適用於：Microsoft 365 Copilot、SharePoint 進階管理及 Microsoft Purview
Microsoft 365 Copilot 會根據使用者已授權存取的資料回應使用者提示。 當您的組織資料治理良好、最新且適當分享時，Copilot 能提供準確、相關且安全的回應。 本文說明如何準備並保護您的資料，使 Copilot 能在尊重貴組織安全與合規要求的同時，提供高品質的結果。
本指南針對正在準備組織使用 Microsoft 365 Copilot 或在啟用 Copilot 後加強控制的 IT 管理員及資安管理員。
這篇文章幫助你達成什麼
完成本文的步驟後，你可以：
- 減少過度分享與陳腐內容，避免對 Copilot 回應產生負面影響。
- 確保敏感資料被正確分類並受到保護。
- 控制 SharePoint 和 OneDrive 內容如何被 Copilot 發現。
- 監控變更與 Copilot 活動，以識別並修復風險。
開始之前
Microsoft 建議你也檢視並遵循 Microsoft 365 Copilot — SharePoint 的最佳實務，涵蓋優化 SharePoint 搜尋、檢視分享設定及驗證網站權限。
授權
本文所述的功能需要：
Microsoft 365 E3或Microsoft 365 E5 (、Office 365 E3或Office 365 E5) ，用於核心Microsoft 365 服務與功能，如 SharePoint、OneDrive 及基本的 Microsoft Purview 功能。
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- 依照您的訂閱方案，您可能可以透過 Microsoft 365 系統管理中心的市集頁面、Microsoft 合作夥伴或您的 Microsoft 帳戶團隊購買 Microsoft 365 Copilot 授權。
- Microsoft 365 Copilot 授權可作為其他授權方案的附加選項。 欲了解更多，請參閱了解 Microsoft 365 Copilot 的授權。
SharePoint 進階管理 (隨 Copilot 授權附贈)
Microsoft Purview (依功能而異，但許多功能都包含在 Microsoft 365 E3 或 Microsoft 365 E5)
系統管理員角色
您需要存取以下管理入口網站及權限：
| 系統管理入口網站 | 必要角色 |
|---|---|
| Microsoft 365 系統管理中心 | 全域管理員或特權角色管理員 |
| SharePoint 系統管理中心 | Sharepoint 系統管理員 |
| Microsoft Purview 入口網站 | 這會依任務而異。 請參閱以下文章： - 建立和管理敏感性標籤所需的權限 - 適用於 Office 365 的 Microsoft Defender 與 Microsoft Purview 中的職務與角色群組 |
步驟 1：透過 SharePoint 進階管理減少過度分享與陳舊內容
SharePoint 進階管理 提供全租戶的控制，以識別過度分享、減少雜訊，並監控可能影響 Copilot 結果的變更。
確保所有網站擁有有效的擁有者
沒有活躍擁有者的網站常常會過度分享或過時。
- 使用 網站所有權政策 來辨識沒有至少兩個擁有者的網站。
- 先以模擬模式執行保單，然後切換到主動模式通知潛在持有者。
擁有負責任的網站擁有者，確保權限、存取審查及生命週期操作都能完成。
尋找並清理不活躍的網站
非活躍的 SharePoint 網站仍可能在 Copilot 回應中顯示內容。
建立 站點生命週期管理政策 ，以偵測非活躍站點並產生報告。
通知網站擁有者，請他們確認該網站是否仍然需要。
若不再需要該地點，請採取以下步驟之一：
- 把它設成 唯讀模式 (看到 鎖定與解鎖網站)
- 移到 Microsoft 365 的 365 封存
已存檔的網站無法對使用者存取，也不會被 Copilot 使用，這提升了回應的準確性。
識別過度分享或敏感網站
在 SharePoint 管理中心使用 資料存取治理 (DAG) 報告 來找出風險區域。 範例如下：
- 分享連結如何配置 (任何人，無論是組織整體還是外部)
- 除了外部用戶外，所有網站都共享 (EEEU)
- 包含敏感度標籤檔案的網站
- 網站間、OneDrive 函式庫與檔案間的過度分享， (請參閱 快照與活動報告)
請定期檢視這些報告，尤其是在 Copilot 早期採用期間。
控制高風險 SharePoint 網站的存取權限
