A Microsoft Fabric bevezetési ütemterve: Változáskezelés

Feljegyzés

Ez a cikk a Microsoft Fabric bevezetési ütemtervének cikksorozatának része. A sorozat áttekintéséhez tekintse meg a Microsoft Fabric bevezetési ütemtervét.

A jobb adat- és üzletiintelligencia-bevezetési (BI)-bevezetés során érdemes megtervezni a hatékony változáskezelést. Az adatok és a bi kontextusában a változáskezelés olyan eljárásokat tartalmaz, amelyek a változásnak a szervezeten belüli személyekre gyakorolt hatását kezelik. Ezek az eljárások védelmet biztosítanak a megoldások vagy folyamatok változásai miatti fennakadások és termelékenységcsökkenés ellen.

Feljegyzés

A hatékony változáskezelés különösen fontos a Power BI-ba való migráláskor.

A hatékony változáskezelés javítja a bevezetést és a termelékenységet, mert:

• Segít a tartalomkészítőknek és a fogyasztóknak az elemzések hatékonyabb és gyorsabb felhasználásában.
• Korlátozza a redundanciát az adatokban, az elemzési eszközökben és a megoldásokban.
• Csökkenti a megosztott erőforrásokat (például a Fabric-kapacitást) vagy a szervezeti megfelelőséget (például az adatbiztonságot és az adatvédelemet) érintő kockázat-létrehozási viselkedések valószínűségét.
• Csökkenti a változásokkal szembeni ellenállást, ami akadályozza a tervezést, és gátolja a felhasználói bevezetést.
• Csökkenti a változás hatását, és javítja a felhasználók jólétét azáltal, hogy csökkenti a zavar, a stressz és a konfliktusok lehetőségét.

A hatékony változáskezelés minden szinten kritikus fontosságú a sikeres bevezetéshez. A módosítások sikeres kezeléséhez vegye figyelembe a következő szakaszokban ismertetett főbb műveleteket és tevékenységeket.

Fontos

A változáskezelés számos szervezet sikerének alapvető akadálya. A hatékony változáskezeléshez tisztában kell lenni azzal, hogy az emberekről szól, nem eszközökről vagy folyamatokról.

A sikeres változáskezelés az empátiát és a kommunikációt is magában foglalja. Győződjön meg arról, hogy a változás nem kényszeríti vagy nem hagyja figyelmen kívül a változással szembeni ellenállást, mert az kibővítheti a szervezeti megosztottságokat, és tovább gátolja a hatékonyságot.

Tipp.

Ha lehetséges, javasoljuk, hogy a módosítást fejlesztésként írja le és mozdítsa elő – ez sokkal kevésbé fenyegető. A változás sokak számára költséggel jár az erőfeszítés, a fókusz és az idő szempontjából. Másik lehetőségként a fejlesztés előnyt jelent, mert valami jobbat kell csinálnia.

A kezelendő változástípusok

Az adatok és a BI-megoldások implementálásakor különböző típusú módosításokat kell kezelnie. Emellett a megvalósítás méretétől és hatókörétől függően a változás különböző aspektusaival kell foglalkoznia.

Fontolja meg a következő típusú módosításokat, amelyeket a Háló bevezetésének tervezésekor kell kezelni.

Folyamatszintű módosítások

A folyamatszintű változások olyan változások, amelyek egy szélesebb felhasználói közösséget vagy a teljes szervezetet érintik. Ezek a változások általában nagyobb hatással vannak, ezért nagyobb erőfeszítést igényelnek a kezeléshez. Ez a változáskezelési munka konkrét terveket és tevékenységeket tartalmaz.

Íme néhány példa a folyamatszintű változásokra.

