Perencanaan implementasi Power BI: Perencanaan strategis BI

Catatan

Artikel ini merupakan bagian dari rangkaian artikel Perencanaan implementasi Power BI. Seri ini berfokus terutama pada pengalaman Power BI dalam Microsoft Fabric. Untuk pengantar rangkaian ini, lihat Perencanaan implementasi Power BI.

Artikel ini membantu Anda menentukan area dan tujuan fokus kecerdasan bisnis (BI) Anda melalui perencanaan strategis. Ini terutama ditargetkan pada:

• Direktur atau manajer BI dan analitik: Pengarah keputusan yang bertanggung jawab untuk mengawasi program BI dan perencanaan strategis BI.
• Tim Center of Excellence (COE), IT, dan BI: Tim yang bertanggung jawab atas perencanaan taktis, dan untuk mengukur dan memantau kemajuan menuju tujuan BI.
• Pakar subjek (UKM) dan pemilik konten dan pembuat: Tim dan individu yang memperjuangkan analitik dalam tim atau departemen dan melakukan perencanaan solusi BI. Tim dan individu ini bertanggung jawab untuk mewakili strategi dan kebutuhan data area bisnis mereka ketika Anda menentukan strategi BI.

Strategi BI adalah rencana untuk menerapkan, menggunakan, dan mengelola data dan analitik. Seperti yang dijelaskan dalam artikel gambaran umum strategi BI, strategi BI Anda adalah subset dari strategi data Anda. Ini mendukung strategi bisnis Anda dengan memungkinkan pengguna bisnis membuat keputusan dan mengambil tindakan dengan menggunakan data dan solusi BI secara lebih efektif.

Singkatnya, artikel ini menjelaskan bagaimana Anda dapat melakukan perencanaan strategis untuk menentukan area fokus dan tujuan strategi BI Anda.

Catatan

Dalam kerangka kerja tujuan dan hasil utama (OKR), tujuannya jelas, deskripsi tingkat tinggi tentang apa yang ingin Anda capai. Sebaliknya, hasil utama adalah hasil yang spesifik dan dapat dicapai untuk mengukur kemajuan menuju salah satu tujuan Anda.

Selanjutnya, inisiatif atau solusi adalah proses atau alat yang dibuat untuk membantu Anda mencapai satu atau beberapa hasil utama. Solusi memenuhi kebutuhan data tertentu untuk pengguna. Solusi dapat mengambil banyak formulir, seperti alur data, data lakehouse, atau model atau laporan semantik Power BI.

Untuk informasi selengkapnya tentang OKR, lihat Mengenal OKR (Tujuan Microsoft Viva).

Diagram tingkat tinggi berikut menggambarkan cara melakukan perencanaan strategis BI.

Anda mengambil langkah-langkah berikut untuk menentukan area dan tujuan fokus BI strategis Anda.

Langkah	Keterangan
1	Membentuk tim kerja untuk memimpin inisiatif strategi BI.
2	Membangun keselarasan bisnis dengan melakukan penelitian dan lokakarya untuk mengumpulkan informasi tentang tujuan bisnis dan kebutuhan data, dan juga solusi dan inisiatif BI yang ada.
3	Selesaikan penilaian status saat ini dengan menjalankan serangkaian lokakarya perencanaan strategis dengan pemangku kepentingan utama.
4	Gunakan penilaian dan input pemangku kepentingan untuk memutuskan area dan tujuan fokus BI strategis.

Artikel ini menjelaskan setiap langkah proses perencanaan strategis BI.

Langkah 1: Merakit tim yang bekerja

Langkah pertama Anda saat menentukan strategi BI Anda adalah membentuk tim kerja. Tim kerja memimpin inisiatif untuk menjelaskan dan merencanakan strategi BI. Ini adalah kelompok ahli lintas fungsi yang diaktifkan oleh dukungan sponsor eksekutif. Grup harus memiliki pemahaman mendalam tentang proses teknis dan bisnis di seluruh organisasi.

Idealnya, tim kerja harus mewakili setiap departemen, unit bisnis, dan wilayah yang berada dalam cakupan inisiatif.

Diagram berikut menggambarkan peran berikut yang menunjuk anggota tim kerja, dan jenis anggota dalam tim kerja.

Diagram menggambarkan peran berikut.

Benda	Keterangan
	Sponsor eksekutif biasanya memberikan tujuan dan dukungan top-down dari tim kerja, termasuk pendanaan. Sponsor eksekutif juga dapat menunjuk anggota tim kerja bersama dengan Center of Excellence (COE).
	Tim COE atau BI pusat berunding dengan sponsor eksekutif untuk mengidentifikasi dan menunjuk anggota tim yang bekerja. COE mungkin juga memberikan panduan kepada tim kerja untuk mendukung aktivitas mereka.
	Anggota COE menjadi bagian dari tim kerja. Mereka bertanggung jawab untuk menggunakan keahlian BI mereka untuk mendorong pengumpulan informasi BI dan menyelesaikan penilaian status saat ini.
	UKM Bisnis menjadi bagian dari tim kerja. Mereka mewakili kepentingan departemen atau unit bisnis mereka. UKM bertanggung jawab untuk mendorong pengumpulan informasi strategi bisnis.
	Anggota tim fungsi, seperti yang berasal dari tim data master, dapat membentuk bagian dari tim kerja. Mereka bertanggung jawab untuk mengklarifikasi proses penting secara strategis selama pengumpulan informasi.
	Anggota tim teknis, seperti yang berasal dari tim teknik data, dapat membentuk bagian dari tim kerja. Mereka bertanggung jawab untuk mengklarifikasi sistem yang penting secara strategis selama pengumpulan informasi.
	Anggota tim keamanan membentuk bagian dari tim kerja. Mereka bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi persyaratan kepatuhan, keamanan, dan privasi selama pengumpulan informasi.
	Anggota tim IT lainnya dapat membentuk bagian dari tim kerja. Mereka mungkin mengidentifikasi persyaratan teknis lain yang terkait dengan area seperti jaringan atau manajemen aplikasi.

Catatan

Tidak semua peran yang digambarkan dalam diagram harus ada di tim kerja. Libatkan peran yang relevan untuk cakupan dan skala inisiatif strategi BI Anda.

Penting

Menentukan strategi BI adalah usaha yang signifikan. Penting bagi anggota tim yang bekerja memahami apa yang diharapkan dari mereka, dan bahwa mereka memiliki sumber daya dan waktu untuk memenuhi peran mereka. Sponsor eksekutif yang terlibat dapat membantu dengan mengklarifikasi area fokus dan memastikan bahwa semua sumber daya yang diperlukan tersedia.

Anggota tim yang bekerja biasanya ditunjuk dan dipandu oleh sponsor eksekutif BI dan analitik, seperti sponsor eksekutif Power BI. Mengidentifikasi dan melibatkan sponsor eksekutif adalah langkah pertama dari inisiatif strategi BI.

Mengidentifikasi dan melibatkan sponsor eksekutif

Peran utama sponsor eksekutif adalah membantu merumuskan area dan tujuan fokus BI strategis. Sponsor eksekutif adalah individu dalam posisi senior, kepemimpinan strategis yang memiliki saham investasi dalam upaya BI dan strategi BI. Mereka memberikan panduan dan penguatan top-down dengan secara teratur mempromosikan, memotivasi, dan berinvestasi dalam strategi BI.

Selain banyak kegiatan yang tercantum dalam peta jalan adopsi, sponsor eksekutif memainkan peran penting dalam perencanaan strategis BI dengan:

• Mendukung tim kerja dan COE: Sponsor eksekutif mengambil peran utama dalam menentukan strategi BI dengan memberikan panduan dan penguatan top-down.
• Mengalokasikan sumber daya: Mereka mengonfirmasi pendanaan, staf, peran, dan tanggung jawab untuk tim kerja.
• Mengadvokasi inisiatif: Mereka memajukan inisiatif strategis dengan:
  • Melegakan aktivitas tim kerja, terutama ketika tim yang bekerja menghadapi perlawanan terhadap perubahan.
  • Mempromosikan inisiatif strategi BI dengan pengumuman atau dukungan publik.
  • Memotivasi tindakan dan perubahan untuk kemajuan inisiatif strategi BI.
  • Mewakili tim kerja dan berbagi rencana strategis BI di antara eksekutif tingkat C untuk mendapatkan umpan balik eksekutif.
• Membuat keputusan strategis: Mereka membuat keputusan tentang apa yang harus menjadi area fokus, tujuan, dan hasil utama.