當發現過度分享時，你可以利用 SharePoint 進階管理控制來限制暴露：
啟動網站存取審查。 請網站擁有者驗證會員及分享連結。
使用限制存取控制 (RAC) 。 透過團體給予適當的場地存取權限。
(RCD) 設置限制性內容可發現 性。 避免高風險網站內容出現在 Copilot 及全組織搜尋結果中，且不更改權限。
提示
在應用 RAC 或 RCD 前，請與網站擁有者及使用者清楚溝通，以避免意外中斷。
監控影響 Copilot 的變更
利用 變更歷史報告 來追蹤：
- 網站層級的變更， (分享、存取與設定)
- 組織層級的變更 (外部分享、網站建立設定)
定期檢視這些報告，以發現可能引發過度分享或敏感資料外洩的變化。
(可選) 在修復期間限制 SharePoint 搜尋
如果您的組織需要時間大規模審查權限：
- 啟用 受限 SharePoint 搜尋 (RSS) 。
- 僅將審核過且核准的網站加入允許清單。
RSS 是暫時的控制。 你的長期目標應該是修正權限並關閉 RSS，讓 Copilot 能存取完整且準確的資料集。
步驟 2：使用 Microsoft Purview 分類並保護資料
Microsoft Purview 協助確保 Copilot 只顯示適當機密且受保護的資料。
建立並套用敏感標籤
敏感性標籤用於 分類資料並執行加密、存取限制及視覺標記等保護措施。
為檔案、電子郵件及其他資料資產建立並發布敏感性標籤。
啟用 SharePoint 和 OneDrive 檔案的敏感性標籤，這是 Copilot 存取加密檔案所必需的。
(可選) 啟用 Teams、Microsoft 365 群組 和 SharePoint 網站中的內容標籤，以控制容器層級的存取權限。
當 Copilot 使用標示內容時：
- 它尊重加密與使用權。
- 回覆會顯示最高優先權標籤。
- Copilot 產生的新內容會繼承來源標籤。
套用預設與自動標示
為減少對手動使用者操作的依賴：
自動標註提升一致性，並降低敏感內容出現在 Copilot 回應中的風險。
利用資料遺失防護 (DLP防止資料外洩)
使用 Microsoft Purview DLP 防止無意或有風險的分享：
保護跨 Exchange、SharePoint、OneDrive、Teams 及端點的資料。 請參閱 建立 DLP 政策以保護帶有 FCI 或其他屬性的文件。
封鎖或稽核如複製、下載或分享敏感資料等行為。 請參見 DLP政策的保護措施。
防止 Copilot 摘要或引用違反 DLP 政策的內容。 請參閱了解如何使用 Microsoft Purview 資料外洩防護來保護與 Microsoft 365 Copilot 及 Copilot Chat 的互動。
進階能力。 例如端點 DLP 與自適應保護，則需取得 Microsoft 365 E5 或同等授權。
移除你不再需要的資料
過時的數據會增加雜訊和風險。 使用 保留政策與保留標籤 以符合產業法規與內部政策，移除不需保留的舊內容，並確保使用者使用最新且相關的內容。
清理過時資料有助於提升 Copilot 回應的相關性與準確性。
步驟三：監控並調查 Copilot 的活動
即使有強大的控制，監控 Copilot 使用情況仍然不可或缺。 有報告和工具協助你監控 Copilot 的使用與活動。 請參見 Copilot Analytics 簡介。
檢視 Copilot 的提示與回應
使用 Microsoft Purview 工具分析 Copilot 互動：
- 利用 資料安全性態勢管理 (DSPM) for AI 主動監控 AI 使用情況。
- 使用 eDiscovery 搜尋、匯出，必要時 () 刪除 Copilot 的提示和回應。
這些工具能幫助你：
- 偵測敏感或不當內容。
- 調查潛在的資料外洩。
- 支持合規與法律要求。
監控通訊風險
利用 通訊合規 政策偵測風險或不適當的副駕駛互動，例如：
- 分享機密資訊
- 騷擾或辱罵語言
- 政策違規
預先定義的範本讓你更容易快速開始。 請參閱 「開始建議行動」。
後續步驟
完成本文步驟後：
- 定期檢視 Copilot 的使用趨勢與報告。 請參閱 副駕駛控制系統測量報告
- 使用 SharePoint 管理代理 程式與 Purview 入口網站 ，定期查看資訊並執行報告。
- 教育網站擁有者與使用者有關標示、分享及負責任使用 Copilot 的知識。 請參閱 Microsoft 365 Copilot 的數據與合規準備度。
妥善管理的數據不僅降低風險，也大幅提升 Microsoft 365 Copilot 回應的品質與實用性。