• Váltás központosítottról decentralizált megközelítésre a tulajdonjogra (a tartalom tulajdonjogának és kezelésének változása).
• Váltás vállalati verzióról részlegre vagy csapatról személyes tartalomkézbesítésre (a tartalomkézbesítés hatókörének módosítása).
• A központi csapatstruktúra módosítása (például kiválósági központ létrehozása).
• A szabályozási szabályzatok változásai.
• Migrálás más elemzési termékekből a Fabricbe, és a migrálás során bekövetkező változások a következőhöz hasonlóak:
  • A szemantikai modellek és jelentések elkülönítése, valamint az elemzés modellalapú megközelítése.
  • Váltás exportálásról vagy statikus jelentésekről interaktív elemzési jelentésekre, amelyek szűrést és keresztszűrést is magukban foglalhatnak.
  • A jelentések PowerPoint-fájlokként vagy egybesimított fájlokként való terjesztéséről a jelentések elérésére való áttérés közvetlenül a Háló portálról.
  • Váltás a táblázatok, lapszámozott jelentések és számolótáblák információiról interaktív vizualizációkra és diagramokra.
  • Váltás helyszíni vagy szolgáltatásként nyújtott platformról (PaaS) egy szolgáltatott szoftverre (SaaS).

Feljegyzés

Az exportalapú folyamatok vagy az Excel jelentéskészítésének feladása általában jelentős kihívást jelent. Ennek az az oka, hogy ezek a módszerek általában mélyen be vannak ásva a szervezetben, és a felhasználók önállóságához és adatképességéhez vannak kötve.

Megoldásszintű módosítások

A megoldásszintű módosítások olyan változások, amelyek egyetlen megoldást vagy megoldáskészletet érintenek. Ezek a módosítások korlátozzák a megoldások felhasználói közösségére és a függő folyamatokra gyakorolt hatásukat. Bár a megoldásszintű változások általában kisebb hatással vannak, gyakrabban fordulnak elő.

Feljegyzés

A cikk kontextusában egy olyan megoldás készült, amely a felhasználók konkrét üzleti igényeinek kielégítésére készült. A megoldások számos formát ölthetnek, például egy adatfolyamot, egy tóházat, egy szemantikai modellt vagy egy jelentést. A jelen cikkben ismertetett változáskezelés szempontjai minden megoldástípusra, és nem csak a jelentéskészítési projektekre vonatkozó szempontok.

Íme néhány példa a megoldásszintű változásokra.

• A KPI-k vagy mértékek számítási logikájának változásai.
• Az üzleti attribútumok fő adatainak vagy hierarchiáinak leképezési, csoportosítási vagy leírási módjának változásai.
• Az adatok frissességének, részleteinek, formátumának vagy összetettségének változásai.
• A speciális elemzési fogalmak, például a prediktív elemzések vagy az előíró elemzések vagy az általános statisztikák bemutatása (ha a felhasználói közösség még nem ismeri ezeket a fogalmakat).
• Az adatok megjelenítésének változásai, például:
  • Stílus, színek és egyéb formázási lehetőségek a vizualizációkhoz.
  • A vizualizáció típusa.
  • Az adatok csoportosításának vagy összegzésének módja (például a központi tendencia különböző mértékeitől, például az átlagtól, a mediántól vagy a geometriai középértéktől való változás).
• A tartalomfelhasználók adataival való interakciójának változásai (például a személyes használati forgatókönyvek adatainak exportálása helyett megosztott szemantikai modellhez való csatlakozás).

A változáskezelési tervek és tevékenységek előkészítése a változás típusától függ. A változások sikeres és fenntartható kezelése érdekében javasoljuk, hogy növekményes módosításokat implementáljon.

Címváltozás növekményesen

A változáskezelés jelentős vállalkozás lehet. A növekményes megközelítés segíthet a változás fenntartható módon történő elősegítésében. Növekményes megközelítés bevezetéséhez azonosíthatja a legmagasabb prioritású módosításokat, és kezelhető részekre bonthatja őket, és iteratív fázisokkal és műveleti tervekkel implementálhatja az egyes részeket.

Az alábbi lépések ismertetik, hogyan kezelheti növekményesen a módosításokat.

