttuurialueiden osalta suosittelemme, että määrität tavoitteesi Fabric-käyttöönottosuunnitelman avulla. Sen avulla voit tunnistaa erääntymistason, jonka haluat saavuttaa haluamassasi tulevassa tilassa. Ei ole kuitenkaan realistista pyrkiä tasoon 500 kussakin luokassa. Pyri sen sijaan saavutettavissa olevaan erääntymistason nousuun seuraavalla suunnittelukaudella.

Teknisillä aloilla suosittelemme määrittämään tavoitteesi käyttämällä työryhmän teknisessä arvioinnissa kuvattuja erääntymisasteikkoja.

Esimerkkejä strategisista BI-tavoitteista

Tässä on joitakin esimerkkejä BI:n strategisista tavoitteista.

• Paranna johdon tukea BI-aloitteille ja -ratkaisuille.
• parantaa COE:n tehokkuutta.
• Luo selkeä sisällön omistajuusstrategia ja rakenne.
• Käyttäjien toiminnan ymmärtäminen ja seuraaminen tietojen avulla hallinnon parantamiseksi.
• Siirry kuvailevista analytiikkaratkaisuista ennakoiviin analytiikkaratkaisuihin.
• Paranna päätöksentekoprosesseja ja tehokkaampaa tietojen visualisointia.
• Laajenna tehokkaiden sisällöntuottajien määrää, jotta he voivat parantaa BI-ratkaisuista saatua toimitusaikaa ja liiketoiminta-arvoa.

Ennen kuin päätät strategisen suunnittelun, työryhmän tulee linjata tärkeät BI-painopistealueet ja tavoitteet sidosryhmien ja johtajien kanssa.

Sidosryhmät ja johtajat

On erittäin tärkeää, että lopulliset arvioinnit ja päätökset jaetaan sidosryhmien kanssa. Viestintäkeskuksessa sidosryhmät voivat asynkronisesti seurata näiden toimitusten edistymistä ja antaa palautetta. Tee kuitenkin strateginen suunnittelu esittelemällä arvioinnit ja painopistealueet takaisin sidosryhmille ja johtajille.

Seuraavissa osioissa kuvataan, miten olet yhteydessä sidosryhmiin ja johtajiin.

Tasausistunnon suorittaminen

Tasausistunto on kunkin liiketoiminta-alueen viimeinen kokous. Jokaisessa tasausistunnossa ovat mukana keskeiset sidosryhmät ja yrityssponsori, jotka tarkastelevat työryhmän tekemiä arviointeja.

Tämän istunnon tavoitteena on päästä yhteisymmärrykseen päätelmistä ja arvioinneista sekä sovituista bi-toiminnan painopistealoista ja tavoitteista.

Muistiinpano

Varmista, että sidosryhmät ymmärtävät, että BI-strategia ei ole lopullinen ja muuttumaton. Korosta, että BI-strategia kehittyy liiketoiminnan ja teknologian rinnalla. Ihannetapauksessa samat sidosryhmät osallistuvat jatkossakin tähän toistuvaan harjoitukseen.

Yhteenvetoyhteenvedon valmisteleminen ja esittäminen

Yhteenveto toimitetaan yleensä yrityssponsorille muille johtajille, jotka vastaavat koko liiketoimintastrategiasta. Yrityssponsori kuvailee arvioinnin tuloksia ja esittelee tärkeimmät haasteet ja mahdollisuudet, jotka oikeuttavat määritetyt painopistealueet. Tärkeää on, että yrityssponsori kuvailee seuraavat vaiheet, joilla alkaa edetä toiminnallisesti kohti tulevaa tilaa.

Tämän istunnon tavoitteena on saada johdon linjaaminen ja hyväksyntä strategisen suunnittelun ja seuraavien vaiheiden tuloksista.

Taktinen suunnittelu etenee

Kun olet tunnistanut BI:n painopistealueet ja tavoitteet, olet päättänyt strategisen suunnittelun. Seuraava vaihe on tunnistaa tavoitteet, joiden avulla etenet KOHTI BI-tavoitteitasi, jotka teet tekemällä taktista suunnittelua.

Tarkistusluettelo – Päätettäessä BI:n painopistealueista ja tavoitteista tärkeimmät päätökset ja toiminnot ovat seuraavat:

• Järjestä luettelo yritystietojen tarpeista ja mahdollisuuksista: Luo koostettu, priorisoitu luettelo liiketoimintatietojen tarpeista, kipupisteistä ja mahdollisuuksista. Tätä tulostetta käytetään taktisessa suunnittelussa.
• Valitse STRATEGISET BI-tavoitteet: Yhdessä johtajan ja muiden päättäjien kanssa voit tunnistaa korkean tason BI-tavoitteet seuraaville 12–18 kuukaudelle.
• Sidosryhmät: Yksimielinen sopimus siitä, että arvioinnit ja muut toimitukset ovat tarkkoja.
• Linjaa johtajien kanssa: Hanki hyväksynnät strategisen suunnittelun tuloksille ja seuraaville vaiheille.

Liittyvä sisältö

Tämän sarjan seuraavassa artikkelissa opit suorittamaan BI:n taktista suunnittelua.