Tip

Sebelum merakit tim kerja, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi dan melibatkan sponsor eksekutif. Lakukan daftar periksa ini untuk memastikan bahwa Anda mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan sponsor eksekutif yang cukup terlibat.

Memutuskan cakupan inisiatif BI

Karena tim kerja berisi anggota dari berbagai area bisnis, komposisi tim kerja akan bergantung pada cakupan inisiatif BI Anda. Biasanya, strategi BI mencakup banyak bidang organisasi. Namun, Anda harus menyempurnakan cakupan ini untuk menentukan area tertentu yang harus ditanganinya. Anda dapat membatasi cakupan inisiatif strategi BI Anda karena dua alasan.

• Alasan praktis: Strategi BI yang sukses dimulai dari yang kecil dan sederhana, mencapai pertumbuhan bertahap saat Anda mengalami kesuksesan. Ketika Anda pertama kali mendefinisikan strategi BI, fokus pada area utama sehingga Anda mencapai kemenangan cepat untuk menunjukkan nilai, sambil mencapai kemajuan berkelanjutan dan bertambah bertahap.
• Alasan strategis: Anda dapat memiliki inisiatif yang berbeda untuk area bisnis yang berbeda. Misalnya, berbagai bagian organisasi mungkin memerlukan strategi BI independen karena strategi bisnis mereka cukup berbeda. Strategi independen ini harus selaras dengan strategi BI secara keseluruhan, jika memungkinkan.

Sebagai bagian dari latihan cakupan, Anda juga harus merencanakan bagaimana Anda akan menetapkan harapan dengan pemangku kepentingan bahwa strategi BI akan didefinisikan secara berulang.

Memahami tujuan dan tanggung jawab tim kerja

Setelah Anda mengidentifikasi dan melibatkan sponsor eksekutif dan mengklarifikasi cakupan inisiatif BI, Anda kemudian merakit tim kerja. Tim ini memimpin inisiatif untuk menentukan dan merencanakan strategi BI.

Tanggung jawab tim kerja meliputi:

• Perencanaan dan persiapan: Tim kerja harus merencanakan dan menyiapkan berbagai aspek inisiatif strategi BI, seperti:
  • Menentukan garis waktu, hasil, dan tonggak pencapaian untuk inisiatif tersebut.
  • Mengidentifikasi pemangku kepentingan yang dapat secara akurat menggambarkan tujuan bisnis dan tujuan departemen masing-masing.
  • Komunikasi dengan pemangku kepentingan, sponsor eksekutif, dan satu sama lain.
• Pengumpulan informasi: Tim kerja harus mengumpulkan informasi yang memadai untuk menilai kondisi implementasi BI saat ini secara akurat. Contoh aktivitas pengumpulan informasi meliputi:
  • Melakukan penelitian independen tentang konteks bisnis dan solusi atau inisiatif BI yang ada.
  • Menjalankan lokakarya interaktif dengan pemangku kepentingan untuk memunculkan input tentang tujuan bisnis dan kebutuhan data.
  • Mendokumenkan temuan yang dirangkum dan berbagi kesimpulan.
• Umpan balik dan tindak lanjut: Tim kerja merangkum temuan dari informasi yang dikumpulkan dan mengusulkan tujuan BI, area fokus, dan langkah berikutnya. Ini mengumpulkan umpan balik dan menindaklanjuti dengan:
  • Menilai keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini.
  • Membuat daftar kebutuhan data bisnis yang diprioritaskan.
  • Menyampaikan kesimpulan mereka dan mengusulkan langkah selanjutnya kepada pemangku kepentingan dan pimpinan eksekutif.

Catatan

Karena tim kerja berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan pengguna bisnis, mereka sering dianggap sebagai duta untuk Fabric, Power BI, dan inisiatif BI lainnya di organisasi Anda. Pastikan anggota tim kerja Anda memahami dan menerima tanggung jawab ini.

Merakit dan menyiapkan tim kerja

Anggota tim yang bekerja harus mencakup perwakilan dari departemen dan unit bisnis yang berbeda. Bagian berikut ini menjelaskan di mana Anda mungkin sumber anggota tim yang bekerja.

Penting

Tim kerja harus terdiri dari orang-orang dengan kredibilitas dalam organisasi. Orang-orang ini harus memiliki pengetahuan tentang proses teknis dan proses bisnis. Tim kerja yang hanya terdiri dari konsultan dapat menunjukkan bahwa inisiatif BI tidak cukup dipahami atau diprioritaskan oleh organisasi.

Anggota Pusat Keunggulan

Anda dapat sumber anggota tim kerja dari Power BI Center of Excellence (COE), atau sekelompok pakar BI multidisiplin yang serupa. Tanggung jawab utama anggota COE dalam tim kerja adalah memanfaatkan keahlian COE mereka untuk berkontribusi pada pengumpulan informasi. Selanjutnya, anggota COE dapat berbagi temuan lokakarya kembali ke COE untuk menginformasikan keputusan dan tindakan perencanaan taktis.

Beberapa organisasi tidak memiliki COE, mungkin karena peran COE dilakukan oleh tim BI atau IT mereka. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menambahkan anggota dari tim BI atau IT ke tim kerja.

Catatan

Pastikan bahwa tim kerja tidak hanya terdiri dari anggota dari tim COE, IT pusat, atau BI Anda. Strategi BI mencakup banyak bidang organisasi, dan masing-masing bidang ini harus diwakili dengan baik.

Tip

Jika Anda tidak memiliki COE, pertimbangkan untuk membangunnya saat merakit tim kerja. Membangun COE dengan anggota tim kerja bisa menjadi evolusi alami dari kegiatan tim kerja, setelah visi strategis BI didefinisikan. Pendekatan ini adalah cara yang baik untuk menangkap pengetahuan dan pemahaman yang diperoleh tim kerja selama inisiatif strategi BI.

Pakar materi pelajaran bisnis (UKM)

Anggota tim yang bekerja harus menyertakan UKM bisnis. Tanggung jawab utama UKM bisnis adalah mewakili unit bisnis mereka. Anda harus menyertakan UKM bisnis dalam tim kerja untuk menghindari asumsi yang menghasilkan visi BI yang tidak berfungsi untuk bagian dari organisasi.

UKM bisnis dalam tim kerja harus memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan data dan proses bisnis dalam unit bisnis atau departemen mereka. Idealnya, mereka juga harus memahami alat dan teknologi BI yang digunakan untuk mengatasi kebutuhan ini.

Catatan

Mungkin tidak praktis untuk menyertakan setiap departemen, unit bisnis, atau wilayah dalam tim kerja. Dalam hal ini, pastikan Anda mendedikasikan upaya untuk mengidentifikasi asumsi dan pengecualian untuk departemen, unit bisnis, atau wilayah yang tidak terwajibkan.

Jaringan juara

Anggota tim yang bekerja dapat menyertakan pengguna dari jaringan juara yang ada di komunitas praktik. Seorang juara biasanya memiliki pengetahuan yang luar biasa tentang alat BI dan kebutuhan data area bisnis mereka. Mereka sering menjadi pemimpin di komunitas praktik. Tanggung jawab utama juara dalam tim kerja adalah mempromosikan pengumpulan informasi, dan melibatkan komunitas praktik mereka dalam inisiatif.

Catatan

Termasuk juara dapat membantu menghindari membuat asumsi yang dapat mengakibatkan penilaian yang tidak akurat tentang keadaan adopsi dan implementasi Fabric saat ini.

Anggota tim fungsi, TI, dan keamanan

Tim kerja dapat mencakup anggota dari area fungsi tertentu, terutama ketika keahlian lain diperlukan. Tanggung jawab utama anggota ini adalah membawa keahlian mereka tentang topik-topik penting tertentu dalam strategi BI.

Berikut adalah beberapa contoh kapan Anda mungkin menyertakan anggota dari area fungsi di tim kerja.

• Tim fungsional: Menyertakan perwakilan yang relevan dari tim fungsional dalam tim kerja. Misalnya, jika organisasi Anda menggunakan satu atau beberapa sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) besar, maka Anda harus menyertakan pakar ERP ini dalam tim kerja. Individu ini akan bertanggung jawab untuk mengklarifikasi bagaimana sistem digunakan dalam konteks umpan balik yang diberikan selama pengumpulan informasi.
• Tim IT: Sertakan pakar IT yang relevan dalam tim kerja. Misalnya, organisasi Anda dapat memiliki persyaratan jaringan tertentu, atau skenario kompleks yang melibatkan beberapa penyewa. Para ahli TI akan bertanggung jawab untuk menjelaskan persyaratan khusus, yang sangat penting dalam perencanaan taktis. Mereka juga dapat membantu mengidentifikasi risiko atau titik sakit selama pengumpulan informasi.
• Tim keamanan: Sertakan anggota dari tim keamanan dalam tim kerja. Misalnya, organisasi Anda dapat memiliki persyaratan kepatuhan, keamanan, atau privasi tertentu. Individu-individu ini akan bertanggung jawab untuk menjelaskan persyaratan terkait keamanan ketika mendefinisikan status di masa depan. Mereka juga dapat membantu mengidentifikasi risiko kepatuhan dan ancaman keamanan selama pengumpulan informasi.

Membuat hub komunikasi

Komunikasi yang efisien dan terstruktur antara anggota tim dan pemangku kepentingan sangat penting agar inisiatif Anda berhasil. Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi adalah dengan memusatkannya di hub komunikasi. Hub komunikasi adalah tempat yang Anda gunakan untuk mengonsolidasikan komunikasi, dokumentasi, dan perencanaan tentang strategi BI. Ini juga membantu mempromosikan kolaborasi antara tim kerja dan pemangku kepentingan.

Diagram berikut menggambarkan cara menggunakan hub komunikasi untuk memusatkan perencanaan dan input strategis BI.

Diagram menyampaikan konsep atau proses berikut.

Benda	Keterangan
	Hub komunikasi adalah lokasi pusat di Microsoft Teams atau platform serupa. Tujuannya adalah untuk mempusatkan komunikasi, dokumentasi, dan perencanaan.
	Tim kerja membuat dan mengelola saluran yang berbeda untuk setiap area bisnis. Pemisahan berdasarkan area bisnis harus sesuai dengan struktur inisiatif tingkat atas. Setiap saluran berisi repositori temuan, garis waktu, dan diskusi ringkasan tentang strategi BI.
	Anggota tim kerja yang ditunjuk mengumpulkan dan memoderasi hub komunikasi. Moderasi memastikan bahwa hub komunikasi tetap berguna dan terkini.
	Pemangku kepentingan utama dan anggota tim kerja secara aktif berpartisipasi dalam hub komunikasi.
	Sponsor eksekutif membatasi partisipasi. Misalnya, mereka dapat menyelesaikan sengketa saat muncul.

Tip

Kami menyarankan agar Anda menggunakan hub komunikasi di luar lokakarya perencanaan strategis. Karena hub komunikasi adalah sumber input dan diskusi reguler dari pemangku kepentingan bisnis utama, itu dapat membantu tim Anda menjaga strategi BI tetap relevan dan terbaru.

Berkomunikasi secara konsisten dan efektif

Tim kerja harus mempertahankan dan mengikuti proses yang ringkas, terorganisir, dan transparan untuk menentukan strategi BI dengan menggunakan hub komunikasi.

Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk mendapatkan nilai terbanyak dari hub komunikasi.

• Memiliki tanggung jawab tim kerja yang terdefinisi dengan baik: Pastikan bahwa tim kerja memiliki tanggung jawab yang terdefinisi dengan baik untuk hub komunikasi, seperti mengumpulkan dan memoderasinya. Memiliki moderasi aktif dan terlibat memastikan bahwa hub komunikasi tetap terkini, informatif, dan berguna bagi tim kerja dan pemangku kepentingan utama.
• Mengatur diskusi dan file: Pastikan mudah untuk menemukan file atau diskusi sebelumnya di hub komunikasi dengan membuat dan memelihara struktur logis. Hub komunikasi terorganisir mendorong penggunaannya yang efektif.
• Ringkaslah dalam dokumen dan postingan: Hindari orang yang kewalahan dengan informasi dalam jumlah besar. Pemangku kepentingan utama memiliki waktu terbatas, jadi dorong orang untuk menerbitkan postingan dan dokumen ke hub komunikasi yang ringkas dan mudah dipahami.
• Konsisten dalam komunikasi: Pastikan hub komunikasi digunakan alih-alih saluran alternatif, seperti email. Anda juga harus berusaha untuk memastikan bahwa dokumen dan pembaruan konsisten dalam nada, format, dan panjang.
• Bersikap transparan dan menumbuhkan lingkungan kolaboratif: Hub komunikasi yang efektif memiliki lingkungan sosial yang aktif dan kolaboratif. Ini membutuhkan transparansi dari tim kerja yang harus berbagi pembaruan dan temuan rutin di seluruh inisiatif.

Penting

Keberhasilan perencanaan strategis bergantung pada komunikasi yang efektif. Mempromosikan manfaat komunikasi yang ringkas dan konsisten tidak hanya perencanaan strategis, tetapi juga adopsi dan implementasi inisiatif BI yang lebih luas di seluruh organisasi Anda.

Daftar periksa - Saat membentuk tim kerja, keputusan dan tindakan utama meliputi:

• Libatkan sponsor eksekutif: Jika tidak ada sponsor eksekutif, identifikasi dan libatkan sponsor eksekutif sebelum merakit tim kerja.
• Tentukan cakupan inisiatif BI: Bersama dengan sponsor eksekutif, tentukan area bisnis mana yang akan dicakup strategi BI.
• Komunikasikan inisiatif: Minta sponsor eksekutif meningkatkan kesadaran di seluruh organisasi inisiatif untuk menentukan strategi BI.
• Merakit tim kerja: Menunjuk anggota yang dapat memberikan cakupan yang memadai dari area bisnis yang relevan, area teknis, dan area kepatuhan.
• Tetapkan harapan anggota tim kerja: Klarifikasi persyaratan waktu dan upaya, dan pastikan bahwa anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka (dan bahwa mereka memiliki waktu dan sumber daya untuk memenuhi peran mereka).
• Mengklarifikasi peran dan tanggung jawab tim kerja: Pastikan bahwa semua orang dalam tim kerja tahu apa yang harus mereka lakukan untuk mendorong perencanaan strategis yang sukses.

Langkah 2: Rencanakan lokakarya dan lakukan penelitian

Setelah Anda merakit tim kerja (langkah 1), tim kerja yang baru dirakit dapat memulai aktivitas berikut untuk membangun penyelarasan bisnis.

• Melakukan penelitian independen: Tim kerja melakukan penelitian dalam konteks bisnis dan solusi atau inisiatif BI yang ada.
• Rencanakan lokakarya: Tim kerja menyiapkan lokakarya perencanaan strategis untuk mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan utama tentang tujuan bisnis dan kebutuhan data mereka.

Kegiatan ini adalah prasyarat untuk lokakarya dan penilaian lengkap (langkah 3).

Melakukan penelitian independen

Tim kerja melakukan penelitian untuk mendokumentasikan keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Penelitian ini digunakan untuk menyelesaikan penilaian, tetapi juga membantu tim kerja untuk mempersiapkan lokakarya.

Meneliti konteks bisnis

Untuk menentukan strategi BI yang efektif, tim kerja harus memahami tujuan bisnis. Dengan memahami tujuan bisnis, tim kerja memiliki konteks bisnis yang tepat untuk menjelaskan mengapa orang menggunakan data dan alat BI, dan memahami hasil yang mereka inginkan. Anda harus menentukan kebutuhan data dan kasus penggunaan sehubungan dengan proses bisnis yang mereka dukung dan tujuan yang mereka atasi.

UKM bisnis dalam tim kerja harus menggunakan keahlian mereka untuk memimpin upaya menggambarkan konteks bisnis. Namun, penting bagi semua anggota tim kerja untuk berpartisipasi. Sangat penting bahwa tim kerja memiliki pemahaman bersama tentang strategi bisnis. Dengan begitu, strategi BI berfokus pada mengatasi kebutuhan bisnis alih-alih memecahkan masalah abstrak dan teknis.

Meneliti inisiatif dan solusi BI yang ada

Untuk menentukan strategi BI yang efektif, tim kerja juga harus memahami keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Status saat ini menjelaskan bagaimana orang menggunakan data dan alat BI yang ada, dan data dan alat apa yang penting secara strategis. Anda harus mengidentifikasi inisiatif dan solusi BI yang ada sehubungan dengan proses bisnis yang mereka dukung dan tujuan yang mereka atasi. Solusi ini membantu menggambarkan apa yang dilakukan pengguna bisnis saat ini untuk memenuhi kebutuhan data mereka, sehingga Anda dapat menilai apakah itu efektif.

Anggota COE dalam tim kerja harus menggunakan keahlian mereka untuk memimpin upaya menggambarkan keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Contoh aktivitas yang membantu upaya ini adalah audit tingkat penyewa. Audit memungkinkan tim kerja mengumpulkan inventaris inisiatif dan solusi BI saat ini untuk mempersiapkan lokakarya.

Penting

Pastikan bahwa tim kerja memiliki pemahaman yang baik tentang persyaratan kepatuhan dan perlindungan informasi yang diperlukan di organisasi Anda. Dokumentasikan persyaratan ini selama penelitian independen, dan pastikan bahwa mereka dipahami dengan baik oleh semua orang dalam tim kerja.

Topik untuk diatasi dengan penelitian independen

Diagram berikut menggambarkan topik yang biasanya dibahas dengan penelitian independen.

Diagram menggambarkan konsep dan proses berikut.

Benda	Keterangan
	Tim kerja meneliti konteks bisnis untuk mendokumen dan memahami strategi bisnis. Penelitian ini dipimpin oleh UKM bisnis untuk departemen atau unit bisnis masing-masing.
	Tim kerja meneliti konteks bisnis dengan terlebih dahulu mengidentifikasi tujuan bisnis.
	Tim kerja mengidentifikasi tujuan bisnis tertentu yang harus dibuat departemen atau unit bisnis terhadap tujuan mereka.
	Proses bisnis adalah inisiatif atau rencana yang dibuat untuk bekerja menuju tujuan bisnis. Tim kerja mengidentifikasi proses yang ada untuk membantu mencapai tujuan bisnis.
	Kebutuhan data bisnis adalah data, alat, dan solusi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis dan tujuan strategis. Tim kerja mengidentifikasi kebutuhan data bisnis.
	Tim kerja meneliti semua inisiatif dan solusi BI yang ada untuk memahami keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Anggota COE atau pakar BI memimpin penelitian ini.
	Tim kerja menyelidiki solusi BI yang sangat penting untuk memahami bagaimana organisasi saat ini memenuhi kebutuhan data bisnis. Secara khusus, tim yang bekerja mengidentifikasi siapa pengguna bisnis, bagaimana mereka menggunakan solusi. Tim kerja juga mencantumkan pertanyaan atau masalah data utama yang ditangani solusi ini, dan juga potensi kelemahan, peluang, dan inefisiensi.
	Tim kerja melakukan survei dan dokumen alat dan teknologi yang ada yang digunakan organisasi untuk memenuhi kebutuhan data bisnis.
	Tim kerja mengidentifikasi inisiatif sebelumnya atau paralel untuk menentukan strategi BI. Inisiatif sebelumnya mungkin berisi pembelajaran berharga, sementara inisiatif paralel dapat dikombinasikan untuk menghindari duplikasi upaya.
	Tim kerja mengidentifikasi penghitungan dan data master yang penting secara strategis. Perhitungan dan data master ini sangat penting untuk memungkinkan bisnis mencapai tujuan bisnis mereka.
	Tim kerja menilai penggunaan dan adopsi solusi BI yang penting secara strategis di antara komunitas pengguna.
	Tim kerja mengidentifikasi potensi risiko tata kelola dan kepatuhan yang diidentifikasi dalam solusi BI yang ada.

Penting

Topik dan contoh yang disajikan di bagian ini dimaksudkan untuk memandu Anda dalam melakukan penelitian independen Anda sendiri. Topik ini bukan daftar lengkap atau diperlukan. Gunakan topik ini sebagai inspirasi. Kami menyarankan agar Anda menggunakan tingkat kematangan yang didokumenkan dalam peta jalan adopsi Fabric untuk membantu Anda mengevaluasi dan fokus pada area yang paling penting bagi organisasi Anda dan konteks bisnisnya.

Disatukan, penelitian konteks bisnis dan inisiatif dan solusi BI yang ada menjelaskan keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Tim kerja memverifikasi penelitian ini dalam lokakarya saat menangkap input pemangku kepentingan.

Merencanakan lokakarya

Saat melakukan penelitian independen, Anda harus merencanakan lokakarya dengan pemangku kepentingan. Tujuan dari lokakarya ini adalah untuk mengumpulkan input tentang tujuan bisnis dan kebutuhan data. Anda juga memvalidasi kesimpulan dari penelitian independen dalam lokakarya ini.

Catatan

Artikel ini menggunakan istilah lokakarya untuk menjelaskan pertemuan interaktif dengan pemangku kepentingan utama. Tujuan dari lokakarya adalah untuk mengumpulkan input sehingga Anda dapat secara akurat menggambarkan dan memahami tujuan dan kebutuhan data.

Bagian berikut menjelaskan pertimbangan utama untuk merencanakan dan menyiapkan lokakarya.

Melibatkan pemangku kepentingan utama yang benar

Perencanaan strategis BI yang sukses mengharuskan tim kerja untuk melibatkan pemangku kepentingan yang tepat dalam lokakarya. Tim kerja harus mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang memiliki pengetahuan dan kredibilitas yang memadai untuk mewakili area bisnis mereka. Dalam setiap lokakarya, peran para pemangku kepentingan ini adalah untuk berpartisipasi dalam diskusi yang dipimpin oleh tim kerja. Pemangku kepentingan perlu menjelaskan tujuan bisnis dan kebutuhan data untuk area mereka, dan status inisiatif data dan analitik saat ini untuk mendukung tujuan bisnis.

Mengidentifikasi pemangku kepentingan yang tepat sangat penting untuk menjalankan lokakarya yang sukses dan mendapatkan pemahaman yang akurat tentang area bisnis dalam cakupan.

Peringatan

Jika Anda melibatkan pemangku kepentingan yang salah, ada risiko signifikan bahwa strategi BI tidak akan selaras dengan tujuan bisnis strategis atau mendukung pengguna bisnis untuk mencapai tujuan mereka.

Diagram berikut menggambarkan proses untuk mengidentifikasi dan menginformasikan pemangku kepentingan utama yang tepat tentang inisiatif strategi BI.

Diagram menggambarkan langkah-langkah berikut.

Benda	Keterangan
	Cantumkan area fungsi (departemen dan unit bisnis) dalam cakupan inisiatif strategi BI.
	Untuk setiap area fungsional, identifikasi dua hingga tiga perwakilan pemangku kepentingan utama kandidat.
	Libatkan dengan pemangku kepentingan untuk memberi tahu mereka tentang inisiatif, dan memvalidasi pilihan mereka. Pada tahap ini, calon pemangku kepentingan dapat menolak untuk berpartisipasi dan mungkin menyarankan orang alternatif.
	Pilih daftar akhir pemangku kepentingan utama.
	Sponsor eksekutif menginformasikan pemangku kepentingan utama dan secara resmi meminta partisipasi mereka. Semua komunikasi lebih lanjut dengan pemangku kepentingan utama diposting ke hub komunikasi.

Ketika Anda awalnya meminta partisipasi pemangku kepentingan utama, pastikan Bahwa Anda:

• Dapatkan persetujuan dari manajer mereka, sebagaimana mewajarkan.
• Jelaskan cakupan inisiatif, dan tujuan, garis waktu, dan hasilnya.
• Jelaskan secara khusus mengapa mereka diminta untuk berpartisipasi dan apa hasil yang diinginkan dari inisiatif tersebut.
• Menguraikan komitmen waktu dan partisipasi yang diperlukan dari mereka.
• Berkomunikasi dengan jelas dan ringkas.

Penting

Seringkali, inisiatif BI top-down membatasi pemangku kepentingan kepada eksekutif dan pembuat keputusan. Meskipun individu-individu ini memiliki peran penting untuk dimainkan (untuk mendapatkan pembelian eksekutif yang memadai dan keselarasan strategis), mereka belum tentu menjadi pemangku kepentingan yang tepat. Dalam skenario ini, Anda berisiko menentukan strategi yang terisolasi dari realitas yang dialami oleh pengguna bisnis. Ketidakselarasan ini dapat mengakibatkan strategi dan solusi yang tidak memenuhi kebutuhan pengguna sehari-hari, dan secara konsekuensinya mereka tidak digunakan.

Untuk mengurangi risiko ini, pastikan Anda melibatkan pemangku kepentingan dari berbagai tingkat organisasi. Saat memilih pemangku kepentingan utama, libatkan dengan tim yang berbeda untuk memperkenalkan inisiatif secara singkat dan kumpulkan masukan tentang siapa pemangku kepentingan yang tepat. Tingkat keterlibatan ini tidak hanya meningkatkan kesadaran akan inisiatif, tetapi juga memungkinkan Anda untuk melibatkan orang yang tepat dengan lebih mudah.

Daftar periksa - Saat merencanakan lokakarya dan melakukan penelitian, keputusan dan tindakan utama meliputi:

• Setujui nilai komunikasi: Dorong semua anggota tim yang bekerja untuk terlibat dengan komunikasi yang ringkas, jelas, dan konsisten sepanjang inisiatif.
• Siapkan hub komunikasi: Buat hub terstruktur terpusat untuk semua komunikasi, dokumentasi, dan perencanaan. Dokumentasikan bagaimana hub dapat digunakan secara efektif.
• Teliti konteks bisnis: Dengan bantuan dari UKM bisnis, jelaskan tujuan bisnis untuk setiap area bisnis yang berada dalam cakupan.
• Meneliti inisiatif dan solusi BI yang ada: Melakukan audit tingkat penyewa dan penyelidikan yang ditargetkan dari solusi penting yang strategis untuk menggambarkan keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini.
• Pilih pemangku kepentingan utama yang tepat: Libatkan perwakilan dari setiap area bisnis yang memiliki pengetahuan dan kredibilitas yang memadai.
• Undang pemangku kepentingan utama ke hub komunikasi: Jika siap, onboarding pemangku kepentingan utama ke hub komunikasi dan kirim undangan rapat untuk lokakarya.

Langkah 3: Menjalankan lokakarya dan menyelesaikan penilaian

Setelah Anda menyelesaikan penelitian independen dan perencanaan lokakarya (langkah 2), Anda menjalankan lokakarya dan menyelesaikan penilaian. Tujuan dari lokakarya adalah untuk menggunakan input pemangku kepentingan untuk mendokumentasikan:

• Tujuan bisnis, strategi, dan kebutuhan data dari area bisnis dalam cakupan.
• Keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini untuk bidang usaha dalam cakupan.

Tim kerja menggabungkan input pemangku kepentingan bersama dengan penelitian independen. Input ini harus memberi tim kerja pemahaman yang memadai tentang strategi bisnis dan keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini.

Dengan pemahaman ini, tim kerja mengevaluasi kematangan dan efektivitas keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini. Evaluasi ini dirangkum dalam penilaian budaya data dan penilaian teknis, yang merupakan output utama dari lokakarya. Tujuan dari penilaian ini adalah untuk mengidentifikasi dengan jelas kelemahan dan peluang dalam budaya data, dan bidang teknis yang harus menjadi fokus strategi BI.

Penting

Jika tidak ada anggota tim kerja yang memiliki pengalaman menjalankan dan memoderasi pertemuan atau lokakarya interaktif, tim kerja harus terlebih dahulu melakukan pelatihan atau mencari dukungan untuk membantu menjalankan lokakarya.

Menjalankan lokakarya

Lokakarya diselenggarakan sebagai serangkaian sesi interaktif yang terstruktur untuk secara efektif memunculkan dan mengumpulkan informasi dari pemangku kepentingan. Jumlah sesi dan bagaimana sesi dilakukan akan bergantung pada jumlah pemangku kepentingan, lokasinya, ketersediaan waktu, dan faktor lainnya.

Bagian berikut menjelaskan jenis sesi yang biasanya Anda lakukan saat menjalankan lokakarya.

Sesi pengenalan

Sesi pengenalan dijalankan oleh tim kerja, dan harus melibatkan semua pemangku kepentingan dan sponsor eksekutif. Ini memperkenalkan inisiatif dan mengklarifikasi cakupan, tujuan, garis waktu, dan hasil kerja.

Tujuan dari sesi ini adalah untuk menetapkan harapan tentang tujuan lokakarya dan apa yang diperlukan agar inisiatif BI berhasil.

Lokakarya

Lokakarya adalah pertemuan interaktif antara beberapa anggota tim kerja dan pemangku kepentingan utama. Anggota tim kerja memoderasi diskusi, mengajukan pertanyaan kepada pemangku kepentingan untuk memberikan masukan. Pemangku kepentingan memberikan masukan tentang strategi bisnis mereka, inisiatif dan solusi BI yang ada, serta kebutuhan data mereka.

Catatan

Meskipun moderator harus mafisien dalam memunculkan informasi, moderator tidak memerlukan pengetahuan domain yang mendalam. Idealnya, semua lokakarya untuk area bisnis tertentu harus dipimpin oleh moderator yang sama.

Tujuan dari lokakarya ini adalah untuk mengumpulkan masukan yang memadai dari para pemangku kepentingan untuk menggambarkan tujuan bisnis dan kebutuhan data mereka secara akurat. Lokakarya yang sukses menyimpulkan dengan perasaan para pemangku kepentingan bahwa anggota tim kerja memahami tujuan bisnis dan kebutuhan data. Input pemangku kepentingan ini digunakan bersama dengan penelitian independen tim kerja untuk menyelesaikan penilaian keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini.

Berikut adalah beberapa pertimbangan praktis untuk membantu Anda merencanakan dan mengatur lokakarya yang efektif.

• Menjaga kehadiran lokakarya tetap fokus: Jangan jenuh rapat dengan terlalu banyak peserta. Melibatkan terlalu banyak orang dapat menghasilkan diskusi yang berkepanjangan, atau diskusi di mana hanya kepribadian yang paling tegas yang memberikan masukan.
• Tetap fokuskan diskusi: Ambil perdebatan apa pun, pertanyaan yang terlalu spesifik, atau komentar offline untuk dibahas nanti dalam rapat singkat satu lawan satu. Demikian pula, identifikasi dan atasi perlawanan secara langsung, dan libatkan sponsor eksekutif kapan pun diperlukan. Menjaga diskusi tetap fokus memastikan bahwa lokakarya berkonsentrasi pada diskusi keseluruhan perencanaan strategis, dan mereka tidak terganggu oleh detail kecil.
• Jadilah fleksibel dengan persiapan: Tergantung pada waktu dan preferensi, Anda dapat menggunakan materi yang disiapkan untuk melakukan diskusi yang lebih efektif. Namun, pahami bahwa diskusi dapat berjalan ke arah yang tidak terduga. Jika sesi berangkat dari materi yang Anda siapkan tetapi masih menghasilkan input yang bermanfaat, jangan paksa diskusi kembali ke agenda tetap. Ketika pemangku kepentingan difokuskan pada titik yang berbeda, itu berarti bahwa itu penting. Jadilah fleksibel dengan mengatasi poin-poin ini untuk menangkap input yang paling berharga.
• Input pemangku kepentingan dokumen: Selama lokakarya, Anda harus mendokumen input pemangku kepentingan tentang tujuan bisnis mereka dan strategi BI.
• Kebutuhan data bisnis dokumen: Salah satu hasil pengumpulan informasi lokakarya adalah daftar tingkat tinggi dari kebutuhan data bisnis yang tidak terukur. Anda harus terlebih dahulu menata daftar dari prioritas tertinggi hingga terendah. Tentukan area fokus ini berdasarkan input pemangku kepentingan, dan dampak item daftar terhadap efektivitas bisnis.

Catatan

Daftar kebutuhan data yang diprioritaskan adalah hasil utama perencanaan strategis yang nantinya memfasilitasi perencanaan taktis dan perencanaan solusi.

Menyelesaikan penilaian

Tim kerja harus menggabungkan penelitian independen dan input pemangku kepentingan ke dalam temuan yang dirangkum. Temuan tujuan ini harus menyampaikan deskripsi yang akurat tentang keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini (untuk ketepatan, disebut sebagai keadaan saat ini). Untuk setiap area bisnis dalam cakupan, temuan ini harus menjelaskan:

• Tujuan bisnis.
• Hasil kunci bisnis untuk mengukur kemajuan menuju tujuan mereka.
• Inisiatif kunci bisnis, yang dimaksudkan untuk mencapai hasil utama mereka.
• Data bisnis perlu mendukung inisiatif utama.
• Alat dan solusi BI yang digunakan orang untuk memenuhi kebutuhan data bisnis mereka.
• Bagaimana orang menggunakan alat dan solusi, dan tantangan apa pun yang mencegah mereka menggunakan alat dan solusi secara efektif.

Dengan pemahaman tentang keadaan saat ini, tim kerja kemudian harus melanjutkan untuk menilai kematangan BI secara keseluruhan dan efektivitasnya dalam mendukung strategi bisnis. Penilaian ini membahas budaya data dan area teknis tertentu. Mereka juga membantu Anda mengidentifikasi kelemahan dan peluang yang akan Anda fokuskan dalam strategi BI Anda. Untuk mengatasi kelemahan dan peluang ini, Anda menentukan tujuan BI strategis tingkat tinggi.

Untuk membantu mengidentifikasi area fokus, tim kerja melakukan dua jenis penilaian: penilaian budaya data dan penilaian teknis.

Isi penilaian

Membuat penilaian yang ringkas dan akurat dari keadaan saat ini sangat penting. Penilaian harus menyoroti kekuatan dan tantangan kemampuan organisasi untuk menggunakan data untuk mendorong keputusan dan mengambil tindakan.

Penilaian kematangan yang efektif terdiri dari konten berikut.

• Tingkat kematangan: Mengevaluasi tingkat kematangan keseluruhan pada skala lima titik dari 100 (awal) hingga 500 (efisien). Skor mewakili penilaian subjektif tingkat tinggi oleh tim kerja efektivitas di berbagai bidang.
• Kasus bisnis: Membenarkan dan menggambarkan skor tingkat kematangan dalam penilaian. Contoh konkret termasuk tindakan, alat, dan proses yang diambil oleh pengguna bisnis untuk mencapai tujuan bisnis mereka dengan data. Tim kerja menggunakan kasus bisnis bersama dengan temuan ringkasan untuk mendukung penilaian mereka. Kasus bisnis biasanya terdiri dari:
  • Penjelasan yang jelas tentang hasil yang diinginkan, dan data bisnis membutuhkan proses saat ini yang bertujuan untuk mengatasinya.
  • Deskripsi apa adanya tentang bagaimana proses umum saat ini dilakukan.
  • Tantangan, risiko, atau inefisiensi dalam proses saat ini.
• Informasi tambahan: Mendukung kesimpulan, atau dokumen detail signifikan yang relevan dengan BI dan strategi bisnis. Tim kerja mencantumkan informasi tambahan untuk mendukung pengambilan keputusan dan perencanaan taktis nanti.

Menyelesaikan penilaian budaya data

Penilaian kultur data mengevaluasi keadaan adopsi BI saat ini. Untuk menyelesaikan penilaian ini, tim kerja melakukan tugas-tugas berikut.

1. Tinjau temuan yang dirangkum: Tim kerja meninjau input yang dikumpulkan dari melakukan penelitian independen dan menjalankan lokakarya.
2. Mengevaluasi tingkat kematangan: Tim kerja melanjutkan melalui setiap area budaya data yang dijelaskan di bagian ini. Dengan menggunakan peta strategi adopsi Fabric, mereka mengevaluasi efektivitas setiap area dengan menetapkan skor kematangan.
3. Membenarkan evaluasi subjektif dengan bukti tujuan: Tim kerja menjelaskan beberapa kasus bisnis utama dan informasi pendukung yang membenarkan evaluasi mereka terhadap skor kematangan untuk setiap area.
4. Identifikasi kelemahan dan peluang: Tim kerja menyoroti atau mencakup temuan khusus yang dapat mencerminkan kekuatan atau tantangan tertentu dalam budaya data organisasi. Ini bisa menjadi area dengan skor terendah atau tertinggi, atau area apa pun yang mereka rasa memiliki dampak tinggi pada budaya data organisasi. Area utama ini akan digunakan untuk mengidentifikasi area dan tujuan fokus BI.

Tip

Gunakan peta jalan adopsi Fabric untuk memandu Anda saat menyelesaikan penilaian budaya data. Selain itu, pertimbangkan faktor lain khusus untuk budaya organisasi Anda dan cara kerja pengguna Anda. Jika Anda mencari informasi lebih lanjut, konsultasikan dengan sumber terkemuka lainnya seperti Data Management Body of Knowledge (DMBOK).

Diagram berikut menggambarkan bagaimana tim kerja menilai budaya data organisasi dalam perencanaan strategis BI untuk area budaya data tertentu.

Diagram menggambarkan area budaya data berikut.

Benda	Keterangan
	Keselarasan bisnis: Seberapa baik budaya data dan strategi data memungkinkan pengguna bisnis untuk mencapai tujuan bisnis.
	Sponsor eksekutif: Seberapa efektif seseorang dengan kredibilitas, otoritas, dan pengaruh yang memadai mendukung solusi dan inisiatif BI untuk mendorong adopsi yang sukses.
	Center of Excellence (COE): Seberapa efektif tim BI pusat memungkinkan komunitas pengguna, dan apakah tim ini telah mengisi semua peran COE.
	Literasi data: Seberapa efektif pengguna dapat membaca, menafsirkan, dan menggunakan data untuk membentuk pendapat dan membuat keputusan.
	Penemuan data: Seberapa mudah ditemukan data yang tepat, pada waktu yang tepat, bagi orang-orang yang membutuhkannya.
	Demokratisasi data: Apakah data dimasukkan ke tangan pengguna yang bertanggung jawab untuk memecahkan masalah bisnis.
	Kepemilikan dan manajemen konten: Apakah ada visi yang jelas untuk cara terpusat dan terdesentralisasi yang dikelola pembuat konten (seperti model data), dan bagaimana mereka didukung oleh COE.
	Cakupan pengiriman konten: Apakah ada visi yang jelas tentang siapa yang menggunakan, atau menggunakan, konten analitik (seperti laporan), dan bagaimana mereka didukung oleh COE.
	Pendampingan dan pengaktifan pengguna: Apakah pengguna akhir memiliki sumber daya dan pelatihan untuk menggunakan data secara efektif dan meningkatkan literasi data mereka.
	Komunitas praktik: Seberapa efektif orang-orang dengan minat bersama dapat berinteraksi dan saling membantu secara sukarela.
	Dukungan pengguna: Seberapa efektif pengguna bisa mendapatkan bantuan saat masalah data, alat, atau proses muncul.
	Tata kelola: Efektivitas proses untuk memantau perilaku pengguna untuk memberdayakan pengguna, menjaga persyaratan peraturan, dan memenuhi persyaratan internal.
	Pengawasan sistem: Efektivitas aktivitas administratif sehari-hari yang berkaitan dengan pemberlakuan pedoman tata kelola, memberdayakan pengguna, dan memfasilitasi adopsi.
	Manajemen perubahan: Seberapa efektif perubahan ditangani, termasuk prosedur yang melindungi dari gangguan dan kehilangan produktivitas karena perubahan solusi atau proses.

Untuk mengevaluasi area budaya data ini, lihat peta jalan adopsi Fabric. Secara khusus, lihat bagian tingkat kematangan dan Bagian pertanyaan untuk diajukan , yang memandu Anda untuk melakukan penilaian.

Menyelesaikan penilaian teknis

Penilaian teknis mengevaluasi bidang teknis yang secara strategis memungkinkan keberhasilan implementasi BI. Tujuan penilaian ini bukan untuk mengaudit solusi teknis individu atau menilai keseluruhan bidang teknis yang terkait dengan BI. Sebaliknya, tim kerja menjelaskan tingkat kematangan dan efektivitas umum untuk area yang sangat penting secara strategis, seperti yang dijelaskan di bagian ini. Untuk menyelesaikan penilaian ini, tim kerja melakukan tugas berikut.

1. Identifikasi area teknis: Tim kerja mengidentifikasi area teknis tertentu yang relevan dan sangat penting bagi keberhasilan BI untuk disertakan dalam penilaian mereka. Beberapa contoh area teknis dijelaskan di bagian ini dan diperlihatkan dalam diagram berikut.
2. Tentukan tingkat kematangan: Tim kerja mendefinisikan tingkat kematangan untuk menilai efektivitas tingkat tinggi untuk setiap area teknis dalam penilaian. Tingkat kematangan ini harus mengikuti skala yang konsisten, seperti yang ditemukan dalam templat yang disediakan dalam tingkat kematangan peta jalan adopsi Fabric.
3. Tinjau temuan yang dirangkum: Tim kerja meninjau input yang dikumpulkan dengan melakukan penelitian independen dan menjalankan lokakarya.
4. Mengevaluasi tingkat kematangan: Tim kerja mengevaluasi efektivitas setiap area dengan menetapkan skor jatuh tempo.
5. Membenarkan evaluasi subjektif dengan bukti tujuan: Tim kerja menjelaskan beberapa kasus bisnis utama dan informasi pendukung yang membenarkan evaluasi mereka terhadap skor kematangan untuk setiap area.
6. Identifikasi kelemahan dan peluang: Tim kerja menyoroti atau mencakup temuan khusus yang dapat mencerminkan kekuatan atau tantangan tertentu dalam implementasi BI organisasi. Ini bisa menjadi area teknis dengan skor terendah, atau bidang apa pun yang mereka rasa berdampak tinggi pada keberhasilan strategis organisasi dengan menerapkan alat dan proses BI. Area utama ini akan digunakan untuk mengidentifikasi area dan tujuan fokus BI.

Diagram berikut menggambarkan area teknis yang mungkin Anda nilai saat menentukan strategi BI Anda.

Catatan

Jika Anda mengadopsi Microsoft Fabric, ketahuilah bahwa banyak area ini diwakili sebagai bagian terpisah dari platform analitik Fabric.

Diagram menggambarkan area teknis berikut.

Benda	Keterangan
	Integrasi data: Seberapa efektif alat atau sistem terhubung ke, menyerap, dan mengubah data dari berbagai sumber untuk membuat tampilan yang selaras untuk tujuan analitis. Mengevaluasi integrasi data berarti menilai alur data perusahaan dan solusi integrasi data layanan mandiri, seperti aliran data di Power BI dan Fabric.
	Rekayasa data: Seberapa efektif arsitektur saat ini dalam mendukung kasus penggunaan analitik dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan data bisnis.
	Ilmu data: Apakah organisasi dapat menggunakan teknik eksplorasi dan canggih untuk menemukan wawasan baru dan mendapat manfaat dari analitik prediktif atau preskriptif.
	Pergudangan data: Efektivitas database relasional dalam memodelkan logika bisnis untuk mendukung kasus penggunaan analitik hilir. Pergudangan data sering dianggap bersama dengan rekayasa data.
	Analitik real time: Apakah organisasi dapat mengidentifikasi, menangkap, dan menggunakan data latensi rendah dengan benar untuk memberikan gambaran terbaru tentang sistem dan proses.
	Visualisasi data: Apakah visualisasi dapat digunakan secara efektif untuk mengurangi waktu ke tindakan pengalaman pelaporan bagi pengguna bisnis. Visualisasi yang efektif mengikuti praktik terbaik, mengarahkan perhatian ke elemen penting yang dapat ditindaklanjuti, memungkinkan pengguna untuk menyelidiki lebih dalam atau mengambil tindakan yang benar.
	Tindakan dan otomatisasi: Seberapa konsisten dan efektif tugas otomatis dan pemberitahuan data digunakan untuk mengaktifkan intervensi manual pada saat-saat penting dalam sistem atau proses. Anda juga harus mengevaluasi bagaimana solusi BI yang dapat ditindaklanjuti, yang berarti seberapa efektif dan langsung mereka memungkinkan pengguna laporan untuk mengambil tindakan yang tepat pada waktu yang tepat.
	Manajemen siklus hidup: Seberapa efektif pembuat konten dapat berkolaborasi untuk mengelola dan melacak perubahan dalam solusi BI untuk rilis atau pembaruan reguler yang konsisten.
	Keamanan data: Apakah aset data mematuhi kebijakan peraturan dan organisasi untuk memastikan bahwa orang yang tidak berwenang tidak dapat melihat, mengakses, atau berbagi data. Keamanan data biasanya dievaluasi bersama dengan perlindungan informasi dan pencegahan kehilangan data.
	Perlindungan informasi: Seberapa baik organisasi mengurangi risiko dengan mengidentifikasi dan mengklasifikasikan informasi sensitif dengan menggunakan alat seperti label sensitivitas. Perlindungan informasi biasanya dievaluasi bersama dengan keamanan data dan pencegahan kehilangan data.
	Pencegahan kehilangan data (DLP): Apakah organisasi dapat secara proaktif mencegah data keluar dari organisasi. Misalnya, dengan menggunakan kebijakan DLP berdasarkan label sensitivitas atau jenis informasi sensitif. DLP biasanya dievaluasi bersama dengan keamanan data dan perlindungan informasi.
	Manajemen data master :Apakah bidang kuantitatif dan atribut bisnis dikelola secara efektif, didokumenkan secara terpusat, dan dikelola secara seragam di seluruh organisasi.
	Kualitas data: Apakah solusi dan data BI dapat dipercaya, lengkap, dan akurat menurut komunitas pengguna bisnis.
	Kecerdasan buatan (AI): Apakah organisasi memanfaatkan alat dan model AI generatif secara efektif untuk meningkatkan produktivitas dalam proses BI. Selain itu, apakah AI digunakan untuk memberikan wawasan berharga dalam beban kerja analitik.

Catatan

Area teknis yang digambarkan dalam diagram tidak semuanya merupakan bagian dari BI; sebaliknya beberapa adalah pengaktif strategis dari implementasi BI yang sukses. Selanjutnya, area ini tidak mewakili daftar lengkap. Pastikan untuk mengidentifikasi dan menilai area teknis yang penting secara strategis bagi organisasi Anda.

Perhatian

Saat melakukan penilaian teknis, jangan menilai detail di luar cakupan perencanaan strategis. Pastikan bahwa semua kegiatan yang menyelidiki implementasi BI berfokus langsung pada pendefinisian dan evaluasi status saat ini untuk menentukan area dan tujuan fokus BI Anda.

Terlalu rinci dalam risiko penilaian teknis yang mendilusi pesan utama tentang strategi BI. Selalu ingat pertanyaan besar seperti: Ke mana kita ingin pergi? dan Bagaimana BI dapat secara efektif mendukung bisnis?

Daftar periksa - Saat menjalankan lokakarya dan menyelesaikan penilaian, keputusan dan tindakan utama meliputi:

• Memutuskan dan mengomunikasikan format lokakarya: Menguraikan jumlah sesi, panjang, peserta, dan detail relevan lainnya untuk pemangku kepentingan yang berpartisipasi.
• Mencalonkan moderator dari tim kerja: Tentukan siapa dari tim kerja yang akan memoderasi lokakarya. Tujuan mereka adalah untuk memandu diskusi dan informasi elisit.
• Kumpulkan input: Atur lokakarya sehingga Anda mengumpulkan input yang cukup tentang strategi bisnis dan keadaan implementasi dan adopsi BI saat ini.
• Meringkas temuan: Mendokumentasikan input yang membenarkan penilaian. Sertakan kasus bisnis tertentu yang menggambarkan proses dan solusi penting secara strategis.
• Selesaikan penilaian jatuh tempo: Selesaikan penilaian yang relevan untuk keadaan adopsi dan implementasi BI saat ini.
• Dokumentasikan kasus bisnis dan informasi pendukung: dokumentasikan bukti yang digunakan untuk membenarkan tingkat kematangan yang Anda tetapkan di setiap penilaian.

Langkah 4: Tentukan area dan tujuan fokus BI

Setelah Anda menjalankan lokakarya dan menyelesaikan penilaian (langkah 3), tim kerja, bersama dengan sponsor eksekutif, memutuskan fokus bi area dan tujuan untuk mengatasi dalam perencanaan taktis.

Catatan

Meskipun tim kerja harus terlibat dalam mengklarifikasi dan mendokumenkan area dan tujuan fokus, tim kerja tidak bertanggung jawab untuk menentukannya. Sponsor eksekutif dan pembuat keputusan yang setara memiliki keputusan ini. Sponsor eksekutif dan pembuat keputusan lainnya memiliki wewenang untuk memutuskan dan mengalokasikan sumber daya untuk menyampaikan bidang dan tujuan fokus ini.

Memutuskan area fokus strategis

Penilaian harus secara jelas mengidentifikasi kelemahan dan peluang dalam budaya data atau bidang teknis untuk fokus pada strategi BI. Dari kelemahan dan peluang dalam penilaian, bekerja dengan pembuat keputusan utama, seperti sponsor eksekutif Anda, untuk memutuskan area mana yang menjadi fokus area yang akan Anda tingkatkan dalam jangka pendek. Dengan fokus ini, Anda bertujuan untuk kemajuan berkelanjutan dan inkremental menuju tujuan BI Anda.

Memutuskan tujuan BI strategis

Dalam langkah terakhir perencanaan strategis BI, untuk setiap area fokus, tim kerja mendefinisikan beberapa tujuan untuk bekerja dalam 12-18 bulan ke depan. Biasanya, tujuan ini mewakili pertumbuhan tingkat kedewasaan dan tingkat kematangan di masa mendatang.

Tip

Untuk area budaya data, kami sarankan Anda menentukan tujuan Anda dengan menggunakan peta jalan adopsi Fabric. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tingkat kematangan yang harus Anda capai untuk mencapai status masa depan yang Anda inginkan. Namun, tidak realistis untuk memarah level 500 untuk setiap kategori. Sebaliknya, bertujuan untuk peningkatan tingkat kematangan yang dapat dicapai pada periode perencanaan berikutnya.

Untuk area teknis, kami sarankan Anda menentukan tujuan Anda dengan menggunakan skala kematangan yang dijelaskan dalam penilaian teknis oleh tim kerja.

Contoh tujuan BI strategis

Berikut adalah beberapa contoh tujuan BI strategis.

• Meningkatkan dukungan eksekutif atas inisiatif dan solusi BI.
• Meningkatkan efektivitas COE.
• Buat strategi dan struktur kepemilikan konten yang jelas.
• Lebih memahami dan memantau perilaku pengguna dengan data untuk meningkatkan tata kelola.
• Berpindah dari solusi analitik deskriptif ke solusi analitik prediktif.
• Meningkatkan proses pengambilan keputusan dengan visualisasi data yang lebih efektif.
• Perluas jumlah pembuat konten yang efektif untuk meningkatkan waktu pengiriman dan nilai bisnis yang diperoleh dari solusi BI.

Sebelum Anda menyimpulkan perencanaan strategis, tim kerja harus menyelaraskan bidang fokus BI yang diputuskan dan tujuan dengan pemangku kepentingan dan eksekutif.

Selaras dengan pemangku kepentingan dan eksekutif

Sangat penting bahwa penilaian dan keputusan akhir dibagikan dengan pemangku kepentingan. Di hub komunikasi, pemangku kepentingan dapat secara asinkron menindaklanjuti kemajuan hasil pengiriman ini dan memberikan umpan balik. Namun, Anda harus menyimpulkan perencanaan strategis dengan menyajikan penilaian dan area fokus kembali kepada pemangku kepentingan dan eksekutif.

Bagian berikut menjelaskan bagaimana Anda menyelaraskan dengan pemangku kepentingan dan eksekutif.

Melakukan sesi penyelarasan

Sesi penyelarasan adalah rapat akhir untuk setiap area bisnis. Setiap sesi penyelarasan melibatkan pemangku kepentingan utama dan sponsor eksekutif, yang meninjau penilaian yang dibuat oleh tim kerja.

Tujuan dari sesi ini adalah untuk mencapai konsensus tentang kesimpulan dan penilaian, dan fokus bi yang disepakati area dan tujuan.

Catatan

Pastikan pemangku kepentingan memahami bahwa strategi BI belum final dan tidak berubah. Tekankan bahwa strategi BI berkembang bersama bisnis dan teknologi. Idealnya, pemangku kepentingan yang sama akan terus mengambil bagian dalam latihan iteratif ini.

Menyiapkan dan menyajikan ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif biasanya disampaikan oleh sponsor eksekutif kepada eksekutif lain yang bertanggung jawab atas strategi bisnis secara keseluruhan. Sponsor eksekutif menjelaskan hasil penilaian dan menguraikan tantangan dan peluang utama yang membenarkan area fokus yang diidentifikasi. Yang penting, sponsor eksekutif menjelaskan langkah-langkah berikutnya untuk mulai membuat kemajuan yang dapat ditindak lanjuti menuju keadaan masa depan.

Tujuan dari sesi ini adalah untuk mendapatkan keselarasan eksekutif dan persetujuan atas hasil perencanaan strategis dan langkah-langkah berikutnya.

Lanjutkan dengan perencanaan taktis

Setelah mengidentifikasi area dan tujuan fokus BI, Anda telah menyimpulkan perencanaan strategis. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tujuan untuk membantu Anda membuat kemajuan menuju tujuan BI Anda, yang Anda lakukan dengan melakukan perencanaan taktis.

Daftar periksa – Saat memutuskan area dan tujuan fokus BI, keputusan dan tindakan utama meliputi:

• Kumpulkan daftar kebutuhan dan peluang data bisnis: Buat daftar kebutuhan data bisnis, titik nyeri, dan peluang yang dikonsolidasikan dan diprioritaskan. Output ini digunakan dalam perencanaan taktis.
• Tentukan tujuan BI strategis: Bekerja sama dengan sponsor eksekutif Anda dan pembuat keputusan lainnya untuk mengidentifikasi tujuan BI tingkat tinggi selama 12-18 bulan ke depan.
• Selaras dengan pemangku kepentingan: Dapatkan perjanjian konsekuensi bahwa penilaian dan hasil kerja lainnya akurat.
• Selaras dengan eksekutif: Dapatkan persetujuan tentang hasil perencanaan strategis dan langkah-langkah berikutnya.

Konten terkait

Pada artikel berikutnya dalam seri ini, pelajari cara melakukan perencanaan taktis BI.