1. Határozza meg, hogy mi változik: Írja le a változást az előző és az utáni állapotok felvázolásával. Tisztázza a módosítani, eltávolítani vagy bevezetni kívánt folyamat vagy helyzet adott részeit. Indokolja meg, hogy miért van szükség erre a módosításra, és mikor kell bekövetkeznie.
2. Írja le a változás hatását: Mindegyik változás esetében becsülje meg az üzleti hatást. Határozza meg, hogy a változás mely folyamatokat, csapatokat vagy személyeket érinti, és milyen zavaró hatással lesz rájuk. Vegye figyelembe a változás egyéb függő megoldásokra vagy folyamatokra gyakorolt alsóbb rétegbeli hatásait is. Az alsóbb rétegbeli hatások más változásokat is eredményezhetnek. Emellett fontolja meg, hogy mennyi ideig maradt a helyzet ugyanaz, mielőtt megváltoztatták volna. A hosszabb ideig tartó folyamatok változásai általában nagyobb hatással vannak, mivel a preferenciák és függőségek idővel jelentkeznek.
3. Prioritások azonosítása: Összpontosítson a legnagyobb lehetséges hatással járó változásokra. Minden egyes módosítás esetében vázolja fel a módosítások részletesebb leírását, és azt, hogy az milyen hatással lesz az emberekre.
4. A változás fokozatos implementálásának megtervezése: Annak azonosítása, hogy a nagy hatású módosítások szakaszokra vagy részekre bonthatók-e. Minden résznél ismertesse, hogyan lehet fokozatosan implementálható a fázisokban a hatás csökkentése érdekében. Határozza meg, hogy vannak-e korlátozások vagy függőségek (például mikor lehet módosításokat végrehajtani, vagy ki által).
5. Hozzon létre egy cselekvési tervet az egyes fázisokhoz: Tervezze meg a módosítás egyes fázisainak implementálásához és támogatásához szükséges műveleteket. Emellett tervezze meg, hogyan enyhítheti a nagy hatású fázisokban tapasztalható fennakadásokat. Amikor csak lehetséges, mindenképpen szerepeltesse a visszaállítási tervet a műveleti tervben.

Tipp.

A negyedéves taktikai tervezés részeként iteratív módon tervezze meg, hogyan valósítja meg a növekményes változások egyes fázisait.

Ha a változások Power BI-bevezetésre gyakorolt hatásának mérséklését tervezi, vegye figyelembe az alábbi szakaszokban leírt tevékenységeket.

A változás hatékony közlése

Győződjön meg arról, hogy világosan és tömören írja le a felhasználói közösség tervezett módosításait. A fontos kommunikációnak a vezető szponzortól vagy az illetékes hatósággal rendelkező másik vezetőtől kell származnia. Mindenképpen közölje az alábbi részleteket.

• Mi változik: Mi a helyzet most, és mi lesz a változás után.
• Miért változik: A változás előnye és értéke a közönség számára.
• Amikor változik: Annak becslése, hogy mikor lép érvénybe a módosítás.
• További kontextus: Ahol a felhasználók további információt kaphatnak.
• Kapcsolattartási adatok: Kiknek kell kapcsolatba lépnie, hogy visszajelzést adjanak, kérdéseket tegyenek fel, vagy aggályokat tegyenek fel.

Fontolja meg a központosított portálon a kommunikáció előzményeinek megőrzését. Így könnyen megtalálhatja a kommunikációt, az időzítést és a változások részleteit azok bekövetkezése után.

Fontos

A változásokról megfelelő fejlett értesítéssel kell kommunikálnia, hogy az emberek felkészültek legyenek. Minél nagyobb a változás lehetséges hatása, annál korábban kell közölnie. Ha a váratlan körülmények megakadályozzák az előzetes értesítést, mindenképpen magyarázza el, hogy miért a kommunikációban.

Képzés és támogatás tervezése

Az eszközök, folyamatok és megoldások módosítása általában betanítást igényel a hatékony használatukhoz. Emellett további támogatásra lehet szükség a kérdések megválaszolásához vagy a támogatási kérelmek megválaszolásához.

Az alábbiakban néhány műveletet elvégezhet a betanítás és a támogatás megtervezéséhez.

