Een offerteaanvraag maken
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u een offerteaanvraag maakt.
Notitie
Het onderwerp omvat informatie over de functies die zijn toegevoegd of gewijzigd voor Microsoft Dynamics AX 2012 R3 en .
Deze taak is onderdeel van een groter proces
De volgende afbeelding toont het volledige proces voor het maken van een offerteaanvraag, waardoor deze beschikbaar is voor leveranciers, en het beoordelen van biedingen van leveranciers. Deze procedure bestrijkt de genummerde stappen.
.jpg "Complete offerteaanvraag maken-Proces voor verzenden van offerteaanvragen")
Vereisten
De volgende tabel geeft de vereisten weer waaraan moet worden voldaan voordat u start.
Categorie |
Vereiste |
|---|---|
Versie |
Microsoft Dynamics AX 2012 R3 met Inkoop en Sourcing |
Gerelateerde configuratietaken |
1. De oorspronkelijke velden in de offerteaanvraag voorbereiden
Naast informatie over de goederen of services waarvoor u biedingen aanvraagt, bevat een offerteaanvraag informatie over de order zelf. Bijvoorbeeld, u geeft leveringsbehoeften en nodigt specifieke leveranciers uit om biedingen te plaatsen. U voert deze informatie in op het formulier Nieuwe offerteaanvraag.
Om de oorspronkelijke velden in de offerteaanvraag voor te bereiden, volgt u deze stappen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Alle aanvragen voor offertes.
Klik in het actievenster op het tabblad Offerte op Offerteaanvraag.
Kies in het formulier Nieuwe offerteaanvraag een Inkooptype uit de volgende opties:
Inkooporder - Een overeenkomst voor aankoop van een specifieke hoeveelheid of waarde van het product van de leverancier.
Inkoopovereenkomst – Een overeenkomst voor aankoop van een specifieke hoeveelheid of waarde van een product in een bepaalde periode. Als u dit type aankoop kiest, moet u het datumbereik selecteren dat van toepassing is op de koopovereenkomst en de naam van de persoon die de koopovereenkomst beheert.
Notitie
Opdracht tot inkoop – Dit type wordt automatisch geselecteerd als u een RFQ rechtstreeks vanuit een opdracht tot inkoop maakt Als u dit type handmatig selecteert, verschijnt er een foutmelding. Zie Een offerteaanvraag maken van een opdracht tot inkoop voor meer informatie.
Selecteer de valuta in het veld Valuta. De standaardwaarde is de valuta van de rechtspersoon.
Selecteer in het veld Leveringsdatum de datum waarop u de items wilt ontvangen.
Geef in het veld Vervaldatum en tijd de datum en tijd op wanneer leveranciers moeten antwoorden op de offerteaanvraag.
Selecteer in het veld Project-ID een project als de items in de RFQ voor een project zijn bedoeld.
Klik op Afleveradres en geef een bezorgadres op als dit afwijkt van het adres van de rechtspersoon.
Selecteer in het veld Inkopersgroep als er een kopersgroep is voor de aanvrager van de artikelen.
Selecteer in het veld Taal de taal waarin u antwoorden wilt ontvangen. Een leverancier kan de taal in de bieding wijzigen.
Typ in het veld Documenttitel een vriendelijke omschrijving voor de offerteaanvraag.
Notitie
Stappen 11-13 gelden als u AX 2012-R3 uitvoert.
Selecteer in de lijst Sollicitatietype het type dat u wilt, zoals een offerteaanvraag. Zie Een nieuw verzoektype maken en gebruiken voor meer informatie.
Als een beoordelingsmethode aan het type is gekoppeld, wordt dat de standaard voor de offerteaanvraag die u maakt. U kunt, indien nodig, de beoordelingsmethode later wijzigen. Zie Beoordelingsmethoden en -criteria maken voor meer informatie.
Als een specifieke afdeling de aanvraag doet, geeft u dit in het veld Verzoekende afdeling in.
Klik op OK om de offerteaanvraag te maken. De informatie wordt overgebracht naar de Aanvraag voor offertekopregel. De hoogste en laagste status van de offerteaanvraag is Gemaakt.
2. Geef de details van uw gevraagde goederen of diensten op
Nadat u de basisgegevens over uw offerteaanvraag hebt opgegeven, geeft u de goederen of services op waarop u wilt dat leveranciers bieden.
Om de details van uw aanvraag op te geven, volgt u deze stappen:
Selecteer een regeltype in het formulier Details offerteaanvraag op het sneltabblad Offerteaanvraagregels:
Artikel – Een item dat als voorraad bijgehouden wordt in Microsoft Dynamics AX en dat een itemnummer heeft. Artikel is het standaard regeltype.
