Выставление счетов по продажам

Обычно счет продажи или заказ на продажу можно создать для регистрации соглашения с клиентом о продаже определенных товаров на определенных условиях доставки и оплаты.

Однако необходимо использовать заказ на продажу вместо счета продажи, если:

• Требуется отгрузить только часть количества в заказе, — например, если всего количества нет в наличии.
• Товары отправляются после того, как вы учтете соответствующие счета продажи.
• Продаются товары, которые поставщик доставляет напрямую вашему клиенту, т. е. в случае прямой поставки. Подробнее см. в разделе Выполнение прямых поставок.

Во всех других ситуациях заказы на продажу и счета продажи аналогичны. Подробнее о том, как использовать заказы на продажу, см. в разделе Продажа продукции.

Можно провести переговоры с клиентом, сначала создав предложение по продаже, которое можно преобразовать в счет продажи, когда вы договоритесь о продаже. Узнайте больше на странице Создание коммерческих предложений.

Создание счетов продажи

Если клиент решает совершить покупку, вы учитываете счета продажи для создания соответствующего количества и операций стоимости. При учете счета продажи вы также можете отправить его по электронной почте в виде вложения PDF. Тело сообщения электронной почты можно заполнить сводкой информации о счете и платеже, например включить в него ссылку на PayPal. Подробнее см. в разделе Отправка документов по электронной почте. Когда клиент оплачивает счет, можно зарегистрировать эту оплату различными способами, в зависимости от размера организации и предпочитаемых рабочих процессов взаимодействиях. Подробнее читайте в разделе Регистрация платежей .

Карточки товаров могут иметь тип Складируемый, Сервисный и Нескладируемый, что определяет, представляет ли карточка товара физические единицы, единицы измерения времени работы или физические единицы, которые не содержатся в запасах, соответственно. Подробнее в разделе Регистрация новых товаров. Процедура обработки счетов продажи такая же для всех трех типов товаров.

Можно заполнить поля клиента в счете продажи одним из двух способов в зависимости от того, зарегистрирован ли уже клиент. См. шаг 2 в следующей процедуре.

Создание счета продажи

1. Выберите значок , введите Счета-фактуры продаж, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. В поле Название клиента введите название существующего клиента. Однако, если клиент является новым и, следовательно, не зарегистрирован, выполните следующие действия, чтобы заполнить стандартную информацию о клиенте на странице Счет продажи:

   1. В поле Имя клиента введите название нового клиента.
   2. В диалоговом окне о регистрации нового клиента выберите ОК.
   3. На странице Выбор шаблона для нового клиента выберите шаблон для создания новой карточки клиента и нажмите ОК.
   4. В новой карточке клиента отобразится информация из выбранного шаблона клиента. Заполните остальные поля. Подробнее в разделе Регистрация новых клиентов.
   5. Завершив формирование клиентского карточка, выберите Закрыть , чтобы вернуться на страницу Счет-фактура продажи .

   Несколько полей в счете продажи заполняются сведениями, указанными в новой карточке клиента.

3. Заполните остальные поля на странице Счет продажи по мере необходимости. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

   Примечание

   Если клиенту разрешается провести оплату немедленно, например с помощью PayPal или наличными, заполните поле Код способа оплаты. В этом случае платеж регистрируется, как только вы учтете счет продажи. Если выбрать вариант Наличные, платеж регистрируется на указанном балансирующем счете.

   Теперь вы готовы заполнить вкладку Строки FastTab продуктами, которые вы продаете клиенту, или для любой транзакции с клиентом, которую вы хотите зарегистрировать на счете главная книга (Главная книга).

4. На вкладке Строки в поле Тип выберите тип продукта, платежа или транзакции, которые вы публикуете для клиента в строке продаж.

   Чаевые

   Если заданы строки типовых продаж для клиента, например ежемесячный заказ пополнения заказов, можно отразить это в заказе, выбрав действие Получить строки типовых продаж.

5. В поле Номер выберите запись для учета согласно значению в поле Тип.

   Поле Номер следует оставлять пустым в следующих случаях:

   • Если строка предназначена для комментария. Напишите комментарий в поле Описание.
   • Если строка предназначена для товара из каталога. Выберите действие Выбрать товары из каталога. Подробнее в разделе Работа с товарами из каталога.