• Központosított portállal központosíthatja a betanítást és a támogatást. A portál segítséget nyújt a megbeszélések megszervezésében, a visszajelzések gyűjtésében, valamint a képzési anyagok vagy dokumentációk témakör szerinti terjesztésében.
• Fontolja meg a közösségen belüli önfenntartó támogatás ösztönzését ösztönző ösztönzőket .
• Ismétlődő munkaidő ütemezése a kérdések megválaszolásához és a mentorálás biztosításához.
• Hozzon létre és mutassa be a végpontok közötti forgatókönyveket, amelyek segítségével a felhasználók új folyamatot gyakorolhatnak.
• A nagy hatású változásokhoz készítse el a képzési és támogatási terveket, amelyek reálisan értékelik a változás megszakításának megakadályozásához szükséges erőfeszítéseket és intézkedéseket.

Feljegyzés

Ezek a betanítási és támogatási műveletek a változás méretétől és hatókörétől függően eltérőek lesznek. A nagy hatású, nagy léptékű változásokhoz (például a nagyvállalati verzióról a felügyelt önkiszolgáló megközelítésekre való áttérés az adatokra és a BI-ra) valószínűleg több tervezési időszakra kiterjedő, iteratív, többfázisú terveket kell megterveznie. Ebben az esetben gondosan vegye figyelembe a sikerhez szükséges erőfeszítéseket és erőforrásokat.

Vezetői vezetés bevonása

A vezetők támogatása kritikus fontosságú a hatékony változáskezeléshez. Amikor egy vezető támogatja a változást, az a szervezet többi részének stratégiai jelentőségét vagy előnyeit mutatja be. Ez a felülről lefelé irányuló jóváhagyás és megerősítés különösen fontos a nagy hatású, nagy léptékű változások esetében, amelyek nagyobb fennakadást okozhatnak. Ezekben a forgatókönyvekben győződjön meg arról, hogy aktívan bevonja és bevonja a vezető szponzort a változás támogatásához és megerősítéséhez.

Figyelem

A vezetőségtől való változással szembeni ellenállás gyakran figyelmeztető jel arra, hogy erősebb üzleti összhangra van szükség az üzleti és a BI-stratégiák között. Ebben a forgatókönyvben fontolja meg a konkrét igazítási munkameneteket és a változáskezelési műveleteket a vezetői vezetéssel.

Érintettek bevonása

A változások hatékony kezelése érdekében alulról felfelé haladó megközelítést is alkalmazhat, ha bevonja az érintetteket, akikre hatással van a változás. Amikor létrehoz egy cselekvési tervet a változások kezelésére, azonosítja és bevonja a főbb érdekelt feleket a korlátozott, szűrt munkamenetekbe. Ily módon megértheti a változásnak azokra a személyekre gyakorolt hatását, akiknek a munkáját érinteni fogja a változás. Jegyezze fel aggodalmaikat és ötleteiket, hogy miként csökkentheti a változás hatását. Győződjön meg arról, hogy azonosítja a változás más személyekre és folyamatokra gyakorolt esetleges váratlan hatásait.

A változás ellenállásának kezelése

Fontos kezelni a változással szembeni ellenállást, mivel jelentős negatív hatással lehet a bevezetésre és a termelékenységre. A változással szembeni ellenállás kezelésekor vegye figyelembe az alábbi műveleteket és tevékenységeket.

• Vonja be a vezető szponzort: A vezető szponzor tekintélye, hitelessége és befolyása elengedhetetlen a változáskezelés támogatásához és a viták megoldásához.
• Blokkoló problémák azonosítása: Ha a változás megzavarja az emberek működését, ez a módosítás megakadályozhatja, hogy a felhasználók hatékonyan elvégezzék a feladatokat a szokásos tevékenységeikben. Ilyen blokkolási problémák esetén azonosítsa a lehetséges kerülő megoldásokat, amikor figyelembe veszi a módosításokat.
• A vélemények helyett az adatokra és a tényekre kell koncentrálni: A változással szembeni ellenállás néha a véleményeknek és a preferenciáknak köszönhető, mivel az emberek ismerik a változást megelőző helyzetet. Ismerje meg, hogy az emberek miért rendelkeznek ezekkel a véleményekkel és preferenciákkal. Ez talán a kényelemnek köszönhető, mert az emberek nem akarnak időt és energiát fektetni az új eszközök vagy folyamatok megismerésébe.
• A követelmények helyett az üzleti kérdésekre és folyamatokra kell összpontosítani: A változások gyakran új folyamatokat vezetnek be a problémák kezelésére és a feladatok elvégzésére. Az új folyamatok ellenállást eredményezhetnek a változással szemben, mivel az emberek ahelyett, hogy teljes mértékben megértenék az újdonságokat és a miérteket, ahelyett, hogy arra összpontosítanának, amit hiányolnak.

Emellett jelentős hatással lehet a változásállóságra a támogatók és a detraktorok bevonása révén.

A támogatók azonosítása és bevonása

A szervezők olyan éneklő, hiteles személyek a felhasználói közösségben, akik egy eszköz, megoldás vagy kezdeményezés mellett érvelnek. A szervezők pozitív hatással lehetnek a bevezetésre, mert befolyásolhatják a társtársakat a változás megértésére és elfogadására.

A változások hatékony kezelése érdekében a folyamat korai szakaszában meg kell határoznia és be kell vonnia a szervezőket. Be kell vonnia őket, és tájékoztatnia kell őket a változásról, hogy jobban kihasználhassák és felerősíthessék az érdekképviseletüket.

Tipp.

Az ön által azonosított promóterek nagyszerű jelöltek lehetnek a bajnokok hálózatához is.

Detraktorok azonosítása és bevonása

A detraktorok a promóterek ellentétei. Éneklő, hiteles személyek egy felhasználói közösségben, akik egy eszköz, megoldás vagy kezdeményezés ellen érvelnek. A detraktorok jelentős negatív hatással lehetnek a bevezetésre, mert meggyőzhetik a társokat arról, hogy a változás nem előnyös. Emellett a detraktorok alternatív megoldásokat vagy megoldásokat is javasolhatnak, így nehezebb leszerelni a régi eszközöket, megoldásokat vagy folyamatokat.

A változás hatékony kezelése érdekében a folyamat korai szakaszában azonosítania kell a detraktorokat, és be kell vonnia a detraktorokat. Így enyhítheti a lehetséges negatív hatásokat. Továbbá, ha foglalkozik az aggályaikat, akkor átalakíthatja ezeket a detraktorokat támogatókká, segítve a bevezetési erőfeszítéseket.

Tipp.

A detraktorok gyakori forrása a módosítandó vagy lecserélendő megoldások tartalomtulajdonosa. A változás néha fenyegetheti ezeket a tartalomtulajdonosokat, akik arra ösztönöznek, hogy ellenálljanak a változásnak abban a reményben, hogy a megoldás továbbra is használatban marad. Ebben az esetben korán azonosítsa ezeket a tartalomtulajdonosokat, és vonja be őket a módosításba. Ha ezeknek az egyéneknek meg kell adni a megvalósítás tulajdonjogának érzését, az segít nekik elfogadni a változást, sőt, támogatják is őket.

Megválaszolandó kérdések

Az alábbihoz hasonló kérdések segítségével értékelheti a változáskezelést.

• Van olyan szerepkör vagy csapat, amely felelős a változáskezelésért a szervezetben? Ha igen, hogyan vesznek részt az adat- és BI-kezdeményezésekben?
• A változás akadályt jelent a szervezeten belüli emberek stratégiai sikerének elérésében? Elismerik a változáskezelés fontosságát a szervezetben?
• Vannak jelentős előléptetettek a felhasználói közösség adat- és BI-megoldásainak és folyamatainak? Ezzel szemben vannak jelentős detraktorok?
• Milyen kommunikációs és betanítási erőfeszítéseket hajtanak végre az új adateszközök és megoldások elindításához? Mennyi ideig tartanak?
• Hogyan történik a felhasználói közösség változásának kezelése (például új alkalmazottakkal vagy előléptetett személyekkel)? Milyen előkészítési tevékenységek vezetik be ezeket az új személyeket a meglévő megoldásokba, folyamatokba és szabályzatokba?
• Fenyegeti vagy frusztrálja az Excel-jelentéseket létrehozó felhasználókat a bi-eszközökkel történő jelentéskészítés automatizálására irányuló kezdeményezések?
• Az emberek milyen mértékben társítják identitásukat az általuk használt eszközökkel, valamint az általuk létrehozott és saját megoldásokkal?
• Hogyan tervezik és kezelik a meglévő megoldások módosításait? Terveznek-e módosításokat látható ütemtervvel, vagy reaktívak? Kapnak-e elegendő értesítést a felhasználók a közelgő változásokról?
• Milyen gyakran zavarják a változások a meglévő folyamatokat és eszközöket?
• Mennyi ideig tart az örökölt rendszerek vagy megoldások leszerelése, amikor újak válnak elérhetővé? Mennyi ideig tart a meglévő megoldások módosításainak implementálása?
• Milyen mértékben értenek egyet az emberek azzal az állítással , hogy túlterhelt vagyok a feldolgozáshoz szükséges információk mennyiségével? Milyen mértékben értenek egyet az emberek azzal a hangulattal , hogy a dolgok túl sokat változnak, túl gyorsan?

Érettségi szintek

A változáskezelés értékelése kiértékeli, hogy a szervezet milyen hatékonyan tudja bevezetni és reagálni a változásokra.

Az alábbi érettségi szintek segítenek felmérni a változáskezelés aktuális állapotát, mivel az adatokhoz és a BI-kezdeményezésekhez kapcsolódik.

Szinten	A változáskezelés állapota
100: Kezdeti	• A változás általában reaktív, és szintén rosszul kommunikál. • A változás célját vagy előnyeit nem ismerik jól, és a változással szembeni ellenállás ütközést és fennakadást okoz. • Nincs egyértelmű csapat vagy szerepkör az adatkezdemények változásának kezeléséért.
200: Megismételhető	• A vezetők és a döntéshozók felismerik az adat- és BI-projektek és kezdeményezések változáskezelésének szükségességét. • Bizonyos erőfeszítéseket tesznek a változás megtervezésére vagy közlésére, de inkonzisztensek és gyakran reaktívak. A változás ellenállása még mindig gyakori. A változás gyakran megzavarja a meglévő folyamatokat és eszközöket.
300: Definiálva	• Formális változáskezelési tervek vagy szerepkörök vannak érvényben. Ezek a tervek magukban foglalják a kommunikációs taktikákat és a betanítást, de nem következetesen vagy megbízhatóan követik őket. A módosítás időnként megzavarja a meglévő folyamatokat és eszközöket. • A sikeres változáskezelést olyan kulcsfontosságú személyek használják, akik áthidalják a szervezeti határokat.
400: Képes	• Az empátia és a hatékony kommunikáció szerves részét képezi a változáskezelési stratégiáknak. • A változáskezelési erőfeszítések bizonyos szerepkörök vagy csapatok tulajdonában vannak, a hatékony kommunikáció pedig a változás céljának és előnyeinek egyértelmű megértését eredményezi. A módosítás ritkán szakítja meg a meglévő folyamatokat és eszközöket.
500: Hatékony	• A változás a szervezet szerves része. Kapcsolatok a szervezetben tisztában van a változás elkerülhetetlenségével, és a megszakítás helyett a lendület forrásaként tekint rá. A módosítás szinte soha nem szakítja meg szükségtelenül a meglévő folyamatokat vagy eszközöket. • A szisztematikus folyamatok az emberek kihívásaként kezelik a változásokat, nem pedig a folyamatokat.

Kapcsolódó tartalom

A Microsoft Fabric bevezetési ütemtervsorozatának következő cikkében összefoglalva megismerheti a bevezetéssel kapcsolatos erőforrásokat, amelyek értékesnek bizonyulhatnak.