Categorie - Een niet-voorraadproduct of service, die u handmatig invoert van een hiërarchie of aanschaffingscategorieën.
Deze stap is van toepassing als u AX 2012-R3 uitvoert. Om leveranciers de mogelijkheid te bieden verzegelde biedingen in te dienen, selecteert u in de Aanvraag voor offertekopregel in de lijst Biedingstype, Verzegeld. Biedingen die u ontvangt zijn gecodeerd en ontoegankelijk tot het begin van de vergelijking, na de afsluitdatum van de offerteaanvraag.
Notitie
Leveranciers kunnen verzegelde biedingen alleen gebruiken met de Leveranciersportal in Enterprise Portal voor Microsoft Dynamics AX. Deze functionaliteit is niet beschikbaar met Sites Services voor Microsoft Dynamics ERP.
Deze stap is van toepassing als u AX 2012-R3 uitvoert. Als u wilt dat de leverancier vervangproducten of alternatieven kan aanbieden, schakelt u op het sneltabblad Algemeen het selectievakje Alternatieven op responsregels toestaan in. Er is één alternatief toegestaan per categorieregel.
Voer informatie voor de regel in, zoals voorraadmaten, hoeveelheid, eenheid, prijs en kortingsinformatie. Vul deze velden niet in als u die gegevens door de leverancier wilt laten invullen.
De vervaldatum van de offerteaanvraag en de gewenste leverdatum worden uit de koptekst van de offerteaanvraag gekopieerd. U kunt de datums voor elke regel wijzigen.
Klik zo vaak nodig op Regel toevoegen. Elke regel krijgt een nummer toegewezen, dat op alle documenten voor de offerteaanvraag wordt vermeld.
Notitie
Als u AX 2012-R3 gebruikt, kunt u het regelnummer gebruiken om in alle gerelateerde documenten te sorteren en te filteren. De nummers stijgen met 10. Als u een nieuwe regel tussen twee bestaande regels toevoegt, krijgt dit een nummer tussen de twee regels. Als uw originele aanvraag bijvoorbeeld drie regels bevat, krijgen ze de nummers 10, 20, en 30. Als u een regel tussen regels 10 en 20 toevoegt, krijgt deze nummer 15 toegewezen.
U kunt de lijst ook opnieuw nummeren, waardoor de regels opnieuw worden verhoogd met 10. Tot u de aanvraag publiceert of verzendt, kunt u meer regels toevoegen en de lijst opnieuw nummeren. Nadat u echter een aankoopbevestiging uitschrijft, kunt u de lijst niet opnieuw nummeren.
Gebruik een van de volgende methodes om leveranciers toe te voegen:
Als u AX 2012-R3 gebruikt kunt u leveranciers automatisch aan de offerteaanvraag toevoegen, op basis van de aanschaffingscategorie van de gevraagde artikelen. Klik op het sneltabblad Leverancier op Leveranciers automatisch toevoegen.
Of selecteer op het sneltabblad Leverancier een leverancier in het veld Leverancier. De contactgegevens worden aan de RFQ toegevoegd. De status is Gemaakt. Dit betekent dat de leveranciergegevens in de offerteaanvraag zijn opgeslagen, maar dat de offerteaanvraag nog niet naar de leverancier is verstuurd of is gepubliceerd op de Leveranciersportal. U kunt een leverancier aan een RFQ toevoegen, ongeacht de status van de leverancier.
Notitie
Leverancierspecifieke gegevens, zoals betalingstermijnen en valuta, zijn niet in de RFQ opgenomen.
U kunt documenten toevoegen aan de header en regels van een RFQ.
Klik om een document aan een RFQ header toe te voegen in het actievenster op Bijlagen.
Klik om een document aan een RFQ-regel toe te voegen op het sneltabblad Offerteaanvraagregels op het pictogram Documenten op de regel.
Deze stap is van toepassing als u AX 2012-R3 uitvoert. Als er een vragenlijst is die de leveranciers als onderdeel van de bieding moeten invullen, kunt u deze aan de offerteaanvraag toevoegen door op het tabblad Vragenlijst te klikken en vervolgens op Toevoegen te klikken. Zie Vragenlijsten gebruiken voor meer informatie over vragenlijsten in AX 2012-R3.
3. Antwoorden op offerteaanvragen definiëren
U kunt de gegevens selecteren die u van leveranciers wilt ontvangen wanneer zij bieden op een offerteaanvraag. De velden die u in het formulier Standaardvelden antwoord offerteaanvraag selecteert, worden afgedrukt op het antwoordwerkblad van de offerteaanvraag die u naar leveranciers verzendt.
U kunt standaardvelden definiëren die van toepassing zijn op alle offerteaanvragen. Zie Antwoorden op offerteaanvragen definiëren voor meer informatie.
Notitie
In sommige gevallen, moet u een feitelijk Antwoord op offerteaanvraag maken voor een leverancier. Zie Een antwoord op een offerteaanvraag maken. voor meer informatie.
Gebruik deze procedure om de antwoordvelden voor een specifieke offerteaanvraag te wijzigen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Alle aanvragen voor offertes.
De offerteaanvraag selecteren waarmee u wilt werken.
Klik in het actievenster op het tabblad Offerte op Antwoord op offerteaanvraag configureren.
Schakel in het formulier Standaardvelden antwoord offerteaanvraag de selectievakjes in of uit die overeenkomen met de informatie die u wilt ontvangen.
4. De RFQ en het antwoordblad hiervoor verzenden
Notitie
Als de configuratiesleutel Public Sector is geïnstalleerd, gebruikt u in plaats daarvan stap 6, "De offerteaanvraag publiceren".
Nadat u alle details hebt opgegeven, moet u leveranciers de offerteaanvraag laten zien.
Antwoordbladen bevatten velden die de leveranciers moeten invullen aan wie u de offerteaanvraag hebt verzonden. Een offerteaanvraag en een antwoordblad worden aangemaakt voor elke leverancier en een offerteaanvraagjournaal wordt gemaakt. Het offerteaanvraagjournaal bevat zowel de offerteaanvraag als het antwoordblad van de offerteaanvraag. Om uw offerteaanvraag beschikbaar te maken voor geselecteerde leveranciers op de Offerteaanvraagcase, volgt u deze stappen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Alle aanvragen voor offertes.
De offerteaanvraag selecteren waarmee u wilt werken. De laagste status van de offerteaanvraag moet Gemaakt of Verzonden zijn.
Als de laagste status van een regel Gemaakt is, is er minimaal één leverancier aan wie deze niet is verzonden. Als de laagste status van een regel Verzonden is, heeft ten minste één leverancier niet geantwoord, en kunt u de offerteaanvraag opnieuw verzenden aan hem.
Klik in het actievenster op Verzenden.
Controleer in het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden of de leveranciers in de lijst degenen zijn aan wie u de offerteaanvraag wilt verzenden. Om leveranciers te verwijderen, selecteert u de leverancier en klikt u op Verwijderen.
Notitie
De leveranciers die u verwijdert met het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden worden niet verwijderd uit de offerteaanvraag, en ze kunnen de offerteaanvraag zien in de lijsten Alle aanvragen voor offertes en Gesloten offerteaanvragen in het leveranciersportal.
Selecteer in het onderste deelvenster de te verzenden offerteaanvraagregels en verwijder eventuele regels die u niet wilt verzenden.
Als het antwoordblad en de offerteaanvraag wilt afdrukken, gaat u naar stap 5, Druk de offerteaanvraag en het offerteaanvraagantwoordblad af. Klik anders in het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden op OK om de RFQ te verzenden naar de geselecteerde leveranciers.
Notitie
Als is geïnstalleerd, en het sluiten van offerteaanvraag in Parameters voor aanschaffing en sourcing is ingeschakeld, kunnen alleen bepaalde velden worden bewerkt. De offerteaanvraag zal in deze vergrendelde status blijven tenzij u een aanpassing maakt. Zie Een offerteaanvraag wijzigen voor meer informatie.
5. [Optioneel] De RFQ en het RFQ-antwoordblad afdrukken
Als u de offerteaanvraag afdrukt als u het verstuurt, wordt er één offerteaanvraag en antwoordblad voor elke leverancier afgedrukt en een offerteaanvraagjournaal wordt gemaakt. Het offerteaanvraagjournaal bevat zowel de offerteaanvraag als het antwoordblad van de offerteaanvraag. RFQ-journalen worden telkens gemaakt wanneer een RFQ wordt bijgewerkt met het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden.
Om uw RFQ af te drukken, doe het volgende:
In het onderste deelvenster, nadat u de offerteaanvraagregels selecteert om te versturen en eventuele regels verwijdert die u niet wilt verzenden, klikt u op Afdrukken.
Schakel het selectievakje Offerteaanvraag afdrukken in om de geselecteerde offerteaanvraag af te drukken, en schakel het selectievakje Werkblad antwoord offerteaanvraag afdrukken in om een antwoordblad van een offerteaanvraag af te drukken. Zie Antwoorden op offerteaanvragen definiëren voor meer informatie over hoe u velden in het RFQ-antwoordblad definieert.
Selecteer het keuzevakje Prijzen/bedragen offerteaanvraag afdrukken om prijzen en bedragen op de RFQ af te drukken.
Om te kiezen hoe u antwoordbladen wilt afdrukken, klikt u op Geavanceerde afdrukopties.
Klik op OK om de RFQ en het RFQ-antwoordblad af te drukken.
Een RFQ wordt afgedrukt voor elke leverancier waarvan de regels de laagste status van Gemaakt of Verzonden hebben en de hoogste status van Gemaakt of Verzonden. Geannuleerde regels en regels met geregistreerde antwoorden worden niet afgedrukt. RFQ-journalen worden telkens gemaakt wanneer een RFQ wordt bijgewerkt met het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden.
Klik in het formulier Offerteaanvraag wordt verzonden op OK om de offerteaanvraag te verzenden naar de geselecteerde leveranciers.
6. De offerteaanvraag publiceren (publieke sector)
Voor Openbare sector in Microsoft Dynamics AX 2012 R3, kunt u de offerteaanvraag beschikbaar aan elke leverancier maken die het Leveranciersportal bezoekt, en tegelijk deze aan de leveranciers versturen geselecteerd op de Offerteaanvraagcase, door deze stappen te volgen:
Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Offerteaanvragen > Alle aanvragen voor offertes.
De offerteaanvraag selecteren waarmee u wilt werken.
Klik in het actievenster in de groep Verwerken op Verzenden en publiceren naar leveranciersportal.
In het formulier Het verzenden en het publiceren van offerteaanvraag, klik OK, en klik op OK in het Infologboek dat wordt weergegeven.
De offerteaanvraag wordt in de lijst Openstaande offerteaanvragen weergegeven. Alle leveranciers die toegang hebben tot het portal kunnen de offerteaanvraag weergeven. Offerteaanvraagjournalen worden telkens gemaakt wanneer u een offerteaanvraag door het formulier Het verzenden en het publiceren van offerteaanvraag te gebruiken bijwerkt.
Notitie
Als is geïnstalleerd, en het sluiten offerteaanvraag in Parameters voor aanschaffing en sourcing is ingeschakeld, blijft de offerteaanvraag nu vergrendeld. Bepaalde velden worden alleen worden bewerkt als u een aanpassing maakt. Zie Een offerteaanvraag wijzigen voor meer informatie.
Volgende stap
U kunt een offerteaanvraag aanpassen die al aan leveranciers is verzonden, en verstuurt deze opnieuw. Als u in de openbare sector zit, en de offerteaanvraag tot de leveranciersportal is gepubliceerd, kunt u de gewijzigde versie publiceren. Zie Een offerteaanvraag wijzigen voor meer informatie.
Doorgaans is de volgende stap echter het vergelijken en evalueren van biedingen die u ontvangt. Dit kan het beoordelen en rangschikken van de biedingen omvatten. U kunt vervolgens regels accepteren of afwijzen in biedingen van een of meer leveranciers. U kunt ook biedingen terugsturen naar leveranciers voor meer informatie. Voor meer informatie over deze stappen, zie Vergelijken biedingen en ken een contract toe. Voor informatie over de stappen die leveranciers uitvoeren om op de offerteaanvraag te reageren, zie Info over leveranciersbiedingen.
Verwante taken
Een nieuw verzoektype maken en gebruiken
Beoordelingsmethoden en -criteria maken
Een offerteaanvraag maken van een opdracht tot inkoop
Antwoorden op offerteaanvragen definiëren
Een antwoord op een offerteaanvraag maken.
Vergelijken biedingen en ken een contract toe
Info over leveranciersbiedingen
Technische informatie voor systeembeheerders
Als u geen toegang hebt tot de pagina's waarmee u deze taak kunt voltooien, moet u contact opnemen met uw systeembeheerder en de volgende informatie op geven.
Categorie |
Vereiste |
|---|---|
Configuratiesleutels |
De offerteaanvragen kunnen alleen worden gepubliceerd als configuratiesleutel Public Sector is ingeschakeld. |
Beveiligingsrollen |
Om gepubliceerde offerteaanvragen weer te geven, moet u lid zijn van een beveiligingsrol zijn die de functie Leverancier (Extern) - Openbare Sector omvat. |