6. В поле Количество укажите, сколько единиц продукта, издержек или транзакции необходимо регистрировать в этой строке для клиента.

   Примечание

   Если товар принадлежит к типу Услуга или поле Тип содержит значение Ресурс, количество измеряется в единицах времени, например в часах, как указано в поле Код единицы измерения строки. Подробнее см. в разделе Настройка единиц измерения товара

   Значение в поле Сумма строки рассчитывается как Цена единицы × Количество.

   Значения цены и суммы строки отображаются с налогом или без него в зависимости от выбранного параметра в поле Цены с учетом налога в карточке клиента.

7. Если необходимо предоставлять скидку, введите процент в поле Скидка строки (%). Значение в поле Сумма строки обновляется соответствующим образом.

   Если на вкладке Цены продаж и скидки на строки продаж быстро установлены специальные цены на товары для клиента или товара карточка, и при соблюдении ценовых критериев цена и сумма в строке продаж автоматически обновляются. Подробнее в разделе Регистрация соглашений о цене продажи, скидках и платежах.

8. Повторите шаги с 4 по 7 для каждого продукта или издержки, за которые вы хотите выставить счет клиенту.

   Поля с итоговыми значениями под строками при создании или изменении строк автоматически обновляются для отображения сумм, которые будут учтены в книгах.

   Заметка

   В очень редких случаях учтенные суммы могут отличаться от отображаемых в полях итогов. Обычно это происходит из-за округления расчетов в отношении НДС или налога с продаж.
   
   Для проверки сумм, которые вы будете размещать, используйте Статистика клиентов FactBox. Кроме того, при выборе действия Освободить значения в полях итогов обновятся и включат вычисления округление.

9. В поле Сумма скидки по счету без налога введите сумму, которую нужно вычесть из значения, отображенного в поле Всего с учетом налога.

   Если вы настраиваете скидки по счетам для клиента, то указанное процентное значение автоматически вставляется в поле скидка по счету % , если критерии скидки соблюдены, а соответствующая сумма вставляется в поле Сумма скидки по счету без учета налога . Подробнее в разделе Регистрация соглашений о цене продажи, скидках и платежах.

10. Когда строки счета продажи готовы, выберите действие Учесть и отправить.

В диалоговом окне Учесть и отправить подтверждение отобразится предпочтительный способ получения документов клиента. Можно изменить метод отправки, нажав кнопку поиска у поля Кому отправить документ. Подробнее в разделе Настройка профилей отправки документов.

Связанные операции книги товаров и клиентов будут созданы в вашей системе, а счет продажи сформирован в виде PDF-документа. Счет продажи удаляется из списка счетов продажи и заменяется новым документом в списке учтенных счетов продажи.

Расчет скидок счета по продажам

После добавления всех товаров в строках вы можете рассчитать скидку по счету для всего документа продаж, выбрав действие Вычислить скидку по счету.

Скидка рассчитывается на основе всех строк документа продаж, в которых установлен флажок Разрешить скидку по счету. По умолчанию скидки по счету разрешены. Однако строки с товарными издержками, например, не включаются в расчет скидки по счету. Чтобы применить скидку к таким строкам, введите значение в поле Сумма скидки строки в этих строках.

Примечание

По умолчанию поля Разрешить скидку по счету и Сумма скидки строки в строках скрыты. Если эти поля недоступны, вы можете добавить их, персонализировав страницу. Для получения дополнительной информации см. раздел Персонализация вашего рабочего пространства.

Чаевые

Если на странице Настройка продаж и дебиторской задолженности выбрано поле Расчетная скидка по счету , скидка по счету рассчитывается автоматически. То, когда происходит вычисление, зависит от типа используемого документа продажи.

Если вы используете заказ на продажу, скидка рассчитывается при добавлении строки. Для всех других документов продажи, таких как счета по продажам, скидка рассчитывается при выполнении любого из следующих действий:

• Просмотр статистики
• Просмотр тестового отчета
• Печать
• Почта

Условия предоставления скидки для клиента задаются на странице Скидки по счету клиента. Код валюты в документе продажи используется для поиска условий предоставления скидки по счету в соответствующей валюте.

Если вы не определили скидки по счету для иностранных валют, для расчета скидки используются условия скидки на странице Скидки по счету клиента. При расчете используется ваша местная валюта и обменный курс, действовавший на дату учета документа.

Учтенные счета

После того как счет будет учтен, вы сможете найти его в списке учтенных счетов. В обоих списках Учтенные счета продажи и Учтенные счета покупки отображаются учтенные счета с окончательными номерами счетов. В списке вы можете найти каждый учтенный счет, а также исправить или отменить учтенный счет.

Для каждого учтенного счета вы можете искать статистику, измерения и записи в бухгалтерской книге, которые являются результатом учтенного счета. Вы также можете распечатать или отправить учтенный счет.

Вы можете легко корректировать или отменить учтенный счет продажи до его окончательной оплаты. Это используется, если нужно исправить опечатку или клиент запрашивает изменение на раннем этапе обработки заказа. Подробнее в разделе Исправление или отмена неоплаченных счетов продажи. Если учтенный счет продажи оплачен, необходимо создать кредит-ноту продажи для сторнирования продажи. Подробнее в разделе Обработка возвратов продажи или отмен.

Откройте список Опубликованных счетов-фактур продаж в Business Central.

Регистрация платежей

В зависимости от потребностей бизнеса можно получать платежи и регистрировать оплату различными способами: вручную, автоматически и с помощью службы платежей.

Платежи можно обработать непосредственно из карточки клиента. Воспользуйтесь действием Регистрация платежей клиентов для отображения обзора неоплаченных счетов для этого клиента. Затем, отметьте счет как оплаченный частично или полностью. Эта выверка платежей обрабатывает платежи от ваших клиентов путем сопоставления сумм, полученных на ваш банковский счет, с соответствующими неоплаченными счетами продажи, затем производит учет платежей. Подробнее см. в разделе Выверка платежей по одному.

В условиях, где клиент совершает оплату через некоторое время после доставки товара, в соответствии с условиями оплаты, учтенный счет продажи остается открытым (неоплаченным) до тех пор, пока отдел расчетов с клиентам не проверит, что платеж получен, и не применит платеж к учтенному счету продажи. Это можно сделать вручную или автоматически. Подробнее см. в разделе Сверка платежей клиентов с журналом кассовых поступлений или из книги операций по клиентам и Выверка платежей с использованием автоматического применения.

В условиях, где клиент совершает оплату немедленно, например с помощью PayPal или наличными, оплата регистрируется сразу же при учете счета продажи, т. е. учтенный счет продажи закрывается как полностью примененный. Соответствующий способ выбирается в поле Код способа оплаты в счете продажи. В случае электронных платежей, например с помощью PayPal, необходимо также заполнить поле Служба платежей. Подробнее в разделе Включение платежей клиентов через службу платежей.

Можно даже создавать счета с прямой оплатой для незарегистрированных клиентов, настроив карточку оплачивающего наличными клиента и указав эту карточку в счете продажи. Подробнее в разделе Настройка клиентов.

Чаевые

Если вы хотите отправлять своим клиентам напоминания о просроченных платежах, необходимо сначала настроить уровни и условия напоминаний. Подробнее в разделе Настройка условий и уровней напоминания.

Номера внешних документов

В документах продаж и журналах вы можете указать номер документа, который относится к системе нумерации клиента. Используйте это поле для записи номера, который клиент присвоил заказу, счету-фактуре или кредитному авизо. Впоследствии, если нужно, можно будет осуществлять поиск учтенной записи по данному номеру.

Поле Обязательный номер внешнего документа на странице Настройка продаж и дебиторской задолженности определяет, является ли обязательным ввод номера внешнего документа в поле Номер внешнего документа в заголовке продаж и поле Номер внешнего документа в строке главного журнала.

Если выбрано это поле, учесть счет или строку финансового журнала без номера внешнего документа будет невозможно.

Номер внешнего документа включается в учтенные документы, где вы можете искать по соответствующему номеру. Вы также можете выполнять поиск по внешнему номеру документа при навигации по записям книги клиента.

Другой способ обработки номеров внешних документов — использовать поле Ваша ссылка. Если вы используете поле Ваша ссылка, номер будет включен в учтенные документы, и вы можете искать по нему так же, как и значения из полей Номер внешнего документа. Но поле недоступно в строках журнала.

См. также

Продажи
Настройка продаж
Распечатать список комплектации
Инвентарь
Отправить документы по электронной почте
Сбор непогашенных остатков
Массовое выставление счетов из Microsoft Bookings в Business Central
Работа с Business Central

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь